Cómo (re)diseñar y liderar una PMO (caso de éxito).pdf

Webinars Series
La Magia de la PMO
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Moderador: Consultor Asociado PMOfficers
Fecha: Miércoles 22 Junio 2022
Barcelona 20.00 Hora Local
¿Cómo (Re) Diseñar,
Implementar y Liderar una
PMO en Sector Público?
(caso de éxito España)
Speaker:
Leonardo Reyes
Founder PMOfficers, PMOAcademy &
PMOXperience
Strategy & PMO Consultant.
Trainer-Speaker-Author
Objetivo: Una las grandes dificultades para todo
Sponsor PMO en los entornos actuales es poder lograr
casos de éxito en el diseño, implementación y ejecución
de una PMO. Compartiremos desde la experiencia:
Cómo (Re) Diseñar, Implementar y Liderar una PMO
Sector Público (caso de éxito)

www.pmoacademy.org www.pmoxperience.com www.pmoxsuite.com
Experiencia de +25 en múltiples sectores e industrias tanto sector público como privado,
principalmente en la gestión y liderazgo de oficinas de gestión de proyectos y productos bajo marcos
tradicionales (predictivos) y ágiles (adaptativos).
 Fundador PMOfficers que incluye además de la Comunidad Global:
 PMOXperience: Consultoría especializada en Oficinas de Gestión de proyectos y productos
 PMOAcademy: Academia especializada Certificaciones en Oficinas de Proyecto & Productos
 Plataforma PMOXSuite (Co-Fundador): software estratégico, madurez y estado salud PMO.
 Lic. Informática, Master EBM, Postgrado Dirección Empresa, Postgrado en Calidad.
 Certificado: PMO-CC, PMO-SR, PMO-DT, PMO-BR, PMP, SM-I, Sig Sigma . . .
 Juez PMO Global Awards (Desde 2019) y 1er Certificado PMO-CC de España
 Miembro Activo: PMOGA, Capítulos PMI Barcelona y Valencia.
 Profesor universitario sobre PMO:
 Certificación PMO-CP en la U. La Salle BCN
 Certificación PMO-FO en la Barcelona Executive Business School (BEBS)
 Módulo PMO en la U.Europea Campus Valencia

@pmofficers
AGENDA
WEBINAR PMOfficers LA MAGIA DE LA PMO
 Escenario Identificado (Encrucijada 2013)
 Nueva Estrategia PMO Corto Plazo (2014)
 Nueva Estrategia PMO Mediano Plazo (2015)
 Resultados Obtenidos
 Mejoras y Áreas de Oportunidad (Propuestas)
 Preguntas y Respuestas ?
www.pmoxperience.com
www.pmoacademy.org
www.pmofficers.org
www.pmoxsuite.com
@pmofficers
@pmofficers

Escenario
Identificado
(Concurso Inicio 2013)
Caso de
Éxito
PMO

Caso de Éxito - Diagnostico Inicial Caso de Estudio
El CTTI és l’empresa pública que integra tots els serveis informàtics i de telecomunicacions de la Generalitat de Catalunya, més enllà de
proveir solucions transversals i adaptades als Departaments. Els seus objectius inclouen dissenyar, construir, coordinar i desplegar
projectes tecnològics, fomentant i incorporant la innovació i la transformació digital.
Aproximadamente a inicios del 2012 el CTTI decide realizar el proyecto más ambicioso hasta entonces impulsando un Proyecto Estrátegico
de la Transformación Tecnológica y Migración al Cloud de todos los Centros de Datos (CPDs) del Gobierno de Cataluña.
CONTRACTE DE COL•LABORACIÓ ENTRE EL SECTOR PÚBLIC I EL SECTOR PRIVAT PER A L’APROVISIONAMENT D’INFRAESTRUCTURES DE
PROCÉS DE DADES (CPD) DE LA GENERALITAT DE CATALUNYA
El proyecto se asigna a la Dirección de Arquitectura para encargarse de su ejecución correcta a partir del 2013.
La Dirección de Telecomunicaciones está a cargo del Sr. Jordi Petit Camembert quién decide implementar una PMO a Nivel Estratégico
liderar la Cartera Global
Para poder liderar dicha transformación el pliego petitorio decide “repartir” la migración de todos los CPDs en 4 subgrupos del
macrocontrato (etiquetados como CPD.1 AL CPD.4) y gestionada desde una PMO Estratégica a cargo de una Consultora BigOne siendo
creado y previsto una vez la migración proveer el Servicio de Operaciones para un período de 5 años comprendido entre el 2014-2019.

