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Manual encerramento 2011

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Fechamento do Ano Letivo 2010




                                1
CONTEÚDO
       Conteúdo ............................................................................................................................................... 2

           Introdução ...........................................................................................................3

           Orientações Importantes......................................................................................4

           Conhecendo o Sistema Gestão..............................................................................8

               Onde e como acessar o sistema? ............................................................................. 8

           Módulo Gestão Escolar....................................................................................... 11

               Notas por Turma .................................................................................................... 11

               Fechamento do Ano Letivo e matrículas ................................................................ 14

               Histórico de Matrícula ............................................................................................ 18

               Transferência de Turma ......................................................................................... 20

               Transferência de Aluno .......................................................................................... 22

               Encerramento de Aluno ......................................................................................... 24

               Reabrindo a matrícula de um aluno ....................................................................... 27

           Observações Importantes................................................................................... 28

               Alunos com dependência ....................................................................................... 28

               Transferência de aluno entre Unidades do Estado do Rio de Janeiro ................... 29

               Transferência de aluno para unidades particulares, municipais ou de outros
   Estados ................................................................................................................................ 29




                                                                                                                                            2
INTRODUÇÃO




Durante todo o ano de 2010 foram tomadas diversas medidas que intensificaram e
fortificaram o sistema Conexão Educação como uma importante ferramenta de
informações e de gestão para os alunos, responsáveis, professores, gestores das
unidades de ensino, coordenadores regionais e para a SEEDUC.

O término do calendário escolar se aproxima e junto com ele o Encerramento do Ano
Letivo e, a seguir, o período de Matrícula 2011. A não realização do Fechamento do
Ano Letivo e conseqüentemente da Matricula 2011 geraria graves impactos na
evolução do cenário educacional na Rede Estadual do Rio de Janeiro. Desta forma, faz-
se necessário o compromisso dos Professores, Diretores das Unidades Escolares e
Coordenadores Regionais, com as ações necessárias a fim de garantir a conclusão do
processo em sua plenitude.

Neste manual iremos abordar todas as informações necessárias para o cumprimento
do fechamento do ano letivo e matrícula 2011 e o passo a passo de todos os
procedimentos dentro do sistema de Gestão. O objetivo deste sistema visa a
integração e gestão de todos os seus componentes na transformação de
procedimentos relacionados à educação em processos eficientes, ágeis, seguros e
econômicos.




                                                                                   3
ORIENTAÇÕES IMPORTANTES

Tendo como objetivo o correto entendimento e alinhamento entre a Coordenação do
Conexão Educação e a Assessoria de Comunicação da SEEDUC-RJ, no que tange as
metas a serem alcançados por este Plano e Comunicação, elencamos abaixo os
principais pontos de atenção que devem ser observados:


      A alocação dos professores no quadro de horários tem o prazo máximo até o
      dia 15/12/2010.


      A realização dos Conselhos de Classe para a finalização da situação dos alunos
      tem o prazo máximo para acontecer até o dia 20/12/2010.


      O Lançamento de notas e freqüências relativas a todos os bimestres do ano de
      2010 tem como prazo máximo até o dia 24/12/2010, sendo assim, qualquer
      alteração de notas ou freqüências de um aluno que seja definido pelo conselho
      de classe deverá ser feito até esta data.



   IMPORTANTE: Existe um relatório chamado “Acompanhamento do lançamento
   de notas”. Nele o diretor poderá visualizar as pendências dos lançamentos de seus
   docentes e das disciplinas de sua responsabilidade, como por exemplo, as
   disciplinas sem professor. Estas notas devem ser lançadas antes do fechamento do
   ano pelo diretor ou secretaria, ou seja, até o dia 24/12/2010, na tela de “notas por
   turma”, que veremos mais a frente neste manual.



      Entre os dias 27/12/2010 e 31/12/2010 o sistema fará o fechamento do ano
      letivo automaticamente dos alunos que possuírem todas as notas e freqüências
      lançadas no sistema. Serão considerados como critérios para aprovação na
      disciplina mínimos de 75% de freqüência e 20 pontos (somatória dos 4
      bimestres).

       OBS: Os alunos fechados automaticamente também serão enturmados na
       turma do próximo ano letivo, desde que a mesma exista. Caso contrário o
       diretor deverá fazer a enturmação do aluno no sistema na tela de “matrícula”.




                                                                                          4
Para alunos com freqüência abaixo de 75% em 2010, o fechamento será
   realizado em lote, considerando os mesmos como “Reprovados por
   Freqüência”


   Para os alunos reprovados em 3 ou mais disciplinas em 2010, o fechamento
   será realizado em lote, considerando os mesmos como “Reprovados por Nota”
   desde que tenha atingido 75% de freqüência.


   Para os alunos com freqüência abaixo de 75% e reprovados em 3 ou mais
   disciplinas em 2010, o fechamento será realizado em lote, considerando os
   mesmos como “Reprovados por Frequência”.

