O slideshow foi denunciado.
Utilizamos seu perfil e dados de atividades no LinkedIn para personalizar e exibir anúncios mais relevantes. Altere suas preferências de anúncios quando desejar.

Crear documentos pyme

2.215 visualizações

Publicada em

documentos

Publicada em: Educação
  • Seja o primeiro a comentar

  • Seja a primeira pessoa a gostar disto

Crear documentos pyme

  1. 1. H.R.EXCAVACIONES S.A.S. CREAR DOCUMENTOS CASTRO RAMÍREZ JOHNY DAZA HURTADO DIANA GONZÁLEZ MONCADA PAULA ANDREA GIL RIAÑO TATIANA LIZETH SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA CDA – CHÍA 2015
  2. 2. H.R.EXCAVACIONES S.A.S. CREAR DOCUMENTOS CASTRO RAMÍREZ JOHNY DAZA HURTADO DIANA GONZÁLEZ MONCADA PAULA ANDREA GIL RIAÑO TATIANA LIZETH INFORME INSTRUCTORA LITS ASTRID CHACÓN HOYOS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA CDA – CHÍA 2015
  3. 3. TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................4 2. JUSTIFICACIÓN.......................................................................................................................6 3. OBJETIVO .................................................................................................................................7 3.1. OBJETIVO GENERAL.....................................................................................................7 3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS...........................................................................................7 4. H.R EXCAVACIONES..............................................................................................................8 5. MARCO TEORICO ...................................................................................................................9 6. METODOLOGÍA .................................................................................................................... 10 6.1. ACTA ............................................................................................................................... 10 6.2. CONVOCATORIA.......................................................................................................... 13 6.3. CARTAS.......................................................................................................................... 14 6.4. CERTIFICADO LABORAL........................................................................................... 17 6.5. INFORME AL GERENTE PROCESO DE CONTRATACIÓN ................................ 22 6.6. COTIZACIÓN, PEIDO, DEVOLUCIÓN Y ORDEN DE COMPRA.......................... 27 6.7. CIRCULAR...................................................................................................................... 34 7. CONCLUSIONES .................................................................................................................. 35 8. BIBLIOGRAFIA...................................................................................................................... 36
  4. 4. 4 1. INTRODUCCIÓN Escribir –escribir formalmente, como debe hacerse en el entorno académico o profesional– significa apropiarse de unas formas específicas de razonamiento que permiten influir efectivamente en los demás. El lenguaje es un instrumento de poder. La escritura es un lenguaje sin interlocutor, dirigido a una persona ausente, imaginaria o a nadie en particular, en una situación nueva, en la cual quien escribe plasma sus ideas y sentimientos. La redacción comprende las distintas formas que tienen los jóvenes en su construcción individual para expresarse por escrito. Siempre nos es posible establecer comunicación inmediata con los demás; de alguna manera, el valor de la escritura perdura, porque ¿cuantas veces ocupamos dejar un recado por escrito? y nos podemos preguntar, ¿sabemos hacer uso eficiente de la palabra escrita?
  5. 5. 5
  6. 6. 6 2. JUSTIFICACIÓN Mucha gente es buena en su trabajo, pero encuentra difícil expresar sus ideas por escrito a pesar de que todos conocemos la importancia que es poder tener documentos bien redactados. “El bien común prevalece sobre los intereses particulares. Antes de empezar a escribir es necesario organizar mentalmente las ideas que se requieren trasladar al papel. Una vez ordenadas en la mente, es necesario identificar ideas principales y secundarias, elaborando un esquema en el que se escriban en orden y de acuerdo con la importancia de cada una. Es importante el orden de una oración ya que de lo contrario resultará carente de sentido. Más aún si no se ordena lo que se quiere decir de una manera lógica y cuidada, el escrito perderá todo interés. Toda redacción necesita coherencia y cohesión textual. Redactar etimológicamente significa compilar o poner en orden; en un sentido más preciso, consiste en expresar por escrito los pensamientos o conocimientos ordenados con anterioridad, haciendo uso correcto de las normas gramaticales: semántica, morfología y sintaxis.
