O slideshow foi denunciado.
Utilizamos seu perfil e dados de atividades no LinkedIn para personalizar e exibir anúncios mais relevantes. Altere suas preferências de anúncios quando desejar.

Praktische tips voor informatiebeheer

1.186 visualizações

Publicada em

Slides die ik gebruikte voor de workshop "praktische tips voor informatiebeheer" op de studiedag "Wat kan KIM (kennis- en informatiemanagement) voor je organisatie betekenen?" op donderdag 16 Oktober 2014. Organisatie: De Ambrassade, Forum voor Amateurkunsten en Socius

  • Seja o primeiro a comentar

Praktische tips voor informatiebeheer

  1. 1. Praktische tips voor informatiebeheer Studiedag KIM (Forum Amateurkunsten, de Ambrassade en Socius) 16 oktober 2014 Jan.vanhee@arteveldehs.be jkvanhee@gmail.com @jkvanhee Be.linkedin.com/in/janvanhee
  2. 2. 16/10/2014 Informatiebeheer 2 binnen organisaties - Jan Van Hee
  3. 3. 16/10/2014 Informatiebeheer 3 binnen organisaties - Jan Van Hee
  4. 4. Context Strategie Concreet 16/10/2014 Informatiebeheer 4 binnen organisaties - Jan Van Hee Inhoud
  5. 5. 16/10/2014 Informatiebeheer 5 binnen organisaties - Jan Van Hee
  6. 6. 16/10/2014 Informatiebeheer 6 binnen organisaties - Jan Van Hee
  7. 7. 16/10/2014 Informatiebeheer 7 binnen organisaties - Jan Van Hee “De beschikbare informatie verdubbeltom de 72 dagen.” Guus Pijpers
  8. 8. Leren en talentontwikkeling? Kenniscreatie en kennisuitwisseling? Innovatie en voortrekkersrol? Veerkracht en flexibiliteit? Efficiënte werkprocessen? Immateriële duurzaamheid? De organisatie als expertisecentrum? … 16/10/2014 Informatiebeheer 8 binnen organisaties - Jan Van Hee Voor organisaties?
  9. 9. Kennisintensieveorganisatie: •30-60 % van de tijdspenderenwe aaninformatiezoeken(kenniswerkers) •60 % van de tijdzijnwe bezigmet het behandelenvan documenten(kantoorwerkers) •80 % van de informatieis nietgestructureerd •20 % van de informatieis opgeslagenin eeninformatiesysteem •3 uur/dag mailenwe •1 000 000 woorden/week lezenwe (managers) (bron: Information Usage Behavior : theory and practice / GuusPijpers. -Academic service, 2006.) 16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee Uitgangspunten
  10. 10. •Stijgend belang informatie in het arbeidsproces •Nieuwe technologischediensten •De toenemende complexiteiten onzekerheid in de dienstenmarkt •Adaptiefvermogen is een cruciale factor voor het succes van de organisatie (Donald A. Marchand en Forest W. Horton) 16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee Stijgendbelangvan informatieen kennisin de organisatie: factoren
  11. 11. •e-mail overload •geen bescherming van braindrain •heel wat informatie is niet duurzaam opgeslagen •geen duidelijk beeld wie voor welk soort informatie verantwoordelijk is •onzekerheid over correctheid van de informatie •redundantie in opslag van informatie (versiebeheer) •groei van kenniseilanden •parallelle systemen (black boxes) •archiveren •calamiteiten •... 16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee Aandachtspunten
  12. 12. 16/10/2014 Informatiebeheer 12 binnen organisaties - Jan Van Hee
  13. 13. Strategisch en duurzaam Redundant en open Resilienten flexibel 16/10/2014 Informatiebeheer 13 binnen organisaties - Jan Van Hee Persoonlijke visie op informatiebeheer
  14. 14. Organisatie en beleid Cognitie en competenties Informatie en content Systemen en technologie 16/10/2014 Informatiebeheer 14 binnen organisaties - Jan Van Hee Factoren informatiebeheer
  15. 15. 16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee Audit-model