   Não serão contemplados no “fechamento em lote” os alunos que se encaixem
   nas seguintes situações:

 Alunos dos CES/NACES;

 Alunos do Ensino Fundamental – Anos Iniciais (1º a 5º ano);

 Alunos com 1 ou 2 disciplinas reprovadas em 2010;

 Alunos com lançamento de “S/N” em qualquer um dos bimestres;

 Alunos com pendência de lançamento de notas/faltas em qualquer um dos
  bimestres.


   As pendências para fechamento serão disponibilizadas aos diretores das
   Unidades de ensino para verificação e correção a partir de 03/01/2011, cujo
   cronograma final será divulgado posteriormente. Neste período o diretor
   deverá fazer o fechamento do ano letivo no sistema Conexão Educação de cada
   um de seus alunos com pendências após “fechamento em lote”. Este processo
   será feito na tela de “Fechamento do ano letivo e matrícula”, que será visto
   mais á frente neste material.




                                                                               5
Está disponível para o diretor um relatório chamado “alunos com pendência de
       enturmação”. Este relatório o auxiliará na verificação de alunos que possuem
       cadastros ativos em sua unidade e que não estão enturmados. O diretor terá
       que enturmar os alunos que por algum motivo passaram despercebidos e não
       foram devidamente enturmados (Lembrando que o período de enturmação
       será divulgado pela SEEDUC), transferir os alunos que foram para outras
       escolas estaduais do Rio de Janeiro em que este processo ainda não tenha sido
       feito no sistema e encerrar o cadastro dos alunos evadidos, ou que
       abandonaram, dos alunos concluintes que não possuem dependência e dos
       alunos que foram transferidos para unidades fora da rede do estado do Rio de
       Janeiro.


       A confirmação da matrícula dos alunos vindos do Matrícula fácil será feita do
       dia 05/01/2011 ao dia 14/01/2011.

       A inscrição da 2ª fase da matrícula será realizada do dia 19/01/2011 ao dia
       28/01/2011.


       A confirmação da matrícula referente a 2ª fase, será realizada do dia
       01/02/2011 ao dia 04/02/2011.


  OBS: Quaisquer informações referentes ao CES e COESP, deve-se entrar em contato
  com os respectivos setores responsáveis na SEEDUC.



Estas ações são imprescindíveis para o correto encerramento do ano letivo de 2010 e
para o bom andamento da matrícula 2011, de forma a não comprometer a
disponibilidade de vagas no próximo ano.


Nos próximos dias, a SEEDUC deverá emitir os esclarecimentos necessários a fim de
suportar estas atividades. Podemos destacar, por exemplo, a importância da Direção
da escola garantir o funcionamento do link de comunicação em sua Unidade Escolar,
bem como da obtenção e do funcionamento da Câmera Web.




