O slideshow foi denunciado.
Utilizamos seu perfil e dados de atividades no LinkedIn para personalizar e exibir anúncios mais relevantes. Altere suas preferências de anúncios quando desejar.
TIEDONHALLINTA& YRITYKSEN MENESTYS
Yrityksen TULOS
syntyy PROSESSEISTA
Netera Consulting
TIEDONHALLINTA on prosessien
TÄRK...
Copyright © Netera Consulting
Lähetä sähköpostia, soita tai laita viesti SoMe:n kautta:
Twitter twitter.com/jukkalinden
Li...
1
JOHDANTO4
TIEDONHALLINNAN UUSI AIKA 9
TYÖSSÄ ONNISTUMINEN VAATII AJANTASAISTA TIETOA
JA SUJUVAA TIEDONHALLINTAA 9
TIETOT...
2
UUSI TIEDONHALLINTA PERUSTUU METATIETOON 53
MAAILMAA ON HELPOMPI YMMÄRTÄÄ TIETOSUHTEIDEN KAUTTA 53
TIETOSUHTEET OVAT HAK...
3
KEHITTÄMISEN HAASTEITA 131
PITKÄ SELVITYSVAIHE JA KEHITTÄMISEN NÄYTELMÄ 131
KEHITTÄMISEN KIPU 132
UUDEN JOHTAJAN MOTIIVI...
4
Johdanto
K
uvitellaan tilanne, jossa tuntemattomat ihmiset sijoittelevat tava-
roita kotimme huoneisiin. Heidän valitsem...
5
tapaamiset ovat tämän erinomaisen elokuvan läpikäyntiin liian lyhyitä.
Kun ihmisiä haastaa syventymään ja arvioimaan toi...
6
Kirjan avulla avaamme toimintamalleja, joilla järjestelmien ja inhimil-
lisen toiminnan yhteispeli onnistuu. Käymme läpi...
7
tämä moniosainen palapeli kootaan kaikkia palvelevaksi tiedonhallinnan
moottoritieksi, jossa kaikki liikkuvat samaan suu...
8
1
9
TIEDONHALLINNAN
UUSI AIKA
”Toimintamme perustuu tietoon, riippumatta,
olemmeko siitä tietoisia.”
M
iten Googlen hakukone...
10
Liiketoiminnasta on tullut globaalimpaa. Tämä pakottaa kehittämään
tietojärjestelmiä yksittäisistä tiedonhallinnan saar...
11
työn tekemisen raaka-aineena oli vähäisempää. Oltiin enemmän tiedon
vartijoita kuin levittäjiä ja sanansaattajia. Tieto...
12
•	Työn tekemisen tahti oli hitaampaa.
•	Työsuhteet olivat pitkiä ja tieto säilyi ihmisissä.
•	Tieto välitettiin suullis...
13
järjestelmissä, kuten taloushallinnon, myynnin, toiminnanohjauksen,
tuotannon tai työajan seurannan tietojärjestelmissä...
14
velu, josta haluttu kappale löytyy nopeasti valtavan valikoiman seasta.
Miten se on mahdollista ja samaan aikaan emme l...
15
PALVELEEKO NYKYINEN TIETOYMPÄRISTÖ
TARPEITAMME?
Mistä voimme tietää, onko tiedonhallinta toimintaympäristössämme riit-
...
16
muut ajattelisivat minua tai sitä, miten juuri minä selviydyn parhaiten
työssäni? Ajattelun muutos ei välttämättä ole s...
17
”Kun jokainen tiedosto on tallennettuna vain
kerran, levytilan tarve vähenee merkittävästi.”
Tieto karkaa moniin kanavi...
18
Tiedonhallinnalla tuetaan tuottavuuden kasvua
Tiedonhallinnan kehittämisen tavoitteena on tietotyön tehostumisen
kautta...
19
KOHDE SAATAVAT HYÖDYT
Liikevaihto - Uusia liiketoimintamahdollisuuksia.
- Nopeampi laskutus.
- Tarkempi maksuliikenteen...
20
Asiakkaat - Asiakkaiden palvelun helpottumisesta johtuen
parantunut asiakaskokemus.
- Yhdenmukainen ja ajantasainen tie...
21
”Henkilöstön tuottavuus ja sitoutuminen
kasvavat, kun hyödynnetään
tiedonhallintaratkaisua.”
Tiedonhallinta ei ole vain...
22
TYÖAIKA
TYÖAIKA
Työsuoritteiden määrä huonolla tiedonhallinnalla
Työsuoritteiden määrä tehokkaalla tiedonhallinnalla
Jo...
23
”Suuri osa yritysten dokumentaatiosta on
vanhentunutta tietoa.”
HUONO TIETOJÄRJESTELMÄ LEVITTÄÄ VÄÄRÄÄ TIETOA
JOKA ON K...
24
”Kun tietoa ei löydy, jättää työntekijä
työsuoritteen kesken. Työt jäävät tekemättä.”
Tietojärjestelmät tarjoavat tieto...
25
”Mikäli tietoa tallennetaan paikkaan, josta sitä
ei osata etsiä, ei tietoa ole muille olemassa.
Samaa tietoa tuotetaan ...
26
”Yrityksellä voi olla taloudellista varaa
tehottoman työskentelyn ja toiminnan
ylläpitämiseen. Markkinatilanteen muuttu...
27
Suuremmassa yrityksessä työskenneltäessä kapeutuu oma rooli usein
pieneksi saarekkeeksi. Muiden tekeminen saattaa vaiku...
28
Rekrytointi ei mittaa tehokasta toimimista yrityksen
tietoympäristössä
Työhaastatteluissa paneudutaan usein koulutuksee...
29
Työntekijöiden tuottaessa tietoa henkilökohtaisiin tallennuspaikkoi-
hin, (työpöytä, suosikkikansiot, sähköpostit ja ma...
30
31
32
2
33
TYÖSKENTELY
SEKAVASSA
TIETOYMPÄRISTÖSSÄ
”Olemme tottuneet tiedon kanssa
selviytymiseen – emme hallinnan tunteeseen.”
T
...
34
OLEMME KASVANEET JA TOTTUNEET
SIJAINTIPOHJAISEEN DOKUMENTINHALLINTAAN
Windows-käyttöjärjestelmä julkaistiin vuonna 1985...
35
KANSIORAKENTEIDEN SIJAINTIPOHJAINEN
TIEDONHALLINTA EI ENÄÄ PALVELE
Hakiessamme tietoa yrityksen sijaintiperustaisista k...
36
Hallinto
Projekti
Asiakas
Tuote
Sopimus
Tarjous
Sopimus
Tarjoukset
Tarjous
Sopimukset
Tarjoukset
Sopimukset
”Lähetän
ko...
37
Kolmas käyttäjä (3) on kuullut sattumalta kollegaltaan, että tarjouk-
sen uusin versio löytyy Hallintohaaran ”Tarjous” ...
38
VANHAA JA ARVOKASTA TIETOA
KÄVIN KESKUSTELUJA dieselmoottorin varaosia toimittavan yrityksen talous-
päällikön kanssa. ...
39
OIKEA TIEDONHALLINTA TUKEE TYÖSUORITTEITA JA
PROSESSEJA
Prosessit voidaan ajatella ketjuksi tunnistettuja tai tunnistam...
40
Työsuoritetasolla voidaan tunnistaa prosessien asettamia vaatimuksia tie-
don saamiselle mm. seuraavissa kohdissa:
Myyn...
41
CRM
PDM
ERP
RESKONTRA
SUUNNITTELU
TALOUS
TUOTANTO
MYYNTI
VERKKOLEVYT
MAPIT
SAHKOPOSTIT
TYOPOYDAT
42
Miten tehokkaasti tiedon viestikapula vaihtaa omistajaa?
Usein yrityksen osastot näkevät tiedonhallinnan vain omaan tek...
43
Esimerkki 3.
Myynnin parissa toimivat tallentavat asiakaskohtaista dokumentaatio-
ta käytössään olevaan asiakkuudenhall...
44
RESKO
TIETOJÄRJESTELMIEN ROOLIT
Tietojärjestelmät auttavat prosessien edistämisessä, mutta ovat usein eri-
koistuneet h...
45
ONTRA
Verkkolevyt
Sähköpostit
Mapit
Työpöydät
CRM
PDM
ERPSUUNNITTELU
TALOUS
TUOTANTO
MYYNTI
46
Mitä tietoa järjestelmät sisältävät?
Tietojärjestelmien sisältämä tieto on pääosin dataa. Ne sisältävät myös
dokumentte...
47
loushallinnon järjestelmästä. Henkilöstöhallinnon tietojärjestelmään voi-
daan kuljettaa ajantasainen työaikatieto kulu...
48
mintaympäristön sisällä olevaa monimutkikkuutta. Usein järjestelmien
kehityksestä vastaavat henkilöt eivät uskalla kert...
49
Tiedon saaminen yrityksen ulkopuolisille tahoille
Yrityksen ulkopuolelta tulevat vaatimukset tiedon saantia ja yhteiskä...
50
51
52
3
53
Uusi tiedonhallinta
perustuu metatietoon
T
yön tekemisen vaatimukset ovat kasvaneet monipuolisen tiedon
käsittelyn osal...
54
inhimillisen ajattelun voimalla. Sukupuu tehdään koska vain satunnai-
sen sukulaisen kuvaa katselemalla, hänet olisi ha...
55
Esimerkki 1
Myynnissä työskentelevä Kalle haluaa löytää Konevuokraamo Pakkasel-
le tehdyn sopimuksen yrityksen sisältöp...
56
Kalle lähtee loogisen ajattelunsa mukaisesti etsimään sopimusta myyn-
nin kansiorakenteesta, josta dokumenttia ei löydy...
57
Metatietoon perustuu myös hotellin löytyminen Booking.com -palvelun
kautta tai sopivan kirjan löytyminen Amazonin palve...
58
15.1.2014. Hänelle johtolankana ja hakusanana toimivat päiväys sekä do-
kumentin tyyppi ”Tarjous”. Kolmannessa vaihtoeh...
59
60
61
62
4
63
10 Ratkaisua
tehokkaaseen
dokumentinhallintaan
VERKKOLEVYT
• Hinnasto
• Tilaus
• Sopimus
• Kuva
• Raportti
MAPIT
• Muis...
64
VERSIOIDEN HALLINTA
Yritysten dokumenttien versiohallinnan käytännöt vaihtelevat suuresti.
Versiointi saattaa olla laat...
65
”Suuri osa yritysten dokumenteista on
kopioita.”
Riskeinä on tallentaa uusi versio uudella nimellä uuteen
sijaintiin
To...
66
Automatisoi tiedon versiointi
Versioituminen helpottuu kun tietojärjestelmä hoitaa sen työntekijöiden
puolesta. Yrityks...
67
DOKUMENTTIPOHJAT
Valmiiksi muotoilluilla dokumenttipohjilla uusien dokumenttien luonti
on ohjatumpaa ja nopeampaa. Näin...
68
•	Yrityksen vanha osoite
•	Vanha sopimusteksti
•	Väärät allekirjoittajat
•	Vanha logo
•	Väärät hinnat
•	Vanhentuneet ir...
69
•	Sopimus
•	Kokouskutsu
•	Esite
•	Hinnasto
•	Tuote-esite
•	Matkalasku
•	Tarjous
•	Muistio
•	Raportti
•	Käyttöohje
•	Tuo...
70
Varmista dokumenttipohjien saatavuus
Koska dokumenttipohjien käyttäjiä on organisaatiossa laajasti, kannattaa
ne tuoda ...
71
LIITETIEDOSTOT
Liitetiedostojen hallintaa tarvitaan, kun toimitaan suuren ja moni-
muotoisen dokumenttiaineiston pariss...
72
Päädokumenttina saattaa olla tarjous, jonka liitteinä ovat hinnasto,
toimitukseen liittyvät ehdot, tekninen kuva tuotte...
73
ETÄTYÖSKENTELY
Tiedon yhteiskäytön, saatavuuden ja muokattavuuden vaatimukset
ovat kasvaneet. Kehitys on johtanut fyysi...
74
Etätyöskentely yhteydettömässä tilassa (offline)
Mikäli etätyötä tehdään ilman verkkoyhteyttä, on kyseessä yhteydetön
t...
75
Ajantasainen tieto päätelaitteessa helpottaa liikkuvaa työtä
Älypuhelinten ja tablettien rooli tietotyön tekemisessä on...
76
Etätyöskentelyn hyötyjä
•	Parannetaan yrityksen rekrytointimahdollisuuksia, koska
etätyö nähdään työskentelemisen joust...
77
HÄLYTYKSET JA AUTOMAATTIVIESTIT
”Tietoa on olemassa mutta se ei tavoita meitä.”
Kehittynyt tiedonhallintaratkaisu antaa...
78
Automaattinen tieto uudesta tilauksesta
Saatat olla myyntipäällikkö, joka haluaa tiedon heti, kun myyjän sähkö-
postiin...
79
Yrityksen tiedonhallinnan järjestelmän tulisi olla yhteydessä monitoi-
milaitteisiin niin, että paperista aineistoa on ...
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden
Próximos SlideShares
Carregando em…5
×

Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden

1.835 visualizações

Publicada em

Miten Googlen hakukone löytää tietoa tehokkaasti? Miten suosikkikappale löytyy helposti iTunesista? Miten kiinnostava kirja löytyy Amazonin verkkopalvelusta vaivattomasti? Miten Geokätkennän sijainnit löytyvät? Miten kiinnostava lomapaikka löytyy helposti nettipalvelusta? Miksi emme löydä sopimusta, muistiota, sähköpostia tai uusinta tarjousta yhtä helposti yrityksen tietoympäristöstä?

Käymme kirjassa kohta kohdalta läpi, miten uusi metatietoon perustuva tiedonhallinta mahdollistaa onnistumisen päivittäisessä tietotyössämme. Yhdistämme ymmärrettävässä muodossa inhimillisen tekemisen ja tiedonhallinnan työkalujen sujuvan käytön. Kirja on tarkoitettu kaikille tietotyön kehittäjille ja tietotyön parissa työskenteleville.

Tietoa on – Miksi se ei löydy?

On tullut aika muuttaa käsityksiämme päivittäisen tietotyön tekemisestä. Tiedonhallinta on kokemassa ison muutoksen, jota edistävät mm. metatietopohjaisen tiedonhallinnan mallit. Jatkossa emme mieti, minne tietoja tallennetaan. Kerromme, mitä olemme tallentamassa ja mitä tietoja haluamme käyttöömme

Ymmärrys tiedonhallinnan käsitteistä ja osa-alueista auttaa keskustelemaan ja ymmärtämään toisiamme. Ilman yhteisiä käsitteitä ja kieltä, joudumme vain olettamaan ja arvailemaan. Yhteisten käsitteiden lisäksi on muodostettava yhteinen näkemys tiedonhallinnan kehityspolusta. Tämä alkaa tärkeimpien liiketoimintaprosessien tunnistamisesta, josta kuljetaan kohti yksittäisen työntekijän työpöytää. Liiketoiminnan hyödyt syntyvät koko ketjun yhteistyön onnistumisesta.

Kirjassa käydään läpi seuraavia tiedonhallintaratkaisuja:

• Masterdatan hallinta
• Asiakkuuden hallinta
• Sopimusten hallinta
• Projektien tiedonhallinta
• Henkilöstötietojen hallinta
• Koulutusten hallinta
• Lakiosaston tiedonhallinta
• Konsernin tiedonhallinta
• Laatujärjestelmä
• Palautteiden hallinta
• Raportointi
• Tiedon julkaisu
• Sähköinen arkistointi
• Ostolaskujen sähköinen kierrätys ja hyväksyntä
• Käyttöomaisuuden hallinta
• Tuotetiedon hallinta
• Teknisten dokumenttien hallinta
• Kunnossapito- ja huoltoliiketoiminta
• Laiterekisterit
• Kiinteistöjen tiedonhallinta
• Materiaalisertifikaatit

Publicada em: Negócios
  • Seja o primeiro a comentar

Uutuuskirja: Tiedonhallinta & Yrityksen Menestys - 2015 - Jukka-Pekka Linden

  1. 1. TIEDONHALLINTA& YRITYKSEN MENESTYS Yrityksen TULOS syntyy PROSESSEISTA Netera Consulting TIEDONHALLINTA on prosessien TÄRKEIN voiteluaine 10 ratkaisua tehokkaaseen dokumentinhallintaan 20 tärkeintä yrityksen tiedonhallintaratkaisua J U K K A L I N D É N UUSI PAINOS!