  7. 7. 7 3. OBJETIVO 3.1. OBJETIVO GENERAL Generar un informe administrativo donde se evidencie la planeación y formulación de procesos, identificando y reconociendo la unidad productiva. 3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS  Presentar documentos organizacionales de acuerdo a la normatividad vigente.  Detectar y eliminar ambigüedades en la redacción de documentos empresariales.  Digitar y transcribir documentos organizacionales, aplicando técnicas básicas.
  8. 8. 8 4. H.R EXCAVACIONES H.R. EXCAVACIONES S.A. Es una organización que labora en el sector de alquiler de maquinaria que es empleada para construcciones u otros fines, según lo disponga el cliente. Ésta empresa ha sido dirigida directamente por sus propietarios, quienes se desempeñan en cada departamento y debido al bajo manejo de personal y la carencia de recursos que faciliten la adquisición de nuevo personal, no les ha sido posible delegar éstas funciones a personas externas.
  9. 9. 9 5. MARCO TEORICO Teniendo en cuenta el análisis hecho a la PYME H.R. EXCAVACIONES, la organización, debido a la capacidad de personal con que cuentan, carece de ciertos departamentos independientes que se encarguen de manipular los documentos y mantener la comunicación empresarial, por ello a la empresa se le es de mayor complejidad, la comunicación con los colaboradores y los clientes. Basándose en la importancia de la comunicación empresarial cabe señalar que según lo anteriormente mencionado, la principal problemática de la organización se debe a la no implementación de los documentos para llevar cabo sus procesos.
  10. 10. 10 6. METODOLOGÍA 6.1. ACTA ACTA 001 26 de octubre de 2015 INTEGRANTES: ESTHER RODRIGUEZ- GERENTE ORDEN DEL DIA 1. Verificación de la asistencia. 2. Motivo de la asamblea. 3. Ingreso del personal a despedir. 4. Terminación de los contratos 5. Receso 6. Proceso de presentación y contratación del nuevo personal. 7. Terminación de la asamblea. DESARROLLO DE LA ASMBLEA. El motivo por el cual se cita a la asamblea es la verificación de las fallas presentadas por el personal operativo y administrativo de la organización, es por ello que se citan al personal para que rindan sus respectivos argumentos con respecto a los hechos sucedidos, donde podrán presentar su defensa ante dichas acusaciones, siendo los involucrados: 1. German Sarmiento, operario de máquina. 2. Clara Rojas, Secretaria. 3. Manuel Castro, operario de maquinaria. 4. Mercedes Valbuena Martínez, Servicio al cliente.
  11. 11. 11 5. Santiago Zapata Torres, Supervisor logístico. Cada uno de ellos entra a la asamblea extraordinaria programada, tomando el caso más grave como inicio a esta reunión, se empezara con el sucesos que ocurrió entre estos trabajadores German Sarmiento y Manuel Castro operarios de maquinaria, se agredieron verbal y físicamente ante un cliente potencial, quien llamo y reporto dicho suceso, además se sintió muy molesto ya que ese hecho daña la imagen que tiene ante sus trabajadores y socios, debido a esto el señor Fermín Rambal Suarez prefiere disolver el outsourcing que tiene con la empresa, la señora Esther Rodríguez ante dicho caso decide terminar el contrato de dichos trabajadores sin que haya defensa ya que por ello perdieron a uno de sus clientes; los involucrados prefieren no anexar ningún comentario y se retiran de la reunión a las 15:30 pm; continuando con la reunión se toma el caso de Clara Rojas quien tiene atrasos en sus informes y no es la primera vez que pasa ya que en pasadas ocasiones ha presentado las mis falencias, y este hace que el proceso de en palmes se vea afectado, la empleada realiza una intervención en la que dice que nos es culpa de ella sino de los operarios que no presentan a tiempo las planillas para ejecutar sus labores, la señora Esther agrega que esa no es una excusa justificable para no cumplir con su función, además de esa negligencia presenta acumulación de faltas de leves a gravísimas, sin darle más rodeo a la situación se prescinde de los servicios de la funcionaria de la empresa, una vez escuchada la decisión ella se retira del salón a las 16:00 pm sin ningún comentario; reanudando con la sesión se presenta el último caso donde la señora Mercedes Valbuena oculta una falta que ha cometido el señor Santiago Zapata; la situación fue que don Santiago no realiza protocolos correspondientes al buen traslado de las máquinas y un viaje es expuesta a una infracción que no es puesta en conocimiento a tiempo ante la señora Esther, al trascurrir los días sucede un caso similar y el patrullero Gómez llama a solicitar que el dueño de la maquina se presente a una estación de policía para que se realice el correspondiente proceso a la infracción cometida, la llamada fue tomada por doña Mercedes quien no comunica dicho suceso a la administración para actuar en dicha situación, sino que le informa a don Santiago y el pide que no sea notificado el suceso, pero el patrullero va a la empresa, ahí es donde es puesto en conocimiento todo lo ya nombrado, la gerente ante tal suceso no permite que allá defensa ante esta acción, se les termina contrata de inmediato y el proceso es puesto a disposición de un abogado para liberar la máquina de las infracciones cometidas y el pago de las mismas, a las 16:45 se realiza un break, se retomara a las 17:00 donde se presentaran a los nuevos trabajadores y que serán puestos a disposición para las vacantes que han quedado disponibles.
