O slideshow foi denunciado.
Utilizamos seu perfil e dados de atividades no LinkedIn para personalizar e exibir anúncios mais relevantes. Altere suas preferências de anúncios quando desejar.
What do you
need to
know about
THE PAIN IN THE
@$$
Email Files Management Resources Management
Duuh inbox email saya berjibun,
bingung jadinya cari email yang
saya mau.
Waduh, bos tanya status
terakhir project yang sa...
File revisi terakhir itu ada dimana
ya dan yang dipakai yang versi
berapa?
Hmm, untuk project X ini
bagaimana yah bagi-bag...
All of these pain in the @$$
can be solved with:
WHAT IS
A Project Management Software that can be used for:
• planning
• scheduling
• resource allocation
• communication
• decisi...
Project Management is:
The process and activity of planning, organizing, motivating, and controlling task and
resources to...
WHY
ASANA help organization by:
enabling everyone to work together effortlessly
connect everyone with what's going on
enable e...
Interface Tour
Overview - Part 1
B
Description: A - Search Box
B - Left Pane
C - Center Pane
D - Right Pane
C D
A
Overview - Part 1
A.Search Box
B
A
B.Left Pane
Left Pane adalah menu navigasi untuk menampilkan bermacam pilihan view di A...
C
Overview - Part 1
C.Center Pane
Ketika kita memilih suatu project atau bahkan orangnya di Left Pane, maka Center
Pane ak...
Overview - Part 1
D
D.Right Pane
Right Pane adalah bagian dari Asana untuk melihat detil dari task yang kita pilih
sebelum...
Overview - Part 2
2
3 4
5
1
Description: 1 - Team’s Name and Team’s Member
2 - Projects List
3 - Calendar View
4 - View Me...
Overview - Part 2
1.Team’s Name and Team Member
Team adalah bagian dari suatu Organization (dalam hal ini adalah kartuku.c...
Overview - Part 2
3.Calendar View
Calendar View adalah cara lain bagi kita untuk melihat list task (semua task terkait
Tim...
Overview - Part 2
4.Views Menu
Menu untuk menampilkan list task menurut filter sbb:
- semua task yang belum dikerjakan (in...
Overview - Part 2
5.Creating New Task/Section
Menu untuk membuat task ataupun section yang baru di My Task
ataupun project...
Overview - Part 2
7.Inbox
Inbox adalah semacam notification center di Asana untuk melihat
apa saja update terbaru terkait ...
Overview - Part 3
13
8
Description: 8 - New Tasks List (to be sorted)
9 - Today Tasks List
10 - Upcoming Tasks List
10
11
...
Overview - Part 3
8
10
11
9
8.New Tasks List
Task-task yang baru dibuat, baru di-assigned ke kita dan belum
ditentukan pri...
Overview - Part 3
13
12
12.Task Due Date
Setiap task yang diset due date-nya akan terlihat disini.
Untuk menentukan due da...
Overview - Part 4 14 15
16
17
19
18
20
Description: 14 - Assignee Name (for the task)
15 - Subtask, Tags, Link, Attachment...
Overview - Part 4
14.Assignee Name
PIC dari suatu task akan terlihat atau diatur disini.
Untuk mengatur siapa PIC sebuah t...
Overview - Part 4
15.Subtask, Tags, Link, Attachment, etc
Tambahkan detil untuk sebuah task disini.
Detil yang bisa ditamb...
Overview - Part 4
15.Subtask, Tags, Link, Attachment, etc
Tambahkan detil untuk sebuah task disini.
Detil yang bisa ditamb...
Overview - Part 4
15.Subtask, Tags, Link, Attachment, etc
Tambahkan detil untuk sebuah task disini.
Detil yang bisa ditamb...
Overview - Part 4
16.Project Name
Bila sebuah task merupakan bagian dari sebuah Project maka nama Project
tersebut akan mu...
Overview - Part 4
19.Activity Feed
Gunakan fitur ini untuk melihat perubahan (update) yang terjadi untuk sebuah
task. File...
101
Organization vs Team vs Guests
Organization adalah tingkatan paling atas dari struktur hirarki ketika
mendaftarkan email p...
Basic Things To Know
Project vs Task vs Subtask
PRO TIPS:
1.Bila suatu task memiliki lebih dari 5 subtask, ada
baiknya bil...
The Asana Guide
Berikut ini adalah daftar isi dari guide yang akan memandu Anda untuk menggunakan Asana.
Silakan klik bagi...
2
1
The Asana Guide
Organization Menu
Organization
• Nama organization yang kita sedang buka
list project dan tasknya terl...
