Universidade Municipal de São Caetano do Sul - USCS
Pós-Graduação Lato Sensu MBA em Assessoria Executiva
Luciana Medina Pe...
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Luciana Medina Pe...
Termo de Aprovação
Aluno: Luciana Medina Pereira
Título: A Importância do Profissional de Secretariado Executivo
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Dedicatória
Dedico este trabalho a todos aqueles que
acreditam na importância do profissional
de secretariado executivo e ...
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mais tranquilo dos tenentes. Era uma moça
de 20 e muitos anos, cujo...
A Importância do Profissional de Secretariado Executivo Dentro
das Organizações no Brasil e no Mundo
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Sumário
1. Introdução........................................................................................................
Lista de tabelas
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Lista de ilustrações
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1. Introdução
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buscou uma renovação de seu perfil a fim de suprir as necessidades do mercado
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concluir seus relatórios, suas reuniões e telefonemas para clientes e fornecedores,
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3. Metodologia
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Tabela 13- O quão essencial ...
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Tabela 15- Necessita de substituto durante as férias.
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Abaixo seguem algumas das respostas da pesquisa qualitativa dadas por estes
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como financeira e administrativa para poder de fato auxiliar o gestor no dia a
dia.
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5. Considerações finais
Os resultados mostrados através da pesquisa científica concluem por si só a
importância dos pro...
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6. Referências bibliográficas
AZEVEDO, Ivanize e DA COSTA, Silvia Ignacio. Secretária: um guia prático. São
Paulo, SP: ...
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LINKEDIN. Groups. Linkedin Corp 2015. Disponível em: <
https://www.linkedin.com/grp/>. Acesso em: 11 nov. 2014
MAZULO, ...
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Termo de Autorização para Publicação Eletrônica em Biblioteca Digital
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  1. 1. Universidade Municipal de São Caetano do Sul - USCS Pós-Graduação Lato Sensu MBA em Assessoria Executiva Luciana Medina Pereira A Importância do Profissional de Secretariado Executivo Dentro das Organizações no Brasil e no Mundo Professora Ms. Maria Benedita de Faria São Caetano do Sul 2015
  2. 2. Universidade Municipal de São Caetano do Sul - USCS Pós-Graduação Lato Sensu MBA em Assessoria Executiva Luciana Medina Pereira A Importância do Profissional de Secretariado Executivo Dentro das Organizações no Brasil e no Mundo Trabalho de Conclusão apresentado ao curso de Pós-Graduação lato sensu MBA em Assessoria Executiva, oferecido pela Universidade de São Caetano do Sul - USCS, como requisito parcial para obtenção do grau de especialista sob a orientação da Professora Ms. Maria Benedita de Faria. São Caetano do Sul 2015
  3. 3. Termo de Aprovação Aluno: Luciana Medina Pereira Título: A Importância do Profissional de Secretariado Executivo Dentro das Organizações no Brasil e no Mundo Trabalho de Conclusão apresentado ao curso de Pós-Graduação lato sensu MBA em Assessoria Executiva, oferecido pela Universidade de São Caetano do Sul - USCS, como requisito parcial para obtenção do grau de especialista sob a orientação da Professora Ms. Maria Benedita de Faria. São Caetano do Sul, 16 de Maio de 2015. Banca examinadora: _________________________________________ Professor (a) orientador (a) _________________________________________ Professor (a) convidado (a) _________________________________________ Professor (a) convidado (a)
  4. 4. Dedicatória Dedico este trabalho a todos aqueles que acreditam na importância do profissional de secretariado executivo e aos executivos e gestores que reconhecem que suas funções não poderiam ser desenvolvidas de forma eficiente e otimizada sem o suporte deste profissional. O dedico também aos secretários e secretárias que se orgulham da profissão escolhida e entendem que são peças fundamentais dentro das organizações ao redor do mundo.
  5. 5. Epígrafe “...e Gewn Ives, sua secretária, agira como o mais tranquilo dos tenentes. Era uma moça de 20 e muitos anos, cujo rosto, de uma harmonia discreta e impenetrável, era como equipamento de escritório de qualidade. Era uma de suas funcionárias mais competentes. A maneira como ela executava suas tarefas indicava uma espécie de asseio racional que consideraria o menor indício de emoção no trabalho uma imoralidade imperdoável." (Ayn Rand)
  6. 6. A Importância do Profissional de Secretariado Executivo Dentro das Organizações no Brasil e no Mundo Luciana Medina Pereira1 Acadêmico do Programa de Pós-graduação lato sensu MBA em Assessoria Executiva da Universidade Municipal de São Caetano do Sul – USCS. Resumo O objetivo desta pesquisa foi o de identificar a importância do profissional de secretariado executivo dentro das organizações no Brasil e no mundo para com os diversos níveis de executivos e gestores. A preocupação com este tema surgiu a partir de algumas entrevistas de emprego realizadas com executivos e gestores de vários ramos da indústria brasileira no ano de 2014 onde, entre estes, a opinião de um foi a de que o profissional de secretariado executivo seria extinto em breve. De acordo com este executivo, com a evolução da tecnologia tudo está cada vez mais fácil de ser administrado, podendo desta forma os executivos e gestores, desempenharem suas funções sozinhos. De acordo com este profissional, seria apenas uma questão de tempo e adaptação para que eles se adaptassem aos seus trabalhos sem o apoio de uma secretária. O presente trabalho apresenta-se com uma pesquisa exploratória e bibliográfica e se desenvolveu através de questionários (português e inglês) enviados posteriormente a secretárias no Brasil e no exterior através de grupos online a fim de obter um resultado abrangente e finalmente chegar a uma conclusão sobre a importância deste profissional e sua possível extinção. Esta pesquisa aliada ao referencial teórico, possibilita uma análise mais profunda em relação a este profissional e como ele se renovou para atuar diante de um mercado mais exigente, buscando trabalhar sempre com eficiência, aliando a gestão do tempo às atividades exercidas no seu dia-a-dia. Palavras-chave: Eficiência. Gestão do Tempo. Novo Perfil. Secretariado Executivo. Abstract The main role of this research was to identify how important is the executive secretarial professional in the organizations in Brazil and around the world to the various levels of executives. The concern about this topic arose after some job interviews with executives of the Brazilian industry in 2014. Among the executives, the opinion of one of those was that the executive secretarial professional would be extinct soon because with the evolution of the technology everything would be easier to administrate, in a 1 medinapereira87@gmail.com
  7. 7. way that the executives, could do the entire job by themselves. Accordingly to his opinion, it would be just a matter of time for the executives to adapt their activities and start working without the support of a secretary. This final work presents an exploratory and bibliographic research and it was developed with the distribution of forms (Portuguese and English) to many online secretaries groups in Brazil and from other countries in a way to get a comprehensive result and finally get a conclusion about the importance of this professional and the possibility of the job extinction. This research correlated to the theoretical framework, allows a deeper analysis about this professional that is renewing his/her profile, seeking to work efficiently, combining time management to the activities performed in the day by day. Keywords: Efficiency. Executive Secretarial. New Profile. Time Management.
