GTD 책의 1장~3장까지 내용 요약 발표 세미나 자료

1. Getting Things Done 최 범 균

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4. TOC 1부 깔끔한 일처리 기술 1장 새로운 현실을 위한 새로운 실천 2장 삶의 통제력 유지하기 3장 프로젝트 계획하기 2부 스트레스 제로의 생산성 실처 3부 핵심적 원리의 힘 4

5. 1장 새로운 현실을 위한 새로운 실천 5

6. 일은 많은데 시간이 없다 상황 경계가 없는 일 지식 노등, 팀/본부 간 경계 없음(부문간 소통/협력/참여 요구) 바뀌는 직무 일정표, 오늘 할일, 우선순위 기반 작업 관리의 어려움 일의 속도, 복잡함, 우선순위 결정의 어려움 다양한 부서의 요구에 대해 우선순위 부여하기 어려움 그저 일이 존재할 뿐 큰 그림(목표, 가치, 일정 등) 그려도, 실행 어려움 수시로 쳐들어오는 업무 ->집중력 저하 자기 관리 시스템이 없으면 주의력 분산 해야 할 일이 많아 거창한 목표를 진행하기 힘듬 6

7. 스트레스 유발 해야 할 일은 많은데 메일, 직원들, 프로젝트, 상사로부터 대응을 효과적으로 못하고 일을 처리할 때 주의력을 기울이지 못함 마음속에 업무가 맴돌고 집중은 안 되고, 일도 진척 안 되고 스트레스가 됨! 7

8. 새로운 업무 관리 시스템이 필요 적은 시간과 노력으로, 매일 들어오는 수십~수백가지 일을 관리할 수 있는 시스템 필요 일 달성에 필요한 일관된 행동과 도구를 갖춘 시스템 이를 통해 스트레스 없이, 고도의 집중 달성 결과는 의미 있는 성과 8

9. 지켜지지 않은 약속에서 스트레스 유발 미완의 고리(open loop) 제자리에 있지 않거나 잘못된 방식을 지닌 모든 것 제대로 완수하지 못한 온갖 일 미완의 고리를 지닌 약속(일), 곧 스트레스 일관되게 약속을 경영하려면? 1, 완결되지 않은 약속을 마음 밖으로 꺼내고 2, 약속이 무엇이고, 어떻게 해야 하는 지 정하고, 3, 정기적으로 검토 9

10. 약속 경영 1 – 마음에서 끄집어 내기 마음속에 남아 있는 업무 진척되지 않는 일에 대한 생각 시간 에너지 낭비, 근심만 부추김 남아 있는 이유 의도하는 결과에 대해 정확히 규정하지 않음 결과 달성을 위한 다음 행동 단계를 결정하지 않음 자신이 믿고 따르는 시스템에 입력하지 않았기 때문 10

11. 약속 경영 2 – 약속의 행동을 정하기 끄집어 낸 약속들의 다음 행동 정하기 컴퓨터를 고쳐야 한다는 약속에 대한 다음 행동 아는 친구에게 전화해 수리를 부탁한다. 동네 수리점에 연락한다. 해야 할 일 리스트는 일거리 리스트에 불과 실제로 행해야 하는 세부 항목이 필요함 습득되면 관리능력이 강화 안정감, 집중력 향상 11

12. 행동 경영 결과 정의와 다음 행동을 규정했다면 행동을 경영해야 함 Bottom Up 접근법 현재 하고 있는 활동과 약속부터 처리 Top-Down 접근법은 일상의 업무로 인해 훼손되기 쉽상 수평적/수직적 행동 경영 조화 수평적 행동경영 – 모든 행동에 일관성 유지 신속하게 자신의 집중력을 옮길 수 있는 시스템 필요 수직적 행동경영 – 주제와 프로젝트를 상하로 이동하면 추적 모든 업무를 머리 바깥으로 끄집어 냄!!! 결정되지 않은, 완료되지 않은 일에 계속 신경쓰지 말고, 좌절과 스트레스 발생 머리의 저장/추적에는 한계가 있어 결국 일에 구멍이 남 미완결된 것들은 기록해 두고 주기적으로 검토! 근심과 스트레스를 제거 12