  2. 2. Copyright © Netera Consulting Lähetä sähköpostia, soita tai laita viesti SoMe:n kautta: Twitter twitter.com/jukkalinden LinkedIn linkedin.com/in/jukkalinden Puh +358 (0)400 943 512 E-mail tiedonhallinta@netera.fi WWW www.netera.fi Kustantaja Netera Consulting Sisältö Jukka-Pekka Lindén Kannet, kuvitukset ja taitto Täpinäpähkinä Tmi/Olli Järvinen Kannen kuva Valokuvaamo Luova/Irina Kolomijets Paino Juvenes Print 2015 Voit tilata kirjaa suoraan kustantajalta: www.netera.fi 2.painos isbn 978-952-93-5534-1
  3. 3. 1 JOHDANTO4 TIEDONHALLINNAN UUSI AIKA 9 TYÖSSÄ ONNISTUMINEN VAATII AJANTASAISTA TIETOA JA SUJUVAA TIEDONHALLINTAA 9 TIETOTYÖ ENNEN JA NYT 10 UUSI METATIETOPOHJAINEN TIEDONHALLINTA KORVAA VANHOJA DINOSAURUSJÄRJESTELMIÄ13 PALVELEEKO NYKYINEN TIETOYMPÄRISTÖ TARPEITAMME? 15 HETKITTÄINEN TEKEMINEN MUUTTUU TIEDON ELINKAAREN HALLINNAKSI 17 MITEN TIEDONHALLINNALLA PARANNETAAN LIIKETOIMINNAN TUOTTAVUUTTA? 20 HUONO TIETOJÄRJESTELMÄ LEVITTÄÄ VÄÄRÄÄ TIETOA JOKA ON KALLISTA 23 YRITYKSEN VOITTO EI AINA TARKOITA TEHOKASTA TIEDONHALLINTAA 25 TYÖSKENTELY SEKAVASSA TIETOYMPÄRISTÖSSÄ 33 OLEMME KASVANEET JA TOTTUNEET SIJAINTIPOHJAISEEN DOKUMENTINHALLINTAAN34 KANSIORAKENTEIDEN SIJAINTIPOHJAINEN TIEDONHALLINTA EI ENÄÄ PALVELE 35 KANSIOPOHJAISEN DOKUMENTINHALLINNAN YLEISET ONGELMAT 35 OIKEA TIEDONHALLINTA TUKEE TYÖSUORITTEITA JA PROSESSEJA 39 TIETOJÄRJESTELMIEN ROOLIT 44 LUETTELOSISALLYS 1 2
  4. 4. 2 UUSI TIEDONHALLINTA PERUSTUU METATIETOON 53 MAAILMAA ON HELPOMPI YMMÄRTÄÄ TIETOSUHTEIDEN KAUTTA 53 TIETOSUHTEET OVAT HAKUSANOJA JA AVAIMIA TIEDON LÖYTYMISEEN 54 PALJON TIETOA SISÄLTÄVÄT INTERNET-PALVELUT HYÖDYNTÄVÄT METATIETOJA 56 10 RATKAISUA TEHOKKAASEEN DOKUMENTINHALLINTAAN 63 VERSIOIDEN HALLINTA 64 DOKUMENTTIPOHJAT67 LIITETIEDOSTOT71 ETÄTYÖSKENTELY73 HÄLYTYKSET JA AUTOMAATTIVIESTIT 77 MONITOIMILAITTEET JA PAPERIAINEISTON SKANNAAMINEN 78 TEKSTINTUNNISTUS AUTTAA DOKUMENTTIEN LÖYTYMISTÄ SISÄLLÖN PERUSTEELLA 82 SÄHKÖPOSTIEN HALLINTA 84 SÄHKÖINEN TYÖNKULKU JA HYVÄKSYNTÄ 91 OIKEAN TIETORAKENTEEN JA NIMIKKEISTÖN SUUNNITTELU 96 TIEDONHALLINNAN KEHITTÄMINEN 103 KEHITTÄMINEN ISOSSA JA PIENESSÄ YRITYKSESSÄ 104 TARPEIDEN TUNNISTAMINEN 107 VASTUUN JAKAMINEN 110 AJOITUS111 KÄYTTÖYMPÄRISTÖN VALINTA 112 NYKYISTEN TIETOJEN SIIRTO UUTEEN JÄRJESTELMÄÄN 114 HANKINTAVAIHEET119 RATKAISUKUVAUS119 TARJOUS120 PÄÄTÖS121 KÄYTTÖÖNOTTO122 TESTAUS JA HYVÄKSYNTÄ 123 KOULUTUS124 YLLÄPITO- JA TUKIPALVELUT 125 MUUTOSHALLINTA JA JATKOKEHITYS 125 3 4 5 6
  5. 5. 3 KEHITTÄMISEN HAASTEITA 131 PITKÄ SELVITYSVAIHE JA KEHITTÄMISEN NÄYTELMÄ 131 KEHITTÄMISEN KIPU 132 UUDEN JOHTAJAN MOTIIVIT 133 AJAUTUMINEN JÄRJESTELMÄLOUKKUUN 135 LIIKETOIMINTAA HELPOTTAVIA TIEDONHALLINNAN RATKAISUJA 141 MASTERDATAN HALLINTA 143 ASIAKKUUDEN HALLINTA 146 SOPIMUSTEN HALLINTA 151 PROJEKTIEN TIEDONHALLINTA 159 HENKILÖSTÖTIETOJEN HALLINTA 164 KOULUTUSTEN HALLINTA 169 LAKIOSASTON TIEDONHALLINTA 173 KONSERNIN TIEDONHALLINTA 175 LAATUJÄRJESTELMÄ179 PALAUTTEIDEN HALLINTA 185 RAPORTOINTI191 TIEDON JULKAISU 193 SÄHKÖINEN ARKISTOINTI 195 OSTOLASKUJEN SÄHKÖINEN KIERRÄTYS JA HYVÄKSYNTÄ 201 KÄYTTÖOMAISUUDEN HALLINTA 205 TUOTETIEDON HALLINTA 209 TEKNISTEN DOKUMENTTIEN HALLINTA 214 KUNNOSSAPITO- JA HUOLTOLIIKETOIMINTA 217 LAITEREKISTERIT222 KIINTEISTÖJEN TIEDONHALLINTA 226 MATERIAALISERTIFIKAATIT229 TIEDONHALLINNAN KEHITYSTRENDIT 237 BIG DATA 237 TIEDON KÄYTTÖSEURANTA TULEE YRITYKSIIN 238 QR-KOODIT - SÄHKÖISTEN TIETOJEN KIINNITTÄMINEN PINTOIHIN 239 INFORMAATIO KYTKEYTYY JATKOSSA FYYSISEEN YMPÄRISTÖÖMME 240 JOKAINEN PÄIVÄMME ON TIEDONHALLINTAA 241 8 9 7
  6. 6. 4 Johdanto K uvitellaan tilanne, jossa tuntemattomat ihmiset sijoittelevat tava- roita kotimme huoneisiin. Heidän valitsemansa sijainnit ovat heil- le loogisia, koska ne perustuvat heidän kokemuksiinsa tutuista tavaroiden säilytyspaikoista. Meille syntyisi suurella todennäköisyydel- lä tavaroiden etsimisestä tuskallinen olo. Mistä voisimme tietää, millä perusteilla ja mihin paikkoihin muut ovat tavaroita sijoitelleet? Samal- la tavoin toimii valitettavasti suuri osa yritysten tiedonhallinnan ympä- ristöistä. Vika ei ole ihmisissä, koska jokainen sijoittelee tietotavaroita mielestään oikein. Yhteiseksi ongelmaksi muodostuu tietojen huono löy- tyvyys. Se vaikeuttaa onnistuneiden työsuoritteiden tekemistä. Koska tie- donhallinta koskee jokaista yritystä, vaikuttaa huono tiedonhallinta ne- gatiivisesti koko kansantalouden tuottavuuteen. Tästä syystä tartumme asiaan ja ratkaisemme ongelman. Mitä on yrityksen tehokas ja oikea tiedonhallinta? Voiko tietoa hallita? Miten sitä hallitaan? Millä välineillä ja kenen sitä pitäisi hallita? Olen käy- nyt vuosia läpi samoja kysymyksiä yhdessä tiedonhallintaa kehittävien asiakkaideni kanssa. Jokaisella kerralla nähtyäni kehittämisen positiivi- set vaikutukset liiketoimintaan, on uskoni tiedonhallinnan merkityksestä tuloksen tekemisen raaka-aineena kasvanut. Olen monien polkujen kaut- ta ymmärtänyt, että liiketoiminnan tuotot syntyvät prosesseista, jotka perustuvat onnistuneeseen tiedonhallintaan. Ei ole olemassa prosessia ilman tiedonhallintaa. Se on kuin happi, jota pitää olla saatavilla koko juoksulenkin ajan. Jos happi loppuu, matka katkeaa. Hanskat tipahtavat maahan. Prosessi ei silloin etene, ja sen yritys huomaa tuloksessaan. On haastavaa kertoa ja vielä haastavampaa ymmärtää elokuvan juoni lyhyessä ajassa. Se pitää itse kokea. Sama haaste on vaivannut minua tiedonhallinnan kehitystyössä. Tämän kirjan piti syntyä, koska asiakas-
  7. 7. 5 tapaamiset ovat tämän erinomaisen elokuvan läpikäyntiin liian lyhyitä. Kun ihmisiä haastaa syventymään ja arvioimaan toimintaansa, vaatii se tilaa, aikaa ja energiaa. Näitä luonnonvaroja on valitettavasti käytettävis- sämme yhä pienempi määrä. Kaikki, jotka ovat panostaneet niitä tiedon- hallinnan kehittämiseen, ovat saaneet hyödyt moninkertaisesti takaisin. Asiakkaani ovat tulleet jälkikäteen kiittelemään aktiivisuuttani ja otettani asioiden edistäjänä. Ilman työntöliikettä olisi moni vielä entisellä polulla, etsimässä tietoja yrityksen lukuisista lokeroista iso suurennuslasi kädes- sään. Tiedonhallinta on liiketoiminnan prosessien voiteluaine, josta on tul- lut yritysten jokapäiväinen kilpailutekijä. Elämme murrosta, jossa tiedon tallentaminen satunnaisiin sijainteihin ja esiin kaivaminen korvaantuvat uusilla ja tehokkaammilla tiedonhallinnan tavoilla. Uudet ratkaisut eivät enää pakota käyttäjiä luonnottomaan toimintaan, opettelemaan ulkoa lukuisia tiedon sijaintipaikkoja ja kyselemään tietoja eri puolilta orga- nisaatiota. Tietorakenteet syntyvät jatkossa tallennettavan tietosisällön perusteella. Emme mieti, minne tietoa tallennetaan – Kerromme, mitä olemme tallentamassa tai mitä tietoa haluamme käyttöömme. Tiedon määrä on räjähtänyt käsiimme ja sijaintipohjainen tiedon tal- lentaminen tullut tiensä päähän. Se ei ole enää uskalias ennuste, vaan arkipäivää lukuisissa yrityksissä. Haluan kertoa, mistä tässä kaikessa on kysymys. Haluan kertoa, miksi tämä muutos on merkittävää työn tekemi- sen mielekkyyden ja yrityksen kilpailukyvyn kannalta. Kehittäessäni lukuisten asiakkaideni päivittäistä tiedonhallintaa, olen todennut, että tieto on pirstaloituneena lukuisissa organisaation tallen- nuspaikoissa. Se on piiloutuneena epämääräisiin hierarkioihin, suljettui- hin järjestelmiin, henkilökohtaisiin lokeroihin ja paperisiin saarekkeisiin työntekijöiden mappeihin. On ihmeellistä, että pystymme työskentele- mään tällaisissa ympäristöissä.
  8. 8. 6 Kirjan avulla avaamme toimintamalleja, joilla järjestelmien ja inhimil- lisen toiminnan yhteispeli onnistuu. Käymme läpi toimivan tiedonhallin- nan pelisääntöjä ja ratkaisuja, jotka helpottavat työntekijän ja yrityksen arkea. Ymmärrys tiedonhallinnan käsitteistä ja osa-alueista auttaa keskuste- lemaan ja ymmärtämään toisiamme. Ilman yhteisiä käsitteitä ja kieltä, joudumme vain olettamaan ja arvailemaan. Yhteisten käsitteiden lisäk- si on muodostettava yhteinen näkemys tiedonhallinnan kehityspolusta. Tämä alkaa tärkeimpien liiketoimintaprosessien tunnistamisesta, josta kuljetaan kohti yksittäisen työntekijän työpöytää. Liiketoiminnan hyödyt syntyvät koko ketjun yhteistyön onnistumisesta. Se on monitasoinen sar- ja toisiinsa kytkeytyviä tehokkaita tiedonhallinnan tapoja, joiden avulla yritys purjehtii tyrskyjen läpi ja jättää kilpailijat taakseen. Kehitystoimintaan liittyy usein abstrakteja suunnitelmia, rakenteita ja malleja, jotka voivat irtautua lattiatason työsuoritteista. Olen todennut, että tällä osa-alueella yrityksen johdon ja työntekijöiden näkemykset ovat usein kaukana toisistaan. Pyrin esittämään ratkaisuja, joilla yhteinen nä- kemys on mahdollista synnyttää. Jokainen on asiantuntija tietotyönsä hyvien ja huonojen käytäntöjen arvioimisessa. Toivon, että yritykset alkavat hyödyntää enemmän tieto- työn kokemuksia ja kehitysajatuksia. Näin tiedonhallinnan kehitys saa oikeaa polttoainetta. Asiakaspalvelu kuuntelee asiakkaita kehittäessään asiakkaiden osto- ja palvelukokemusta. Näitä asioita ei voi arvailla tai päätellä pelkästään yrityksen yleisen olemassa olon määritelmän kautta. Sitä mitä johto ei tunne, on vaikea johtaa. Siksi lattiatasoa on kuunnel- tava herkällä korvalla. Sieltä löytyvät usein kirkkaimmat ajatukset ja te- hokkaimmat kilpailutekijät. Voit hyödyntää kirjaa karttana, jonka avulla tunnistat ja suunnistat yrityksen tiedonhallintaympäristöön liittyvien elementtien joukossa. Opit ymmärtämään miten toimiva tiedonhallinnan ympäristö rakennetaan ja mitä inhimillisiä ja tietojärjestelmien aineksia siihen liittyy. Opit, miten
  9. 9. 7 tämä moniosainen palapeli kootaan kaikkia palvelevaksi tiedonhallinnan moottoritieksi, jossa kaikki liikkuvat samaan suuntaan ilman pysähdyk- siä. Liiketoiminnassa kitkan väheneminen tarkoittaa tekemisen tehostu- mista ja tuottavuuden paranemista, josta kassa kiittää. Tiedonhallinnan kehittäjän roolista olen kiitollinen innovatiivista maailmanluokan tiedonhallintatuotetta kehittävälle M-Files Oy:lle, jossa työskentelen kirjaa kirjoittaessani. Haluan kohdistaa erityisen kiitoksen avusta kirjan viestin teroittamisessa kollegalleni Janne Romppaselle. Olemme saaneet olla etuoikeutetusti todistamassa maailmanlaajuista tie- donhallinnan murrosta. Se on käsilläsi juuri nyt! Jukka-Pekka Lindén
  10. 10. 8 1
  11. 11. 9 TIEDONHALLINNAN UUSI AIKA ”Toimintamme perustuu tietoon, riippumatta, olemmeko siitä tietoisia.” M iten Googlen hakukone toimii? Miten suosikkikappale löytyy iTunesista? Miten kiinnostava kirja löytyy Amazonin verk- kopalvelusta? Miten Geokätkennän sijainnit löytyvät? Miten kiinnostava lomapaikka löytyy netistä? Miten erotamme kaksi saman nä- köistä ihmistä toisistaan? Löydämmekö sopimuksen, muistion, sähköpos- tin tai uusimman tarjouksen yhtä helposti yrityksen tietoympäristöstä? TYÖSSÄ ONNISTUMINEN VAATII AJANTASAISTA TIETOA JA SUJUVAA TIEDONHALLINTAA Teollisen yhteiskunnan muutos tietoyhteiskunnaksi on laskenut yritys- johdon keski-ikää. Johtoasemissa on nykyään enemmän 30–40-vuotiaita päättäjiä, joille tietotekniikan hyödyntäminen on luonnollista ja opittua. Tietojärjestelmiä ja niiden merkitystä liiketoiminnan tehokkuuden kan- nalta ymmärretään paremmin. Liiketoiminnasta pyritään tekemään vä- hemmän byrokraattista, mikä on johtanut tukitoimintojen minimointiin. Itsenäisen työskentelyn merkitys korostuu. Työntekijöiden on hallittava suurempia määriä entistä monimutkaisempaa tietoa ja ymmärrettävä tietosisältöjen välisiä riippuvuuksia. Tieto ei voi enää sijaita erillisissä saarekkeissa, olla pimennossa tai saatavuudeltaan suuren työn takana. Assistentteja ja sihteeripalveluja vähennetään, joka johtaa suurempaan henkilökohtaiseen tiedonhallinnan vastuuseen. Työsuoritteet tehdään it- senäisemmin hyödyntämällä uusinta tekniikkaa. Ihmisiltä ja tekniikalta vaaditaan enemmän.
