UNIDAD 5 - ESTRUCURACION

1. INSTITUTO 194 MIRAMAR
TECNICATURA EN
ADMINISTRACION DE
PYMES
PRINCIPIOS DE ADMINISTRACION
Prof. Alippi, María Victoria

2. ORGANIZACIÓN FORMAL E
INFORMAL
ORGANIZACIÓN FORMAL: significa casi siempre la estructura
intencional de papeles en una empresa formalmente organizada.
ORGANIZACIÓN INFORMAL: es una red de relaciones personales y
sociales no establecidas ni requeridas por la organización formal pero
que se producen espontáneamente a medida que las personas se
asocian entre si.

3. Presidente
Gerencia Gerencia Gerencia
Jefe Jefe Jefe
Administrativo
Administrativo
Gerencia
Jefe Jefe Jefe
Administrativo
Administrativo
Asesoría

4. DIVISION ORGANIZACIONAL: EL DEPARTAMENTO
La palabra departamento indica un área, división o sucursal definida
de una organización sobre la que un administrador tiene autoridad
para el desempeño de actividades específicas.

5. NIVELES ORGANIZACIONALES Y TRAMO DE ADMINISTRACION
Los niveles organizacionales existen porque hay un límite al número
de personas que un administrador puede supervisar con eficacia,
aunque este límite varía según las diversas situaciones.
Un tramo AMPLIO de administración se asocia con pocos niveles
organizacionales, uno ESTRECHO, con muchos niveles.

6. ORGANIZACIÓN CON TRAMOS AMPLIOS
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7. ORGANIZACIÓN CON TRAMOS AMPLIOS
Ventajas:
1. Los superiores están obligados a delegar
2. Se deben establecer políticas claras
3. Se debe seleccionar con cuidado a los subordinados
Desventajas:
1. Tendencia de que los superiores con exceso de trabajo se
conviertan en cuellos de botella para la toma de decisiones
2. Peligro de que los superiores pierdan el control
3. Se requieren administradores de una calidad excepcional

8. ORGANIZACIÓN CON TRAMOS ESTRECHOS
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9. ORGANIZACIÓN CON TRAMOS ESTRECHOS
Ventajas:
1. Supervisión estricta
2. Control estricto
3. Comunicación rápida entre subordinados y superiores
Desventajas:
1. Los superiores tienden a intervenir demasiado en el trabajo de los
subordinados
2. Muchos niveles de administración
3. Altos costos debido a numerosos niveles
4. Distancia excesiva entre el nivel inferior y el superior

10. FACTORES QUE INFLUYEN EN EL TRAMO DE ADMINISTRACION
Tramos estrechos (se dedica mucho tiempo a los
subordinados) relacionados con:
Tramos amplios (se dedica muy poco tiempo a los
subordinados) relacionados con:
Poca o ninguna capacitación Capacitación completa de los subordinados
Delegación de autoridad inadecuada o confusa Delegación clara para realizar tareas bien definidas
Planes confusos para operaciones no repetitivas Planes bien definidos para operaciones repetitivas
Objetivos y estándares no verificables Objetivos verificables usados como estándares
Cambios rápidos en los ambientes externo e interno Cambios lentos en los ambientes externo e interno
Uso de técnicas de comunicación deficientes o
inadecuadas, incluyendo instrucciones vagas
Uso de técnicas apropiadas, tales como la estructura de
organización apropiada, comunicación escrita y oral
Interacción ineficaz entre el superior y el subordinado Interacción eficaz entre el superior y el subordinado
Reuniones ineficaces Reuniones eficaces
Mayor numero de especialidades en los niveles inferiores y
Numero de especialidades en los niveles superiores
medios
Administrador incompetente y no capacitado Administrador competente y capacitado
Tarea compleja Tarea sencilla
Renuencia de los subordinados a asumir responsabilidades
y riesgos razonables
Buena disposición de los subordinados a asumir
responsabilidades y correr riesgos razonables
Subordinados inmaduros Subordinados maduros

11. LA ESTRUCTURA Y EL PROCESO ORGANIZACIONAL
 La estructura tiene que reflejar objetivos y planes, porque de ellos
se derivan actividades.
 Debe reflejar la autoridad de que dispone la administración de una
empresa.
 La estructura de la organización debe reflejar su ambiente.
 No existe una estructura de organización única que funcione mejor
en toda clase de situaciones. La estructura organizacional eficaz
depende de la situación.
 Los agrupamientos de actividades y las relaciones de autoridad de
una estructura organizacional deben considerar las limitaciones y
las costumbres de las personas.

