metodologias y herramientas para la reingenieria de procesos

1. Reingeniería de procesos
Metodologías y herramientas para la Reingeniería de procesos

2. Conceptos
Metodología: Manera sistemática
claramente definida para alcanzar un
fin.
Calidad: Conjunto de propiedades
relacionadas con un artículo o tema
determinado, que permite apreciar lo
mejor.
Cliente: Una persona u organización
(interna o externa) que recibe el
output (producto o servicio) de un
proceso.

3. Metodologías
existentes
Una metodología debe evaluarse como
un circuito continuo, donde al terminar
cada etapa se continúa la planificación de
la siguiente. [Manganelli y Klein]
Existen diversas metodologías para
analizar y rediseñar procesos. [Kettinger]

4. Metodologías
existentes
Rápida Reingeniería
Metodología para el análisis
y diseño de procesos
Gateway

5. Metodologías
existentes
Rápida Reingeniería (Rápida Re) orientada a los
negocios, formada por 5 etapas que permiten a las
organizaciones obtener resultados rápidos y sustantivos
efectuando cambios radicales en los procesos
estratégicos:
Preparación
Identificación
Visión
Solución
Transformación

6. Rápida Re
Etapa 1: Preparación
Es básicamente el levantamiento previo de información
sobre las metas y los objetivos que se buscan alcanzar.
Etapa 2: Identificación
Tiene como propósito desarrollar y comprender un modelo
de negocio con procesos orientados al cliente. Donde se
dan definiciones de clientes, procesos, rendimiento y éxito,
para identificar plenamente los ángulos de la empresa que
necesitamos modificar de fondo y los de valor agregado
que pueden ser enriquecidos.

7. Rápida Re
Etapa 3: Visión
El propósito de esta etapa es desarrollar una visión del
proceso, capaz de producir un avance decisivo en
rendimiento. Se identifican en la etapa de visión los
elementos existentes del proceso, tales como
organizaciones, sistemas, flujo de información y
problemas y cuestiones corrientes.
Etapa 4: Solución
Esta etapa se divide en diseño técnico y social.
Etapa 5: Transformación
Esta etapa se considera la más crucial de todas, ya que
en este punto es cuando nosotros vamos a efectuar
cambios radicales dentro de la empresa por medio de
una versión piloto y una versión de plena producción
para el proceso rediseñado y mecanismos de cambio
continuo durante la vida de l versión de producción.

8. Metodologías
existentes
Metodología para el análisis y diseño de procesos
(PADM- Process Analysis Design Methodology)
planteada por la Universidad de Manchester como
marco de trabajo metodológico extensible y flexible.
Consta de las etapas de:
Captura Modelado Evaluación Rediseño
Soporte y
Enactment
(Promulgación)

9. Metodologías
existentes
Gateway. Metodología que reconoce los estados de
reparación, identificación, visión, transformación, diseño
técnico y social. Los cuales se categorizan según las
actividades que contienen en los escenarios:
Prevención
Iniciación
Diagnóstico
Rediseño
Reconstrucción
Evaluación
Cada escenario está compuesto de actividades que
pueden ser desarrolladas dependiendo de la naturaleza del
proyecto y las metas del mismo.

10. Factores para
elegir una
metodología
Estos influyen para que las
organizaciones seleccionen una
metodología, los principales son:
¿Qué tan radicales se desean los
cambios en los procesos?
¿Cuál es el nivel de la TI requerida?
¿Qué tan estructurado es el proceso bajo
estudio?

11. Factores para
elegir una
metodología
Al analizar las metodologías para la
ingeniería de procesos, se debe
considerar la que brinde soporte a la
captura de la problemática social y
permita la utilización de la tecnología
como factor primario en el
planteamiento de mejoras y/o en el
soporte de procesos.

12. Factores para
elegir una
metodología
Según Manganelli y Klein, los criterios o
características a considerar para la
selección de la metodología más
adecuada son:

13. Criterios de
selección
1. Que sea considerada para el trabajo de
que se trata. No solamente una guía
para ingeniería industrial o de software.

14. Criterios de
selección
2. Que sea lo suficientemente flexible
para ser aplicada en diversas áreas.
Cuente con flexibilidad con respecto al
orden en que se ejecutan ciertas
actividades sin afectar los resultados.

