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Sonia mora dnc

Manual práctico para la deteccion de necesidades de capacitación en la organización o empresa.

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  1. 1. MANUAL DNC PRÁCTICO Elaborado por: Sonia Mora Villalobos
  2. 2. Manual DNC Práctico 1 Instrucciones de uso Este manual pretende que el lector pueda realizar una aplicación de un DNC en su lugar de trabajo como insumo básico para el diseño de un plan de capacitación del personal, en el cual se aprovechen los recursos con que se cuenta para, en un corto plazo, lograr los objetivos establecidos por la gerencia o la administración. El documento se estructura en tres partes: una breve introducción que define el DNC y muestra los productos que se pueden obtener del mismo. Un guía de planificación del DNC. Procedimientos de ejecución y análisis de la información. Por último, se presenta diversas formas de presentar los resultados, según el público objetivo. El alcance de estos procedimientos se limita a la práctica organizacional, como apoyo para los procesos de planificación de la capacitación del personal administrativo, técnico y profesional, correspondiente a un período determinado no mayor a tres años, lo idóneo es que este sea un proceso permanente.
  3. 3. Manual DNC Práctico 2 Introducción El mundo actual presenta grandes desafíos para la permanencia de las instituciones de cualquier naturaleza, entre ellas el desarrollo de nuevas formas de administrar el conocimiento, el rediseño de los procedimientos técnicos y administrativos, las novedades tecnológicas y la constante acción dinámica de mercado. Por lo tanto, es una necesidad que las empresas desarrollen procesos que les permitan responder a estos cambios desde sus diversas áreas funcionales y administrativas, ya que la calidad es un imperativo del mercado. En las empresas, es necesaria la planificación y realización de procesos de capacitación (capacitar: hacer a alguien apto, habilitarlo para algo. Fuente RAE, 2011.), que permitan al personal mantenerse actualizado en relación con los conocimientos, habilidades y actitudes necesarias para efectuar su trabajo de la mejor manera posible. Para planificar la capacitación, se sigue una serie de acciones delimitadas, a partir de las cuales se proponen para un periodo determinado. Estas acciones forman parte de un método que se conoce como Detección de Necesidades de Capacitación ó DNC y está ampliamente desarrollada en el ámbito de los Recursos Humanos, también se pueden encontrar esas mismas iniciales como referencia al proceso de diagnóstico de necesidades de capacitación. Sin embargo, para las PYMES en particular, no es necesario contar con un sofisticado departamento de RRHH, con el seguimiento adecuado de este procedimiento, puede determinar sus necesidades de capacitación, de acuerdo con las funciones o tareas necesarias para generar su producto o servicio.
  4. 4. Manual DNC Práctico 3 Productos del DNC El DNC permite que desde la planificación hasta la ejecución, la capacitación mantenga congruencia con las políticas, misión, visión y objetivos de las empresas, generando un fuerte valor agregado de identidad y compromiso en el personal participante. Identifica la población objetivo con mayor facilidad y con mayor exactitud, de la población que no necesita participar en ellos. Discrimina cuáles son las áreas temáticas en las que se debe enfocar la capacitación y explicita otras que no son evidentes para los encargados de su contratación o planificación. Explicita las prioridades de capacitación y, si considera en su aplicación un posible cronograma, permite determinar los mejores períodos en el transcurso del ciclo laboral o del año para capacitar al personal. En este manual, se presentan los pasos básicos para desarrollar un proceso de DNC, se busca la aplicabilidad del mismo sin que pierda las características propias de formalidad y ejecutabilidad, con el fin de que la empresa cuente con una base firme para planificar las capacitaciones de acuerdo con las necesidades específicas de su personal.
  5. 5. Manual DNC Práctico 4 Abordaje o un intento de definición El DNC se puede abordar desde dos posiciones, la primera, como una metodología delimitada, en la cual se establecen pautas para determinar cuál es el área de oportunidad y de debilidad, en relación con los conocimientos y habilidades del personal, a partir de las cuales se planifica la capacitación para un periodo determinado (Barrios M; 2013), cuyo énfasis es proactivo hacia la optimización de los conocimientos, habilidades y actitudes de los colaboradores de la empresa, ya que se busca un impacto positivo en los resultados del trabajo. La segunda posición es más utilizada en la bibliografía académica, presenta una orientación reactiva y surge desde la autoridad, la cual enfatiza en los problemas de desempeño o de productividad del personal. Es la que predomina en el ámbito público. Méndez define DNC como “un insumo de información para la elaboración del plan de capacitación local y se realiza para identificar la deficiencias de conocimiento en los funcionarios, ya sea por desactualización o incorporación de nuevas políticas, técnicas o tecnología a los procesos de trabajo. En todos los casos será necesario jerarquizar las necesidades a partir del plan estratégico local e institucional” (2004). Chiavenato (2010) señala que se realiza en un corto plazo, para que la capacitación no pierda actualidad. Ambas posiciones comparten el fin último de planificar capacitaciones que optimicen la calidad del colaborador, de modo que se puede determinar una gran riqueza en el fluir del conocimiento y las acciones. La decisión de asumir una postura es importante y corresponde a quien idea el desarrollo del DNC, ya que de esta visión se desprende el abordaje que le dé posteriormente a todo el proceso a ejecutar.
