Analise de funções administrativas

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Analise das funções administrativas da empresa junior sinergia e comparação entre autores sobre PODC de fayol

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Analise de funções administrativas

  1. 1. Análise das funções administrativas da empresa SINERGIA – Soluções em Tecnologia Química Mariana Ferreira Silva Matrícula 82807 Turma 2 Novembro, 2015
  2. 2. INTRODUÇÃO Empresa Sinergia - Soluções em Tecnologia Química Razão Social: Sinergia - Soluções em Tecnologia Química Atua no ramo de consultoria e prestação de serviços em soluções em Tecnologia Química Endereço: Av PH Rolphs s/n. Universidade Federal de Viçosa, Departamento de Química, Sala 223 Número de funcionários: 32
  3. 3. BASE TEÓRICA O gerenciamento acima de outras coisas deve seguir alguns princípios da administração, os quais podem ser agrupados em quatro funções essenciais conhecidos como PODC: Planejamento, organização, direção ou liderança, e controle. Planejamento baseia-se na delimitação antecipada do que deve ser realizado é a identificação da forma como deve ser feito. Por isso, torna-se importante calcular todos os riscos para que não fiquem margens de erro. No planejamento define-se: visão, missão, objetivos, metas, estratégias e alternativas, políticas, análise do ambiente interno e externo, instituição dos planos de ação e realimentação. Stoner (1999, p.5) diz que: "Planejar significa que os administradores pensam antecipadamente em seus objetivos e ações, e que seus atos são baseados em algum método, plano ou lógica, e não em palpites. São os planos que dão à organização seus objetivos e que definem o melhor procedimento para alcançá-los." De forma semelhante, Chiavenato (2000, p.195) diz que: "O Planejamento figura como a primeira função administrativa, por ser aquela que serve de base para as demais funções. O Planejamento é a função administrativa que determina antecipadamente os objetivos que devem ser atingidos e como se deve fazer para alcançá-los." Lacombe e Heilborn (2003, p. 49), conceituam planejar como pensar antecipadamente o que se deseja alcançar e determinar os meios e recursos para concretizar esse desejo. Isto envolve coletar informações e diagnosticar a situação; estabelecer objetivos, para orientar as decisões; elaborar e implantar planos, programas e projetos para alcançar as metas e montar seus respectivos cronogramas para acompanhar a execução. Manter-se sempre informado de modo a atualizar permanentemente o diagnóstico. Organizar é o segundo passo do Processo de Administrar, consiste em procurar a melhor forma para executar o que foi planejado. Nesse momento é importante a eficiência das operações. Para Stoner (1999) organizar é o processo de arrumar e alocar o trabalho, a autoridade e os recursos entre os membros de uma organização, de modo que eles possam alcançar eficientemente os objetivos da mesma. Segundo Chiavenato (2000, p. 202) organizar consiste em: I. Determinar as atividades específicas necessárias ao alcance dos objetivos planejados (especialização). II. Agrupar as atividades em uma estrutura lógica (departamentalização).