2
1
The Asana Guide
Menambahkan Anggota Tim
Team
• Untuk menambahkan anggota Tim klik tombol Add
Member yang terletak di k...
1
The Asana Guide
Membuat Project Baru
Project
• Klik tombol Plus yang terletak di samping menu
PROJECTS yang ada di Left ...
5
4
The Asana Guide
Membuat Sebuah Template Project
Project
6
• Pilih project yang akan dijadikan template project
• Klik ...
2
The Asana Guide
Membuat Task Baru
Task & Subtask
Ada beberapa cara antara lain:
1.Untuk menambahkan task baru dengan cep...
5
Ada beberapa cara antara lain:
1.Untuk menetapkan date suatu task dengan cepat, gunakan Tab + D
2.Pilih tasknya di Cente...
9
The Asana Guide Task & Subtask
Menentukan Prioritas Task
Ada beberapa cara antara lain:
1.Untuk memberikan prioritas tas...
12
11
10
The Asana Guide Task & Subtask
>> Kembali ke Daftar Isi
Menambahkan Follower Untuk Suatu Task
Ada beberapa cara a...
The Asana Guide Task & Subtask
>> Kembali ke Daftar Isi
Menambahkan Subtask ke Task
Ada beberapa cara antara lain:
1.Untuk...
The Asana Guide
Mengatur Notifikasi Email untuk Asana Inbox
Inbox
>> Kembali ke Daftar Isi
• Klik menu Inbox yang terdapat...
The Asana Guide
Mengunakan Hypertext
Advance Tips
>> Kembali ke Daftar Isi
• Fitur Hypertext memungkinkan kita untuk denga...
3
2
The Asana Guide
Menambahkan Task di Multiple Project
Advance Tips
>> Kembali ke Daftar Isi
• Ada kalanya kita memiliki...
4
The Asana Guide
Menggunakan Search Views
Advance Tips
>> Kembali ke Daftar Isi
• Gunakan Search Views untuk dengan cepat...
5
The Asana Guide
Asana Keyboard Shortcuts (Windows)
Advance Tips
>> Kembali ke Daftar Isi
6
The Asana Guide
Asana Keyboard Shortcuts (Mac)
Advance Tips
>> Kembali ke Daftar Isi
Thank You
References:
https://asana.com/guide
http://guides.co/g/the-ultimate-guide-on-how-to-use-asana/18799
Próximos SlideShares
Carregando em…5
×

What Do You Need To Know About ASANA (BAHASA ver.)

1.010 visualizações

Publicada em

I've been using Asana for some time and like it very much. That's why I try to create this guide in order to help people using it.
I made this guide in Indonesian language but soon I will upload the English version
Hopefully it will useful to some of you :D

Publicada em: Software
  • Seja o primeiro a comentar

What Do You Need To Know About ASANA (BAHASA ver.)

  1. 1. What do you need to know about
  2. 2. THE PAIN IN THE @$$ Email Files Management Resources Management
  3. 3. Duuh inbox email saya berjibun, bingung jadinya cari email yang saya mau. Waduh, bos tanya status terakhir project yang saya handle, terakhir emailnya mana yaaa??? Ini kerjaan PICnya siapa sih? Di email ga jelas nih. Si A atau si B? ? ?A B Err, kemarin habis meeting, keputusannya deadline project X KAPAN yaa?? sounds familiar?
  4. 4. File revisi terakhir itu ada dimana ya dan yang dipakai yang versi berapa? Hmm, untuk project X ini bagaimana yah bagi-bagi tugas untuk masing- masing orang di tim?? Gimana ya caranya saya tahu masing-masing anggota tim saya sedang ada kerjaan apa? ? ?A B Duuh, siapa niih yang lagi kosong untuk kerjain tugas Y ? sounds familiar? ? File A ? File B ? File C ? File D
  5. 5. All of these pain in the @$$ can be solved with:
  6. 6. WHAT IS
  7. 7. A Project Management Software that can be used for: • planning • scheduling • resource allocation • communication • decision-making • quality management • documentation • administration systems • CRM system
  8. 8. Project Management is: The process and activity of planning, organizing, motivating, and controlling task and resources to achieve specific goals with a defined beginning and end. Its general primary constraints are scope, time, budget and quality. ‘’ ‘’ source: wikipedia
  9. 9. WHY
  10. 10. ASANA help organization by: enabling everyone to work together effortlessly connect everyone with what's going on enable everyone to share their priorities reduce everyone "attachment" and "hectic" way with email telling everyone who owns each part of the effort
  11. 11. Interface Tour
  12. 12. Overview - Part 1 B Description: A - Search Box B - Left Pane C - Center Pane D - Right Pane C D A
  13. 13. Overview - Part 1 A.Search Box B A B.Left Pane Left Pane adalah menu navigasi untuk menampilkan bermacam pilihan view di Asana. Gunakan Left Pane ini untuk: • melakukan pencarian (search) di Asana • switch dari Organization yang satu ke yang lain • melihat setiap Team yang ada di satu Organization • melihat anggota yang ada di suatu Team • melihat detil project-project yang ada di satu Team • melihat detil Inbox • melihat detil list task yang harus kita kerjakan di My Tasks • melihat list project yang sudah di-archive Gunakan Search Box untuk melakukan pencarian di Asana berdasarkan suatu task tertentu, project, tag dan bahkan berdasarkan orangnya dan lain sebagainya dimana bisa kita tambahkan sendiri pilihan lain. Lebih detilnya akan dibahas di bagian tersendiri.
