Fiches des nominés au concours de GouvInfo : IAI awards 2015

Version 1 – Jean-Pascal Perrein – 19 décembre 2014
Nominés 2015
Avec le soutien de

Le concours des IAI-AWARDS Objectifs
(Information Autonome Intelligente)
Appuyer la mise en place d'organisations dédiées
Mieux maîtriser l'information nécessite de pouvoir s'appuyer sur une organisation
adéquate, reconnue et dont la mission est de créer des effets de levier en s’appuyant sur
les fondamentaux et les offreurs de l’entreprises. Elle est garante du corpus de
fondamentaux qui regroupent les décisions et réalisations spécifiques aux processus de
gestion de l’information tel que les règles, politiques, nomenclatures, plans de
classement, … . Sa mission secondaire est d’adapter son propre fonctionnement pour
être en adéquation avec la culture et la maturité de l’organisation vis-à-vis de
l’information et de ses usages, et ainsi de devenir une référence majeure pour la direction
et ses orientations stratégiques.
Développer les usages et comportements d'usage
Avoir une organisation dédiée à la gouvernance de l’information, des fondamentaux qui
permettent de rendre cohérents une vue globale du flux Information, et une démarche
pour faire grandir la maturité de l’entreprise n’ont de sens qui si l’ensemble peut se
décliner sur les outils. La gouvernance de l’information doit favoriser les usages et
comportements d’usages des utilisateurs. Il est la clef de voûte de la dynamique de toute
l’organisation indépendamment de ses missions. Ainsi favoriser la mise à disposition ou
le développement d’offres basées sur des outils intelligents est une condition
pour développer une relation d’adulte à adulte entre l’utilisateur, la technologie et le
flux Information de l’entreprise.
Accélérer la maîtrise du cycle de vie
L’information est transverse, elle est la raison d’être de nos organisations, peu importe
leurs métiers. Elle doit être uniformément connue et formalisée. A travers des référentiels
d’information, il devient possible de comprendre, d’anticiper et de travailler sur ce qui va
apporter de la valeur à l’entreprise et ses membres, mais aussi des risques pouvant
remettre en cause l’existence même de l’organisation. Chaque information peut ainsi être
définie par des règles métiers ou techniques, et offre ainsi une base pour travailler en
toute confiance. Ces fondamentaux ainsi vue de façon global, apportent une aide
précieuse aux experts qui le nécessitent, qu’ils soient dans la gestion du risque, de
l’archivage, du collaboratif, de la valorisation, de la qualité, … .
L’information est au centre des enjeux de ce début de siècle, savoir la valoriser,
dépend de notre capacité à bien la maitriser. Cette bonne gouvernance se fait de
multiples manières, chacune portant sa complexité.

Le concours des IAI-AWARDS Présentation 2015
(Information Autonome Intelligente)
Planning :
 Eté : inscriptions réalisées par l’intermédiaire de l’observatoire de la gouvernance de
l’information. 49 inscrits
 Automne : Dépôt de dossier et premiers votes de la communauté GouvInfo IAI sur les
résumés exécutifs : 72 votants, 7 nominés retenus.
 Hiver : second vote par la communauté GouvInfo IAI sur l’ensemble du dossier,
auditions publiques dans le cadre d’atelier ILP™, évaluation et décision par le jury.
 Printemps : Remise des trophées au cours de MIS-Documation
Nominés :
Les nominés qui apporteront leurs visions, idées et détails sur leurs initiatives sont :
 Delphine MOUCHEL, DCNS – La démarche « JEDI » -J’Élabore, Décris, Insuffle
 Bernard CHABOT, Accenture – Business-Driven Ontologies for Ontology-Driven
Businesses
 Sébastien MEUNIER, Lawfice – Project Helga
 Didier PLEGAT, Vedalis – Social KM
 Paul LAHMI, Sood – Identité numérique et fiabilité de l’information
 Jannick LABATUT, Conseil Général du 93 – Centre de ressources KM
 Maurice CALVO, Ostendi – Serveur de formulaires dynamiques dédié au métier
Le Jury :
Le choix des trophées et le classement des lauréats sont accompagnés par :
 Christophe BINOT, TOTAL,
 Vincent DUTOT, Chaire Digital Data Design ESB Management School,
 Rémi VECINA, Grande Banque CAC40,
 Thierry BRUNET, OPENTEXT,
 Patrick LARCHEVEQUE, Ministère de la Défense,
 Jean-Pascal PERREIN, 3org Mentorat,
Les liens utiles :
 Le groupe ouvert de GouvInfo qui contient les dossiers, et les liens vers le système
de vote : http://www.gouvinfo.net/cominfo/iai-awards/
 Le site des IAI-Awards : http://www.iai-awards.org/
 Le site de GouvInfo : http://www.gouvinfo.org/
 Réservation pour les auditions publiques : http://bit.ly/ILP-SecureSphere-IAI-Awards-
MATIN/ et http://bit.ly/ILP-SecureSphere-IAI-Awards-APRESMIDI/
Légal :
La reproduction ou représentation ou diffusion, intégrale ou partielle, de ce document,
par quelque procédé ou support que ce soit, est interdite sans autorisation expresse et
préalable de GouvInfo IAI. Gouvinfo, IAI Awards et l’observatoire de la gouvernance
de l’information sont des marques déposées. Les textes et récapitulatifs des fiches
sont de la propriété exclusive des nominés.

