Comunicação IIR CMSesimbra

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Comunicação IIR CMSesimbra

  1. 1. 17 de Maio de 2006 Conferência - Gestão Electrónica de Documentos1 Fernanda Rodrigues e José Carlos Nunes Conferência: Gestão Electrónica de Documentos
  2. 2. 17 de Maio de 2006 Conferência - Gestão Electrónica de Documentos2 Gestão de Informação e a Tomada de Decisão SGIIA
  3. 3. 17 de Maio de 2006 Conferência - Gestão Electrónica de Documentos3 Caracterização da Câmara Municipal de SesimbraCaracterização da Câmara Municipal de Sesimbra • Organização da Administração Pública/LocalOrganização da Administração Pública/Local • Localiza-se no Distrito de Setúbal, integrado na ÁreaLocaliza-se no Distrito de Setúbal, integrado na Área Metropolitana de Lisboa, detendo 195 KmMetropolitana de Lisboa, detendo 195 Km22 de territóriode território • Nº de habitantes – 44.056Nº de habitantes – 44.056 • Actividades económicasActividades económicas  PescasPescas  ServiçosServiços  Indústria de extracção de pedra e hoteleira, ligada aoIndústria de extracção de pedra e hoteleira, ligada ao turismoturismo
  4. 4. 17 de Maio de 2006 Conferência - Gestão Electrónica de Documentos4 Caracterização da Câmara Municipal de SesimbraCaracterização da Câmara Municipal de Sesimbra • Nº de funcionáriosNº de funcionários – 682 (quadro)682 (quadro) – 150 (contratados)150 (contratados) • Grande dispersão de serviçosGrande dispersão de serviços
  5. 5. 17 de Maio de 2006 Conferência - Gestão Electrónica de Documentos5 Organograma GeralOrganograma Geral
  6. 6. 17 de Maio de 2006 Conferência - Gestão Electrónica de Documentos6 Esquema da WAN da C.M.SesimbraEsquema da WAN da C.M.Sesimbra
  7. 7. 17 de Maio de 2006 Conferência - Gestão Electrónica de Documentos7 Caracterização da Câmara Municipal de SesimbraCaracterização da Câmara Municipal de Sesimbra • Reestruturação da CMS em 2002 – criação destas unidadesReestruturação da CMS em 2002 – criação destas unidades orgânicasorgânicas  DMQSI (José Carlos Nunes) e DAMGD (FernandaDMQSI (José Carlos Nunes) e DAMGD (Fernanda Rodrigues)Rodrigues)
  8. 8. 17 de Maio de 2006 Conferência - Gestão Electrónica de Documentos8 Caracterização da Câmara Municipal deCaracterização da Câmara Municipal de SesimbraSesimbra • DAMGDDAMGD
  9. 9. 17 de Maio de 2006 Conferência - Gestão Electrónica de Documentos9 Caracterização da Câmara Municipal deCaracterização da Câmara Municipal de SesimbraSesimbra • DMQSIDMQSI
  10. 10. 17 de Maio de 2006 Conferência - Gestão Electrónica de Documentos10 Elementos determinantesElementos determinantes para a implementação do projecto SGIIApara a implementação do projecto SGIIA • Necessidade de dar resposta eficaz e célere aosNecessidade de dar resposta eficaz e célere aos MunícipesMunícipes • Integração deste projecto na política geral da C.M.SIntegração deste projecto na política geral da C.M.S • LiderançaLiderança • Investimento em equipamentos/serviços informáticosInvestimento em equipamentos/serviços informáticos • Envolvimento dos utilizadoresEnvolvimento dos utilizadores
  11. 11. 17 de Maio de 2006 Conferência - Gestão Electrónica de Documentos11 Objectivos gerais do ProjectoObjectivos gerais do Projecto • Acesso à informaçãoAcesso à informação • Modernização administrativaModernização administrativa • Desburocratização dos procedimentos internosDesburocratização dos procedimentos internos • Redefinição das tipologias documentaisRedefinição das tipologias documentais • Redefinição dos circuitos de informaçãoRedefinição dos circuitos de informação • Arquitectura da informaçãoArquitectura da informação • Organização electrónica dos documentosOrganização electrónica dos documentos
  12. 12. 17 de Maio de 2006 Conferência - Gestão Electrónica de Documentos12 Identificação do Projecto SGIIAIdentificação do Projecto SGIIA Compreende:Compreende: • Módulo de Arquivo ElectrónicoMódulo de Arquivo Electrónico • Módulo de Escritório ElectrónicoMódulo de Escritório Electrónico • Módulo de Circuitos DocumentaisMódulo de Circuitos Documentais • Módulo de Gestão de UtilizadoresMódulo de Gestão de Utilizadores
