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FERRAMENTAS FINANCEIRAS
  PARA PLANEJAMENTO E
 AVALIAÇÃO DE PROGRAMA

      Planejamento Estratégico e sua
               implentação:
     Melhorando os Serviços de Saúde e
     os Resultados para a Comunidade
                 Sandra Dratler, DrPH
            University of California, Berkeley
                School of Public Health


                                                 1
O Ciclo da Gestão Financeira

                    Fornece
                    serviços


                     Gestão
                    Financeira


         Paga as                   Recebe
        despesas                   dinheiro


                     Responde
                        aos
                   financiadores


                                              2
Por quê preparar um
        orçamento?
Quantificando os planos do programa em
termos financeiros
 Existe dinheiro suficiente para atender os objetivos
 do programa?
 Como o dinheiro será usado?
Ferramentas básicas para a gestão do
programa
 Planejamento – vendo o futuro
 Monitoramento – durante
 Avaliação – vendo o passado
                                                   3
 Responsabilidade – durante
Orçamento é uma ferramenta
     de planejamento

 Estima as receitas e despesas do
 programa baseado no plano

 Ajuda a definir prioridades

 Pode ser usado para desenvolver meios
 alternativos para os programas e de
 entrega dos serviços

                                         4
Definindo Receita e Despesa
 Receitas – recursos recebidos para entrega
 dos serviços, por exemplo:
  Recursos de doadores
  Taxas de usuários
  Outros pagamentos

 Despesas – custos necessários para gerar
 a receita, isso é para realizar o serviço


                                              5
Orçamento para
monitoramento e avaliação

Assegura que os recursos são gastos
onde foram alocados

Pode comparar a despesa real com o
orçamento
Ferramenta para monitorar custos e
explicar diferenças
Trás responsabilidade à gestão do
programa                              6
O que é um bom orçamento?
Baseado em planos realísticos

Identifica claramente as fontes de receita

Estima realisticamente as despesas
  Número de unidades de serviço a serem
  realizadas
  Número e tipo de pessoal a ser utilizado
  Custo por unidade de serviço definido e
  confirmado

                                             7
Tempo/prazo

Geralmente baseado em um ano de
atividade
Orçamentos quadrimestrais ou mensais
devem ser preparados
 Provê mais detalhes
 Assegura controle e retorno oportunos
O orçamento do programa proposto pode
ser para múltiplos anos
                                         8
Quatro tipos de orçamento

   Orçamento de Receitas

   Orçamento de Despesas

   Orçamento Estatístico

   Orçamento Operacional

                            9
Orçamento de Receitas –
 Determinando Fontes de
     Financiamento

Estima o total de fundos a ser recebido
durante o período orçado:
  Financiamento de doadores
  Taxas de usuários
  Outros pagamentos



                                          10
Orçamento de Despesas –
   Identificando Recursos
         Necessários
Estima detalhadamente todas despesas
relacionadas aos insumos do programa
Combina dados de volume com
estimativas para todas as despesas do
programa
Mais útil se as depesas forem subdivididas
em componentes fixos e variáveis

                                             11
Despesas com Recursos
        Humanos

Define os diferentes papéis que o grupo de
trabalho terá que desempenhar – identifica
habilidades especializadas
Determina o custo de cada posição requerida
Calcula quanto trabalho cada colaborador
pode realizar por dia ou por mês
Inclui custos de treinamento e orientação de
pessoal
                                           12
Dspesas com Medicamentos e
         Materiais
Determina o montante necessário de materiais
médicos e medicamentos para cada tipo de
atendimento (i.e., teste, tratamento,
aconselhamento)
Determina o montante necessário de materiais
administrativos para cada tipo de atendimento (i.e.,
prontuário do paciente, materiais educativos)
Estima o uso total de outros materiais (i.e., luvas,
lixo de objetos cortantes)
                                                       13
Outras Despesas

Aluguel
Serviço de limpeza
Manutenção e abastecimento de veículo
Eletricidade
Manutenção predial
Depreciação
                                        14
Orçamento Estatístico

Usado para calcular o orçamento das
receitas e despesas
Contém previsões básicas para:
 Volume de serviços fornecidos
 Recursos (trabalho e materiais) necessários para
 fornecer estes serviços

Muito detalhado por departamento e por
programa
                                                15
Juntando….