 Résumé : La société édite une solution logicielle très innovante ayant obtenu le premier
prix E-Doc Awards 2013 qui consacre l'entreprise comme acteur du monde de la
composition de documents, GED et dématérialisation.
La solution intègre un module e-gov de génération de formulaires dynamiques on line
entièrement administré par les experts métiers des grandes organisations. Elle permet
de se substituer aux solutions du marché pour la gestion des formulaires PDF interactifs
/ transactionnels / batch (qui nécessitent des compétences d'experts techniques et
surtout très consommatrices de bande passante). Elle se déploie sans aucune formation
au niveau de son utilisation finale et sa particularité est de former l'utilisateur à travers
l'outil.
Elle permet de rationaliser les processus administratifs, repositionne le métier au sein
des Systèmes d'Information et prend en compte les contraintes techniques des DSI en
matière de performances, de fonctionnement, de sécurité, et dans certains cas, sociales
et environnementales.
Catégorie 1 - Votre organisation commercialise principalement des solutions
techniques, des produits, des logiciels, du matériel,
Secteur d’activité : Informatique (Edition de solution logiciels) - Taille de
l’organisation : Petite organisation (entre 1 et 49 salariés ou équivalents)
 D'un point de vue exécutif, cette initiative est:
 « Stratégique : influence l'ensemble de l'organisation sur le moyen et long terme »,
 « une démarche ayant pour vocation de transformer et faire évoluer l’organisation (dans la durée) »
 Elle concerne :
 « Des services, offres, outils qui développent, harmonisent des usages, améliorent des comportements d’usage, »
 Le candidat considère que le pourcentage de personnes directement touchées par cette initiative est de :
 50%
 Les apports majoritaires de l’initiative pour les enjeux de l'organisation ont été définie par le candidat à (100= maximum) :
 100 % pour ce qui touche à la qualité et la sécurité
 100 % pour ce qui touche à la culture et les individus
 100 % pour ce qui touche à la conformité et la confiance
 100 % pour ce qui touche à l'innovation
 100 % pour ce qui touche à l'organisation
 100 % pour ce qui touche à la performance
 L’incidence de l’initiative est estimée comme pouvant être forte sur :
 Oui L'information engageante : porteuse d'éléments de preuve pouvant être utilisés au cours d’un litige
 Oui L'information patrimoine : représente une valeur qui doit rester accessible dans le temps
 Oui L'information structurante : classe les autres informations, elle se formalise par des référentiels de données
 Non L'information sensible : porteuse de risques qui peuvent mettre tout ou partie d’activités en péril
 Non L'information personnelle : permet d’identifier une personne physique ou de la rendre identifiable
 Non L'information contributive : porte des éléments pouvant alimenter les 5 familles précédentes
 Non L'information bruyante : permet de créer de l'information contributive
"SERVEUR DE FORMULAIRES DYNAMIQUES DEDIE AU METIER" VOUS FAIT GAGNER DE L’ARGENT ET DU TEMPS
Cette fiche comporte le
descriptif de l’initiative de :
Maurice CALVO
(OSTENDI)
Donnez votre avis, votez et
obtenez plus d’information sur le
concours à cette adresse :
http://www.gouvinfo.net/cominf
o/iai-awards/
Les IAI Awards sont une initiative de GouvInfo IAI – Aucun usage du contenu des fiches n’est permis sans l’autorisation formelle de GouvInfo et du candidat - L’ensemble des informations relatif à ce
concours peut être trouvé sur http://www.iai-awards.org - Vous pouvez nous contacter en nous envoyant un email à contact@gouvinfo.org - Page 4/16
n° 654
CATEGORIE 11