  12. 12. 10 Liiketoiminnasta on tullut globaalimpaa. Tämä pakottaa kehittämään tietojärjestelmiä yksittäisistä tiedonhallinnan saarekkeista kohti yhteis- toimintaympäristöjä. Päivittäistä tiedonhallintaa on pystyttävä hoita- maan paikasta, ajasta, käytettävistä laitteista ja kielimuureista riippu- mattomasti. Kasvavat vaatimukset ajavat yrityksiä etsimään jatkuvasti parannuksia toimintatapoihin. Tiedonhallinnan kehittäminen on liiketoiminnan kehittämistä. Se ei ole satunnainen täsmäisku vasta, kun kipu tuntuu. Sen pitää olla joka- päiväistä toimintaa. Yhtä pakollista, kuin hengittäminen. Yritysten tulos perustuu yhä enemmän ajantasaisen tiedon monipuoliseen hallintaan. Ilman tietoa ei ole yritystoimintaa. TIETOTYÖ ENNEN JA NYT Windows käyttöjärjestelmä esiteltiin vuonna 1985. Silloin siirryttiin laajamittaisemmin graafisen käyttöjärjestelmän käyttäjiksi ja yrityksis- sä sähköisen tiedonhallinnan aikakaudelle. Etätyön tekeminen oli vielä silloin vähäisempää. Työskenneltiin enemmän paikallisesti, yhdessä toi- mipisteessä ja maantieteellisessä sijainnissa. Työmatkat olivat pidempiä ja pitkäkestoisempia, koska tiedonhallinta tietoverkkojen välityksellä oli nykyiseen verrattuna puutteellisempaa. Töitä ei toisaalta ollut tarvetta tehdä nykyisissä määrin työpaikan ulkopuolella, koska töiden määrä oli pienempi. Työt eivät myöskään kulkeutuneet kotiin nykyisissä määrin, koska tietoa tuotettiin ja päivitettiin vähemmän. Tiedonhallinta oli aikai- semmin keskittynyt enemmän yksittäisten työntekijöiden vastuulle, jotka vastasivat nykyistä pienempien tietomäärien käsittelystä. Tiedon tuotta- jia ja käyttäjiä oli vähemmän. Päätöksenteko oli enemmän paikallista, joten sen tukena tarvittava tie- to oli joko paperisena kansioissa tai sähköisessä muodossa henkilökoh- taisen tietokoneen kansioissa. Tiedon jakaminen organisaatioiden kesken
  13. 13. 11 työn tekemisen raaka-aineena oli vähäisempää. Oltiin enemmän tiedon vartijoita kuin levittäjiä ja sanansaattajia. Tietoa ei nähty yhtä tärkeänä tuotannon tekijänä, koska työsuoritteet syntyivät enemmän hartiapankin ja suuremman työntekijämäärän voimin. Tietoyhteiskunta ja sen tuotta- vuuden perusteet olivat vasta tulossa. Esimerkiksi media-alan toimintaympäristö on tietomäärien kasva- misen ja tiedon käyttötarpeiden kasvaessa joutunut tehostamaan teke- mistään. Toimiala on muuttumassa paperisesta tiedonhallinnasta kohti sähköistä ja digitaalista moniviestintää. Se on pakottanut päättäjät arvioi- maan, ovatko tiedon tuottamisen prosessit tehokkaita, mistä tekemisestä maksetaan palkkaa ja miksi eilinen liiketoiminta ei enää tuo rahaa taloon. Alan muutos on muuttanut työntekijöiden osaamisvaatimuksia tietojen yhdistelyn, monikanavaisuuden hallinnan ja nopeutuneen informaatio- hallinnan osalta. On pitänyt kehittää uudenlaista toimintaympäristöä, jossa uusimman tiedon saatavuus on keskeisessä osassa. Koska tieto on kauppatavaraa kasvavassa määrin, myös yritysten tiedonhallintaa ovat alkaneet koskea samat vaatimukset. Mikäli työntekijät käyttävät tiedon etsimiseen suuren osan päivittäisestä työajastaan, on oikean tiedon no- pealla löytymisellä merkittävä vaikutus työn tuottavuuteen. ”Olemme tottuneet etsimään ja suodattamaan tietoa, kun meidän pitäisi pyytää ja ottaa vastaan vain sellaista tietoa, jota tarvitsemme.” Tiedonhallinnalle oli aikaisemmin vähemmän tarvetta seuraavista syistä johtuen:
  14. 14. 12 • Työn tekemisen tahti oli hitaampaa. • Työsuhteet olivat pitkiä ja tieto säilyi ihmisissä. • Tieto välitettiin suullisesti. • Paperit vaihtoivat omistajaa kädestä toiseen tai lähetetyn kirjeen muodossa. • Tietoverkkojen kehittymättömyys ei mahdollistanut nykyisen kaltaisten tehokkaiden ja reaaliaikaisten informaatiokanavien käyttöä ja hyödyntämistä. • Tietoa tarvitseva kävi noutamassa tiedon alkuperäisen tallentajan luota tai siitä tulostettiin kopio tiedon tarvitsijalle. • Tieto nähtiin vallan työkaluna, jota tuli suojella ja säilyttää omissa kassakaapeissa. Toiminta muistutti enemmän vanhan ajan naapurisuhdetoimintaa. Silloin käveltiin muutama kilometri naapurin luokse pullakahville vaihtamaan kuulumisia kylän viimeisimmistä tapahtumista. Tieto vaihtoi omistajaa ilman pitkälle kehitettyjä järjestelmiä. ”Suuri osa yrityksen tiedoista on paperilla tai tiedostoina.” Järjestyksessä oleva ja järjestämätön tieto ympärillämme Päivittäinen tietoympäristömme muodostuu järjestyksessä olevasta, sekä järjestäytymättömästä tiedosta. Tätä voidaan kutsua myös strukturoi- duksi ja strukturoimattomaksi tiedoksi. Tiedot voivat sijaita tiedosto- pohjaisissa järjestelmissä, joita edustavat mm. verkkolevyt, Dropbox tai henkilökohtainen työpöytämme. Niissä voi sijaita tarjouksia, raportteja, projekteihin liittyviä muistioita, kuvia tai matkalaskuja. Näiden tiedosto- muotoisten tietojen lisäksi tietoa sijaitsee yrityksen tietokantapohjaisissa
  15. 15. 13 järjestelmissä, kuten taloushallinnon, myynnin, toiminnanohjauksen, tuotannon tai työajan seurannan tietojärjestelmissä. Niissä olevat tiedot eivät useinkaan ole yksittäisten dokumenttien muodossa, vaan tietoa haetaan ja tarkastellaan datan muodossa. Onnistuneet työsuoritteet vaativat, että voimme löytää helposti tie- dostopohjaista (dokumentit) ja tietokantapohjaista tietoa (data). Työtä tukevassa tietoympäristössä tiedot ovat kummassakin tapauksessa järjes- tyksessä. Ongelmallista on, että kumpikaan tieto ei mene järjestykseen itsestään. On luotava yhteinen käsitys siitä, mikä on oikea järjestys. Verk- kolevyn nimikerakenne voi toisille käyttäjille olla selkeä ja toisille täysin mahdoton. Kauneus on sen katsojan silmässä, joka on saanut muokata rakenteen mieleisekseen. Otamme yhdessä selvää, mitä tarvitaan doku- menttien ja datan järjestykseen laittamiseksi. UUSI METATIETOPOHJAINEN TIEDONHALLINTA KORVAA VANHOJA DINOSAURUSJÄRJESTELMIÄ Useissa yrityksissä on eletty 80-luvulta peräisin olevilla tietojärjestelmillä jo pitkään. Ne alkavat tulla työkaluiltaan ja toimintalogiikaltaan tiensä päähän. Niiden muuttaminen uusia liiketoimintavaatimuksia tukevaksi on usein hidasta ja kallista. Tämä tarkoittaa mm. vanhojen ja uusien tie- tojärjestelmien integroimisen kankeutta ja käytettävyysongelmia. Tästä on esimerkkinä terveydenhuollon vuosia jatkuneet ongelmat yhtenäisen työtä tukevan tietojärjestelmäympäristön rakentamisessa. Työn tekemi- sen vaatimukset ovat ajaneet kankeiden dinosaurusjärjestelmien ohi. Uu- det nopeammin mukautettavat ja käytettävyydeltään ihmistä lähempänä olevat tietojärjestelmät ovat tulossa ja kiinnostavat entistä enemmän. Näille uuden ajan tiedonhallintaratkaisuille on ominaista, että kaikella tiedolla on identiteetti. Tieto kuvataan riittävillä asiasanoilla, joita kutsu- taan metatiedoiksi. Tämä tiedon metatietopohjainen kuvaaminen on jo käytössä lukuisissa suosituissa palveluissa, joissa tieto pitää olla nopeas- ti löydettävissä suurista tietomääristä. Esimerkkinä iTunes -musiikkipal-
  16. 16. 14 velu, josta haluttu kappale löytyy nopeasti valtavan valikoiman seasta. Miten se on mahdollista ja samaan aikaan emme löydä tietoa yritysten tietojärjestelmistä. Yksi syy on se, että iTunes on kehitetty asiakaslähtöi- sesti ja yrityksen perinteinen tietojärjestelmä prosessilähtöisesti. Tiedonhallinnan uudet vaatimukset kumpuavat seuraavista toimin- taympäristömme muutoksista: • Tiedonhallintaa kehitetään nopeilla ja valmiilla täsmäratkaisuilla. • Pitkät vesiputousmalliset projektikehitykset vähenevät niiden hitauden, kalleuden ja riskipitoisuuden takia. • Itsenäinen tekeminen muuntuu työn tekemiseksi monitasoisissa verkostoissa. • Asiakas on keskeisessä osassa toimittajan tarjoaman tietoympäristön kehittämisessä. • Yritysten tietojärjestelmät laajentuvat ulkoisten tahojen kanssa käytettäviksi yhteistoimintaympäristöiksi. • Sama tieto pitää olla saatavissa useiden järjestelmien kautta, useilla päätelaitteilla ja paikasta riippumattomasti. • Työntekijät käyttävät henkilökohtaiin tietotarpeisiin perustuvia tietonäkymiä, joissa työsuoritteisiin tarvittavat tiedot ovat ajantasaisesti saatavissa. • Tiedon tallennuspaikaksi ostetaan kapasiteettia, ei laitteita. • Tieto sijaitsee osittain tai kokonaan pilvessä. • Tiedonhallinnan järjestelmämuutoksista tulee helpompia ja nopeampia tehdä. • Yhteiset tietorakenteet toimivat monikielisesti. • Käyttäjät tilaavat tarpeidensa mukaista tietoa organisaation tietovirroista. • Yritysten tieto tulee lähtökohtaisesti avoimeksi kaikille ja vain erityistapauksissa käyttöoikeuksilla rajatuksi. • Tiedon jakamisen avoimuus lisääntyy.
  17. 17. 15 PALVELEEKO NYKYINEN TIETOYMPÄRISTÖ TARPEITAMME? Mistä voimme tietää, onko tiedonhallinta toimintaympäristössämme riit- tävällä tasolla? Asia ei yleensä kirkastu kokonaan vain itsenäisen mie- tiskelyn seurauksena. Voimme toki saada muodostettua listan suoraan työhömme vaikuttavista päivittäisistä tiedonhallinnan puutteista. Tie- dämme mitä tietoa tarvitsemme, keiden kanssa teemme yhteistyötä ja mitä vaadittavat työsuoritteemme ovat. On vaikeampaa ymmärtää, miten työskentelytapamme vaikuttaa muiden työssä suoriutumiseen. Saatam- me tallentaa tietoa sijainteihin, joita muiden on mahdotonta löytää. Se mikä meistä tuntuu loogiselta tavalta toimia, voi muiden mielestä poi- keta parhaasta käytännöstä. Emme kyseenalaista toimintaamme, koska olemme tottuneet siihen. Olemme myös hyväksyneet että jokainen toimii tapojensa mukaisesti. ”Kun tieto ei löydy, pyydetään muita etsimään ja pysäytetään muiden työt. Yrityksillä ei voi olla varaa tämän tyyppisten sihteeripalvelujen käyttöön.” Muiden työntekijöiden tai yrityksen tarpeet ja tavoitteet eivät ehkä kiin- nosta meitä. Annamme mielellämme muiden hoitaa hommansa, mikäli he eivät puutu omaan tekemiseemme. Keskitymme tuttuun, turvalliseen ja rutinoituneeseen tekemiseen askareidemme parissa. Mikäli muutam- me toimintatapojamme, teemme sen omista lähtökohdistamme. Saatam- me ajatella että työpaikkamme säilymisen kannalta oma suoriutumi- semme on turvattava. Miksi siis vaivautuisimme ajattelemaan muiden tehokasta tietojen löytämistä, käsittelyä ja kommunikointia? Mitäpä, jos
  18. 18. 16 muut ajattelisivat minua tai sitä, miten juuri minä selviydyn parhaiten työssäni? Ajattelun muutos ei välttämättä ole suuri, mutta sen merkitys on työsuoritteiden sujuvuuden kannalta valtava. Muutokseen tarvitaan asenteiden muuttumisen lisäksi tätä tukevia tiedonhallinnan ratkaisuja. Liiasta hallinnan yrittämisestä tulee ähky Puhuttaessa tiedonhallinnasta, prosessien hallinnasta, osaamisen hallin- nasta tai järjestelmien hallinnasta, voi hallitsemisen termi luoda meille negatiivisen sävyn. Joudumme hallitsemaan päivittäisessä työssämme jo useita asioita. Pitäisikö sen lisäksi vielä pystyä hallitsemaan paremmin tietoa? Miksi pitäisi miettiä, mitä tallennan, mihin tallennan, millä nimel- lä ja kuka luomaani tietoa käyttää? Eikö vain riitä että selviytyy jokapäi- väisestä tekemisestä jollakin tavalla? Lähes kaikkien tutkimusten mukaan työn tehokkuuteen ja mielekkyy- teen vaikuttavat työn tekemisen sujuvuus. Hallinnan tunne on uusiutuva jokapäiväinen voimavaramme. Se vaikuttaa henkilökohtaiseen suoriutu- miseen ja tätä kautta työn tuottavuuteen. Mikäli suupielet ovat suurim- man osan päivästä alaspäin, jotain tehdään väärin. Jotain ei ymmärretä tai haluta ymmärtää. Tavoitteena tulee olla tietotyön sujuva tekeminen Onnistuneen tiedonhallinnan tavoitteena on ratkaista työn tekemisen sisällölliset ja tavoitteelliset asiat. Tavoitteena on olla jatkuvasti tietoi- sia niistä asioista, jotka vaikuttavat meidän ja muiden työsuoritteisiin. Yhteistä tietoa käsitellään päivittäin eri henkilöiden toimesta ja useissa fyysisissä sijainneissa. Tiedon saamisen viiveet, sisällön virheellisyys, tiedon ajantasaisuuden heikkous, sen piiloutuminen tai turvattomat käyt- töoikeudet tulee hoitaa kuntoon. Nämä tavoitteet ovat yhteisiä yrityksen, työntekijän, alihankkijan, kumppanin ja asiakkaiden kesken.
  19. 19. 17 ”Kun jokainen tiedosto on tallennettuna vain kerran, levytilan tarve vähenee merkittävästi.” Tieto karkaa moniin kanaviin Työskentely-ympäristössämme tapahtuu valtavasti asioita, joista saamme tietoomme vain pienen osan. Osa tiedoista tavoittaa meidät sähköpostin, puhelinsoiton, tekstiviestin tai kahvipöytäkeskustelun välityksellä. Osa tiedosta kulkeutuu paperisessa muodossa työpöydällemme tai ilmoitus- taululle. Tämän lisäksi organisaatiossa syntyy tietoa, josta informoidaan yhteisissä tilaisuuksissa, pienemmissä ryhmissä ja kokouksissa. Tiedon välittämisen keinot ovat niin moninaisia, että on haasteellista pysyä mu- kana kaikissa kanavissa. Turhaa tietoa liikkuu ympärillämme niin paljon, että käytämme paljon energiaa ja rahaa oleellisten tietojen poimimiseen. HETKITTÄINEN TEKEMINEN MUUTTUU TIEDON ELINKAAREN HALLINNAKSI Tieto syntyy aina jostain ajallisesta ja toiminnallisesta pisteestä. Tämän jälkeen se voidaan tallentaa, kopioida, lähettää, tuhota, muokata tai ar- kistoida. Se miten tieto syntyhetken jälkeen jalostuu ja miten sitä hyö- dynnetään, riippuu organisaatioiden tiedonhallinnan tavoista. Koska te- keminen on prosessi, liittyy tieto aina johonkin kohtaan prosessia. Kun prosessi tiedetään, määrittelee se vaatimukset sen yhteydessä käytettävil- le tiedoille. Tähän liittyen voidaan tunnistaa seuraavia kysymyksiä: • Mitä tietoa pitää olla saatavissa prosessin eri vaiheissa? • Kenelle tietoa pitää toimittaa? • Missä muodossa tietoa muokataan? • Missä muodossa tieto pitää olla jatkossa saatavissa? • Missä muodossa tietoa tallennetaan? • Ketkä vastaavat tiedon muokkaamisesta?
  20. 20. 18 Tiedonhallinnalla tuetaan tuottavuuden kasvua Tiedonhallinnan kehittämisen tavoitteena on tietotyön tehostumisen kautta syntyvät hyödyt liiketoiminnan prosesseille ja tulokseen. Vaikka inhimillisen työskentelyn sujuvuus ja mielekkyys ovat tavoiteltavia asioi- ta, myös taloudelliset hyödyt painavat vaakakupissa. Kehittämisen syyt syntyvät tuottavuuden tavoitteista. Koska kehittämisen hyödyt linkittyvät prosessien kautta toisiinsa, taloudellisia vaikutuksia ei aina pystytä ma- temaattisella laskukaavalla suoraan osoittamaan. Riippuvuudet kulkevat läpi organisaation. Asioita on pyrittävä kehittämään pitkäjänteisesti ja hyötyjä arvioimaan kokonaisuutena, ei pelkän yksittäisen osa-alueen tar- kasteluna. Tiedonhallinnan kehittämisen liiketoimintahyötyjä voidaan tunnistaa seuraavilla osa-alueilla:
  21. 21. 19 KOHDE SAATAVAT HYÖDYT Liikevaihto - Uusia liiketoimintamahdollisuuksia. - Nopeampi laskutus. - Tarkempi maksuliikenteen hallinta. Tietojärjestelmät - IT-arkkitehtuurin yksinkertaistaminen ja yhtenäis- täminen. - Poistuvien järjestelmien korvaaminen. - Uudet ratkaisut tukevat uuden organisaation toimintatapaa tai uusia pääprosesseja. - Versiohallinta on ajan tasalla ja tukee uutta tietoympäristöä. - Oman teknologian jälkeenjääneisyyden mini- moiminen. - Päästään eroon räätälöidyistä ja ylläpidollisesti kalliista järjestelmistä. - Nykyaikaiset rajapinnat nopeuttavat ja helpotta- vat järjestelmäkehitystä. Henkilöstö - Päällekkäisen ja tuottamattoman työn tekemisen vähentäminen. - Työsuoritteiden lisääntyessä saadaan enemmän aikaiseksi. - Lisääntyvä hallinnan tunne parantaa tuotta- vuutta: tekemisen sujuvuuden ja mielekkyyden paraneminen. - Suojautuminen henkilöstövaihdoksista johtuvis- ta tiedon katoamisista ja tuhoutumisista. Laki - Sähköisen arkistoinnin toteuttaminen lain mu- kaisesti. - Lain mukaisten hyväksyntöjen ja sertifiointien toteuttaminen. Laatu - Tietojen löytyessä, asiakkaiden tekemien audi- tointien nopeuttaminen. - Laatujärjestelmävaatimusten toteuttaminen.