                                                                                  6

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Manual encerramento 2011

  • 1. Fechamento do Ano Letivo 2010 1
  • 2. CONTEÚDO Conteúdo ............................................................................................................................................... 2 Introdução ...........................................................................................................3 Orientações Importantes......................................................................................4 Conhecendo o Sistema Gestão..............................................................................8 Onde e como acessar o sistema? ............................................................................. 8 Módulo Gestão Escolar....................................................................................... 11 Notas por Turma .................................................................................................... 11 Fechamento do Ano Letivo e matrículas ................................................................ 14 Histórico de Matrícula ............................................................................................ 18 Transferência de Turma ......................................................................................... 20 Transferência de Aluno .......................................................................................... 22 Encerramento de Aluno ......................................................................................... 24 Reabrindo a matrícula de um aluno ....................................................................... 27 Observações Importantes................................................................................... 28 Alunos com dependência ....................................................................................... 28 Transferência de aluno entre Unidades do Estado do Rio de Janeiro ................... 29 Transferência de aluno para unidades particulares, municipais ou de outros Estados ................................................................................................................................ 29 2
  • 3. INTRODUÇÃO Durante todo o ano de 2010 foram tomadas diversas medidas que intensificaram e fortificaram o sistema Conexão Educação como uma importante ferramenta de informações e de gestão para os alunos, responsáveis, professores, gestores das unidades de ensino, coordenadores regionais e para a SEEDUC. O término do calendário escolar se aproxima e junto com ele o Encerramento do Ano Letivo e, a seguir, o período de Matrícula 2011. A não realização do Fechamento do Ano Letivo e conseqüentemente da Matricula 2011 geraria graves impactos na evolução do cenário educacional na Rede Estadual do Rio de Janeiro. Desta forma, faz- se necessário o compromisso dos Professores, Diretores das Unidades Escolares e Coordenadores Regionais, com as ações necessárias a fim de garantir a conclusão do processo em sua plenitude. Neste manual iremos abordar todas as informações necessárias para o cumprimento do fechamento do ano letivo e matrícula 2011 e o passo a passo de todos os procedimentos dentro do sistema de Gestão. O objetivo deste sistema visa a integração e gestão de todos os seus componentes na transformação de procedimentos relacionados à educação em processos eficientes, ágeis, seguros e econômicos. 3
  • 4. ORIENTAÇÕES IMPORTANTES Tendo como objetivo o correto entendimento e alinhamento entre a Coordenação do Conexão Educação e a Assessoria de Comunicação da SEEDUC-RJ, no que tange as metas a serem alcançados por este Plano e Comunicação, elencamos abaixo os principais pontos de atenção que devem ser observados: A alocação dos professores no quadro de horários tem o prazo máximo até o dia 15/12/2010. A realização dos Conselhos de Classe para a finalização da situação dos alunos tem o prazo máximo para acontecer até o dia 20/12/2010. O Lançamento de notas e freqüências relativas a todos os bimestres do ano de 2010 tem como prazo máximo até o dia 24/12/2010, sendo assim, qualquer alteração de notas ou freqüências de um aluno que seja definido pelo conselho de classe deverá ser feito até esta data. IMPORTANTE: Existe um relatório chamado “Acompanhamento do lançamento de notas”. Nele o diretor poderá visualizar as pendências dos lançamentos de seus docentes e das disciplinas de sua responsabilidade, como por exemplo, as disciplinas sem professor. Estas notas devem ser lançadas antes do fechamento do ano pelo diretor ou secretaria, ou seja, até o dia 24/12/2010, na tela de “notas por turma”, que veremos mais a frente neste manual. Entre os dias 27/12/2010 e 31/12/2010 o sistema fará o fechamento do ano letivo automaticamente dos alunos que possuírem todas as notas e freqüências lançadas no sistema. Serão considerados como critérios para aprovação na disciplina mínimos de 75% de freqüência e 20 pontos (somatória dos 4 bimestres). OBS: Os alunos fechados automaticamente também serão enturmados na turma do próximo ano letivo, desde que a mesma exista. Caso contrário o diretor deverá fazer a enturmação do aluno no sistema na tela de “matrícula”. 4