  4. 4. III. Designar as atividades às específicas posições e pessoas (cargos e tarefas)." Semelhantemente, Lacombe e Heilborn (2003, p. 49) conceitua como “processo de identificar, dividir e alocar o trabalho. Isto envolve identificar, dividir e agrupar o trabalho a ser realizado; definir responsabilidades e autoridades e estabelecer as relações entre os grupos de modo a possibilitar que as pessoas trabalhem eficazmente para atingir os objetivos. ” Por isso, o processo de organizar exige racionalização do trabalho objetivando minimizar desperdícios e otimizar a produtividade para alcançar ótimos resultados. Organizar significa buscar a melhor maneira para agir. A direção ou liderança, está associada à tomada de decisão, deve é o ato de chamar a responsabilidade para si próprio, porém merece grande atenção pois quando não há a análise dos possíveis riscos o processo pode falhar, causar retrabalhos e perdas para a empresa. O gerente ou administrados antes de tomar uma grande decisão deve mensurar se a mesma somara ou não no seu trabalho. Para Lacombe e Heilborn, liderar é conduzir um grupo, influenciando seu comportamento, para atingir objetivos e metas de interesse comum do grupo, de acordo com uma visão do futuro baseada num conjunto coerente de idéias e princípios. Enquanto que para Stoner (1999) liderar significa dirigir, influenciar e motivar os empregados a realizar tarefas essenciais. Chiavenato (2000, p. 7) diz que: "Definido o planejamento e estabelecida a organização, resta fazer as coisas andarem e acontecerem. Este é o papel da direção (liderança): acionar e dinamizar a empresa. A direção (liderança) está relacionada com a ação, com o colocar-se em marcha, e tem muito a ver com as pessoas. Ela está relacionada diretamente com a atuação sobre os recursos humanos da empresa." Controlar é saber se o que foi planejado e organizado está dando os resultados esperados, é medir o sucesso ou insucesso de todo o processo administrativo. É fundamental o controle para garantir a eficiência e eficácia da Administração. Stoner (1999) divide a função de controle em 4 elementos:  Estabelecer padrões de desempenho;  medir o desempenho atual;  comparar esse desempenho com os padrões estabelecidos;  caso sejam detectados desvios, executar ações corretivas. Sobre a finalidade do Controle, Stoner (1999, p.7) diz que: “Através da função de controlar, o administrador mantém a organização no caminho escolhido”. De maneira semelhante, Chiavenato (2000) fala que a finalidade do
  5. 5. controle é assegurar que os resultados do que foi planejado, organizado e dirigido se ajustem tanto quanto possível aos objetivos previamente estabelecidos. Lacombe e Heilborn (2003, p. 50) definem controlar como assegurar que as atividades da organização se direcionem aos objetivos, o que envolve medir o desempenho, compará-lo com o desejado, e tomar as medidas corretivas necessárias. Portanto, através do Controle é possível identificar se o processo está se desenvolvendo bem e melhorá-lo se possível ou se o processo está se desenvolvendo de maneira insatisfatória e propor ações corretivas ou novos direcionamentos para a Administração. É o Controle que garante os bons resultados e a melhoria contínua do Processo de Administrar.
  6. 6. DADOS OBTIDOS A Empresa Júnior – SINERGIA atua em serviços na área de química e engenharia química, tais como dimensionamentos fabris, gerenciamento de resíduos, melhoramento de produtos químicos, análises químicas, boas práticas laboratoriais e proteção contra corrosão. Os serviços são destinados à pequenos e grandes produtores rurais com algum setor agroindustrial de interesse, indústrias químicas, alimentícias, estudantes e comerciantes em geral que buscam análises químicas, laboratórios de análises. A empresa é departamentalizada em diretorias como a de Administrativo financeiro, Gestão de Pessoas, Marketing, Presidência, Projetos, Relações Públicas, Qualidade. E cada diretoria dessas tem seu diretor e seus gerentes, sendo ao todo 32 membros. Segue-se o organograma: As tomadas de decisões são tomadas através da diretoria executiva, onde, em uma reunião com estes diretores executivos, cada diretor representa as opiniões de seus gerentes, repassa para todos na roda, e as decisões são tomadas pelos próprios diretores, sempre lembrando de levar em consideração o mapa estratégico da empresa e os valores da mesma. Diretor Presidente Diretor Vice- Presidente Diretor Administrativo Financeiro Gerente ADM- FIN Gerente ADM- FIN Gerente ADM- FIN Diretor Gestão de Pessoas Gerente GP Gerente GP Gerente GP Gerente GP Gerente GP Diretor Marketing Gerene MKT Gerente MKT Gerente MKT Gerente MKT Diretor Projetos Gerente Projetos Gerente Projetos Diretor Relações Públicas Gerente RP Gerente RP Diretor Qualidade Gerente Qualidade Gerente Qualidade Gerente Qualidade Gerente Qualidade