  8. 8. Sumário 1. Introdução...........................................................................................................10 1.1 Objetivos ......................................................................................................12 2. Fundamentação teórica ......................................................................................13 2.1 O novo perfil do profissional de secretariado executivo ...............................13 2.2 A importância da gestão do tempo...............................................................15 2.3 Atuando com eficiência ................................................................................18 3. Metodologia ........................................................................................................20 3.1 Coleta de dados ...........................................................................................21 3.2 Questionário de pesquisa científica a profissionais no Brasil.......................21 3.3 Questionário de pesquisa científica a profissionais no exterior ....................25 4. Análise e interpretação dos dados......................................................................28 4.1 Pesquisa exploratória voltada aos profissionais de secretariado executivo.28 4.2 Pesquisa exploratória voltada a executivos e gestores................................40 5. Considerações finais...........................................................................................43 6. Referências bibliográficas...................................................................................44 Anexo A - Termo de Autorização de Publicação.......................................................46
  9. 9. Lista de tabelas Tabela 1- País de Origem: Gráfico Mundo................................................................28 Tabela 2- Grau de Escolaridade................................................................................29 Tabela 3- Tempo de Experiência. .............................................................................30 Tabela 4- Nomenclatura dos profissionais de secretariado executivo no início da carreira. .....................................................................................................................30 Tabela 5- Nomenclatura atual. ..................................................................................31 Tabela 6- Chefe de maior peso no início da carreira.................................................32 Tabela 7- Chefe de maior peso atualmente. .............................................................32 Tabela 8- Quantidade de idiomas. ............................................................................33 Tabela 9- Idiomas falados. ........................................................................................34 Tabela 10- Departamentos com os quais mantém comunicação..............................35 Tabela 11- Quantidade de profissionais de secretariado na empresa em que atuam. ..................................................................................................................................35 Tabela 12- Quantidade de profissionais que já atendeu ao longo da carreira ..........36 Tabela 13- O quão essencial os profissionais de secretariado executivo se consideram para as organizações.............................................................................37 Tabela 14- Acredita ser possível que o chefe exerça suas funções sem um profissional de secretariado. Justifique. ....................................................................38 Tabela 15- Necessita de substituto durante as férias................................................39 Tabela 16- Acredita ou não no fim do profissional de secretariado. Justifique..........40
  10. 10. Lista de ilustrações Figura 1- Formulário de pesquisa científica a profissionais no Brasil........................22 Figura 2- Formulário de pesquisa científica direcionado a profissionais no exterior. 25
  11. 11. 10 1. Introdução É fato que a tecnologia avança a cada segundo, modificando as exigências do mercado de trabalho e forçando os profissionais a se atualizarem continuamente, numa busca desenfreada pela capacitação profissional para não perderem espaço no mercado de trabalho. A escolha do curso de MBA em Assessoria Executiva se deu por conta dessas exigências do mercado e também por querer afirmar, através de um título de especialista, ser uma profissional de secretariado executivo. A tecnologia modificou muitas atividades, deixando-as mais ágeis, fáceis e menos complexas. A datilografia não é mais considerada um requisito básico nos currículos, foi substituída pela digitação. O fax praticamente não é mais utilizado, foi substituído por documentos encaminhados via e-mail. Os bips não são mais vistos circulando por aí na cintura de executivos, foram substituídos por smartphones. Ou seja, houveram substituições por tecnologias melhores do que as anteriores. Dizer que as mesmas foram extintas seria injusto depois de tudo que representaram dentro do ambiente corporativo para o qual colaboraram durante anos. Houve sim uma evolução da tecnologia onde muitos produtos foram transformados em outros, melhorados e mais eficazes. Da mesma forma, é possível verificar profissões sendo aperfeiçoadas, principalmente no caso daquelas que necessitam de contato humano, e a maioria tem. Veja o caso dos atendentes de telemarketing. Existe uma tentativa de trocar este profissional por atendimento eletrônico personalizado, porém esta tecnologia faz com que os consumidores fiquem mais insatisfeitos com o atendimento pois há uma necessidade de falar com um profissional real, um ser humano, que ouça, que responda, e que apresente uma solução ou ao menos empatia pelo problema ocorrido com o consumidor. Isso faz com que a tecnologia avançada neste caso se torne inviável e que o treinamento daqueles que irão atender se torne primordial. O ser humano tem um potencial incrível para resolver problemas e este potencial aumenta quando existe o trabalho em equipe, quando existe uma ajuda mútua. Não é à toa que empresas gastam dinheiro com treinamentos para melhorar o trabalho em equipe. Dessa mesma forma, o profissional de secretariado executivo
  12. 12. 11 buscou uma renovação de seu perfil a fim de suprir as necessidades do mercado atual. Hoje este profissional tem um peso importante dentro das organizações e deixou de ser visto como “anotador” de recados para carregar o peso de ser um agente facilitador. Ele atua como gestor do tempo para que os executivos e gestores possam exercer suas funções de forma eficaz, sem perder tempo com atividades que comprometam outras de maior importância. É papel do profissional de secretariado executivo não deixar que informações relevantes para as organizações passem despercebidas bem como, bloquear informações desnecessárias que possam atrasar o andamento das atividades. A gestão do tempo tem um alto valor principalmente quando se trata de gerenciar o tempo de executivos e gestores, os quais tem problemas de grande peso a resolverem nas organizações. Falar com clientes, pagar contas, enviar um e-mail, agendar uma reunião, pedir um almoço, não são tarefas difíceis, mas tem grande impacto no tempo. Quanto tempo um executivo economiza ao ter um profissional que faça isso para ele? Muito. É possível economizar horas de um tempo precioso, necessário para resolver problemas de alto nível e questões relevantes dentro das organizações. E para que o tempo desses executivos e gestores seja poupado, o profissional de secretariado executivo passou a se envolver muito mais nas tarefas de seus chefes, tornando-se um parceiro e facilitador. Além de fazer todas as atividades que já fazia conforme citado acima, hoje ele também é responsável por administrar ou gerir o tempo dos executivos e gestores, elaborando relatórios preliminares das áreas financeira, administrativa, marketing, etc.; ajudando na contratação de novos profissionais visto que sua opinião para a contratação tem importância; administrando serviços de copa, recepção e fazendo compras de materiais para escritório; elaborando projetos de melhoria interna; bem como é responsável pela vida pessoal daqueles que assessora, agendando consultas médicas, programando férias, elaborando roteiros de viagem com suas famílias, fazendo compras de supermercado, e por que não, flores para as esposas ou familiares. Por exemplo, pense no tempo gasto para comprar um buquê de flores online para a esposa de um executivo desde o tempo de acesso ao site, até a escolha do produto, o cadastro do usuário, a mensagem do cartão, e finalmente o fechamento do pedido e aprovação do pagamento. E enquanto isso o executivo se preocupa em
  13. 13. 12 concluir seus relatórios, suas reuniões e telefonemas para clientes e fornecedores, etc. Vale ressaltar que a gestão do tempo não é nada sem a eficiência. O tempo somente é bem administrado quando o profissional o administra de forma eficiente fazendo mais do que se espera dele e não apenas o necessário. Desta forma, esta pesquisa busca relevância para o novo perfil do profissional de secretariado executivo, mostrando sua importância como gestor do tempo ao desempenhar tarefas diretamente ligadas aos executivos, gestores e para com as organizações, de maneira eficiente. 1.1 Objetivos O objetivo geral desta pesquisa foi o de identificar a importância do profissional de secretariado executivo dentro das organizações no Brasil e no mundo para com os diversos níveis de executivos e gestores. Além disso, a pesquisa também buscou identificar outros objetivos específicos a fim de alcançar a resposta para o objetivo principal: I. Identificar o quão essencial estes profissionais se consideram para o bom andamento das atividades dentro das organizações; II. Identificar quão dependentes os executivos e gestores são em relação ao profissional de secretariado executivo, sendo necessário um substituto durante suas férias ou sua ausência; III. Concluir se a profissão de secretariado executivo está sob ameaça, podendo ser extinta em breve; IV. Confrontar estas conclusões com profissionais de outros países, a fim de obter um parâmetro mais abrangente sobre o assunto.
  14. 14. 13 2. Fundamentação teórica 2.1 O novo perfil do profissional de secretariado executivo Muitos autores mencionam a grande mudança que houve no perfil do profissional de secretariado executivo por conta da modernização e do surgimento de tecnologias avançadas, a fim de não perder espaço no mercado de trabalho. O profissional de secretariado executivo deixou de ser meramente um servidor operacional para agir diretamente nas decisões, deixando de ser o braço direito dos executivos e gestores para atuar diretamente na gestão. A gestão não envolve apenas a organização da agenda dos executivos e gestores ou agendamento de viagens, mas uma gestão mais abrangente, envolvendo a gestão do tempo, da carreira, dos processos dentro das organizações, dos recursos a sua volta, dos departamentos e também faz a gestão da informação que chega até o profissional de secretariado executivo. Para fazer um gerenciamento efetivo o profissional de secretariado executivo necessita ter controle do que faz e ter mente aberta, ter pensamento ágil para produzir, criar e encontrar soluções que transformam este profissional em um facilitador e peça chave diante daqueles que assessora (MAZULO e LIENDO, 2010, 224 p.). As novas tendências para este profissional também são citadas por AZEVEDO e DA COSTA (2006, 188 p.) descrevendo-o como profissional multifunções. Dizem que o profissional de secretariado executivo deve ter conhecimentos e habilidades para trabalhar em várias áreas dentro das organizações como administração, economia, contabilidade, finanças, marketing, matemática financeira, idiomas, informática, cultura geral etc. Já a autora RODRIGUES (2015) diz que ser multitarefa é um mito e que de acordo uma pesquisa realizada pela Universidade de Utah, Estados Unidos, apenas 2,5% das pessoas são capazes de fazer mais de uma atividade ao mesmo tempo. Estas pessoas são chamadas de Supertaskers. E ressalta que apesar das empresas quererem este tipo de profissional diante de um mercado financeiro em dificuldades e
  15. 15. 14 equipes mais enxutas, é impossível que o ser humano consiga dar atenção a mais de uma tarefa ao mesmo tempo sem falhar. AZEVEDO e DA COSTA (2006, 188 p.) ressaltam que o mercado atual busca profissionais com capacidade de decisão, além de conhecer as funções gerenciais e ter capacidade reflexiva e criativa, promovendo inovações. Ressalta que não são mais exigidos profissionais que apenas seguem ordens, ou atendem o telefone e digitam documentos ditados por seus superiores. LINKEMER (1999, p. 16) afirma que assumir a responsabilidade pelo trabalho desenvolvido é essencial para este novo perfil do profissional de secretariado executivo, pois ele deve atuar como parceiro dentro das organizações a fim de alcançar resultados favoráveis junto aos demais integrantes e áreas, sem medo de represálias. Este profissional deixa um estereótipo que remetia as tarefas caseiras, voltadas a mulheres sensíveis e frágeis dos anos 60. Passa-se a ter uma imagem de profissional eficiente, o qual toma decisões e administra seu tempo e daqueles que assessora. GARCIA (2000, p. 13-16) defende que a valorização do profissional de secretariado executivo cabe somente a ele e depende de sua postura bem como, capacidade de se enquadrar ao perfil dos executivos e gestores que assessora, “[...] sem perder sua identidade (grifo nosso) [...]”, dividindo responsabilidades com seus superiores e aliviando-os das sobrecargas. Atualmente são mais de 2 milhões de profissionais de secretariado executivo somente no Brasil. Esta profissão está se tornando cada vez mais reconhecida no mercado de trabalho e está entre as profissões mais prósperas, classificada como proficiente. NEVES (2007, p. 32-33) diz: Nos EUA, na Organização das Nações Unidas, o livro intitulado “ O trabalho das Nações” cita o profissional Secretário como uma das prósperas profissões e o classifica entre o seletíssimo grupo de trabalhadores denominados “analítico-simbólicos”, definindo a profissão como uma das mais proficientes uma vez que engloba multiplicidade e diversidade de tarefas, exigindo do profissional criatividade, iniciativa e sensibilidade, tendo em vista seu papel atual de executivo adjunto. Além disso, a aparência não é mais um sinônimo de eficiência e nem mais o carro chefe para uma contratação. As exigências feitas a estes profissionais continuam mudando e hoje é necessário ter, “[...] qualificação profissional, curso de graduação, idiomas, MBA [...]” no mínimo (NEVES, 2007, p. 32-33).