  • 5. Para alunos com freqüência abaixo de 75% em 2010, o fechamento será realizado em lote, considerando os mesmos como “Reprovados por Freqüência” Para os alunos reprovados em 3 ou mais disciplinas em 2010, o fechamento será realizado em lote, considerando os mesmos como “Reprovados por Nota” desde que tenha atingido 75% de freqüência. Para os alunos com freqüência abaixo de 75% e reprovados em 3 ou mais disciplinas em 2010, o fechamento será realizado em lote, considerando os mesmos como “Reprovados por Frequência”. Não serão contemplados no “fechamento em lote” os alunos que se encaixem nas seguintes situações:  Alunos dos CES/NACES;  Alunos do Ensino Fundamental – Anos Iniciais (1º a 5º ano);  Alunos com 1 ou 2 disciplinas reprovadas em 2010;  Alunos com lançamento de “S/N” em qualquer um dos bimestres;  Alunos com pendência de lançamento de notas/faltas em qualquer um dos bimestres. As pendências para fechamento serão disponibilizadas aos diretores das Unidades de ensino para verificação e correção a partir de 03/01/2011, cujo cronograma final será divulgado posteriormente. Neste período o diretor deverá fazer o fechamento do ano letivo no sistema Conexão Educação de cada um de seus alunos com pendências após “fechamento em lote”. Este processo será feito na tela de “Fechamento do ano letivo e matrícula”, que será visto mais á frente neste material. 5
  • 6. Está disponível para o diretor um relatório chamado “alunos com pendência de enturmação”. Este relatório o auxiliará na verificação de alunos que possuem cadastros ativos em sua unidade e que não estão enturmados. O diretor terá que enturmar os alunos que por algum motivo passaram despercebidos e não foram devidamente enturmados (Lembrando que o período de enturmação será divulgado pela SEEDUC), transferir os alunos que foram para outras escolas estaduais do Rio de Janeiro em que este processo ainda não tenha sido feito no sistema e encerrar o cadastro dos alunos evadidos, ou que abandonaram, dos alunos concluintes que não possuem dependência e dos alunos que foram transferidos para unidades fora da rede do estado do Rio de Janeiro. A confirmação da matrícula dos alunos vindos do Matrícula fácil será feita do dia 05/01/2011 ao dia 14/01/2011. A inscrição da 2ª fase da matrícula será realizada do dia 19/01/2011 ao dia 28/01/2011. A confirmação da matrícula referente a 2ª fase, será realizada do dia 01/02/2011 ao dia 04/02/2011. OBS: Quaisquer informações referentes ao CES e COESP, deve-se entrar em contato com os respectivos setores responsáveis na SEEDUC. Estas ações são imprescindíveis para o correto encerramento do ano letivo de 2010 e para o bom andamento da matrícula 2011, de forma a não comprometer a disponibilidade de vagas no próximo ano. Nos próximos dias, a SEEDUC deverá emitir os esclarecimentos necessários a fim de suportar estas atividades. Podemos destacar, por exemplo, a importância da Direção da escola garantir o funcionamento do link de comunicação em sua Unidade Escolar, bem como da obtenção e do funcionamento da Câmera Web. 6
  • 7. O serviço de atendimento exclusivo do Conexão Educação realizado pela Central de Atendimento, está disponível dando o suporte necessário ao processo através do telefone (2333-4140). 7
  • 8. CONHECENDO O SISTEMA GESTÃO ONDE E COMO ACESSAR O SISTEMA? O acesso ao sistema Conexão Educação Gestão é feito através do site da Secretaria de Educação, através o seguinte endereço e deverá ser realizado na seguinte seqüência: 1. Acessar o link Conexão Educação Gestão através do site: http://www.educacao.rj.gov.br 2. Localizar o link do Gestão e clicar; 3. Aparecerá um link de acesso (imagem abaixo) e o usuário deverá digitar as informações solicitadas: 8
  • 9. Login Descrição Usuário Número de matrícula do Servidor/Funcionário E-mail E-mail Institucional do Servidor/Funcionário Senha Senha pessoal e intransferível do Servidos/Funcionário Ao acessar o sistema, o usuário observará em sua interface algumas funcionalidades que o ajudarão a melhor visualizar as informações destacadas na tela. São imagens construídas a partir de levantamentos feitos com a própria área usuária e que serão utilizadas tomando como base os módulos de acesso destinados a cada uma delas. Abaixo, a imagem geral do Sistema de Gestão após o acesso: Identificação Módulo s Menu Tela s Funcionalidades Descrição Identificação Informações básicas de tempo e orientação ao sistema Módulos Módulos gerenciais específicos por área de atuação Menus Menus de identificação das funcionalidades oferecidas no módulo Telas Funcionalidades de cadastros e consultas de informações gerenciais. Os acessos às telas do sistema são feitos com apenas um click em cima do nome da tela desejada e automaticamente aparecerão outras funcionalidades que caracterizarão sua utilização. Essas novas funcionalidades estão em forma de imagens a seguir: 9
  • 10. Botões Abas Quadro Itens Funcionalidades Descrição Abas Abas de acesso à informações da tela Quadro Quadro de dados com informações específicas solicitadas Itens Dados solicitados a serem preenchidos na tela São opções de seleção que determina o status das informações de um Botões cadastro 10