- Programa Telecomunicaciones
- Programa Tareas Politicas de Gobierno
- Programa Entorn de Treball
- Programa CPD
- Programa Aplicaciones
• CPD1:
– Serveis CTTI/DGTSI: es preveu finalitzar tot el bloc al 2014.
– CPD Presidència: es preveu finalitzar tot el bloc al 2014.
– Plataforma SAP Corporativa. es preveu finalitzar el bloc durant el primer trimestre de 2015.
– CPD Ensenyament. calendari va molt endarrerit respecte la previsió inicial. Una de les causes
principals és la dificultat per aconseguir la involucració dels proveïdors d’aplicacions
(principalment A6 i A7) doncs aquests no disposen de suficient equip per suportar els evolutius
de client i les adequacions de les aplicacions per transformació de CPD. En procés de determinar
accions per accelerar el procés (valoracions de proveïdors d’aplicacions, reducció evolutius de
client, ...)
4 PRIMARIOS
2 SECUNDARIOS (BACKUP)
CPD1- HP
Transformación
SAP Corporativo
Transformació
ENSEÑANZA
Transformación
Empresa y Ocupación
Transformación
DEPORTES
Transformación
PRESIDENCIA
Transformación CTTI

Total aplicaciones +-2,250
INVENTARIO INICIAL 2013
Total aplicaciones +- 1,200
INVENTARIO FINAL 2014
•Legacy
•Bajas
•Consolidación
HP
6 CPDs
Transformación
SAP Corporativo
Transformació
ENSEÑANZA
Transformación
Empresa y Ocupación
Transformación
DEPORTES
Transformación
PRESIDENCIA
CPD1

Escenario de la
Estrategia
Caso de
Éxito
PMO

Caso de Éxito - Encrucijada 2013
ENCRUCIJADA:
- Deciden ampliar el equipo y por estrategia deciden contratar a un Especialista en temas de PMO y
Migración de Infraestructuras de CPDS para ayudarles a recuperar la confianza perdida con el cliente y
reconducir con éxito la migración de los diferentes CPDs
PMO
-Está a punto munto, no logran avanzar con los 4 grandes grupos de Proveedores (HP, IBM, TSystems &
Nexica).
- Cambian la Estrategia y se focalizan en Migrar el Mayor de los 4 CPDs a cargo de HP (CPD.1).
Auditoría Interna CTTI:
- 6 meses de después de la creación de la PMO, el Sr.Petit y el responsalble de la BIGF se dan cuenta
que NO le está dando los resultados deseados, no está aportando las soluciones que requiere ni tampoco
ve que aporte valor como inicialmente se lo contaron, y por tanto está a punto de cancelar el contrato.
- Se dan cuenta que sólo 5 personas es insuficiente para liderar la Cartera Global (1,300 proyectos)
- Llevan un retraso del 13% de Entrega de Proyectos (GoLives) vs el Plan Inicial

Entornos FUCA Resultado$ y Valor

Caso de
Éxito
PMO
Execución de la
Estrategia
(Corto Plazo)

Objetivo Solución
El 99.99% de las Empresas tienen
una Cartera de Proyectos y/o
Productos.
Un Beneficio Tangible, Inmediato
y Fundamental es Estandarizar e
Implementar Buenas Prácticas A
NIVEL DE OFICINA (PMO).
Realidad
Estrategia: Execución Corto Plazo

• Lograr la Migración de todas las Aplicaciones
del CPD.1 (+-1200)
• Evaluación de los Objetivos Iniciales vs
Resultados obtenidos por parte de los 8
Proveedores
• Validar que se la estrategia por proveedor
individual está alineada con la PMO para
cumplir con los objetivos globales.
Proyecto Estrátegico de la Transformación Cloud
PLAN DE MEJORAS
• Como Estrategia se decide focalizarse en realizar la
migración al Nuevo CPD.1 Cloud de los 6 CPDs
actuales: Economia Enseñanza INCASOL Justicia
Presidencia CTTI
• Inversión Total aproximada de 25M de euros
• Cartera Total aproximada 1.200 proyectos
• Construcción del Nuevo CPD.1 inicio 2013 -
finalización 2014
• Migración Total de la Cartera 2014-15
• Gestión de 8 Grandes Proveedores externos para
realizar la Migración Global entre los cuáles
estaban:HP, IBM, TSystems, Accenture, Indra, Vass, y
otros proveedores locales más pequeños.
PLAN DE MEJORAS: Hoy día se puede gestionar y evaluar vía OKRS PMO
NUEVA ESTRATEGIA

