Restitution de l'atelier ILP de GouvInfo chez TOTAL

Atelier ILP sur l’utilisateur et le flux Information chez TOTAL SA
Livre blanc
Synthèse de l’atelier ILP Entreprise
Information Autonome Intelligente
réalisé chez
« Face au flux Information, comment l’utilisateur peut-il s’en sortir ? »
http://www.gouvinfo.org
© GouvInfo IAI, tous droits réservés

Remerciements
Les ateliers ILP sont des moments privilégiés pour nous, car ils construisent
un environnement propice pour provoquer la création de liens qui ne sont
pas forcément de même nature :
- entre des experts qui tirent leurs forces de la profondeur de leur savoir,
- entre des sujets qui ne paraissent pas forcément compatibles de prime
abord,
- entre des schémas intellectuels qui n’ont pas forcément les mêmes
zones d’adhérences,
- entre des approches commerciales nouvelles fragiles mais valorisantes,
qui remettent en valeur la notion même de dons et de gratuit,
Pour cela, nous devons créer une alchimie subtile pour atteindre un objectif
majeur : que tous les acteurs de l’atelier se soient fait plaisir et aient pu
rajouter à leur histoire des liens qui serviront pour leur évolution
professionnelle ou personnelle.
Cela est possible car des personnes croient à cette approche que développe
GouvInfo depuis 2010, et la soutiennent au mieux de leurs possibilités. Je
souhaite vivement les remercier avant de vous offrir cette synthèse.
Merci donc à Christophe BINOT (Total), Isabelle KERAUDREN (Transdev),
Florent DEWAS (ABS), Patrick LARCHEVEQUE (Ministère de la Défense),
Xavier HENDERSON (Air France), Daniel COLAS (DC²), André TIAO, et
Gregory MAUBON (Maubon.info).
Et un grand merci à vous tous, pour votre implication, votre confiance, et
votre support dans le temps.
Jean-Pascal Perrein
Président GouvInfo IAI
Page 2

Plan
• Remerciements 2
• Déroulement de l’atelier 4
• Les acteurs 6
• Les échanges 8
• La synthèse de Patrick 13
• Sujet N°1 : la valorisation 14
• Sujet N°2 : les fondamentaux 15
• Sujet N°3 : l’utilisateur 16
• Infographie 20
• Points de vue des participants 19
• Les votes et évaluations 26
• Présentation de GouvInfo IAI 31
• Notes 39
Page 3

Déroulement de l’atelier
Page 4

Les choix des participants
Vue organisationnelle
Quelles organisations de pilotage
pour mieux gouverner le flux
Information ?
Vue valorisation de
l’information
Comment innover par les usages
et valoriser l’information ?
Vue transformation et
changement
La maitrise du flux Information
améliore-t-elle la conduite du
changement ?
Vue opérationnelle
Comment doit-on construire un
environnement de gestion
d’information ?
Vue méthodes, ‘ROI’
Existe-t-il des méthodes pour
valoriser un projet ou construire
une entité dédiée au flux
Information ?
Vue fondamentaux
Quels sont les fondamentaux
qu’il convient d’intégrer pour
maitriser le flux Information ?
Vue mobilité
Comment intégrer le flux
Information dans des réflexions
de mobilité ?
Vue acteurs
Face au flux Information,
comment les acteurs peuvent ils
s’en sortir ?
Sujets choisis par les participants de l’atelier
Page 5

Les acteurs de l’atelier ILP-TOTAL
Nous remercions très particulièrement Christophe BINOT et son entreprise
TOTAL SA qui nous ont accueilli pour vous offrir cet atelier.
Page 6