  • 11. MÓDULO GESTÃO ESCOLAR Este módulo é o mais importante para o diretor, é nele que se concentra as telas referentes a gestão e movimentação de seus alunos. Neste módulo podemos visualizar alguns menus que possuem telas específicas para cada funcionalidade oferecida. NOTAS POR TURMA Esta tela é uma tela que servirá para consultar, lançar e alterar notas de alunos de uma determinada turma em específico. Lembramos que as notas serão lançadas oficialmente através do portal do Docente on-line pelo próprio docente. No entanto, em casos excepcionais a secretaria da escola poderá ter a necessidade de realizar consultas, lançamentos e alterações de notas. Os casos em que o diretor deverá fazer o lançamento de notas no lugar do professor são: Disciplinas que possuem carência temporária ou total Disciplinas de professores do município que não possuam matrícula no Estado Disciplinas de professores do DEGASE Disciplinas de professores de projetos pedagógicos Disciplinas de professores conveniados Nesta tela o usuário poderá fazer uma busca/consulta das notas de todos os alunos, por disciplina de uma determinada turma. O Usuário irá visualizar todas as notas dos alunos, de todos os bimestres, inclusive é possível verificar a média final do aluno, calculada de acordo com a fórmula informada previamente. O usuário poderá cadastrar as notas, removê-las e alterá-las. Para consultar e /ou alterar notas é necessário selecionar primeiramente a turma de interesse. Para fazer uma pesquisa pela turma de interesse, é necessário selecionar ano, período e coordenadoria obrigatoriamente em conjunto e nesta ordem e clicar no botão , conforme seqüência de imagens a seguir. 11
  • 12. Módulo Gestão Escolar  Menu Notas  Tela Notas por Turma Botão que seleciona uma turma. Indicação da disciplina e período bimestral da turma em questão. Após, o usuário deverá clicar no botão de buscar. Automaticamente, aparecerá a grade de lançamento das notas da turma com a listagem de todos os alunos, assim como, as células onde deverão ser lançadas as notas. Para lançar/alterar notas dos alunos de uma turma, o usuário deverá clicar no interior da célula e lançar e/ou alterar a nota. Posterior às 12
  • 13. alterações na grade de Notas, o usuário deve clicar no botão para salvar. Caso queira cancelar as alterações, clique no botão, conforme imagem a seguir. Campo Descrição Ano Ano da turma selecionada. (Tabela: Ano Letivo) Período Período da turma selecionada. (Tabela: Ano Letivo, cujo filtro é Ano) Coordenadoria Coordenadoria da turma selecionada. Município Município da turma selecionada. Unidade de Ensino Unidade de ensino da turma selecionada. Turma Turma selecionada. Campo Descrição Ano Ano da turma selecionada. Período Período da turma selecionada. Escolaridade Escolaridade da turma selecionada. Turno Turno da turma selecionada. Ano de Escolaridade Ano escolar da turma selecionada. Turma Turma selecionada. Unidade de Ensino Unidade de ensino da turma selecionada. Capacidade Quantidade máxima de alunos da turma. Sala de Aula Sala de aula alocada para a turma. Campo Descrição Nome Nome completo do aluno. Foto Foto do aluno. Sit. Matrícula Situação da matrícula do aluno. 13
  • 14. Campo Descrição Unidade de Ensino Unidade de ensino da turma selecionada. Turma Turma selecionada. Ano Ano da turma selecionada. Período Período da turma selecionada. Escolaridade Escolaridade da turma selecionada. Turno Turno da turma selecionada. Matriz Curricular Matriz curricular da turma selecionada. Ano de Escolaridade Ano escolar da turma selecionada. Campo Descrição Disciplina* Disciplina para a qual se deseja consultar ou editar notas. Período Letivo Indica a que período o instrumento de avaliação está associada. FECHAMENTO DO ANO LETIVO E MATRÍCULAS A tela de fechamento do ano letivo e matrículas permitirá ao usuário realizar ao mesmo tempo o fechamento do ano letivo de uma turma e já determinar a série e turma do próximo ano letivo para os alunos, conforme ofertas de turmas cadastradas para a unidade. Este procedimento será realizado apenas para o fechamento de alunos que por algum motivo não foram encerrados automaticamente pelo sistema. Algumas regras pré-estabelecidas se farão presentes no momento de escolha das opções, sendo realizadas exclusivamente pelo diretor da unidade de ensino. OBS: O Fechamento de todos os alunos de Ensino Fundamental anos iniciais será feito nesta tela já que não possuem notas inseridas no sistema. OBS: Para o EJA esta tela deverá ser usada ao final de cada período letivo (semestre). 14
  • 15. Para fechar matrículas de turmas, é necessário primeiramente filtrar as informações iniciais da tela em questão. Para fazer uma pesquisa pela turma de interesse, é necessário selecionar ano, período, unidade de ensino, escolaridade e turno obrigatoriamente em conjunto e nesta ordem e clicar no botão . Todas as turmas com as informações definidas serão exibidas na grade de turmas. Deve-se selecionar a turma de interesse clicando no botão , conforme tela abaixo: Módulo Gestão Escolar  Menu Movimentações  Tela Fechamento do Ano e Matrícula Filtros de Busca Campo Área de Descrição Pesquisa Ano* Ano de referência para a pesquisa de turmas. Período* Período de referência para a pesquisa de turmas. Unidade de Ensino* Unidade de ensino de referência para a pesquisa de turmas. Escolaridade* Escolaridade de referência para a pesquisa de turmas. Turno* Turno de referência para a pesquisa de turmas. Campo Dados da Turma Descrição Unidade de Ensino Unidade de ensino da turma selecionada. Turma Código da turma selecionada. 15