 Ce qui fait que ce projet est unique, innovant, indispensable, pertinent, … :
C’est un outil de génération de formulaires dynamiques on line dédié métier, faible en encombrement de bande passante
et de technologie très innovante, reconnue par ses mises en œuvre, éprouvée et également primée. Il dispose d'une
technologie unique de prévisualisation des documents et formulaires on line très entièrement administrés par les acteurs
métiers et très peu consommatrice de bande passante. C’est une offre assurant la sécurité des contenus dans la cible
du "tout dématérialisé"
 Description de l’initiative
Création d’une solution logicielle entièrement métier nativement couplée avec la composition de documents ce, en remplacement
des solutions très techniques existantes pour la génération de formulaires dynamiques on line :
 repositionnement du métier dans la prise en charge de ses modèles de documents et formulaires on line par un simple outil
"bureautique"
 sécurisation des contenus par le paramétrage des modèles de formulaires portant les règles d'intégrité permettant une très
grande maîtrise des risques notamment juridiques
 valorisation et confiance des utilisateurs finaux (usagers ou back-office) par la simplicité de remplissage des formulaires en
ligne se présentant sous forme d'assistant de rédaction : l'utilisateur comprend ce qu'il remplit ce, sans aucune formation !
 rationalisation de la communication avec les SI par la récupération automatique de données toujours intègres issue de la
saisie des formulaires et la génération de documents
 optimisation et réactivité pour la création et/ou la mise à jour du cadre juridique et réglementaire de tout formulaire ou modèle
de document
 productivité informatique car ce sont les acteurs métiers qui se prennent en charge dans l'administration, la mise à jour, la
mise en ligne de leurs formulaires ou modèles de documents
 communication simple avec les systèmes de dématérialisation contribuant au bout en bout de la dématérialisation : des
formulaires et documents toujours corrects tant en contenu qu'en présentation, signés électroniquement, stockés de manière
probante, …
 simplification des processus de validation et de prise en charge des formulaires et documents car porteurs l’ensemble
contraintes et réglementaires apposées par le métier
 ROI très important dans un contexte de l’industrialisation et de la dématérialisation de la production de documents à l’issue
des processus de remplissage des formulaires : document égrené
 Qu'apporte ou a apporté cette initiative, à qui, comment.
Solution logicielle très innovante ayant obtenu plusieurs nominations et prix notamment dans le monde de la composition de
documents, GED et dématérialisation.
La solution existe depuis 1998 pour sa première mise en production au sein d'un grand groupe bancaire.
Fort de nos expertises notamment dans la composition de documents et de génération de formulaires dynamiques on line, nous
avons créé un nouveau module, le module e-gov de la solution, afin de donner le pouvoir au métier dans l'administration de leurs
formulaires et de parer les problèmes de saturation des bandes passantes de nos clients induites par les technologies en place.
Il permet d'importer des modèles PDF, de les surcharger "d'intelligence" via un paramétrage réalisé par le métier et de générer de
véritables assistants de rédaction "intelligents" pour leur déploiement on line sans que l'utilisateur final soit formé à son
"remplissage".
L'utilisateur final se voit entièrement guidé dans sa rédaction et produit des formulaires toujours intègres tant en contenu qu'en
présentation. De plus l'ensemble des données collectées sont récupérées automatiquement à la suite de la validation de son ou ses
formulaires. Une technologie de prévisualisation dynamique on line est à disposition de l'utilisateur final qui voit en temps réel sur
son navigateur web le ou les formulaires se composer au fur et à mesure de ses saisies.
Notre solution a été déployée pour de grands groupes pour notamment industrialiser la production de documents poste de travail
(courrier égrené) de part sa technologie de prévisualisation dynamique permettant une validation des documents et une
alimentation automatique des systèmes centralisés de publication multi-canal : réduction du coût du timbre, industrialisation de
l'impression ou de l'envoi de courriels, mise sous pli mécanisée, ...
Dans ces types de configuration, les ROI sont pharaoniques avec un très haut niveau de satisfaction du métier ainsi que des
utilisateurs finaux.
Fin du dossier de Maurice CALVOT (OSTENDI)
"SERVEUR DE FORMULAIRES DYNAMIQUES DEDIE AU METIER"
Evaluation avant élection des lauréats : Nb de points : 77 – Classement : 6ème / 49

 Résumé : Notre initiative offre une nouvelle voie pour faire circuler et capitaliser les
informations au sein des organisations. Elle permet de transformer le flux information
en connaissances utilisables pour l'action !
La gestion du flux information est unifiée : les informations circulent en fonction de leur
contexte d'usage et du profil des individus. Elles sont organisées dans le cadre d’une
structure transverse commune à tous les acteurs.
La gouvernance est assurée par des outils statistiques et cartographiques qui
permettent d' analyser et de mesurer finement la production de savoirs et les
interactions entre personnes.
 « Tactique : influence des grands ensembles de l'organisation (processus métier, management, ..) »,
 Elle concerne :
 20%
 Non L'information engageante : porteuse d'éléments de preuve pouvant être utilisés au cours d’un litige
 Oui L'information sensible : porteuse de risques qui peuvent mettre tout ou partie d’activités en péril
 Oui L'information contributive : porte des éléments pouvant alimenter les 5 familles précédentes
"SOCIAL KM" EST L’EFFET LEVIER QUI VA NOUS PERMETTRE DE MIEUX MAITRISER TOUTES LES INFORMATIONS
METIERS
Didier PLEGAT
(VEDALIS)
o/iai-awards/
n° 646
CATEGORIE 11