15. Criterios de
selección
3. Que se pueda aprender o utilizar por
los miembros del equipo.
Esto permite a las organizaciones llevar a
cabo ingeniería de procesos sin tener que
valerse totalmente de expertos.

16. Criterios de
selección
4. Que identifique problemas específicos
u oportunidades, definiendo a partir de
ellos guías para el análisis, estimulando
al equipo de procesos y a los usuarios a
cuestionar aspectos de los procesos
organizacionales, tales como la manera
en la cual son realizados y como serán
después de ser rediseñados.

17. Criterios de
selección
5. Que produzca resultados factibles de
poner en práctica.
Es decir, que satisfagan los lineamientos
de la organización sobre costos, riesgos,
metas y estrategias corporativas en la
realización de sus procesos
organizacionales.

18. Metodología
PADM
La Metodología para el análisis y diseño de
procesos (PADM- Process Analysis Design
Methodology) fue planteada por la Universidad
de Manchester como marco de trabajo
metodológico extensible y flexible, el cual
consta de las etapas:
Captura
Modelado
Análisis y Evaluación
Rediseño y Propuestas de mejoras
Soporte con Tecnología de Información

19. Metodología
PADM
Etapas:
Captura
Modelado
Análisis y Evaluación
Rediseño y Propuestas de mejoras
Soporte con Tecnología de Información

20. Metodología
PADM (Etapa
captura)
Se obtiene la información de cómo se realiza el proceso,
utilizando técnicas para recabar información como
entrevistas estructuradas, semiestructuradas,
cuestionarios, observación, documentos relevantes al
proceso, entre otras; con la participación de agentes
involucrados en el proceso bajo estudio.
La salida es una descripción textual del proceso y
subprocesos con la identificación de las responsabilidades,
objetivos de cada uno de los agentes, así como el
desarrollo a detalle del proceso.

21. Metodología
PADM (Etapa
captura)
Cuando se inicia un proceso de investigación cualitativa
una de las actividades principales está enfocada a la
selección de informantes y situaciones a observar. Lo
que se busca es conocer quienes son los informantes-clave.
Estos son agentes humanos que se destacan por su
conocimiento en profundidad del contexto estudiado,
así como detectar cuáles son las situaciones que
proporcionan información para la elaboración de un
modelo para la formación de grupos de desarrollo de
software.

22. Metodología
PADM (Etapa
captura)
¿En cuántas sub-actividades se descompone una
actividad?
¿Cuál es el orden de las actividades?
¿Cuáles son los productos de trabajo (artefactos)
que se requieren o se generan de cada una de las
actividades?
¿Cuáles recursos son necesarios para la realización
de las actividades?
¿Existen procesos ya definidos o estandarizados
para la realización de las actividades?
¿Cuáles recursos son requeridos por una
actividad?
¿Cuál es la naturaleza del recurso?

23. Metodología
PADM
Etapas:
Captura
Modelado
Análisis y Evaluación
Rediseño y Propuestas de mejoras
Soporte con Tecnología de Información

24. Metodología
PADM (Etapa
modelado)
Se modela del proceso utilizando técnicas
diagramáticas, esto es con el fin de analizar las
características más relevantes del proceso como son:
objetivos, actividades, roles, agentes, controles,
mecanismos e interacciones.
En esta etapa, el modelado del proceso es revisado por
las personas involucradas, para validar y corregir
información y/o terminología capturada en los
diagramas.
Los procesos de captura y modelado son iterativos, es
decir, el modelo es modificado de acuerdo a las
observaciones que realicen las personas involucradas
en el proceso, con la finalidad de que refleje lo que
realmente sucede en una organización.

25. Metodología
PADM (Etapa
modelado)
Por definición una técnica es un enfoque estructurado
para plantear un problema específico.
Existe una gran variedad de técnicas enfocadas al
modelado de procesos donde las más utilizadas se
enfocan, de una forma estática, al flujo secuencial de
acciones (actividades) o información.
El propósito de modelar procesos es proporcionar a las
organizaciones apoyo en el logro de sus objetivos,
basándose en un análisis de su situación actual para
realizar mejoras e implementar sistemas de soporte.