  16. 16. “De meest voorkomende fout in het ontwerp van organisatiesis dat men de besluitvorming volledig centraliseert. Helaas leidt dit in complexe situaties tot “information overload”. Mensen onder aan de hiërarchie met de benodigde kennis moeten uiteindelijk de beslissing overlaten aan managers aan de top die geen idee hebben van de werkelijke situatie.” Henry Mintzberg 16/10/2014 Informatiebeheer 16 binnen organisaties - Jan Van Hee Organisatiestructuur en informatiemanagement
  17. 17. Informatie-overdaad Informatie-moeheid Informatie-competenties Bounded rationality Intellectueleen mentalebeperkingenomalleoptiestebekijken. Hidden flows of strategy Verwaandheid Kuddegeest ... 16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee Uitdaging: cognitie
  18. 18. “Informatie”-kennis: Bronnenkennis Kennisvan de organisatieen de organisatieprocessen Sectoriëlekennis 16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee
  19. 19. Informatie-vaardigheden: (Gebaseerdop de 3 dimensiesvan Marchand, Kettingeren Rollins) Aanvoelen, opsporenen vaststellenvan informatie Verwerking, toegangen analyse Organisatie Onderhoud Verzamelen 16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee
  20. 20. Informatie-attitudes : (Gebaseerdop de 3 dimensiesvan Marchand, Kettingeren Rollins) Proactiviteit Delen Transparantie Beheer Formaliteit Integriteit 16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee
  21. 21. TIPS : Stop op tijdmet zoeken Kenniszit bijmensen Leg netwerkenbloot Kritischekwaliteitsreflex 16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee
  22. 22. Informatie-imperfecties incomplete informatie asymmetrischeinformatie Cfr. : lemons and peaches (George A. Akerlof) Bewustvalseinformatie Hoaxen Informatie-overload 16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee Uitdaging : informatie-intrinsiek
  23. 23. Bronnen: Strategischewaarde Operationelewaarde Intrinsiekekwaliteit 16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee
  24. 24. Strategischewaarde: Hoe belangrijkin relatiemet het doelof de taak (zieBuchanan 1996) 5 = Onmisbaar 4 = Biedtbelangrijkemeerwaarde 3 = Biedtvoordelen, maar nietessentieel 2 = Biedtindirect voordeel 1 = Wordtnietgebruiktof biedtgeenenkelvoordeel 16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee
  25. 25. intrinsiekekwaliteit: accuraatheid, objectiviteit, bertrouwbaarheiden reputatie; toegangskwaliteit: toegangen veiligheid; contextuelekwaliteit: relevantie, toegevoegdewaarde, tijdigheid, volledigheiden hoeveelheid; representatie-kwaliteit: interpreteerbaarheid, begrijpbaarheid, consistentieen beknoptheid. 16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee AIMQ -informatiekwaliteit
  26. 26. 16/10/2014 Informatiebeheer 26 binnen organisaties - Jan Van Hee
  27. 27. Samenwerkingssoftware Kennisbeheer (E)CMS DMS CRM ERP … 16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee Systemen
  28. 28. Wat : •online samenwerking binnen een groep of organisatie, zoals dat vaak op een intranet gebeurt. De opgeslagen documenten kunnen verrijkt worden met metadata en beschikken over versiebeheer. Andere functionaliteiten : fora, enquêtes, taken en agenda's. Doel hierbij is dat informatie op de juiste manier met de juiste persoon gedeeld kan worden. Voorbeelden : 16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee Samenwerkingssoftware Lotus notes
  29. 29. Wat : •Een wiki is een (web)toepassing, waarmee documenten gezamenlijk kunnen worden bewerkt. •Ideaal om samen documenten te maken, als leerplatform of voor kennisbeheer binnen een organisatie. Voorbeelden : 16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee Kennisbeheer : wiki-software
