Wer Software einfach kauft, um ein Problem zu lösen, hat noch eines mehr.
Allzu oft tritt Verschwendung bei produktionsbegleitenden oder Prozessen in der Verwaltung auf, weil die IT nicht richtig passt. Anhand von Beispielen wird ein Ausblick gegeben, wie die IT Arbeitsabläufe sinnvoll – eben Lean – unterstützen kann.
Wie Lean ist eigentlich ihre IT – Kundenwert und Verschwendung in der Informationsverarbeitung
1. Wie Lean ist eigentlich
ihre IT – Kundenwert und
Verschwendung in der
Informationsverarbeitung
Ralph Wecks
B-I-T GmbH Informationen und
Prozesse
2. Wie Lean ist eigentlich ihre IT?
Kundenwert und Verschwendung in der Informationsverarbeitung
Wer Software einfach kauft, um ein Problem zu lösen, hat noch eines mehr.
Dipl.-Ök. Ralph Wecks14.02.2016 2
3. Fahrplan – von hier zu Lean IT
Über uns
Lean IT – Lean auf IT anwenden? Geht das?
Verschwendung in der IT? Die 7V‘s im IT-Umfeld
Warum überhaupt Lean IT
Gängige Probleme und wie man ihnen zu Leibe rückt
Fazit und Ziel
Dipl.-Ök. Ralph Wecks14.02.2016 3
4. Über uns - Business + IT
25 Jahre
Informationsbasierende (Kern-)Prozesse
Verwaltungs-, Kommunikations-, Kaufmännische Prozesse
Bank / Sparkasse / Versicherung / Gesundheit / Immobilien / …
Überführen, abbilden, unterstützen Prozesse -> Software
Prozessanalyse, SW-Entwicklung, Projekt- und IT-Management
Dipl.-Ök. Ralph Wecks14.02.2016 4
5. Zur Person – Ralph Wecks
GF
Prozess-Gestalter und -Digitalisierer
IT Consultant für Unternehmensportale und Social Business
Bankkaufmann und Wirtschaftswissenschaftler
Dipl.-Ök. Ralph Wecks14.02.2016 5
6. Lean IT – Lean auf IT anwenden?
Geht das?
Sind die 7 V‘S als generelle Messlatte übertragbar?
Warum muss IT „lean sein“
Wo verstecken sich V‘s und welche Konsequenzen hat das?
Dipl.-Ök. Ralph Wecks14.02.2016 6
7. Was ist Lean IT?
Die Grundlage für „schlanke“ informationsbasierende Prozesse
Die passende Hard-/Software-/Netzwerk-Landschaft
Das adäquate IT Management
Dipl.-Ök. Ralph Wecks14.02.2016 7
8. Warum sollte eine IT lean sein?
Verschwendung bei IT-Nutzung vermeiden
Intern: An Benutzerbedürfnissen orientieren
Extern: Am Kundenwert orientieren
Verschwendung in der Prozess-Durchführung vermeiden
Dipl.-Ök. Ralph Wecks14.02.2016 8
9. Die 7 V‘s – Auf SW-Landschaften angewandt (1)
„Arbeit, die niemand braucht“
Zu viele Pflichtfelder – Software passt nicht zur Aufgabe
Häufiges manuelles Anlegen von Sicherungskopien
Dokumente werden erstellt, aber nicht benötigt
Produktion SW-Landschaft
Überproduktion Blindtätigkeit
Dipl.-Ök. Ralph Wecks14.02.2016 9
10. Die 7 V‘s – Auf SW-Landschaften angewandt (2)
Historisch gewachsene Verzeichnisse – Suchen statt Finden
Neigung zu lokalen „Sicherheitshalber“-Kopien
Permanentes Kopieren – Mail cc mit Anhang
Abgelaufene Daten
Produktion SW-Landschaft
Bestände Datenbestände, Dateiverzeichnisse
Dipl.-Ök. Ralph Wecks14.02.2016 10
11. Die 7 V‘s – Auf SW-Landschaften angewandt (3)
Benötigte Info nicht verfügbar – Suchzeiten
Single User Modus – warten auf Freigabe von Datei/DB
Übermäßige Ladezeiten von Dateien und Datenbanken
Programm nicht verfügbar (Server-, Netzwerkausfall)
Produktion SW-Landschaft
Wartezeiten Wartezeiten
Dipl.-Ök. Ralph Wecks14.02.2016 11
12. Die 7 V‘s – Auf SW-Landschaften angewandt (4)
Medienbruch – Rückgriff auf Papierakte nötig
Netzwerkdrucker am Ende das Ganges
Unterschiedliche Kommunikationsmittel (Email, Board, Tel.)