12. LA LOGICA DE ORGANIZAR
1) Establecer los objetivos de la empresa
2) Formular objetivos, políticas y planes de apoyo
3) Identificar y clasificar las actividades necesarias para lograrlos
4) Agrupar estas actividades de acuerdo con los recursos humanos y
materiales disponibles, y la mejor forma de usarlos, según las
circunstancias
5) Delegar en el jefe de cada grupo la autoridad necesaria para
desempeñar las actividades
6) Vincular los grupos en forma horizontal y vertical, mediante
relaciones de autoridad y flujos de información

13. 2. Objetivos,
políticas y
planes de apoyo
3. Identificación
y clasificación de
las actividades
requeridas
Estudios de factibilidad y retroalimentación
4. Agrupamiento
de las
actividades de
acuerdo con los
recursos y las
situaciones
5. Delegación de
autoridad
6. Coordinación
horizontal y
vertical de las
relaciones de
autoridad e
información
1. Objetivos de
la empresa
7. Integración de
personal
8. Dirección
9. Control
LA LOGICA DE ORGANIZAR

14. DEPARTAMENTALIZACION POR NUMEROS
SIMPLES
Consiste en reunir a las personas que van a desarrollar los mismos
deberes y colocarlas bajo la supervisión de un gerente.
DEPARTAMENTALIZACIO
N

15. DEPARTAMENTALIZACION POR TIEMPO
Una de las formas más antiguas de departamentalización, utilizada
generalmente en los niveles inferiores de la organización, consiste en
agrupar las actividades con base en el tiempo.
Ventajas:
1. Se pueden prestar servicios más allá del horario cotidiano de trabajo
2. Es posible usar procesos ininterrumpidos.
3. El equipo de capital caro se puede usar más de 8 horas al día
cuando los trabajadores usan las mismas máquinas en varios turnos.
4. Para algunas personas resulta conveniente trabajar de noche
DEPARTAMENTALIZACIO
N

16. DEPARTAMENTALIZACION POR TIEMPO
Desventajas:
1. Puede faltar supervisión en el turno de la noche
2. Existe el factor fatiga, para la mayoría de las personas es difícil
cambiar
3. El hecho de tener varios turnos puede ocasionar diversos problemas
de coordinación y comunicación.
4. El pago de horas extras puede aumentar el costo del producto o del
servicio.
DEPARTAMENTALIZACIO
N

17. DEPARTAMENTALIZACION POR FUNCIONES DE LA
EMPRESA
La departamentalización funcional es el criterio más ampliamente
utilizado para organizar las actividades y existe en casi toda empresa
en algún nivel de su estructura organizacional.
Ventajas:
1. Es el reflejo lógico de las funciones.
2. Mantiene el poder y el prestigio de las funciones principales.
3. Sigue el principio de la especialización ocupacional.
4. Simplifica la capacitación.
5. Proporciona los medios de control estricto en la alta dirección.
DEPARTAMENTALIZACIO
N

18. DEPARTAMENTALIZACION POR FUNCIONES DE LA
EMPRESA
Desventajas:
1. Resta importancia a los objetivos globales de la compañía.
2. Exagera la especialización y reduce los puntos de vista del personal
clave.
3. Reduce la coordinación entre las funciones.
4. La responsabilidad de las utilidades se encuentra sólo en la alta
dirección.
5. Adaptación lenta a los cambios del ambiente.
6. Limita el desarrollo de gerentes generales.
DEPARTAMENTALIZACIO
N

19. Presidente
Mercadotecnia Ingenieria Produccion
Investigacion de
mercados
Planeacion de
mercadotecnia
Administracion de
ingenieria
Diseño preliminar
Planeacion de
produccion
Ingenieria industrial
Asistente del Presidente Personal
Finanzas
Publicidad y promocion
Administracionn de
ventas
Ventas
Ingenieria electrica
Ingenieria mecanica
Ingenieria hidraulica
Empaque
Control de calidad
Ingenieria de produccion
Compras
Montaje
Produccion general
Planeacion financiera
Presupuestos
Contabilidad general
Contabilidad de costos
Estadisticas y
procesamientos de datos