Mejora de la Comunicación PMO a 3 Niveles
a) Reuniones Estratégicas:
• Realizadas con los CIOs y los Key
Stakeholders de los 6 CPDs de forma semanal
cada viernes.
b) Reuniones Tácticas
Realizadas con los 8 Program Managers y
Directores de Cuenta como responsables de
cada cuenta de forma semanal cada jueves.
c) Reuniones Operacionales
Realizadas con todos los equipos técnicos de
forma semanal cada martes.
• Informes de Avance a Nivel Estratégico –
Nivel Portafolio Global del CPD.
• Informes de Avance a Nivel Táctico – Nivel de
Programa por Proveedor.
• Informes de Avance a Nivel Operacional –
Nivel por Proyecto – Proveedor.
•Plan de Comunicación en la Ejecución por
cada Proyecto
Mejora de la Gestión PMO a 3 Niveles

Gestión de Riesgos a nivel PROYECTO
Gestión de Riesgos a nivel PMO
Riesgos

Caso de
Éxito
PMO
Execución de la
Estrategia
(Medio Plazo)

Realidad – Punto de Dolor Objetivo Solución
El 99.99% utilizan algún tipo de tecnología o
herramientas para la gestión de sus
proyectos y productos.
Un Beneficio tangible y fundamental es tener
una ÚNICA FUENTA DE INFORMACIÓN
VIABLE, VERAZ Y DIGITAL (Ejemplo PPM
propio, compra o desarrollo externo)
IMPRESCINDIBLE PARA LA MEJOR TOMA
DE DECISIONES ($)
Estrategia: Execución Medio Plazo

Mejora Procesos PMO
Implementación de una herramienta corporativa
PMO para la gestión de la cartera global.
Objetivos:
• Mejorar el control financiero de la cartera
global.
• Control de la información recibida por parte de
los proveedores por cada proyecto necesarios
para una transición al servicio efectiva y exitosa
• Mejor Gestión sonbre los despliegues por cad
aplicación entornos DEV, PRE y PROD.
• Despliegues éxitos en PROD: correos
informativos de forma inmediata a los Key
Stakeholders y a la Alta Dirección.
• Automatización en la entrega de la
Documentación por cada despliegue éxitoso.
•Pago automatizado por cada despligue éxitos
y entrega completa de documentación.
Mejora de la Gestión PMO a 3 Niveles
Estrategia: Execución Medio Plazo

Escenario de
Resultados Reales
2015
Caso de
Éxito
PMO

Escenario: Resultados Reales
Visió global del Programa
Projecte en curs normal Projecte en definició Projecte finalitzat
Projecte en risc moderat
Julio 2015
Primer Departamento (CPD) que se realiza la Migración
Completa con Éxito de los 16 Totales
Transformación
PRESIDENCIA
Julio 2015
Segundo Departamento (CPD) que se realiza la Migración
Transformación
ENSEÑANZA
Septiembre 2015
Tercer Departamento (CPD) que se realiza la Migración
Transformación Empresa y
Ocupación
Octubre 2015
Cuarto Primer Departamento (CPD) que se realiza la
Migración Completa con Éxito de los 16 Totales
Diciembre 2015 Fin de mi participación en la PMO
Septiembre 2015
Primer Aplicación Corporativa que se realiza la Migración
Completa con Éxito
6 CPDs
Transformación
DEPORTES
Transformación SAP
Corporativo

Quién ha desarrollado, habilidad, "ha adquirido una metodología, técnicas específicas y práctica en su área de trabajo.
Prácticas que han de abreviar formas de procesos intelectuales o mentales Las personas tenemos diferentes tipos de
conocimientos y diferentes HABILIDADES; pero solo un grupo de ambos se pone en acción cuando hacemos algo.
Habilidad(es)
Se desarrollaron las habilidades
de comunicación, empatía y
colaboración entre el equipo de
la PMO y todos los actores
involucrados
Basado en la Master Class PMOfficers POWER SKILLS
Escenario: Resultados Reales

Mejoras y Áreas de
Oportunidad
(Visión a Largo Plazo)
Caso de
Éxito
PMO

1. Realizar un Diagnóstico PREVIO de la Cartera Global visión PMO.
2. Realizar una Categorización Global de la Cartera.
3. Realizar una Priorización Global de la Cartera.
4. Formación para todos los miembros de la PMO (NO SOLO PMPs).
5. Realizar el diseño correcto de la PMO (Basado en el Diagnóstico).
6. Realizar una Estrategia PMO a Corto, Medio y Largo plazo.
7. Medir el Valor que aportará la PMO a la Organización (apoyo OKRs y KPIs)
Mejoras y Áreas de Oportunidad:Visión Largo Plazo
Consideración Mínima en 7 pasos para la PMO