   ORÇAMENTO DE
     RECEITAS




                  ORÇAMENTO
  ORÇAMENTO DE
    DESPESAS      OPERACIONAL



    ORÇAMENTO
    ESTATÍSTICO
                                16
Orçamento Operacional –
 Correspondendo financiamento
disponível e recursos necessários

Subtrai as despesas das receitas

Responde a pergunta:

Temos receita suficiente para para
   executar o nosso programa?

                                     17
Orçamento Operacional
Melhor Clínica de HIV/AIDS

 Volume presumido

 Receitas presumidas

 Despesas presumidas

 Declaração operacional

                             18
Volume e Receita Presumida
                        Programa VCT


Receitas presumidas
   Verba da Healthcare Foundation                         R$ 70.000,00
   Média de 20 clientes por dia
   Programa funciona 5 dias por semana
   Programa funciona 50 semanas por ano
   50% dos clientes pagas taxa de usuário (R$ 2
  /atendimento)

Tipo                                              Un.     Valor unitário
   Verba da Healthcare Foundation                     1     R$ 70.000,00
   Taxas de usuário                               2.500          R$ 2,00




                                                                      19
Despesas Presumidas
Despesas presumidas

 Tipo                             Un.      Valor unitário   TOTAL
 Diretor Médico                         0,5 R$ 12.000,00    R$ 6.000,00
 Aconselhador                             2 R$ 2.000,00     R$ 4.000,00
 Recepcionista                            2 R$ 1.800,00     R$ 3.600,00
 Motorista                                1 R$ 1.400,00     R$ 1.400,00
                                                            R$ 15.000,00
materiais presumidos
 materiais administrativos              1   R$ 1.300,00     R$ 1.300,00
 Kits de testagem                   5.000   R$     2,00     R$ 10.000,00
 Material de treinamento            5.000   R$     1,00     R$ 5.000,00
 Outros materiais                       1   R$ 1.200,00     R$ 1.200,00
                                                            R$ 17.500,00
Overhead Custo (por mês)
 Aluguel                                12 R$    500,00     R$ 6.000,00
 Eletrecidade                           12 R$    100,00     R$ 1.200,00
 Custo de utilização de veículo         12 R$    300,00     R$ 3.600,00
                                                            R$ 10.800,00


                                                                           20
Custos Fixos e Variáveis
Fixos
  Não variam com o nível de atividade
  Não dependem do número de clientes atendidos

Variáveis
  Custos específicos necessários para realizar cada
  serviço individual
  Varia com o volume de atividade
  Calculado pelo custo unitário
  Gestor tem mais controle sobre o uso

                                                      21
Custos Fixos e Variáveis
Custos fixos – não muda com o volume
Custos variáveis – varia diretamente com
as mudanças no volume
           Costs
            ($)

                                            Custo
                                            Total

                                            Custo
                                            Fixo

                                            Custo
                                            Variável
                                            Total


                                Volume
                            (Número de atendimentos)   22
Identificando Custos –
    Fixos ou Variáveis?

Salário de pessoal   Conta de telefone
Medicamentos         Aluguel do prédio
Eletricidade         Limpeza e
Manutenção de        sanitarização
equipamentos
                     Kit de testagem
Despesas com
viagens              Impressão e
                     papelaria
Manutenção de
veículo
                                         23
Programa VCT
Exemplo de Estrutura de Custos
  Custo variável por atendimento         Custo fixo anual
  Kit de testagem            R$ 2,00     Custo geral        R$ 10.800,00
  Material de treinamento    R$ 1,00     Salários           R$ 15.000,00
  materiais                  R$ 0,50