Dans les organisations, avoir des informations de qualité ne suffit pas : il faut pouvoir les transformer en connaissances
utilisables pour l'action. C’est pourquoi ROK'IT permet de gérer les stocks et les flux de connaissances en intégrant la
dimension collaborative centrée sur les individus et leurs interactions. C’est une nouvelle voie pour faire circuler et
capitaliser les informations, basée sur leur contexte et sur le profil des individus, organisée dans le cadre de
communautés transverses.
Quand on parle de gouvernance de l’information, on constate malheureusement que des problèmes récurrents se posent dans les
organisations :
 L’infobésité est un réel problème pour 45% des employés
 Seulement 19% des entreprises estiment disposer d’outils pour identifier les personnes avec les connaissances pertinentes
et les compétences adéquates
 La moitié des e-mails reçus ne sont pas lus
 Un « knowledge worker » passe 18 h par semaine à rechercher et collecter de l’information
 40% des professionnels déclarent ne pas trouver l’information dont ils ont besoin dans l’Intranet de leur entreprise
 Une organisation employant 1000 travailleurs du savoir dépense $ 5,7 millions par an en temps perdu par ses employés
à rechercher, collecter et reformater des informations en provenance de différentes sources…
Face à ces constats plus que dommageables pour la productivité et la compétitivité des entreprises, VEDALIS a pensé et
développé une plate-forme conçue de bout en bout pour répondre à la problématique de Knowledge Management dans les
organisations. L’objectif : délivrer une solution à la fois souple et efficace pour valoriser le capital immatériel détenu par les
organisations, et un outil de convergence au service des intérêts de l’entreprise, de son management et de ses collaborateurs.
Nom de code : ROK’IT, logiciel de Social Knowledge Management.
Raison d’être : stimuler les systèmes d'information sans les doublonner.
Fonctions :
 Créer des ponts au-dessus des silos organisationnels et individuels
 Structurer des informations clés dans le cadre d’un référentiel unique et partagé
 Partager les meilleures pratiques et les innovations
 Capitaliser et réutiliser des savoirs et savoir-faire
 Diffuser des connaissances utiles au bon endroit et aux bonnes personnes
 Localiser les connaissances et identifier les expertises
 Repérer les forces et les faiblesses de l’organisation
En bref : ROK’IT c’est LE « One Stop Shop » des connaissances !
Groupe décentralisé géographiquement et fonctionnellement, XXX, une grande entreprise CAC40 du secteur Assurance, a fait appel
à VEDALIS pour l’aider à répondre à un fort besoin de capitalisation et de partage de ses expertises métiers. ROK’IT a été
expérimenté avec succès en version pilote au sein de la Direction Opérationnelle, qui nous a livré son retour d’expérience : "Au sein
de XXX, nous avons souvent eu l’impression de tourner autour de nos problématiques de capitalisation et de partage de nos
expertises métiers, sans trouver une approche totalement satisfaisante. Dans ce contexte, ROK'IT nous a paru comme la solution
adaptée à nos problématiques : la possibilité de mettre en réseau nos experts métiers répartis sur différentes régions, de bénéficier
de fonctionnalités de recherche dynamiques permettant d’accéder à de la documentation clé comme à des échanges passés.
Grâce à ROK’IT, les utilisateurs ont ainsi pu poser des questions techniques et obtenir des réponses en ligne avec notre politique de
souscription. Cela a facilité les échanges entre nos fonctions centrales et nos services de Production en région, mais également entre
les régions elles-mêmes, ce qui a contribué à un certain décloisonnement."
Avec en ligne de mire l’Excellence opérationnelle, Constellium, leader dans la fabrication de semi-produits en aluminium, a équipé
ses communautés métiers avec ROK’IT dès 2007. Les métiers de la production et de la R&D sont concernés : plus de 700
collaborateurs répartis sur 11 sites dans 5 pays. Les bénéfices : partage des bonnes pratiques et des innovations, création de liens
entre métiers clés, capitalisation du savoir des experts seniors, facilitation de la montée en compétences des nouveaux
collaborateurs… et retombées business directes alignées avec la stratégie de l’entreprise : "Technology networks bring together
experts and engineers to industrialize new products and promote best practices at plant level. At Constellium, innovation really is at
the beating heart of everything we do."
Fin du dossier de Didier PLEGAT (VEDALIS)
"SOCIAL KM"

 Résumé : xxxxxxxxx, société innovante, détient un large portefeuille de brevets dans les
domaines de la sécurité documentaire, de la confiance numérique et technologies
connexes.
xxxxxxxxx apporte une réponse effective à la problématique d’échange d’information
entre entités.
Notre solution:
- Garantit l'authenticité de l'information transmise et sa non péremption y compris
postérieurement à l'échange,
- Certifie l'identité de celui qui envoie l'information et annihile toute tentative
d'usurpation d'identité,
- Garantit que seul le destinataire désigné pourra avoir accès à l'information transmise
et qu'il utilisera celle-ci dans les limites définies par l'émetteur.
- Permet la transmission via document électronique ou via document papier.
- Autorise la gestion de la transmission et sa traçabilité à partir d'un coffre-fort
électronique.
- Permet de déjouer tout type de fraude liée à la transmission de documents y compris
les fraudes les plus complexes.
- Permet le respect des libertés individuelles.
 « Stratégique : influence l'ensemble de l'organisation sur le moyen et long terme »,
 Elle concerne :
 100%
 Non L'information patrimoine : représente une valeur qui doit rester accessible dans le temps
 Oui L'information personnelle : permet d’identifier une personne physique ou de la rendre identifiable
"IDENTITE NUMERIQUE ET FIABILITE DE L'INFORMATION" "IDENTITE NUMERIQUE ET FIABILITE DE L'INFORMATION"
EST LE FACTEUR CLEF DE SUCCES DE LA TRANSFORMATION DIGITALE
Paul LAHMI
(SOOD)
o/iai-awards/
n° 655
CATEGORIE 11

