Gerenciamento de projetos - Aula04 - planejamento

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1 sem 2016 - Sistemas de Informação CEULJI - ULBRA
Prof. Maigon Pontuschka

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Gerenciamento de projetos - Aula04 - planejamento

  1. 1. GERENCIAMENTO DE PROJETOS AULA 04 – FASE DE PLANEJAMENTO – PARTE 1 PROF. MAIGON NACIB PONTUSCHKA maigonp@gmail.com 1 semestre 2016 Parcialmente adaptado de apresentação do Prof. Alessandro Almeida – FIEO e Profa. Yael Grushka-Cockayne – Univ. Virgínia
  2. 2. CONTEÚDO • Introdução: o que é um plano • Os passos da Fase de Planejamento • Estimando a duração de um projeto • Caminho Crítico
  3. 3. O EXECUTIVO EFICAZ – PETER DRUCKER Um Plano (de ação) é:  Uma declaração de intenções ≠ Comprometimento  Não é uma camisa de força  Deve ser revisado com frenquência  Deve antecipar a necessidade de ser flexível  Precisa de um Sistema de checagem dos resutados x espectativas  Torna-se uma base para o gerenciamento de tempo executivo
  4. 4. O CICLO DE VIDA DE UM PROJETO GENÉRICO Iniciação • Estabelecer organização • Termo de abertura • Definições Planejamento • Identificar o Escopo • Identificar as tarefas e dependências • Planejar recursos • Esclarecer princípios de tomada de decisão • Desenvolver um plano de gerenciamento de risco Execução • Monitorar • Comunicar e relatar • Corrigir e controlar Encerramento • Finalizar • Conduzir um post-mortem formal Fonte: Grushka-Cockayne, Y. , 2015
  5. 5. Iniciar Planejar Executar Finalizar Executar Iniciar Planejar Executar Finalizar
  6. 6. AS FASES GENÉRICAS DE UM PROJETO Iniciação Planejamento Execução Encerra- mento Monitoramento
  7. 7. Iniciação Iniciação Planejamento Execução Encerra- mento Monitoramento
  8. 8. Iniciação • Neste momento, normalmente é criado o Termo de Abertura do Projeto (ou, Project Charter) e é também onde acontece o Kick-off (evento para oficializar o início do projeto) Iniciação
  9. 9. Planejamento Iniciação Planejamento Execução Encerra- mento Monitoramento
  10. 10. Planejamento Planejar! “Quais atividades devem ser realizadas?” “Em quais datas?” “Quem deve ser envolvido?” “Quanto vai custar?” “Quais são os riscos?” Entre outras coisas... Aqui pode ser gerado o cronograma, EAP, Plano de Riscos, Plano de Recursos Humanos e diversos outros planos. Fase que pode determinar o sucesso ou o fracasso do projeto. Não realizar um projeto somente no “olhômetro”, pois o risco de fracasso é alto Planejamento
  11. 11. Execução Iniciação Planejamento Execução Encerra- mento Monitoramento
  12. 12. Execução Planos criados, equipe alocada e o cliente aguardando o resultado. Chegou a hora de executar o que foi planejado Execução
  13. 13. Execução Iniciação Planejamento Execução Encerra- mento Monitoramento Os planos estão sendo executados conforme o previsto? Durante o monitoramento, além de verificar se tudo está acontecendo conforme os planos, podem ser criados o Status Report e o Diário de Bordo do projeto. Ocorreu algum desvio? Avalie se é necessário replanejar!
  14. 14. Encerramento Iniciação Planejamento Execução Encerra- mento Monitoramento
  15. 15. Encerramento Tudo foi entregue conforme o combinado? O cliente aprovou todas as entregas? O Termo de Encerramento do Projeto foi assinado? As lições aprendidas foram registradas? A equipe foi reconhecida? Encerra- mento
  16. 16. Atividades da fase de Iniciação 1. Preencher o Termo de Abertura do projeto 2. Criar versão inicial da EAP 3. Criar versão inicial do Cronograma 4. Realizar Kick-off do Projeto Iniciação
  17. 17. 3. Criar versão inicial do cronograma • Linha do tempo com as datas planejadas para realização das atividades • Atividades para realizar cada entrega prevista na EAP • É desta forma que os dois se complementam...
  18. 18. 3. Criar versão inicial do cronograma
  19. 19. EAP E CRONOGRAMA NA INICIAÇÃO... Mesmo sendo versões iniciais, ajudam a organizar os próximos passos e identificar os pontos de atenção que requerem atuação imediata...