Paso.1 Definir: Porqué queremos una PMO?
Paso.2 Establecer: Para qué queremos una PMO?
Paso.3 Identificar: El mejor equipo que debe liderar la PMO
Paso.4 Diseñar la Categorización: de toda la Cartera que gestionará la PMO
Paso.5 Diseñar la Priorización: de toda la Cartera que gestionará la PMO
Paso.6 Presentar: Formalmente a la PMO ante la Organización “Kick-Off”
Paso.7 Implementar y Ejecutar
Método PMOfficers
Para Diseñar e Implementar tu PMO en 7 pasos

ROADMAP DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN - > EJECUCIÓN
Método PMOfficers
(Estrategia + Cultura = Personas)
PMO
Híbrida
Basado en el Método PMOfficers de Consultoría PMOXperience para Diseñar e Implementar una Oficina Global de Proyectos vs Productos
Estrategia (+Cultura) de tu PMO
(basada en el diagnóstico y diseño previo)

Ayuda
Aconseja
Facilita
Audita (QA)
Mentor/Coach
Planificación Estratégica
Fomenta la Formación en la Gestión
de Proyectos y Productos
Gestiona el Conocimiento
(Proyectos y Productos)
Planifica
Seguimiento
Inicia
Controla
Gestiona
Ejecuta
Estima
Organiza
Comunica
PMO PROJECT & PRODUCT MANAGER
(Siglo XXI)
PROJECT /PRODUCT MANAGER
(Siglo XX)
Basado en el Taller de Certificación PMO-SR (PMO STRATEGIC ROADMAP)
Evolución de los Roles de la PMO

PMO Táctica
PMO de Control
PMO Híbrida
PMO Estratégica
PMO Operativa
PMO de Soporte PMO Directiva
ePMO
(Enterprise PMO)
PMO de Gobierno
APMO
(Agile PMO)
PMOs-PMI PMOs-PMI Equivalencia
PMO Centralizada AMO
(Agile Management Office)
PMOs-PMOfficers
Basado en el Método PMOfficers para indentificar todos los tipos de PMOs
DISEÑO DE LA PMO VALOR: DEFINIR EL TIPO DE PMO QUE MEJOR
NECESITA LA ORGANIZACIÓN

Propuesta
Diagnóstico, Diseño y
Capacitación PMO
Caso de
Éxito
PMO

PMOfficers Consultoría PMO
PRE-ASSESSMENT
(Evaluación Inicial
+
Presentación Ejecutiva)
OKRS
PMO
Análisis de
Resultados
+
Propuesta
Hoja de Ruta
(Strategic
Roadmap)
Business
Model
Canvas
Cuestionario
Evaluación
Inicial
Información: info@pmofficers.com
ROADMAP: DIAGNÓSTICO Y DISEÑO DE LA PMO SECTOR PÚBLICO

ROADMAP DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN - > EJECUCIÓN
Método PMOfficers
(Estrategia + Cultura = Personas)
Objetivo Solución: Definir la Madurez , Estado de
Salud y Grado de Entrega de la Cartera Global
Propuesta: Consultoría100% PMO
ROADMAP: DIAGNÓSTICO Y DISEÑO DE LA PMO SECTOR PÚBLICO

PMOfficers se suma al ecosistema tecnológico blockchain de
la mano de las soluciones de negocio de la empresa
BlockTac.
A partir de febrero PMOfficers incorporará a los certificados
PMO de su Digital PMOXperience un valor añadido de
seguridad, veracidad de identificación y antifraude gracias
a los Certificados Digitales en blockchain de BlockTac.
PMOfficers seguimos impulsando la Transparencia y
Veracidad en la Educación Profesional.
Propuesta: Consultoría100% PMO
GARANTIA DE ÉXITO DE LA PMO BAJO BLOCKCHAIN

Basado en el Modelo PMOfficers de Formación PMOAcademy para Diseñar, Implementar y Liderar una Oficina Global de Proyectos vs Productos
Propuesta: Capacitación 100% PMO
TODOS LOS MIEMBROS DEBEN TENER FORMACIÓN 100% EN PMO