  22. 22. 20 Asiakkaat - Asiakkaiden palvelun helpottumisesta johtuen parantunut asiakaskokemus. - Yhdenmukainen ja ajantasainen tietosisältö asiakasviestinnässä. - Vähemmän ristiriitaisuutta ja tulkintoja. - Toistuvan ja päällekkäisen asiakastyön vähentä- minen. - Työajan vapautuminen ydinosaamisalueille, josta asiakas on valmis maksamaan. Tuotteet - Parempia tuotteita paremman tiedonhallinnan ansiosta. Organisaatio - Tiedon läpinäkyvyyden lisääminen. - Reagointikyvyn parantaminen reaaliaikaisen ja oikean tiedon ansiosta. - Vastaaminen uusien liiketoimintaprosessien vaatimuksiin. Kilpailijat - Kilpailukyvyn parantuminen ja toiminnan tehos- tuminen tiedon oikeellisuuden ja reaaliaikaisuu- den johdosta. - Oman tarjonnan parantunut asemointi tehostu- neet kilpailijatiedon hallinnan johdosta. MITEN TIEDONHALLINNALLA PARANNETAAN LIIKETOIMINNAN TUOTTAVUUTTA? Tuottavuus kasvaa, kun työntekijä löytää työsuoritteisiinsa liittyvät oleel- liset tiedot ja pystyy tekemään entistä suuremman määrän päivittäisiä työsuoritteita. Oikeiden tietojen saanti parantaa myös tietojärjestelmien keskinäisen toiminnan tehokkuutta. Parantunut päättely, laskenta, yh- teenveto ja raportointi ovat tästä näkyviä tuloksia. Mikäli tiedonsaannin tavoite saadaan toteutumaan koko tietotyön parissa työskentelevän hen- kilöstön osalta, on tuottavuuden kasvu merkittävä.
  23. 23. 21 ”Henkilöstön tuottavuus ja sitoutuminen kasvavat, kun hyödynnetään tiedonhallintaratkaisua.” Tiedonhallinta ei ole vain koneellista työtehtävien suorittamista. Tehok- kuuteen vaikuttaa merkittävästi myös inhimillisen tekemisen energiataso. Teknisten toiminnallisuuksien lisäksi on keskityttävä rakentamaan työs- kentely-ympäristö, jossa suupielet ovat ylöspäin ja energiataso korkeal- la. Oikein suunniteltu tiedonhallinnan järjestelmä parantaa inhimillisen suoriutumisen mahdollisuuksia. On eri asia juosta 100 metriä piikkareilla kuin tasapohjaiseksi kuluneilla lenkkitossuilla. Molemmissa tapauksissa maaliviiva ylittyy, mutta toisessa kello näyttää parempaa tulosta. Lähes jokainen työsuoritteemme perustuu tiedon hyödyntämiseen. Tietoa luodaan, etsitään, muokataan, tallennetaan, tuhotaan tai lähete- tään. Useita työsuoritteita tehdään samaan aikaan, mutta niitä ei aina suoriteta yhdellä kertaa alusta loppuun. Ne edistyvät limittäin ja pienissä palasissa pitkin työpäivää, työviikkoa, kuukausia tai vuosia. Tietyllä aika- välillä tehdyn työn lopputuloksena syntyy aina tietty määrä laskettavissa olevia suoritteita. Osa suoritteista vaikuttaa suoraan yrityksen tulokseen. Osa vaikuttaa välillisesti, mutta on pakollinen prosessin kannalta. Mikäli tekeminen on hankalaa, vastenmielistä ja työlästä, suoritteiden määrä alenee ja tekeminen pitkittyy. Pahimmassa tapauksessa tehtävät jätetään tekemättä. Tämä tulee ilmi valitettavan usein vasta viiveellä. Mitä suu- rempi määrä tekijöitä on kyseessä, sitä tehottomampaan toimintaan ti- lanne huonolla tiedonhallinnalla johtaa. Kun saavutetaan hallittavuuden tunne, lisää se työtehoa ja työsuorit- teiden määrää. Tämä johtaa työn tuottavuuden kasvuun. Hyödyt tulevat työntekijän lisäksi myös työnantajan taskuun.
  24. 24. 22 TYÖAIKA TYÖAIKA Työsuoritteiden määrä huonolla tiedonhallinnalla Työsuoritteiden määrä tehokkaalla tiedonhallinnalla Jos työntekijä hoitaa päivittäiset työtehtävänsä hyvässä tiedonhallinnan ympäristössä nopeammin, tuleeko työpäivästä lyhempi, huilaako hän loppupäivän, lähteekö kotiin vai jatkaako hän työskentelyä? Nopeampi asioiden tekeminen jatkuu koko työpäivän, joka tarkoittaa lisääntyviä työsuoritteita. Mikäli työaika on säännöllinen (klo 8–16), johtaa toiminta toteutuneiden työsuoritteiden määrän kasvuun. Työsuoritteiden nopeam- pi tekeminen voi lyhentää vastaavasti työpäivän pituutta, mikäli työaika perustuu vain tehtyjen työsuoritteiden määrään. Kummassakin tapauk- sessa hyödyt ovat ilmeiset yrityksen ja työntekijän kannalta. Aikaa va- pautuu muuhun tekemiseen ja palkkakustannukselle syntyy enemmän katetta.
  25. 25. 23 ”Suuri osa yritysten dokumentaatiosta on vanhentunutta tietoa.” HUONO TIETOJÄRJESTELMÄ LEVITTÄÄ VÄÄRÄÄ TIETOA JOKA ON KALLISTA Mikäli yrityksellä ei ole käsitystä siitä, mikä on uusinta ja käyttökelpoi- sinta tietoa, on riskinä viestiä väärää tietoa. Väärä tieto aiheuttaa vas- taanottajille aikavaraskustannusta, jota voidaan laskea karkeasti seuraa- valla kaavalla. Viestinnän kohteena oleva henkilömäärä + lukemiseen, tulkintaan, tiedon etsimiseen ja ajatteluun käytetty työaikakustannus + sen sekoittava aikavaikutus meneillään oleviin työsuoritteisiin + viestin epäselvyydestä johtuvat kasvavat aikavaikutukset kahvipöytäkeskuste- luihin ja muuhun epäviralliseen viestintään + aiheutuneiden virheellis- ten työsuoritteiden hinta. Otetaan yksinkertainen esimerkki Mikäli yritys lähettää sähköpostilla työn tekemiseen liittyvän epäselvän sähköpostiohjeistuksen liitteineen 200 henkilölle, voi sen aikakustannus olla (200 × 10 min) + (200 × 5 min) + (200 × 15 min) = 6 000 minuut- tia. Yksi epäselvä viesti vie työntekijöiden työaikaa yhteensä 100 tuntia. Mikäli epäselviä viestejä viljellään viikon mittaan 10 kpl, aiheuttaa se or- ganisaatiolle tuottamatonta työaikaa 1 000 tuntia, joka on 133 työpäivää. Kustannuksena se on 4,4 kk ajalta yhden työntekijän keskimääräinen palkkakustannus. Jos keskimääräinen palkkakustannus on 3 000 €/kk, tulee epäselvän viestinnän viikkoannoksen kustannukseksi 4,4 kk × 3 000 €, eli 13 333 €. Laskelma on luonnollisesti suuntaa antava, mutta voi antaa aihetta miet- tiä viestinnän määrää ja sisältöä.
  26. 26. 24 ”Kun tietoa ei löydy, jättää työntekijä työsuoritteen kesken. Työt jäävät tekemättä.” Tietojärjestelmät tarjoavat tietoja murusina Perinteisesti yrityksen tietojärjestelmät tarjoavat eri työntekijäryhmille kapean aihepiirin tietoa pieninä palasina. Työntekijöiden tehtäväksi jää riittävän kokonaiskuvan saamiseksi tietojen yhdistely eri tietolähteistä. Tämä tarkoittaa järjestelmien välillä liikkumista, tunnistautumista, käyt- töliittymien hallintaa ja tietoa siitä, kuka voisi auttaa kulloisenkin tiedon esiin kaivamisessa. Yleisenä tarpeena on halu tietää, mitä on tapahtunut, mitä juuri nyt tapahtuu ja mitä seuraavaksi on tapahtumassa. Tiedon palasten yhdistelyn ammattitaidosta syntyy työntekijän osaaminen yri- tyksen tiedonhallinnan ympäristössä. Työntekijän pitää hallita ammatil- lisen sisältöosaamisensa lisäksi useita järjestelmiä sekä sosiaalisia taitoja niiden tietolähteiden paljastamiseksi, joihin hänellä ei ole suoraa pääsyä. Seuraaviin kysymyksiin on hankala saada vastausta vain yhden tieto- järjestelmän tietoja tarkastelemalla. Kokonaiskuva syntyy useita tietoläh- teitä yhdistelemällä. • Missä vaiheessa projekti on etenemässä? • Mikä on resurssitilanne? • Missä vaiheessa sopimusneuvottelut ovat? • Mikä on tuotantokapasiteetin tila huomenna? • Voidaanko pilottivaihe aloittaa ensi viikon alussa? • Onko riittävät materiaalit tilattu ja saatavilla? • Onko asiakasta jo laskutettu korjatuilla tiedoilla? • Milloin ja mistä aiheista seuraava johtoryhmän kokous pidetään?
  27. 27. 25 ”Mikäli tietoa tallennetaan paikkaan, josta sitä ei osata etsiä, ei tietoa ole muille olemassa. Samaa tietoa tuotetaan uudelleen.” YRITYKSEN VOITTO EI AINA TARKOITA TEHOKASTA TIEDONHALLINTAA Yritys voi todeta tiedonhallinnan olevan kunnossa, kun kassaan virtaa rahaa. Voitto ei aina ole seurausta tehokkaasta tiedonhallinnasta. Se voi johtua poikkeuksellisen hyvästä tuotteesta, yritykselle edullisista sopi- muksista tai loistavasta toimialan markkinatilanteesta. Tämä aiheuttaa näköharhan siitä, miten tehokkaasti yrityksessä tehdään asioita. Kysees- sä voi olla liiketoiminta, jossa merkittävän markkinaosuuden saavuttami- sessa on pitkälle historiaan ulottuvat lonkerot. Yritys on kasvanut otolli- sissa olosuhteissa ajan kuluessa niin suureksi, että kymmenen sihteeriä etsii tietoja tai työstää manuaalisesti raportteja johdolle. Yrityksellä on ollut varaa maksaa tehottomasta työskentelystä. Asiat eivät ole ikuisia, vaikka ne hetkittäin siltä tuntuvat. Tulee eteen päivä, jolloin poikkeuksellinen tilanne muuttuu. Tilauskanta kokee hil- jentymisen tai löyhästi neuvoteltuja sopimusehtoja ei pystytä täyttämään. Tehottomia työsuoritteita harrastava työntekijöiden armeija tuottaa liian suuren palkkakulun. Silloin on liian myöhäistä tehdä nopeaa suunnan muutosta. Saatetaan tehdä kiireellä kehittämistoimia, säntäillään ja ve- detään hätäisiä johtopäätöksiä. Yritetään tehdä vain jotain. Valitettavasti ”jotain” tekemisellä ei ole suurta onnistumisen mahdollisuutta. Jotain saadaan aikaiseksi, mutta kiire tappaa ketterän ja analyyttisen ajattelun siemenet.
  28. 28. 26 ”Yrityksellä voi olla taloudellista varaa tehottoman työskentelyn ja toiminnan ylläpitämiseen. Markkinatilanteen muuttuessa tilanne voi muuttua dramaattisesti. Silloin muutos on usein myöhäistä.” Luvut eivät aina kerro tiedonhallinnan tehokkuudesta Liiketoiminnan tehostumista pelkillä taloudellisilla luvuilla tarkasteltu- na voidaan päätyä virheellisesti tuotantopohjaiseen matematiikkaan. Tuotantolaitteen laskennallista tehokkuutta voidaan arvioida numeraa- lisesti, jolloin tuottavuuden kasvu voidaan absoluuttisesti todeta. Kone on mekaaninen ja sähköinen laite, joka aloittaa jokaisen työsuoritteen samalla tarmolla. Välillä sitä korjataan, mutta toimiessaan se on aina yhtä tehokas. Inhimillisen työn tekemisen tehokkuus syntyy työkaluis- ta ja käytännöistä, jotka työntekijä ”ostaa” henkilökohtaisista lähtökoh- distaan. Tiedonhallintaa pitää kehittää yhdessä ihmisten hyväksynnän kanssa. Tehokkuuden saavuttamiseksi on huomioitava päivittäisen työn tekemisen mielekkyys ja jatkuvuus. Pakotettu kankea tiedonhallinta tuo tehoa hetken aikaa kepin ja koulutuksellisten panostusten avulla. Epä- käytännölliset ja käyttöön pakotetut järjestelmät synnyttävät tilanteen, jossa järjestelmien käyttöä näytellään. Pitkäaikaiseen tehokkuuteen vai- kuttavat ratkaisevasti käyttäjien hyväksyntä käytössä olevia tietojärjestel- miä kohtaan. ”Mikäli uusinta tietoa ei löydy, tehdään asioita väärän, eli vanhentuneen tiedon perusteella.”
  29. 29. 27 Suuremmassa yrityksessä työskenneltäessä kapeutuu oma rooli usein pieneksi saarekkeeksi. Muiden tekeminen saattaa vaikuttaa hämärältä ja jopa oudolta. Asioita vain tapahtuu ympärillämme, emmekä ymmärrä kokonaiskuvaa. Aivomme ottavat vastaan vain osan tiedosta, jonka pe- rusteella teemme työsuoritteitamme. Työelämä tiedonhallinnan oppikouluna Työelämässä keskitytään usein tehokkaan tiedonhallinnan sijaan käsitel- täviin tietosisältöihin. Olemme tottuneet kansiopohjaisen Windows-tie- dostojärjestelmän tapaan hallita tietoja. Tiedon sijaintiperustaisuus on ollut luonnollinen tiedon säilyttämisen malli. On helppo ajatella fyysistä paikkaa, johon tietoa varastoidaan. Se on arkinen ja luonnollinen tapa nähdä asiat valitussa sijainnissa. Samalla logiikalla asunnon avaimet lai- tetaan avainkaappiin, maito jääkaappiin ja auto autotalliin. Samoin aja- teltuna Matin työsopimus on työpöytäni kulmalla, Liisan tekemä raportti lepää sähköpostissani ja Kaisan tilinpäätöstiedot ovat muistitikullani – Sieltä ne löytyvät tarvittaessa. Muuta tapaa tallentaa tai hakea tietoja ei ole tullut mieleen. Mitä tapahtuu, kun tiedon tarvitsijoita on itseni lisäksi kymmenen muuta? Löytävätkö he kaikki etsimänsä asiat minun valitsemistani si- jainneista? Vastaus on valitettavasti kielteinen. Mikäli talossa on vain yksi auto ja yhdet avaimet, voi niiden sijainti tuntua selkeältä suurelle joukolle vieraita ihmisiä. Mikäli autoja ja avaimia on satoja, on niiden seasta oikeiden löytyminen todennäköisesti suuren etsintätyön takana. Yritysten avainkaapeista ja autotalleista on tullut valtavan suuria. Si- jaintiperustainen tiedon tallentaminen on tullut tiensä päähän. Tiedon määrän kasvaessa räjähdysmäisesti sijaintipaikaksi ei enää riitä autotal- li, avainlaatikko, verkkolevyn kansio, sähköposti tai oma työpöytämme. Siirrymme uuteen tapaan tallentaa ja löytää tietoa. Tätä metatietopoh- jaista konseptia käymme läpi tuonnempana.