20. DEPARTAMENTALIZACION TERRITORIAL O GEOGRAFICA
Es bastante común en empresas que operan en áreas geográficas
amplias. En este caso puede ser importante que las actividades de
una determinada área o territorio se agrupen y asignen a un
administrador.
Ventajas:
1. Coloca la responsabilidad en un nivel inferior.
2. Insiste en los mercados y problemas locales.
3. Mejora la coordinación en una región.
4. Aprovecha las economías de las operaciones locales.
5. Mejor comunicación personal con los intereses locales.
6. Proporciona un campo de capacitación mensurable para los gerentes
generales.
DEPARTAMENTALIZACIO
N

21. DEPARTAMENTALIZACION TERRITORIAL O GEOGRAFICA
Desventajas:
Requiere más personas con capacidades de gerente general.
Tiende a dificultar el mantenimiento de servicios centrales económicos y
puede requerir de servicios como personal o compras a nivel regional.
Aumenta el problema del control de la alta dirección.
DEPARTAMENTALIZACIO
N

22. Presidente
Mercadotecnia Compras
Personal Finanzas
Region Oeste Region Suroeste Region Central
Ingenieria Produccion
Region Sureste
Contabilidad Ventas
Region Este
Personal

23. DEPARTAMENTALIZACION POR CLIENTES
En diversas empresas es común el agrupamiento de actividades que
reflejan un interés principal en los clientes. Estos son la clave de la
forma en que se agrupan las actividades cuando cada uno de los
diferentes bienes o servicios, que produce para ellos la empresa, es
administrado por un jefe de departamento.
Ventajas:
1. Estimula la concentración sobre las necesidades del cliente.
2. Le da a los clientes la impresión de que tienen un proveedor
comprensivo.
3. Desarrolla destreza en el área de la clientela.
DEPARTAMENTALIZACIO
N

24. DEPARTAMENTALIZACION POR CLIENTES
Desventajas:
1. Quizás sea difícil coordinar las operaciones entre demandas
opuestas del consumidor.
2. Requiere gerentes y staff expertos en los problemas de los clientes.
3. Quizás no siempre estén definidos con claridad los grupos de
clientes.
DEPARTAMENTALIZACIO
N

25. Presidente
Banca de la
comunidad / ciudad Banca cooperativa Banca institucional Banca Agraria
Bienes raices y
prestamos
hipotecarios

26. DEPARTAMENTALIZACION POR PROCESO O POR
EQUIPOS
Con frecuencia las empresas industriales agrupan las actividades
alrededor de un proceso o de un tipo de equipo. En esta clase de
departamentalización, se reúne a los empleados y a los materiales
con el fin de llevar a cabo una operación en particular.
Ventajas:
1. Logra ventajas económicas.
2. Usa tecnología especializada.
3. Utiliza habilidades especializadas.
4. Simplifica la capacitación.
DEPARTAMENTALIZACIO
N

27. DEPARTAMENTALIZACION POR PROCESO O POR
EQUIPOS
Desventajas:
1. Es difícil la coordinación de los departamentos.
2. La responsabilidad por las utilidades está en la alta dirección.
3. Es inadecuado para desarrollar gerentes generales.
DEPARTAMENTALIZACIO
N

28. Presidente
Ingenieria Produccion Mercadotecnia Finanzas Personal
Troqueladoras Soldadura Galvanoplastia

29. DEPARTAMENTALIZACION POR PRODUCTO
El agrupamiento de las actividades con base en el producto o las líneas
de producto ha cobrado mayor importancia en las grandes empresas
con múltiples líneas. Se puede observar como un proceso evolutivo.
En general, las compañías y otras empresas que adoptaban esta
forma de departamentalización estaban organizadas funcionalmente.
Ventajas:
1. Coloca la atención y el esfuerzo sobre la línea de productos.
2. Facilita el uso de capital, instalaciones, habilidades y conocimientos
especializados.
3. Permite el crecimiento y la diversidad de productos y servicios.
4. Mejora la coordinación de las actividades funcionales.
5. Coloca la responsabilidad de las utilidades en el nivel de la división.
6. Proporciona un campo de capacitación mensurable para los gerentes
generales.
DEPARTAMENTALIZACIO
N

30. DEPARTAMENTALIZACION POR PRODUCTO
DEPARTAMENTALIZACIO
N
Desventajas:
1. Requiere más personas con habilidades de gerente general.
2. Tiende a dificultar el mantenimiento de servicios centrales
económicos.
3. Presenta un mayor problema de control para la alta gerencia.