13. 2장 삶의 통제력 유지하기: 5단계 경영법 13

14. 업무흐름 5단계 경영법 관심을 끄는 사물 수집 (collect) 사물의 의미와 할 일을 가공 (process) 결과를 조직화 (organize) 선택 가능한 방안 검토 (review) 행동 (do) 14

15. 1단계 - 수집하기 의사 결정을 내릴 때 까지 미완결물을 보관함에 수집 미완결물: 할지 말지 결정 못한 것, 착수하지 않은 것, 미룬 것, 현재 하고 있는 것, 마무리만 남은 일 수집용 도구 보관함 : 서류, 우편물, 잡지, 영수증 등 수집하는 상자 종이 도구 : 공책, 수첩 등 아이디어나, 할 일 수집 전자식 메모장, 이메일 등 성공 조건 머리 밖으로 모두 끄집어낼 것 : 수집함이 항상 근처에 있어야 함 수집함의 수 최소화 수집함 비우기 : 당장 하던가, 시스템에 넣던가 15

16. 2단계 – 가공하기 16 자신에게 필요한 모든 행동과 정보를 확인한 뒤 그것을 제대로 된 시스템 속에 집어 넣기 수집함 무엇인가? 쓰레기 No 실행 가능한가? 보류 참고 Yes 프로젝트(수립) 다단계 프로젝트들 다음 행동? 프로젝트 계획 (행동검토용) 2분 내 해결? Yes No 직접 한다 위임한다 연기한다 대기 달력 다음 행동 리스트 등록

17. 3단계 – 조직화 17 수집함 무엇인가? 쓰레기 No 실행 가능한가? 보류 참고 Yes 프로젝트(수립) 다단계 프로젝트들 다음 행동? 프로젝트 계획 (행동검토용) 2분 내 해결? Yes No 리마인더(reminder) : 기억할 필요 없이 다시 상기할 수 있도록 알려주는 시스템 직접 한다 위임한다 연기한다 대기 달력 다음 행동 리스트 등록

18. 3단계 – 조직화: 프로젝트 프로젝트 : 목표이며 하나 이상의 행동 필요한 것 해야 할 일이 남아 있음을 일깨워주는 이정표 존재 프로젝트 리스트 & 다음에 할 일들을 정해두고 정기적으로 검토 필요 세부 사항, 계획, 정보 등을 쉽게 찾을 수 있는 곳에 보관 -> 수시로 검토할 수 있도록 함 완결은 행동을 취해 처음 목표대로 결과를 이루는 것 18

19. 3단계 – 조직화: 다음 행동 해야 할 행동 빠른 시간에 할일 특정 날짜나 시간에 이루어야 할 일 : 달력 달력 특정 시간이 정해진 행동 (약속: 미팅 시간 등) 특정 날짜가 정해진 행동 (거래처 연락 등) 특정 날짜가 정해진 정보 다음 행동 리스트 2분 이상 걸리고 위임할 수 없는 일 관리 적절한 시기가 되면 실천에 옮겨야 하는 행동의 리마인더 시간이 날 때 마다 다음 행동 검토 대기 목록 19

20. 3단계 – 조직화 : 실행 불가능 항목 쓰레기 : 바로 버림 해야 할 일과 쓰레기가 섞이지 않도록 보류 언젠가&어쩌면 예) 읽고 싶은 책, 보고 싶은 비디오 매주 정기적으로 검토하여 평가 추후 확인 파일 (후속 조치 파일) 참고 보관하고 필요할 때 사용 손쉽게 찾을 수 있는 정보 역할을 수행 20

21. 4단계 – 검토하기 프로젝트나 미완의 고리들을 1만 피트(프로젝트 수준) 상공에서 내려다보아야 하는 시기 검토 순서 그날 해야 할 일을 검토 (달력 이용) 다음 행동 리스트 검토 프로젝트, 대기, 언젠가/어쩌면 리스트 검토 모든 리스트를 최소 매주 한 번씩은 검토해야 함 수집함에 있는 모든 업무를 모아 가공 시스템을 점검 리스트 갱신 명확하게, 최신의 것들로, 완벽하게 정리 21

22. 5단계 – 실천하기 결국 특정 시간이 정해진 행동에 대해 올바른 선택을 하고 실행하는 것이 중요 구축한 시스템애 대해 자신감을 갖고 판단하고 행동 행동 선택의 네 가지 기준 배경 가능 시간 가능 에너지 우선 순위 22