Mon projet repose sur un processus d'échange de document/information complètement repensé en fonction de la réalité
des technologies actuelles/émergentes tout en restant compatible avec des échanges de documents papiers.
Mon procédé, breveté, propose une solution qui certifie l'information uniquement lorsqu'elle celle-ci est utilisée sans
surcout direct pour les particuliers ni pour l'émetteur du document.
Ingénieur Centralien, j'ai déposé des brevets dans les années 1990 pour assurer la sécurité de reproduction des documents papiers.
Deux multinationales américaines ont alors acquis des licences de mes brevets.
Les technologies informatiques ayant rendu aisée la falsification des documents papiers, la dématérialisation a été accélérée depuis
le début des années 2000.
Les solutions de sécurisation des documents électroniques et de leur transmission ont été improvisées et de fait ne font que reproduire
maladroitement les sécurités anciennes liées au document papier. Ces solutions sont couteuses peu rentables et ne permettent ni
d'éviter les fraudes ni les usurpations d'identité. De plus les détenteurs de documents électroniques impriment souvent ces derniers
lorsqu'ils désirent transmettre une copie …
De mon côté, j'ai effectué une réflexion nouvelle en essayant de définir une solution qui garantisse sans failles lorsque une
information est transmise via un document:
 Que celle-ci est authentique et non obsolète y compris postérieurement à la transmission,
 L'identité des protagonistes de l'échange,
 Le bon usage des informations transmises et la traçabilité de celui-ci.
 Le respect des libertés individuelles.
La solution doit également offrir les mêmes garanties si la transmission est effectuée via un document papier, de nombreux échanges
s'effectuant encore sous forme papier et s'effectueront vraisemblablement encore pendant au moins une génération.
Cette réflexion a permis le dépôt de nouveaux brevets en 2012 et 2013 qui apporte les garanties ci-dessus évoquées avec un cout
quasi nul et une adaptation optimum dans le cadre de coffres-forts électroniques individuels, qui seront vraisemblablement les
"boites aux lettres" légales de demain. La solution est de type informatique.
Cette technologie en sus des brevets déposés est dès à présent accessible et des démonstrations peuvent être effectuées.
De nombreux droits, biens ou avoirs sont octroyés uniquement sur présentation d'un ensemble de documents censés apportés la
garantie de l'identité du demandeur et des éléments liés à la transaction (adresse, revenus, situation …).
Les documents peuvent être faux ou falsifiés. Dans de nombreux cas, des documents papiers simplement scannés lors de l'entretien
suffisent. Si les documents sont faux rien ne pourra plus empêcher la transaction indue de se réaliser.
Des fraudes peuvent être effectuées avec des documents authentiques mais périmés:
 Factures EDF certifiant l'adresse mais entretemps un déménagement a eu lieu,
 Fiches de paie certifiant un revenu alors que depuis la personne a quitté son emploi ou revenu occasionnel.
La situation peut également évoluer postérieurement à l'accord alors que la transaction est encore en cours. Des documents
authentiques ou leurs copies peuvent être utilisées pour des usurpations d'identité frauduleuses.
Malgré les nombreux dispositifs actuels ou en cours de validation, les fraudes liées à une utilisation de faux documents ou à l'utilisation
détournées de documents authentiques entrainent et entraineront des pertes pour les entités publiques ou privées de
vraisemblablement plusieurs dizaines de milliards d'euros par an. Celles-ci entrainent également des pertes financières importantes
aux particuliers et bien d'autres préjudices lorsqu'il y a usurpation d'identité.
La solution proposée permet d'éviter toutes les fraudes liées à des utilisations frauduleuses de documents, électroniques ou papier.
Y compris des fraudes complexes comme l'utilisation multiple et illicite d'un même document ou d'une même information. La solution
est de plus adaptée à une gestion centralisée pour les particuliers (coffres-forts électroniques individuels) de l'ensemble de leur
documents tout en préservant leur liberté individuelle et en garantissant que ceux-ci ne pourront jamais être utilisée par un tiers mal
intentionné à leur dépens.
Fin du dossier de Paul LAHMI (SOOD)
"IDENTITE NUMERIQUE ET FIABILITE DE L'INFORMATION"

 Résumé : Henry Ford disait "Si j'avais demandé à mes clients ce dont ils avaient besoin ;
ils m'auraient répondus : un cheval plus rapide".
Hé oui, ce n'est pas d'hier que les clients ont du mal à exprimer leur besoins autrement
qu'en terme de "solution à leurs besoins" ; ces derniers n'étant quasiment jamais
exprimés "en tant que tels" ! Ce phénomène est encore plus flagrant dans l'industrie des
SI ... où les spécifications d'une application informatique sont généralement trop
orientées "Comment", font appels à des "Jargons" et sont rédigées sous forme
"Documentaire" ...
Ce qui conduit à un grand nombre d'éceuils récurrents : projets plus long et plus cher
que prévus, utilisateurs insatisfaits, application difficile à faire évoluer, ...
C'est pourquoi nous avons mis en place une approche globale ayant pour objectif de
palier à cet état de fait en nous permettant de spécifier completement (Pourquoi, Quoi
et Comment) un SI grace à des onto-terminologies et aux technologies du web
semantique.
Catégorie 2 - Votre organisation commercialise principalement du service, du
conseil,
Secteur d’activité : Information et communication (Services et conseils) -
Taille de l’organisation : Grande organisation (entre 500 et 2 999 salariés ou
équivalents)
 « Opérationnel : influence la manière de travailler de vos collaborateurs »,
 Elle concerne :
 10%
 Non L'information engageante : porteuse d'éléments de preuve pouvant être utilisés au cours d’un litige
"BUSINESS-DRIVEN ONTOLOGIES FOR ONTOLOGY-DRIVEN BUSINESSES" "BUSINESS-DRIVEN ONTOLOGIES FOR
ONTOLOGY-DRIVEN BUSINESSES" EST L’EFFET LEVIER QUI VA NOUS PERMETTRE DE MIEUX MAITRISER TOUTES LES
INFORMATIONS METIERS
Bernard CHABOT
(ACCENTURE)
o/iai-awards/
n° 644
CATEGORIE 12

