O slideshow foi denunciado.
Utilizamos seu perfil e dados de atividades no LinkedIn para personalizar e exibir anúncios mais relevantes. Altere suas preferências de anúncios quando desejar.

Auditoria administrativa(2)

  • Entre para ver os comentários

  • Seja a primeira pessoa a gostar disto

Auditoria administrativa(2)

  1. 1. Auditoria de Operaciones Turísticas AUDITORIA ADMINISTRATIVA ADMINISTRACION PORTUARIA INTEGRAL DE BAJA CALIFORNIA SUR INDICE 1. Carta de Presentación………………………………………………………………… 2 2. Introducción…………………………………………………………………………... 3 3. Justificación……………………………………………………………………………. 4 4. Objetivo General……………………………………………………………………... 5 5. Objetivos Específicos…………………………………………………………………. 5 6. Investigación Preliminar……………………………………………………………… 6 7. Alcance………………………………………………………………………………… 6 8. Limitaciones…………………………………………………………………………… 6 9. Plan de Trabajo……………………………………………………………………….. 6 10. Cronograma…………………………………………………………………………... 8 11. Técnicas y Herramientas……………………………………………………………... 9 12. Papeles de Trabajo…………………………………………………………………… 9 13. Análisis de la Competencia………………………………………………………….. 9 14. Antecedentes de la Empresa…………………………………………………………. 9 15. Datos de la Empresa………………………………………………………………….. 10 16. Organigrama del Área a Auditar……………………………………………………. 10 17. Marco Teórico………………………………………………………………………… 11 Lic. Adriana Figueroa Franco 1
  2. 2. Auditoria de Operaciones Turísticas 1. Carta de Presentación La Paz Baja California Sur a 03 de octubre del 2006 Lic. Mario Gutiérrez Lizarraga Director de Comercialización y Operaciones de APIBCS S.A. de C.V. PRESENTE Atn. A Lic. Ruth Olachea Valencia Coordinadora de Promoción Las alumnas del Instituto Tecnológico de La Paz, C. Yajaira Anais Amador de los Santos, C. Sac Nicthe Castro Ramírez y C. Karla Angélica Hernández Delgado, le extienden un cordial saludo y le comunican de la manera mas atenta su atención y autorización para realizar una auditoria a la Dirección a su cargo con el propósito de realizar practicas de la materia de Auditoria de Operaciones Turísticas y así poder identificar contingencias que puedan surgir durante la realización de las actividades diarias de su departamento. Sin más por el momento nos despedimos de usted esperando una respuesta afirmativa para poder comenzar con nuestras actividades. De antemano muchas gracias. Atte. Lic. Adriana Figueroa Franco 2
  3. 3. Auditoria de Operaciones Turísticas C. Sac Nicthe Castro Ramírez C. Yajaira Anais Amador de los Santos C. Karla Angélica Hernández Delgado Lic. Adriana Figueroa Franco 3
  4. 4. Auditoria de Operaciones Turísticas 2. Introducción La presente auditoria fue realizada en la Administración Portuaria Integral de Baja California Sur S. A. de C. V. (APIBCS S.A. de C.V.), empresa dedicada a lograr el desarrollo marítimo, turístico, pesquero y comercial del Estado y las funciones de administración, planeación, construcción y comercialización de los puertos de La Paz, Pichilingue, San Juan de la Costa, San Carlos, Puerto Escondido, Santa Rosalía, San Marcos y Santa María. Dicha auditoria fue realizada por las alumnas del Instituto Tecnológico de La Paz, C. Yajaira Anais Amador de los Santos, C. Sac Nicthe Castro Ramírez y C. Karla Angélica Hernández Delgado, con el fin de llevar a cabo los conocimientos adquiridos en la materia de Auditoria de Operaciones Turísticas impartido por la catedrática LAET. Adriana Figueroa Franco. Lic. Adriana Figueroa Franco 4
  5. 5. Auditoria de Operaciones Turísticas 3. Justificación La auditoria que fue elaborada en la Dirección de Comercialización y Operaciones de APIBCS S.A. de C.V. resulta no solo necesaria, sino imprescindible para analizar con detalle los problemas que están dificultando el desarrollo de la empresa y, por tanto, sus causas; es por eso que fue realizada con el propósito de evaluar y verificar todas aquellas incontinencias que pudieran surgir en el desarrollo de actividades diarias y que se deben de encontrar impresas en los manuales de procedimientos y manuales de puesto que la organización realizo previamente para que se desempeñara la actividad. Lic. Adriana Figueroa Franco 5
