《比溝通更重要的開會技巧》導讀與應用

1. 比溝通更重要的 45個開會技巧導讀與應用華宇企管顧問公司邱立基 2015.09.21

2. 報告內容會議挫折經驗作者簡介與內容架構各章重點說明我的會議工具箱！ 2

4. 「會議挫折」是參與無效會議的心理感受，是目前企業內常見的一種現象！ 4

5. 企業常見的會議挫折之一 5 • 與會人員太多，開會沒效率圖片來源：馬克漫畫

6. 企業常見的會議挫折之二 6 • 重要與會者不守時；報告者長篇大論沒有重點訴求圖片來源：馬克漫畫

7. 企業常見的會議挫折之三 7 • 會議漫長，報告長篇大論，不注意與會者的反應 • 與會者不注重會議禮節，顯得不夠尊重他人圖片來源：馬克漫畫

8. 活動一：大家的會議挫折有哪些？活動說明 1. 分三組，每組有一疊不同顏色的便利貼。 2. 以組為單位，根據您常參加的會議，寫下所經歷的會議挫折，每張便利貼只寫一個挫折。 3. 每組指派一人將寫好的會議挫折貼在白板上，並簡要說明。 4. 「比溝通更重要的45個開會技巧」導讀後，將應用書中的會議技巧來改善這些會議挫折。 8

10. 作者簡介作者別所榮吾是辯論高手，同時也是談判和簡報專家，在他10多年的專題講座經驗裡，蒐集了超過1萬人的問卷調查，經篩選後，挑出了最常見的45個會議挫折，並提出因應的解決技巧。別所榮吾簡歷  1969年生於神奈川縣，畢業於拓殖大學政經學系。  曾任BCL股份有限公司負責人、企業顧問、國際辯論學會認證的辯論課程訓練師、財團法人關西生產性總部合夥顧問。  擔任財團法人日本生產性總部的「知識技術研究開發中心」執行長時期（1999年～2006年），每年舉辦80 次以上的研習課程，內容包含：運用邏輯思考 ( Logical Thinking )、辯論、簡報技巧等。 10

11. 內容架構本書分五個部分，涵蓋所有成功會議的要素與技巧。 Part 名稱重點說明 1 員工心態與年資，影響開會效果影響開會的因素；無效會議的特徵、惡性循環與成本 2 終結無效會議的5步驟四種不同目的的會議的問題點與改善方法；以共識為決策基礎的會議是最好的會議 3 45個開會技巧，完全解決「恍神、離題、沒結論」說明45個會議挫折與技巧 4 學會3步驟規則與技巧，開會不再超時、沒結果會前、會中與會後的重點提醒 5 這種時候，會議主持人該怎麼說？會議主持人的話術 11

13. Part 1：員工心態與年資，影響開會效果。 13

14. 為了讓公司能夠應付千變萬化的現實社會，必須在會議上做出決策，同時取得大家的共識，進而將共識轉為行動。決策共識行動 14

15. 開會的方式要配合公司的發展：初期、中期及晚期，各有其會議的方式。 15 公司發展階段初期中期晚期開會頻率頻繁開會以例會為主以例會為主會議特色成員彼此不熟悉工作模式已確定依據前例與習慣決策；會議變得像是報告大會主管角色經常召開會議，並給予明確的指示。只提供大方向或僅針對較重要的事項給予指導。必須留意組織是否已趨於僵化；如果有僵化現象，應有計畫地調整人事及工作內容。

16. 一個人在職務上有所異動時，其職務年齡會重新計算，其工作態度會因職務年齡而有所不同。 16 職務年齡階段適應期創新發想期安定保守期期間進入公司或職務異動 0~6個月內 6個月~3年 3年以上特色鞏固立足之地影響力與成就感維持與固守舊制說明  確定自己的立足之地  理解職場狀況與規則  確認可行及會被讚揚的工作模式  建立人際關係網絡  自覺背負來自主管、同事與部屬的期待  證明自己為有用的人才  想做出一番好的成績  追求自我表現與升遷的可能性  技巧與能力增進  擴展工作動機與行為  對公司產生影響  固守制度  工作開始混水摸魚  討厭受到批判  討厭環境變化  有許多「做不到」的藉口