  20. 20. HOJE! PLANEJAMENTO  Após o kick-off, começa o planejamento do projeto  É o momento de organizar...  o que deve ser feito.  quando será feito.  quem fará.  quanto posso gastar.  os riscos do projeto.  etc.
  21. 21. PLANEJAMENTO • Fase que pode determinar o sucesso ou o fracasso do projeto. • Sempre que possível, evite criar documentos que servirão somente para atender a metodologia da empresa, sem agregar à gestão. • Mas não tente realizar um projeto somente no “olhômetro”, pois o risco de fracasso é alto
  22. 22. Atividades da fase de Planejamento 1. Detalhar o mapeamento dos stakeholders do projeto 2. Detalhar o Escopo do projeto 3. Detalhar a EAP e o Cronograma 4. Criar o Plano de Comunicação 5. Criar o Plano de Recursos Humanos 6. Criar o Plano de Riscos 7. Validar e divulgar os planos do projeto Planejamento
  23. 23. Atividades da fase de Planejamento 1. Detalhar o mapeamento dos stakeholders do projeto 2. Detalhar o Escopo do projeto 3. Detalhar a EAP e o Cronograma 4. Criar o Plano de Comunicação 5. Criar o Plano de Recursos Humanos 6. Criar o Plano de Riscos 7. Validar e divulgar os planos do projeto Planejamento
  24. 24. STAKEHOLDER| PARTE INTERESSADA • Pessoas e organizações que podem ser afetados (ou perceber-se afetados) positiva ou negativamente pelo projeto • Tanto pela execução quanto pelos resultados do projeto
  25. 25. 1. DETALHAR O MAPEAMENTO DOS STAKEHOLDERS DO PROJETO • Será que esqueci de algum stakeholder? • É muito importante revisar o mapeamento e verificar se faltou alguém
  26. 26. 1. DETALHAR O MAPEAMENTO DOS STAKEHOLDERS DO PROJETO • Qual é o papel e a influência do stakeholderdentro do projeto? • Pode ter o poder de “matar” o seu projeto!
  27. 27. 1. DETALHAR O MAPEAMENTO DOS STAKEHOLDERS DO PROJETO • Exemplo... Stakeholder Papel Influência Plano de ação João da Silva (Analista Financeiro) Aprovar relatórios financeiros ALTA (afilhado do CFO) Envolvê-lo na definição e aprovação dos relatórios
  28. 28. 1. DETALHAR O MAPEAMENTO DOS STAKEHOLDERS DO PROJETO O Mapeamento dos Stakeholders é uma ferramenta do Gerente do Projeto. Não é necessário – nem recomendável –compartilhar com os clientes ou stakeholders
  29. 29. Atividades da fase de Planejamento 1. Detalhar o mapeamento dos stakeholdersdo projeto 2. Detalhar o Escopo do projeto 3. Detalhar a EAP e o Cronograma 4. Criar o Plano de Comunicação 5. Criar o Plano de Recursos Humanos 6. Criar o Plano de Riscos 7. Validar e divulgar os planos do projeto Planejamento
  30. 30. 2. DETALHAR O ESCOPO DO PROJETO • Agora que o projeto começou para valer, é fundamental detalhar e formalizar tudo que faz parte dele (e o que não faz parte também!)
  31. 31. 2. DETALHAR O ESCOPO DO PROJETO • Escopo: Soma dos produtos, serviços e resultados a serem fornecidos na forma de projeto (PMBOK, 5ª Edição)
  32. 32. ESCOPO DO PRODUTO X ESCOPO DO PROJETO • Escopo do produto: As características e funções que descrevem um produto, serviço ou resultado • Fonte: PMBOK, 5ª edição • Escopo do projeto: O trabalho que precisa ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as características e funções especificadas • Fonte: PMBOK, 5ª edição
  33. 33. ESCOPO DO PRODUTO X ESCOPO DO PROJETO
  34. 34. 2. DETALHAR O ESCOPO DO PROJETO • A Declaração de Escopo pode ser um documento bem detalhado...
  35. 35. 2. DETALHAR O ESCOPO DO PROJETO • A Declaração de Escopo pode ser um documento bem detalhado... • ... mas o principal é definir tudo que está dentro do escopo e tudo que está fora do escopo • Sim!!!! • A Declaração de Escopo pode usar, como ponto de partida, o conteúdo do Termo de Abertura do Projeto
  36. 36. Atividades da fase de Planejamento 1. Detalhar o mapeamento dos stakeholdersdo projeto 2. Detalhar o Escopo do projeto 3. Detalhar a EAP e o Cronograma 4. Criar o Plano de Comunicação 5. Criar o Plano de Recursos Humanos 6. Criar o Plano de Riscos 7. Validar e divulgar os planos do projeto Planejamento
  37. 37. 3. DETALHAR A EAP E O CRONOGRAMA • Considerando as informações da Declaração de Escopo, é hora de revisar a EAP e o Cronograma construídos na etapa de iniciação.  Há entregas que eu não considerei na versão inicial da EAP?  Quais atividades preciso incluir no cronograma?  Quem serão os responsáveis pelas atividades?
