Ensayo sobre las estrategias de aplicación adecuada de los sistemas de información.

1. ESTRATEGIAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN ADECUADA DE LOS SISTEMAS
DE INFORMACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES
INTRODUCCIÓN
En el desarrollo de los sistemas de información se puede observar que las aplicaciones
son una herramienta y no un instrumento que debe tenerse para utilizar la tecnología de
la información, lo que trae como consecuencia la mejora en el desempeño de la
organización, e incluye beneficios tanto para sus empleados, clientes y personas que
tengan que ver con ella.
Cada departamento de una empresa en cualquier sector requerirá de sistemas de
información, desde oficinas gubernamentales, fábricas, o desde la contabilidad hasta la
mercadotecnia, los sistemas de información son herramientas clave para el
procesamiento de transacciones, toma de decisiones, resolución de problemas y las
operaciones de toda organización.
Principalmente definiremos los sistemas de información como cualquier combinación
organizada de personas, hardware, software, software, redes de comunicación y recursos
de información que almacene, recupere, transforme y disemine información en una
organización. Ampliando esta definición es importante mencionar acerca de los
conocimientos que en base a la experiencia profesional se puede compartir cierta
información para obtener mejores resultados en la misma organización.
En estos momentos, las tecnologías de la información y de las comunicaciones (TIC)
juegan un papel muy importante en el entorno empresarial.
Estoy completamente de acuerdo, ya que hemos ido evolucionando de manera
sorprendente con respecto a la tecnología, por consiguiente en las empresas también
tenían que evolucionar a pesar de la resistencia que hubieran podido tener.
CAPÍTULO I
I. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1.1 Descripción del Problema
Los sistemas de información se originan en casi todas las áreas de una
empresa y en consecuencia se relacionan con todos los problemas de la
empresa.

2. Actualmente las empresas no poseen una adecuada capacitación con
respecto a la implementación de los Sistemas de Información, no poseen
datos exactos, pues necesitan de determinadas informaciones, que fluyan
para la coordinación de sus acciones operativas, y que otras
informaciones a su vez lleguen a tiempo y de manera organizada.
No se satisfacen las necesidades de información, los cuales pueden ser a
niveles gerenciales así como a otros niveles de unidad de la organización
de la compañía. No se da de manera proporcionada la información a
usuarios, los cuales tienen necesidades similares, no se pueden resolver
solo con una capacidad de comunicación, pues esto solo permite resolver
los problemas de manera semiestructurada.
No hay un sistema de seguridad, este es vital para evitar un mal uso de
módulos importantes en la organización de la compañía.
1.2 Objetivos del Ensayo
Plantear estrategias para la implementación adecuada de los sistemas de
información en las organizaciones.
1.3 Justificación
Porque, se debe proporcionar a las organizaciones, gerencias de todos los
niveles, las estrategias adecuadas para ser implementadas luego en las
organizaciones, para la toma de decisiones, datos oportunos y exactos,
los cuales deben de permitir tomar y aplicar las decisiones necesarias que
mejoren al máximo la relación que existe entre los recursos de la
empresa.
Esto tiene el propósito general de ayudar a los gerentes en la planeación,
control y toma de decisiones. Además de ayudar que la información que
se proporcione sea exacto y confiable, este disponible cuando se necesite
y se presente de forma fácilmente aprovechable.
II. MARCO TEÓRICO