Les acteurs de l’atelier ILP-TOTAL
Page 7

Ce qui s’est dit …
Page 8
Les participants travaillent sur une ou plusieurs
facettes du flux Information :
• dématérialisation et digitalisation ;
• fonctions d’organisation ;
• pour couvrir tout ou partie du cycle de vie
documentaire depuis le collaboratif jusqu’à
l’archivage, du niveau document jusqu’à la gestion
des connaissances ;
• pour protéger l’information, traiter de propriété
intellectuelle ;
• pour développer l’interface information complexe
/ humains.
« Merci aux journalistes présents »
« Cet atelier Illustre de la pluralité des approches sur
l’information »
Qui sont donc
ces acteurs, qui
étaient présents
à cet atelier ?
Des gouverneurs de
l’information, Knowledge
managers, Records Manager,
Architectes, Information
Managers, Conduite du
changement, Data Managers,
Conformité, …

Page 9
Ce sont des rôles diversifiés : communauté, membres,
consommateurs, créateurs, … Pour certains, le besoin
est uniquement d’être consommateurs ou créateurs
basiques.
Les acteurs se positionnent par leur degré
d’interactivité, leur collaboration dans un groupe. En
final c’est un critère d’employabilité personnel.
Etre acteur plutôt qu’utilisateur, c’est s’approprier
l’outil et ses règles, voire ses contraintes.
C’est comme conduire une voiture, il y a des règles
dans le code de la route, mais les usages s’apprennent
d’abord par la formation, puis l’accompagnement, et
surtout en conduisant parmi les autres conducteurs.
« un décideur est de fait un acteur »
Parlons nous
d’acteurs ou
d’utilisateurs ?
« Nous sommes la clef
pour nous en sortir, en
restant des adultes
face aux outils»

Plusieurs approches cohabitent :
• « hard » en parlant juridique, risque,
Page 10
cyberattaque, procès, …
• « soft » efficacité (ou …inefficacité)
personnelle et collective.
Sensibiliser, c’est largement évangéliser,
dans ce domaine, il reste des croyances
ancestrales. Il faut encore faire face à
des baronnies pour qui l’information est
« reste le pouvoir », alors qu’elle est
disponible partout.
« L’évangélisation vient souvent du bas
vers le haut. Quel rôle doit avoir le
middle management ? »
« Les indicateurs pour les utilisateurs
n’existent pas ou sont exclusivement
répressifs »
« Cela bouge
très
Très vite »
Comment
sensibiliser ?

L’ambition est que cela recouvre toute l’information,
tout le flux Information.
Page 11
« Information = donnée + contexte »
Le point de départ et la dynamique sont affaires de
contexte et de maturité :
• focaliser sur les données, ou sur les documents,
• partir des informations accessibles aux outils de la
DSI,
• partir des métiers qui s’impliquent et laisser les
autres pour plus tard,
• partir d’un existant papier et développer
l’électronique …
« Il faut un responsable + propriétaire de l’information
quand on veut la maîtriser »
Quel champ
d’action faut il
maîtriser ?
« Aborder le sujet avec
un esprit analytique
n’est pas adapté : il
faut une vue
systémique »

Page 12
Créer ou conforter un
contexte favorable, un
environnement de confiance
dans lequel on fixe une
politique, des règles, des
processus en même temps
que les outils pour que ce
corpus soit facile à mettre en
oeuvre au quotidien.
Viser une bonne
compréhension des acteurs /
utilisateurs.
Veiller à ce que les outils
permettent une pratique
aisée et généralisée au
quotidien.
Et surtout, ils doivent aider à
appliquer les règles qui sont
définies dans des
fondamentaux.
Les moyens pour
maîtriser
l’information