  16. 16. 15 De acordo com GARCIA (2000, p. 13-16) mesmo com a modernização, o professional de secretariado executivo sempre estará presente nas mais diversas organizações e que sempre haverá a necessidade deste profissional, e chama de “A Arte de Secretariar”. O autor ressalta, “Cabe, então, à secretária mostrar desde que o mundo é mundo, sempre houve a necessidade de alguém secretariar alguém. ” Lembra que na antiguidade, no tempo das civilizações egípcia, mesopotâmica, síria, judaica e cristã já existia a arte de secretariar onde o escriba fazia contas, dominava a escrita, arquivava, redigia, recebia e cumpria ordens. Os tempos são outros, mas a necessidade de ter um facilitador, um assessor, alguém que gerencia o tempo para os executivos e gestores com eficiência é essencial. 2.2 A importância da gestão do tempo BHERING (2012, p. 6) descreve gestão como: [...] administrar, gerir uma instituição, empresa, trabalho, ou simplesmente uma situação com o objetivo de aperfeiçoar o funcionamento das organizações através da tomada de decisão, contribuindo para o desenvolvimento e satisfação dos interesses de funcionários e proprietários. E diz que administrar o tempo é uma forma eficaz de realizar as metas profissionais, utilizando menos energia física e mental. A gestão do tempo se torna arma essencial para o profissional de secretariado executivo e peça chave para os executivos e gestores. BERNHOEFT (1989, p. 19), desenvolveu uma pesquisa durante 13 anos, com o intuito de saber quais são os desperdiçadores de tempo e como administrá-los de forma a desenvolver as atividades do início até o fim. Para esta pesquisa, ele entrevistou em torno de 9.680 executivos de alta e médias gerências e 3.840 secretárias. Em um dos testes aplicados BERHNOEFT (1989, p. 23-31) disponibiliza em torno de 35 opções para os entrevistados marcarem aquelas que fazem parte de suas rotinas como: gasta muito tempo supervisionando subordinados, realiza trabalhos rotineiros que poderiam ser delegados a outra pessoa, conta com excesso de interrupções por telefone, conta com pessoal mal treinado, lida com uma variedade excessiva de coisas ao mesmo tempo, deixa campo livre para interrupções de trabalho que exigem concentração. Muitas das alternativas em seu teste demonstram ações
  17. 17. 16 que desperdiçam o valioso tempo dos executivos e gestores, tempo este que poderia ser melhor administrado quando por exemplo, passa-se a delegar tarefas a um subordinado. A falta ou excesso de delegação por parte dos superiores geralmente é o fator que gera este aglomerado de tarefas que não chegam ao fim, diz BERNHOEFT (1989, p. 38). Querer continuar fazendo tarefas de quando se ocupava um cargo mais baixo, é um mal de muitos executivos e gestores. Deve-se desapegar e distribuir tarefas que possam ser desempenhadas pelos seus subordinados para aproveitar mais o tempo que tem e desenvolver as atividades que dependem realmente do seu nível dentro da organização. O autor diz que todos temos 24 horas por dia, mas é necessário fazer o gerenciamento do mesmo para que esse tempo seja suficiente para concluir todas as tarefas que temos. MOURA (2014) em um artigo para a Revista Economias e BHERING (2012, p.13-16) também citam alguns desperdiçadores de tempo, os quais são bem parecidos aos citados por BERNHOEFT (1989, p. 23-31). Entre estes desperdiçadores de tempo estão: fazer e receber ligações; surfar na internet; socializar; fazer reuniões; ter má comunicação; treinar pessoal; fazer várias tarefas ao mesmo tempo; falta de objetivos, prazos e prioridades; desorganização; falta de pontualidade; falta de concentração; não evitar sobrecargas; não delegar; não definir as prioridades. Muitos desses desperdiçadores podem ser evitados quando se delega mais trabalho aos subordinados. E é fato que quando estes subordinados agem com eficiência, evitando erros, otimizam o tempo de seus superiores. CRABBE (2014, p. 6) cita que há uma necessidade atual de se mostrar uma superocupação. A sociedade vive em um mundo de exageros onde o ato de se mostrar ocupado o tempo todo faz parte das pessoas, como se fosse uma forma de preencher um vazio por dentro, um vazio que se tenta preencher com mais ocupação. Um vazio que surge pelo fato de estar sempre superocupado, deixando de fazer aquilo que realmente tem valor, e o que tem valor não está ligado apenas ao trabalho. Ele descreve superocupação como o ato de mergulhar em diversas tarefas ao mesmo tempo, de forma frenética, mantendo as pessoas em constante alerta e arrastando-as a uma vida sobrecarregada. CRABBE (2014, p. 9) diz que a superocupação se deve por falta de controle, falta de escolha, de limites, de foco, de significado, de confiança e de momentum. E ressalta que a preguiça de pensar em alternativas para a gestão do tempo leva as
  18. 18. 17 pessoas cada dia a mais a uma superocupação completamente prejudicial a nós mesmos e as organizações. Ressalta que a superocupação é prejudicial à saúde, aos relacionamentos, à felicidade, à carreira, e aos negócios. Ao invés de surgirem resultados positivos, o que surge são resultados negativos para si mesmo, para a carreira no qual tanto se empenha, e para os negócios empresariais tão essenciais para manter as organizações. Se ocupar demais com tarefas que geram uma inquietude constante leva à uma doença chama estresse e o autor passa alguns dados alarmantes: [...] em nosso frenesi, o estresse persistente aumenta a cada dia, no mundo inteiro, com 75% dos chineses dizendo que seu nível de estresse cresceu nos últimos tempos. Ao redor do mundo, quase metade dos trabalhadores notaram um aumento do estresse no último ano. No México, na Rússia, e no Brasil, cerca de 70% das mulheres dizem estar estressadas grande parte do tempo. E até mesmo uma palavra, karoshi, foi criada no Japão para descrever a morte por excesso de trabalho, consequência da superocupação que toma conta dos dias atuais (CRABBE, 2014, p. 9-13, grifo do autor). Desta forma, tem-se duas escolhas: ficar doente por se ocupar demais ou pôr em prática a gestão do tempo. O autor lembra também que à medida em que o computador e a internet se tornam mais rápidos e eficientes, mais rápida também se torna a produção de informação. CRABBE (2014, p. 10) diz: No tempo que você gastou para ler os primeiros parágrafos deste livro, duzentos milhões de e-mails foram enviados. No último minuto, foi incluído no YouTube um conteúdo de vídeos que preencheria três dias inteiros. No último segundo, 10 pessoas tiveram contato com a internet e os e-mails pela primeira vez, e são novos viciados à rede. Vivemos numa era em que o poder do computador e a velocidade de conexão à internet crescem exponencialmente, junto com a quantidade de informação e entretenimento. E ainda diz, “[...] se todos podemos fazer mais coisas, criamos mais trabalho para os demais, que por sua vez também fazem mais coisas, o que significa que todos somos atingidos por cada vez mais demandas. ” Ou seja, quanto mais a tecnologia for aprimorada, mais informação haverá para ser administrada e não o contrário. O tempo livre apenas será possível com uma administração do tempo eficiente e não com aparelhagens e tecnologia avançada (CRABBE, 2014, p. 10). CRABBE (2014, p. 13) luta pessoalmente contra a superocupação a fim de conseguir administrar melhor o seu tempo. Diz que administrar o tempo é simples, mas isso não quer dizer que seja fácil. Para se administrar o tempo com eficiência é necessário focar no que realmente interessa, estar presente no momento certo com