26. Metodología
PADM (Etapa
modelado)
Por lo anterior, los modelos deben
representar las características de operación
de la organización, la relación entre su
estructura, sus recursos humanos y los
sistemas de información que produce o
utiliza.
Es decir, la manera en la cual las
organizaciones llevan a cabo sus procesos,
las actividades que se realizan para preparar
y/o entregar productos o servicios, las
personas responsables de realizarlas, la
visión de la organización y los objetivos a
lograr.

27. Metodología
PADM (Etapa
modelado)
En este contexto el modelado de procesos tiene
dos enfoques:
a) Reflejar el personal involucrado y la
coordinación de sus actividades.
b) Especificar los sistemas que se utilizan y la
colaboración entre ellos.

28. Metodología
PADM (Etapa
modelado)
Estos permiten al personal de la organización, observar
profundamente cómo las actividades son apoyadas por
la TI y considerar la manera en la cual los sistemas de
información apoyan el estudio de los procesos.
Desde la etapa de captura, la generación del modelo
hacia el análisis y evaluación, el procedimiento de
modelar es un proceso iterativo.
El modelador continuamente regresa a algunas de las
etapas para corroborar la información obtenida por los
responsables de los procesos y su representación.

29. Metodología
PADM (Etapa
modelado)
El modelado estático describe las organizaciones en
términos de sus procesos con la utilización de
diferentes técnicas diagrámaticas.
Dichas técnicas tienen un soporte por medio de
herramientas de software útiles para que el analizador
realice los modelos.
La mayoría de las técnicas diagramáticas, capturan la
descripción del proceso con una representación gráfica
por medio de cajas, flechas, líneas y otros, mostrando
las actividades y los objetivos del proceso
organizacional.

30. Metodología
PADM (Etapa
modelado)
Entre las técnicas diagramáticas que existen
para el modelado de procesos, sobresalen las
siguientes:
IDEF,
Diagrama de Flujo,
Diagrama Rol Actividad (RAD),
Gráfica Rica.

31. Metodología
PADM (Etapa
modelado)
Exposición:
Cada equipo presentará una de las siguientes
técnicas diagramáticas que existen para el
modelado de procesos:
IDEF,
Diagrama de Flujo,
Diagrama Rol Actividad (RAD),
Gráfica Rica.

32. Metodología
PADM (Etapa
modelado)
IDEF
Por sus siglas en inglés Integrated DEFinition method, su
objetivo es modelar, gestionar y mejorar procesos de
negocio.
Esta técnica describe el proceso como una serie de
actividades (cajas) definidas en términos de sus entradas,
salidas, controles y mecanismos (indicadas a través de
flechas).
Los IDEF direccionan no solamente el flujo del proceso sino
también su control y además proporciona algunos aspectos
del comportamiento del mismo, por lo que es recomendada
para analizar los aspectos funcional, informacional y de
comportamiento del proceso [Martínez García, 1999 y Hunt,
1996].
Esta técnica es particularmente buena en la captura de la
información utilizada en el proceso.

33. IDEF
(elementos)
Entradas: Designan la materia o información que es
transformada o consumida por la actividad.
Controles: Objetos que regulan cómo, cuándo y si una
actividad se ejecuta o no.
Salidas: Todo aquello que es producido por la actividad
o proceso.
Mecanismos: todos aquellos recursos que son
necesarios para llevar a cabo un proceso (personas,
herramientas, software, información…)

34. IDEF
IDEF0 (cero) nos va a guiar en la descripción de un proceso
(función o actividad) que es considerado como la
combinación de cinco unidades básicas que interactúan:

35. IDEF
Utiliza túneles
para describir los
procesos de
general al
detallado.

36. De Flujo
Diagrama de Flujo
Es usado para representar el orden
de las actividades y cómo los puntos
de decisión afectan el flujo del
proceso.
Su simbología es de fácil
entendimiento ya que se utilizan
símbolos acompañados de una
descripción textual para describir
procesos, decisiones, bases de datos,
entre otros.
Su desventaja es que es considerada
como una técnica informal.

37. Metodología
PADM (Etapa
modelado)
Diagrama Rol Actividad (RAD)
Por sus siglas en inglés Rol Activity Diagrams.
Su representación es desde el punto de vista de roles
(los cuales representan a los mismos en un proceso),
actividades (acciones realizadas por un rol) e
interacciones (las cuales permiten la comunicación de
los roles).
Los RADs proporcionan información de las
perspectivas funcional, de comportamiento y
organizacional; el soporte a la perspectiva
informacional es escaso (pobre) ya que depende de la
descripción del proceso por parte del modelador [Ould,
1995].