  30. 30. 28 Rekrytointi ei mittaa tehokasta toimimista yrityksen tietoympäristössä Työhaastatteluissa paneudutaan usein koulutukseen, persoonaan, sisäl- töosaamiseen ja työkokemukseen. Yritys voisi näyttää haastateltavalle kuvan järjestelmäympäristöstään ja selvittää, onko hakija potentiaali- nen selviytymään siinä. Yrityksellä voi olla kaksi samasta työpaikasta kiinnostunutta kandidaattia. Voi ilmetä, että toinen hakijoista on selvästi sinnikkäämpi oppimaan työskentely-ympäristössä olevia tietojärjestel- miä, prosesseja ja toimintatapoja. Hän on todennäköisesti toista hakijaa ketterämpi suoriutumaan työtehtävistään. Erot hakijoiden välillä amma- tillisen osaamisen lisäksi syntyvät siitä, miten he toimivat yrityksen tie- donhallintaympäristössä. Ketterät ja menestyvät organisaatiot rekrytoivat potentiaalia, eli työntekijän kykyä mukautua uusiin ja erilaisiin toimin- taympäristöihin. Yritystä tulisi kiinnostaa entistä enemmän työntekijän suhtautuminen työskentelyympäristöään kohtaan, muutosten hallintaan ja yllättävien asioiden kohtaamiseen. Työntekijän poistuessa voi poistua tärkeää tietoa Yrityksestä voi työntekijän mukana poistua paljon tärkeätä tietoa. Tätä on vaikea havaita. Saatetaan tietää, minkä tehtävien parissa työntekijä on tehnyt töitä. Jos ei tiedetä mitä tietoa henkilö on tuottanut, ei voida tietää tiedon olemassaolosta. Ei voida varmistaa, onko tärkeätä tietoa siirtynyt esimerkiksi kilpailijalle. Tietojen katoaminen työntekijän mukana johtaa kadotettujen doku- menttien uudelleen tekemiseen, joka aiheuttaa menetettyä palkkakus- tannusta. Lisäksi saatetaan tuottaa huonompilaatuista materiaalia, koska korvaava työntekijä joutuu vasta opettelemaan lähteneen työntekijän osaamia asioita.
  31. 31. 29 Työntekijöiden tuottaessa tietoa henkilökohtaisiin tallennuspaikkoi- hin, (työpöytä, suosikkikansiot, sähköpostit ja mapit) ei yrityksellä ole useinkaan mahdollisuutta seurata syntynyttä tietosisältöä. Yhteinen tie- donhallinnan ratkaisu on näissä olosuhteissa liiketoiminnan pelastaja.
  32. 32. 30
  33. 33. 31
  34. 34. 32 2
  35. 35. 33 TYÖSKENTELY SEKAVASSA TIETOYMPÄRISTÖSSÄ ”Olemme tottuneet tiedon kanssa selviytymiseen – emme hallinnan tunteeseen.” T yöskentely-ympäristömme saattaa muistuttaa enemmän taitei- lijan ateljeeta kuin hyvin organisoitua ja viihtyisää työpaikkaa. Se on täynnä puolitäysiä maalipurkkeja, aloitettuja töitä, lattialle tippuneita maalipisaroita ja lukuisia puolivalmiita vedoksia nojaamassa pitkin seinän vieruksia. Seuraavien kysymysten avulla on mahdollista arvioida, minkälainen ateljee työskentely-ympäristöstämme on tullut: • Mihin sijainteihin tietoa tallennetaan? • Onko tiedon tallentamista ohjeistettu? • Onko tiedon etsimistä ohjeistettu? • Onko oikea tieto saatavilla oikeissa järjestelmissä? • Onko tieto saatavilla oikeille henkilöille? • Tuotetaanko tieto saataville oikeaan aikaan? • Onko tieto ajan tasalla ja uusin versio käytössä? • Onko tietoa helppo jakaa oikeille henkilöille? • Käytämmekö valmiiksi muotoiltuja dokumenttipohjia? • Tuotetaanko samaa tietoa useaan kertaan? • Tiedämmekö mitä tietoja prosessien aikana syntyy? • Kenen vastuulla tiedonhallinnan kehitys on? • Mikä on yhteinen tiedonhallinnan järjestelmämme? • Saadaanko tekemisestä ajantasaista raportointitietoa?
  36. 36. 34 OLEMME KASVANEET JA TOTTUNEET SIJAINTIPOHJAISEEN DOKUMENTINHALLINTAAN Windows-käyttöjärjestelmä julkaistiin vuonna 1985. Tiedon määrä alkoi kasvamaan huimaa vauhtia. Sijaintipohjainen tiedon tallentaminen oli siihen mennessä ollut tuttua paperia sisältävien mappien käytöstä. Do- kumentin sijaintina oli silloin tietyn mapin tietty välilehti. Välilehdet toi- mivat karttana paperisen tiedon löytymisessä. Sama tiedon säilyttämisen kartta siirtyi Windows-käyttöjärjestelmän mukana käyttöön myös tiedon sähköisessä tallentamisessa. Vielä nykyisinkin sijaintipohjainen tiedon tallentaminen on säilynyt vahvana, vaikka tiedonhallinnan vaatimukset ovat täysin erilaisia kuin 1980-luvulla. Miten yhteiskunta tukee sähköistä tiedonhallintaa? Tarve siirtyä paperisesta dokumentinhallinnasta kohti sähköistä doku- mentinhallintaa alkoi yrityksissä laajemmin 1980-luvulla. Tästä huo- limatta paperidokumentteja sisältävät mapit ovat vielä päivittäisen tie- donhallinnan perustaa lukuisissa yrityksissä. Myös valtiovalta pitää sinnikkäästi kiinni byrokraattisesta paperiaikakaudesta vaatien yrityksiä tuottamaan tietoa paperisessa muodossa viranomaisille. Meitä opetetaan jo päiväkodista asti täyttämään lomakkeita. Kouluissa kulutetaan lyijyä, teroitinta ja paperia. Sama tekeminen jatkuu vahvana myös terveyden- huollon, viranomaisten ja yritysten välisen tiedonhallinnan osalta. Iso laiva kääntyy hitaasti. Tästä huolimatta yritykset voivat toiminnassaan olla esimerkkeinä ja sähköistää tekemistään. Muutos on käynnissä. Vaikka media-ala on murroksessaan kehittynyt kohti digitaalisten sisältöjen tuottamista ja jakamista, on paperinen lehti vielä säilyttänyt paikkansa. Media-alalla on menossa sama paperitiedon sähköistyminen, joka oli arkipäivää yrityksissä 1980-luvulla Windows-käyttöjärjestelmän tullessa markkinoille kera sähköisten kansioiden.
  37. 37. 35 KANSIORAKENTEIDEN SIJAINTIPOHJAINEN TIEDONHALLINTA EI ENÄÄ PALVELE Hakiessamme tietoa yrityksen sijaintiperustaisista kansiorakenteista, arvailemme, päättelemme ja kokeilemme. Naksuttelemme hiirillämme auki kansiopolkuja yrittääksemme löytää oikean dokumentin. Tämä pe- rinteinen tiedon etsimisen tapa muistuttaa metsässä risteävillä polulla kulkemista. On muistettava missä viime kerralla tuli käveltyä ja mihin polku silloin johti. Koska viimekerrasta on aikaa, on joku ehtinyt talla- ta metsään uusia polkuja. On soitettava muille kulkijoille ja pyydettävä opastusta. Mikäli emme sitä saa on meillä ehkä mahdollisuus yrityksen ja erehdyksen kautta saapua oikean polun päähän. Siellä voi aarre doku- mentin muodossa meitä odottaa. Näin tietoa etsitään ja yritetään löytää vielä suuressa osassa yrityksiä ja organisaatioita. Tähän ovat syinä perin- teiset tietojärjestelmät ja vahvasti meihin juurtuneet toimintatavat. Tietopolkujen seuraaminen hankaloituu tietomäärien kasvaessa. Pol- kujen viittojen ja niissä sijaitsevien kansioiden nimet ovat usein jonkun toisen keksimiä. Ne eivät ole yhteisesti sovittuja, loogisia tai ymmärret- täviä. KANSIOPOHJAISEN DOKUMENTINHALLINNAN YLEISET ONGELMAT Edellisen sivun kuva havainnollistaa tilannetta, jossa jokainen on työ- tehtäviensä kautta tekemisissä saman tarjousdokumentin kanssa. Do- kumentin löydettävyydessä havaitaan ongelmia, jotka johtuvat sijainti- pohjaisesta tiedon tallentamisesta, sijaintipohjaisista käyttöoikeuksista ja käyttäjien eroavista näkemyksistä tiedon tallennuspaikan suhteen.
  38. 38. 36 Hallinto Projekti Asiakas Tuote Sopimus Tarjous Sopimus Tarjoukset Tarjous Sopimukset Tarjoukset Sopimukset ”Lähetän kommentoitavaksi.” ”Minulla ei ole käyttöoikeuksia.” ”Löytyi! Muokkaan...” ”Miksi en löydä...?” v11 1 3 2 4 v08 Tuotepäällikön (1) mielestä tarjouksen pitäisi löytyä tuotehaaran ”Tarjo- ukset” -kansiosta, koska se on hänen mielestä loogisin sijainti. Ajattelu on perusteltua, koska hän työskentelee myynnin parissa. Koska samaa tarjousta käsittelevät myös muut henkilöt eri osastoilta, ei loogisuus do- kumentin tallennuspaikan suhteen kohtaa kaikkien osalta. Tuotepäällik- kö ei löydä tarjousta, koska joku on tallentanut sen muualle. Toinen käyttäjä (2) löytää tarjouksen, mutta vanhan version. Uusin ver- sio on tallennettuna toiseen sijaintiin. Koska käyttäjä ei tiedä tästä, käyt- tää hän työnsä pohjana vanhaa versiota.
  39. 39. 37 Kolmas käyttäjä (3) on kuullut sattumalta kollegaltaan, että tarjouk- sen uusin versio löytyy Hallintohaaran ”Tarjous” -kansiosta. Käyttäjältä puuttuu harmillisesti käyttöoikeudet kyseiseen kansioon, koska hän ei työskentele hallinnossa. Hän ei pääse hyödyntämään tarjousdokumenttia työssään. Neljäs käyttäjä (4) löytää tarjouksen uusimman version ja lähettää sen kommentoitavaksi asiakkaalle sähköpostilla. Mikäli asiakas lähettää muokatun version tarjouksesta takaisin, jää uusin versio käyttäjän säh- köpostiin. Muut jatkavat työskentelyä vanhojen versioiden parissa seka- vassa kansiorakenteessa. Yritysten dokumenttiviidakot Olen törmännyt yrityksissä valtaviin dokumenttiviidakoihin. Näistä paisuvista dokumentteja sisältävistä kansiorakenteista keskusteltaessa valtaa tilan usein syvä hiljaisuus ja poskien punoitus. Viimeisenä pe- lastusrenkaana pyritään vielä kerran luomaan selkeämpiä tietopolkuja. Niiden varsille pyritään pystyttämään selkeämpiä kylttejä, jotka auttai- sivat paremmin päättelemään, mistä tarvittavat kansiot ja dokumentit löytyvät. Tämä on valitettavasti tekohengitystä, joka ei poista ongelmaa. Sijaintiperustainen kansiopohjainen tiedon tallentaminen ja löytämi- nen ei suurissa tietomäärissä toimi. Yritykset ovat tästä syystä alkaneet hankkimaan uusia sisältöperustaisia tiedonhallinnan ratkaisuja. Niissä tiedon tallentaminen ja löytyvyys perustuvat tietoa kuvaavaan metatie- toon. Google, iTunes, Amazon, Geokätkentä ja netin tehokkaat hakupal- velut hyödyntävät tätä samaa mahdollistaessaan käyttäjille helpon tavan löytää tietoa suurista tietomääristä. Käymme myöhemmin läpi, miten yri- tys voi alkaa hyödyntää samoja menetelmiä tekemisessään.
  40. 40. 38 VANHAA JA ARVOKASTA TIETOA KÄVIN KESKUSTELUJA dieselmoottorin varaosia toimittavan yrityksen talous- päällikön kanssa. Heillä oli takanaan kymmenien vuosien historia ammattitaitoise- na ja luotettavana moottoreiden korjaajana ja varaosien toimittajana. Yritys oli toi- minut alalla niin kauan että vanhimmat työntekijät olivat jo siirtymässä eläkkeelle. KESKUSTELIMME yrityksen tiedonhallinnan toimintatavoista. Totesimme, että eläkkeen partaalla olevat henkilöt olivat yritykselle kultaakin arvokkaampia. Myy- mälän tiskille asteleva asiakas saattoi pyytää varaosaa vuoden -56 malliseen diesel- moottoriin. Hänellä ei tietenkään ollut vihjeenä kuin jokin moottorin kyljessä ollut numerosarja. Tiskin takana ollut vanhempi herrasmies mietiskeli hetken ja kävi tar- kistamassa asiaa. Oli täysin selvää, että noin vanhaan moottoriin ei ollut varaosaa saatavilla suoraan hyllystä. Ne sorvattiin aina alkuperäisen moottorin piirustusten perusteella asiakkaan tarpeen mukaan. YRITYKSEN ALAKERRASSA sijaitsevassa paperisessa arkistohuoneessa oli lu- kuisia piirustuksia, joiden seasta löytyi myös tuo -56 -mallisen moottorin piirustus. Vain vanhemmat myyjät tiesivät ulkoa moottorityyppien piirustukset. Tämä oli kymmenien vuosien aikana kertynyttä hiljaista tietoa. Tunnistus ja tiedon löytymi- nen tapahtui siis kokemuksen tuoman muistin varaisesti ilman moottorin kyljessä olevaa numerosarjatietoa. Piirustuksesta löytyi moottorin tyyppi, joka oli eri nimike kuin asiakkaan moottorin kyljessä ollut numerosarja. Vain vanhempi myyjä pystyi yhdistämään palaset. Muutamia kymmeniä vuosia taaksepäin katsottuna ei ollut tarvetta kirjata moottorin piirustukseen moottorin kyljessä ollutta numerosarjaa. Silloin tiedot löytyivät muistinvaraisesti ja siihen luotettiin. KESKUSTELTUAMME talouspäällikön kanssa totesimme, että näiden eläkkeelle siirtyvien henkilöiden tieto olisi saatava nopeasti talteen, eli yhteiseen tiedonhallin- nan järjestelmään. Muuten kävisi niin, että jatkossa palvelutiskillä tai puhelimessa olevalla uudemmalla työntekijällä menisi sormi suuhun.
  41. 41. 39 OIKEA TIEDONHALLINTA TUKEE TYÖSUORITTEITA JA PROSESSEJA Prosessit voidaan ajatella ketjuksi tunnistettuja tai tunnistamattomia työsuoritteita, joilla tuote tai palvelu kehittyy haluttuun lopputulokseen. Työsuoritteeseen osallistuu ihminen, kone tai molemmat. Usein apuna on tietojärjestelmä. Työsuorite on osa prosessia. Se voi kuulua yksittäisen henkilön vastuulle tai edistyä usean tahon kautta. Perinteisesti yrityksen prosessien tiedonhallinta on perustunut ma- nuaaliseen tiedonkäsittelyyn, jota on tehostettu tietojärjestelmillä. Prosesseja automatisoivat toiminnot perustuvat usein myös dokumen- tinhallintaan. Tietoa pitää saada kuljetettua ajantasaisesti ihmisen tai järjestelmän toimesta tiedon tuottajalta tiedon tarvitsijalle. Prosesseihin liittyy tiedonhallinnan osalta seuraavia vaatimuksia: • Tieto pitää olla ajan tasalla. • Tietoa pitää olla saatavilla oikeaan aikaan. • Tietoa pitää olla saatavilla oikealle työsuoritteen tekijälle. • Tietoa pitää olla saatavilla oikeassa prosessin kohdassa. Prosesseihin voidaan tunnistaa liittyvän seuraavia toiminnallisia piirteitä: • Tekemisen toistuvuus. • Etukäteen määritelty tekemisen ajallinen eteneminen. • Työsuoritteiden ketjuuntuminen. • Tiedon jalostuminen ja siirtyminen ihmisten ja järjestelmien välillä.
  42. 42. 40 Työsuoritetasolla voidaan tunnistaa prosessien asettamia vaatimuksia tie- don saamiselle mm. seuraavissa kohdissa: Myynti – Talous Taloushallinnon henkilön pitää nähdä myynnin tekemät tarjoukset. Talous – Suunnittelu Suunnitteluosasto tarvitsee käyttöönsä taloushallinnon kustannustietoja. Laatu – Tuotanto Laatuosasto haluaa varmistaa että tuotanto on lukenut päivitetyt työoh- jeet. Tuotanto – Talous Ostolaskuille tarvitaan sähköinen kierrätys ja hyväksyntämenettely nii- den kierron tehostamiseksi. Työntekijät – Henkilöstöhallinto Työntekijöiden pitää voida muuttaa omia henkilötietojaan suoraan hen- kilöstöhallinnon järjestelmään. Tuotanto – Myynti Tuotannon projektien aikataulutiedot pitää olla vastuumyyjän saatavilla. Myynti – Talous Laskutuksen pitää tietää myyntihinnat.