  19. 19. 18 as pessoas que realmente importam, sem alterar sua autenticidade. Ressalta que é necessário lutar contra o imediatismo, ato de pensar que tudo que aparece ao longo do dia é importante e que merece atenção. Administrar bem o tempo é saber separar o que é importante do que não é, focando no que deve ser concluído realmente e no que deve ser descartado. Isso é estratégia! 2.3 Atuando com eficiência De acordo com o Dicionário Aurélio online (2015), eficiência é “I. A qualidade de ser eficiente; II. Capacidade de produzir realmente um efeito; III. A qualidade de algo ou alguém que produz com o mínimo de erros ou meios. ” E o The Free Dictionary.com (2011, tradução nossa) descreve como: I. A qualidade ou estado de ser eficiente; competência; eficácia. II. (Física Geral) a relação entre o trabalho útil feita por uma máquina, do motor, do dispositivo, etc., para a energia fornecida para isso, muitas vezes expressa como uma percentagem. Para LINKEMER (1999, p. 43) agir com eficiência é primordial para o profissional de secretariado executivo pois ele sempre estará na linha de frente de executivos e gestores, profissionais que detêm cargos de alto nível dentro das organizações. E agir com eficiência depende do desenvolvimento das habilidades de comunicação como escutar, falar, escrever, usar o telefone e o computador, dominar a comunicação não-verbal e planejar reuniões. Deve-se também, praticar a auto avaliação, parando e pensando no que foi feito de forma correta e também no que não deu certo, corrigindo-os, sempre em busca da eficiência. LINKEMER (1999, p. 19-26) afirma que a habilidade de ouvir com eficiência deve ser a primeira a ser explorada e desenvolvida para alcançar eficiência naquilo que se faz. Aquele que sabe ouvir, sabe compreender e estará pronto para partir para a próxima habilidade que é a de falar. Falar de forma a ser compreendido por aqueles que o escutam. Falar parece ser fácil, mas na realidade é uma das habilidades de comunicação mais complexas e por isso, para desenvolvê-la é preciso primeiro saber ouvir. Ao alcançar a habilidade de falar com eficiência, também se aprende a fazer perguntas inteligentes pois através de perguntas chega-se as pessoas, demonstra-se preocupação com um assunto, acumula-se conhecimento, dá-se oportunidade aos
  20. 20. 19 outros de falarem e não apenas ouvirem. Ressalta que as perguntas são fundamentais pois através delas é possível infundir ideias na cabeça das pessoas, convencer os outros de algo que se quer, além de vários outros benefícios citados pelo autor: as perguntas reduzem a ansiedade, esclarecem situações confusas, resolvem problemas, superam objeções, diminuem erros, e abrem caminhos de comunicação entre pessoas e departamentos. Perguntar é uma ferramenta de comunicação fundamental e habilidade que deve ser aprimorada para se ter eficiência naquilo que se faz. Mas o autor ressalta, que deve ser aprimorada a habilidade de fazer perguntas inteligentes. Perguntas erradas, na hora errada e para a pessoa errada podem gerar 10 efeitos contrários daqueles citados, gerando estresse e não compreensão, gerando conflitos desnecessários, etc. Perguntas erradas podem passar a impressão de hostilidade, ameaça ou até deixar quem o fez com cara de bobo (LINKEMER, 1999, p. 27-31). BHERING (2012, p. 6-7) relembra em seu livro que existem 4 etapas da gestão que devem ser levadas em consideração para que se tenha eficiência: Planejar, Organizar, Direcionar e Controlar. E o mesmo descreve a etapa direcionar como o ato de “[...] guiar esforços das pessoas no sentido de assegurar elevados níveis de desempenho. ” O autor lembra que a arrogância também pode ser um problema para aqueles que buscam uma gestão com eficiência pois um profissional arrogante pensa que conhecer apenas uma área profissional muito bem seja suficiente e não busca aprimorar seus conhecimentos profissionais. BHERING (2012, p. 8) diz: A arrogância faz com que muitos profissionais se tornem descartáveis por acreditarem que saber muito de apenas uma área é o suficiente, não necessitando ampliar seus conhecimentos. Um exemplo simples é que alguns engenheiros tendem a se orgulhar de saberem trabalhar muito bem com números e não conhecer muito sobre pessoas, por sustentarem a ideia de que o ser humano é muito complexo. Isso também ocorre na direção contrária, quando o gestor de pessoas acredita que a ignorância em contabilidade não fará diferença em sua vida. Em resumo, o que se observa, em casos assim é que nenhum desses profissionais é completo e que qualquer deficiência pode prejudicar sua carreira.
  21. 21. 20 3. Metodologia A pesquisa desenvolvida para este trabalho é do tipo exploratória/bibliográfica. De acordo com DE MACEDO (1995, p. 12) a pesquisa bibliográfica é a primeira etapa de uma pesquisa científica a fim de acumular conteúdo para as questões inerentes ao trabalho através de livros, verbetes de enciclopédias, artigos de revistas, trabalhos de congressos, teses, etc. e tem como objetivo provocar “[...] inquirição mental no estudante[...]”. GRESSLER (2003, p. 21) ressalta que não há área do conhecimento humano no qual não exista pesquisa científica disponível. A pesquisa exploratória busca tornar explícito o problema em questão de uma forma ampla, apresentando coleta de dados através de um formulário ou entrevista. DOS SANTOS e CANDELORO (2006, p. 74) A técnica de pesquisa, no âmbito da metodologia, é um dispositivo auxiliar na investigação, em especial na de natureza empírica, ou seja, nas pesquisas onde o acadêmico precisa coletar dados de teor quantitativo e/ou qualitativo de uma amostra. A coleta de dados é sempre uma atividade subseqüente à escolha do método de abordagem e de procedimento de um tema de pesquisa a ser investigado, mas que requer também rigor e sistematicidade na concepção dos instrumentos e sobretudo no tratamento do material que foi coletado. E a forma de abordagem utilizada nos formulários de entrevista é do tipo quantitativa e qualitativa. A pesquisa quantitativa busca seguir um rigor com questões fechadas e direcionadas com base em hipóteses, garantindo a precisão dos resultados, evitando distorções de análise e interpretação. “A realidade é constituída de fatos que podem ser observados. ” Na pesquisa qualitativa utilizam-se questão abertas, não direcionadas, buscando a realidade como ela é, sem a utilização de ferramentas que gerem dados estatísticos. Este tipo de pesquisa é aplicado quando busca-se demonstrar uma situação complexa, a qual não cabe uma resposta através de gráficos e dados numéricos (GRESSLER, 2003, p. 43).
  22. 22. 21 3.1 Coleta de dados Para obter opiniões de profissionais da área em questão foram distribuídos 2 questionários, um em português para profissionais que atuam no mercado de trabalho brasileiro e outro em inglês para profissionais que atuam em outros países. Os formulários contêm 3 perguntas do tipo qualitativas e 16 perguntas do tipo quantitativas. O formulário em português foi distribuído em vários grupos online disponíveis em redes sociais como Linkedin, Yahoo Grupos e Facebook. O formulário em inglês foi distribuído para 3 grupos do Linkedin e o mesmo contém uma questão a mais, justamente para saber em qual país o entrevistado se encontra. Após a distribuição, houve um retorno de 55 formulários preenchidos por profissionais de secretariado executivo no Brasil e 41 formulários preenchidos por profissionais que atuam em outros países. Após a coleta dos dados, as questões quantitativas foram contabilizadas e transformadas através de regra de 3 em porcentagem, gerando gráficos que proporcionam uma melhor visualização do resultado para cada questão. Além da pesquisa com profissionais de secretariado executivo, também fora enviado uma pergunta a alguns executivos e gestores, a maioria do setor jurídico, para que se pudesse obter a opinião deles em relação ao papel deste profissional como assessor. As perguntas, na íntegra, constarão ao final dos gráficos apresentados na primeira parte da pesquisa exploratória. 3.2 Questionário de pesquisa científica a profissionais no Brasil Abaixo está o formulário produzido e distribuído aos profissionais de secretariado executivo atuantes no mercado brasileiro. Este formulário poderá ser acessado através do link <http://goo.gl/forms/lsft1HyYUI>.