                          Custo
             Custo        Variável        Custo           Custo
  Volume      Fixo         Total           Total           Médio
      1  R$ 25.800,00      R$ 3,50     R$ 25.803,50     R$ 25.803,50
   1.000 R$ 25.800,00 R$ 3.500,00      R$ 29.300,00         R$ 29,30
   5.000 R$ 25.800,00 R$ 17.500,00     R$ 43.300,00          R$ 8,66
   6.000 R$ 25.800,00 R$ 15.000,00     R$ 40.800,00          R$ 6,80



                                                                           24
Custo Médio por Atendimento


   Custo total = custo fixo + custo variável
 R$ 25.800,00 + R$ 17.500,00 = R$ 43.300,00

Custo médio por atendimento = custo total /total
              de atendimentos
       R$ 43.300,00 / 5.000 = R$ 8,66

    Se apenas tivermos 500 atendimentos,
 O custo médio por atendimento será R$ 86,66   25
Sistemas de Gestão Financeira
 Administrando as despesas
  Pessoal
  Estoque e Materiais


 Administrando as receitas
  Escrevendo solicitações de financiamento
  Estabelecendo e recolhendo taxas


                                             26
Sistemas de Pessoal

Componentes do custo com pessoal
 Taxa por hora ou por dia
 Número de horas trabalhadas
 Outras compensações

Pessoal para volumes esperados
 Fixos ou variáveis?
 Agendamento de clientes
                                   27
Controle de Estoque e
         Materiais

É de responsabilidade do administrador
assegurar materiais adequados e confiáveis
para as comodites essenciais

Orçamento auxilia o administrador na
antecipação dos materiais necessários

Níveis de estoque devem estar adequados
mas não demasiados
                                             28
Estabelecendo e Recolhendo
          Taxas

Taxas de usuários podem ser usadas para
suplementar o financiamento a fim de assegurar
uma receita adequada
Taxas de usuários devem ser acessíveis para os
clientes

Taxas de usuários devem refletir o valor do serviço
para o cliente
Deve ser estabelecida uma série de políticas para
assegurar a justa aplicação e cobrança das taxas
                                                      29
Relatório de Desempenho
       Orçamentário
Variância – diferença entre o montante orçado
e o montante real
Análise da Variância – processo que explica as
variâncias
  Quais as categorias de despesas que foram
  diferentes?
  Por quê foram diferentes?
Provê a ferramenta para que os gestores
possam localizar os problemas e fazer
                                              30
alterações
Relatório de Desempenho
      Orçamentário
                                        Real         Orçado      Variância
        Receitas
           Financiamento CDC/GAP      R$ 40.000,00 R$ 40.000,00 R$    -
           Taxas de usuários          R$ 4.000,00 R$ 2.500,00 R$ 1.500,00
                                      R$ 44.000,00 R$ 42.500,00 R$ 1.500,00
        Custos de Pessoal

           Diretor Médico             R$ 5.500,00 R$ 6.000,00 R$     (500,00)
           Aconselhador               R$ 4.300,00 R$ 4.000,00 R$      300,00
           Recepcionista              R$ 3.500,00 R$ 3.600,00 R$     (100,00)
           Motorista                  R$ 1.300,00 R$ 1.400,00 R$     (100,00)
                                      R$ 14.600,00 R$ 15.000,00 R$   (400,00)
        Custos de materiais
          Materiais administrativos   R$ 1.200,00 R$ 1.300,00 R$ (100,00)
          Kits de testagem            R$ 12.000,00 R$ 10.000,00 R$ 2.000,00
          Material de treinamento     R$ 6.000,00 R$ 5.000,00 R$ 1.000,00
          Outros materiais            R$ 1.000,00 R$ 1.200,00 R$ (200,00)
                                      R$ 20.200,00 R$ 17.500,00 R$ 2.700,00
        Overhead Custo
          Aluguel                     R$ 6.000,00 R$ 6.000,00 R$      -
          Eletricidade                R$ 1.200,00 R$ 1.200,00 R$      -
          Custos de uso de veículo    R$ 3.500,00 R$ 3.600,00 R$ (100,00)
                                      R$ 10.700,00 R$ 10.800,00 R$ (100,00)