  7. 7. A empresa faz uso de planejamento estratégico. No início, coloca-se a macro meta, que é a visão. A visão muda de dois em dois anos. Para isso faz- se um mapa estratégico. São levantados problemas que impedirão de cumprir a visão, e esses são solucionados com ações. As ações são executadas e medidas através de metas, que são planejadas de gestão em gestão. Espera-se que, ao cumprir-se as metas, a visão seja batida, através do seguimento do mapa estratégico. A empresa realiza o acompanhamento dos funcionários por diretoria, onde um membro de gestão de pessoas fica responsável pelo bem-estar, e desenvolvimento dos membros de uma diretoria. Esse acompanhamento é chamado de coaching. Um outro fator motivacional, é a imersão. A imersão é um evento que ocorre todo final de período onde todos os membros vão para um sítio e ficam um final de semana em contato com a parte menos empresarial e mais informal um do outro. O evento promove a integração e motivação dos membros, por perceberem que estão em família e ficarem mais dispostos ao trabalho, depois do final de semana. A diretoria de marketing é que realiza o contato com o cliente, sendo este da forma que o cliente preferir. Ao preencher a ficha de atendimento, o cliente coloca a melhor forma de contatá-lo, e a comunicação é feita dessa forma. Essa maneira é eficaz para a empresa, pois quem decide é o cliente. O cliente fica a par de todo a execução do serviço, tal que marketing é responsável por repasses do projeto. Se for um projeto longo, realiza-se repasses mensais sobre a execução, e repasses em tempos menores se o projeto for curto. Marketing também passa um feedback de pré-projeto, um de execução e um de finalização, para coletar informações sobre o cliente, e dessa forma, atender suas necessidades durante a execução, ou até mesmo antes dela. Ao receber uma proposta de serviço, são feitas as seguintes análises: 1- Se está na carta de serviços 2- Se existe professor orientador disponível 3- Se os membros são capazes de fazer (nesse quesito, entra questões do tipo se o membro irá conseguir a informação em tempo hábil para a execução do projeto) Caso, a um desses a resposta seja não, a empresa não se mostra apta e assim não realiza o serviço. É aplicado feedback pelo marketing nas etapas de iniciação, execução e encerramento, sendo que estes sempre são levados na reunião de finalização do projeto onde é preenchido um relatório de finalização do projeto, contando as principais etapas dos projetos, os acertos e pontos de melhoria, para a gestão do conhecimento.
  8. 8. A propaganda da empresa é realizada pela diretoria de marketing e a diretoria de relações públicas, através de redes sociais, divulgação do site, através de participação em eventos estratégicos e divulgação da marca.
  9. 9. CONCLUSÕES E SUGESTÕES Observa-se uma boa estrutura organizacional, com as funções administrativas de planejamento, organização, direção e controle bem executadas, o que favorece o funcionamento e sucesso profissional da empresa. O espírito de liderança sobre toda empresa manifesta-se de maneira bem intensa, tal que é capaz de motivar a todos a execução de uma ideia comum, levando em consideração o que todos pensam, o que a demarca como uma empresa democrática, em traços de abuso de autoridade. Faz-se então necessário por parte dos líderes a busca de treinamentos para trazer a empresa, cada vez mais, inspiração e inovação. O constante contato do cliente pela diretoria de Marketing, traz a este uma maior confiança na empresa, e permite que seja feito o controle, se está tudo acontecendo de acordo com o planejado e esperado. A diretoria de Gestão de Pessoas, mostra-se com grande importância pois promove o bem-estar da empresa, dando aos funcionários autoconfiança para executar suas funções. É interessante após cada projeto fazer uma pesquisa de opinião e imagem da empresa por parte não só dos membros da empresa, mas também dos clientes, visando sempre melhorar a imagem que a empresa tem com os mesmos.
  10. 10. REFERÊNCIA BIBLIOGRÁFICA CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à teoria geral da administração. 6ª ed. Rio de Janeiro: Campus, 2000. STONER, James A. F.; FREEMAN, R. Edward. Administração. 5ªed. Rio de Janeiro: Prentice Hall do Brasil, 1999. WAHRLICH, Beatriz Marques de Souza. Uma análise das teorias de organização. 3ª ed. Rio de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, 1971. LACOMBE, Francisco José Masset; HEILBORN, Gilberto Luiz José. Administração: princípios e tendências. São Paulo: Saraiva, 2003.

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