  13. 13. 17 de Maio de 2006 Conferência - Gestão Electrónica de Documentos13 Escolha de uma equipaEscolha de uma equipa para análise e solução do problemapara análise e solução do problema • A equipa foi composta por elementos daA equipa foi composta por elementos da DAMGDDAMGD e dae da DMQSIDMQSI • Teve em conta na sua análiseTeve em conta na sua análise - Satisfação dos clientes/utentesSatisfação dos clientes/utentes - Necessidades dos utilizadoresNecessidades dos utilizadores - Missão da instituiçãoMissão da instituição - Tomada de decisãoTomada de decisão
  14. 14. 17 de Maio de 2006 Conferência - Gestão Electrónica de Documentos14 Optou-se por umaOptou-se por uma solução que compreendiasolução que compreendia • Um registo electrónico e arquivo digital da documentação entrada • Uma definição do acesso da informação aos destinatários, através do código de classificação • Rapidez no acesso à informação • A classificação documental dos documentos, a partir do seu registo, com base no Plano de Classificação • A numeração e datação sequencial e automática
  15. 15. 17 de Maio de 2006 Conferência - Gestão Electrónica de Documentos15 Resultados ObtidosResultados Obtidos • Disponibilizar Informação, de forma rápida e eficazDisponibilizar Informação, de forma rápida e eficaz • Solucionar de forma mais célere as solicitações dos clientes daSolucionar de forma mais célere as solicitações dos clientes da organizaçãoorganização • Eliminar circuitos documentais redundantesEliminar circuitos documentais redundantes • Implementar novas tipologias documentaisImplementar novas tipologias documentais • Uniformização da imagem municipalUniformização da imagem municipal • Uniformização dos requerimentos internos - intranet, e externos -Uniformização dos requerimentos internos - intranet, e externos - Internet, no âmbito do projecto da Península Digital (em curso)Internet, no âmbito do projecto da Península Digital (em curso)
  16. 16. 17 de Maio de 2006 Conferência - Gestão Electrónica de Documentos16 Resultados obtidosResultados obtidos • Circuito de informação + rápido eficazCircuito de informação + rápido eficaz • Organização arquivística a partir da entrada deOrganização arquivística a partir da entrada de correspondência na CMScorrespondência na CMS • Organização electrónica dos documentosOrganização electrónica dos documentos • Organização documental com base no Plano deOrganização documental com base no Plano de Classificação documentalClassificação documental • Acesso da informação em tempo útil aos decisores,Acesso da informação em tempo útil aos decisores, contribuindo significativamente para a tomada decontribuindo significativamente para a tomada de decisãodecisão • Promoção da não impressão dos documentosPromoção da não impressão dos documentos
  17. 17. 17 de Maio de 2006 Conferência - Gestão Electrónica de Documentos17 Níveis de satisfação - SGIIA e aNíveis de satisfação - SGIIA e a Tomada de decisãoTomada de decisão  Conhecem o SGIIA, cerca de 100% dos utilizadoresConhecem o SGIIA, cerca de 100% dos utilizadores 0 1 2 3 4 5 6 DAMGD DAPU DMQSI DAJC DGRH DOM DAA DAF DHASS DECL GIRP Q.C sim não
  18. 18. 17 de Maio de 2006 Conferência - Gestão Electrónica de Documentos18 Níveis de satisfação - SGIIA e a Tomada deNíveis de satisfação - SGIIA e a Tomada de decisãodecisão  Tiveram formação 97, 5%Tiveram formação 97, 5% 0 1 2 3 4 5 6 DAMGD DAPU DMQSI DAJC DGRH DOM DAA DAF DHASS DECL GIRP Q.C sim não
  19. 19. 17 de Maio de 2006 Conferência - Gestão Electrónica de Documentos19 Níveis de satisfação - SGIIA e a Tomada deNíveis de satisfação - SGIIA e a Tomada de decisãodecisão  Tem computador 100%Tem computador 100% 0 1 2 3 4 5 6 DAMGD DAPU DMQSI DAJC DGRH DOM DAA DAF DHASS DECL GIRP Q.C sim não
  20. 20. 17 de Maio de 2006 Conferência - Gestão Electrónica de Documentos20 Níveis de satisfação - SGIIA e a Tomada deNíveis de satisfação - SGIIA e a Tomada de decisãodecisão  Compartilham computador 92,5%Compartilham computador 92,5% 0 1 2 3 4 5 6 7 DAMGD DAPU DMQSI DAJC DGRH DOM DAA DAF DHASS DECL GIRP Q.C sim não
