MÉTODOS PARA ELABORAÇÃO DE UMA
DESCRIÇÃO DE CARGO
Por Ricardo Vignotto Lopez - Diretor Linked RH
Métodos para elaboração de uma
descrição de cargo
Uma descrição de cargos é...
Entrevista
É o método mais amplamente utilizado,aonde,para a obtenção dos dados,o
profissional de RH conduz a entrevista,p...
3ª Etapa - Análise das atividades do cargo
Aqui são obtidos os dados referentes às tarefas que compõem o cargo,sendo que a...
• Qual o objetivo principal que o seu cargo deve alcançar?
• Quais são as principais atividades que você executa,supervisi...
Dê adeus ao Word e Excel e ganhe produtividade,padronização e organização em
seu processo!
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Conheça algumas dicas práticas para tornar a descrição de cargos em sua empresa um processo frequente, dinâmico, formal e eficiente.

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Métodos para elaboração de uma descrição de cargo

  1. 1. MÉTODOS PARA ELABORAÇÃO DE UMA DESCRIÇÃO DE CARGO
  2. 2. Por Ricardo Vignotto Lopez - Diretor Linked RH Métodos para elaboração de uma descrição de cargo Uma descrição de cargos é o processo que consiste em determinar os elementos ou fatos que compõem o dia a dia de um cargo, sendo a formalização, em documento escrito, das atribuições, responsabilidades e especificações dos requisitos de um cargo na organização. Como este processo não deve ser entendido como estático ou que uma vez terminado pode-se esquecer do assunto, devemos elaborar um método eficaz para elaboração das descrições, o qual deve ser o mais adequado possível à sua estrutura do RH e a dinâmica da sua empresa. Tradicionalmente utiliza-se um dos métodos descritos a seguir, sendo que muitas vezes costuma-se fazer uma combinação entre eles. Observação local Método básico que é utilizado principalmente para cargos cujas tarefas envolvam operações manuais ou tarefas simples e repetitivas, ou seja, quando as tarefas que compõem o cargo podem ser descritas e especificadas a partir da simples observação da pessoa trabalhando. Em geral, é utilizado para cargos do grupo operacional. Tem como principal vantagem a melhor compreensão dos objetivos de cada tarefa e das relações com outros cargos, porém sua maior desvantagem está no método moroso que encarece o processo de coleta de dados, pois exige muito tempo do profissional que faz a descrição. Questionário Método muito utilizado e indicado para todos os grupos ocupacionais. Geralmente elabora-se um questionário padrão, com instruções para preenchimento, e distribui-se para as lideranças ou colaboradores. Antes da distribuição dos questionários deve-se esclarecer quanto aos objetivos da descrição, de modo a não deixar dúvidas quanto ao seu verdadeiro uso. Costuma-se também fornecer um modelo já preenchido para servir como exemplo. Tem como vantagem ser um método rápido e econômico, porém tem uma grande desvantagem relacionada à falta de conhecimento sobre as técnicas para descrição de cargo, o que geralmente resulta em um preenchimento incorreto ou incompleto.
  3. 3. Entrevista É o método mais amplamente utilizado,aonde,para a obtenção dos dados,o profissional de RH conduz a entrevista,previamente estruturada,com o ocupante do cargo,buscando obter informações essenciais sobre o cargo. Para que este método funcione bem é necessário estruturar a entrevista em etapas. A principal vantagem deste método é ter uma fonte de dados mais confiável e suas maiores desvantagens estão em uma entrevista mal estruturada que gere reações negativas por parte dos entrevistados e em seu elevado custo,pois exige profissionais de RH, ou consultores externos,bem preparados. 1ª Etapa – Levantamento das informações gerais e agendamento da entrevista Devem-se coletar,junto ao superior imediato da pessoa que será entrevistada, informações gerais sobre o trabalho executado e o contexto do cargo. Muitas vezes é a própria liderança quem será entrevistada com a finalidade da elaboração completa da descrição. Nesta etapa deve ser agendada a entrevista,explicando-se sucintamente o motivo da entrevista e solicitando para que o entrevistado se prepare,pensando nas tarefas que desempenha e em suas responsabilidades. Aconselha-se que a entrevista seja realizada no local de trabalho do entrevistado,para deixar o entrevistado à vontade e permitir que ele mostre exemplos dos trabalhos que realiza. 2ª Etapa – Esclarecer o objetivo da entrevista Para que a entrevista tenha bons resultados,e transcorra em clima agradável,é necessário conquistar a confiança do entrevistado e,para isso,aconselha-se uma apresentação franca e cordial,esclarecendo-se ao entrevistado os objetivos da análise do seu cargo. É importante esclarecer que para analisar os cargos da organização é necessário obter dados e quem mais conhece aquele cargo na organização é o seu ocupante. Avise ao entrevistado que suas respostas serão anotadas para que seja elaborada a descrição do cargo,a qual,posteriormente,poderá ser criticada por ele.