17. 無效會議的特徵有三：推託責任、拒絕改變及抗拒合作。推託責任 • 不是自己的工作，所以「不知道、不懂、辦不到」 • 別的部門請求協助時，只會唱反調拒絕改變 • 對新知，漠不關心 • 覺得在會議中說什麼都沒用，所以完全不發言抗拒合作 • 即使有利於其他成員的情報，也不在會議中提出 • 不和新人說話，即使是工作上需要的內容也完全不提 17

18. 不良會議的惡性循環，浪費許多經費！平常工作太忙，無法好好準備開會內容開會時才知道這次的議題感到疲勞，專注力與思考力降低突然被點名，也不知道該說些什麼開會結果，只決定了下次開會的日期開愈多會，愈沒有時間處理日常業務開始不知所云，感到混亂會議時間太冗長失去開會目標，無法做出決定會議的成本 = 參與會議人員的平均時薪 X 參與會議的人數 X 一次會議的平均時數 X 一年召開的會議次數以10人會議為例，平均月薪為五萬，平均每次舉行3 小時，每週舉行，其會議成本約為每年44萬元，計算如下： 5,0000 / (22 *8) * 10 * 3 * 52 = 443,182元討厭「開會」的真正原因 18

19. Part 2：終結無效會議的5步驟 19

20. 「會議」是維持團隊運作的必備條件，依其目的區分，會議有四種類型。編號會議類型會議目的 1 資料共享與討論執行方法讓團隊成員互通情報並共享，討論未達到公司目標的執行方法。 2 發現與解決問題解決潛在或已存在的問題。 3 協調意見針對目標與做法，分配工作及順序。 4 擬定決策確定公司的目標或執行方法。 20

21. 單方面接收的內容很快就會忘記，所以即使是以「資料共享」為目的的會議，還是可以設計一些討論活動，讓大家留下較深刻的記憶。 21

22. 針對以「解決問題」為目的的會議，在快速解決問題之後，為了防止同樣的錯誤再度發生，有兩種解決問題的方法：分析式(分析問題點，找出原因)及機能式(了解真正目的，找出根本做法)。為什麼會發生這種問題呢？找原因真正的原因為了什麼目的才這樣做？了解目的真正的目的改善方案分析式機能式 22

23. 針對以「協調意見」為目的的會議，不是要攻破對方的論點，而是要找出彼此的共通點，具體的做法有三種方式：創造、分配及迴避。創造 (Win-Win) 迴避 (Lose-Lose) 分配說服 (Win-Lose) 讓步 (Lose-Win) 妥協自己的意見 / 利益別人的意見 / 利益 23

24. 在團隊中，擬定決策的方式有五種：獨裁、說服和共識會議、多數決及調停，其中前三種為一般企業主要的決策方式。決策方式說明備註獨裁由主管一個人決定，是很多公司決策上慣用的決策方式。說服試圖讓大家認同自己的意見。共識會議全員一起思考能讓「大家都能接受」的決策。最理想的會議方式多數決以「過半數的意見」來擬定決策的方法。往往是最終手段調停由第三者介入，平均分配兩方的利益。 24

25. 說服別人，用疑問句比命令句更有效。 25

26. 共識會議是最理想的開會方式，有五個步驟。共識會議的五步驟 1. 掌握目的與計畫，搞懂「為什麼」比「怎麼做」重要 2. 分析原因與提出對策，把「做不到」逆轉成「好點子」 3. 比較每個對策的優缺點，最完美的做法不一定最好 4. 有計畫後，人人要知道自己「該做什麼」 5. 隨時準備「備案計畫」 26