31. Presidente
Division de
instrumentos
Mercadotecnia Compras
Division de luces
indicadoras
Division de
herramientas
industriales
Division de medidores
electrónicos
Personal Finanzas
Ingenieria Contabilidad
Produccion Ventas
Ingenieria Contabilidad
Produccion Ventas

32. AUTORIDAD Y PODER
El Poder, concepto mucho mas amplio que autoridad, es la capacidad
que tienen las personas o grupos de inducir o influir sobre las creencias o
acciones de otras personas o grupos.
La Autoridad en una organización es el derecho en un puesto para
ejercer discrecionalidad al tomar decisiones que afecten a otros. Se trata
de un tipo de poder, pero dentro del ambiente de una organización.

33. LINEA Y STAFF
Las funciones de Línea son aquellas que repercuten directamente sobre
el logro de los objetivos de la empresa.
Naturaleza: la autoridad de Línea es aquella relación en la que un
superior ejerce supervisión directa sobre un subordinado, una relación de
autoridad en línea directa o en pasos.
Las funciones de Staff son aquellas que ayudan al personal de línea a
trabajar del modo más eficaz para el logro de los objetivos.
Naturaleza: de la relación de Staff es de asesoramiento. La función de
las personas en una capacidad staff pura es investigar, experimentar y
ofrecer asesoría a los gerentes de línea.

34. VENTAJAS DEL STAFF
 Es muy importante la necesidad de contar con la asesoría de
especialistas altamente calificados en diversas áreas de las operaciones
de una organización.
 En la actualidad, la asesoría Staff es mucho mas critica para los
negocios, el gobierno y otras empresas que en el pasado.
 A estos especialistas se les puede dar tiempo para pensar, recopilar
información y analizarla, mientras que sus superiores, ocupados en
administrar las operaciones, no pueden hacerlo.
 El Staff no solo ayuda a los gerentes de línea a ser eficaces sino que,
cuando los problemas son de elevada complejidad, el análisis y la
asesoría staff se convierten en una necesidad urgente.

35. LIMITACIONES DEL STAFF
 Peligro de reducir la autoridad de línea: con frecuencia, un presidente
trae ejecutivos de Staff, les confiere autoridad y les pide a todos los
demás administradores que cooperen. Lo que en realidad ocurre es que
se reduce la autoridad de los gerentes de departamento.
 Falta de responsabilidad del Staff: los departamentos de asesoría solo
proponen un plan. Otros deben tomar la decisión de adoptarlos y
ponerlos en operación. Esto crea una situación ideal para culpar a otros
por los errores cometidos. El staff afirmará que era un buen plan y que
fracasó porque el gerente de operaciones no estaba calificado, no tuvo
interés, o trato de sabotearlo.

36. DESCENTRALIZACION DE LA AUTORIDAD
La descentralización es la tendencia a dispersar la autoridad de toma de
decisiones en una estructura organizada. Es un aspecto fundamental de
la delegación; en la medida en que la autoridad no este delegada, será
centralizada.
Tipos de Centralización:
La centralización del desempeño se refiere a la concentración
geográfica; es característica, por ejemplo, de una compañía que opera
en una solo localidad.
La centralización departamental se refiere a la concentración de
actividades especializadas, por lo general en un departamento.
La centralización como un aspecto de la administración es la
tendencia a restringir la delegación de la toma de decisiones.

37. DELEGACION DE AUTORIDAD
La autoridad se delega cuando un superior le da libertad a un
subordinado para tomar decisiones.
El Proceso de Delegación implica:
1) Determinar los resultados esperados de un puesto,
2) Asignar tareas al puesto,
3) Delegar autoridad para cumplir estas tareas,
4) Responsabilizar a la persona que ocupa ese puesto por el
cumplimiento de las tareas.
En la práctica es imposible dividir este proceso, puesto que es injusto
esperar que una persona cumpla las metas sin darle autoridad, sin
saber los resultados finales para la que se usará. Además como la
responsabilidad del superior no se puede delegar, un jefe tiene que
responsabilizare a sus subordinados por el cumplimiento de sus
tareas.