  • 16. Ano Ano Letivo da turma selecionada. Período Período da turma selecionada. Escolaridade Escolaridade da turma selecionada. Turno Turno da turma selecionada. Matriz Curricular Matriz curricular da turma selecionada. Ano de Escolaridade Ano de escolaridade da turma selecionada. Após selecionar a turma de interesse, os alunos matriculados nela serão exibidos na grade de matrículas. Obs.: Os dados da turma selecionada serão destacados na página. Ao lado da grade de alunos, é possível identificar duas opções possíveis: Não Efetuar Nova Matrícula: Realiza apenas o fechamento de matrículas. Efetuar Nova Matrícula: Realiza o fechamento de matrículas e a abertura de novas matrículas para o período seguinte. Caso a opção 'Não Efetuar Matrícula' estiver marcada, deve-se selecionar os alunos cujas matrículas serão fechadas na grade de matrículas e obedecer às seguintes orientações: 1. Os alunos selecionados deverão ser alunos concluintes, ou seja, alunos que estão terminando a última série/módulo do Ensino Médio/Técnico. Caso haja dependência em alguma disciplina, os alunos deverão ser matriculados na tela de matrícula por disciplina; 16
  • 17. 2. Os alunos selecionados deverão ser alunos cujo nível de ensino subseqüente não exista na unidade de ensino. Estes alunos, deverão ser transferidos à outra unidade que possua o nível correspondente à série dos mesmos. Posteriormente, indique a situação de fechamento das matrículas selecionadas e click no botão . Caso a operação não seja concluída com sucesso, será exibida uma mensagem de erro informando os erros ocorridos durante o fechamento de matrículas. No caso da opção 'Efetuar Nova Matrícula' estiver marcada, devem-se selecionar os alunos cujas matrículas serão fechadas na grade de matrículas. Em seguida, deve-se preencher o formulário com os dados das novas matrículas do período seguinte, selecionar a situação de fechamento das matrículas selecionadas e clicar no botão . Obs.: Se o (s) aluno (s) selecionado (s) eventualmente esteja em situação de reprovação por algum motivo e o usuário equivocadamente tente matriculá-lo num ano de escolaridade mais avançado, o sistema criticará a enturmação e o usuário receberá a informação de que há incompatibilidade de informações, não sendo possível realizar a operação. Campo Dados da Nova Descrição Matrícula Ano Letivo Ano letivo da nova matrícula. Período Letivo Período da nova matrícula. Escolaridade Escolaridade da nova matrícula. Turno Turno da nova matrícula Ano de Escolaridade Ano de Escolaridade da nova matrícula Turma Turma da nova matrícula 17
  • 18. HISTÓRICO DE MATRÍCULA Nesta tela o diretor ou secretaria irá visualizar o histórico de matrículas do aluno, nela também podem ser inseridas informações de histórico caso este não tenha migrado automaticamente do sistema para esta tela. IMPORTANTE: Após ter feito a finalização do aluno, que não tenha sido fechado automaticamente pelo sistema por falta de alguma nota, o diretor deverá incluir, impreterivelmente, a nota do aluno nesta tela, para que a mesma seja refletida no boletim do aluno, já que o professor não terá mais acesso a edição das notas após o dia 24/12/2010. Para consultar, cadastrar, alterar ou remover um histórico de matrículas é necessário fazer uma pesquisa pelo aluno de interesse clicando no botão . A consulta é realizada automaticamente quando o aluno de interesse for selecionado. Os dados do histórico de matrículas associado ao aluno selecionado serão exibidos na grade de histórico. Para cadastrar uma nova matrícula no histórico do aluno selecionado deve- se clicar no botão . Para alterar os dados de uma matrícula do histórico do aluno selecionado deve-se clicar no botão . Para salvar os dados deve-se clicar no botão . Para cancelar a inclusão dos dados da nova matrícula deve-se clicar no botão . Módulo Gestão Escolar  Menu Movimentações  Tela Histórico de Matrículas 18
  • 19. Campo Descrição Instituição* Instituição na qual o aluno foi matriculado. Ano* Ano no qual o aluno foi matriculado. Período* Período no qual o aluno foi matriculado. Ano de Escolaridade* Ano de escolaridade no qual o aluno foi matriculado. Cód. Disciplina* Código da disciplina na qual o aluno foi matriculado. Disciplina Disciplina na qual o aluno foi matriculado. Turma Turma na qual o aluno foi matriculado. Média Final Média final referente à matrícula do aluno. Situação Final* Situação final referente à matrícula do aluno. Frequência Frequência em porcentagem referente à matrícula do aluno. Horas Aula Horas aula referentes à matrícula do aluno. Observação Observação livre referente à matrícula do aluno. 19