  30. 30. Wat : •een repository waarin metadata van documenten en vaak ook de documenten zelf worden opgeslagen en makkelijk zijn terug te vinden aan de hand van de metadata (auteur, naam, omschrijving, datum, categorie, status, ...). Zo'n database bezit een uitgebreid workflow-en rechtenbeheer (lezen en schrijven). Voorbeelden : 16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee Documentmanagementsysteem (DMS)
  31. 31. Wat : •meestal een web-applicatie, die het mogelijk maakt dat mensen eenvoudig, zonder veel technische kennis, documenten en gegevens op internet en intranet kunnen publiceren Voorbeelden : •Open source verovert hier de markt : •Info en demo : http://www.opensourcecms.com/ 16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee Content Management Systeem (CMS)
  32. 32. Wat : •Klantrelatiebeheer •optimaliseren van alle contacten met de klant •Geavanceerd adressenbeheer Voorbeelden : 16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee Customer relationship management (CRM)
  33. 33. Wat : •ondersteuning van (vrijwel) alle processenbinnen het bedrijf. Een ERP-programma bestaat meestal uit kleine deelprogramma’s (modules) die allemaal een specifieke taak ondersteunen : financiële administratie, hrm, projectmanagement, toegangsrechten of voorraadbeheer. 16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee Enterprise resource planning (ERP)
  34. 34. 16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee Informatiesystemen : samenvatting Geschikt voor : swsw Wiki's DMS CMS CRM ERP Delen agenda's, taken, documenten, ... Samen aan documenten werken Workflow en rechten beheersen Geavanceerd adressenbeheer Documenten archiveren en voorzien van meta-data Web-content beheren Boekhouding en budgetteren HRM Projectmanagement
  35. 35. 1.“Technological utopianism” : het ideedattechnologiealleszal/kanoplossen; 2.De overtuigingskrachtvan de IT-verkopers; 3.Het verwaarlozenvan de menselijkekantvan informatie; 4.Managers hebbengeenenkelbenulvan informatiemanagement; 5.IT alsstatussymbool. 16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee Obsessie voor IT en verwaarlozing van de informatie (gebaseerd op T.H. Davenport)
  36. 36. Lack of Clear Business Justification Large IT Projects Fail because they are too ‘Large’ Lack of Skilled Emotional Maturity Lackof Change Management Lackof Proper Governance (bron: http://futureofcio.blogspot.be/) 16/10/2014 Informatiebeheer 36 binnen organisaties - Jan Van Hee Waarom IT-projecten mislukken
  37. 37. •Systemen: •Confectieof op maat •Kwetsbaarheid(de paradox van het perfectesysteem) •Levenscyclus •Tijdsversnelling •ROI •Overbudgetteren(tekleineROI) •Productiviteits-paradox (geenrelatietussenIT-investeringenen de performantievan de organisatie) •Wet van verminderdemeeropbrengst •Nietaangepastaande noden •Gadget •... 16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee Uitdagingen : technologie
  38. 38. Systemen: Beschikbaarheid: aandachtvoorde toegankelijkheid, bereikbaarheiden de uitwisselbaarheid Performantie: gebruiksvriendelijkheid, maaktgeenfouten, vermijdtonnodigehandelingen, ... Capaciteit: kanhet verwachtedebietaan Veiligheid: beschermingtegenoneigenlijkgebruik, calamiteiten, verouderingvan de drager, ... 16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee
  39. 39. Open-ended(onbeperkt uitbreidbaar) Flexibiliteit in vervanging van onderdelen Toekomstvast(“futureproof”) Geen vendor-lockin Transparant Performant Optimale ondersteuning Verbeteren van de beheersbaarheid Innovatief ??? 16/10/2014 Informatiebeheer 39 binnen organisaties - Jan Van Hee Informatie-infrastructuur: vereisten