  6. 6. Auditoria de Operaciones Turísticas 4. Objetivo General Evaluar los rubros en donde pueda existir peligro potencial que surja en la Dirección de Comercialización y Operaciones de APIBCS S. A. de C. V.; de igual manera encontrar las posibles oportunidades de mejora en dicha área; así como verificar los manuales de procedimientos de la misma, y si lo detallado en estos se esta llevando a cabo adecuadamente. 5. Objetivos Específicos  Analizar las actividades que se desempeñan dentro de la Dirección de Comercialización y Operaciones de APIBCS S. A. de C. V. a través de la observación directa de las diferentes funciones.  Verificar que lo estipulado en los manuales de operación y de procedimiento se esta llevando a cabo, o bien si cuentan con ellos.  Dar soluciones a las diversas anomalías que se detecten durante la realización de la auditoria. Lic. Adriana Figueroa Franco 6
  7. 7. Auditoria de Operaciones Turísticas  Proponer estrategias para las áreas en donde se encuentren oportunidades de mejora. Lic. Adriana Figueroa Franco 7
  8. 8. Auditoria de Operaciones Turísticas 6. Investigación Preliminar APIBCS S.A. de C.V. cuenta con manuales de procedimientos y manuales de operación bajo la norma ISO9001:2000, pero existe una coordinación la cual es la de Promoción que aun no cuenta con las bases administrativas necesarias para llevar a cabo sus actividades diarias, por lo que se diagnostica que en este departamento pueden surgir problemas como lo son el de ejecución, entre otros. 7. Alcance La auditoria se realizo en la Dirección de Comercialización y de Operaciones, así como en las funciones administrativas que se realizan en ella y sus manuales de procedimientos y operaciones únicamente. 8. Limitaciones La presente auditoria se realizara únicamente en la Dirección de Comercialización y Operaciones para apreciar el panorama y determinar de manera correcta los problemas potenciales, áreas de oportunidad, entre otras, así como la revisión de los manuales de operación y procedimientos, además de las funciones administrativas. 9. Plan de Trabajo • Carta de Presentación: se presento ante la Dirección de Comercialización y Operaciones de APIBCS, una carta en la cual se redacto el motivo por el cual se llevara la auditoria a las funciones administrativas, manuales de procedimientos y operaciones de la misma. Lic. Adriana Figueroa Franco 8
  9. 9. Auditoria de Operaciones Turísticas • Autorización de la Auditoria Administrativa: en este rubro se confirmo la autorización para poder realizar la auditoria en dicha empresa, específicamente en la ya mencionada dirección. • Investigación Preliminar: dicho apartado trata acerca de la obtención de información sobre el campo de trabajo, organigrama y funciones de la Dirección. • Análisis de Datos: se realizara las entrevistas correspondientes con el director y personal de la Dirección para la obtención de información y así poder llevar a cabo el análisis de la misma. • Técnicas y Herramientas: esta actividad se refiere a la forma en la que obtendremos los datos para poder evaluar y realizar la auditoria, las cuales serán la implementación de entrevistas con el personal, a través de la observación directa. • Elementos administrativos: se analizara los objetivos, misión, antecedentes de la empresa y su competencia. • Entrega del primer informe: se le proporcionara a los interesados de dicha auditoria, la información recopilada durante las primeras actividades de la ya mencionada auditoria. • Realización de las entrevistas: se llevara a cabo las entrevistas al personal de la Dirección para la obtención de la información necesaria para proporcionarnos los datos que serán de utilidad para el seguimiento de la auditoria. • Verificación de los Datos: una vez obtenida la información a través de las entrevistas ya aplicadas, se procederá a verificar la información para que así se confirme la veracidad de los datos proporcionados por los entrevistados. • Cedula de Análisis: se procederá a representar gráficamente lo ya mencionado en el rubro anterior. Lic. Adriana Figueroa Franco 9