27. Part 3：45個開會技巧，完全解決「恍神、離題、沒結論」 27

28. 編號會議挫折會議技巧時間點適用性前中後 1 光是把資料看完，會議就結束了準備一份「30秒內看完」的重點資料 2 公司高層的決策到底是什麼？主管要把抽象目標化為具體數字 3 同事根本沒放心思在工作，影響進度用「關心進度」代替「質疑」 4 開會時，說明的時間太長把「說明」換成「提問」 5 不知道怎麼加入會議的討論主動問「今天的議題是什麼？」 6 老是有人會離題閒聊建立大家「隨時中斷離題發言」的共識 7 來開會的人根本沒有共識建立開會成員對自己角色的認同感 8 開會的時間，都花在主管間的拉扯角力上讓夠分量的第三者出手協調作者從自己的研習課程中蒐集許多會議挫折，之後將其整理成45個常見的會議挫折與解決技巧。(1/6) 28

29. 編號會議挫折會議技巧時間點適用性前中後 9 會議主題失焦，討論不重要的小事向大家簡報，一律從「結論」說起 10 其他人在報告時，有人睡著了？插入中場休息分段開會 11 遇到核心議題，人人都安靜下來了把握安靜的空檔，整理自己的想法 12 跨部門會議時，大家都說不出重點各部門先「事前討論」，開會時直接講重點 13 開會時間長短，該如何評估由會前資料中，預估討論時間 14 要和另一個部門合作時，對方態度很不耐煩想獲得認同，你要面對面表達誠意 15 回答時答非所問，外加一堆藉口提出問題的關鍵字，幫他抓到重點 16 大家說「做不到」，其實是「不想做」平時多溝通，了解他們「不想做」的原因作者從自己的研習課程中蒐集許多會議挫折，之後將其整理成45個常見的會議挫折與解決技巧。(2/6) 29

30. 編號會議挫折會議技巧時間點適用性前中後 17 明明在開會，大家卻在聊天主持人要控制話題範圍 18 大家花時間開會，卻沒出結論除了熱烈討論，也要維持會議節奏 19 不清楚狀況的主管，在會議上講個沒完讓他知道有些工作不必事必躬親 20 常有人不清楚「現在討論到哪了？」邊討論，邊將內容重點寫在白板上 21 新團隊的工作分配，人人都不滿意把握新人新氣象，重新調整每個人的工作 22 會議結論和高層意見相反，只好重開一次會首次開會時，高階主管一定要參加 23 主管強迫大家接受他的意見別和他硬碰硬，讓其他主管去溝通作者從自己的研習課程中蒐集許多會議挫折，之後將其整理成45個常見的會議挫折與解決技巧。(3/6) 30

31. 編號會議挫折會議技巧時間點適用性前中後 24 會議變成批鬥大會，充斥指責與批評從批評中找出真正「重要的工作」 25 開會步調慢，拖拖拉拉得花好幾次開會前三天先填好制式討論的內容 26 主管最後的決定，和會議結果完全不同主管的真正想法要適時告訴部屬 27 卯盡全力討論，還是沒結論主管有七成把握，就要勇敢下決定 28 會議上，部門間互踢皮球讓大家討論做法，而非藉口 29 潛在問題常被置之不理把你的問題「放大」成公司的問題 30 主管不喜歡「反對意見」同事間先互相提問，用「討論」代替「質疑」作者從自己的研習課程中蒐集許多會議挫折，之後將其整理成45個常見的會議挫折與解決技巧。(4/6) 31

32. 編號會議挫折會議技巧時間點適用性前中後 31 職位愈低，意見就愈不受重視把你的個人意見升級成必要的資料 32 到了開會時，才拿到一團亂的資料設定提交期限，開會前三天就要交出 33 專業用語滿天飛！跟不上開會腳步會前先做功課，主動發問才學得快 34 資料太簡單，無法深入討論各自提出看法，從尋找共識中獲得優質討論 35 正式討論時，才發現大家的目標根本不一致？收集資料時，隨時和組員確認主題 36 「會前準備」最後變成口號配合會議主題，讓大家一分鐘了解現況 37 主要負責人缺席，會議就白開了開會前，先發送「會議重點」作者從自己的研習課程中蒐集許多會議挫折，之後將其整理成45個常見的會議挫折與解決技巧。(5/6) 32

