Guia completo-do-project-model-canvas

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Guia completo-do-project-model-canvas

  1. 1. Aprenda como levar o planejamento de uma folha do Project Model Canvas para dentro do Project Builder 1
  2. 2. ÍNDICE INTRODUÇÃO O QUE É O PM CANVAS? ELEMENTOS DA METODOLOGIA PERGUNTAS FUNDAMENTAIS DINÂMICA LEVANDO SEU PM CANVAS PARA O PB 2 3 5 7 8 17 19
  3. 3. www.projectbuilder.com.br /ProjectBuilderbr @pbuilder INTRODUÇÃO O volume de projetos não para de crescer nas organizações. Sabemos que o ritmo das mudanças está cada vez mais intenso, o que torna o ambiente de negócios ainda mais complexo. Com projetos maiores, que envolvem um número mais amplo de interessados, impactam mais áreas de negócios e dão maior visibilidade na sociedade, a vida do gerente de projetos está se tornando mais difícil. Diante de todos os desafios que podemos listar, se tivéssemos de priorizar e eleger os de maior dificuldade, sem sobra de dúvida a comunicação e o gerenciamento das partes interessadas estariam no topo. 3
  4. 4. www.projectbuilder.com.br /ProjectBuilderbr @pbuilder Como solução para os dois principais problemas apontados – dificuldades na comunicação e gerenciamento das partes interessada – existe o Project Model Canvas. Escrito pelo prof. José Finocchio, é uma metodologia robusta de gerenciamento de projetos, apesar de ser bastante simples, sem a necessidade do preenchimento de inúmeros documentos nem burocracia. Ela é ideal para ambientes que querem aprimorar sua capacidade de planejamento, mas que se caracterizam por inovação, alta dinâmica dos negócios e simultaneidade de projetos (tocados em paralelo), aos quais soluções rígidas e engessadas não se aplicam. O Project Model Canvas se concentra no essencial, a alma do projeto, e permite que os stakeholders participem da concepção do plano. Nesse e-book, percorremos as 13 etapas da construção do PM Canvas e mostramos como você pode utilizar o Project Builder para registrar essas informações e utilizá-las na execução do seu projeto criado com a metodologia. Esperamos que você goste do material e tenha uma boa leitura! Equipe Project Builder 4
  5. 5. www.projectbuilder.com.br /ProjectBuilderbr @pbuilder O QUE É O PM CANVAS? O Project Model Canvas é uma metodologia de planejamento de projeto inspirada em conceitos de neurociência, Desing Thinking e na experiência do professor Jose Finocchio em consultoria e aulas de gerenciamento de projetos. O PM Canvas propõe uma maneira mais simples e amigável de elaborar um plano de projetos. Ele ajuda a desenhar o modelo mental que temos do plano e permite visualizar suas ligações e dependências em uma única página. Para colocar a metodologia em prática é preciso uma folha em formato grande (A1) e alguns bloquinhos de post-it. A ideia é que o gerente de projetos coordene um brainstorm com os membros de sua equipe e com o cliente para que todos construam o plano juntos, tendo, ao mesmo tempo, uma visão conjunta sobre seus objetivos, fases, custos e benefícios. 5
  6. 6. www.projectbuilder.com.br /ProjectBuilderbr @pbuilder Na metodologia, os participantes preenchem um CANVAS colocando post-its nos 13 quadros que definem, resumidamente: POR QUÊ, O QUÊ, QUEM, COMO, QUANDO E QUANTO. Essas são as perguntas certas para estruturar o seu planejamento. Neste e-book detalhamos o preenchimento de cada um dos quadros do canvas e explicamos como podemos alimentar o Project Builder de forma a gerar um relatório de forma automática. 6