Unique : global, « sans couture » (du besoin exprimé à l’application livrée), complet (1 méthode + 1 outillage), auto-
référent (s’applique à lui-même) Innovant : il met en œuvre des technologies d’avant-garde Indispensable : il fait face à
la complexité croissante des projets SI et évite les travers de l’approche « documentaire » Pertinent (et impertinent :-) :
il permet de se poser les bonnes questions (tout en le faisant de manière très différente par rapport aux pratiques
classiques)
Partiriez-vous en voyage à voyage à l'étranger sans vous munir d'une carte ? Construiriez-vous votre maison sur un terrain instable
? Achèteriez-vous une voiture sans prendre en compte les usages que vous en ferez ? Si vous avez répondu 3 fois non, alors vous
seriez surpris de savoir que c'est pourtant - paraboliquement parlant - ce que font la plupart des entreprises lorsqu'elles se lancent
dans un projet Système d'Information !
Vous pensez que j'exagère ? Bien sûr ... mais pas autant que vous pourriez l'imaginer ! Et c’est bien de ces constats quotidiens que
cette initiative est née, motivée par le sage conseil de Francis Blanche : “Face au monde qui change, il vaut mieux penser le
changement que changer le pansement“.
L'objectif visé est de faire en sorte que les applications que nous concevons servent de « vrais » besoins / usages métier. Pour cela,
il est – en autre – nécessaire :
 de disposer d’une « carte » du vaste « territoire » des Systèmes d’Information (des processus métier supportés aux
solutions techniques implémentées) car les « lieux » se ressemblent parfois tout en étant très différents. Ainsi que d’une «
légende » dans le but de pouvoir nommer sans ambigüité les éléments qui y sont représentés,
 de disposer de méthodes pour identifier les invariants métiers ou fonctionnels sur lesquels on va pouvoir « bâtir » des
applications pertinentes, robustes, pérennes, …
 de se doter d’un référentiel de connaissances permettant de capturer et structurer tout ce dont un projet SI requiert pour
être mené à bien
Les ressources utilisées sont principalement :
 Des cartes conceptuelles pour répondre à la question « Où sommes-nous ? »
 Des onto-terminologies pour répondre à la question « De quoi parlons-nous » ?
 Les normes et technologies du web sémantique pour outiller tout cela
Les ressources décrites ci-dessus sont mis en œuvre à la fois au niveau des processus métier de nos clients et de nos
propres processus métier.
Cette initiative apporte à toute équipe projet SI qui la met en œuvre :
 Rigueur et précision : l’équipe communique sans ambigüité et produit des livrables clairs (car chacun sait parfaitement «
de quoi » il parle et « où » il se situe dans le dispositif global)
 Complétude et cohérence : les éléments spécifiés peuvent être positionnés par rapport au périmètre projet et la cohérence
peut être facilement vérifiée
 Productivité et qualité : la maintenance de la spécification est simplifiée (chaque modification du référentiel étant reflétée
dans tous les livrables qui l’utilisent)
- …
Ceci est obtenu grâce :
 Au partage initial au sein de l’équipe projet des « cartes » (domaines, concepts et relations) et de leur « légende » (onto-
terminologie) associée - Aspect « Business-Driven Ontology »
 A la mise à disposition d’un outillage support « sur mesure » (en totale adéquation avec les « cartes » et la « légende »)
- Aspect « Ontology-Driven Business »

Démarrée en 2006, cette initiative a déjà été utilisée dans le cadre de plus de 20 projets SI. Elle est depuis pilotée en mode «
amélioration continue » aussi bien sur le volet méthodologique qu’outillage …
En s’attaquant frontalement aux racines profondes d’échec des projets SI (Cf pitch initial) cette initiative nous permet de disposer
d’une méthodologie outillée basée sur des fondations solides et des principes efficaces.
Bien que sans doute iconoclaste par rapport aux pratiques traditionnelles de l’industrie des SI (Ex : Donner priorité à l’explicitation de
« Ce dont on parle » plutôt qu’à la définition du plan projet ou du PQP), sa conception en mode « Best-Of-Breed » nous permet
d’intégrer facilement :
 les meilleurs aspects de différentes méthodes qu’elles soient anciennes (Merise, …) ou plus récentes (Praxème, ...)
 des paradigmes issus de disciplines connexes (Ingénierie des connaissances, Terminologie, …)
 et autant de bon sens paysan que nécessaire ;-)
Fin du dossier de Bernard CHABOT (ACCENTURE)
"BUSINESS-DRIVEN ONTOLOGIES FOR ONTOLOGY-DRIVEN BUSINESSES"