  14. 14. C Overview - Part 1 C.Center Pane Ketika kita memilih suatu project atau bahkan orangnya di Left Pane, maka Center Pane akan menampilkan list dari task terkait project atau orang tersebut. Task list di Center Pane berfungsi persis seperti sebuah program text editor: setiap barisnya adalah sebuah task. Gunakan Center Pane ini untuk: • mengurutkan dan menampilkan list task berdasarkan kriteria tertentu • melakukan beberapa hal terkait task (menghapus, mengedit, memindahkan urutan, menentukan prioritas, due date, PIC untuk task tersebut, etc). • membuat section untuk task-task yang ada • melakukan beberapa hal terkait project (sync ke kalendar, print, membuat project template, memindahkan ke Tim yang lain, etc). • melihat tampilan My Tasks dan Inbox • melihat tampilan Calendar View dari semua task yang ada
  15. 15. Overview - Part 1 D D.Right Pane Right Pane adalah bagian dari Asana untuk melihat detil dari task yang kita pilih sebelumnya di Center Pane. Gunakan Right Pane ini untuk: • menambahkan detil seperti catatan atau deskripsi untuk suatu task • memberikan comment terkait suatu task dan mendiskusikannya bersama anggota Tim yang lain • menambahkan SubTask untuk suatu task • menentukansiapa PIC (assignee) untuk task tersebut • mengatur deadline untuk task tersebut • attach file, dsb
  16. 16. Overview - Part 2 2 3 4 5 1 Description: 1 - Team’s Name and Team’s Member 2 - Projects List 3 - Calendar View 4 - View Menus 5 - Creating New Task/Section 6 - My Tasks List View 7 - Inbox 67
  17. 17. Overview - Part 2 1.Team’s Name and Team Member Team adalah bagian dari suatu Organization (dalam hal ini adalah kartuku.co.id) Hal yang perlu diperhatikan: • Kita bisa masuk di lebih dari satu Team • Kita bisa menambahkan anggota Team tidak hanya yang berada di satu Organization • Invitation akan dikirimkan via email ke anggota yang ingin ditambahkan tersebut 2.Projects List Projects List adalah daftar dari project-project yang ada di dalam sebuah Tim. Setiap project bisa dibedakan dengan memberikan warna sehingga mempengaruhi tampilan task di My Task nantinya.
  18. 18. Overview - Part 2 3.Calendar View Calendar View adalah cara lain bagi kita untuk melihat list task (semua task terkait Tim ataupun project tertentu) menggunakan tampilan calendar. 3
  19. 19. Overview - Part 2 4.Views Menu Menu untuk menampilkan list task menurut filter sbb: - semua task yang belum dikerjakan (in progress) - semua task yang sudah selesai dikerjakan (completed) - semua task dikelompokkan berdasarkan jenis project - semua task dikelompokkan berdasarkan due date PRO TIPS: 1. Kita bisa mengkonfigurasi tampilan Views Menu menurut kita sendiri dengan memilih menu Filter and Customize View 2. Kita bisa menentukan tampilan view default 4
  20. 20. Overview - Part 2 5.Creating New Task/Section Menu untuk membuat task ataupun section yang baru di My Task ataupun project tertentu. PRO TIPS: 1. Tekan Enter atau Tab + Q untuk menambah task baru dan section 2. Untuk membuat Section, sewaktu mengetik keterangan untuk task, gunakan tanda : (titik dua) 6.My Tasks List View Tampilan yang menampilkan list dari task-task yang ada di sebuah Tim ataupun di sebuah project. Disini kita juga bisa menentukan prioritas task menjadi 3 jenis antara lain: - Today (task-task yang ingin kita kerjakan hari ini juga) - Upcoming (task-task yang dalam waktu dekat akan kita kerjakan) - Later (task-task yang dalam waktu lama baru akan kita kerjakan) PRO TIPS: 1. Tekan Tab + Y untuk set prioritas task ke Today 2. Tekan Tab + U untuk set prioritas task ke Upcoming 3. Tekan Tab + L untuk set prioritas task ke Later 5 6