La Synthèse de Patrick Larcheveque
Les notions de risques et de responsabilité ont souvent été mises en
exergue dans cet atelier. Le slide présenté par Jean-Pascal et décrivant le
flux Business/Risques inséré dans son écosystème et le monde extérieur à
l’organisation suffit à comprendre cette préoccupation des participants.
Aujourd’hui, nous assistons à une évolution très rapide, trop rapide de la
technologie qui a pour conséquence un accroissement constant du niveau
d’immaturité des utilisateurs, des outils et des organisations face à ces
nouvelles technologies qui sont appliquées presque instantanément et
mises sur le marché sans réel recul. Cela se traduit, plus particulièrement
dans le domaine de la sécurité des systèmes d’information et de
communications, par une multiplication des vulnérabilités suivant un cycle
très court, ainsi qu’une densification et une accélération des flux
informationnels. Dans un tel contexte, il devient essentiel de considérer la
balance opportunités/risques, tant personnelle que pour les entreprises
dans l’équation de la gouvernance du flux information. Un facteur clef de
succès : s’appuyer sur des fondamentaux adaptés, suffisants mais non
écrasants (cadre juridique et partage des responsabilités par exemple).
Jusqu’à présent évangélisée par la base de l’entreprise et le middle
management, la gouvernance du flux information trouve son ticket d’entrée
au plus haut niveau de management des entreprises par les risques. En
effet, ces derniers pesant toujours plus sur la maitrise du flux information
de l’entreprise peuvent se concrétiser en pertes financières lourdes. La
prise en compte récente de la dimension cyber menace par les grandes
entreprises et administrations est le premier signe d’une réelle prise de
conscience de la rupture entre technologie et maturité de l’entreprise au
sens large sur le plan de la sécurité (utilisateurs, outils et organisation).
Cependant, la sécurité ne demeure qu’une des nombreuses facettes de la
gouvernance du flux information et l’effort de rapprochement vers la
valorisation de l’information reste encore à comprendre et à concrétiser.
Page 13

Morceaux choisis
1er sujet : valorisation de l’information
Page 14

2nd sujet : les fondamentaux
Page 15
Morceaux choisis

3ème sujet, le choix de notre hôte
Comment l’utilisateur peut s’en sortir ?
Page 16
Point de vue Grégory Maubon - www.maubon.info
Morceaux choisis
Consultant expert en Réalité Augmentée et Usages Numériques

Page 17
Point de vue Jean-Pascal Perrein - www.3org.com
Consultant en gouvernance et usage du flux Information
Morceaux choisis

Réponses ? Constats
Page 18
Point de vue Daniel Colas - www.dc2.fr
Consultant en gouvernance documentaire et archivage

Point de vue de participants : présentation
Christelle WOZNIAK – Accompagnement du changement et
évolution du SI à la SNCF
Christophe BINOT – Responsable de l’entité en charge de la
gouvernance de l’information du groupe TOTAL.
Delphine MOUCHEL – Responsable de la gouvernance
documentaire – DCNS
Florent VINCENT – Responsable partage de l’information -
Thales Systèmes Aéroportés
Isabelle KERAUDREN – Knowledge Manager - Transdev
Muriel DEBIBIE – Knowledge & Information Management
Advisor - GDF SUEZ
Noël CAVIGIOLI – A été responsable du département Archives
& information documentaire à Paris Habitat.
Nous remercions ces participants pour avoir pris le temps de répondre de
façon spontanée aux 3 questions posées au cours de cet atelier.
Page 19

« Face au flux Information, …
Open Data
Social marketing
Web sémantique
Nouveaux rôles
Réglementations
Ornicar
Vous pensez vraiment que l’on peut faire comme on faisait hier
Page 20

… comment l’utilisateur peut-il s’en sortir ? »
Remettre
au centre
de la réflexion
l’humain
Big Data
Linked Data
BYOD
BYOS
Objets connectés
Éthique
Intelligence artificielle Sécurité
Page 21

Quel périmètre englobe la gouvernance de l’information dans
votre entreprise (papier, électronique, documents, mails, GEDs
(technique, bureautique), applications transverses (RH, finances,
production…), applications métiers… ) ?
Quels arguments avez-vous utilisé pour que l’utilisateur final
accepte la contrainte de gérer son information conformément à
des politiques de gouvernance ?
Quels moyens (sanctions ou non) avez-vous dans votre
organisation pour faire respecter les règles (chartes d’usage,
contrat de travail, règlement intérieur, politiques, …) ?
Ces questions ont été posées par Christophe Binot (Total)
Page 22
Point de vue de participants : les questions
1
2
3