  43. 43. 41 CRM PDM ERP RESKONTRA SUUNNITTELU TALOUS TUOTANTO MYYNTI VERKKOLEVYT MAPIT SAHKOPOSTIT TYOPOYDAT
  44. 44. 42 Miten tehokkaasti tiedon viestikapula vaihtaa omistajaa? Usein yrityksen osastot näkevät tiedonhallinnan vain omaan tekemiseen- sä liittyvänä, koska ei tunneta toisen henkilöiden tekemistä, eikä käyttä- miä tietojärjestelmiä. Esimerkki 1. Kun tuote siirtyy tuotannosta toimitukseen, liittyy siihen usein yhteinen tiedonhallinnan prosessi. Myyty laite siirtyy myynnin sopimilla myyn- tiehdoilla toimitukseen. Siellä laitteeseen alkaa liittymään asennustietoja, jotka täydentyvät myöhemmin asiakaspalvelun asiakkaalta keräämällä laitteen käytöstä kertovalla palautetiedolla. Toimitusta kiinnostavat tuo- tanto-osaston tuottamat asennukseen liittyvät tekniset tiedot. Tuotanto haluaa tarkistaa tuotteen asennuksessa syntyvän asennusraportin, jonka tekeminen on toimituksen vastuulla. Myynti haluaa olla tietoinen toimi- tuksessa ja asennuksessa syntyvistä tiedoista. Syntyvä tieto (data ja do- kumentit) pitää olla saatavissa kaikille osapuolille. Mitä enemmän esteitä tiedon saamiseen liittyy, sitä hankalampaa yhteistyön tekeminen on. Esimerkki 2. Myynti kirjaa asiakkaisiin liittyviä aktiviteetteja myynnin tietojärjestel- mään. Tuotannossa olisi tarve tietää, mistä asioista myyjä on keskustellut asiakkaan kanssa, mistä asioista on sovittu ja mitä on luvattu toimittaa. Myynnin kirjaama tieto olisi hyödyllistä, koska asiakkaalle on jo aikai- semmin toimitettu ratkaisuja ja toimituksista vastaava projektipäällikkö on jatkuvasti kommunikointisuhteessa asiakkaan kanssa. Mikäli toimi- tuksen projektipäällikkö ei pääse myynnin tietojärjestelmään, on tieto myyjän tekemistä kirjauksista häneltä piilossa. Tämä aiheuttaa viivettä, vääriä tulkintoja ja johdonmukaisen viestinnän haastetta projektipääl- likön ja asiakkaan välille. Asiakas saattaa ihmetellä, miksi keskustelut yrityksen myyjän kanssa eivät ole kantautuneet projektipäällikön tietoon. Tilanne ei ole hyödyllinen kummankaan kannalta.
  45. 45. 43 Esimerkki 3. Myynnin parissa toimivat tallentavat asiakaskohtaista dokumentaatio- ta käytössään olevaan asiakkuudenhallinnan tietojärjestelmään (CRM). Tämä voi palvella hyvin myynnin parissa työskenteleviä. Suunnittelulle, tuotannolle, asennusosastolle tai taloushallinnolle voi kuitenkin syntyä tarve saada käyttöönsä samoja dokumentteja. Heidän työsuoritteet liitty- vät myöhemmin samaan myynnin aloittamaan prosessiin. Dokumenttien sijaitessa käyttöoikeuksiltaan suljetussa myynnin tietojärjestelmässä, on tietojen saanti muille hankalaa. Usein se on jopa mahdotonta. ”Onnistuneessa prosessissa oikea tieto saavuttaa tarvitsijansa, joka tuottaa sen avulla lisäarvoa. Tästä syntyy suoraan tai välillisesti yrityksen voitto.” Kysymyksiä • Mitkä prosessit tuottavat suurimman arvon liiketoimintaan? • Paljonko syntyy kuluja, jos oikea tieto ei ole oikeaan aikaan oikeassa prosessin kohdassa käytettävissä? • Tuleeko prosessien hoitamiseen tarvittava tieto ihmisten ”kokemuksista”, vai saadaanko oikean toiminnan varmistava tieto tietojärjestelmästä? • Mitä tietoa prosessin kohdissa pitää olla saatavilla? • Mihin prosesseihin liittyvä tieto (dokumentit ja data) tallennetaan? • Mitä prosesseja pitää luoda lisää tai poistaa? • Millä tietojärjestelmillä tärkeimpiä prosesseja hoidetaan? • Saadaanko prosessien onnistumisesta raportointitietoa johdon käyttöön?
  46. 46. 44 RESKO TIETOJÄRJESTELMIEN ROOLIT Tietojärjestelmät auttavat prosessien edistämisessä, mutta ovat usein eri- koistuneet hoitamaan vain rajatun alueen tiedonhallintaa. Esimerkkejä yritysten tietojärjestelmistä • CRM (asiakkuudenhallinta) • PDM (suunnittelu- ja tuotetiedonhallinta) • ERP (toiminnanohjausjärjestelmä) • OSTO- JA MYYNTIRESKONTRA (taloushallinto) • EAM (kunnossapito) • CLM (sopimusten hallinta) • QMS (laatujärjestelmä) • HRM (henkilöhallinnon tietojärjestelmä) C R M • Asiakastieto • Aktiviteetit R ESK O N TR A • Asiakastieto • Laskutustieto PD M • Tuotetieto • Kokoonpano ER P • Työjonot • Aikataulutieto
  47. 47. 45 ONTRA Verkkolevyt Sähköpostit Mapit Työpöydät CRM PDM ERPSUUNNITTELU TALOUS TUOTANTO MYYNTI
  48. 48. 46 Mitä tietoa järjestelmät sisältävät? Tietojärjestelmien sisältämä tieto on pääosin dataa. Ne sisältävät myös dokumentteja, mikäli järjestelmään on mahdollistettu dokumenttien tal- lentaminen. Taloushallinnon tietojärjestelmä sisältää datan muodossa olevaa numeraalista tietoa, joka kuvaa yrityksen taloudellista tilaa, tuloja ja menoja. Tästä voisi olla esimerkkinä maksutapahtumatiedot tai tiliöin- tiluettelo. Taloushallinnon, kuten moneen muuhunkin tietojärjestelmään voidaan tallentaa dokumentteja. Ne voivat olla skannattuja ostolaskuja tai excel-taulukkolaskentaohjelmalla tehtyjä budjetteja. Taloushallinnon järjestelmän voidaan näin ollen katsoa toimivan datan käsittelyn lisäksi myös dokumenttien tallennus- ja säilytyspaikkana. Mikäli dokumentte- ja käyttävät vain taloushallinnon henkilöt, voi aineisto olla saatavilla ja ajan tasalla. Usein dokumenttien saannille on tarvetta myös muualla or- ganisaatiossa. Siinä tapauksessa dokumentit ovat muilta piilossa. Johdon kokouksessa voidaan käsitellä talouden asioita, mutta dokumentaatioon on pääsy vain taloushallinnon henkilöillä. He joutuvat toimittamaan sihteeripalveluina dokumentteja taloushallinnon tietojärjestelmästä ko- koukseen osallistuville. Osallistujat voisivat saada samat dokumentit joustavammin toteutetun tiedonhallinnan avulla. Integraatioiden avulla kaikki tieto samalta luukulta Yksittäiset toimintokohtaiset tietojärjestelmät palvelevat tietotarpeita sil- loin kun niiden käyttö on rajattua, eikä vaatimuksia tietoon pääsemiseksi ole muualla organisaatiossa. Pienimuotoiset ja satunnaiset tietopyynnöt voidaan hoitaa usein manuaalisesti. Toistuvissa tietopyynnöissä ja suu- rissa tietomäärissä tilanne muuttuu. Silloin tarvitaan tietojen siirtymistä automaattisesti järjestelmien välillä. Tiedon saatavuuden tarpeita on ratkaistu perinteisesti järjestelmien välisillä integraatioilla. Ne ovat mahdollistaneet tietojen automaattisen siirtymisen järjestelmien välillä. Myynnin järjestelmä voi hyödyntää ja ottaa vastaan tietoja asiakkaan laskutuksen tilasta. Tieto virtaa sinne ta-
  49. 49. 47 loushallinnon järjestelmästä. Henkilöstöhallinnon tietojärjestelmään voi- daan kuljettaa ajantasainen työaikatieto kulunvalvonnan järjestelmästä. Projektipäällikkö voi tarkastella projektien ostolaskuja suoraan projekti- hallinnan järjestelmästä, johon tiedot kulkeutuvat ostoreskontran ohjel- mistosta. Järjestelmien välisillä integraatioilla ratkaistaan usein vain yksittäisiä ja kiireellisiä tiedon saannin täsmätarpeita. Perusongelma jää ratkaise- matta. Integraatioita vaativia tiedon saamisen tarpeita ilmestyy sään- nöllisesti eri tietojärjestelmien välille, eri puolilla yritystä. Järjestelmien välisiä yksittäisiä integraatiotarpeita ratkaistaessa ajaudutaan usein mo- nimutkaiseen ja hankalasti ylläpidettävään integraatioviidakkoon. Syinä ovat integraatioiden toteuttamisen vaihtelevat tavat tekniikoiden ja to- teuttavien henkilöiden osalta. Käytössä ei usein ole yhteistä mallia, jolla integraatioita toteutetaan. On vain eri toimittajien ja henkilöiden kokoon kuromia ”viritelmiä”, joiden ylläpito on vastuutettu eri toimijoille. Pa- himmassa tapauksessa integraatiotyöhön on sotkeutuneena asiakkaan kehityshenkilöstön lisäksi useita järjestelmätoimittajia. Tällä tavoin toimittaessa kokonaisuuden hallinta saattaa ajautua um- pikujaan. Käyttöympäristöstä tulee niin monimutkainen, että vain harva ymmärtää sen toimintalogiikkaa. Siihen ei enää haluta koskea. Muutos- ten tekeminen lopetetaan peläten, että kokonaisuus jumiutuu ja vaikuttaa haitallisesti yrityksen toimitaan. Kyseinen tilanne on arkipäivää suurten yritysten monijärjestelmäympäristöissä, jotka ovat rakentuneet vuosien varrella monimutkaisten integraatioiden ja riippuvuuksien sokkeloiksi. Niiden arkkitehtuurista, eli rakenteesta ovat perillä enää vain harvat hen- kilöt, joista on huomaamatta tullut yritykselle kultaakin arvokkaampia. Heidän käsissään lepää suuri päätäntävalta järjestelmämuutosten teke- misen suhteen. Tämä voi johtaa johdon painostukseen ja väärään vallan käyttöön. Tilanne kasvattaa liiketoiminnan riskejä. Johdolle on ongelmallista, että syntyneeseen tilanteeseen ajautumista on ollut vaikea tunnistaa. Se ei ole näkynyt missään, koska se on toi-
  50. 50. 48 mintaympäristön sisällä olevaa monimutkikkuutta. Usein järjestelmien kehityksestä vastaavat henkilöt eivät uskalla kertoa johdolle totuutta. Toisaalta johto saattaa myös olla haluton kuulemaan totuutta. Uuteen päivään halutaan herätä aina samalla positiivisuudella. Sama tieto saataville eri tietojärjestelmien kautta Toimintokohtaiset tietojärjestelmät voivat tarjoilla dokumentteja yhtei- sestä pohjajärjestelmästä. Eri kohteisiin (asiakas, projekti, tuote, asen- nuskohde) liittyviin dokumentteihin voidaan näin mahdollistaa saata- vuus toimintokohtaisten tietojärjestelmien kautta. Näin tiedon tarvitsijat voivat työskennellä omien ensisijaisten tietojärjestelmiensä parissa ja saada sitä pääsyn yhteisiin dokumentteihin. Kun dokumentti tallennetaan yhteiseen tiedonhallinnan pohjajärjes- telmään ja annetaan tallennusvaiheessa sitä kuvaavat metatiedot, syn- nyttää järjestelmä automaattisesti tarvittaviin toimintokohtaisiin tietojär- jestelmiin linkin, jonka avulla dokumentit tuodaan käyttäjille saataville. Näin esimerkiksi myynnin parissa työskentelevä asiakastietojärjestelmän käyttäjä voi hakemiensa asiakastietojen kohdalta avata asiakkaaseen liit- tyvät dokumentit linkin avulla yhteisestä pohjajärjestelmästä. Taloushal- linnon henkilö, joka tarkastelee valitsemansa asiakkaan laskutustietoja, voi täydentävänä tietona avata taloushallinnon tietojärjestelmän kautta asiakkaalle tehdyn toimitussopimuksen tarkistaakseen, mitä on sovittu laskutuksen osalta. Toimitussopimus sijaitsee tässä tapauksessa yhtei- sessä tiedonhallinnan pohjajärjestelmässä, joka on luonut tallennusvai- heessa dokumenttiin viittaavan linkin taloushallinnon tietojärjestelmään. Näin menetellen yhteinen tiedonhallinnan pohjajärjestelmä palvelee laa- jasti eri käyttäjien ja prosessien tiedonsaantitarpeita. Samalla se poistaa tehokkaasti erillisiä tiedon säilyttämisen saarekkeita. Dokumentit ovat silloin yhdessä järjestelmässä yhteen kertaan tallennettuina.
  51. 51. 49 Tiedon saaminen yrityksen ulkopuolisille tahoille Yrityksen ulkopuolelta tulevat vaatimukset tiedon saantia ja yhteiskäyt- töä kohtaan kasvavat jatkuvasti. Asiakkaat, alihankkijat, kumppanit ja yhteistyötahot tarvitsevat tietoa, joka on yrityksen sisäisissä tietojärjes- telmissä. Yritys on perinteisesti voinut tehostaa tiedon jakamista tarjo- amalla ulkoisille tahoille pääsyn tietoihin esimerkiksi extranet-järjestel- män avulla. Tämä on ollut erillinen järjestelmä, johon on tallennettu tietoa niiltä osin kuin ulkopuoliset tahot ovat sitä tarvinneet. Järjestel- män kautta asiakkaat ovat voineet päästä katsomaan esimerkiksi uusim- mat hinnastot, esitteet tai käyttöohjeet. Alihankkijat ovat voineet päästä käsiksi yhteisten projektien tietoihin. Kyse on jatkossa enemmän sisäisten ja ulkoisten käyttäjien käyttö- oikeuksista ja käyttörooleista yhteisen tietojärjestelmän osalta. Kun erillisistä tiedon saarekkeista päästään eroon, syntyy liiketoimintaan tehokkuutta tiedonhallinnan ylläpidon ja läpinäkyvyyden osalta. Yh- teistoimintaympäristön malli selkeyttää samalla organisaation monijär- jestelmäympäristöjen hallintaa, koska tietojärjestelmien määrä tulee vä- henemään.
  52. 52. 50
  53. 53. 51
  54. 54. 52 3
  55. 55. 53 Uusi tiedonhallinta perustuu metatietoon T yön tekemisen vaatimukset ovat kasvaneet monipuolisen tiedon käsittelyn osalta. Työntekijän toimenkuvaan liittyvän asiasisällön ja aihepiirin osaaminen ei yksistään enää riitä. Vaaditaan myös työskentely-ympäristössä olevien tietojärjestelmien käytön hallintaa. Seuraavaksi tutustumme tehokkaan työskentelyn kannalta keskeisim- piin ja hyödyllisimpiin tiedonhallinnan toimintoihin. Ne ovat kaikilla toimialoilla tehokkaiksi todettuja malleja. Hyödyt syntyvät mm. nopeam- min tehdyistä työsuoritteista ja sovituista yhteisistä käytännöistä. Osa-alueiden kohdalla on kysymyksiä joiden avulla voi arvioida, kuin- ka tehokasta tiedonhallinta nykyisellään on. Tiedonhallinnan työkalut helpottavat tekemistä mm. seuraavien työsuoritteiden osalta: • Tiedon luonti • Tiedon tallentaminen • Tiedon löytyminen • Tiedon elinkaaren hallinta • Tiedon versioituminen • Tiedon jakaminen • Tiedon käsittely sijaintiriippumattomasti • Tiedon käsittely päätelaiteriippumattomasti • Tiedon yhdistely • Tietoon liittyvien asiayhteyksien löytyminen MAAILMAA ON HELPOMPI YMMÄRTÄÄ TIETOSUHTEIDEN KAUTTA Asiat ja esineet ympärillämme liittyvät toisiinsa suhteiden kautta. Joskus suhteet ovat niin monimutkaisia, että niitä on hankala suoraan nähdä
  56. 56. 54 inhimillisen ajattelun voimalla. Sukupuu tehdään koska vain satunnai- sen sukulaisen kuvaa katselemalla, hänet olisi hankala liittää oman su- vun jatkumoon. Kun sukupuu on tehty, voidaan kysyä ”Mikä oli Mikon ja Ullan pojan nimi?” tai ”Milloin Kaisan Mirva niminen lapsi syntyi?”. Asioiden suhteiden kautta maailmaa on helpompi ymmärtää. Yksittäinen irrallinen tieto voi itsessään olla merkityksetön. Vasta kun tiedämme mi- hin se liittyy, voi tiedon murusesta kasvaa merkittävä asia työsuoritteen onnistumisen kannalta. Dokumenttien ja datan osalta suhteet tarkoittavat niitä asioita, joihin tiedot yrityksen toiminnassa liittyvät. Tärkeimpiä tietojen kiinnityskoh- tia ovat yleensä yrityksen mastertiedot (masterdata). Asiakkaat, tuotteet, työntekijät ja projektit ovat masterdataa. Voimme jo lyhyen listan pe- rusteella todeta, että näihin nimikkeisiin liittyy valtavasti dokumentte- ja ja dataa, jotka voivat sijaita toimintaympäristössämme satunnaisissa paikoissa. Millä keinoilla tietojen välille saadaan luotua sellainen suh- deverkosto, joka helpottaa tiedon järjestämistä, löytyvyyttä ja yrityksen tiedonhallintaa? TIETOSUHTEET OVAT HAKUSANOJA JA AVAIMIA TIEDON LÖYTYMISEEN Perinteisessä sijaintipohjaisessa (verkkolevy, sähköposti, työpöytä..) ta- vassa hallita tietoja, dokumentteja saatetaan etsiä pelkän nimen perus- teella pitkien kansiopolkujen päästä. Sisältöpohjaisessa uudessa tiedon- hallinnassa löydämme dokumentit ja datan niitä kuvaavilla hakusanoilla, eli metatiedoilla. Ajatus on sama kuin Googlen hakukoneessa, jolla löy- dämme tehokkaasti tietoa sivustoja kuvaavien hakusanojen avulla. Me- tatiedon avulla tallennettavalle tiedolle annetaan tunnistettava ja yksilöl- linen identiteetti.