3. Los Sistemas de Información (SI) están cambiando en la forma en que
operan las organizaciones actuales A través de su uso se logran importantes
mejoras, pues automatizan los procesos operativos de las empresas,
proporcionan información de apoyo al proceso de toma de decisiones, y lo
que es más importante, facilitan el logro de ventajas competitivas a través de
su implantación en las empresas.
2.1 Definición
Los Sistemas de Información son un conjunto sistemático y formal de
componentes capaces de realizar operaciones de procesamiento de datos con
un propósito, en este sentido O’Brien y Marakas (2006) la definen como:
“… cualquier combinación organizada de recursos de personas, hardware,
software, redes de comunicación y recursos de información que almacene,
recupere, transforme y disemine información en una organización.”
Esta definición aborda a los SI como una colección de personas,
procedimientos y equipos diseñados, construido, operado y mantenido para
colecciones, registros, para procesar, almacenar, recuperar y mostrar
información.
El Sistema de Información es un conjunto de hombres, máquinas programas
y procedimientos, interrelaciones con el tratamiento de la información con el
propósito de satisfacer requerimientos de la organización, en este sentido
Peña (2006) afirma que: “…un Sistema de Información es un conjunto de
elementos con el propósito de prestar atención a demandas de información
de una organización, para elevar el nivel de conocimientos que permitan
apoyo a la toma de decisiones.”
Los Sistemas de Información se presentan como una fuente de vital
importancia dentro de las organizaciones, pues juegan un papel muy
importante en la toma de decisiones, tienen a generar información para la
organización.
Los Sistemas de Información son un conjunto formal de procesos que,
operando sobre una colección estructurada de acuerdo con las necesidades de
una empresa, recopila, elabora y distribuye parte de la información necesaria

4. para la operación de dicha empresa y para las actividades de dirección y
control correspondientes apoyando en la toma de decisiones necesarias para
desempeñar las funciones y el proceso de negocio de la empresa de acuerdo
a la estrategia, de esta manera Peralte (2008) sostiene que: “…un sistema de
información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin
de apoyar las actividades de una empresa negocio. Teniendo muy en cuenta
el equipo computacional necesario para que el sistema de información pueda
operar y el recurso humano que interactúa con el sistema de información el
cual está formado por personas que utilizan el sistema.”
Los Sistemas de Información buscan interactuar entre sí y complementarse
de alguna forma con el recurso humano, para así, poder tener resultados más
satisfactorios para la empresa, y ejecutar operaciones de procesamiento de
datos para satisfacer los requerimientos proporcionales de datos, y
transaccionales, y el apoyo a la toma de decisiones.
Así mismo, David (1974) sostiene que los Sistemas de Información son:
…un sistema de información, es un sistema hombre/máquina integrado
que provee información para el apoyo de las funciones de operación,
gerencia y toma de decisiones en una organización.” (p. 51)
A esta definición es conveniente agregar lo siguiente: el concepto sistema
hombre/máquina implica algunas tareas que realiza el hombre, mientras que
otras las hace mejor la máquina, un sistema integrado que está basado en el
concepto de haber integrado datos y procesamiento. La integración de datos es
ejecutada por la base de datos mientras que el procesamiento integrado es
ejecutado por un plan general del sistema.
Los Sistemas de Información están basados en el procesamiento de datos, como
lo sostiene Lenn (1978) quien afirma que: un sistema de información está basado

5. en el computador que procesa datos, en tal forma pueden ser utilizados por quien
los recibe para fines de toma de decisiones. (p. 363)
El Sistema de Información es definido como un medio organizado de
proporcionar información pasada, presente y futura (proyecciones) relaciones
con las operaciones internas y conocimiento externo de la organización.
2.2 Evolución de los Sistemas de Información basado en las computadoras
 Enfoque sobre Datos
Procesamiento electrónico de datos (EDP: Electronic Data Processing)
 Enfoque sobre Información
Los Sistemas de Información Gerencial (MIS: Management Information
System)
 Enfoque sobre Apoyo de Decisiones
Sistema de Soporte de Decisiones (DSS: Decision Support System)
 Enfoque Actual de Conocimiento
Automatización de Oficinas (OA: Office Automation)
 Enfoque sobre Consultas
AI: Artificial Intelligence1
ES: Expert System
NR: Neuronal Network2
SBC: System Based-Knagement
2.3 Los Sistemas de Información Gerencial, Raymond (2000):
<1> SI-C: Sistemas de Información Contable
[System Information Accountang –AIS]
<2> SI-G: Sistema de Información Gerencial
1
La inteligencia artificial (IA) es un área multidisciplinaria que, a través de ciencias como la informática,
la lógica y la filosofía, estudia la creación y diseño de entidades capaces de resolver cuestiones por sí
mismas utilizando como paradigma la inteligencia humana.
2
Red neuronal artificial, modelos matemáticos, computacionales, artificiales, ideales de una red neuronal
empleados en estadística, psicología cognitiva, e inteligencia artificial.