  12. 12. 12 A las 17:00 pm se reanuda la sesión, en la cual se entregan las hojas de vida y perfiles de los nuevos empleados, para que sean verificados y distinguidos por la administración, donde la señora Esther empieza a leer cada uno de los nuevos empleados, 1. Carlos José Londoño, operario de máquina. 2. Sergio Luis Torres, operario de máquina. 3. María Fidelina Montenegro, supervisor logístico. 4. Camila Andrea Zuleta, servicio al cliente. 5. Johana Ariza Moya, secretaria admón. Se lee y se presenta ante la asamblea cada uno de los nuevos integrantes a la organización, se expone que todos estarán bajo el periodo correspondiente a las fases de inducción y contratación directa con la organización, la señora Esther agrega que para pertenecer a la PYME de ven tener compromiso, entusiasmo y ante todo ser proactivos, que tome buenas decisiones ante los circunstancias de dificultad que se presenten, se pregunta si alguno quiere añadir al algún aporte a las medidas tomadas, el silencio se presenta, entonces en vista de esto de que ninguno agrega nada se da por terminada la reunión. Se programa la próxima sesión para el día 26 de noviembre del año en curso para evaluar los acontecimientos ya expuestos. No siendo más se da por terminada la asistencia a la reunión a las 18:00 pm, donde la señora Esther agradece por la presencia de cada uno de los integrantes. FIRMAN: XXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXX
  13. 13. 13 6.2. CONVOCATORIA GRAN CONVOCATORIA ¡OPERADOR DE EQUIPO MÓVIL! H.R. EXCAVACIONES S.A. Requiere personal con experiencia mínima de 2 años en cargos afines. Indispensable ser bachiller.  HORARIO: Turnos rotativos 12 por 24 (7:00 am a 7:00 pm/7:00 pm a 7:00am).  SALARIO: $1’050.000 + prestaciones de ley. SI CUMPLE CON EL PERFIL, PRESENTARSE:  Martes 27 de Octubre de 2015 a las 9:00, en las oficinas de la empresa ubicadas en la Trasversal # 14- 21 de Chía, Cundinamarca, con hoja de vida y soportes.  Para mayor información, comunicarse 314 332 7816 Esther Rodríguez. LO ESPERAMOS
  14. 14. 14 6.3. CARTAS Bogotá D.C. Octubre 15 de 2015 Señor ROBERT ANDRÉS SÁNCHEZ RODRÍGUEZ Operador de Equipo H.R. EXCAVACIONES S.A. Ref: Terminación de contrato Cordial saludo, Me permito comunicarle que la obra o labro para la cual de manera particular fue vinculado y enviado en calidad de trabajador en misión a la empresa usuaria ha finalizado, por ello, se dio por terminado su contrato de trabajo de forma legal con base en lo establecido en el Artículo 61 Numeral D) del Código Sustantivo del Trabajo y en la condición contemplada en su contrato de trabajo, la cual indica que por la naturaleza del servicio prestado y frente al cese de la necesidad del mismo, se termina la obra o labor para la cual ha sido contratado. Cabe recordarle que la naturaleza del contrato de trabajo por duración de obra o labor suscrita entre usted y la compañía. No exige preaviso legal. Por favor pasar por nuestras oficinas para lo relativo de sus prestaciones sociales. Le deseamos éxitos en las actividades futuras que emprenda. Fecha de retiro: Octubre 15 de 2015 Atentamente, XXXXXXXXXXX Departamento de Recursos Humanos FIRMA: Robert Sánchez NOMBRE: Robert Sánchez C.C.: 80’541.764