  4. 4. 3ª Etapa - Análise das atividades do cargo Aqui são obtidos os dados referentes às tarefas que compõem o cargo,sendo que a maneira mais fácil de obter esses dados é solicitar ao entrevistado que liste suas tarefas. Por exemplo,se a entrevistada fosse uma secretária,esta seria uma possível lista de atividades: • Arquivar documentos • Digitar cartas • Redigir memorandos rotineiros • Redigir cartas em inglês Uma vez obtida a lista das tarefas,será pedido que se diga "como" são realizadas as atividades. Seguindo o mesmo exemplo,teríamos a seguinte lista: • Arquivar documentos separando-os por assunto e em ordem cronológica. • Digitar cartas baseando-se em rascunhos e utilizando editor de texto no computador. • Redigir memorandos rotineiros baseando-se em outros já expedidos. • Redigir cartas em inglês traduzindo rascunhos em português escritos pelo superior. Caso o objetivo de cada tarefa não esteja claro,então será pedido à entrevistada que explique os objetivos das mesmas. É claro que neste exemplo,o esclarecimento é desnecessário,uma vez que o objetivo de cada tarefa está implícito e não teria sentido perguntar “Por que você arquiva documentos?". A resposta natural seria “Para manter o arquivo organizado!“. Portanto,nesta fase da entrevista devem ser obtidos os dados referentes às tarefas que compõem o cargo,quanto ao "que é feito", "como é feito” e "por que é feito" (quando necessário). Aqui estão alguns exemplos de perguntas gerais para desenvolver a entrevista. Dependendo da quantidade de cargos por área a serem descritos,é comum elaborar previamente as perguntas por área de atuação.
  5. 5. • Qual o objetivo principal que o seu cargo deve alcançar? • Quais são as principais atividades que você executa,supervisiona ou controla? • Qual a participação do seu cargo na definição de políticas e procedimentos para sua área? • Como você planeja,acompanha e controla o trabalho da sua equipe? • Quais as atividades mais complexas do seu cargo? • Quais os principais desafios do seu cargo? • Qual a autonomia do seu cargo? 4ª Etapa - Encerramento da entrevista e elaboração da descrição O entrevistador lembra ao entrevistado que com os dados levantados será elaborada a descrição do seu cargo e que,se necessário,ele retornará para esclarecer eventuais dúvidas. Após a entrevista,quando o entrevistador terá pleno entendimento das atividades do cargo,será elaborada a descrição e apresentada para críticas. Normalmente quem faz a aprovação da descrição é a própria liderança do cargo descrito. Como um sistema de RH pode ajuda-lo com este processo? Um sistema de RH especializado em gestão de pessoas ajudará você a conduzir melhor seu processo de descrição de cargos. Além de manter todos seus documentos padronizados,ele também fornecerá modelos elegantes de visualização e uma forma prática de distribuir estes documentos com segurança através de um portal. Um software especializado incorporará um processo de workflow para a criação e revisão das descrições com um formulário online e o controle do acesso as descrições será determinado pelo RH podendo-se chegar até ao detalhamento cargo a cargo. Normalmente estes sistemas permitem a você criar quantos modelos de descrição forem necessários e contam com uma enorme facilidade para descrição,revisão e pesquisa das informações contidas em uma descrição de cargo.
  6. 6. Dê adeus ao Word e Excel e ganhe produtividade,padronização e organização em seu processo! E-book e modelos de descrição de cargo Este artigo tem apenas o objetivo de introduzir este assunto,pois já há um e-book gratuito,do mesmo autor,com vários exemplos e também templates de descrição em um site especializado sobre descrições de cargo. Digite exatamente o termo "ebook descrição de cargos" que você encontrará este site ou procure na página do Linkedin e Facebook do autor Ricardo Vignotto Lopez. Este e-book tem a finalidade de te orientar da melhor forma possível à como elaborar uma descrição de cargos de acordo com as melhores práticas de mercado. Serão apresentadas as técnicas mais adequadas de uma maneira prática e direta, para assim poder sanar suas duvidas em relação a este processo e auxiliar numa gestão de pessoas mais eficiente. Visite o site www.descricaodecargos.com.br

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