 Résumé :
 Une stratégie tu définiras,
 Le management tu convaincras,
 Les collaborateurs tu accompagneras,
 Les fondations tu bâtiras,
 Les outils tu adapteras,
 Un réseau tu construiras,
 Une cohérence d'ensemble tu afficheras,
Comme « Maître YODA », il faut utiliser la force de persuasion pour y parvenir !
L'objectif de ma démarche est de mettre en mouvement l'entreprise face aux enjeux de
l'information, en travaillant sur 3 axes simultanément :
1. l'organisation,
2. la définition des fondamentaux et,
3. les outils.
En s'adressant à 3 cibles : la direction générale, les managers et les collaborateurs. Ce
qui impose des capacités d'adaptation, de persuasion, de communication, un peu
d’opportunisme (dans le bon sens du terme) et surtout élément indispensable avoir une
vue globale des flux d'informations.
Catégorie 3 - Votre organisation éventuellement utilise ces solutions, produits,
logiciels, et s'appuie sur ces services, ou conseils
Secteur d’activité : Industrie manufacturière (Textile, chimie, métallurgie,
Automobile, verre, ...) - Taille de l’organisation : Très grande organisation
(plus de 3 000 salariés ou équivalents)
 « Autre »,
 Elle concerne :
 60%
 Non L'information structurante : classe les autres informations, elle se formalise par des référentiels de données
"AVEC LA DEMARCHE « JEDI » " BATISSONS L'AVENIR ENSEMBLE POUR PROSPERER DEMAIN!
Delphine MOUCHEL
(DCNS)
o/iai-awards/
n° 648
CATEGORIE 13

Commencer par la fin du cycle de vie de l'information (archivage) a 2 avantages: - comprendre le système information
de l'entreprise : origine, flux, organisation, classement, classification… - appréhender les besoins des collaborateurs :
que cherchent-ils, pourquoi, que manque-t-il pour répondre à leur attente...... Ce qui facilite la mise en œuvre d’une
démarche globale en étant FORCE de proposition basée sur le retour d’expérience !
Face à l’EMPIRE (un volume d’informations croissant, de nombreux systèmes d’informations, des exigences réglementaires de plus
en plus fortes, des pertes d’informations et de connaissances), DCNS a réagi.
Ses objectifs :
 Accélérer la recherche et le partage par la capitalisation
 Accélérer le traitement de l’information Sécuriser et tracer l’information
 Réduire les coûts de gestion.
Le point de départ de la démarche JEDI a été une non-conformité mineure lors d’un audit qualité qui portait sur les durées de
conservation. La gouvernance s’élabore progressivement (2010-2014):
 Etape 1 : Maîtrisons notre archivage !
o Création du Service @rchives Groupe assurant l’archivage : de tous les documents, toutes les activités, tous les
processus et tous les sites
o 1 référentiel : politique d’archivage, procédures de mise en œuvre, tableaux de conservation par processus réalisés
avec les métiers et le juridique
 Etape 2 : Gouvernons notre Information !
o Création d’un groupe de pilotage transverse garant de la stratégie et de la cohérence :
o définition d’un réseau de correspondants
o rapprochement gouvernance des données/ gouvernance documentaire - quels métiers de l’information à DCNS ?
o 1 référentiel : politique documentaire,
o une cible GED groupe, des règles de nommage, cartographie du système documentaire, standardisation de la
description de l’information dans les SI
o Le partenariat avec la DSI et plus particulièrement la cellule architecture pour construire ensemble le futur SI groupe
Réflexions sur la protection de l’information : sensibilité, classification, malveillance, propriété intellectuelle,…
Et la FORCE continue de croître....
Concernant la gouvernance, des apports significatifs :
 une prise de conscience se matérialisant par l’adoption d’une politique de gouvernance validée par la DG
 le lancement d’un projet de rationalisation et standardisation des SI de gestion documentaire
 l’élaboration d’une application offrant à la fois des espaces collaboratifs et des collections de documents de référence
 l’appui aux entités pour leurs demandes de GED
 Aide à un projet de décommissionnement de la DSI en apportant notre expertise à la fois sur les informations à conserver
et la structuration de la plateforme d’accueil
Concernant l'archivage, en 4 ans nous avons:
 archivé 19 kilomètres linéaires de documents : plans, spécifications, notes techniques, rapport d'étude, notes de frais,
dossiers RH, bulletins de salaire, contrats client et fournisseur,...
 répondu à près de 3000 demandes portant sur plus de 21000 documents, un taux de restitution (nbre de docs restitués/nbre
de docs demandés) compris entre 88 et 95%
 développé un taux de satisfaction de nos "clients" > à 95% mesuré par 2 enquêtes de satisfaction
Nos priorités pour 2015:
 Développer la communication auprès des collaborateurs, managers
 Mettre en œuvre la politique de gouvernance
Fin du dossier de Delphine MOUCHEL (DCNS)
"LA DEMARCHE « JEDI » (J’ELABORE, DECRIS, ET INSUFFLE)"