  23. 23. 22 Figura 1- Formulário de pesquisa científica a profissionais no Brasil.
  24. 24. 23
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  26. 26. 25 3.3 Questionário de pesquisa científica a profissionais no exterior Abaixo está o formulário produzido e distribuído aos profissionais atuantes no mercado internacional. O formulário poderá ser acessado através do link <http://goo.gl/forms/p3zUWgyIOS>. Figura 2- Formulário de pesquisa científica direcionado a profissionais no exterior.
  27. 27. 26
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  29. 29. 28 4. Análise e interpretação dos dados 4.1 Pesquisa exploratória voltada aos profissionais de secretariado executivo Seguem abaixo os dados coletados representados em gráficos para melhor visualização. Esta análise e interpretação de dados fará a comparação dos resultados obtidos através dos profissionais atuantes no mercado de trabalho brasileiro e dos profissionais atuantes no mercado de trabalho internacional. Nota-se que o resultado de maior porcentagem estará visível na cor azul. O primeiro gráfico é o de país de origem e tem como objetivo mostrar os países onde os 41 profissionais de secretariado executivo do mercado internacional atuam no momento. Nota-se que 37% dos entrevistados são dos Estados Unidos e 10% do Reino Unido. Ressalta-se que 5% são de origem brasileira, porém, considera-se que atuem em ambiente internacional uma vez que responderam através do formulário distribuído a grupos internacionais do Linkedin. Tabela 1- País de Origem: Gráfico Mundo. 37% 10% 5%5% 5% 5% 5% 5% 2% 2% 2% 2% 2% 2% 2% 2% 2% 2% País de origem EUA Reino Unido Brasil França India Indonésia Nigéria Portugal Bélgica Canada Egito Hungria Itália Quênia Maldivas Paquistão Porto Rico África do Sul
  30. 30. 29 O segundo gráfico é de grau de escolaridade. Verifica-se que 38% dos profissionais no Brasil tem ensino superior completo ou pós-graduação completa e apenas 2% tem ensino médio completo. No mercado internacional, 54% dos profissionais tem curso de bacharelado, o qual corresponde ao ensino superior completo no Brasil. Veja que existe uma diferença nas nomenclaturas de um gráfico para o outro pois em países como Estados Unidos, por exemplo, a faculdade é dividida entre tecnológica (Associates degree) e se trata dos 2 anos iniciais para ingresso na Universidade, a qual se abrange os anos seguintes para adquirir o diploma de bacharelado. Dentre as opções abaixo, também constava a opção “outras” no formulário, caso houvesse alguma opção não informada, porém não houve nenhuma outra graduação diferente das já informadas no formulário. Tabela 2- Grau de Escolaridade. O terceiro gráfico refere-se ao tempo de experiência na área de secretariado. Em relação aos entrevistados no Brasil, 31% tem de 6 a 10 anos e 22% tem de 2 a 5 anos de experiência no mercado. No mercado internacional, 29% dos entrevistados tem mais de 20 anos de experiência na área de secretariado executivo e 24% tem entre 16 e 19 anos de experiência. 38% 38% 13% 9% 2% Brasil Ensino superior completo Pós-graduação completa Pós-graduação em andamento Ensino superior em andamento Ensino médio completo 54% 17% 15% 7% 7% Mundo Bacharelado Ensino médio completo Mestrado Graduação tecnológica Qualificação profissional
  31. 31. 30 Tabela 3- Tempo de Experiência. O quarto gráfico refere-se à nomenclatura dos profissionais de secretariado executivo no início da carreira. Foi possível verificar que existem muitas nomenclaturas para a área de secretariado executivo. Ao todo foram citadas 14 nomenclaturas diferentes pelos entrevistados no Brasil e 13 citadas pelos entrevistados no âmbito internacional. Visto que algumas eram muito próximas, foi feita uma junção chegando aos resultados abaixo. Dos entrevistados no mercado brasileiro, 29% eram secretárias júnior e 24% eram estagiárias. Ressalta-se, que as nomenclaturas estão no feminino pois 1 (2%) dos entrevistados deixou claro ser do sexo masculino. Em relação aos profissionais em outros países, 34% eram secretárias/assistentes júnior e 15% eram assistentes de secretária. Tabela 4- Nomenclatura dos profissionais de secretariado executivo no início da carreira. 31% 22% 22% 14% 9% 2% Brasil 6 e 10 anos 2 a 5 anos Mais de 20 anos 11 e 15 anos 16 e 20 anos Até 1 ano 29% 24%17% 15% 10% 5% Mundo Mais de 20 anos 16 e 19 anos 6 e 10 anos 2 a 5 anos 11 e 15 anos Até 1 ano 29% 24%14% 11% 9% 5% 2% 2% 2% 2% Brasil Secretária/Assistente júnior Estágiária Assistente administrativa Secretária/Assistente executiva Secretária Assistente de secretária Secretária executiva bilingue Secretária jurídica Secretário executivo Recepcionista 34% 15%12%10% 10% 5% 5% 3% 2% 2% 2% Mundo Secretária/Assistent e júnior Assistente de secretária Assistente administrativa Secretária Temporária/Trainee Recepcionista Assistente de vendas Balconista Secretária/Assistent e executiva Gerente de projetos Secretária de projetos
  32. 32. 31 O quinto gráfico refere-se as nomenclaturas dos profissionais de secretariado executivo atualmente. Novamente as nomenclaturas são muitas. Foram citadas 21 nomenclaturas citadas pelos entrevistados brasileiros e 32 pelos entrevistados em outros países. Foi feita uma junção daquelas que tinham nomes muito próximos. No Brasil, 49% são secretárias ou assistentes executivas e no mercado internacional 29% são denominadas secretárias ou assistente executivas. Ressalta-se que 2% dos entrevistados em âmbito internacional optou por dizer ser mãe/pai e 2% denominou- se secretária paroquial. Nota-se que apenas 2% dos entrevistados no Brasil denominam-se como secretárias bilíngue júnior, o que demonstra a mudança ocorrida ao longo da carreira. Tabela 5- Nomenclatura atual. O sexto gráfico refere-se ao Chefe de maior peso no início da carreira. No Brasil, 40% atendiam diretores e 35% gerentes e no mercado internacional 37% atendiam diretores e 33% atendiam gerentes. 49% 16% 11% 11% 1% 2% 2% 2% 2% 2% 2% Brasil Secretária/Assistente executiva Secretária/Assistente bilingue Secretária/Assistente Vazias Analista administrativo Coordenadora administrativa Gerente administrativa financeira Secretária bilingue junior Secretária pleno Secretária trilingue pleno Secretário de departamento de ensino 29% 12% 10%10% 10% 7% 5% 3% 3% 3% 2% 2% 2% 2% Mundo Secretária/Assistente executiva Assistente executiva do CEO Assistente administrativa Gerente administrativo Secretária/assistente executiva senior Vazias Assistente da diretoria Contrato por tempo determinado COO Autônomo Pai/Mãe Secretária paroquial Assistente de projetos Gerente de sistemas
  33. 33. 32 Tabela 6- Chefe de maior peso no início da carreira. O sétimo gráfico refere-se ao Chefe de maior peso atualmente. No Brasil, 46% atendem o CEO, o Presidente ou Chairman e 29% atendem Diretores. No mercado internacional, 32% atendem diretores e 29% atendem o CEO ou Presidente. Nota-se que no início da carreira apenas 14% dos entrevistados do mercado brasileiro atendiam CEOs e 12% dos entrevistados do mercado internacional atendiam CEOs ou Presidentes. Tabela 7- Chefe de maior peso atualmente. O oitavo gráfico tem o objetivo de mostrar quantos idiomas estes profissionais falam. O resultado Brasil aponta que 45% dos entrevistados falam 1 idioma e 36% falam 2 idiomas. No gráfico Mundo, verifica-se que 34% dos entrevistados falam 3 40% 35% 14% 5% 2% 2% 2% Brasil Diretor Gerente CEO Coordenador Assistente Chefe Sócio 37% 33% 12% 5% 5% 2% 3% 3% Mundo Diretor Gerentes CEO/Presidente Coordenador Vice-presidente Editor de jornal Diretor de escola Associado senior 46% 29% 7% 5% 5% 2% 2% 2% 2% Brasil CEO/Presidente/Chai rman Diretor Gerente Coordenador Sócio Chefe Conselheiro editorial Professor Universitário Pró-reitor 32% 29% 12% 5% 5% 5% 3% 3% 2% 2% 2% Mundo Diretor CEO/Presidente Gerente COO Coordenador Vice-presidente CFO Gerente administrativo Colega Diretor de escola Assistente senior