Daten aus einer Anwendung in die nächste übertragen
Produktion SW-Landschaft
Transport Aktivität
Dipl.-Ök. Ralph Wecks14.02.2016 12
14. Die 7 V‘s – Auf SW-Landschaften angewandt (6)
Daten mehrfach vorhanden, Kopien statt Links
Fehlende Standardisierung (Individuell statt Vorlagen)
„Gefangen“ in Dateien – Dokument vs. Datenbank
Heterogenität der Anwendungslandschaft („Zoo“)
Produktion SW-Landschaft
Falsche Technologie, Over-Engineering Falsche Technologie/Architektur
Dipl.-Ök. Ralph Wecks14.02.2016 14
15. Die 7 V‘s – Auf SW-Landschaften angewandt (7)
Redundante Daten sorgen für inkonsistente Ergebnisse
Was ist richtig und aktuell?
Wird Verstorbenen ein frohes Weihnachtsfest gewünscht?
Welche Preisliste ist die richtige?
Bekommt der falsche Kunde den richtigen Preis und v.v.?
Produktion SW-Landschaft
Ausschuss/Nacharbeit Qualitätsprobleme/Nacharbeit
Dipl.-Ök. Ralph Wecks14.02.2016 15
16. Die 7 V‘s – Auf SW-Landschaften angewandt (7)
Schnittstellenfehler („Verendungszweck“)
Bedienungsfehler aufgrund mangelhafter Usebility
Keine Plausibilitätsüberlegen - „Der Computer hat Recht“
Werden Fehler bemerkt, wenn das Ergebnis formal ok ist?
Produktion SW-Landschaft
Ausschuss/Nacharbeit Qualitätsprobleme/Nacharbeit
Dipl.-Ök. Ralph Wecks14.02.2016 16
17. In keinem Fall Verschwendung
… aber häufig so wahrgenommen
Virenschutz, Datenschutz, Daten- und Dokumentsicherheit
Benutzerschulung
Sonstige notwendige Schutzmaßnahmen
Dipl.-Ök. Ralph Wecks14.02.2016 17
18. Warum also Lean IT?
Die NTH‘s
7 V‘s als „Denkwerkzeug „ geeignet
7 V‘S erkennen, wo es klemmt -> „sehen lernen“
7 V‘s konkretisieren, IT-Probleme werden „verständlich“
Verschwendung bei der Prozess-Durchführung „in den Griff
kriegen“
Dipl.-Ök. Ralph Wecks14.02.2016 18
19. Warum also Lean IT?
Die sog. „Digitalisierung“
Ohne Lean IT
keine vernünftige
keine verschwendungsarme
möglicherweise gar keine
Digitalisierung
Dipl.-Ök. Ralph Wecks14.02.2016 19
20. Exkurs – Wo findet „Digitalisierung“ statt?
Automatisierung und Integration von Geschäftsprozessen
Kundenangebote (Produkte, Service-Portal)
Innerbetrieblich (Kommunikations-, Entscheidungs-,
Verwaltungsprozesse -> Social Business)
Jede Digitalisierung endet bei Daten, Programmen
=> Anwendungslandschaften
Dipl.-Ök. Ralph Wecks14.02.2016 20
21. Lean IT
Verschwendungsarme Anwendungslandschaft
Beste Voraussetzung für Digitalisierung
To Do: Leaning – Verschwendungsarmut herstellen
Gehen wir an den Ort des Geschehens
Schauen wir uns an, was wir tun können
Dipl.-Ök. Ralph Wecks14.02.2016 21
22. „Leaning“ – Gängige Problemstellen beheben
Einsatz von Dateien reduzieren
Normaler Einsatz – Produktivitätshilfsmittel (Text, Kalk.)
Übermäßiger Einsatz – Produktivitätskiller
Warum so viele Dateien?