33. 編號會議挫折會議技巧時間點適用性前中後 38 中途入席的人，打斷會議節奏討論途中，定時「重點整理」會議內容 39 第一線員工的想法，無法傳到高層主管耳中同時提出「問題」和「解決建議」 40 會議上的決策超出員工能力主管要分析成功的可能性，分階段慢慢完成 41 只要開會成員不一樣，會議的進度就歸零明確的會議記錄，可以縮短說明的時間 42 沒做會議紀錄，完全不記得究竟決定了哪些事結束前五分鐘確認今日開會結論 43 與會成員分心處理外務，會議一直被中斷嚴格規定：會議中一小時不得接電話 44 即使擬定了決策，也沒採取行動！與其直接下令，不如讓大家「自己思考」怎麼做 45 同事間缺乏協調力與向心力主管要確實了解部屬工作內容，必要時重新分配作者從自己的研習課程中蒐集許多會議挫折，之後將其整理成45個常見的會議挫折與解決技巧。(6/6) 33

34. Part 4：學會3步驟規則與技巧，開會不再超時、沒結果 34

35. 作者認為只要能掌握會議前、中及後的各項重點與技巧，就可避免會議常見的挫折。會議三階段各階段的重點工作會議前會議的計畫與準備，包括：如何讓團隊成員做好這些準備。會議中引導討論，以獲得優質的結果。會議後會議記錄的方法與下次會議的準備事項。 35

36. 會議中，「熱烈的討論」是基本條件。 36

37. 開會前，必須先制定並向所有成員說明會議中必須遵守的基本規則 (Ground Rules)。 37 編號會議基本規則 1 嚴禁遲到、缺席、早退 2 禁止情緒性的發言 3 否定其他人的意見時，要提出替代方案 4 禁止離題 5 禁止冗長的發言 6 每個人都要提出意見

38. 「關鍵字分類法」可以彙集眾人的想法成為團隊的共識。活動一(大家的會議挫折有哪些？)即是使用這個方法在很短的時間內，蒐集及整理大家的想法。 38 • 不寫長句，以短句及關鍵字書寫發想 • 將資訊分類，同一類的資訊擺在一起分類 • 將被分類的資料寫上「標題摘要」標示分類標題 • 考慮到這些想法和資料的現況、彼此間關係及未來可能變化。整理

39. Part 5：這種時候，會議主持人該怎麼說？ 39

40. 會議開始前，主持人要再次提醒與會者今天會議的主題。 40

41. 激發大家的創意：如果從不同的角度看，會有什麼變化？ 41

42. 有人在恍神時，「點名回答」提高他的專注力。 42

43. 最後總整理，再次確認「每個人都要發表意見」。 43

44. 會議結束前，讓今天會議沒白開的「5分鐘確認」。 44

45. 一場好的會議，始於成員間的信任。 45

47. 活動二：我自己的會議工具箱！活動說明 1. 從「比溝通更重要的45個開會技巧」書中的45個開會技巧中挑選對自己任職公司或個人工作相關的10-15個會議技巧，做為個人的會議工具箱。 2. 使用講義第28-33頁的表格，先將這45個會議技巧依據其應用的時間點區分為會前、會中及會後三類。 3. 從會前準備技巧中挑選3-5個適用的技巧；從會中引導技巧中挑選3-5個適用的技巧；從會後整理技巧中挑選3-5個適用的技巧。 4. 分享個人的會議工具箱。 47

48. 活動三：如何解決這些會議挫折？活動說明 1. 以3-4個人為一個小組，針對剛才便利貼活動所得較嚴重的1-3項會議挫折，參考個人的會議工具箱，討論可能的改善對策。 2. 參考次頁的表格及範例，將選定的會議挫折及建議的改善對策寫在發下的白報紙上。 3. 各組推派一位代表上台分享。 48

49. 會議挫折改善對策詳細作法如何檢查是否完成會議中不專注訂定會議規則 (Ground Rules) 所有會議都增列一張會議規則的投影片，內容包括：關上電腦、手機靜音(甚至靜音後集中保管)、違反規定者一項一次罰 50元(做為會議茶點基金) 準備一份紀錄表，紀錄三個月的會議規則的公告執行率；第一個月執行率達70%、第二個月執行率達80%、第三個月執行率達90% 活動三：如何解決這些會議挫折？活動表格 49

《比溝通更重要的開會技巧》導讀與應用

Lee CHIU

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