38. RAD

39. RAD

40. RAD

41. Rica (Rich
Picture)
Gráfica Rica (Rich picture)
Dentro de la metodología de sistemas suaves, la técnica de
Gráfica Rica se utiliza como apoyo en la identificación de y
comprensión de problemas complejos no estructurados de
un proceso [Wastell et al., 1994].
Esta técnica diagramática es una buena alternativa para
hacer una representación inicial del proceso, debido a su
flexibilidad adaptándose fácilmente según las necesidades
del modelador [Checkland y Scholes, 1999]; aunque en la
etapa de modelado se utilizarán técnicas más formales que
faciliten el análisis de procesos bajo estudio y pueden
representar partes del proceso a diferentes niveles de
detalle.

42. Rica (Rich
Picture)
Muestran a las personas involucradas, su propósito en
el proceso, sus deseos y miedos (denotados como
burbujas con pensamientos)
Muestran el detalle ambiental (actividades humanas,
procesos, límites organizacionales)
Muestran conflicto o acuerdo de intereses
Permiten tener una visión global del proceso
Estas pueden ser utilizadas en la etapa inicial de la
captura del proceso como ayuda para representar el
dominio del proceso, y entender los puntos de vista de
las personas.

43. Rica (Rich
Picture)
Parte de la notación incluye:
Roles que se representan con el ícono que se considere
mas apropiado
Artefactos (salidas de las actividades) representados
por cajas rectangulares
Actividades (tareas e interacciones) son representadas
por nubes
Acciones de los roles pueden ser representados por
nubes con pensamientos

44. Rica (Rich
Picture)

45. Rica (Rich
Picture)

46. Metodología
PADM
Etapas:
Captura
Modelado
Análisis y Evaluación
Rediseño y Propuestas de mejoras
Soporte con Tecnología de Información

47. Metodología
PADM (Etapa
análisis y
evaluación)
En la etapa de Análisis y Evaluación se verifica que el
modelo describa el proceso lo más cercano posible para
continuar con el análisis de los diferentes aspectos del
proceso (por mencionar algunos: la duplicidad de
información o tareas y las actividades irrelevantes).
Es importante llevar a cabo esta fase, ya que de no
hacerlo, los modelos podrían contener información
incorrecta o faltante, permitiendo tomar decisiones
erróneas en posibles rediseños.
Durante un análisis de los hábitos de trabajo de los
agentes humanos, cada uno expuso versiones distintas
de cómo realizaban una misma tarea.

48. Metodología
PADM (Etapa
análisis y
evaluación)
También existía un vacío entre lo que decían, estaban
haciendo y en lo que realmente estaba ocurriendo. Por
tal motivo, los aspectos que se consideran importantes
anotar son:
Tiempos: ¿Qué tan largo es el proceso completo?,
¿Cuánto tiempo tarda en realizar cada actividad y el
proceso completo?
Las dependencias entre las actividades deben ser claras
Preguntar a las personas cuáles problemas detectan. Los
problemas significan que algo está mal planeado o es
demasiado complicado, áreas con problemas y riesgos
Revisar el recurso humano, su estructura, competencias,
capacitaciones necesarias y motivación
Revisar la capacidad y estructura tecnológica
Niveles de desempeño: costo, calidad y servicio

49. Metodología
PADM (Etapa
análisis y
evaluación)
Un resultado importante del análisis del
proceso es comprender la necesidad de mejoría
y el alcance de la mejora.
Un proceso podría tener grandes posibilidades
de mejora, pero si no va a obtener resultados
satisfactorios para la organización entonces el
esfuerzo puede ser utilizado mejor en otro
lugar.

50. Metodología
PADM
Etapas:
Captura
Modelado
Análisis y Evaluación
Rediseño y Propuestas de mejoras
Soporte con Tecnología de Información

51. Metodología
PADM (Etapa
rediseño y
propuestas de
mejoras)
El cambio organizacional alude a la manera en la que
las organizaciones planean, aplican y manejan
cambios.
La causa de un cambio puede hallarse en factores
internos o externos.
Los factores internos son las actividades que
emprenden los roles de todos los niveles, mientras los
factores externos son las actividades inducidas por los
competidores, accionistas, leyes estatales o federales,
reglamentos, fenómenos naturales y condiciones
económicas.