  40. 40. Menselijke factoren : •De betrokkenheid en invloed van de gebruiker •De ondersteuning van het management •De complexiteit en het risico van de implementatie •De begeleiding van de implementatie 16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee IT-projecten : kritische succesfactoren
  41. 41. Technischefactoren: Functionaliteit, vertrouwdheid, eenvoud, bedieningsgemak, inwerktijd, ... Open standaard? Integreerbaar? Mogelijkheidtot kwaliteitscontroleop de content Dekthet eenreëlebehoefte, watis de intrinsiekemeerwaarde: gadgetgehaltevs. problemsolvend Trendgevoeligof tijdloos 16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee IT-projecten: kritischesuccesfactoren
  42. 42. Contextuelefactoren Systeemsucces Gebruikers- georiënteerde factoren Steun van het management Kwaliteit van de werkgroep Faciliteiten Attitude Vaardigheden Intrinsieke kwaliteit Ervaren gebruiksvriendelijkheid Gebruikerstevredenheid Mate van gebruik Gebaseerdop :Information Systems Success: Dimensions and Determinants / Rajiv Sabherwal, AnandJeyarajen Charles Chowa. -SintLouis : University of Missouri, 2004. -nietgepubliceerdeworkingpaper. -Terugtevindenop : http://www.devsmith.umd.edu/dit/news/pdf/MetaSEM2004Presented2004.pdf Factoren tot succesvolle implementatie
  43. 43. 16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee
  44. 44. 16/10/2014 Informatiebeheer 44 binnen organisaties - Jan Van Hee
  45. 45. ●synchroniseren ●veilige opslag ●met meerdere mensen samen werken 16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee Laat sociale media voor jou werken
  46. 46. Mogelijkheden van Google
  47. 47. •de participatie en het groepsgevoel van de medewerkers verhogen •Stimuleren van kennisdelen •Communicatie tussen verschillende hiërarchische 'lagen' •Structureren en binnen de perken houden van informatiestromen. Het is een ideaal virtueel prikbord. •Ideale introductie voor nieuwe medewerkers om zowel de werkprocessen als cultuur van een organisatie te leren kennen. 16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee Interne blog
  48. 48. 16/10/2014 Informatiebeheer 48 binnen organisaties - Jan Van Hee
  49. 49. 16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee Micro-bloggen intern : Yammer
  50. 50. FAQ’s Kennistelefoonboek Interne blog 16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee Zorg voor quick-wins
  51. 51. •Wie heeft welke opleiding/bijscholing gevolgd ? (Bijv. Navragen of een bepaalde bijscholing interessant is om zelf te volgen) •Wie onderhoudt de contacten met een bepaalde dienst/persoon ? (Bijv. Wie doet de aankopen bij een bepaald bedrijf) •Wie kan er mij helpen bij het oplossen van een bepaald probleem ? (Bijv. Het vervangen van de toner in het kopieerapparaat) •Wie kan ik aanspreken voor het beantwoorden van een informatievraag ? (Bijv. Een klant heeft een vraag die ik zelf niet kan beantwoorden) •Wat zijn de interesseprofielen van de medewerkers ? (Bijv. Wie moet ik aanspreken om een projectgroep te vormen) •Wie heeft welke “outside-the-box”-kennis ? (Bijv. Voor een feestje hebben we een pianist nodig) •Wie spreekt welke taal ? (Bijv. een buitenlandse delegatie komt op bezoek, wie geeft de rondleiding) 16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee Kennistelefoonboek of -gids
  52. 52. 16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee Voorbeeld kennisgids http://www.kennispleingehandicaptensector.nl/
  53. 53. Studie van Softwatch(gemiddelden): 48 minuten/dag op Office 68% van de tijd gaat naar Outlook 17% Excel 29% heeft Word of Excel nooit gebruikt Vaak enkel kijken http://www.smartbiz.be/smartbusiness/155397/reeel-gebruik-office-in-bedrijven-ligt- laag/?utm_source=sm_sbs_weekly&utm_medium=newsletter&utm_term=20140507&utm_content=0_art_list&utm_campaign=weekly 16/10/2014 Informatiebeheer 53 binnen organisaties - Jan Van Hee Reëel gebruik Office in bedrijven ligt laag