Point de vue des participants
Global : Les directions
RH, légal, Finance,
l’exécutif, les métiers.
Tous les documents, les
données pétro-techniques,
les
informations : interne et
externe, engageante,
patrimoniale,
structurante, sensible.
Périmètre très vaste, varié
et protéiforme. De niveau
très variable du papier à
l'archivage électronique
natif, à des chantiers
digitaux purs
Le périmètre est global et
touche toutes les activités
de l’entreprise
Tout le périmètre de
l’information papier ou
numérique, textuelle ou
multimédia, structurée
ou non, y compris dans
les applications métier
La gouvernance traite
les documents et à très
court terme les
données. Elle englobe
tous les processus et
supports avec mise en
oeuvre dans les SI. Il est
vrai que le sujet des
mails n'est pour
l'instant pas d'actualité.
Muriel
Christelle
Florent
Christophe
Delphine
Isabelle
Quel périmètre englobe la
gouvernance de l’information
dans votre entreprise ?
Page 23
Il n'y a pas encore de
gouvernance de
l'information
1
Seule la rencontre entre
les deux visions permet
de gouverner
l’information dans un
périmètre Entreprise en
terme de risque, de
coût et de valeur
Noël

Quels arguments avez-vous utilisé pour l’utilisateur final ?
Une meilleure
maitrise et contrôle
des informations
gérées au sein de
l’entreprise. Montrer
les risques si non-respect
de ces
Une organisation
supportée par la
direction: Politique +
procédures + des
équipes + des outils
politiques
Bien gérée,
maîtrisée, il devient
plus aisé et donc plus
efficace en termes de
gain de temps de
l'exploiter
La valeur de
l’information pour
l’entreprise et la
capacité du salarié à la
maîtriser de façon plus
efficace
Faire des utilisateurs des
clients en offrant des
services adaptés, et
fiables
La mise en oeuvre n‘est
pas encore effective, au
départ cela passe par de
la communication.
Sans gouvernance de
l’information, l’utilisateur
développe ses propres
adaptations
Florent
Muriel
Christelle
Christophe
Noël
Delphine
Isabelle
Page 24
2

Des politiques et directives
qui doivent s’appliquer dans
l’ensemble du Groupe, sans
contraintes en terme de
sanctions vis-à-vis du droit
Une politique d’archivage au
niveau Entreprise, un travail
transversal et quotidien avec
les utilisateurs, d’indicateurs
Christophe
Pas de sanction mais
inscrit dans le référentiel
qualité de l’entreprise.
Implémentation de ces
règles dans les outils du
système d’information
Il existe des référentiels
en ligne accessibles à
tous pour l’archivage
légal. Il y a aussi un
réseau de
correspondants dans les
branches et activités.
Pour la gestion de
l’information, il n’existe
rien d’aussi formalisé
social
et d’alerte
Une politique de gestion des
archives qui s’applique dans
l’ensemble du Groupe et un
accompagnement quotidien
par des professionnels de la
gestion de l’information
Des politiques et des
procédures auditables.
Pour la partie
documentaire, on
s'appuie sur la norme de
système de
management ISO30300
Pour les règles d’entreprise :
un règlement intérieur, une
charte graphique, le contrat
de travail, des procédures
diverses pour gérer les règles
en vigueur
Florent
Muriel
Christelle
Noël
Delphine
Isabelle
Quels moyens avez-vous
pour faire respecter
les règles ?
Page 25
3

Page 26

La météo des participants
Résultats des participants à la question
« quel est votre météo, lancée au début de l’atelier »
très fatigué(e)
stressé(e)
détendu(e)
curieux(se)
heureux(se)
enervé(e)
en pleine forme
Page 27