  57. 57. 55 Esimerkki 1 Myynnissä työskentelevä Kalle haluaa löytää Konevuokraamo Pakkasel- le tehdyn sopimuksen yrityksen sisältöperusteisesta dokumentinhallin- nan ratkaisusta. Kallella on luonnollisen ajattelun mukaisesti mielessään oheisia hakusanoja, eli metatietoa dokumentin löytymiseksi. Kallen ei tässä tapauksessa tarvitse tietää millä nimellä dokumentti on tallennet- tu tai missä se fyysisesti sijaitsee. Kalle suorittaa kyseisillä hakusanoilla haun ja saa tulokseksi kaikki sopimukset, joihin hakusanat, eli ”Kone- vuokraamo Pakkanen Oy”, ”Mikko Kallio” ja ”sopimus” sopivat. Sopi- mus löytyy helposti. Katsotaan miten Kallen olisi ollut mahdollista löytää sopimus perinteisestä kansiopohjaisesta tietorakenteesta. • Asiakkaan nimi on ”Konevuokraamo Pakkanen Oy” • Dokumentin tyyppi (luokka) on ”Sopimus” • Sopimuksen tekijänä on ollut ”Mikko Kallio” Kallen lähtiessä suunnistamaan näillä lähtötiedoilla perinteiseen sijain- tiperustaiseen kansiopohjaiseen tietorakenteeseen, jää dokumentti usein löytymättä. Joku on saattanut tallentaa kyseisen sopimuksen oheisen ha- kupolun päähän hallinnon ”M” -verkkolevyn kansiorakenteeseen. Kallen pitäisi olla selvännäkijä tietääkseen dokumentin sijainnin. • Tuotanto • Tuotekehitys • Myynti - Muut dokumentit • Pekan datat • Hallinto • Asiakasdokumentit - Pakkanen Oy - ”Sopimus.doc”
  58. 58. 56 Kalle lähtee loogisen ajattelunsa mukaisesti etsimään sopimusta myyn- nin kansiorakenteesta, josta dokumenttia ei löydy. Vaikka hän saisi vinkin Mikko Kalliolta dokumentin sijainnista, eli ”asiakasdokumentit/ Pakkanen Oy” -kansiosta, ei hänellä ole käyttöoikeuksia kansioon. Tässä tapauksessa Kallen pitää pyytää toisilta apua sopimuksen esiin kaiva- miseksi. Näin hän pysäyttää toisen henkilön työt käyttäen häntä tiedon etsimisen sihteerinään. Pahimmassa tapauksessa Kalle valjastaa puoli osastoa etsimään sopimusta, koska sen on pakko löytyä. Tämä aiheuttaa kaikkien talkoisiin osallistuvien työsuoritteisiin katkoksia. Keskittymisen katketessa osalla saattaa tekeminen pysähtyä kokonaan. Kallen valjas- tama etsimisurakka on yritykselle haitallista. Kukaan ei kiinnitä asiaan huomiota, koska näin on aina toimittu. PALJON TIETOA SISÄLTÄVÄT INTERNET-PALVELUT HYÖDYNTÄVÄT METATIETOJA Metatietoon perustuvaa tiedon löytymistä hyödynnetään paljon tietoa si- sältävissä verkkopalveluissa kuten iTunes, Amazon tai Booking.com. iTu- nesiin metatiedoilla tallennettu kappale löytyy miljoonien kappaleiden joukosta helposti ja käyttäjä pääsee heti kuuntelemaan mielimusiikkiaan. Voisimme etsiä lempimusiikkiamme esimerkiksi seuraavien metatietojen avulla. Kuinka sama määrä musiikkikappaleita löytyisi verkkolevyjen kansiorakenteista? Esimerkki 2 • Musiikkityyli = rock • Tempo = nopea • Artistin maa = Ruotsi • Muiden käyttäjien arviot musiikista = 4/5
  59. 59. 57 Metatietoon perustuu myös hotellin löytyminen Booking.com -palvelun kautta tai sopivan kirjan löytyminen Amazonin palvelusta. Metatietoja hyödynnetään myös lukuisissa internetin foorumeissa, blogeissa, keskus- teluryhmissä, kauppapaikoissa ja aihesivustoissa. Syy on yksinkertainen. Kun tietoa on paljon, haluaa jokainen turvata tuottamiensa tietojen löy- tyvyyden. Esimerkki 3 Ostaja menee autokauppaan ja kuvaa toiveitaan seuraavilla metatiedoil- la: • Auton väri = punainen • Lasien sävy = tummennettu • Auton tyyli = urheilullinen • Moottorin tyyppi = diesel • Tavaratila = iso Tässä tapauksessa ostaja tietää mitä on hakemassa, jolloin myyjien on helpompi auttaa. He syöttävät asiakkaan toiveet tietojärjestelmään, joka tarjoaa niiden mukaiset vaihtoehdot. Kyseisillä ominaisuuksilla varustet- tuja autoja löytyy muutama eri kaupunkien autoliikkeistä. Tästä otokses- ta on helppo valita sopivin. Esimerkki 4 Kellokosken Metalli Oy:n satamaprojektiin liittyvä tarjous löytyisi hake- malla metatietoa hyödyntävästä tiedonhallinnan järjestelmästä tarjouk- sia, jotka liittyvät projektiin nimeltä ”satamaprojekti”. Tämä hakusana saattaisi olla luonnollinen henkilölle, joka työskentelee kyseisessä pro- jektissa. Toisessa vaihtoehdossa myyntijohtaja haluaisi löytää kaikki voimassa olevat tarjoukset, joiden umpeutumisen ajankohta on ennen
  60. 60. 58 15.1.2014. Hänelle johtolankana ja hakusanana toimivat päiväys sekä do- kumentin tyyppi ”Tarjous”. Kolmannessa vaihtoehdossa myyjä haluaisi löytää tarjoukset, joissa asiakkaana on ”Kellosen Metalli Oy”. Kaikilla kolmella henkilöllä on tarpeena löytää sama tarjous. Metatiedot auttavat kaikkia löytämään dokumentin omista lähtökohdistaan. • Dokumentin tyyppi (luokka) = Tarjous • Asiakkaan nimi = Kellosen Metalli Oy • Projektin nimi = Satamaprojekti • Tarjouksen umpeutumisen ajankohta = 29.2.2014 Mikäli tarjous olisi tallennettu yhden kansiorakenteen polun päähän, oli- si kaikkien ollut pakko kävellä perille samaa polkua pitkin. Osalle polku olisi ollut tuntematon, jolloin tarjous olisi jäänyt löytymättä. Metatietoa hyödyntävä tiedonhallinnan järjestelmä toimii tiedon etsi- jälle kuten toinen ihminen. Häneltä voi kysyä, mitä haluaisi löytää. ”Emme kysy enää ”missä tieto sijaitsee?”, kerromme ”mitä haluamme löytää.” Esimerkki 5 Satunnainen maailmalla liikkuva matkailija löytyy helposti, mikäli hänel- lä on mukanaan sijaintitietoa lähettävä laite. Tässä tapauksessa matkai- lija on kohde, jonka sijaintia kuvaa koordinaattitiedon muodossa oleva metatieto. Se kertoo jatkuvasti matkailijan tarkan paikan. Jokainen meta- tiedoilla varustettu dokumentti kertoo samalla tavoin dokumentinhallin- nan järjestelmälle sijaintinsa.
  61. 61. 59
  62. 62. 60
  63. 63. 61
  64. 64. 62 4
  65. 65. 63 10 Ratkaisua tehokkaaseen dokumentinhallintaan VERKKOLEVYT • Hinnasto • Tilaus • Sopimus • Kuva • Raportti MAPIT • Muistio • Työhakemus • Tilaus • Reklamaatio SAHKOPOSTIT • Tiedote • Esite • Ohje • Kuva • Raportti • Matkalasku • Hinnasto TYOPOYDAT • Tarjous • Ostolasku • Maksumuistutus
  66. 66. 64 VERSIOIDEN HALLINTA Yritysten dokumenttien versiohallinnan käytännöt vaihtelevat suuresti. Versiointi saattaa olla laatujärjestelmissä mainittu vaatimus, joka toteu- tuu käytännön työskentelyssä vain satunnaisesti. Versiointikäytännöt vaihtelevat usein dokumenttien tärkeysasteen mukaan. Yrityksessä saa- tetaan ohjeistaa sopimusten ja projektimuistioiden osalta selkeät säännöt versioiden hallintaan. Toiset toteuttavat ohjeistusta tarkasti ja toiset niin kuin sattuvat muistamaan. Loppuja asia ei kiinnosta. He haluavat päästä helpolla. Osaaminen ei riitä tai asia ei ole heille tärkeä. On selvää, että yritys kärsii versionhallinnan vaihtelevista toimintamalleista. Pahimmil- laan se johtaa väärien tietojen parissa työskentelyyn ja uusimman tiedon katoamiseen. Älä tallenna edellisen version päälle Toiset muodostavat uuden version tallentamalla tehdyt muutokset do- kumentin edellisen version päälle. Edellinen versio tuhoutuu ja versio- historia (jäljitettävyys) kadotetaan. Yritys menettää aikaisemmin luotua tietoa. Sitä ei jatkossa voida käyttää työn tekemisen raaka-aineena. Eteen voi tulla tilanne, jossa asiakas haluaa uuteen sopimukseen samoja si- sältömuotoiluja kuin sopimusdokumentin aikaisemmassa versiossa on ollut. Aikaisemman version tuhouduttua päälle tallentamisen johdosta joudutaan muistelemaan, olettamaan ja arvailemaan, mitä tietoja aikei- sempi sopimusversio on sisältänyt. Kadotettua tietoa pitää luoda tämän jälkeen uudestaan. Tämä aiheuttaa kallista lisätyötä ja noloja tilanteita asiakkaiden kanssa.
  67. 67. 65 ”Suuri osa yritysten dokumenteista on kopioita.” Riskeinä on tallentaa uusi versio uudella nimellä uuteen sijaintiin Toinen ongelmallinen tapa hoitaa versiointia on tallentaa uusi versio toi- sella, edellisestä versioista poikkeavalla nimellä ja tallentaa se toiseen sijaintiin. Tallentajan mielestä sijainti voi olla looginen, mutta muiden mielestä epälooginen. Poikkeavan nimeämiskäytännön ja sijainnin joh- dosta muut eivät osaa yhdistää uutta versiota edellisen version jatku- moksi, vaan jatkavat työskentelyä vanhan version parissa. Uuden ver- sion tekemiseen käytetty työaika valuu hukkaan, koska se ei löydy muille käyttäjille. Mikäli useampi henkilö työskentelee saman dokumentin eri versioiden parissa, aiheuttaa tilanne sekaannusta. Yrityksen virallisessa tilaisuudessa esitellään usein uusia käytäntöjä seinälle heijastetun dokumentin muodossa. Kerrotaan, että kyseessä ole- va dokumentti on ollut saatavilla jo pidemmän aikaa. Se on ollut tal- lennettuna yrityksen kansiorakenteeseen nimellä ”X”, sijaintiin ”Y”. Kun tilaisuudesta palataan omille työpisteille, on seinälle heijastetun doku- mentin sijainti jo unohtunut mielestä. Mikäli dokumentin uutta sijaintia ei muisteta viestiä tilaisuuden jälkeen osallistujille, tekemistä jatketaan edelleen vanhan, mahdollisesti työpöydälle tallennetun ohjeistuksen pohjalta. Tilaisuuden jälkeen harva kehtaa tunnustaa, että ei löydä tilai- suudessa esiteltyä uutta ohjeistusta.
  68. 68. 66 Automatisoi tiedon versiointi Versioituminen helpottuu kun tietojärjestelmä hoitaa sen työntekijöiden puolesta. Yrityksen ei silloin tarvitse ohjeistaa, ahdistella tai valvoa työn- tekijöiden tekemistä. Käyttäjille tärkeintä on löytää dokumentit nopeasti, tehdä sen parissa tarvittavat muokkaukset ja tallentaa lopputulos. Tämän jälkeen siirrytään seuraavan työsuoritteen pariin. Mikäli järjestelmä hoi- taa versioitumisen käyttäjän puolesta, riittää ”tallenna” -painikkeen pai- naminen dokumentin versioitumisen varmistamiseksi. Automaattisella versionhallinnalla yritys varmistaa, että kaikki tuotettu ja muutettu tieto versioituu ja jäljitettävyys pysyy aukottomana. Yritys kerryttää arvokas- ta tietopääomaa, koska palkkakustannuksella tuotettu tieto jää yrityksen omaisuudeksi. Koska palkkakustannus on yksi suurimmista yrityksen menoeristä, olisi tuhlausta, että tehtyä tietotyötä kadotetaan ja joudutaan tuottamaan uudestaan. Versionhallinnan hyödyt • Varmistetaan tiedoille muutoshistoria ja jäljitettävyys. • Tiedetään minkä version parissa pitää työskennellä. • Vähennetään muiden henkilöiden työn keskeyttämistä versioiden etsimistarpeen vähentyessä. • Vähennetään manuaalisesta versioinnista aiheutuvia eriäviä käytäntöjä. • Parannetaan tuotetun tiedon hyödynnettävyyttä jatkossa. • Saadaan tuotettu tieto kerrytettyä yrityksen pääomaksi.
  69. 69. 67 DOKUMENTTIPOHJAT Valmiiksi muotoilluilla dokumenttipohjilla uusien dokumenttien luonti on ohjatumpaa ja nopeampaa. Näin varmistetaan yrityksen ajantasaisten ja virallisten tietosisältöjen käyttö. Ilman dokumenttipohjien käyttöä on vaarana luoda muotokieleltään poikkeavaa tietosisältöä. Tämä aiheuttaa yritykselle kustannuksia hukatun työajan osalta. Tämä aiheuttaa myös tulkinnan ja vertailtavuuden hankaluutta. ”Suuri osa yritysten olemassa olevasta dokumentaatiosta tuotetaan uudelleen, koska olemassa olevaa tietoa ei löydetä.” Mikäli tärkeitä dokumentteja tuotetaan ilman vakioituja ja hyväksyttyjä sisältömuotoiluja, aiheuttaa se tulkinnan ristiriitaisuutta. Toisistaan poik- keavilla tiedoilla ja lupauksilla sopimusten, tarjousten tai hinnastojen osalta voi aktivoitua taloudellisia riskejä. Mikäli kukaan ei valvo yrityk- sen tietosisältöjen oikeellisuutta, on sisältöjen kehittäminen hankalaa. Älä käytä satunnaisia dokumentteja pohjina Mikäli yrityksessä ei ole määriteltyinä virallisia yhteiskäyttöisiä doku- menttipohjia tai niitä ei löydetä, on vaarana, että uuden työsuoritteen pohjadokumenttina käytetään satunnaisia dokumentteja. Työntekijä- kohtaisia pohjia säilytetään usein henkilökohtaisissa sijainneissa. Näin toimittaessa ne ovat muilta pimennossa ja syntyy lukuisia toisistaan poikkeavia malleja tuottaa aineistoja. Henkilökohtaisissa sijainneissa säi- lytettävät dokumenttipohjat sisältävät usein vanhentuneita tietoja. Sopi- musten osalta niitä voidaan tunnistaa seuraavasti:
  70. 70. 68 • Yrityksen vanha osoite • Vanha sopimusteksti • Väärät allekirjoittajat • Vanha logo • Väärät hinnat • Vanhentuneet irtisanomisehdot • Vanha ulkoasu • Viittaus vanhoihin liitetiedostoihin Väärän tietosisällön käyttäminen kasvattaa taloudellista riskiä esimerkik- si haitallisten sopimusehtojen, hintojen tai toimitusehtojen osalta. Vää- rät sisällöt tarjouksissa johtavat väärien lupausten antamiseen. Väärien hintatietojen antaminen synnyttää suoraa vahinkoa yrityksen taloudelle. Keskitä ja vastuuta dokumenttipohjien ylläpito Yrityksen tulisi huolehtia tärkeimpien dokumenttipohjien osalta keski- tetystä ylläpidosta. Dokumenttipohjat tulisi olla kaikkien niiden parissa työtä tekevien saatavissa. Tehokas ylläpito vaatii yhteisesti sovittujen henkilöiden vastuutta- mista. Henkilöt voivat vastata dokumenttipohjista esimerkiksi funktion, projektin, hallintoalueen, liiketoimintayksikön tai osastonsa osalta. Laa- tuosasto, tuotanto-osasto, suunnitteluosasto, HR-osasto, myyntiosasto tai asiakaspalvelu voivat hallita ja vastata omien dokumenttipohjiensa ajan tasalla pitämisestä. Näin muutosten hallinta on kontrolloitua. Dokument- tipohjien ylläpitoa ei saa jättää yksittäisten työntekijöiden vastuulle. Esimerkiksi seuraaville usein käytetyille dokumenteille olisi hyödyllis- tä luoda vakiomuotoiset dokumenttipohjat:
  71. 71. 69 • Sopimus • Kokouskutsu • Esite • Hinnasto • Tuote-esite • Matkalasku • Tarjous • Muistio • Raportti • Käyttöohje • Tuoteseloste Sopimusdokumentin luontiin tarkoitettu dokumenttipohja voisi sisältää seuraavia etukäteen määriteltyjä sisältöjä ja muotoiluja: • Yrityksen logo • Yrityksen yhteystiedot • Yleiset sopimusta määrittävät tekstikuvaukset • Valmis kohta sopimuksen allekirjoittamiseen • Viralliset allekirjoittajat • Yleiset toimitusehdot • Maininnat sopimuksen yleisistä liitteistä Tiedota dokumenttipohjien muutoksista Dokumenttipohjien hallinnan mahdollistava tiedonhallinnan ratkaisu voi lähettää muutoksista tarvittaessa automaattisen ilmoituksen käyttäjille. Näin varmistetaan kontrolli ja seuranta dokumenttipohjien muutoksista. Samalla varmistetaan, että uudet versiot ovat muutosten jälkeen helposti kaikkien käyttäjien saatavilla. Mikäli vanhoihin dokumenttipohjien versi- oihin halutaan palata, onnistuu se automaattisen versiohallinnan avulla.