  54. 54. Gemiddelde kenniswerker: spendeert 2à3u/dag aan mail 16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee Enkele cijfers Project growth of email volumeEmails sent per daySource: The Radical Group Inc., “Email Statistics Report 2009-2013″, 2009
  55. 55. •Plan wanneer je je mail checkt en beperk het in tijd. •Clean-desk in je mailbox => onmiddellijk archiveren, omzetten in taken en agenda-items of verwijderen. •Maak mappen aan naar analogie van je documentmappen •Stop de werkdag met een quasi lege mailbox. •5 minutenregel •Gebruik geen leesbevestiging en geen email-alert •Maak slim gebruik van je smartphone •Maak verzendlijsten of groepen •Maak filters 16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee Timemanagement
  56. 56. ▪Gebruik je mail niet als een DMS ▪Criteria: ▪Nuttig: informatie die niet sneller ergens anders gevonden kan worden ▪Noodzakelijk: mail met contractuele of wettelijke waarde 16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee Bewaren van mail
  57. 57. C-schijf Gedeelde map Intranet Extranet Cloud en sociale media 16/10/2014 Informatiebeheer 57 binnen organisaties - Jan Van Hee Interne digitale informatie staat op …
  58. 58. Overal zelfde klassement Onderscheid tussen archief en documentatie Versiebeheer Strakke afspraken naamgeving Klassement weerspiegelt taken en activiteiten Snelkoppelingenipvdubbelklasseren E-mail klasserenin centralemappenstructuur Hyperlink in plaatsvan bijlagenbije-mail Scan veelgebruiktepapierendocumentenin 16/10/2014 Informatiebeheer 58 binnen organisaties - Jan Van Hee Documentbeheer
  59. 59. •Slechtséénmaalopslaan(dubbelsen onnodigeversiesvermijden) (welback-uppen!) •Gestructureerdopslaan(terugvindbaarheidbevorderen) •Centraalopslaan(informatie-eilandenvermijden) •Opslaanin open formaten(bijv. PDF/A) •Makkelijkdoorstromen •Eindverantwoordelijkeop technischen inhoudelijkvlak •Recovery! 16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee Performantie: enkeleaandachtspunten
  60. 60. Bewaren 16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee
  61. 61. Geenspaties Niet: BurgerlijkeStand Wel: BurgerlijkeStandof Burgerlijke_Stand Gebruikenkelde volgendekarakters: 0-9, a-z, A-Z en het underscoreteken( _ ) Gebruikde volgendekaraktersNIET: spatie/: *? “ < > |! % & ‘ –; = ( ) Gebruikvoormapnamenmaximaaldertigkarakters Gebruikvoorbestandsnamenmaximaalzestigkarakters Ontwikkeleenstructuurdie nietdiepergaatdan8 niveaus 16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee Tips (Stadsarchief Antwerpen)
  62. 62. * Uitgangspunten 16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee
  63. 63. * Security & toegang rechtenstructuur geentoegang: Bedrijfsgevoelig Privacy Wettelijkerestricities leesrechten lezen& schrijven admin 16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee
  64. 64. * Rolinformatiemanager: 1.kennismappenstructuur& richtlijnen(aanspreekpunt) 2.aanmaak/wijzigingvan hoofdmappen 1.hoofdmappen(3 niveaus) wordenenkeldoor informatiebeheerderaangemaakt 2.medewerkerskunnensubmappenvoornieuwedossiers aanmaken 3.begeleiding‘digitaleschoonmaak’ 4.intro aannieuwemedewerkersbinnendienst 5.aanvraagtoegangsrechten 16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee
  65. 65. 16/10/2014 Informatiebeheer binnen organisaties - Jan Van Hee Tot slot : waaromkennismanagement= 4 E's Kennis-en informatie management Efficiëntie (meer effect met minder middelen) Effectiviteit (beantwoorden aan de (nieuwe) rollen van de organisatie) Economy (zuinigheid) Enthousiasme

×