 Excedente de receita sobre despesa   R$ (1.500,00) R$   (800,00) R$ (700,00)

                                                                                31
Usando a Informação Financeira
  para a Tomada de Decisão
 Orçamento permite que você veja na fente
 do tempo se seus planos são
 financeiramente realizáveis
 O monitoramento mensal da receita e
 despesa real permite fazer ajustes nas
 atividades assegurando que as despesas
 não excedam as receitas
 A comparação do desempenho financeiro
 real com o desempenho orçametário é o
 componente chave para a avaliação do
 sucesso do programa                        32
www.ceargs.org.br

ceargs@ceargs.org.br

    51-30290324


                       33

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  • 1. FERRAMENTAS FINANCEIRAS PARA PLANEJAMENTO E AVALIAÇÃO DE PROGRAMA Planejamento Estratégico e sua implentação: Melhorando os Serviços de Saúde e os Resultados para a Comunidade Sandra Dratler, DrPH University of California, Berkeley School of Public Health 1
  • 2. O Ciclo da Gestão Financeira Fornece serviços Gestão Financeira Paga as Recebe despesas dinheiro Responde aos financiadores 2
  • 3. Por quê preparar um orçamento? Quantificando os planos do programa em termos financeiros Existe dinheiro suficiente para atender os objetivos do programa? Como o dinheiro será usado? Ferramentas básicas para a gestão do programa Planejamento – vendo o futuro Monitoramento – durante Avaliação – vendo o passado 3 Responsabilidade – durante
  • 4. Orçamento é uma ferramenta de planejamento Estima as receitas e despesas do programa baseado no plano Ajuda a definir prioridades Pode ser usado para desenvolver meios alternativos para os programas e de entrega dos serviços 4
  • 5. Definindo Receita e Despesa Receitas – recursos recebidos para entrega dos serviços, por exemplo: Recursos de doadores Taxas de usuários Outros pagamentos Despesas – custos necessários para gerar a receita, isso é para realizar o serviço 5
  • 6. Orçamento para monitoramento e avaliação Assegura que os recursos são gastos onde foram alocados Pode comparar a despesa real com o orçamento Ferramenta para monitorar custos e explicar diferenças Trás responsabilidade à gestão do programa 6
  • 7. O que é um bom orçamento? Baseado em planos realísticos Identifica claramente as fontes de receita Estima realisticamente as despesas Número de unidades de serviço a serem realizadas Número e tipo de pessoal a ser utilizado Custo por unidade de serviço definido e confirmado 7
  • 8. Tempo/prazo Geralmente baseado em um ano de atividade Orçamentos quadrimestrais ou mensais devem ser preparados Provê mais detalhes Assegura controle e retorno oportunos O orçamento do programa proposto pode ser para múltiplos anos 8
  • 9. Quatro tipos de orçamento Orçamento de Receitas Orçamento de Despesas Orçamento Estatístico Orçamento Operacional 9
  • 10. Orçamento de Receitas – Determinando Fontes de Financiamento Estima o total de fundos a ser recebido durante o período orçado: Financiamento de doadores Taxas de usuários Outros pagamentos 10
  • 11. Orçamento de Despesas – Identificando Recursos Necessários Estima detalhadamente todas despesas relacionadas aos insumos do programa Combina dados de volume com estimativas para todas as despesas do programa Mais útil se as depesas forem subdivididas em componentes fixos e variáveis 11