  7. 7. www.projectbuilder.com.br /ProjectBuilderbr @pbuilder ELEMENTOS DA METODOLOGIA Canvas • É a representação visual do plano de projeto. Nesse espaço, o gerente de projeto e sua equipe fazem o protótipo do modelo mental do projeto. É muito importante que o canvas seja preenchido com post-it, para que possa ser modificado quantas vezes for necessário. Perguntas Fundamentais • São perguntas que ajudam na construção do canvas . Essas informações estão divididas em 5 perguntas: Por quê?, O quê?, Quem?, Como?, Quando? e Quanto? Posts • São descrições curtas escritas em post-it e que irão preencher cada componente com as informações do projeto. 7
  8. 8. www.projectbuilder.com.br /ProjectBuilderbr @pbuilder PERGUNTAS FUNDAMENTAIS As perguntas fundamentais são as que definem seu projeto. Elas facilitam a compreensão por seguir uma ordem que auxilia na organização de sua concepção. À medida que você responde cada uma das perguntas, fica mais fácil responder à seguinte. Por exemplo: para saber quais atividades fazem parte do seu projeto, é importante entender qual (ou quais) produto (s) você está desenvolvendo. Por sua vez, para saber a importância dos produtos, é fundamental ter a consciência dos benefícios que o seu projeto pretende gerar. 8
  9. 9. www.projectbuilder.com.br /ProjectBuilderbr @pbuilder 9
  10. 10. www.projectbuilder.com.br /ProjectBuilderbr @pbuilder 0 – Pitch: A maneira mais simples de descrever o seu projeto é usar o mínimo de palavras possível. O Pitch é a primeira parte a ser preenchida do seu PM Canvas. Nele, você deverá resumir seu projeto em apenas uma frase. Exemplo: escritório de projetos rodando! Por quê? Nesse ponto, você deverá responder o porquê da realização desse projeto. Se não conseguir encontrar a resposta, todo o seu planejamento perderá o sentido. Para fundamentar a defesa do seu projeto é importante analisar a situação atual da empresa, identificando quais são as principais dores, que problemas estão enfrentando com essas dores e quais necessidades é preciso atender. Com o dever de casa respondido, vamos aos post-it. 1 - Justificativa: Coloque os problemas que a organização atualmente enfrenta e quais necessidades não são atendidas no momento. Exemplo: projetos fora do padrão, insatisfação do patrocinador, gerentes de projetos gastam a maior parte do tempo apagando incêndio, perda de faturamento, perda de cliente. 10
  11. 11. www.projectbuilder.com.br /ProjectBuilderbr @pbuilder 2 - Objetivo Smart: Coloque nesse post-it o objetivo do projeto de maneira que fique “smart”. Isso significa: Specific (específicos) Measurable (mensuráveis) Attainable (atingíveis) Realistic (realistas) Time Bound (temporizáveis) Exemplo: implantar o escritório corporativo de projetos na empresa Acme, responsável por padronizar a gestão de projetos, capacitar os gerentes de projetos na sua metodologia, dar suporte aos projetos estratégicos da empresa até 25 de janeiro de 2014, gastando até R$ 80 mil. 3 - Benefícios: Deve descrever o que a empresa irá conquistar após a implantação do projeto. Exemplo: aumento de faturamento, ampliação da satisfação do cliente, redução de custos, melhor qualidade de vida para o gerente de projeto. 11
  12. 12. www.projectbuilder.com.br /ProjectBuilderbr @pbuilder O quê? Quais necessidades serão atendidas? Nessa etapa, serão listados que produtos, serviços ou resultados serão entregues ao final do projeto. Produto: O produto é o resultado final do projeto. Um projeto pode também gerar um serviço ou um resultado único. Exemplo: escritório implantado e operando na empresa Acme. Requisitos: Definem a qualidade que o produto (serviço/resultado) precisa apresentar para ter valor para o cliente. Exemplo: deve ter fluxograma da gestão de projetos, deve ter a metodologia padrão de gestão de projetos, deve ser aplicado o treinamento padrão da metodologia de gestão de projetos, deve ser implantado o software Project Builder, deve ter uma festa de encerramento no final do projeto. 12