  21. 21. Overview - Part 2 7.Inbox Inbox adalah semacam notification center di Asana untuk melihat apa saja update terbaru terkait task ataupun project. 7 PRO TIPS: 1. Bila sering menggunakan Asana dan tidak mau menerima email terkait update di account Asana-nya bisa mematikan setting email notifikasi. Kita bisa stay up-to-date dengan melihat Asana Inbox. Inbox akan terupdate ketika: • Sebuah task di-assigned ke kita • Sebuah task di-unassigned ke kita • Task yang kita follow sudah completed • Ada attachment file baru di task yang kita follow • Kita diset sebagai follower di sebuah project • Task yang di-assigned ke kita berubah due date-nya • Task yang di-assigned ke kita tanggal due date-nya adalah tanggal hari ini (today) • Ada comment baru di task yang kita follow
  22. 22. Overview - Part 3 13 8 Description: 8 - New Tasks List (to be sorted) 9 - Today Tasks List 10 - Upcoming Tasks List 10 11 12 11 - Later Tasks List 12 - Task Due Date 13 - Project Name (associated with the task) 9
  23. 23. Overview - Part 3 8 10 11 9 8.New Tasks List Task-task yang baru dibuat, baru di-assigned ke kita dan belum ditentukan prioritas task-nya akan muncul disini. 9.Today Tasks List Task-task dengan prioritas Today akan muncul disini. 10.Upcoming Tasks List Task-task dengan prioritas Upcoming akan muncul disini. 11.Later Tasks List Task-task dengan prioritas Later akan muncul disini.
  24. 24. Overview - Part 3 13 12 12.Task Due Date Setiap task yang diset due date-nya akan terlihat disini. Untuk menentukan due date sebuah task bisa dilakukan dengan mengklik date yang terletak di Right Pane. 13.Project Name Setiap task yang adalah bagian dari suatu Project akan terlihat nama Projectnya disini. PRO TIPS: 1. Tekan Tab + D untuk shortcut set due date sebuah task 2. Berikan warna untuk setiap project sehingga memudahkan kita untuk membedakan masing- masing task berdasarkan projectnya.
  25. 25. Overview - Part 4 14 15 16 17 19 18 20 Description: 14 - Assignee Name (for the task) 15 - Subtask, Tags, Link, Attachment, etc 16 - Project Name 17 - Task Description 18 - Comment Section 19 - Activity Feed 20 - Followers List
  26. 26. Overview - Part 4 14.Assignee Name PIC dari suatu task akan terlihat atau diatur disini. Untuk mengatur siapa PIC sebuah task, klik namanya (bila belum diassign ke siapapun, keterangan yang akan muncul adalah Unassigned) Nantinya akan muncul nama anggota tim yang sudah tergabung di Tim. Untuk mereka yang belum ada di Tim nantinya akan menerima notifikasi via email dan juga Inbox Asana mereka (asumsi mereka sudah jadi pengguna Asana). 14 PRO TIPS: 1.Tekan Tab + A untuk shortcut assign task 2.Tekan Tab + M untuk assign suatu task ke diri kita sendiri
  27. 27. Overview - Part 4 15.Subtask, Tags, Link, Attachment, etc Tambahkan detil untuk sebuah task disini. Detil yang bisa ditambahkan antara lain: a.Subtask Hal-hal tambahan yang perlu dilakukan untuk suatu task tertentu. Gunakan Subtask apabila sebuah Task terdiri dari beberapa printilan yang perlu dikerjakan oleh lebih dari satu orang untuk membantu pengerjaan task tersebut. 15 PRO TIPS: 1.Tekan Tab + S untuk shortcut menambah Subtask ke sebuah Task
  28. 28. Overview - Part 4 15.Subtask, Tags, Link, Attachment, etc Tambahkan detil untuk sebuah task disini. Detil yang bisa ditambahkan antara lain: b.Tags Gunakan tag untuk memberikan konteks tambahan ke suatu Task atau untuk mengelompokkan task yang memiliki kesamaan untuk memudahkan pencarian kedepannya. Beberapa contoh penggunaan tag antara lain: -Gunakan tag “Need Review” atau “In Progress” untuk track status task -Gunakan tag “Banking” atau “Retail” untuk mengelompokkan task berdasarkan divisi. 15 PRO TIPS: 1.Tekan Tab + T untuk shortcut menambahkan tag ke sebuah task
  29. 29. Overview - Part 4 15.Subtask, Tags, Link, Attachment, etc Tambahkan detil untuk sebuah task disini. Detil yang bisa ditambahkan antara lain: c.Attachment Gunakan ini untuk melampirkan file ke sebuah task. Ada 4 pilihan upload file yang disupport Asana -Upload dari komputer -Upload dari Dropbox -Upload dari Google Drive -Upload dari Box 15 PRO TIPS: 1.Asana mensupport file attachment maksimal besarnya 100 MB perfile.