  6. 6. Manual DNC Práctico 5 El DNC Alineación 1. Los niveles gerenciales deben estar comunicados de la realización de un DNC institucional, reconocer la decisión administrativa o técnica de capacitar al personal y brindar su apoyo o visto bueno. 2. El DNC siempre debe alinearse con la Misión, Visión y los objetivos de la empresa. Esto permite establecer un norte, ubicar los alcances de ejecución del DNC, las responsabilidades de los organizadores y aclarar en caso de duda. 3. El proceso de alineación con dichas directrices es la base sobre la cual se fundamenta el DNC y le da su validez frente a la gerencia, la administración y a los colaboradores, ya que determina su utilidad real, además de generar un compromiso en los colaboradores, al ver reflejadas sus necesidades de capacitación real. Ver Esquema 1.
  7. 7. Manual DNC Práctico 6 Planificación del DNC. a. Seleccionar una postura respecto al abordaje del DNC desde la administración, sobre la cual se mantendrá la orientación principal sobre la que se quiere plantear el DNC, corresponde al abordaje explicitado en el apartado de este documento denominado “Abordaje o un intento de definición”. b. Se establece el nivel en cual se desea actuar (organizacional, del perfil del puesto u operativo) Ver Esquema 2a y 2b. c. Inventariar los puestos y registrar a las personas que los ocupan. Para ello se puede apoyar en el organigrama. Con ello se determina la sostenibilidad del proceso, y se logra enfocar el público objetivo al que se desea aplicar el DNC desde una perspectiva formal. De manera paralela, se puede ejecutar un análisis de la estructura informal de la organización, para efectos de identificar la distribución del liderazgo laboral. d. Considerar los recursos disponibles y prospectados al área o departamento, para la recolección de la información, el análisis de los resultados y su presentación (elaboración de informes o presentación a junta directiva, socios u otros). Ver Esquema 3. e. Definir las técnicas de recolección de la información a utilizar. En los Esquemas 4, 5 y 6a y 6b, se presentan algunas técnicas, se debe definir también los cronogramas y los responsables. f. Posteriormente se diseñan los instrumentos para recopilar la información. Ver algunos ejemplos en los Esquemas 7, 8, 9. g. Definir el equipo que aplicará los instrumentos. Si se carece de área de Recursos Humanos se integra un equipo para la aplicación de los instrumentos, así como uno especializado para el análisis de la información recopilada. De preferencia personal proactivo y ejecutivo, que manejen técnicas de investigación estadística y cualitativa, no necesariamente que sean los mismos. Ver Tablas 1, 2, 3 donde se lleva el control del proceso según los niveles.
  8. 8. Manual DNC Práctico 7 Ejecución 1. Recopilación de la información. Para ello se debe considerar la construcción del instrumento de recopilación de datos, la selección de la técnica es un proceso muy importante y depende de la política propia de la compañía y la dinámica de la empresa en sí. Al final del manual se encuentra un ejemplo de Encuesta, como una pequeña sugerencia. 2. Siempre hay situaciones emergentes que benefician, suponen un riesgo o detienen al proceso, las cuales deben ser analizadas y documentadas. Ver Esquema 10. 3. Análisis de la información recopilada. El análisis de la información requiere atención y rigurosidad. a. Análisis recomendados de la información recopilada en los instrumentos, ver Esquema 11 y 12. 4. Informes de resultados, el reconocimiento del público meta y de las mejores formas de acercamiento es vital para que el resultado del DNC cree un impacto en la organización: a. ¿A quién conviene elaborar un informe? Público meta. Ver Esquema 13. b. Elaboración del informe según el público objetivo. Ver Esquemas 14 y 15. 5. Planificación de la propuesta a. Breve guía para orientar la propuesta de cambio, Esquema 16. Una vez entregados los resultados, solo queda por esperar la aprobación de quien corresponda (gerencia, Direccion ejecutiva… etc) y ejecutar o gestionar la planificación y realización de la capacitación… y así continuar el proceso.