  34. 34. 33 idiomas e 32 % falam 1 idioma. Apenas 4% e 5%, conforme gráficos Brasil e Mundo respectivamente, falam 4 ou mais idiomas. Tabela 8- Quantidade de idiomas. O nono gráfico tem o objetivo de mostrar quais idiomas os profissionais entrevistados falam. Ressalta-se que no gráfico com dados do Brasil é possível visualizar as línguas faladas além do português. Verifica-se que no Brasil 36% dos entrevistados falam pelo menos inglês como segunda língua e 25% falam inglês e espanhol. Nota-se que 2% falam a língua hebraica, sendo um diferencial. Em relação aos profissionais em outros países, 41% falam ao menos inglês e 13% não são bilíngues. Nota-se que os resultados são bem diferenciados, identificando idiomas que não foram mencionados pelos entrevistados do mercado brasileiro como, russo, híndi, holandês, língua de sinais americana, árabe, polonês, além de dialetos nativos. 45% 36% 15% 4% Brasil 1 idioma 2 idiomas 3 idiomas 4 ou mais idiomas 34% 32% 29% 5% Mundo 3 idiomas 1 idioma 2 idiomas 4 ou mais idiomas
  35. 35. 34 Tabela 9- Idiomas falados. No décimo gráfico é possível verificar com quais departamentos os entrevistados mantém comunicação. Nota-se que o objetivo do gráfico é demonstrar os dados de maior relevância para a pesquisa. No gráfico Brasil verifica-se que 47% dos profissionais mantém contato ao menos com a administração e 24% mantém contato com ao menos 3 departamentos das organizações. No gráfico Mundo pode- se verificar que 71% dos entrevistados mantém ao menos contato com a administração e 61% com pelo menos 3 departamentos. 2% dos entrevistados não entenderam a pergunta e 2% informaram que “depende do problema”. 36% 25% 16% 9% 4% 2% 2% 2% 2% 2% Brasil Inglês Espanhol + Inglês Não bilingue Espanhol Francês + Inglês Hebraico Alemão + Inglês Italiano + Inglês Japonês + Inglês Inglês, espanhol, francês e italiano 41% 13% 9% 9% 6% 5% 3% 2% 2% 2% 2% 1% 1% 1% 1% 1% Mundo Inglês Não bilingue Dialeto nativo + inglês Francês + inglês Espanhol Alemão + inglês Português + inglês Hindi + inglês Russian + inglês Holandês + inglês Japanese + inglês Língua de sinais americana Apenas espanhol Árabe + inglês Italiano + inglês Polonês + inglês
  36. 36. 35 Tabela 10- Departamentos com os quais mantém comunicação. No décimo primeiro gráfico é possível verificar a quantidade de profissionais de secretariado executivo nas organizações em que os entrevistados atuam. No gráfico Brasil, nota-se que, 35% dizem ter de 2 a 6 profissionais de secretariado executivo nas organizações em que atuam e no gráfico Mundo 32% dizem ter a mesma quantidade de profissionais. No gráfico Brasil 27% dos entrevistados dizem ter apenas 1 profissional desta área nas organizações em que atuam e no gráfico Mundo 20% também dizem ter apenas 1 profissional de secretariado executivo. Tabela 11- Quantidade de profissionais de secretariado na empresa em que atuam. O décimo segundo gráfico tem o objetivo de apresentar a quantidade de profissionais que os entrevistados já atenderam ao longo de sua carreira na área de secretariado executivo. 35% dos entrevistados do mercado brasileiro informam que 71% 61% 39% 7% 2% 2% Mundo Pelo menos com a administação Pelo menos com 3 departamentos Pelo menos com 4 departamentos Todos citados na pesquisa Depende do problema Não entendeu a pergunta 47% 24% 17% 12% Brasil Pelo menos com a administação Pelo menos com 3 departamentos Todos citados na pesquisa Pelo menos com 4 departamentos 35% 27% 13% 13% 7% 5% Brasil 2 à 6 Apenas 1 Acima de 30 7 à 11 12 à 20 20 à 30 32% 20% 17% 17% 7% 7% Mundo 2 à 6 Apenas 1 Acima de 30 7 à 11 12 à 20 20 à 30
  37. 37. 36 atenderam de 2 à 6 e 27% atenderam de 6 à 10. No mercado internacional 34% informam que atenderam de 2 à 5 enquanto 29% atenderam de 6 à 10. Nota-se uma errata nos formulários Brasil x Mundo onde existe uma divergência nos valores aplicados. Por exemplo no formulário Brasil havia a opção de 2 à 6 e no formulário mundo a opção era de 2 à 5, alterando um pouco suas proporções na contagem. Tabela 12- Quantidade de profissionais que já atendeu ao longo da carreira Duas questões qualitativas estavam disponíveis nos formulários distribuídos. Elas tinham o objetivo de identificar as principais atividades que os entrevistados exerciam no início da carreira e as principais atividades que exercem atualmente a fim de analisar se houve alguma mudança. Foram dadas 6 opções em ambos os formulários: atender ao telefone, agendar reuniões, reservar passagens, tirar cópias, enviar fax e documentos em PDF e a opção outras. Notou-se que não há uma grande mudança nos dados sendo que a maioria dos entrevistados fazem todas atividades mencionadas na pesquisa e sempre mais algumas também relacionadas à rotina dos executivos e gestores e à administração atuando como gestores do tempo e otimizando as atividades dentro das organizações. Não foi possível notar nenhuma atividade em específico que os profissionais exerciam ou exerçam de forma a ficar destacado nos gráficos. A partir desta fase da pesquisa começa a ficar mais evidente as respostas para os questionamentos e objetivos citados no início do trabalho. O décimo terceiro gráfico mostra o quão essencial os profissionais de secretariado executivo se consideram para as organizações. No gráfico Brasil, 38% se consideram extremamente essenciais e 36% muito essenciais enquanto apenas 6% se consideram pouco essenciais. No gráfico Mundo, 42% se consideram 34% 29% 12% 12% 8% 5% Mundo 2 à 5 6 à 10 11 à 15 Mais de 20 16 à 20 Apenas 1 35% 27% 13% 13% 7% 5% Brasil 2 à 6 Apenas 1 Acima de 30 7 à 11 12 à 20 20 à 30
  38. 38. 37 extremamente essenciais e 41% muito essenciais enquanto 2% se consideram pouco essenciais. Tabela 13- O quão essencial os profissionais de secretariado executivo se consideram para as organizações. O décimo quarto gráfico busca mostrar se os entrevistados acreditam ser possível que seus chefes trabalhem sem o apoio de um profissional de secretariado executivo. 91% dos entrevistados no mercado brasileiro dizem que não é possível enquanto 80% dos entrevistados no mercado internacional também dizem não ser possível. Muitos profissionais justificaram que os chefes não poderiam exercer suas funções sem a assistência de um profissional de secretariado executivo pois as atividades que exercem ficariam comprometidas visto que existe uma grande demanda de atividades rotineiras, que dizem respeito à administração de agenda, viagens, pagamentos, etc. Um dos entrevistados do mercado brasileiro diz, “Faço a assessoria poupando o tempo do executivo para que ele exerça atividades estratégicas. ” Um profissional da África do Sul diz, “Eu torno o tempo dele livre para que possa se concentrar em atividades de alto nível, com decisões e projetos de alto grau, enquanto eu tomo conta dos problemas do dia a dia.” E outro profissional dos Estados Unidos diz, “O meu chefe não escreve cartas, não marca reuniões, não mantém controle das horas que trabalhou, não compra suprimentos e não atende o telefone. Ele atende a reuniões, mantém contatos e toma decisões. Ele precisa de alguém quem faça todo o resto para manter a sua programação de trabalho. ” Por outro lado, 9% dos entrevistados no Brasil e 20% dos entrevistados no mercado internacional acreditam ser possível que o chefe trabalhe sem o apoio de um 38% 36% 20% 6% Brasil Extremamente essencial Muito essencial Essencial Pouco essencial 42% 41% 15% 2% Mundo Extremamente essencial Muito essencial Essencial Pouco essencial
  39. 39. 38 profissional de secretariado. Justificam que isso pode ocorrer pois são independentes, autossuficientes, ou por uma mudança nos tipos de executivos e gestores atuais. Um dos entrevistados de Portugal diz, “Possivelmente, mas com baixa qualidade. A razão de ter um assistente é a de retirar a maior parte das atividades administrativas, então ele o executivo pode focar nos problemas estratégicos que dizem respeito à empresa. ” Um dos entrevistados no mercado brasileiro diz, “As empresas estão tendenciando a deixar os executivos mais independentes, e acredito que o que justifica nossa presença ainda é o custo da hora para tarefas mais simples, ” e outro também diz, “Sim, acredito que qualquer pessoa tenha essa possibilidade. A questão é que o executivo levaria muito mais tempo para descobrir os caminhos (não possui know- how). E esse tempo seria "desperdiçado", pois a função dele é de se dedicar à estratégia da área, e não com o suporte, cuja função é nossa. ” Tabela 14- Acredita ser possível que o chefe exerça suas funções sem um profissional de secretariado. Justifique. O décimo terceiro gráfico mostra a porcentagem de profissionais de secretariado executivo que necessitam de substituto durante suas férias. Nota-se que os resultados são bastante divergentes entre os entrevistados do mercado brasileiro e do mercado internacional. No Brasil, 31% dizem ser muito necessário enquanto que no mercado internacional 36% dizem o contrário, pouco necessário. 91% 9% Brasil Não Sim 80% 20% Mundo Não Sim