6. [Management Information System – MIS]
<3> SI-AD: Sistema de Información de Apoyo a Decisiones
[Decision Support System – DSS]3
<4> SI-BC: Sistema de Información Basado en Conocimientos
[System information Based Knologement – KBIS]
2.4 Actividades Básicas de los Sistemas de Información
Un Sistema de Información realiza cuatro actividades Básicas entrada,
procesamiento, almacenamiento y salida de información. A continuación
se definen cada una de estas actividades, como sostiene Peralta (2008)
“…Un Sistema de Información desempeña cuatro actividades básicas
dentro de una organización; entrada, procesamiento, almacenamiento y
salida.”
ENTRADA DE INFORMACIÓN.- La entrada d información es el
proceso mediante el cual el sistema de información toma los datos que
requiere por procesar la información Las entradas pueden ser manuales o
automáticas. Las manuales son aquellas que son proporcionadas en
forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o
información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos.
Esto último se denomina interfaces automáticas. Así, un sistema de
control de clientes podrá tener una interface automática de entrada con el
sistema de facturación4
, ya que toma las facturas que genera o elabora el
sistema de facturación como entrada al sistema de control de clientes.
Las unidades típicas de entrada de datos de las computadoras son las
estaciones de trabajo, las cintas magnéticas, las unidades de diskette, los
3
El concepto de sistema de soporte a las decisiones (DSS por sus siglas en inglés Decision Support
System) es muy amplio, debido a que hay muchos enfoques para la toma de decisiones y debido a la
extensa gama de ámbitos en los cuales se toman.
4
Sistematic es un Software de Almacen e Inventario orientado a la Gestión de Empresas Comerciales
y/o Servicios. Software Práctico, Exacto y Seguro que le permitirá tener un mejor control de su
Empresa. Ha sido especialmente diseñado para su implementación en Negocios Comerciales, Servicios
y de Producción.

7. códigos de barras, los escáneres, la voz, los monitores sensibles al tacto,
el teclado, y el mouse.
ALMACENAMIENTO DE INFORMACIÓN.- El almacenamiento es
una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una
computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar
la información guardada en la sesión o proceso anterior.
Esta información suele ser almacenada en estructuras de información
denominadas archivos.
Las unidades típicas de almacenamientos son los discos magnéticos o
discos duros, los discos flexibles o diskettes y los discos compactos (CD-
ROM), discos de alta capacidad (zip, jaz).
PROCESAMIENTO DE INFORMACIÓN.- Es la capacidad del sistema
de información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de
operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos
introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están
almacenados. Esta característica de los sistemas permite la
transformación de datos fuente en información que puede ser utilizado
para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un
tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los
datos que contiene un estado de resultado o un balance general de un año
base.
SALIDA DE INFORMACIÓN.- La salida es la capacidad de un sistema
de información para sacar la información procesada o bien datos de
entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras,
estaciones de trabajo, diskettes, cintas magnéticas, la voz, los
gratificadores y los plotters, entre otros.
Es importante aclarar que la salida de un sistema de información puede
constituir la entrada a otro sistema de información o módulo. En este
caso, también existe una interface automática de salida.

8. Por ejemplo, el sistema de control de clientes tiene una interface
automática de salida con el sistema de contabilidad, ya que generan las
pólizas contables de los movimientos procesados de los clientes.
III. PROPUESTA TEÓRICA PARA LA IMPLEMENTACIÓN ADECUADA
DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES
El sistema deberá contar con mecanismos de seguridad que alcancen a las
entradas, procesos, almacenamiento y salidas siendo flexible y susceptible de
modificaciones rápidas que permitan hacer frente a necesidades cambiantes
de la Dirección en un entorno dinámico de operaciones y presentación de
informes.
Si un sistema de información no es controlado es imposible asegurar su
correcto funcionamiento y asegurar el control del proceso de los diversos
tipos de transacciones, para la organización que se crea el sistema es de gran
apoyo saber que pueden confiar plenamente en los resultados que arrojan los
reportes del sistema de información y que es fidedigna su respuesta. Con un
buen sistema se pueden realizar controles cualitativos y cuantitativos de los
procesos que se realizan.
La adecuada implementación de Sistema de Información, enfocado a la
Mercadotecnia, los Sistemas de Información en la Mercadotecnia deben de
ayudar a organizar la demanda de productos, por regiones y población a fin
de comercializar con exactitud el producto adecuado tomando en cuenta los
clientes correctos.
De igual manera deberá ayudar a detectar las necesidades del cliente y
cumplirlas ya que mantiene una estrecha relación entre el vendedor y el
comprador, de manera oportuna se puede aprovechar al máximo dicha
información para tener más productos en el mercado o bien tener siempre en
que cumpla con las expectativas de nuestros clientes y ayudar a tener un
mejor control en la toma de decisiones.

