Kaizen

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Kaizen

  1. 1. Definição Kaizen é uma filosofia de melhoria contínua que enfatiza a participação dos funcionários da empresa, está filosofia entende que todo o processo deve ser continuamente avaliado e melhorado nas questões, tempo de processo, recursos para o processo, qualidade do processo e outros aspectos que se julgarem interessante como Ergonomia ou Segurança. Nas empresas é comum realizar o que é chamado de Semana Kaizen, abaixo o passo-a-passo para realizar. Passo-a-Passo de Aplicação 1º Passo: Selecionar o processo ou parte de um processo para abordagem Como selecionar? Usualmente um Kaizen é feito em processos gargalos, ou que possuem um Setup muito demorado, ou que possui um Turn-Over muito grande, ou até mesmo onde há muita dificuldade em treinar um colaborador. Importante: Tome cuidado caso a seleção seja parte de um processo, verifique se esta operação já não é rápida o suficiente para formar um gargalo na etapa seguinte, caso seja, opte por realizar um Kaizen na etapa seguinte, assim elimina-se um gargalo. 2º Passo: Selecione o time Mas como deve ser este time? É fundamental que as pessoas selecionadas sejam não pela disponibilidade delas e sim pelo que elas podem agregar ao grupo, criar times multifuncionais, com membros de diversos setores, com experiências e conhecimentos diversos, normalmente é a melhor opção. Importante: Nunca esqueça de envolver pessoas que fazem parte diretamente da operação que será abordada, normalmente ela é a que mais tem para agregar ao grupo. Esquecer de pessoas que atuam diretamente pode inclusive criar uma barreira para as melhorias que serão implantadas.
  2. 2. 3º Passo: Provoque a participação da alta gerência Mas porque devo fazer isso? Para dar maior credibilidade as melhorias, é fundamental que a alta gerência participe de etapas da semana Kaizen, provoque para que a abertura seja realizada por eles, além disso, faça questão de que seja demonstrar o suporte para realizar a mudança e que, inclusive, algum dinheiro poderá ser gasto nas melhorias. Importante: A falta de comunicação ao longo da semana, diretamente pela alta gerência, poderá passar aos envolvidos que as melhorias não têm tanta importância assim, portanto provoque para que a alta gerência de breves comunicados, converse informalmente com os participantes para dar mais credibilidade ao evento. 4º Passo: Apresente um cronograma para os participantes Crie um cronograma bem detalhado para que a equipe entenda todas as atividades que serão desenvolvidas, e comece a incorporar o senso de organização. Importante: Mais do que criar o cronograma é fundamental respeita-lo, inclusive não aceite atrasos de membros da equipe que não sejam justificados, somente assim será incorporado o senso de organização. 5º Passo: Treine o time com conceitos básicos do Lean e ferramentas Ok, mais quais conceitos? O Lean possui um conceito básico que é a eliminação dos desperdícios ao longo do processo, então o conceito fundamental é os dos 7 desperdícios, treine a equipe para que possam identificar cada um dos desperdícios, faça dinâmicas para que o treinamento seja mais colaborativo, envolva os membros. Além disto, apresente para eles algumas ferramentas como
  3. 3. Procedimento Operacional Padrão, Troque Rápido de Ferramental, 5S, Gestão Visual e outras que julgar interessante. Importante: O treinamento é importante para que a mente abra, procure apresentar vídeos, fazer jogos e solicitar exemplos para que os membros possam começar a se familiarizar com os conceitos e ferramentas. 6º Passo: Faça uma breve apresentação do estado atual do processo que será abordado Como posso apresentar? É fundamental a apresentação do estado atual, esta apresentação pode ocorrer das mais variadas formas, filmagens, layouts completos inclusive com as distâncias de deslocamento, carta de processos com tempo de processo e tempo de setup e também o VSM. Porém, vídeos do processo, ou dele como um todo ou de cada etapa, normalmente tem maior impacto, pois é possível captar os defeitos mais facilmente. 7º Passo: Crie propostas de melhorias Ok, mas como eu crio isto? Neste ponto é fundamental a liberdade, provoque a equipe para que deem sugestões, apresente os pontos falhos do processo quantas vezes for necessário, anote, sem restrição, todas as ideias geradas, por mais mirabolante que ela seja o fundamental é promover a liberdade de expressão e a geração de ideias. Sugestão: Uma técnica interessante e que auxiliar muito a geração de ideias é a criação de cenários para a implantação da ideia, fingir que não há dinheiro nenhum para o projeto, ou o inverso, dinheiro infinito, ou qualquer situação exagerada, como fingir que o processo tem que se adaptado a um apocalipse zumbi que está acontecendo. Acredito, estes cenários despertam a criatividade. 8º Passo: Apresentar o plano de ação para a gerência Tudo bem, mas há muitas ideias, o que eu faço? Antes de fazer a apresentação formal para a gerência, junto com o time selecione as melhores ideias, de preferência para ideias simples e baratas que gerarão um impacto mais significante. Com as ideias selecionadas monte um plano de ação com uma sequência lógica,