  30. 30. Overview - Part 4 16.Project Name Bila sebuah task merupakan bagian dari sebuah Project maka nama Project tersebut akan muncul disini. Tambahkan atau ganti nama project untuk sebuah task disini. Di Asana, dimungkinkan untuk menambahkan task yang sama di lebih dari satu project. Lebih detilnya akan dibahas di bagian tersendiri. 16 17 18 17.Task Description Berikan keterangan atau catatan tambahan terkait suatu task disini. 18.Comment Section Gunakan fitur ini untuk mendiskusikan ataupun memberikan tanggapan dengan anggota lainnya terkait suatu task. PRO TIPS: 1.Gunakan @ (at) untuk mentioning anggota tim di comment section 2.Anggota tim yang dimention, otomatis akan menjadi follower untuk task tersebut
  31. 31. Overview - Part 4 19.Activity Feed Gunakan fitur ini untuk melihat perubahan (update) yang terjadi untuk sebuah task. File image yang diattach pun akan terlihat previewnya disini. 19 20 20.Followers List Follower adalah orang-orang yang tidak bertanggung jawab terhadap selesainya suatu task tapi yang perlu diikut sertakan untuk mengetahui perkembangan terakhir ataupun memberikan masukan terkait task tersebut PRO TIPS: 1.Menghapus Preview thumbnail image yang ada di Activity Feed tidak akan menghilangkan attachment file tersebut di task.
  32. 32. 101
  33. 33. Organization vs Team vs Guests Organization adalah tingkatan paling atas dari struktur hirarki ketika mendaftarkan email perusahaan (ex:mycompany.co.id) yang kita gunakan untuk menggunakan Asana. Suatu Organization bisa terdiri dari beberapa Tim dan tiap-tiap Tim mempunyai anggota Tim, project, task dan subtask-nya masing-masing. Guests di Asana adalah: a.Mereka yang tidak tergabung atau tidak memiliki email perusahaan (ex: vendor, client, etc) b.Mereka yang bukan anggota dari suatu Tim (tapi merupakan anggota dari Tim lain) Beberapa batasan untuk Guests antara lain: • Mengganti urutan project di Left Pane • Mengganti status anggota Guests menjadi anggota Tim • Menghapus suatu project atau anggota Tim • Membuang anggota Tim dari suatu project • Mengganti nama Tim Seorang Guests bisa melakukan: • Mengundang orang lain ke Tim dimana ia bergabung • Membuat dan mengedit project di Tim dimana ia bergabung PRO TIPS: 1.Project bisa dipindahkan dari Tim yang satu ke Tim yang lain selama masih berada dalam satu Organization 2.Kita bisa tergabung dengan lebih dari satu Tim dalam satu Organization Organization ABC Team A Organization XYZ Team B Team C Team D Team Guests Team X Team Y Team Z Basic Things To Know
  34. 34. Basic Things To Know Project vs Task vs Subtask PRO TIPS: 1.Bila suatu task memiliki lebih dari 5 subtask, ada baiknya bila task tersebut dibuat menjadi project. Project X Task A Subtask 1 Subtask 2 Subtask 1 Subtask 2 Subtask 3 Subtask 1 Subtask 2 Task B Task C Project vs Task Project adalah kumpulan dari beberapa task. Project bisa berupa daftar task yang dikelompokkan berdasarkan kategori, objektif atau jangka waktu tertentu. Gunakan project untuk objektif yang lebih luas dan task untuk action plan yang harus dilakukan oleh seseorang di dalam tim untuk mencapai objektif project tersebut. Kita bisa mem-follow, assign suatu task terhadap diri kita sendiri/orang lain, menentukan due date, memberikan notes ataupun comment terhadap suatu task. Task vs Subtask Adakalanya sebuah task memiliki hal-hal tambahan yang perlu dilakukan. Gunakan Subtask apabila sebuah Task terdiri dari beberapa printilan yang perlu dikerjakan oleh lebih dari satu orang untuk membantu pengerjaan task tersebut. Sama dengan task, kita bisa mem-follow, assign, menentukan due date, memberikan notes ataupun comment terhadap sebuah subtask.