52. Metodología
PADM (Etapa
rediseño y
propuestas de
mejoras)
Los cambios o rediseño de actividades particulares del
proceso se realizan con el propósito de proponer
mejoras al mismo, en caso de que sea necesario.
Es decir, en esta fase se proyectan las mejoras del
proceso, haciendo énfasis en la eliminación de todas las
actividades que no agregan valor (no significativas),
delimitación de responsabilidades (compartidas o no
establecidas) [Peppard y Rowland, 1996].
Las propuestas de rediseño pueden incluir acciones de
eliminación, simplificación, integración,
automatización e incluso coordinación [Davenport y
Short, 1998].

53. Metodología
PADM (Etapa
rediseño y
propuestas de
mejoras)
Algunas de las actividades para llevar a cabo un
rediseño son:
Eliminar,
Simplificar,
Integrar y
Automatizar.

54. Metodología
PADM (Etapa
rediseño y
propuestas de
mejoras)
1. Todas las actividades del proceso que no
agregan valor deben eliminarse. Con el paso de
los años las formas de trabajar evolucionan y
pocos roles detectan el desperdicio cuando
trabajan.
Tiempo de espera, existe un costo por
materiales, documentos o personas cuando
tienen que esperar por algo. Cuando la
espera es tan larga que se empieza el trabajo
sobre la siguiente actividad, el efecto
empeora.

55. Metodología
PADM (Etapa
rediseño y
propuestas de
mejoras)
En un sistema donde se permita esperar en carpetas
o sobre el piso, mientras los elementos se están
terminando, los documentos o productos se
amontonan, el factor de productividad se
incrementa, el control y la vigilancia se hace más
complejo, etc. Transportación, movimientos y pasos.
Cada vez que se mueven agentes humanos,
materiales, agentes sistemas o documentos, cuesta.
Nadie ignora que algunos productos de trabajo o
roles van de zigzag alrededor de y entre pisos de una
organización, sin que nadie realmente se dé cuenta
de lo que ocasiona, especialmente en valor agregado
al proceso.

56. Metodología
PADM (Etapa
rediseño y
propuestas de
mejoras)
En un sistema donde se permita esperar en carpetas o
sobre el piso, mientras los elementos se están
terminando, los documentos o productos se
amontonan, el factor de productividad se incrementa,
el control y la vigilancia se hace más complejo, etc.
Transportación, movimientos y pasos.
Cada vez que se mueven agentes humanos, materiales,
agentes sistemas o documentos, cuesta. Nadie ignora
que algunos productos de trabajo o roles van de zigzag
alrededor de y entre pisos de una organización, sin que
nadie realmente se dé cuenta de lo que ocasiona,
especialmente en valor agregado al proceso.

57. Metodología
PADM (Etapa
rediseño y
propuestas de
mejoras)
Subdividir las actividades de tal forma que les
permita analizar los tiempos necesarios y los
movimientos precisos para su ejecución,
eliminando los movimientos inútiles y
sustituyéndolos por otros más eficaces.

58. Metodología
PADM (Etapa
rediseño y
propuestas de
mejoras)
1. Documentación. ¿Es estrictamente necesario la
generación de documentos físicos para asegurar el
objetivo del proceso?
El papeleo y las formas innecesarias contribuyen poco o
nada en las actividades de los procesos.
Incrementar el papeleo y la captura de datos en los
sistemas de información, a menudo se está duplicando en
alguna otra parte de la organización.
Cuando los datos se transfieren de una forma a otra, o se
imprimen de un sistema para capturarse manualmente
en otro, es otro problema.

59. Metodología
PADM (Etapa
rediseño y
propuestas de
mejoras)
2. Modificar las tareas para simplificar el flujo de los
materiales o de la documentación y para hacer más
fáciles las tareas subsecuentes.
A veces proporcionar un poco más de información, hace
mucho más fácil un trabajo en particular que tener que
trabajar los datos requeridos partiendo de otra
información.
Al subdividir el proceso e identificar actividades que
podrían dedicarse especialmente a un segmento en
particular el proceso puede hacerse más sencillo.