PMOfficers se suma al ecosistema tecnológico
blockchain de la mano de las soluciones de negocio
de la empresa BlockTac.
A partir de febrero PMOfficers incorpora a los
certificados PMO de su Digital PMOAcademy un
valor añadido de seguridad, veracidad de
identificación y antifraude gracias a los
Certificados Digitales en blockchain de BlockTac.
PMOfficers seguimos impulsando la Transparencia y
Veracidad en la Educación Profesional.
Basado en el Modelo PMOfficers de Formación PMOAcademy para Diseñar, Implementar y Liderar una Oficina Global de Proyectos vs Productos
Propuesta: Capacitación 100% PMO
TODOS LOS MIEMBROS DEBEN TENER FORMACIÓN 100% EN PMO

Grupo Abierto Especial Verano
PMOfficers Capacitación PMO
PMO-PS: Taller teórico – práctico 16 horas
Info e Inscripciones: info@pmofficers.com
• Taller de Verano que se abrirá con un grupo mínimo de 10 personas y
grupo máximo de 30 personas
• 4 Sesiones On-Line de 4 horas c/u
• Fechas Tentativas: Julio 25 y Agosto 1, 8 y 29
• Horario Tentativo España: 17.00 – 21.00 horas
• Precio Individual: 650e incluye Materiales, Plataforma Digital, Simulador
Examen y Examen Certificación <PMO-PS Professional>
• Precio Especial: grupos a partir de 5 personas 25% descuento.
• BECAS: Personas que NO estén trabajando 25% descuento.
Pre-Requisitos
• Cualquier certificación PMO.
• Cualquier Certificación en PM con experiencia mínima de 1 año en una
PMO o bien, PMP con mínimo 1 año en sector público.

ROADMAP PMO
(Strategy Execution 1 – 2 Years)
SHORT
TERM
(1 - 3
Months)
MID
TERM
(3 - 9
Months)
LONG
TERM
( 6 - 12
Months)
PMO-BIRISI (3)
PMO STRTEGIC ROADMAP (2)
1) PMO-FO (8h):
• Interesados Clave
• IT PMO (equipo)
• PMOfficer
• Business Unit, HR y/o
Comercial
• Sponsor (opcional)
PMO SETUP (5)
PMO-CP (6)
FASE IMPLEMENTACIÓN
PMO
(PASO1: AS IS 2 - 4 Weeks)
+
(PASO2: TO BE 4 - 8 Weeks)
REPOR
T (1-2
Weeks
80 hrs)
PYME - B.U. - CORPORATE
(Tailoring)
PMO SOFT SKILLS (4)
PMO FOUNDATION (1)
Método PMOfficers
PRE-ASSESSMENT
(Evaluación Inicial
+
Presentación Ejecutiva)
Cuestionario
de Evaluación
Inicial
Análisis de
Resultados
+ Propuesta
Hoja de Ruta
(2) PMO-SR (16h)
• IT PMO (equipo)
• PMOfficer
• Sponsor
(opcional)
(3) PMO-BIRISI (8hr)
• IT PMO (equipo)
• PMOfficer
• Sponsor
(4) PMO-SOFT SKILLS (8h)
• IT PMO (equipo)
• PMOfficer
(5) PMO-SETUP (16h)
Fases:
• IT PMO (equipo)
• PMOfficer
• Sponsor (opcional)
(6) PMO-CP (8h)
• IT PMO (equipo)
• PMOfficer
Change
Management
TOOLS PMO - PPM
(Gestión Proyectos
y Productos)
Digital Business &
Solutions
PMO
Ingeniería
NEXT
GENERATION
PMO
Cyberseguridad
STRATEGIC
REPORT (R1)
TACTICAL
REPORT (R2)
OPERATIONAL
TEMPLATES (R3)
(R3) OPERATIONAL TEMPLATES: PACK+- 200
(se incluyen a partir de las necesidades concretas
identificadas en el tactical report (2)
(R1) HIGH LEVEL REPORT: 10 – 15 PAGS
(R2) LOW LEVEL REPORT: 50 – 80 PAGS
FASE DISEÑO
PMO
(FORMACIÓN
+
DIGITAL ASSESSMENT 1
SEMANA)
REPOR
T (2 - 3
Weeks)
OKRS
PMO
Business
Model
Canvas

E:PMOFFICERS5.Colaboradores
Asociados3.Marketing_Social Media
(Adrian)0.Publicaciones Social Media (por
tema)Invitación Redes Sociales
Webinars Series
La Magia de la PMO
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@pmofficers /PMOfficersConsulting
@pmofficers @leoreyes71
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www.pmoacademy.org (Formación)
www.pmoxperience.com (Consultoría)
www.pmofficers.com (Comunidad)
DATOS DE CONTACTO
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