23. 3장 프로젝트 계획하기 : 5단계 공략법 23

24. 자연스러운 계획 수립 모형 일을 탁월하게 완수하기 위한 다섯 단계 목적과 원칙 규정 결과에 대한 비전 브레인스토밍 조직화 다음 행동 확인 24

25. 목적 목적을 분명히 아는 것은 최우선 조건! 프로젝트를 명확히 하고 창의성을 계발하고 협력 체제를 유지 ‘왜’라는 질문이 좋은 이유 성공을 규정 : 일에 대한 분명한 목적의식이 없으면 승리할 가능성은 거의 없다. 의사 결정 기준 자원을 적절히 배분 동기부여 초점을 분명하게 함 선택권을 확장 25

26. 원칙 목적만큼 중요 원칙에 관련된 건설적 대화와 확인 에너지를 관리하고, 불필요한 갈등 방지 해야 할 행동에 좋은 결과를 가져옴 원칙은 행동의 한계 범위와 우수한 행위의 표준 부여 26

27. 비전 성공이 어떤 모습인지에 대한 분명한 그림 ‘무엇을?’에 대한 문제 자원들을 가장 생산적으로 활용 결과를 명확히 예측하는 능력! 지식 근로에서 가장 강력한 힘을 지녔고, 발전시켜야 할 능력 비전의 전개 단계 완성된 프로젝트 모습을 그려보아라 엄청난 성공을 그려보아라 적절한 자리에 당신이 그리는 성공의 특징과 장점들을 위치시켜라 성공적 시나리오 일을 추진하는 좋은 출발지점 27

28. 브레인스토밍 ‘어떻게’ 메커니즘 마인드매핑 – 유용한 브레인스토밍 기법 브레인스토밍을 바깥으로 표현 인식의 배분(distributed cognition) 머리에서 무언가를 끄집어 내어 검토가 가능한 장소에 넣어둠 브레인스토밍 원칙 평가, 도전, 비판하지 말 것 질이 아닌 양을 중시 분석과 평가는 표면에 내세우지 말 것 28

29. 프로젝트 조직화 조직화의 기본 중요한 부분 확인 구성요소에 따른 분류 연속 관계에 따른 분류 우선순위에 따른 분류 필요한 수준까지의 세부사항들 29

30. 다음 행동 계획 수립의 최종 단계 : 계획을 실제적으로 추진 프로젝트에 따른 리스트를 만들고, 각각에 대한 다음 행동을 꾸준히 관리 기본 프로젝트상 현재 진행중인 각각의 부분에 대해 다음 행동 결정 필요하다고 생각하면 계획 수립 과정에서의 다음 행동도 결정 30

31. 얼마나 많은 계획 수립이 필요한가? 프로젝트가 당신의 마음으로부터 완전히 벗어나게 할 만큼 마음속에 남아 있는 이유는 대개 결과와 행동단계를 올바로 알지 못했기 때문 명확해지려면 계획 수립 과정의 윗 부분으로 사고 이동해서 계획 재 수립 브레인스토밍 등 진행 결과에 대한 비전에 집중하는 것도 좋은 방법 지금의 상황으로 이끈 최초의 이유를 분명히 함 많은 것을 이루려면 모형의 아래 부분으로 거슬러 내려갈 것 생각은 반드시 비전을 가지고 구체적으로 밀고 나갈 것 결과는 어떤 모습일까? 브레인스토밍 정체 -> 우선 처리 업무 선택 후 의사결정 엄격 시행 일이 추진히 안 되면 -> ‘다음 행동과 책임자’에 초점을 맞추고, 구성 요소 평가 ‘지금 당장 할 수 있는 일은 무엇인가?’ 31

32. 마무리 32

33. 결론 마음속, 수집함에 있는 업무를 끄집어 내어 관리 시스템에 넣을 것 업무 흐름 5단계 경영법 수집, 가공, 조직화, 검토, 실천 핵심적인 성공 요인은 주기적인 검토에 달려 있다. 프로젝트의 성공적 수립 5단계 목적/원칙 규정, 결과 전망, 브레인스토밍, 조직화, 다음 행동 확인 33

34. 툴 소개 다음 할 일 정리 툴 RTM(www.rememberthemilk.com) Things(맥 전용) 34

35. Q&A 35