La caja chica es necesaria para gastos menores en efectivo, pero su control es importante para no afectar los resultados de la empresa. Para mantener un control óptimo, se deben establecer políticas claras sobre los gastos permitidos, usar comprobantes, llevar un registro detallado de cada gasto, asignar a alguien de confianza para administrarla, y reponer los fondos gastados.

9. La caja chica es necesaria para hacer gastos menores en efectivo, pero su
control es importante para no afectar a los resultados de tu empresa.
En todo negocio hay gastos que solo se pueden hacer en efectivo o que
surgen de improviso y se deben resolver de momento para continuar con
las operaciones. Para ello, se instituye un fondo llamado caja chica, que es
de donde surgirán las cantidades a desembolsar.

10. Es una cantidad fija que se debe estar reasignando
continuamente para que siempre se cuente con dinero a la mano,
pero debe ser manejada con mucho cuidado y rigor para evitar
desfalcos o gastos innecesarios.

11. Para llevar un óptimo control de tu caja chica, sigue estos consejos:
•Establece una política que indique qué tipo de gastos se pueden hacer de ahí
•Define cuáles son los documentos aceptados como comprobantes de los gastos
•Introduce un sistema de control en el que se anote rigurosamente cada gasto con su
justificación y monto
•Asigna a una persona honesta y de confianza para administrarla
•Haz un corte de caja periódicamente mediante el que compruebes cuál ha sido el
manejo que se le ha dado y cotejes sus saldos con la documentación entregada
•Repón las cantidades gastadas para que siempre exista un fondo para emergencias y
gastos pequeños

12. Comprobación contable
Además de ayudar a llevar un registro pormenorizado de las salidas de
dinero, el registro de la caja también es un medio para asentar más
fácilmente los gastos menores en la contabilidad.
Al agruparlos en un solo concepto, en lugar de tener que anotar por
separado cada uno, es más sencillo incluirlos en los libros contables y
tramitar su deducibilidad fiscal cuando aplica.
Lo importante de llevar una caja chica en orden es que te sirve para saber
con exactitud en qué se está gastando el dinero, a la vez que te permite
identificar tipos de gastos que pudieran estarse saliendo de control o
pudieran hacerse de otro modo para ahorrar.

13. Revisión de gastos
Como, por lo regular, este fondo se utiliza para gastos de insumos de oficina, de
limpieza o de cafetería, si en algún momento detectas que se está gastando mucho en
un artículo en particular pudieras investigar la razón y frenar una fuga de dinero o decidir
comprarlo al mayoreo para obtener mejores precios.
No está de más insistirte en la necesidad de que quien maneje este dinero sea de tu
absoluta confianza, pues no puedes jugarte la rentabilidad de tu negocio con un
empleado deshonesto que esté buscando la manera de sacar provecho personal.
Administra bien tu caja chica y te asegurarás de que tu negocio sea rentable y
competitivo.

14. FORMALIDADES
Las cajas menores se constituyen únicamente para cada vigencia fiscal,
mediante Resolución suscrita por el Representante Legal de cada entidad,
en la cual se indicarán claramente los siguientes aspectos: a- Cuantía b-
Finalidad c- Unidad ejecutora d- Objeto o finalidad de los fondos destinados
a la caja menor e- Discriminación de los gastos que se puedan realizar de
acuerdo con la normatividad vigente f- Indicación de los rubros
presupuestales que se afectarán y su cuantía g- Cargo y nombre del
funcionario asignado como responsable de su manejo h- Cargo del
funcionario asignado como ordenador de la caja menor