60. Metodología
PADM (Etapa
rediseño y
propuestas de
mejoras)
3. Las tareas simplificadas deben de quedar integradas
para conseguir un flujo sin obstáculos en la
realización del proceso. Existen todavía cuellos de
botella e impedimientos de servicio.
4. Es importante aplicar la automatización en procesos
que están bajo control.
5. Redefinir roles, capacidades y responsabilidades.
Entrenar a los roles para que respondan a las
exigencias de sus respectivas actividades.

61. Metodología
PADM (Etapa
rediseño y
propuestas de
mejoras)
• La escala de mejoras y/o cambios requeridos se
pudo haber subestimado y el método a utilizar
quizá necesite de una segunda revisión.

62. Metodología
PADM
Etapas:
Captura
Modelado
Análisis y Evaluación
Rediseño y Propuestas de mejoras
Soporte con Tecnología de Información

63. Metodología
PADM (Etapa
soporte con
Tecnología de
Información)
En la etapa de soporte se construyen o adecua
la TI que auxilie a la ejecución del proceso de
acuerdo a lo obtenido durante el análisis y
rediseño cuidando que estas tecnologías estén
acordes a la naturaleza del proceso y la manera
de trabajar por parte de los miembros
involucrados.
En ocasiones la TI ha fallado en su potencial
debido a que se aplica haciendo uso de las
viejas o malas prácticas para realizar las
actividades.

64. Metodología
PADM (Etapa
soporte con
Tecnología de
Información)
. Es importante prestar atención en cómo
deben de hacerse las actividades y a
continuación considerar cómo podría ayudar la
tecnología en ello. Michael Hammer reforzó el
mensaje de que antes de poner en práctica la
TI, las organizaciones deben asegurarse
primero que el proceso es el correcto.

65. Metodología
PADM (Etapa
soporte con
Tecnología de
Información)
En años anteriores, la TI había sido vista como
un soporte dentro de la estrategia global de las
organizaciones. Sin embargo, las experiencias
han ido cambiando con el surgimiento e
implementación exitosa de innovaciones de TI.
Actualmente, la TI juega un rol importante
dentro de los procesos organizacionales al
producir nuevos cambios internos que
conducen a la mejora continua de los procesos.

66. El Rol del
Ingeniero de
procesos
Características del Ingeniero de Procesos Un ingeniero
de procesos se enfrenta cada día con un reto, con
problemas que son nuevos para él, es por eso que sus
principales cualidades deben ser:
Capacidad innovativa, adecuarse al cambio
Saber distinguir lo esencial de lo trivial
Tener visión para preveer el futuro estratégicamente
Capacidad para aprender. Tener conocimiento sobre
métodos numéricos y técnicas de optimización de
procesos.
Saber optimizar los recursos tecnológicos para
proponer sistemas de software adecuados.

67. El Rol del
Ingeniero de
procesos
Para el análisis de los roles de la TI está basado en los
siguientes roles:
Iniciador: Es visto como un agente de cambio. Los
requisitos tecnológico son impuestos y necesarios para
resolverse con el uso de alguna tecnología.
Facilitador: Proporciona los medios para que se logren
los objetivos.
Habilitador: Es lo que ofrece la habilidad o la asistencia
necesaria para lograr algo. Para realizar las operaciones
necesarias, los procedimientos tienen que ser seguidos
o implementados.

68. Perspectiva
FOCI
Las etapas de un estudio de procesos contemplando las
diferentes perspectivas que caracterizan a un proceso son:
funcional (¿qué actividades se realizan?), informacional (¿qué
entidades se procesan?), de comportamiento (¿cuándo y
cómo se realizan las actividades?) y organizacional (¿quién y
dónde llevarán a cabo las actividades?) [Curtis et al., 1992].
La utilización correcta de una herramienta integral que apoye
a cada paso de estudio de los procesos, permitirá a los
miembros de un equipo contar con un mejor medio de
comunicación y soporte para el análisis y entendimiento de
los procesos organizacionales. El enfoque metodológico de
un estudio de ingeniería de procesos permite obtener
ventajas competitivas, logrando que las organizaciones sean
más exitosas[Davenport, 1993].

69. Gracias,
L.S.C. Karla Leticia AGUILAR LÓPEZ