  13. 13. www.projectbuilder.com.br /ProjectBuilderbr @pbuilder Quem? Define quem participa do projeto. Inclui os stakeholders, os membros da equipe e o gerente desse projeto. Stakeholders: Podem ser stakeholders externos ou fatores externos. Stakeholders externos – são os envolvidos que não estão subordinados ao gerente de projeto. Fatores externos – que podem afetar o projeto e devem ser listados. Exemplo: consultoria em gestão de projetos, fornecedor do Project Builder, diretorias da Acme, gerentes funcionais da Acme. Equipe: Todos os participantes que são responsáveis por produzir as entregas do projeto. Exemplo: gerente do projeto, analista do PMO, consultor de projeto, analista de processos, instrutor. 13
  14. 14. www.projectbuilder.com.br /ProjectBuilderbr @pbuilder Como? Nessa etapa, respondemos como o trabalho será entregue no projeto. Para que o projeto ocorra naturalmente, é importante definir quais são as entregas e quem são os responsáveis, suas premissas e restrições. Premissas: São suposições dadas como certas sobre o ambiente e os fatores externos ao projeto, que não estão sob controle do gerente de projeto Exemplo: 90% dos gerentes de projetos vão aderir ao projeto, o Project Builder será implantado até 24 de dezembro de 2013. Grupos de entregas: São os componente concretos, mensuráveis e tangíveis que serão gerados pelo projeto. Exemplo: 1 - Estratégia de implantação 4 - Apresentação do Processo 2 - Processo de GP 5 - Aplicação do Treinamento 3 - Implantação do PB 6 – Evento de Encerramento 14
  15. 15. www.projectbuilder.com.br /ProjectBuilderbr @pbuilder Restrições: Nesse quadro, serão descritas as limitações do projeto, de qualquer natureza e origem, que impactam no desenvolvimento do trabalho da equipe. Exemplo: os gerentes funcionais não podem se ausentar por mais de 8 horas de suas funções, não poderá ser gasto mais de 20% do orçamento com serviços externos, a equipe de TI interna não dará suporte à nova aplicação. Quando e Quanto? Em seguida, definimos quando o projeto será concluído e quanto custará para a organização. Mesmo sabendo de toda incerteza do planejamento, o gerente de projetos deverá dar uma estimativa de custo e de prazo para entregar os trabalhos do projeto. Riscos: Riscos são eventos futuros e incertos que têm relevância para o projeto. Nessa etapa, identificamos e analisamos os riscos do projeto e, para os mais relevantes, devemos buscar e implantar as respostas. Exemplo: gerência funcional não adere ao método de GP, baixa qualidade do treinamento realizado internamente, atraso na implantação do software. 15
  16. 16. www.projectbuilder.com.br /ProjectBuilderbr @pbuilder Linha do tempo: Nesse momento, definimos quando vão ocorrer as entregas do grupo de entregas. A metodologia PM Canvas sugere que o prazo do projeto seja dividido em 4 períodos definidos pela equipe do projeto. Exemplo: Custos: Quanto será gasto para concluir esse projeto? É importante distribuir os custos pelos grupos de entregas pré-definidos. Exemplo: 1 – R$ 800 2 – R$ 2 mil 3 – R$ 5 mil 4 – R$ 1,2 mil 5 – R$15 mil 6 – R$ 4 mil Estratégia de implantação - 1/4 Apresentação do Processo - 3/4 Processo de GP - 2/4 Aplicação do Treinamento - 3/4 Implantação do PB - 3/4 Festa de Encerramento - 4/4 16
  17. 17. www.projectbuilder.com.br /ProjectBuilderbr @pbuilder DINÂMICA A dinâmica de construção do CANVAS não tem papéis rígidos pré-definidos, mas apenas duas regras básicas: • deve ser feito em equipe • uma das pessoas deve conhecer os conceitos básicos de gestão de projetos A equipe ideal para construir um CANVAS: • um gerente de projetos com conhecimentos na área do projeto • um especialista no negócio • um especialista no processo de gestão de projetos da organização que trabalhará criticando o Canvas construído de maneira positiva 17