Catégorie 2 - Votre organisation commercialise principalement du service, du
conseil,
 Résumé : A partir de 2012, nous avons développé un projet de transformation du service
de documentation, rattaché depuis quelques mois à la Direction de la stratégie.
Le projet centre de ressources orienté KM consiste à engager les documentalistes au
cœur des projets de l'administration et des politiques publiques. Leur rôle est celui
d'apporter une fonction support KM aux projets comme dans le cas de la conduite du
changement ou le plan de communication.
L'essentiel de cette nouvelle fonction permet des gains de temps et une meilleure
maîtrise de la capitalisation des connaissances : documentariser le projet, veille
prospective, benchmarking, repérer les documents emblématiques et les collecter dans
une Bibliothèque numrique de reference créée au début de la démarche.
Par ailleurs, notre projet a permis d'ancrer la prestation d'ingénierie documentaire en
collaborant à des projets comme les espaces collaboratifs internes et partenaires, le
futur Portail open data, la dematerialisaton des actes et chaîne comptable.
Catégorie 3 - Votre organisation éventuellement utilise ces solutions, produits,
logiciels, et s'appuie sur ces services, ou conseils
Secteur d’activité : Secteur public et enseignement - Taille de l’organisation :
Très grande organisation (plus de 3 000 salariés ou équivalents)
 « Opérationnel : influence la manière de travailler de vos collaborateurs »,
 Elle concerne :
 75%
 Non L'information patrimoine : représente une valeur qui doit rester accessible dans le temps
"CENTRE DE RESSOURCES KM" DEVELOPPE VOTRE SAVOIR ET VOS SAVOIRS FAIRE
Jannick LABATUT
(Conseil Général 93)
o/iai-awards/
n° 653
CATEGORIE 13

Ce projet KM repose moins sur de l'expertise, des années d'expériences, ou un outil KM que sur le mode expérimental.
Il est fait pour se développer progressivement et par capillarité entre les chefs de projet et les acteurs des projets mais
aussi au sein même de l'équipe en charge de sa gouvernance, qu'on peut qualifier de non manifeste mais cependant
guidée par le sens et la finalité de la démarche : transversalité (partage) et transparence (visibilité) pour une efficacité
durable et vertueuse.
Le projet Centre de ressources KM s'est donné pour objectif de développer une culture du partage et de la capitalisation des
connaissances de la collectivité.
Concrètement, les 13 documentalistes du service de documentation se sont mises à capter et analyser ce qui se produisait dans nos
murs (l'information créée en interne par les services) et non plus seulement hors les murs (l'information éditorialisée provenant de
l'extérieur). Les projets de la collectivité (de politiques publiques ou d'administration) offrent des postes d’observation privilégiés
dans la captation de nouvelles connaissances : identification d’experts, de méthodes de travail, de savoir-faire et d’outils
notamment. Les projets engendrent une grande production documentaire mais peu ou pas d'interactions entre les projets eux-mêmes.
La documentaliste KM, engagée dans plusieurs projets, permet de faire résonner les projets entre eux afin que s'échangent les
connaissances ou les expériences. Leur participation constitue la clé de succès de la mise en œuvre du système de gestion des
connaissances de la collectivité.
La création d'une bibliothèque numérique de référence, Eurêka, qui capitalise déjà près de 600 documents "porteur de
connaissance" de la collectivité (Rapports, études, schémas départementaux, guides, chartes, bilans, actes de colloques…) et
d’autorité (notes d’instruction ou normatives), glanés çà et là au cours des projets et grâce à un réseau de référents constitué par les
documentalistes, est la première incarnation du Centre de ressources KM.
Une extension d'Eurêka est programmée sur Internet au second semestre 2015.
Par ailleurs, la fonction ingénierie documentaire consolide sa prestation en se posant comme assistance à maîtrise d'ouvrage ou
d’œuvre, selon les cas, dans des projets transversaux à visée documentaire : dématérialisation des actes administratifs et chaîne
comptable, espaces collaboratifs, réorganisation de réseaux bureautiques, un guide de gestion des documents...
Avant de parler d'efficacité, de gain productiviste, il s'agit de proposer, à la demande, une fonction support aux projets : c'est-à-
dire un accompagnement, une assistance KM ou d'ingénierie documentaire.
Concernant le volet KM, c'est une aide concrète à la gestion des connaissances du projet : dès la préparation du projet (veille,
benchmarking, fond de dossier, structuration documentaire,...), pendant le projet (mise en place d'outils de partage de contenus,
organisation des documents, repérage de "sachant" pour alimenter la base d'experts, veille permanente, cartographie d'info...) et
enfin en aval du projet (bilan, synthèse, rapport de veille, livret des livrables,...).
C'est ainsi que la "documentarisation" des projets revient à une personne dédiée à cela, déléguée par le chef de projet et qui assure
la mémoire des projets à des fins de réutilisations immédiates ou ultérieures (c'est le sens de la capitalisation de cet immatériel).
Sur le volet ingénierie documentaire, la prestation se place à l'articulation des métiers et des informaticiens. La documentation
assiste le métier dans la formulation de son besoin de dématérialisation ou d'organisation de l'information. Elle apporte une
expertise sur les contenus (métadonnées, information, savoirs) comme sur les mécanismes d'échanges de données entre les
contenants (logiciels, applications, protocoles, ...).
Cette expertise documentaire se positionne de manière suffisamment transversale dans les projets pour pouvoir veiller aux besoins
de cohérence des pratiques documentaires et corpus en œuvre dans le système de gestion électronique de documents choisi par la
collectivité.
Notre projet open data, prévoit de pouvoir croiser bientôt croiser des données statistiques, des indicateurs, de l'information
géographique et des documents sur une même plate-forme. Ce projet est facilité aujourd'hui grâce à la convergence de métiers de
la donnée rassemblés depuis 2 ans maintenant dans une Direction de la stratégie.
Fin du dossier de Jannick LABATUT (Conseil Général du 93)
"CENTRE DE RESSOURCES KM"

Vos notes
Contat@gouvinfo.org
www.gouvinfo.org
www.gouvinfo.net
+33(0)9 81 62 88 33

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