  9. 9. Manual DNC Práctico 8 Bibliografía Barrios, M. (2013) en Blog Revista MEX Costura, especializada en el ramo de la confección, textil y la moda en México y Centroamérica, http://www.mexcostura.mx/capacitacion/la-importancia-de-detectar-las-necesidades-de- capacitacion-dnc CICAP (2014) Detección de Necesidades de Capacitación. Material del Taller Detección de Necesidades de Capacitación. Méndez M., E. (2004) El Diagnóstico de Necesidades de Capacitación es un Asunto Local. En Revistas de Ciencias Administrativas y Financieras de la Seguridad Social. versión ISSN 1409-1259, Rev. cienc. adm. financ. segur. soc vol.12 no.1 San José sep. 2004. Tomado de Scielo en http://www.scielo.sa.cr/scielo.php?pid=S1409- 12592004000100003&script=sci_arttext#a01. El 4 de marzo de 2014. Real Academia Española, Diccionario de la Real Academia Española 2011. Tomado de http://www.rae.es/recursos/diccionarios/drae Vargas, F; Casanova, F y Montanaro, L. (2009) El enfoque de competencia laboral: Manual de formación. Montevideo, CINTERFOR
  10. 10. Manual DNC Práctico 9 Encuesta DNC. Adm-Doc 1. Nombre del colaborador 2. Departamento/Puesto 3. Marque el espacio que indica los años de su experiencia en el puesto actual ( ) 1-3 ( ) 4-6 ( ) 7-9 ( ) 10 o más 4. Nivel educativo: indique el nivel educativo finalizado o actual relacionado con su puesto actual y escriba el nombre del título obtenido o por obtener en el espacio correspondiente Nivel Finalizado Estudiando Título obtenido o por obtener Bachillerato Técnico - Diplomado X Diplomado en secretariado Bachiller Universitario Licenciatura Posgrado Doctorado 5. Conocimiento sobre lineamientos corporativos institucionales Aspecto Sí Poco No a) Estructura organizativa x b) Reglamento interno x c) Misión, visión, metas y objetivos x d) Normas y Procedimientos x e) Estructura organizativa de su departamento x
  11. 11. Manual DNC Práctico 10 6. Escriba cuáles son las funciones más importantes en su puesto y en las cuales se considere que necesita capacitación en relación con habilidades, actitudes y conocimientos necesarios para llevar a cabo el trabajo. Priorícelas del 1 al 5, siendo el 1 el de mayor prioridad y el 5 de menor. Funciones actuales Necesidad de capacitación Prioridad Preparo y actualizo los expedientes de los colaboradores Elaboración de expedientes y como se guardan 1 Elaboro el control de asistencia del personal, el control de inventarios, también con reglamentos y disposiciones En leyes y reglamentos del ministerio y cómo se lleva un inventario 2 *Otra manera de hacer la misma consulta (en este caso se ejemplifica a personal de producción). 7. Considere, de las funciones presentadas, en las que considere que necesita capacitación en relación con habilidades, actitudes y conocimientos necesarios para llevar a cabo el trabajo y señale su importancia. Funciones Necesidad de capacitación Importancia Confecciona patrones de vestidos por talla Patronaje por tallas Muy importante Vela por el cumplimiento de las normas de seguridad laboral Mantenimiento preventivo de máquinas ensambladoras Necesario Mantiene actualizado el rol de bodega Programa específico Hoja electrónica Más o menos Una tercera manera de hacer la consulta (en este caso se ejemplifica a personal docente de un colegio técnico). En este caso es necesario establecer una escala, para que no se den situaciones confusas.
  12. 12. Manual DNC Práctico 11 8. Indique el nivel que usted considera domina de los siguientes aspectos relacionados con su trabajo/puesto. Si considera que ninguno cubre las funciones que desarrolla actualmente, indique en los espacios en blanco los aspectos que correspondan. Dominio Aspecto Habilidad Mucho Poco Nada Comunicación a) capacidad de comunicar por escrito con concisión y claridad b) capacidad para escuchar, hacer preguntas, expresar conceptos e ideas en forma efectiva, confiable y con actitud positiva Secretariado c) Velocidad de digitación (30 ppm) En este caso se puede contar previamente con un listado de temáticas asociadas a cada habilidad. Este es un ejemplo básico, el instrumento debe ser adaptado a las condiciones de cada organización.

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