9. Esta área es de suma importancia ya que si se satisfacen las necesidades del
cliente, con eficiencia y eficacia; la empresa estará en funcionamiento y con
una gran utilidad.
Los Sistemas de Información en esta área deberán ayudar o impactar
generalmente en el incremento de ventas a cliente. Dan mayor información
sobre el cliente, identifican nuevas oportunidades de negocio, mejoran en
mucho el servicio al cliente y a la perspectiva que éste tenga de ese producto
o servicio.
IV. CONCLUSIÓN
En conclusión los sistemas de información son básicos y de apoyo total para
la toma de decisiones de cualquier área de la empresa, son una herramienta
básica para tener un mejor control de la información.
Para obtener la máxima calidad en un Sistema es de gran importancia no
escatimar esfuerzos para su elaboración, teniendo como punto de arranque
un completo levantamiento de información para poder detectar sus fallas y
así dar las más efectivas soluciones al beneficiario, al detectar lo que se
necesita se puede plantear los objetivos generales y específicos y saber así el
tiempo de la puesta en marcha. Al tener contemplado todos estos factores se
implantan las necesidades de software que permitirá automatizar los
procesos, creando un sistema capaz de cumplir con todas las necesidades, y
proponer nuevas alternativas de operatividad y respuesta en tiempo real,
permitiéndoles al operador generar informes estadísticos, de existencia y
presupuesto que lograra que sea factible dicho proyecto. Es importante saber
que un sistema no es más que una idea que se crea mas no que se fabrica por
lo que es necesario que lo que se solicita está claramente especificado para
no dejar cabida a un error, que pueden ser Humanos (uso), de proceso, de
productos o de tecnología, este últimos se presenta al no contar con los
requerimientos tecnológicos mínimos necesarios como por ejemplo un
software actualizado y Hardware a la vanguardia de las exigencias.

10. FUENTES CONSULTADAS
1. CABRERA, A y CABRERA, E. (2001): “La gestión de las personas, clave en la
implantación de los nuevas tecnologías de la información” Economía Industrial
2. GARCÍA RUIZ, M. E. (2005): “Las Tecnologías De La Información y La
Comunicación En Una Empresa Industrial. Un Estudio De Casos”, Boletín
Económico De ICE
3. GIMENO, M. (2006): “Las Tecnologías De La Información y De Las
Comunicaciones En Las PYMES y Otros Avatares”, Economía Industrial
4. HUERTA ARRIBAS, E. y LARRAZA KINTANA, M. (2001): “Tecnologías De La
Información e Innovación Organizativa En La Empresa Española”, Economía
Industrial
5. IDEM: “Sistemas de Información. Desarrollo, Implantación y Mantenimiento. Miró.
Caracas, 1991.
6. IRIBAR BILBAO, F. (2003): “Información, Tecnología y Cadena De Suministro”,
Boletín De Estudios Económicos
7. PEÑA, A. (2006) “Sistemas de Información y Ciencias de la Computación”
8. SALAS FUMÁS, V. (2001): “La Dimensión De La Empresa En La Economía De
La Información”, Papeles De Economía Española
9. SCOTT, G. (1988) “Principios de los Sistemas de Información” McGraw-Hill, New
York
10. SCOTT, G y GOHEN, D. (1997) “Sistemas de Información” McGraw-Hill, New
York
Ensayo elaborado por ARIAS PÉREZ, Claudia A. estudiante de Ingeniería de
Sistemas en la Universidad Nacional de Cañete, bajo la asesoría de David Auris
Villegas Máster por la Universidad de la Habana de Cuba, Perú 2014.