  35. 35. The Asana Guide Berikut ini adalah daftar isi dari guide yang akan memandu Anda untuk menggunakan Asana. Silakan klik bagian yang Anda ingin pelajari. Organization 1. Organization Menu 2. Menampilkan Organization List 3. Pengaturan terkait Organization Team 1. Menambahkan Anggota Tim 2. Melihat Daftar Nama Tim Lain 3. Pengaturan untuk Tim Projects 1. Membuat Project Baru 2. Memberikan Label Warna Untuk Project 3. Mengarchive dan Menghapus Project 4. Membuat Sebuah Template Project 5. Memindahkan Project Ke Tim Lain 6. Tetap Up-to-date Dengan Suatu Project Task & Subtask 1. Membuat Task Baru 2. Menghapus Task 3. Membuat Task Baru dari List Excel 4. Menentukan PIC Sebuah Task 5. Menentukan Due Date Sebuah Task 6. Memberikan Mark Complete Sebuah Task 7. Mengattach File ke Task 8. Memberikan Comment di Task 9. Menentukan Prioritas Task 10.Menambahkan Deskripsi Task 11.Menambahkan Follower Untuk Suatu Task 12.Memberikan Tag ke Task 13.Memberikan Label Warna ke Tag 14.Menambahkan Subtask ke Task Inbox 1. Mengatur Notifikasi Email untuk Asana Inbox Advance Tips 1. Menggunakan Hypertext 2. Menambahkan Task di Multiple Project 3. Menggunakan Multiple Select 4. Menggunakan Search Views 5. Asana Keyboard Shortcuts (Windows) 6. Asana Keyboard Shortcuts (Mac)
  36. 36. 2 1 The Asana Guide Organization Menu Organization • Nama organization yang kita sedang buka list project dan tasknya terletak di bagian atas dari LEFT PANE. • Klik di nama Organization untuk memunculkan daftar Organization lain yang kita ikuti termasuk Workspace default dari Asana untuk penggunaan personal: Personal Projects. Menampilkan Organization List • Klik My Overview untuk melihat daftar Organization yang kita ikuti beserta project- projectnya Pengaturan terkait Organization • Gerakkan kursor ke nama Organization. • Klik ikon Setting yang muncul sbg.berikut: • Nanti akan muncul menu sebagai berikut: 1. Add New Team: untuk menambahkan Tim baru ke Organization 2. Upgrade Organization: untuk mengganti status account Organization dari free menjadi premium account (berbayar) 3. Organization Settings: pengaturan untuk account Organization premium seperti role Admin, Authentication dsb. 4. Remove Me From Organization: untuk keluar dari Organization 5. Hide Tags List/Show Tags List: untuk menampilkan atau tidak menampilkan daftar tag yang digunakan di Organization tersebut 3 >> Kembali ke Daftar Isi
  37. 37. 2 1 The Asana Guide Menambahkan Anggota Tim Team • Untuk menambahkan anggota Tim klik tombol Add Member yang terletak di kanan bawah dari nama Tim. Melihat Daftar Nama Tim Lain Pengaturan untuk Tim • Klik More Teams In [Organization Name] • Klik tombol Join berwarna biru yang ada di pojok kanan dan tunggu approval dari salah satu anggota Tim tersebut 1. Invite and Manage Members: untuk menambahkan atau menghapus anggota Tim 2. Approve Pending Members: untuk mengkonfirmasi permintaan anggota baru 3. Upgrade Team: pengaturan untuk mengganti account suatu Tim menjadi premium 4. Edit Team Settings: untuk mengganti nama Tim 5. Remove Me From [Team Name]: keluar dari satu Tim 4 • Akan muncul menu berikut dimana kita bisa memasukan alamat email dari anggota tim yang ingin ditambahkan • Untuk melihat daftar nama tim lain di suatu Organization, scroll ke bagian bawah Left Pane dan klik More Teams In [Organization Name] Tergabung ke Tim Lain • Gerakkan kursor ke nama Tim. • Klik ikon Setting yang muncul sbg.berikut: • Nanti akan muncul menu sebagai berikut: 3 >> Kembali ke Daftar Isi
  38. 38. 1 The Asana Guide Membuat Project Baru Project • Klik tombol Plus yang terletak di samping menu PROJECTS yang ada di Left Pane. • Tampilan Center Pane nantinya akan berganti menjadi tampilan untuk detail project baru • Pada Tampilan Left Pane nantinya akan bertambah project baru tsb. di Project List Memberikan Label Warna Untuk Project • Klik tombol Project Actions di bagian kanan nama Project • Pilih warna yang diinginkan Mengarchive dan Menghapus Project • Klik tombol Project Actions di bagian kanan nama project • Project yang task-tasknya sudah completed, klik pilihan Archive Project • Untuk menghapus suatu project, klik pilihan Delete Project 3 2 >> Kembali ke Daftar Isi