  • 20. TRANSFERÊNCIA DE TURMA Nesta Tela, o usuário poderá transferir um aluno de uma turma para outra turma na mesma unidade de ensino. O objetivo desta tela é facilitar a vida do aluno por diversos motivos, tais como: mudança de horário por algum motivo pessoal, incompatibilidade com a turma de origem, etc. Toda transferência é registrada no histórico de cursos do aluno. Se o aluno já possuir notas em provas, estas notas serão levadas para a turma destino caso as provas existam nesta turma. As freqüências diárias também serão levadas para a turma nova. OBS: Esta tela poderá ser usada no caso de necessidade de correção de um erro de enturmação, porém se precisar transferir um aluno de uma turma em um semestre para outro semestre, no caso de alunos do EJA, o sistema não permitirá esta ação. Deve-se entrar em contato com a central de atendimento. Para realizar uma transferência de turma é necessário fazer uma pesquisa pelo aluno de interesse clicando no botão . A pesquisa pode ser feita pelo nome, matrícula, nome da mãe e/ou nome do pai do aluno. Após definidas estas informações, deve-se clicar em . O resultado da pesquisa aparecerá em uma lista suspensa e deve-se selecionar o aluno de interesse clicando na linha em que o aluno aparece nesta lista. Os dados do aluno serão destacados na tela quando o aluno de interesse for selecionado. Devem-se preencher o item abaixo das disciplinas com o dado da turma de destino. Posteriormente, selecione o motivo pelo qual o aluno está sendo transferido. Para transferir o aluno de turma deve-se clicar no botão . Se algum campo obrigatório não estiver preenchido será exibido um alerta. Para cancelar a transferência deve-se clicar no botão . Caso a operação não seja concluída com sucesso, será exibida uma mensagem de erro informando os erros ocorridos durante a transferência. 20
  • 21. Módulo Gestão Escolar  Menu Movimentações  Tela Transferência de Turma Campo Descrição Turma de Turma para onde o aluno será transferido. Destino* Motivo* Motivo pelo qual o aluno está sendo transferido. 21
  • 22. TRANSFERÊNCIA DE ALUNO Nesta Tela o usuário poderá realizar a transferência de um aluno para outra unidade de ensino da mesma rede. Neste procedimento, todos os dados escolares deste aluno serão automaticamente transferidos, tais como: unidade física, escolaridade, turno ou ano escolar para a unidade de destino. Toda transferência é registrada no histórico de cursos do aluno. Se o aluno já possuir notas em provas, estas notas serão levadas para a turma destino caso as provas existam nesta turma. As freqüências diárias também serão levadas para a turma nova. Para realizar uma transferência de aluno é necessário fazer uma pesquisa pelo aluno de interesse clicando no botão . A pesquisa pode ser feita pelo nome, matrícula, nome da mãe e/ou nome do pai do aluno. Após definidas estas informações, deve-se clicar em . O resultado da pesquisa aparecerá em uma lista suspensa e deve-se selecionar o aluno de interesse clicando na linha em que o aluno aparece nesta lista. Os dados escolares do aluno serão destacados na tela quando o aluno de interesse for selecionado. Um formulário em branco é carregado para a transferência do aluno selecionado. Devem-se preencher os campos com os dados da transferência da unidade de destino. Para transferir o aluno selecionado, devem ser observados todos os dados preenchidos e posteriormente deve-se clicar no botão . Se algum campo obrigatório não estiver preenchido será exibido um alerta. Para cancelar a transferência deve-se clicar no botão . Caso a operação não seja concluída com sucesso, será exibida uma mensagem de erro informando os erros ocorridos durante a transferência. OBS: Nos campos ‘’Ano da Transferência’’ e ‘’Período da Transferência’’, caso o aluno esteja matriculado em disciplinas, estes campos serão preenchidos com os dados da matrícula. Caso contrário, deverá ser informado pelo usuário. 22
  • 23. Módulo Gestão Escolar  Menu Movimentações  Tela Transferência de Aluno Campo Descrição Unidade de Ensino* Unidade de ensino para onde o aluno será transferido. Unidade Física* Unidade física para onde o aluno será transferido. Ano da Transferência* Ano em que será efetuada a transferência. Período da Transferência* Período em que será efetuada a transferência. Escolaridade* Escolaridade para onde o aluno será transferido. Turno* Turno para onde o aluno será transferido. Ano Escolar* Ano escolar para onde o aluno será transferido. Turma* Turma para onde o aluno será transferido. Motivo* Motivo pelo qual o aluno está sendo transferido. 23
  • 24. ENCERRAMENTO DE ALUNO Nesta tela, o usuário fará o encerramento de um aluno na unidade de ensino. Após o encerramento, o usuário terá a possibilidade, caso haja determinação de reabrir a vaga do aluno, retornando todos os dados anteriormente encerrados. Obs.: Caso o motivo de encerramento do aluno seja por óbito, não será possível reabrir a matrícula do aluno. O sistema automaticamente bloqueará este acesso. OBS: Todos os alunos que forem transferidos para Unidades de Ensino que NÃO sejam da rede estadual do Rio de Janeiro, alunos concluintes e alunos evadidos ou que abandonaram devem ter seus cadastros encerrados. Para realizar o encerramento é necessário fazer a consulta do aluno desejado. Para encerrar o aluno selecionado deve-se clicar no botão , caso o aluno não possua nenhum encerramento/reabertura anterior. Se o aluno possuir encerramentos/reaberturas anteriores, deve-se clicar no botão da grade de encerramentos. Devem-se preencher os campos com os dados do encerramento. Para efetivar o encerramento do aluno selecionado deve-se clicar no botão . Caso o aluno selecionado possua pré-matrícula, uma confirmação de cancelamento das pré-matrículas existentes será solicitada. Para confirmar o cancelamento das pré- matrículas deve-se clicar no botão . Para cancelar a operação de encerramento do aluno selecionado deve-se clicar no botão . Obs.: O encerramento de um aluno requer necessariamente o cancelamento de todas as pré- matrículas, caso existam. Caso o aluno possua disciplinas matriculadas/trancadas, uma confirmação do cancelamento dessas disciplinas será solicitada. Para confirmar o cancelamento das disciplinas cursadas deve-se clicar no botão . Para cancelar a operação de encerramento do aluno selecionado deve-se clicar no botão . Obs.: O encerramento de um aluno requer necessariamente o cancelamento de todas as disciplinas cursadas/trancadas, caso existam. 24