  38. 38. 3. DETALHAR A EAP E O CRONOGRAMA • Lembre-se! • A EAP e o Cronograma são muito úteis, pois permitem que você, Gerente de Projeto, tenha visibilidade sobre o que deve ser feito, quando será feito, quem fará e quanto vai custar
  39. 39. EAP OU WBS • Quebra o escopo do projeto visualmente •Projeto •Subprojetos • Pacotes de trabalho • Atividades / Tarefas Pode ficar bem bagunçado….
  40. 40. ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO: EXEMPLO
  41. 41. ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO: EXEMPLO
  42. 42. ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO: EXEMPLO Projeto Lumi Fábrica Proccesso de design Financeiro TI HACCP Embalagem Rótulo Garrafa Fechamento Embalagem secundária Líquido RH Marketing e vendas Fonte de matéria prima Finalização para venda em atacado
  43. 43. ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO: EXEMPLO
  44. 44. ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO: EXEMPLO
  45. 45. DICAS PARA O EAP • Use Post-its / quadro negro/quadro branco • Desenvolvimento em equipe • Use softwares ex: MS_Projet, WBSPro • Detalhamento a não menos que 5%-10% da duração total ou de um recurso
  46. 46. EAP Projeto de Startup Criação Estratégia TI Levantament o de fundos Marketing Vendas Finanças RH
  47. 47. MATRIZ DE DEPENDÊNCIAS
  48. 48. PLANEJAMENTO: MATRIZ DE DEPENDÊNCIAS Número da atividade Descrição Predecessor 1 Criação - 2 Estratégia - 3 TI - 4 Levantamento de fundos 1 5 Marketing 1,2 6 Vendas 1,2 7 Finanças 5 8 RH 4,6
  49. 49. DIAGRAMA DE REDE 3. TI 1. Criação 2. Estratégia 5. Marketing 7. Finanças 6. Vendas 4. Lev. Fundos 8.RH
  50. 50. DIAGRAMA DE REDE 3. TI 1. Criação 2. Estratégia 5. Marketing 7. Finanças 6. Vendas 4. Lev. Fundos 8.RH Início Fim
  51. 51. TIPOS DE DEPENDÊNCIAS InícioFim Fim Fim Início Fim Início Início
  52. 52. PLANEJAMENTO: DURAÇÃO Número da atividade Descrição Predecessor Duração (semanas) 1 Criação - 5 2 Estratégia - 4 3 TI - 4 4 Levantamento de fundos 1 4 5 Marketing 1,2 2 6 Vendas 1,2 5 7 Finanças 5 2 8 RH 4,6 1
  53. 53. GRAFICO DE GANTT – DEPENDÊNCIAS E ENTREGAS
  54. 54. Quanto tempo o projeto vai demorar? 3. TI 4 sem 1. Criação 5 sem 2. Estratégia 2 sem 5. Marketing 2 sem 7. Finanças 2 sem 6. Vendas 5 sem 4. Lev. Fundos 4 sem 8.RH 1 sem Início Fim
  55. 55. Quanto tempo o projeto vai demorar? 3. TI 4 sem 1. Criação 5 sem 2. Estratégia 2 sem 5. Marketing 2 sem 7. Finanças 2 sem 6. Vendas 5 sem 4. Lev. Fundos 4 sem 8.RH 1 sem Início Fim 0 0 0 0 0 0 0 0 2 3 5 4 8 12 5 7 8 10 10 12 10 12 5 9 7 11 5 10 5 105 5 10 11 11 12 12 12 12 12
  56. 56. CAMINHO CRÍTICO • O caminho mais longo na rede do projeto • Define a duração minima do projeto • Um atraso em qualquer atividade do caminho crítico causará um atraso no projeto • O método foi desenvolvido por engenheiros da DuPont nos anos 1950.
  57. 57. CAMINHO CRÍTICO 3. TI 4 sem 1. Criação 5 sem 2. Estratégia 2 sem 5. Marketing 2 sem 7. Finanças 2 sem 6. Vendas 5 sem 4. Lev. Fundos 4 sem 8.RH 1 sem Início Fim 0 0 0 0 0 0 0 0 2 3 5 4 8 12 5 7 8 10 10 12 10 12 5 9 7 11 5 10 5 105 5 10 11 11 12 12 12 12 12

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