  39. 39. 5 4 The Asana Guide Membuat Sebuah Template Project Project 6 • Pilih project yang akan dijadikan template project • Klik tombol Project Actions di bagian kanan nama project tsb • Pilih pilhan Use as a Template (Copy Project) Tetap Up-to-date Dengan Suatu Project • Untuk mengikuti perkembangan dari suatu project orang lain, klik tombol • Klik tombol Share biru yang ada pojok kanan atas sebelah nama project di Center Pane • Nantinya akan muncul menu dimana kita bisa memasukkan nama kita ataupun nama anggota tim lain PRO TIPS: Dengan menjadi member di sebuah project maka semua perubahan, update yang terjadi dengan project tersebut akan dinotifikasikan ke kita entah itu ke menu Inbox di Asana ataupun melalui email Memindahkan Project Ke Tim Lain • Klik project yang akan dipindahkan • Di Center Pane, klik tombol Project Actions di bagian kanan nama project • Pilih pilihan Move to Another Team >> Kembali ke Daftar Isi
  40. 40. 2 The Asana Guide Membuat Task Baru Task & Subtask Ada beberapa cara antara lain: 1.Untuk menambahkan task baru dengan cepat, gunakan Tab + Q 3 2.Klik Center Pane dan tekan Enter 3.Klik menu New di bagian kanan atas Center Pane dan pilih New Task Menghapus Task Ada beberapa cara antara lain: 1.Pilih task yang ingin dihapus, lalu tekan Tab + backspace di keyboard 2.Pilih pilihan Delete Task dari menu Task yang ada di kanan atas Right Pane Membuat Task Baru Dari List Excel Asana mempunyai fitur dimana apabila kita ingin menambahkan task secara cepat menggunakan list task yang sudah kita buat di Excel ataupun di program text editor sederhana. Caranya mudah: 1.Copy list task tersebut dari Excel atau program Text Editor ke clipboard 2.Klik Center Pane dan paste list tersebut. Misalkan kita mempunyai list sebagaimana berikut: Priority 1: Task A Task B Task C Priority 2: Task D Task E Di Asana akan menjadi seperti ini: 1 >> Kembali ke Daftar Isi
  41. 41. 5 Ada beberapa cara antara lain: 1.Untuk menetapkan date suatu task dengan cepat, gunakan Tab + D 2.Pilih tasknya di Center Pane kemudian klik menu yang ada di pojok kiri Right Pane. 4 The Asana Guide Menentukan PIC Sebuah Task Task & Subtask Ada beberapa cara antara lain: 1.Untuk menetapkan PIC suatu task dengan cepat, gunakan Tab + A 2.Pilih tasknya di Center Pane kemudian klik menu yang ada di pojok kiri Right Pane. 6 Menentukan Due Date Sebuah Task PRO TIPS: Asana mensupport beberapa shortcut date: Today, Tomorrow, Next Week, Next [day], Next week, Next month, Next year Memberikan Mark Complete Sebuah Task Ada beberapa cara antara lain: 1.Untuk memberikan mark complete task dengan cepat, gunakan Ctrl + Enter (windows) atau ⌘ + Enter (Mac) 2.Klik check box di sebelah kiri task di Center Pane 3.Klik check box di sebelah kiri nama task di Right Pane >> Kembali ke Daftar Isi
  42. 42. 9 The Asana Guide Task & Subtask Menentukan Prioritas Task Ada beberapa cara antara lain: 1.Untuk memberikan prioritas task dengan cepat, gunakan: a.Tab + Y untuk set prioritas task ke Today b.Tab + U untuk set prioritas task ke Upcoming c.Tab + L untuk set prioritas task ke Later 2.Pilih My Task dan pindahkan task dari prioritas satu ke prioritas lain dengan cara move & drag kursor 3.Pilih My Task dan geser kursor ke sebelah kiri nama Task dan pilih prioritas yang diinginkan 87 Today Tasks Upcoming Tasks Later Tasks Task Priority Symbol >> Kembali ke Daftar Isi • Klik menu yang ada di kanan atas Right Pane • Asana mensupport juga attachment dari program lain spt: Dropbox, Google Drive dan Box • Limit attachment file per sekali upload adalah 100MB Mengattach File ke Task Memberikan Comment di Task Ada beberapa cara antara lain: 1.Untuk memberikan tag suatu task dengan cepat, gunakan Tab + C 2.Pilih tasknya di Center Pane kemudian klik box comment yang ada di bagian bawah Right Pane.