  40. 40. 39 Tabela 15- Necessita de substituto durante as férias. O último gráfico mostra a porcentagem de entrevistados que acreditam ou não no fim do profissional de secretariado executivo. Nota-se que 90% dos profissionais no mercado brasileiro não acreditam no fim da profissão e 80% dos entrevistados em outros países também não acreditam. Apenas 10% dos profissionais no mercado brasileiro e 20% dos entrevistados no mercado internacional, ou seja, 29 entrevistados de um total de 96, acreditam na sua extinção. Os motivos dos entrevistados que acreditam na extinção da profissão estão em sua maioria relacionados à tecnologia. Muitos dizem que a tecnologia facilitou o trabalho dos executivos e gestores, tornando tudo mais rápido e prático. “Eu creio sim, pois esta profissão está morrendo. Por mais que leiamos que a empresa precisa e que as assistentes façam e desfaçam, com a globalização e aparelhagens “smart” (Iphone, tablets, etc.) e a gama de facilidades de se organizar pela internet, creio que estamos fadadas ao extermínio, ” diz um dos entrevistados no Brasil. Um outro entrevistado da Índia diz, “Tudo está disponível online ao estalar dos dedos. O gerenciamento se faz bem sem assistência”. A questão do custo também foi citada. Um dos entrevistados no Brasil diz, “Os executivos extremamente dependentes estão em extinção, pelo alto custo em que oneram as empresas, pois a profissão de secretária como conhecemos ficará obsoleta. Acredito que as profissionais mais antenadas assumirão outras funções como gerenciamento do escritório, sem deixar de lado os afazeres de uma secretária também. ” Os entrevistados que não acreditam no fim da profissão justificam que os executivos e gestores necessitam de secretários para fazer a gestão do tempo para eles, otimizando tarefas rotineiras e burocráticas que demandam muito tempo ou até mesmo filtrando aquilo que realmente é importante do que não é. 31% 29% 27% 13% Brasil Muito necessário Extremamente necessário Necessário Pouco necessário 36% 27% 22% 15% Mundo Pouco necessário Muito necessário Necessário Extremamente necessário
  41. 41. 40 Abaixo seguem algumas das respostas da pesquisa qualitativa dadas por estes profissionais. Um dos entrevistados do mercado brasileiro diz, “O profissional de secretariado soube se adaptar às mudanças do tempo e do cargo, soube acompanhar e desenvolver atividades para oferecer cada vez mais um suporte à altura que o executivo necessita. A secretária que exerce de fato o cargo em sua plenitude, é o braço direito do executivo”. Um dos entrevistados dos Estados Unidos disse, “Comunicação excelente é essencial. Intuição, extinto são também importantes. Um robô não pode fornecer o melhor julgamento”. Entre os entrevistados brasileiros, um citou a questão do status dizendo, “A rotina da secretária é complexa por se tratar de afazeres que ninguém quer fazer: resolver problemas, lidar com burocracias e atender a caprichos, entre muitas outras coisas. E para muitos executivos e gestores, ter uma secretária, mesmo que eles não gostem necessariamente do trabalho delas, entona status. É confortável ter alguém que pense por você, que brigue por você, que leia, escreva e negocie por você”. Um outro entrevistado do Paquistão ressalta, “Não, certamente não. Porque secretárias são muito convenientes nas rotinas diárias das empresas. São o lubrificante para o funcionamento do escritório. E se você é uma secretária empresarial, então a sua função é extremamente importante. ” Tabela 16- Acredita ou não no fim do profissional de secretariado. Justifique. 4.2 Pesquisa exploratória voltada a executivos e gestores Á fim de obter também a opinião de profissionais que trabalham diretamente com o suporte de assistentes e secretários (as) executivos (as), foram encaminhadas 90% 10% Brasil Não Sim 80% 20% Mundo Não Sim
  42. 42. 41 as seguintes perguntas a alguns executivos e gestores: Você, em seu cargo de executivo ou gestor, consideraria a possibilidade de trabalhar sem o apoio de um (a) secretário (a) ou assistente executivo (a)? Seria viável? Justifique? Foram obtidas as respostas abaixo sendo que nenhuma delas fora alterada e, portanto, consta nesta pesquisa em sua versão original. FAGUNDES, Fabiana. Advogada e Sócia no Escritório Barbosa, Müssnich & Aragão Advogados. Publicação on-line [mensagem pessoal]. Mensagem recebida por ff@bmalaw.com.br em 13 mai 2015: Não seria viável, dado que o tempo consumido com as atividades-fim do cargo ocupado dependem fundamentalmente do apoio de um assistente que possa organizar as tarefas das atividades-meio. Se tivesse de executar sozinha ambas as atividades, fatalmente uma boa parte do tempo hoje empregado na definição de assuntos estratégicos, para os quais o executivo é contratado, seria dedicado a atividades de suporte, o que traz uma ineficiência e alto custo para a organização. MESQUITA, Fernanda Mattar. Advogada e Sócia no Escritório Lembi Mesquita Advogados. Publicação on-line [mensagem pessoal]. Mensagem recebida por fernanda.mesquita@lembimesquita.com.br em 13 mai 2015: Recentemente montei um escritório de advocacia em conjunto com outra sócia e trabalhamos durante seis meses sem o apoio de secretárias ou assistente. Entendo que seja viável sim, e principalmente em casos em que a demanda de trabalho ainda é irregular, como o início de uma operação, pode representar uma economia de custos importante. A desvantagem é fazer com que o gestor acabe tendo que dividir o seu tempo com atividades que não deveriam ser o seu foco. Agora estamos com uma secretária, e bem felizes. Estamos conseguindo focar mais nas nossas atividades, com a tranquilidade que a parte administrativa está sendo bem cuidada. MAZARÁ, Lúcia Helena. Advogada e Sócia no Escritório PKM Advogados & Consultores. Publicação on-line [mensagem pessoal]. Mensagem recebida por lucia.mazara@pkm.adv.br em 14 mai 2015: Não consideraria essa possibilidade. Hoje em dia como as informações chegam com uma velocidade muito rápida, a exigência de retorno e respostas aos clientes também é imensa, o tempo do profissional, no caso o meu, fica muito restrito a resolver questões ligadas diretamente ao cliente, no entanto, outros assuntos acessórios e tão importantes e relevantes como o trabalho que desenvolvo precisam de apoio e precisam ser executados, com a mesma agilidade, controle e principalmente organização. Assim é fundamental dividir essas atividades e ter o apoio de uma secretária ou assistente executivo, sem isso fica inviável prestar um bom atendimento ao cliente. Tenho para mim, que hoje a secretária ou assistente executivo, exercem atividades que vão além de simplesmente agendamentos e telefonemas, como era antigamente, hoje uma secretária ou assistente executivo, tem que se antecipar aos assuntos, tem que saber bem de informática e por vezes de outras áreas
  43. 43. 42 como financeira e administrativa para poder de fato auxiliar o gestor no dia a dia. SOARES, Daniela. Advogada e Sócia Escritório Barbosa, Müssnich & Aragão Advogados. Publicação on-line [mensagem pessoal]. Mensagem recebida por dhs@bmalaw.com.br em 18 mai 2015: Não consideraria. Acho imprescindível ter uma assistente executiva para dar conta do dia a dia corrido. Ela faz uma interface importante com as pessoas internas, os processos, etc. Cuida de coisas da vida pessoal também, que possibilita que sobre tempo para o trabalho.