  10. 10. Auditoria de Operaciones Turísticas • Informe Final: como resultado de la aplicación de los puntos anteriormente señalados se finalizara con la entrega de un informe final que será proporcionado a los directivos de la empresa para que así conozcan las diferentes conclusiones y recomendaciones a las que se llegaron después del desarrollo de la auditoria administrativa, para que de manera consecuente los directivos decidan aplicar o no los requerimientos solicitados. Lic. Adriana Figueroa Franco 10
  11. 11. Auditoria de Operaciones Turísticas 10. Cronograma NOMBRE DE LA EMPRESA: Administración Portuaria Integral de FECHA DE INICIO: 09 de octubre Baja California Sur, S.A. de C.V. del 2006 UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección de Comercialización y Operaciones. OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE DESCRIPCIÓN 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 Carta de Presentación Autorización de la Auditoria Administrativa Investigación Preliminar Análisis de Datos Técnicas y Herramientas Elementos Administrativos Entrega del primer Informe Realización de Entrevista Verificación de Datos Cedula de Análisis Lic. Adriana Figueroa Franco 11
  12. 12. Auditoria de Operaciones Turísticas Informe Final Lic. Adriana Figueroa Franco 12
  13. 13. Auditoria de Operaciones Turísticas 11. Técnicas y Herramientas Las técnicas que serán utilizadas durante el desarrollo de la auditoria administrativa serán las siguientes: • Entrevistas con el personal • Observación directa • Verificación practica de todos los puestos que integran la dirección 12. Papeles de Trabajo Los papeles de trabajo que serán utilizados por nosotros los auditores para poder desempeñar nuestro trabajo adecuadamente y poder eficientar lo serán las hojas de análisis, entrevistas contestadas por el personal, entre otros. 13. Análisis de la Competencia Debido a que APIBCS es una empresa paraestatal, una de las ventajas con que cuenta este tipo de organización es que no tiene competencia, debido principalmente a que es una concesión del gobierno para manejar la infraestructura portuaria en el Estado, es decir, que se ceden los derechos para coordinar todo lo referente a los puertos a solo unas cuantas empresas y en este caso se le otorgo solo a esta. 14. Antecedentes de la Empresa En marzo de 1996, se crea Administración Portuaria Integral de Baja California Sur, S.A. de C.V. - APIBCS -, una empresa del Gobierno del Estado, en un esfuerzo más para lograr el desarrollo marítimo, turístico, pesquero y comercial del Estado y las funciones de administración, planeación, construcción y comercialización de los puertos de La Paz, Pichilingue, San Juan de la Costa, San Carlos, Puerto Escondido, Santa Rosalia, San Marcos y Santa María. Lic. Adriana Figueroa Franco 13
  14. 14. Auditoria de Operaciones Turísticas APIBCS y el Gobierno del Estado viendo la necesidad de modernizar y eficientar los servicios de los puertos, promueven activamente la colaboración de la iniciativa privada y del sector social para que participen y aprovechen los servicios marítimos y portuarios existentes, desarrollen nuevas marinas, puertos de abrigo y comerciales, así como otros servicios náuticos y formar parte de la cadena logística del transporte, lo que traerá como resultado un comercio más competitivo en el ámbito nacional e internacional. En APIBCS, están conscientes de la importancia que tienen nuestros puertos para el turismo, el comercio y la pesca, por lo que buscan ser más eficientes día con día y estar seguros de que pueden satisfacer los requerimientos portuarios. 