  4. 4. atingindo diretamente os pontos falhos mostrados. A apresentação a gerência é importante para dar mais credibilidade aos projetos e para que, caso haja uma divergência de ideias, a gerência possa pontuar neste momento e uma nova rota ser traçada. Importante: É fundamental que cada etapa do plano de ação tenha uma responsável com data de início e fim, assim pode-se orientar por isto para cobranças futuras. 9º Passo: Implementação das Mudanças Agora é a hora da mão da na massa, siga o plano de ação e tudo deverá correr como esperado. Alguns problemas podem aparecer ao longo do processo, mas são imprevistos usuais, não desanime e continue com a cabeça erguida. Importante: Nunca se esqueça de registrar o antes, tire fotos, faça vídeos, meça a produtividade, ou qualquer coisa que possa mostrar como era o processo antes da mudança. E após a implementação registre o depois, será importante para a apresentação de encerramento e para ter certeza de que as mudanças geraram resultados positivos. 10º Passo: Registre atividades e resultados usando Gestão Visual Mas o que é gestão visual? Gestão visual é um sistema que ao ser observado por qualquer pessoa que trabalha em determinada área possa ter fácil entendimento e visualização das informações e/ou dados expostos. Este sistema pode ser exposto de várias formas, tabelas, murais, gráficos, painéis e outros. É importantíssimo que todo o processo Kaizen seja registrado de forma visual, com todas as etapas, desde a contextualização do estado atual, análise de causa raiz, desenvolvimento do plano de ação e da forma de acompanhamento. Sugestão: Uma excelente forma de apresentar o processo de Kaizen é através do desenvolvimento de uma A3. A3 é uma metodologia criada pela Toyota onde são expostos todas as etapas de um projeto de melhoria ou Kaizen, este nome se dá pois ela é feita em uma folha de tamanho A3 com um fluxo lógico, no ANEXO 1 desta apostila há um exemplo. 11º Passo: Agradeça o time e todos os envolvidos A gerência deve disponibilizar tempo para compreender perfeitamente e avaliar todas as consequências que as mudanças criadas pelo time provocaram e então reconhecer o esforço
  5. 5. e parabenizar todos pelos resultados alcançados. O time então encerra suas atividades da semana Kaizen. Processo de Implementação Primeiro é preciso reconhecer que não existe um caminho único nas práticas do Lean Manufacturing, as companhias são diferentes umas das outras, entender que Lean não é uma ferramenta e sim uma filosofia é fundamental, pois começamos a adentrar ao conceito de mudança cultura, e um processo de mudança cultura não é fácil nem ágil, requer esforço contínuo e tempo, lembre-se, “Mudar uma cultura é como alimentar um Leão faminto, você deve mantê-lo sempre de barriga cheia caso contrário, ele te come”. É importante frisar que as ferramentas que auxiliam a implementação dos resultados que o Lean proporciona, como Linha de produção, Kanban, Célula de Manufatura, Redução de lote de produção e Heijunka, não são universalmente aplicadas, é necessário avaliar se o processo em questão se adequa a estas situações, e assim selecionar as melhores ferramentas. Os conceitos do Lean que devem ser adequados a sua realidade e não a sua realidade deve se adequar aos conceitos Lean, o importante de tudo, de toda a filosofia é eliminar desperdícios e enraizar o sentimento de responsabilidade entre cada membro do processo. O processo inicial deve passar por um período de treinamento, onde deverão ser abordados os principais conceitos do Lean e é fundamental que este treinamento não inicie pela base, o treinamento deve passar pelo topo da pirâmide e cada degrau deve ser treinado pelo seu degrau superior, assim enraíza-se de forma mais disciplinada e com maior credibilidade os conceitos que a filosofia prega. Se atentando as estas situações e com muita determinação, não haverá dúvidas dos resultados alcançados e da excelência que o time alcançará.
  6. 6. ANEXO 1 – EXEMPLO DE A3

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