  • 25. Serão exibidos novamente os campos com os dados do encerramento definidos anteriormente. Para concluir o encerramento do aluno selecionado deve-se clicar no botão . Se algum campo obrigatório não estiver preenchido será exibido um alerta. Para cancelar a operação de encerramento do aluno selecionado deve-se clicar no botão . Caso a operação não seja concluída com sucesso, será exibida uma mensagem de erro informando os erros ocorridos durante o encerramento. Módulo Gestão Escolar  Menu Movimentações  Tela Encerramento de Aluno 25
  • 26. Dados do Aluno Campo Descrição Aluno Aluno selecionado. Unidade de Ensino Unidade de ensino. Situação Situação do aluno. Escolaridade Escolaridade do aluno. Turno Turno do aluno. Ano de Ano de escolaridade da do aluno. Escolaridade 26
  • 27. Encerramento do Aluno Campo Descrição Escolaridade Escolaridade do aluno. Turno Turno do aluno. Ano de Ingresso Ano de ingresso do aluno. Período de Ingresso Período de ingresso do aluno. Data de Encerramento Data de encerramento do aluno. Data de Reabertura Data de reabertura do aluno. Motivo Motivo do encerramento. Instituição Instituição para onde o aluno será transferido. Data da Colação Data da colação do aluno. Data do Diploma Data do diploma do aluno. Ano de Encerramento Ano de encerramento do aluno. Período de Encerramento Período de encerramento do aluno. Causa Causa do encerramento. REABRINDO A MATRÍCULA DE UM ALUNO Para realizar uma reabertura de matrícula, é necessário fazer a consulta do aluno desejado. Para realizar uma reabertura do aluno selecionado deve-se clicar no botão da grade de encerramentos. Os dados do encerramento do aluno selecionado aparecerão destacados na tela. Para efetivar a reabertura do aluno selecionado deve- se clicar no botão . Caso a operação não seja concluída com sucesso, será exibida uma mensagem de erro informando os erros ocorridos durante a reabertura. Módulo Gestão Escolar  Menu Movimentações  Tela Encerramento de Aluno 27
  • 28. OBSERVAÇÕES IMPORTANTES ALUNOS COM DEPENDÊNCIA Alunos com dependências anteriores Os alunos que cursaram as disciplinas em dependência não tiveram suas notas lançadas, por isso a aprovação ou reprovação nestas disciplinas também não serão registradas no sistema. Alunos que ficaram reprovados em 1 ou 2 disciplinas cursadas em 2010 Estes alunos não são fechados automaticamente pelo sistema para que o diretor verifique se o aluno possui dependências anteriores. Estas disciplinas deverão ser inseridas no sistema em 2011 na tela de “Matrícula por disciplina”. Vide passo a passo no manual de matrícula. OBS: Os alunos que tiveram aprovação em todas as disciplinas cursadas no ano de 2010 e registradas no conexão educação serão considerados aprovados automaticamente pelo sistema. Cabe ao diretor a confirmação da aprovação levando em consideração as dependências de séries anteriores. 28
  • 29. TRANSFERÊNCIA DE ALUNO ENTRE UNIDADES DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO Todos os alunos que forem transferidos de uma unidade de ensino para outra da mesma rede do estado, devem ser transferidos no sistema. Ou seja, o diretor que receber um aluno transferido de outra unidade de ensino do estado do Rio de Janeiro não poderá, em hipótese alguma, inserir este aluno no sistema como um aluno novo. Este aluno já possui um cadastro na rede. Quem deverá fazer o processo de transferência do aluno é a escola de origem. Neste caso o aluno tem que comunicar ao diretor de sua escola, com uma declaração de vaga redigida pelo diretor da escola que ele quer estudar, para que ele faça a transferência do cadastro do aluno para a nova escola. Esta declaração deve conter o nome da escola, o turno e a turma da vaga em que o aluno em questão irá ocupar. IMPORTANTE: Deverá haver uma comunicação entre as escolas para a realização desta transferência. Nunca cadastre um aluno transferido como um aluno novo. Isso irá gerar duplicidade de cadastro no sistema, irá implicar no histórico de matrículas do aluno e bloqueará o seu cartão. TRANSFERÊNCIA DE ALUNO PARA UNIDADES PARTICULARES, MUNICIPAIS OU DE OUTROS ESTADOS Este processo deverá ser realizado segundo os trâmites documentais já existentes. Porém no sistema o cadastro do aluno deverá ser encerrado na tela de “Encerramento de aluno” com o motivo de transferência de instituição. Este cadastro poderá ser reaberto no momento que o aluno retornar para a rede estadual do Rio de Janeiro. OBS: Caso o aluno não seja encerrado no sistema, seu cadastro será incluído como pendência de enturmação. 29