15. Datos de la Empresa Administración Portuaria Integral de Baja California Sur, S.A. de C.V., se localiza en Puerto Comercial Pichilingue, Km 17, en La Paz B. C. S. APIBCS cuenta con 350 personas aproximadamente que conforma su equipo de trabajo, los cuales están bajo diversas direcciones que se mencionan a continuación:  Dirección General  Dirección de Administración y Finanzas  Dirección de Comercialización y Operaciones  Dirección de Contraloría y Seguimiento Administrativo  Dirección de Ingeniería e Infraestructura Portuaria MISIÓN Facilitar la efectiva transferencia de bienes y servicios en sus puertos, garantizando la satisfacción de las necesidades de la industria pesquera, turística y el comercio, con seguridad, honestidad y sustentabilidad; para lograr el desarrollo integral de la empresa y contribuir al progreso socioeconómico del estado. 16. Organigrama del Área a Auditar Lic. Adriana Figueroa Franco 14
  15. 15. Auditoria de Operaciones Turísticas DIRECCIÓN DE COMERCIALIZACIÓN Y OPERACIONES Lic. Mario Gutiérrez COORDINACION DE PROMOCION Lic. Ruth Olachea JEFE DE JEFE DE JEFE DE JEFE DE TERMINAL DESARROLLO OPERACION DEPARTAMENTO DE TRASBORDAROES PORTUARIO PORTUARIA DE CONTRATOS C. Sergio Falcón C. Rene Escobedo c. Oscar Cárdenas Lic. Marco Flores AUXILIARE AUXILIARE AUXILIARE AUXILIARE S S S S Lic. Adriana Figueroa Franco 15
  16. 16. Auditoria de Operaciones Turísticas 17. Marco Teórico BOSQUEJO DE ENTREVISTA 1. Conoce el objetivo principal de la organización a la que pertenece? 2. Están estipulados claramente los objetivos? 3. Se cuenta con un organigrama actualizado? 4. Se encuentran estipulados por escrito los procedimientos de su puesto? 5. Tiene noción de las obligaciones de su puesto? 6. Conoce detalladamente las operaciones que debe realizar? 7. Cuenta el departamento con planes estratégicos? 8. Existen programas de evaluación para el desempeño del personal? 9. Cada cuanto se realiza la evaluación? 10. Que deficiencias encuentras en tu área de trabajo? 11. Que propones para solucionarlas dichas deficiencias? Lic. Adriana Figueroa Franco 16
  17. 17. Auditoria de Operaciones Turísticas 12. Consideras que existe algún área de oportunidad, menciónala? Lic. Adriana Figueroa Franco 17
  18. 18. Auditoria de Operaciones Turísticas GLOSARIO Auditoria de Calidad: Es un instrumento necesario para mejorar continuamente el sistema de calidad. Cliente: Es el usuario de los productos o servicios de la organización. Control de calidad: Es el conjunto de técnicas y actividades que monitorear los procesos productivos de la organización y eliminan las causas de desempeño insatisfactorio en todas las etapas relevantes del proceso. Desperdicio: Es todo aquel recurso o actividad que no contribuye a las ganancias de la organización, solo le agrega costo. Manual: Es un libro que contiene lo más sustancial de una materia. Manual de procedimientos y operaciones: Es un libro que contiene todas las políticas, procedimientos y formatos relacionados con el funcionamiento y operación del área correspondiente. Normas ISO 9000: Son un conjunto de normas internacionales que permiten desarrollar un sistema de calidad documentado. Objetivos de un Sistema de Calidad: Son los objetivos que tienen que ver directamente con la satisfacción y cumplimiento de los requerimientos de los clientes, con los resultados del negocio y con el incremento de posición competitiva de la organización dentro del mercado en que participa. Organización: Es una institución pública o privada, nacional o transnacional, con fines o no de lucro. Lic. Adriana Figueroa Franco 18
  19. 19. Auditoria de Operaciones Turísticas Política de calidad: Es el conjunto de intenciones formalmente expresadas por parte de la dirección de la organización hacia la calidad. Procedimiento: Es la guía detallada que muestra secuencialmente como dos o más personas realizan un trabajo. Producto: Es un bien o servicio que suministra una organización al cliente. Sistema de calidad: Es el conjunto de elementos y recursos necesarios para la implantación adecuada de la administración de la calidad. Lic. Adriana Figueroa Franco 19

×