  18. 18. Para a dinâmica, serão necessários uma boa sala de reunião para a equipe se isolar e os seguintes materiais: a) folha A1 com o Project Model Canvas b) post-it grande (98,4x149) c) fita crepe d) canetas 18
  19. 19. www.projectbuilder.com.br /ProjectBuilderbr @pbuilder LEVANDO SEU CANVAS PARA O PROJECT BUILDER O PROJECT BUILDER É um software 100% WEB que tem como diferencial aliar conceitos de Colaboração, Responsabilidade Compartilhada e Simplicidade às técnicas de Gerenciamento de Projetos. A assertividade desta abordagem tem feito com que organizações de diversos setores, portes e níveis de maturidade em gerenciamento de projetos o adotem como ferramenta corporativa. www.projectbuilder.com.br 19
  20. 20. www.projectbuilder.com.br /ProjectBuilderbr @pbuilder Criando um CANVAS no PB Agora vamos criar uma visão prática de como o software Project Builder pode ser utilizado como suporte à Metodologia PM CANVAS, desenvolvida pelo professor Jose Finocchio (www.pmcanvas.com.br) facilitando o trabalho do gerente de projetos e dos demais envolvidos, principalmente nos Processos de planejamento. Este guia simula uma operação alinhada com a metodologia, prevendo a utilização para registrado o resultado do planejamento realizado na dinâmica do PM CANVAS . Vale ressaltar que esta abordagem revela apenas algumas das diversas funcionalidades do PB no apoio à Gestão de Projetos. Caso você não seja cliente da Project Builder você pode solicitar o Trial Aqui e utilizar o Project Builder gratuitamente por 15 dias. Caso você seja um estudante você pode se inscrever no PB Acadêmico Aqui e ter acesso ao software por 6 meses. 20
  21. 21. Passo a Passo 21
  22. 22. www.projectbuilder.com.br /ProjectBuilderbr @pbuilder Passo 1 – Crie seu projeto em [Projetos > Novo], preenche no nome do projeto o seu Pitch. 1.1- Em seguida defina um tipo de objetivo para o seu projeto (utilizamos essa informação para classificar a natureza do seu projeto) 1.2 - Insira a Justificativa no campo Justificativa. 1.3 - Insira o Objetivo Smart no campo Objetivo. 1.4 – Insira o Produto no campo Escopo. 1.5 - Insira os Requisitos no campo Descrição. Clique em seguida. 22
  23. 23. www.projectbuilder.com.br /ProjectBuilderbr @pbuilder 1.6 - Insira as Premissas no campo Premissas . 1.7 - Insira as Restrições no campo Restrições . Em seguida clique em Confirmar. Passo 2 – A partir da página Detalhes de Projeto, clique em [Qualidade > Metas / Nova Meta], insere no campo meta Beneficio listado no seu Canvas. Repita o processo para cada beneficio listado no Canvas. 23
  24. 24. www.projectbuilder.com.br /ProjectBuilderbr @pbuilder Passo 3 – A partir da página Detalhes de Projeto, clica em [Recursos Humanos > Envolvidos], seleciona para cada pessoa envolvida o tipo de envolvimento dos tipos Perfil 6 ou 7 para cada um dos Stakeholders inseridos no PM Canvas . Para a Equipe selecionar cada membro da equipe que deverá ser envolvida com os Perfis 1, 2, 3 ou 4 e clica em [Confirmar]. Obs: Cada pessoa deve ter sido criada anteriormente no ambiente a partir do menu Pessoas [Pessoas > Nova]. 24
  25. 25. www.projectbuilder.com.br /ProjectBuilderbr @pbuilder Passo 3 – o Responsável Elabora a Estrutura Analítica do Projeto onde será listada cada uma das entregas do Grupo de Entregas – clica em [Escopo > Editar EAP], clica no ícone Novo Componente (sinal de soma), ao lado da identificação do projeto, preenche o campo Componente com um título que o identifique, tecla [Enter] para inserir mais componentes de mesmo nível hierárquico ou clica no ícone Novo Componente na linha daquele que queira decompor. Repete estes procedimentos até concluir a EAP e para salvar clica em [Confirmar]. 25