  15. 15. 15 Bogotá, Octubre 15 de 2015 Señor ROBERT ANDRÉS ANCHEZ RODRIGUEZ Ref: Aceptación nuevos empleados Cordial saludo Por medio de la presente carta, la empresa H.R. EXCAVACIONES S.A. Chía, tiene como fin informarle que su solicitud de empleo ha sido formalmente aceptada por los dueños y administradores de la empresa. Con el motivo de su aceptación al cargo en la organización, muy respetuosamente le pedimos que se acerque a las instalaciones el día___________________ para realizar toda la documentación pertinente antes del inicio de las labores. Agradecemos de antemano la atención prestada, estamos atentos a cualquier duda o aclaración. MARIA E. RODRIGUEZ M GERENTE H.REXCABACIONES S.A.S
  16. 16. 16 Bogotá, Octubre 15 de 2015 Señor SEBASTIÁN MONSALVE ROZO Ref: Inicio de labores Luego de presentarle un cordial saludo, le comunicamos que inicia labores con nosotros a partir del día 20 de Octubre del año en curso, desempeñando el cargo Operador de Equipo Móvil y devengando un salario básico de $950.000. Favor presentarse a las 07:00 am en la portería principal con ésta carta para que le sea permitido el ingreso a nuestras instalaciones. Agradecemos de antemano la atención prestada, estamos atentos a cualquier duda o aclaración. Atentamente, XXXXXXXXXXXXX Departamento de Recursos Humanos
  17. 17. 17 6.4. CERTIFICADO LABORAL H.R EXCAVACIONES S.A. CERTIFICA QUE La señora MARIA DEL CARMEN GONZALES MORA identificada con la célula de ciudadanía Nº 21104399 presto sus servicios en nuestra compañía desde el 1 de enero del 2015 hasta el 28 de noviembre del 2016 desempeñando el cargo de AUXILIAR ADMINISTRATIVA- CONTABLE. Se expide a los 15 días del mes de Octubre del 2015, la presente certificación del empleado para los fines que le convenga. (Firma y sello del decano) Vto. Bno. Del decano
  18. 18. 18 H.R EXCAVACIONES S.A. CERTIFICA QUE La señora CLAUDIA YINETH ROMERO HUENTAS identificada con la célula de ciudadanía Nº 21107344 presto sus servicios en nuestra compañía desde el 9 de febrero del 2013 hasta el 23 de abril del 2014 desempeñando el cargo de SECRETARIA/ RECEPCIONISTA. Se expide a los 15 días del mes de Octubre del 2015, la presente certificación del empleado para los fines que le convenga. (Firma y sello del decano) Vto. Bno. Del decano
  19. 19. 19 H.R EXCAVACIONES S.A. CERTIFICA QUE El señor CARLOS ANDRES GIL RIAÑO identificado con la célula de ciudadanía Nº 21103867 presto sus servicios en nuestra compañía desde el 6 de septiembre del 1014 hasta el 14 de agosto del 2015 desempeñando el cargo de SUPERVISOR. Se expide a los 15 días del mes de Octubre del 2015, la presente certificación del empleado para los fines que le convenga. (Firma y sello del decano) Vto. Bno. Del decano
  20. 20. 20 H.R EXCAVACIONES S.A. CERTIFICA QUE El señor JOSE VICENTE GIL PINZON identificado con la célula de ciudadanía Nº 21104563 presto sus servicios en nuestra compañía desde el 6 de marzo del 2015 hasta el 18 de septiembre del 2015 desempeñando el cargo de AUXILIAR LOGÍSTICO Se expide a los 15 días del mes de Octubre del 2015, la presente certificación del empleado para los fines que le convenga. (Firma y sello del decano) Vto. Bno. Del decano