Les 5 piliers de GouvInfo
% de participants plutôt d’accord avec les affirmations
suivantes concernant la gouvernance de l’information
Page 28
87%
95%
91%
91%
80%

Notre civilisation en 2100
Description Réponse
Nous serons retourné dans des grottes, 4,5%
Nous vivrons comme des dieux, les robots feront tout, 9,1%
Notre monde sera comme "1984" (Big Brother, ...) 13,6%
Rien, en fait je ne vois pas le problème, 9,1%
Nous aurons réussi à trouver un équilibre entre "âme" et
technologies,
27,3%
La technologie prend le dessus sur l'humain : Matrix,
Terminator, ..
0,0%
Il existera un gardien universel pour maitriser les dérives, 9,1%
Une guerre mondiale dévastratrice résoud notre
problématique,
13,6%
Nous avons réussi à créer un trou noir, qui a avalé la Terre, 13,6%
Pessimiste
45,5%
Optimiste
55,5%
Page 29
Avec une vue technologie et flux Information, comment
voyez vous la civilisation en 2100 ?
(…)

Votre évaluation
Retour des participants concernant le niveau qualitatif
de l’atelier
Atelier ILP de GouvInfo chez Total sur le thème de l’utilisateur
Moyenne des résultats des personnes ayant assisté à l’atelier
Les présentateurs
Faible Moyen Bien Très bien Exceptionnel
Maitrise des sujets 35% 60%
Capacité à faire interagir 45% 50%
Qualités pédagogiques 45% 50%
Fraicheur, dynamisme 25% 75%
L'atelier
Richesse des sujets 40% 45%
Adaptabilité vis-à-vis des participants 45% 45%
Intérêt et pertinence des apports 40% 50%
Qualité des présentations 55% 40% 5%
Satisfaction générale
Votre perception 5% 40% 35%
Page 30

Page 31

Présentation de GouvInfo IAI
GouvInfo IAI (Information Autonome Intelligente) est une initiative de
« crowd mentoring » pour les personnes qui souhaitent voir le flux
information autrement, stresser des sujets transverses, travailler la
complexité. Aujourd’hui association loi 1901, sa cible est de valider un
modèle puis à terme de se transformer en coopérative d’intérêt
collectif (SCIC).
Basé sur un modèle économique durable, sur des fondamentaux forts,
et avec une approche décalée, GouvInfo est aussi un terrain
d’opportunités pour tous, avec des valeurs fortes.
Nous sommes persuadés que plus nous maîtriserons le flux
information, plus …
 nos entreprises seront compétitives,
 notre environnement professionnel sera riche et fluide,
 nous anticiperons les risques et l’évolution de nos besoins.
Page 32

Isabelle
KERAUDREN
Transdev
François
DELION
Bouygues Telecom
Christophe
BINOT
Total SA
Thierry
BRUNET
OPENTEXT
Jean-Pascal PERREIN
3org Mentorat
JPPerrein@3org.com
+33 (0)6 61 97 66 55
Patrick LARCHEVEQUE
Ministère de la Défense
p.larcheveque@free.fr
Tel : +33 (0)6 51 60 12 76
Florent DEWAS
@bs
florent.dewas@fcvnet.net
Tel : +33 (0)6 61 33 10 42
Isabelle KERAUDREN
Transdev
i.keraudren@netcourrier.com
Tel : +33 (0) 01 74 34 20 72
Jean-Pascal
Perrein
Florent
Dewas
Daniel
Colas
Isabelle
Keraudren
Patrick
Larcheveque
William
Bres
Fabien
Grenet
Irène
Allouche
Alexandre
Nouhi
2014
Les acteurs de GouvInfo IAI
Page 33