  44. 44. 43 5. Considerações finais Os resultados mostrados através da pesquisa científica concluem por si só a importância dos profissionais de secretariado executivo dentro das organizações no Brasil e no mundo. Como por exemplo, 38% dos entrevistados no mercado brasileiro disseram se considerar extremamente essenciais e 42% dos entrevistados de outros países disseram o mesmo. Ou quando 91% dos entrevistados no Brasil e 80% dos entrevistados no exterior disseram não ser possível que seus chefes trabalhem sem a assessoria executiva exercida por eles. Mas a questão que tanto poderia trazer alívio como preocupação aos profissionais desta área, foi o ápice da pesquisa. Verificar que 90% dos entrevistados no Brasil e 80% dos entrevistados no exterior não acreditam no fim desta profissão que existe há tantas décadas, se tornando uma peça chave para as organizações e para os executivos e gestores, é totalmente satisfatório. E por isso não se pode ter certeza ao dizer que a extinção do profissional de secretariado executivo está próxima. Executivos e gestores sempre farão parte das diversas organizações espalhadas pelo Brasil e pelo mundo e eles necessitam de assessoria para desempenharem suas funções de forma otimizada, focando nas atividades estratégicas para as quais foram contratados. Novas tecnologias podem surgir e o mercado pode exigir cada vez mais qualificação, mas este profissional continuará sendo necessário como tantas outras profissões. O profissional de secretariado executivo é tão necessário quanto as empregadas domésticas que limpam as casas, tão necessário quanto pedreiros que levantam paredes, tão necessários quanto os enfermeiros que dão apoio em hospitais, ou os professores que se dedicam ensinando as novas gerações, os advogados que fazem valer as leis, e os médicos que auxiliam na cura. O fato é que cada um tem a sua importância e extinguir uma profissão não é tão simples e nem sempre benéfico ao mundo corporativo.
  45. 45. 44 6. Referências bibliográficas AZEVEDO, Ivanize e DA COSTA, Silvia Ignacio. Secretária: um guia prático. São Paulo, SP: Editora SENAC, 2006. 188 p. BERNHOEFT, Renato. Desperdiçadores de Tempo: quais são e como administrá-los. São Paulo, SP: Editora Nobel, 1989. p.19-38. BHERING, Marcia Maria. Gestão Eficiente do Tempo: Aprenda como usá-lo a seu favor. Viçosa, MG: Editora AS Sistemas, 2012. CRABBE, Tony. Ocupado demais para ler este livro: um planejamento prático para administrar o tempo, ganhar produtividade e garantir o sucesso. Rio de Janeiro, RJ: Agir, 2014. p. 6-13. DE MACEDO, Neusa Dias. Iniciação à pesquisa bibliográfica: guia do estudante para a fundamentação do trabalho de pesquisa. São Paulo, SP: Editora Loyola, 1995. DICIONÁRIO AURÉLIO. Eficiência. Disponível em: <http://www.dicionariodoaurelio.com/>. Acesso em: 09 abri. 2015. FACEBOOK. Secretárias e Secretários Executivos do Brasil. Grupos. Disponível em: <https://www.facebook.com/pages/Secret%C3%A1rias-e-Secret%C3%A1rios- Executivos-do-Brasil/238596116194418?fref=ts>. Acesso em: 11 mar. 2015. FACEBOOK. Secretárias Executivas do Brasil. Grupos. Disponível em: <https://www.facebook.com/secexecutivasdobrasil?fref=ts>. Acesso em: 11 mar. 2015. GARCIA, Elizabeth Virag. Noções fundamentais para a secretária. São Paulo, SP: Summus Editorial, 2000. p. 13-40. GIL, Antônio Carlos. Como elaborar projetos de pesquisa. N/D: Editora Atlas, 2010. GOOGLE FORMS. Final Graduation Work- Post Graduation Lato Sensu in Executive Advisory (MBA) USCS, Brazil. Formulário de pesquisa eletrônica. Disponível em: <http://goo.gl/forms/p3zUWgyIOS>. Acesso em: 09 abr. 2015. GOOGLE FORMS. PESQUISA CIENTÍFICA TCC- Pós-Graduação Lato Sensu em Assessoria Executiva (MBA) USCS. Formulário de pesquisa eletrônica. Disponível em: <http://goo.gl/forms/lsft1HyYUI>. Acesso em: 09 abr. 2015. GRESSLER, Lori Alice. Introdução à pesquisa. São Paulo, SP: Editora Loyola, 2003. p. 21, p. 43. LINKEMER, Bobbi. Secretária Eficiente. São Paulo, SP: Editora Nobel, 1999. p. 16- 31.
  46. 46. 45 LINKEDIN. Groups. Linkedin Corp 2015. Disponível em: < https://www.linkedin.com/grp/>. Acesso em: 11 nov. 2014 MAZULO, Roseli e LIENDO, Sandra. Secretária: Rotina gerencial, habilidades comportamentais e plano de carreira. São Paulo, SP: Senac, 2010. 221 p. MOURA, João Paulo. Os 10 maiores desperdiçadores de tempo em uma empresa. Revista Economias on line. Disponível em: < http://www.economias.pt/os-10- maiores-desperdicadores-de-tempo-em-uma-empresa/>. Acesso em: 08 abr. 2015. NEVES, Maria da Conceição de Oliveira. Introdução ao secretariado executivo. Rio de Janeiro, RJ: T+8, 2007. p. 32-33. RAND, Ayn. A Revolta de Atlas. São Paulo, SP: Editora Arqueiro, 2010. vol 1. RASCÃO, José Poças. Da Gestão Estratégica à Gestão Estratégica da Informação: Como aumentar o tempo disponível para a tomada de decisão estratégica. Rio de Janeiro, RJ: Editora E-Papers, 2006. REIS, Linda G. Produção de Monografia: da teoria à pratica. Distrito Federal, DF: Editora Senac, 2008. RODRIGUES, Anna Carolina. Multitarefa é mito. Veja como se organizar para ser eficiente. Revista Exame.com. 2015. Disponível em: <http://exame.abril.com.br/revista-voce-sa/noticias/multitarefa-e-mito-veja-como-se- organizar-para-ser-eficiente>. Acesso em: 11 abr. 2015. SANTOS, Vania dos e CANDELORO, Rosana J. Trabalhos Acadêmicos: Uma orientação para a pesquisa e normas técnicas. Porto Alegre. RS: AGE, 2006. p. 74. THE FREE DICIONARY.COM. Efficiency. American Heritage Dictionary of the English Language. Farlex: 5ª Edição, 2011. Disponível em: <http://www.thefreedictionary.com/efficiency>. Acesso em: 12 mai. 2015. YAHOO GRUPOS. Fórum Virtual de Secretariado Brasil. Publicação on-line [mensagem pessoal]. Mensagem recebida por secretariado- brasil@yahoogrupos.com.br em 11 mar 2015.
  47. 47. 46 Anexo A - Termo de Autorização de Publicação Termo de Autorização para Publicação Eletrônica em Biblioteca Digital Na qualidade de titular dos direitos de autor da publicação, autorizo a Universidade Municipal de São Caetano do Sul – USCS, a disponibilizar gratuitamente, sem ressarcimento dos direitos autorais, conforme permissões assinadas do documento, em meio eletrônico, na Rede Mundial de Computadores, no formato especificado¹, para fins de leitura, impressão e/ou download pela Internet, a título de divulgação da produção científica gerada pela Universidade, a partir desta data. 1. Identificação do material bibliográfico: [ ] Tese [ ] Dissertação [ ] Monografia [X] TCC (artigo) 2. Identificação do documento/autor: Título do Trabalho: Palavra-chave: Eficiência. Gestão do Tempo. Secretariado Executivo. Autor: Luciana Medina Pereira RG: 40.485.718-8 CPF: 229.967.448-96 E-mail: medinapereira87@gmail.com Orientador: Professora Dra. Maria Benedita de Faria Nº de páginas: 42 Data de entrega do arquivo: 16/05/2015 3. Informações de acesso ao documento: Liberação para publicação² ( X ) Total ( ) Parcial Em caso de publicação parcial, especifique o(s) arquivo(s) restrito(s): Arquivo(s) Capítulo(s). Explique: São Caetano do Sul, 16 de maio de 2015. _______________________________________ Assinatura do autor ESPAÇO RESERVADO PARA O DEPARTAMENTO RESPONSÁVEL PELO RECEBIMENTO DESTE TERMO DE AUTORIZAÇÃO Recebido por: Data _____/_____/_______ Data de inserção do arquivo no sistema: ______/_______/______. ¹ Texto (PDF). Imagem (JPG ou GIF); Som (WAV, MPEG, AIFF, SND); Vídeo (MPG, AVI, QT); Outros. ² A restrição (parcial ou total) poderá ser mantida por até um ano a partir da data de autorização da publicação.

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