Wer mit dem Hammer umgehen kann, für den wird jedes
Problem zum Nagel
Dipl.-Ök. Ralph Wecks14.02.2016 22
23. „Leaning“ – Gängige Problemstellen beheben
Einsatz von Dateien reduzieren
Datenbank basierende Applikationen statt Dateien
Standard-Office Dokumente sind kein Datenspeicher
Dipl.-Ök. Ralph Wecks14.02.2016 23
24. „Leaning“ – Gängige Problemstellen beheben
Email-Nutzung reduzieren
Standards entwickeln und einführen, cc und Anhänge
Kommunikation grundsätzlich überdenken
Social Business als Plattform in Erwägung ziehen
Dipl.-Ök. Ralph Wecks14.02.2016 24
25. „Leaning“ – Gängige Problemstellen beheben
Suchaufwände reduzieren
Redundanzen eliminieren
Strukturen schaffen
Komfortable Suchalgorythmen nutzen (Google-ähnlich)
Finden und Weiterarbeiten statt Suchen und Fluchen
Dipl.-Ök. Ralph Wecks14.02.2016 25
26. „Leaning“ – Gängige Problemstellen beheben
Tätigkeiten digitalisieren/automatisieren
To do-Listen, Wiedervorlagen, Ticket-Systeme
Workflows außerhalb von Standard-Anw.
Ressourcen-/Termin-Verwaltung (Räume, Fahrzeuge, …)
Projektzeiten, Arbeitszeiten, Stundenzettel
Aber Achtung: Nur eine Plattform für alle Aufgaben !!
Dipl.-Ök. Ralph Wecks14.02.2016 26
27. „Leaning“ – Gängige Problemstellen beheben
Standardisieren, Heterogenität reduzieren
Nicht für jede Aufgabe eine eigene Software
Wer eine Software nur kauft, …
Skaleneffekte realisieren
Dipl.-Ök. Ralph Wecks14.02.2016 27
28. „Leaning“ – Gängige Problemstellen beheben
Transparenz schaffen
Wo befinden sich welche Daten im Unternehmen?
Konsolidierung von Daten an einer Stelle (DB, DWH)
Plattformdenken statt Box-Denken
Verlinken statt kopieren
Dipl.-Ök. Ralph Wecks14.02.2016 28
29. „Leaning“ – Gängige Problemstellen beheben
Selbst erklärende Oberflächen und Abläufe
Vermeiden Nachfragen, Fehler, Bearbeitungsschleifen …
Motivieren. Simplizität macht Freu(n)de
Die Infos, die man braucht - nicht mehr, nicht weniger
Persönliche Erfahrungen aus Internet und App prägen den
Erwartungshorizont an die Unternehmens-IT
Dipl.-Ök. Ralph Wecks14.02.2016 29
31. „Leaning“ – Gängige Problemstellen beheben
Integration, Prozesse nahtlos digitalisieren
Schnittstellen sauber definieren
Datenbestände sind keine Erbhöfe
Wenn alles vernetzt ist, geht alles alle an
Völlig neue Transparenz intern und extern zulassen
Dipl.-Ök. Ralph Wecks14.02.2016 31
32. Lean IT, Leaning, Digitalisierung
Fazit und Ziel
Lean IT ist kein Selbstzweck
Der Weg dahin kann verschwendungsbezogen oder
geschäftsmodell-getrieben sein
Sinnvollerweise beides
Digitalisierung deckt Sünden der Vergangenheit auf
Dipl.-Ök. Ralph Wecks14.02.2016 32
33. Managements - Informationslogistik
Die Bereitstellung
der richtigen Information
zur richtigen Zeit
im richtigen Format / in der richtigen Qualität
für den richtigen Adressaten
am richtigen Ort
Quelle: Wikipedia
Dipl.-Ök. Ralph Wecks14.02.2016 33
34. Managements – Datenqualitätsmanagement
Daten haben „Wert“, wenn sie
richtig
aktuell
vollständig
widerspruchsfrei
verständlich
Sind, d.h. die Realität korrekt widerspiegeln
Dipl.-Ök. Ralph Wecks14.02.2016 34
35. Managements – Software-Ergonomie
DIN EN ISO 9241
Erwartungskonformität
Aufgabenangemessenheit
Individualisierbarkeit
Selbstbeschreibungsfähigkeit
…
Dipl.-Ök. Ralph Wecks14.02.2016 35