Nos membres
GouvInfo
IAI
Permet de former son
management d’une façon
pragmatique, valorisante
et avec une capacité de
mise en application très
Permet d’adapter son offre
aux attentes du marché, de
travailler son image et
rendre qualitative son
énergie commerciale
rapide
Permet d’enrichir son
réseau en rencontrant des
pairs impliqués sur des
sujets transverses, permet
d’évaluer son potentiel et
celui du marché
Permet de mûrir les
tendances et attentes du
marché, de développer un
réseau de partenaires, de
valoriser un savoir
Entité de conseil,
un indépendant
Éditeur de
solutions/logiciels
Organisation
publique ou privée
Personne
physique
Page 34

Le modèle économique
Un espace de confiance pour construire notre
développement professionnel en s’entre-aidant.
Page 35

Nos commandements
La raison d'être de GouvInfo est de construire un environnement
d'opportunités mettant en relation de très nombreux profils de
membres ayant chacun des intérêts convergents ou divergents. Son
subtil équilibre, générateur de forte valeur, s’appuie sur des principes
respectés par tous.
1. Aucune relation commerciale ni de profit sans apport de valeur
profitable pour tous les membres ;
2. Agir avec des démarches rapides, créatives et qualitatives pour
enrichir et anticiper le marché ;
3. Être complémentaire et force de proposition avec les institutions et
les organismes existants mais pas en concurrence ;
4. Intégrer systématiquement dans chaque réflexion les 5 piliers de la
gouvernance du flux Information ;
5. Donner la priorité à la sécurisation de GouvInfo IAI afin que ses
membres puissent travailler sur le moyen et long terme ;
6. Rester ouvert, neutre et aussi transparent que possible vis-à-vis du
marché, des membres, et de GouvInfo IAI ;
7. Valoriser les membres proportionnellement à leur activité et
engagement au profit de la communauté et de GouvInfo IAI ;
8. Avoir un comportement et des agissements compatibles avec
l’image dynamique, constructive et proactive de GouvInfo IAI ;
9. Respecter les personnes, la valeur apportée et crée dans le cadre
de GouvInfo IAI, et la réglementation en vigueur.
Page 36

Notre offre
L’ILP est un atelier dynamique réalisé et animé par des
membres GouvInfo certifiés. Sur 2 à 4 heures, il se
déroule avec une approche multicouches, mélangeant
plusieurs sujets, niveaux d’expertises et méthodes
pédagogiques.
Objectif : sensibiliser, faire partager, mûrir
collégialement par groupe d’une vingtaine de
personnes différents points de vue, problématiques,
attentes concernant le flux Information.
Les benchmarks, à travers 4 évaluations spécifiques et
complémentaires, permettent de bénéficier de données de décisions
pour les membres, pour leurs organisations, pour leurs évolutions
professionnelles.
Page 37

Le MAI est une formation interactive réalisée sur ½ ou
1 journée, animée par des membres GouvInfo certifiés.
Elle s’appuie sur des matériaux ludiques (Briques
Lego™, Jeu de plateau CivilisInfo™) pour mettre en
situation les participants.
Objectif : par groupe de 4 à 10 personnes, sensibiliser,
développer des reflexes de prises de décisions vis-à-vis
du flux Information, de sa gouvernance, de ses usages,
…
La gestion des talents
apporte et favorise une
nouvelle manière de
définir la valeur
professionnelle d’un
membre, ainsi que les
opportunités apportées
par GouvInfo.
Les études prospectives
sont une façon
dynamique de provoquer
des réflexions collégiales
et des environnements
propices au crownd-mentoring
de GouvInfo.
Notre offre
Page 38

Page 39
NOTES

Continuez le débat
Continuez le débat
En rejoignant la communauté de l’info
et particulièrement le groupe dédié aux ateliers ILP
http://www.gouvinfo.net/cominfo/atelier-ilp/
Ce document peut être imprimé en mode livret sur la base d’un A5 sur du papier A4

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