  • 12. Despesas com Recursos Humanos Define os diferentes papéis que o grupo de trabalho terá que desempenhar – identifica habilidades especializadas Determina o custo de cada posição requerida Calcula quanto trabalho cada colaborador pode realizar por dia ou por mês Inclui custos de treinamento e orientação de pessoal 12
  • 13. Dspesas com Medicamentos e Materiais Determina o montante necessário de materiais médicos e medicamentos para cada tipo de atendimento (i.e., teste, tratamento, aconselhamento) Determina o montante necessário de materiais administrativos para cada tipo de atendimento (i.e., prontuário do paciente, materiais educativos) Estima o uso total de outros materiais (i.e., luvas, lixo de objetos cortantes) 13
  • 14. Outras Despesas Aluguel Serviço de limpeza Manutenção e abastecimento de veículo Eletricidade Manutenção predial Depreciação 14
  • 15. Orçamento Estatístico Usado para calcular o orçamento das receitas e despesas Contém previsões básicas para: Volume de serviços fornecidos Recursos (trabalho e materiais) necessários para fornecer estes serviços Muito detalhado por departamento e por programa 15
  • 16. Juntando…. ORÇAMENTO DE RECEITAS ORÇAMENTO ORÇAMENTO DE DESPESAS OPERACIONAL ORÇAMENTO ESTATÍSTICO 16
  • 17. Orçamento Operacional – Correspondendo financiamento disponível e recursos necessários Subtrai as despesas das receitas Responde a pergunta: Temos receita suficiente para para executar o nosso programa? 17
  • 18. Orçamento Operacional Melhor Clínica de HIV/AIDS Volume presumido Receitas presumidas Despesas presumidas Declaração operacional 18
  • 19. Volume e Receita Presumida Programa VCT Receitas presumidas Verba da Healthcare Foundation R$ 70.000,00 Média de 20 clientes por dia Programa funciona 5 dias por semana Programa funciona 50 semanas por ano 50% dos clientes pagas taxa de usuário (R$ 2 /atendimento) Tipo Un. Valor unitário Verba da Healthcare Foundation 1 R$ 70.000,00 Taxas de usuário 2.500 R$ 2,00 19
  • 20. Despesas Presumidas Despesas presumidas Tipo Un. Valor unitário TOTAL Diretor Médico 0,5 R$ 12.000,00 R$ 6.000,00 Aconselhador 2 R$ 2.000,00 R$ 4.000,00 Recepcionista 2 R$ 1.800,00 R$ 3.600,00 Motorista 1 R$ 1.400,00 R$ 1.400,00 R$ 15.000,00 materiais presumidos materiais administrativos 1 R$ 1.300,00 R$ 1.300,00 Kits de testagem 5.000 R$ 2,00 R$ 10.000,00 Material de treinamento 5.000 R$ 1,00 R$ 5.000,00 Outros materiais 1 R$ 1.200,00 R$ 1.200,00 R$ 17.500,00 Overhead Custo (por mês) Aluguel 12 R$ 500,00 R$ 6.000,00 Eletrecidade 12 R$ 100,00 R$ 1.200,00 Custo de utilização de veículo 12 R$ 300,00 R$ 3.600,00 R$ 10.800,00 20
  • 21. Custos Fixos e Variáveis Fixos Não variam com o nível de atividade Não dependem do número de clientes atendidos Variáveis Custos específicos necessários para realizar cada serviço individual Varia com o volume de atividade Calculado pelo custo unitário Gestor tem mais controle sobre o uso 21
  • 22. Custos Fixos e Variáveis Custos fixos – não muda com o volume Custos variáveis – varia diretamente com as mudanças no volume Costs ($) Custo Total Custo Fixo Custo Variável Total Volume (Número de atendimentos) 22
  • 23. Identificando Custos – Fixos ou Variáveis? Salário de pessoal Conta de telefone Medicamentos Aluguel do prédio Eletricidade Limpeza e Manutenção de sanitarização equipamentos Kit de testagem Despesas com viagens Impressão e papelaria Manutenção de veículo 23