  72. 72. 70 Varmista dokumenttipohjien saatavuus Koska dokumenttipohjien käyttäjiä on organisaatiossa laajasti, kannattaa ne tuoda saataville dokumenttipohjien käyttöä tukevan tiedonhallinnan järjestelmän kautta. Saatavuus voidaan varmistaa myös käytössä olevien toimintokohtaisten tietojärjestelmien kautta, joiden parissa käyttäjät päi- vittäin työskentelevät. Näitä järjestelmiä voivat olla esimerkiksi asiak- kuudenhallinta, taloushallinnon tietojärjestelmä tai toiminnan ohjauksen tietojärjestelmä. Käyttäjillä voi parhaassa tapauksessa olla mahdollisuus luoda nopeasti uutta dokumentaatiota ensisijaisesta toimintokohtaisesta käyttöjärjestelmästään käsin. Dokumenttipohjien käytön hyödyt • Varmistetaan vakioidut viralliset muotoilut ja sisällöt. • Luodaan dokumentit nopeammin. • Vähennetään tarvetta luoda tietoa uudestaan. • Vähennetään virheellisten tietosisältöjen syntymistä. • Nopeutetaan sisältöjen ja ulkoasujen hyväksyttämistä. • Yhtenäistetään dokumenttien nimeämiskäytäntöjä. • Helpotetaan dokumenttien yhdenmukaista vertailua. • Parannetaan asiakasviestintää johdonmukaisen sisällön osalta. • Vähennetään virheitä yhdenmukaisten sisältöjen johdosta.
  73. 73. 71 LIITETIEDOSTOT Liitetiedostojen hallintaa tarvitaan, kun toimitaan suuren ja moni- muotoisen dokumenttiaineiston parissa. Yksittäinen dokumentti saattaa saada matkan varrella rinnalleen suuren määrän asiaan liittyviä rinnak- kaisdokumentteja, joita kutsutaan yleisesti liitetiedostoiksi. Useasta tie- dostosta syntyvästä asiakokonaisuudesta voidaan käyttää nimitystä mo- nitiedostoinen dokumentti tai dokumenttikokoelma. Hallinnan kannalta on oleellista, että kaikki tehtävään työsuoritteeseen liittyvät dokumentit löytyvät ja versiot ovat järjestyksessä. Kaikki dokumentit tulee löytyä suhteiden kautta Päädokumenttiin liittyvät liitetiedostot tulisi olla löydettävissä päädo- kumentin kanssa samasta loogisesta sijainnista. Löytyvyyden tulisi olla mahdollista myös toisinpäin. Päädokumentin tulisi olla löydettävissä sii- hen liittyvien yksittäisen liitetiedostojen kautta. Tämä antaa käyttäjälle vaihtoehtoja ja vapauden löytää tarvittavat dokumentit eri reittejä pitkin. Myyjälle tarjous voi olla päädokumentti, jota on täydennetty liitteillä, johon kuuluu projektisuunnitelma. Konsultille kyseinen projektisuunni- telma on päädokumentti, jonka parissa hän työskentelee. Hänen näkö- kulmastaan tarjous on projektisuunnitelman liite. Myyjän pitää nähdä, mihin dokumentteihin tarjous liittyy. Konsultin pitää nähdä, mihin tar- joukseen projektisuunnitelma liittyy. Molemmilla on erilainen lähestymi- nen dokumenttikokoelman dokumentteihin. Molempien tiedon löytymi- sen tarpeet pitää pystyä täyttämään. Koska hyvä tiedonhallinta rakentuu tiedon välisille suhteille, voidaan dokumentteja lähestyä usealta suunnal- ta eri henkilöiden kulloisenkin tarpeen mukaan. Tämä nopeuttaa tiedon löytymistä ja kokonaiskuvan saamista.
  74. 74. 72 Päädokumenttina saattaa olla tarjous, jonka liitteinä ovat hinnasto, toimitukseen liittyvät ehdot, tekninen kuva tuotteesta ja projektisuun- nitelma. Mikäli päädokumentin lisäksi liitteitä muokataan, syntyy doku- menttien välille viitteitä ja riippuvuuksia. Pitää tietää, mitkä dokumentti- kokoelman dokumenteista kuuluvat yhteen. Mikäli koko dokumenttikokoelma pitää lähettää asiakkaalle, voi syn- tyä seuraavia kysymyksiä: • Miten kaikkien liitteiden uusimmat versiot löydetään? • Miten versionhallinta on hoidettu päädokumentin ja liitteiden osalta? • Mistä tiedetään, mitä dokumenttia on viimeksi muutettu? • Mitä muutoksia projektisuunnitelman viimeisten versioiden välillä on tehty? • Mistä tiedetään, milloin asiakas on hyväksynyt liitteenä olevan projektisuunnitelman? • Mitkä liitteistä on lähetetty sähköpostilla asiakkaalle? Liitetiedostojen hallinnan hyödyt • Parannetaan useista dokumenteista muodostuvien tietokokonaisuuksien hallintaa. • Nopeutetaan asiayhteyteen liittyvien tietojen löytämistä. • Helpotetaan suurten dokumenttiaineistojen liitteiden versiointia.
  75. 75. 73 ETÄTYÖSKENTELY Tiedon yhteiskäytön, saatavuuden ja muokattavuuden vaatimukset ovat kasvaneet. Kehitys on johtanut fyysisestä sijainnistamme riippumat- tomaan tiedonhallinnan tarpeeseen. Töitä pitää pystyä tekemään seuraa- vien vaatimusten mukaisesti: • Tietoon pitää päästä käsiksi useilla päätelaitteilla. • Tietoon pitää päästä käsiksi ajasta riippumattomasti. • Tietoon pitää päästä käsiksi sijainnista riippumatta. • Samaan tietoon pitää päästä käsiksi usean järjestelmän kautta. • Tietoon pitää päästä käsiksi sisällön kielestä riippumatta. Tietojen on kuljettava mukana Liikuttaessa ja työskenneltäessä yrityksen ulkopuolella on työn tekemi- sen raaka-aineena tarvittavat tiedot oltava saatavilla. Työn tekemisen ta- vat eivät saa muuttua, kun työskennellään työpaikan ulkopuolella. Tie- donhallinnan työkalujen ja työn tekemisen toimintatapojen pitää toimia toimistolla ja toimiston ulkopuolella samalla logiikalla. Näin voidaan kes- kittyä työn sisältöön, eikä tiedon hakemisen, tallentamisen, lähettämisen ja muokkaamisen osalta eriävien toimintatapojen hallintaan. Työntekijä saattaa toimistolla ollessaan hakea ja tallentaa tietoa yrityk- sen yhteisen ja opitun tietojärjestelmän kautta. Tekeminen on selkeää, toimitaan yhdessä sovituilla pelisäännöillä ja samalla logiikalla. Siirryt- täessä etätyöhön työpaikan ulkopuolelle, pitäisi samaa toimintaympäris- töä pystyä hyödyntämään sekä käyttämään samoilla käyttötavoilla. Tämä varmistaa yhdenmukaisen ja sujuvan työskentelyn.
  76. 76. 74 Etätyöskentely yhteydettömässä tilassa (offline) Mikäli etätyötä tehdään ilman verkkoyhteyttä, on kyseessä yhteydetön tila (offline). Verkkoyhteyden saatavuus mahdollistaa yleensä työntekijän pääsyn valittuihin yrityksen sisäisiin tietojärjestelmiin. Tämä helpottaa etätyöskentelyä, mikäli on mahdollistettu pääsy yrityksen ajantasaisiin tietoihin. Mikäli verkkoyhteyttä ei ole etätyössä käytettävissä, olisi oltava mahdollisuus päivittää etukäteen etätyöskentelyssä tarvittavat dokumen- tit. Näin dokumentit ovat käytettävissä ilman verkkoyhteyttä. ”Automaattinen tietojen synkronoituminen (offline) varmistaa jatkuvan ja ajantasaisen tiedon saamisen koko organisaation käyttöön. Tämä poistaa ajallisia katkoksia tiedon päivittymisen osalta.” Etätyöskentely yhteydellisessä tilassa (online) Mikäli etätyöskentelyssä on käytössä verkkoyhteys ja pääsy yrityksen yh- teiseen tietojärjestelmään, pitää sitä olla mahdollista käyttää samoilla ta- voilla kuin työskenneltäisiin toimistoympäristössä. Hyvä tiedonhallinta- ratkaisu toimii yhtä joustavasti etätyöskentelyssä kuin toimistolla. Etätyö ei saisi tuoda muuta eroa kuin työntekijän fyysisen sijainnin. Hyvä dokumentinhallinnan ratkaisu varmistaa että työntekijän pala- tessa etätöistä toimistolle, päivittyvät tehdyt tietomuutokset automaatti- sesti järjestelmään. Etänä tehdyt muutokset ovat heti organisaation hyö- dynnettävissä ja tiedot ajan tasalla.
  77. 77. 75 Ajantasainen tieto päätelaitteessa helpottaa liikkuvaa työtä Älypuhelinten ja tablettien rooli tietotyön tekemisessä on enemmän tie- don hyödyntämistä kuin tuottamista. Aktiviteetit kohdistuvat paljolti täs- mätiedon nopeaan ja ajantasaiseen saamiseen. Tämän lisäksi pienemmil- lä päätelaitteilla voidaan tehdä seuraavia työsuoritteita: • Tehtävien kuittaukset • Kommentointi • Sähköiset hyväksynnät Käyttöliittymien kehittyessä tiedon muokkaus ja luonti alkavat olla mah- dollisia myös pienemmillä päätelaitteilla. Koska laitteet kulkevat muka- namme, on meillä jatkossa mahdollisuus olla tietoisia asioiden kulusta sijainnista riippumattomasti. Työn tekemisen riskit ilman etätyön mahdollisuutta Mikäli käytössä ei ole etätyötä mahdollistavaa tietojärjestelmää, on vaa- rana, että tietoja tallennetaan henkilökohtaisen tietokoneen työpöydälle, muistitikulle tai kansioihin. Tietoja saatetaan lähettää itselle sähköpos- titse, jota käytetään tiedon varastona. Toimistoympäristöstä poikkeavat työskentelytavat tulisi minimoida etätyöskentelyssä. Mikäli näin ei tapah- du, on vaarana, että syntyy seuraavia ongelmatilanteita: • Ajantasaiset tiedot eivät ole saatavilla. • Tietoa tallennetaan satunnaisiin sijainteihin. • Tietojen muutokset eivät päivity oikein. • Tietoa katoaa. • Työskentely on katkonaista ja tehotonta.
  78. 78. 76 Etätyöskentelyn hyötyjä • Parannetaan yrityksen rekrytointimahdollisuuksia, koska etätyö nähdään työskentelemisen joustona. • Joustetaan työn tekemisen ajankohdan valinnassa. • Vähennetään kasvihuonepäästöjä vähentyneen matkustamisen johdosta (etäkokoukset). • Tuodaan säästöjä toimitilakustannuksiin. • Parannetaan mahdollisuuksia työskennellä häiriöttömässä työympäristössä. • Lisätään työskentelyaikaa koska aikaa ei kulu liikkumiseen.
  79. 79. 77 HÄLYTYKSET JA AUTOMAATTIVIESTIT ”Tietoa on olemassa mutta se ei tavoita meitä.” Kehittynyt tiedonhallintaratkaisu antaa käyttäjille mahdollisuuden tilata hälytyksiä ja automaattiviestejä yrityksen tietoympäristössä tapahtuvista muutoksista. Käyttäjä voi määritellä kriteerit, jonka perusteella voi seu- rata haluamiaan tietomuutoksia dokumenttien ja datan osalta. Muutok- sista voi tilata hälytyksen esimerkiksi sähköpostiinsa. Työn tehokkuuden kannalta on oleellista, että tieto on heti syntymisen jälkeen saatavissa ja käytettävissä. Tavoitteena tulisi olla tiedon välittämisen ajallisten viivei- den poistaminen. Facebook, LinkedIn ja Twitter – automaattista viestien tilausta Facebookin suosio perustuu reaaliaikaiseen tiedon välittämiseen ja käyt- täjien tehokkaaseen informointiin. Miten käyttäjät reagoisivat, jos tilapäi- vitysviestit tulisivat saataville vasta viikon viiveellä. Silloin asiat olisivat jo tapahtuneet ja tiedot niiden osalta vanhentuneet. Dialogiin syntyisi vii- vettä. Kyseessä olisi vanhanaikainen viiveellä toimiva kirjepostiviestintä. Automaattinen tieto sopimuksen umpeutumisesta Oletetaan, että haluaisit saada tiedon, kun joku muokkaa sopimusta, jossa olet vastuullisena osapuolena. Voi olla, että sopimuksesi on um- peutumassa jo huomenna. Lojuuko se mapissa hiljaisena ja huomaamat- tomana vai sopimustenhallintaa tukevassa järjestelmässä, joka reagoi ja informoi sinua oikealla hetkellä? Mikäli sopimuksen umpeutumisen ta- karajaan ei reagoida ja sopimusehtoja kiireesti päivitetä, voidaan joutua maksamaan korvauksia.
  80. 80. 78 Automaattinen tieto uudesta tilauksesta Saatat olla myyntipäällikkö, joka haluaa tiedon heti, kun myyjän sähkö- postiin ilmestyy asiakkaalta iso tilaus. Liiketoiminnan rahavirran kannal- ta on tärkeätä, että tilaus laitetaan heti toimitukseen. Sen kanssa ei voi odotella seuraavaan kokoukseen, jossa myyjä mainitsee asiasta. Automaattinen tieto uudesta ostolaskusta Projektipäällikölle voi olla ensisijaisen tärkeätä, että taloushallinnon jär- jestelmään syntyneestä projektille kohdistuneesta ostolaskusta tulee au- tomaattinen hälytysviesti sähköpostiin. Hälytysten ja automaattiviestien hyötyjä • Nopeutetaan reagointia työtehtävien suorittamiseksi. • Vähennetään virheellisiä työsuoritteita oikea-aikaisen tiedonsaannin johdosta. • Poistetaan ajallisia viiveitä asioiden tiedottamisessa useille osapuolille. • Mahdollistetaan tiedon saamisen vain asioista, joista ollaan kiinnostuneita. MONITOIMILAITTEET JA PAPERIAINEISTON SKANNAAMINEN Mapit, paperilla täytetyt hyllyt ja kansiot toimivat useissa yrityksissä do- kumentaation tallennuspaikkoina. Niissä voi sijaita sopimuksia, laskuja, muistioita, piirustuksia tai käyttöohjeita. Vaikka aineistoja säilytetään paperisessa muodossa, olisi ne hyvä saattaa sähköiseen muotoon. Silloin tiedon löytyminen mahdollistuisi organisaatiossa helpommin ja nopeasti laajemmalle joukolle.
  81. 81. 79 Yrityksen tiedonhallinnan järjestelmän tulisi olla yhteydessä monitoi- milaitteisiin niin, että paperista aineistoa on helppo skannata tietojärjes- telmään sähköiseen muotoon. Paperinen aineisto skannataan esimerkiksi pdf-muotoisiksi dokumenteiksi. Dokumentit löytyvät skannausvaihees- sa annetuilla metatiedoilla, sekä tehokkaalla sisältöhaulla. Työntekijät saavat pääsyn tietoihin käyttöoikeuksiensa perusteella. Paperiaineistoa sisältävä mappi ei tunne käyttäjäoikeuksia, joka voi aiheuttaa tietoturva- riskin. Pelkkä sähköisen arkistoinnin vaatimus voi olla jo riittävä perus- te aineistojen sähköiseen muotoon saattamiseksi. Näin turvataan tiedon löytyvyys, sähköinen arkistointi ja varmuuskopiot. Paperiaineiston hallinnoinnin haasteet Paperisen aineiston hallinnasta saattaa vastata määrätty osasto tai hen- kilö. Se voi olla taho, joka on perustanut paperisen tiedon käsittelytavan yritykseen. Tähän on voinut olla tiettynä ajanjaksona hyvät perusteet, josta on kulunut paljon aikaa. Nykyvaatimusten mukaisesti paperises- sa muodossa tiedon säilyttämisen perusteita ei ehkä ole enää olemassa. Tästä syystä paperiaineisto tulisi saattaa sähköiseen muotoon, jotta se olisi yhteneväisesti käsiteltävissä kaiken muun sähköisen dokumenttiai- neiston kanssa. Paperisessa muodossa hallinnoitavien aineistojen osalta tiedonhallin- nan riskejä voidaan tunnistaa seuraavasti: • Paperisen aineiston tuhoutuminen. • Paperisen aineiston varmuuskopioinnin puuttuminen. • Paperisen aineiston katoaminen. • Paperisen aineiston hankala uudelleen käytettävyys. • Paperisen aineiston löydettävyys suurista tietomääristä. • Uuden tiedon vaikea liitettävyys vanhan tiedon yhteyteen. • Tietojen hankala saaminen raporttien muotoon.

×