  26. 26. www.projectbuilder.com.br /ProjectBuilderbr @pbuilder Passo 4 – o Responsável registra os Riscos identificados no canvas: a partir da página Detalhes do Projeto, clica em [Riscos > Novo], Preenche o campo “Nome” com o título do risco e clica em [Confirmar]. Figura ao lado. 26
  27. 27. www.projectbuilder.com.br /ProjectBuilderbr @pbuilder o Responsável Define Linha do tempo e Datas das Atividades a partir da EAP, clica em [Seleciona a ação “Editar Componentes” (no rodapé da lista identada)], preenche no formulário os campos Duração e Data Início, e clica em [Confirmar]. Passo 5 - o Responsável insere os Custos: a partir da página Detalhes de cada componente , clica em [Custos > Previsão de Custos], preenche as colunas Valor, Tipo (Materiais, Equipamentos, etc.) e Descrição para cada item, e clica em [Confirmar]. 27
  28. 28. www.projectbuilder.com.br /ProjectBuilderbr @pbuilder Passo 6 – A partir da página Detalhes de Projeto, clique no ícone do CANVAS E gera o Relatório do Project Model Canvas. 28
  29. 29. www.projectbuilder.com.br /ProjectBuilderbr @pbuilder VAMOS COLOCAR EM PRÁTICA? Para colocar as dicas em prática, esteja atento às novidades em gestão de projetos, além de contar com softwares eficientes e uma equipe bem treinada. Utilize o Project Builder gratuitamente por 15 dias e veja como sua simplicidade pode ajudar a promover uma mudança organizacional na sua empresa 29 Teste Gratuito
  30. 30. www.projectbuilder.com.br /ProjectBuilderbr @pbuilder REFERÊNCIA Finocchio, j; Project Model Canvas - Gerenciamento de projetos sem burocracia Site: http://www.pmcanvas.com.br/ 30
  31. 31. www.projectbuilder.com.br /ProjectBuilderbr @pbuilder DÚVIDAS E COMENTÁRIOS? Caso tenha alguma dúvida ou sugestão, clique aqui e deixe seu comentário sobre esse eBook. Qualquer questão adicional, entre em contato conosco. Compartilhe Se você gostou desse eBook, clique nos links abaixo e recomende-o para mais pessoas Aprenda mais Acompanhe nossos posts da forma que preferir 31
  32. 32. www.projectbuilder.com.br /ProjectBuilderbr @pbuilder A Project Builder é uma empresa que tem como objetivo de ajudar as Empresas a entenderem e aproveitarem os benefícios do Gestão de Projetos, conseguindo assim resultados reais e permanentes para os seus negócios. Fazemos isso hoje de três formas principais: Temos um software completo e integrado para facilita o gerenciamento de projetos, programas e portfólios da sua organização, independente do porte e setor de atuação. O Project Builder permite gerenciar em uma única ferramenta todas as ações de sua empresa, do nível estratégico até o operacional, gerenciando Planejamento estratégico, Objetivos, Portfolio de projetos, Programas, Projetos, e atividades. Para conhecer mais sobre o Project Builder, clique aqui. • Temos uma metodologia passo a passo de implementação de Gerenciamento de Projetos que já rodamos e refinamos com mais de 100 empresas clientes. Oferecemos pacotes de consultoria em cima desta metodologia e do uso efetivo do o Project Builder. • Produzimos muito conteúdo educativo cobrindo temas como gerenciamento de projetos, gestão de equipe, produtividade, gestão estratégica, gerenciamento de portfolio de projetos, gerenciamento de programas, modelos de maturidade ,entre outros. Este conteúdo toma no nosso blog de Gerenciamento de Projetos, eBooks e Webinars gratuitos e palestras presenciais Para mais informações ou contato: Tel: 21-2505-7900 32

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