  • 24. Programa VCT Exemplo de Estrutura de Custos Custo variável por atendimento Custo fixo anual Kit de testagem R$ 2,00 Custo geral R$ 10.800,00 Material de treinamento R$ 1,00 Salários R$ 15.000,00 materiais R$ 0,50 Custo Custo Variável Custo Custo Volume Fixo Total Total Médio 1 R$ 25.800,00 R$ 3,50 R$ 25.803,50 R$ 25.803,50 1.000 R$ 25.800,00 R$ 3.500,00 R$ 29.300,00 R$ 29,30 5.000 R$ 25.800,00 R$ 17.500,00 R$ 43.300,00 R$ 8,66 6.000 R$ 25.800,00 R$ 15.000,00 R$ 40.800,00 R$ 6,80 24
  • 25. Custo Médio por Atendimento Custo total = custo fixo + custo variável R$ 25.800,00 + R$ 17.500,00 = R$ 43.300,00 Custo médio por atendimento = custo total /total de atendimentos R$ 43.300,00 / 5.000 = R$ 8,66 Se apenas tivermos 500 atendimentos, O custo médio por atendimento será R$ 86,66 25
  • 26. Sistemas de Gestão Financeira Administrando as despesas Pessoal Estoque e Materiais Administrando as receitas Escrevendo solicitações de financiamento Estabelecendo e recolhendo taxas 26
  • 27. Sistemas de Pessoal Componentes do custo com pessoal Taxa por hora ou por dia Número de horas trabalhadas Outras compensações Pessoal para volumes esperados Fixos ou variáveis? Agendamento de clientes 27
  • 28. Controle de Estoque e Materiais É de responsabilidade do administrador assegurar materiais adequados e confiáveis para as comodites essenciais Orçamento auxilia o administrador na antecipação dos materiais necessários Níveis de estoque devem estar adequados mas não demasiados 28
  • 29. Estabelecendo e Recolhendo Taxas Taxas de usuários podem ser usadas para suplementar o financiamento a fim de assegurar uma receita adequada Taxas de usuários devem ser acessíveis para os clientes Taxas de usuários devem refletir o valor do serviço para o cliente Deve ser estabelecida uma série de políticas para assegurar a justa aplicação e cobrança das taxas 29
  • 30. Relatório de Desempenho Orçamentário Variância – diferença entre o montante orçado e o montante real Análise da Variância – processo que explica as variâncias Quais as categorias de despesas que foram diferentes? Por quê foram diferentes? Provê a ferramenta para que os gestores possam localizar os problemas e fazer 30 alterações
  • 31. Relatório de Desempenho Orçamentário Real Orçado Variância Receitas Financiamento CDC/GAP R$ 40.000,00 R$ 40.000,00 R$ - Taxas de usuários R$ 4.000,00 R$ 2.500,00 R$ 1.500,00 R$ 44.000,00 R$ 42.500,00 R$ 1.500,00 Custos de Pessoal Diretor Médico R$ 5.500,00 R$ 6.000,00 R$ (500,00) Aconselhador R$ 4.300,00 R$ 4.000,00 R$ 300,00 Recepcionista R$ 3.500,00 R$ 3.600,00 R$ (100,00) Motorista R$ 1.300,00 R$ 1.400,00 R$ (100,00) R$ 14.600,00 R$ 15.000,00 R$ (400,00) Custos de materiais Materiais administrativos R$ 1.200,00 R$ 1.300,00 R$ (100,00) Kits de testagem R$ 12.000,00 R$ 10.000,00 R$ 2.000,00 Material de treinamento R$ 6.000,00 R$ 5.000,00 R$ 1.000,00 Outros materiais R$ 1.000,00 R$ 1.200,00 R$ (200,00) R$ 20.200,00 R$ 17.500,00 R$ 2.700,00 Overhead Custo Aluguel R$ 6.000,00 R$ 6.000,00 R$ - Eletricidade R$ 1.200,00 R$ 1.200,00 R$ - Custos de uso de veículo R$ 3.500,00 R$ 3.600,00 R$ (100,00) R$ 10.700,00 R$ 10.800,00 R$ (100,00) Excedente de receita sobre despesa R$ (1.500,00) R$ (800,00) R$ (700,00) 31
  • 32. Usando a Informação Financeira para a Tomada de Decisão Orçamento permite que você veja na fente do tempo se seus planos são financeiramente realizáveis O monitoramento mensal da receita e despesa real permite fazer ajustes nas atividades assegurando que as despesas não excedam as receitas A comparação do desempenho financeiro real com o desempenho orçametário é o componente chave para a avaliação do sucesso do programa 32