  43. 43. 12 11 10 The Asana Guide Task & Subtask >> Kembali ke Daftar Isi Menambahkan Follower Untuk Suatu Task Ada beberapa cara antara lain: 1.Untuk menambahkan follower dengan cepat, gunakan Tab + F 2.Pilih tasknya di Center Pane kemudian klik tombol atau tombol di ujung bawah 13 Memberikan Tag ke Task Ada beberapa cara antara lain: 1.Untuk memberikan tag suatu task dengan cepat, gunakan Tab + T 2.Pilih tasknya di Center Pane kemudian klik menu yang ada di kanan atas Right Pane. • Pilih satu task di Center Pane. • Ketik deskripsi task di box description pada bagian Right Pane Menambahkan Deskripsi Task • Pilih tag tersebut baik dari list tagging di Left, Center ataupun Right Pane • Asana akan menampilkan list task/subtask yang menggunakan tag tersebut di Center Pane • Klik tombol panah di sebelah kanan nama tag di Center Pane Memberikan Label Warna ke Tag
  44. 44. The Asana Guide Task & Subtask >> Kembali ke Daftar Isi Menambahkan Subtask ke Task Ada beberapa cara antara lain: 1.Untuk memberikan tag suatu task dengan cepat, gunakan Tab + S 2.Pilih tasknya di Center Pane kemudian klik menu yang ada di kanan atas Right Pane. PRO TIPS: Beberapa fungsi yang ada di task juga bisa kita lakukan untuk subtask seperti: due date, assigning, tagging, dll. 14
  45. 45. The Asana Guide Mengatur Notifikasi Email untuk Asana Inbox Inbox >> Kembali ke Daftar Isi • Klik menu Inbox yang terdapat di Left Pane • Asana akan menampilkan informasi update perubahan terkait task yang kita ikuti Center Pane • Klik tombol yang ada di sebelah kanan atas • Nantinya akan muncul menu pengaturan notifkasi sebagai berikut: • Pilih menu Settings untuk pengaturan lebih lanjut:
  46. 46. The Asana Guide Mengunakan Hypertext Advance Tips >> Kembali ke Daftar Isi • Fitur Hypertext memungkinkan kita untuk dengan cepat menambahkan link dengan anggota tim, project, task dengan notes ataupun comment di Asana • Gunakan Hypertext untuk: 1. Menambahkan follower: Cukup mention anggota tim tersebut dengan menggunakan @[nama anggota tim] di bagian comment/ description suatu task 2. Referensi atau Dependesi ke Project/Task Lain: Gunakan @[nama project] atau @[nama task] di bagian comment/description Task diatas memiliki referensi ke task lain Blog Posts di deskripsinya serta mentioning ke dua anggota tim lainnya di bagian comment. 1
  47. 47. 3 2 The Asana Guide Menambahkan Task di Multiple Project Advance Tips >> Kembali ke Daftar Isi • Ada kalanya kita memiliki task yang sama di lebih dari satu project. Seperti contoh ini, Task Brainstorm offers... ada di dua project, Marketing Campaign dan Weekly Meeting Agenda • Beberapa contoh skenario penggunaan multiple project: 1. Kalau ada task-task yang berkaitan dengan lebih dari satu tim, jadinya semua tim bisa memantau progress dan update terkait suatu task tanpa perlu adanya duplikasi terkait informasi, diskusi untuk task tersebut. 2. Gunakan multiple project apabila task tersebut merupakan Action Steps dan juga Goals dari suatu project. 3. Untuk mendiskusikan sebuah task sebuah project di agenda meeting. Menggunakan Multiple Select • Gunakan tombol Shift + [arrow] di keyboard untuk memilih lebih dari satu task sekaligus untuk memudahkan kita melakukan hal seperti memindahkan, mengedit, dsb.
  48. 48. 4 The Asana Guide Menggunakan Search Views Advance Tips >> Kembali ke Daftar Isi • Gunakan Search Views untuk dengan cepat melihat progress dari project ataupun task yang sedang kita/orang lain kerjakan • Beberapa contoh penggunaan Search Views: 1. Melihat apa saja yang sudah dikerjakan oleh anggota Tim 2. Melihat apa saja yang perlu dikerjakan oleh anggota Tim segera 3. Melihat task apa saja yang perlu kita kerjakan dan statusnya masih in progress Contoh Search Views
  49. 49. 5 The Asana Guide Asana Keyboard Shortcuts (Windows) Advance Tips >> Kembali ke Daftar Isi
  50. 50. 6 The Asana Guide Asana Keyboard Shortcuts (Mac) Advance Tips >> Kembali ke Daftar Isi
  51. 51. Thank You References: https://asana.com/guide http://guides.co/g/the-ultimate-guide-on-how-to-use-asana/18799

×