  21. 21. 21 H.R EXCAVACIONES S.A. CERTIFICA QUE El señor YEISSON FERNANDO RODRIGUEZ RUBIANO identificado con la célula de ciudadanía Nº 10771654423 presto sus servicios en nuestra compañía desde el 24 de abril del 2015 hasta el 8 de agosto del 2016 desempeñando el cargo de OPERARIO DE MAQUINARIA PESADA. Se expide a los 15 días del mes de Octubre del 2015, la presente certificación del empleado para los fines que le convenga. (Firma y sello del decano) Vto. Bno. Del decano
  22. 22. 22 6.5. INFORME AL GERENTE PROCESO DE CONTRATACIÓN Chía, Octubre 15 de 2015 ESTHER RODRÍGUEZ Gerente general Ref. Informe del proceso de contratación Cordial saludo, La presente es para dar a conocer el informe del proceso de contratación que se hizo en los últimos días, el paso a paso para el contrato del auxiliar contable, secretaria/ recepcionista y operarios que laboraran en la empresa en los próximos días. A continuación anexo los respectivos flujogramas que indican el proceso anteriormente mencionado. TATIANA LIZETH GIL RIAÑO Asistente Administrativa
  23. 23. 23
  24. 24. 24
  25. 25. 25
  26. 26. 26
  27. 27. 27 6.6. COTIZACIÓN, PEIDO, DEVOLUCIÓN Y ORDEN DE COMPRA CHIA, 17 DE OCTUBRE DEL 2015 IMPULSADORA 33 COL S.A BOGOTA, Para: H.R. EXCAVACIONES S.A. CHIA, CUNDINAMARCA TRASVERSAL#14-21 Cordila saludo. Me permito presentarle, la propuesta que abarca el mantenimiento de la maquinaria con la que cuenta H.R. EXCAVACIONES S.A. , Para garantizar el buen funcionamiento de los equipos y para el buen desarrollo de las actividades que realiza la empresa IMPULSADORA 33 COL S.A dedicada al mantenimiento preventivo de maquinaria pesada hace 25 años trabajando en el sector, es la mejor elección en costos y en su buen servicio que brinda a sus clientes otorgándonos los mejores precios. Gracias por la atención prestada y espero su pronta respuesta ASISTENTE ADMINISTRATIVO ASISTENTE ADMINISTRATIVO
  28. 28. 28 CHIA, 20 DE OCTOBRE DEL 2015 IMPULSADORA 33 COL S.A COTIZACION CONCEPTO COSTO 1) Limpieza y pintura de equipos $ 600.000 2) Repuestos $1000000 3) Mantenimiento (cada tres meses) $2000000 TOTAL $3600000 Forma de pago; Crédito bancario aprobado en banco norte S.A
  29. 29. 29 CHIA, (CUNDINAMARCA) 30 DE OCTUBRE DEL 2015 H.R. EXCAVACIONES S.A. CHIA, Trasversal # 14- 21 Tel 3107205431 Para; IMPULSORA 33 COL Buen día Por medio de la presente me dirijo a IMPULSADORA 33 COL, para solicitar sus servicios que brindan Para el mantenimiento de la maquinaria pesada que cuenta nuestra organización ya que es fundamental en tener en perfecto estado los equipos con los que cuenta la empresa para la realización de nuestras labores. Gracias por la atención prestada y espero su pronta respuesta JOHNY CASTRO R 1078346943 ASISTENTE ADMINISTRATIVO H.R. EXCAVACIONES S.A.S
  30. 30. 30 CHIA, (CUNDINAMARCA) 30 DE OCTUBRE DEL 2015 MAQUINARIA Requerimiento RETROEXCAVADORA Repuesto RETRO EXCAVADORA Mantenimiento preventivo VOLQUETA Pintura Forma de pago; Crédito bancario aprobado en banco norte S.A
  31. 31. 31 CHIA (CUNDINAMARCA) 20 DE OCTUBRE 2015 H.R. EXCAVACIONES S.A. CHIA, Trasversal # 14- 21 Tel 3107205431 Para JORGE SANDOVAL L PROPIETARIO DEL REBOLCON E. S. M. Buen día, En nombre de H.R. EXCAVACIONES S.A. y el mío propio, me permito decirle que realizaremos los trabajos que sean acordados para el día 1 de noviembre en la carrera 3 #7-22 (Calera) Gracias por la atención prestada JOHNY CASTRO R ASISTENTE ADMINISTRATIVO H.R. EXCAVACIONES S.A.
  32. 32. 32 CHIA, (CUNDINAMARCA) 23 DE OCTUBRE DEL 2015 H.R. EXCAVACIONES S.A. CHIA, Trasversal # 14- 21 Tel 3107205431 PARA: JORGE SANDOVAL L PROPIETARIO DEL REBOLCON E. S. M. Buen día En nombre de H.R. EXCAVACIONES S.A. y el mío propio, me permito decirle que se cancelaran los trabajos que sean acordados para el día 1 de noviembre en la carrera 3 #7-22 (Calera) por la ley 127 del 19970, que impide la demolición de edificios por ser patrimonio nacional Gracias por su atención prestada JOHNY CASTRO R 1078346943 ASITENTE ADMINISTRATIVO H.REXCABACIONES S.A.S
  33. 33. 33 CHIA, (CUNDINAMARCA) 26 DE OCTOBRE DEL 2015 : H.R. EXCAVACIONES S.A. Orden de compra N 23418 Proveedor: IMPULSADORA 33 COL Dirección: calle 13 #54-66 Código del proveedor : 10d Teléfono :3102449672 Por medio de la presente permito realizar la compra de los mantenimientos de los equipos, que realizara la temporal IMPULSADORA 33 COL. Para comenzar con los mantenimientos requeridos el día 25 de octubre 2015 en las instalaciones de H.R EXCAVACIONES S.A. PRODUCTO CANTIDAD COSTO 1) Limpieza y pintura de equipos 2 $ 600.000 2) repuestos 2 $1000000 3) mantenimiento cada tres meses 3 $2000000 10 TOTAL Embalaje : Trasporte :terrestre Fecha entrega de maquinaria : 24 de octubre del 2015 Fecha orden de la compra: 20 de octubre del 2015 Forma de pago; Crédito bancario aprobado en banco norte S.A Gracias por la atención prestada. MARIA E. RODRIGUEZ M 10463223 GERENTE H.R. EXCAVACIONES S.A.
  34. 34. 34 6.7. CIRCULAR Chía, Octubre 15 de 2015 A LOS COLABORADORES DE H.R. EXCAVACIONES S.A. PRESENTES Se le comunica a todo el personal que los días 17, 18 y 19 de octubre del año en curso, se estarán llevando a cabo los exámenes médicos de control. Cada empleado será requerido para realizar los exámenes en un horario requerido en el cual le será comunicado por el jefe inmediato según cronograma Cordialmente, XXXXXXXXXXXXXX Coordinadora de Salud Ocupacional
  35. 35. 35 7. CONCLUSIONES Aplicando los conocimientos adquiridos, la PYME H.R. EXCAVACIONES S.A., realiza sus procesos de una forma particular y poco ortodoxa, teniendo en cuenta que es necesario y casi vital, delegar a un colaborador de la organización el encargarse de la creación y adecuado manejo de los documentos dentro de la entidad. Así mismo, gracias a los análisis anteriormente hechos, es evidente que debido a la inadecuada manipulación y/o uso de los documentos, la comunicación dentro de la empresa y la comunicación con los agentes externos se ven directamente afectada.
  36. 36. 36 8. BIBLIOGRAFIA - http://www.estacioncentral.cl/portada_2009/guia_tramites/transito/licenicias/ trans_licenicias_clase_d.html - INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS. Guía para la elaboración de trabajos escritos. Sexta actualización, Bogotá D.C. 2013. - ORTOGRAFÍA BÁSICA DE LA LENGUA ESPAÑOLA. Primera edición. Colombia 2012. - H.R. EXCAVACIONES.

×