  21. 21. 17 de Maio de 2006 Conferência - Gestão Electrónica de Documentos21 Níveis de satisfação - SGIIA e a Tomada deNíveis de satisfação - SGIIA e a Tomada de decisãodecisão  Tem licença com nome próprio 77,5%Tem licença com nome próprio 77,5% 0 0,5 1 1,5 2 2,5 3 3,5 4 DAMGD DAPU DMQSI DAJC DGRH DOM DAA DAF DHASS DECL GIRP Q.C sim não
  22. 22. 17 de Maio de 2006 Conferência - Gestão Electrónica de Documentos22 Níveis de satisfação - SGIIA e a TomadaNíveis de satisfação - SGIIA e a Tomada de decisãode decisão Tem licença com nome de serviço 60%Tem licença com nome de serviço 60% 0 0,5 1 1,5 2 2,5 3 3,5 4 4,5 DAMGD DAPU DMQSTI DAJC DGRH DOM DAA DAF DHASS DECL GIRP Q.C não sim
  23. 23. 17 de Maio de 2006 Conferência - Gestão Electrónica de Documentos23 Níveis de satisfação - SGIIA e a Tomada deNíveis de satisfação - SGIIA e a Tomada de decisãodecisão  Aderiram ao SGIIA, 1999–37,5%; 2000–45%; 2001-15%;Aderiram ao SGIIA, 1999–37,5%; 2000–45%; 2001-15%; em 2002–2,5%em 2002–2,5%  Trabalham no Arquivo Electrónico, diariamente-50%;Trabalham no Arquivo Electrónico, diariamente-50%; frequentemente-35%; ocasionalmente-2,5%;e raramente-frequentemente-35%; ocasionalmente-2,5%;e raramente- 12,5%12,5%  Trabalham no Escritório Electrónico, diariamente-Trabalham no Escritório Electrónico, diariamente- 57,5%;frequentemente-25%;ocasionalmente-12,5%;e57,5%;frequentemente-25%;ocasionalmente-12,5%;e raramente-5%raramente-5%
  24. 24. 17 de Maio de 2006 Conferência - Gestão Electrónica de Documentos24 Níveis de satisfação - SGIIA e a TomadaNíveis de satisfação - SGIIA e a Tomada de decisãode decisão  Os utilizadores usam o SGGIA, por utilidade-82,5%; eOs utilizadores usam o SGGIA, por utilidade-82,5%; e porque são obrigados-17,5%porque são obrigados-17,5% 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 DAMGD DMQSTI DGRH DAA DHASS GIRP Utilidade Obrigado
  25. 25. 17 de Maio de 2006 Conferência - Gestão Electrónica de Documentos25 Níveis de satisfação - SGIIA e a Tomada deNíveis de satisfação - SGIIA e a Tomada de decisãodecisão  As chefias trabalham: Chefes de Secção-65%; Chefes de Divisão-As chefias trabalham: Chefes de Secção-65%; Chefes de Divisão- 90%;Directores de Departamento-65%; e Vereadores-70%90%;Directores de Departamento-65%; e Vereadores-70% 0% 20% 40% 60% 80% 100% DAMGD DAPU DMQSTI DAJC DG RH DO M DAA DAF DHASS DECL GIRP QC Chefes de Secção Chefes de Divisão Directores de Departamento Vereadores
  26. 26. 17 de Maio de 2006 Conferência - Gestão Electrónica de Documentos26 Níveis de satisfação - SGIIA e a Tomada deNíveis de satisfação - SGIIA e a Tomada de decisãodecisão  Tem contribuído para o SGIIA positivamente-90%;Tem contribuído para o SGIIA positivamente-90%; negativamente-10%negativamente-10% 0 1 2 3 4 5 6 DAMGD DAPU DMQSTI DAJC DGRH DOM DAA DAF DHASS DECL GIRP Q.C não sim
  27. 27. 17 de Maio de 2006 Conferência - Gestão Electrónica de Documentos27 Níveis de satisfação - SGIIA e a Tomada deNíveis de satisfação - SGIIA e a Tomada de decisãodecisão  As chefias envolvidas estão 80%; e não envolvidas 20%As chefias envolvidas estão 80%; e não envolvidas 20% 0 1 2 3 4 5 6 DAMGD DAPU DMQSI DAJC DGRH DOM DAA DAF DHASS DECL GIRP Q.C não sim
  28. 28. 17 de Maio de 2006 Conferência - Gestão Electrónica de Documentos28 Níveis de satisfação - SGIIA e a TomadaNíveis de satisfação - SGIIA e a Tomada de decisãode decisão  Chefias adeptas do SGIIA, são 87,5%, e não adeptas 12,5%Chefias adeptas do SGIIA, são 87,5%, e não adeptas 12,5% 0 1 2 3 4 5 6 DAMGD DAPU DMQSI DAJC DGRH DOM DAA DAF DHASS DECL GIRP Q.C não sim
  29. 29. 17 de Maio de 2006 Conferência - Gestão Electrónica de Documentos29 Níveis de satisfação - SGIIA e a TomadaNíveis de satisfação - SGIIA e a Tomada de decisãode decisão  A Tomada de Decisão é fundamental para o SGIIA, paraA Tomada de Decisão é fundamental para o SGIIA, para 97,5%, e não importante para 2,5%97,5%, e não importante para 2,5% 0 1 2 3 4 5 6 DAMGD DAPU DMQSI DAJC DGRH DOM DAA DAF DHASS DECL GIRP Q.C não sim
  30. 30. 17 de Maio de 2006 Conferência - Gestão Electrónica de Documentos30 O futuro do SGIIAO futuro do SGIIA PropostasPropostas Retirar de circulação o suporte de papel, cuja legislaçãoRetirar de circulação o suporte de papel, cuja legislação o permitao permita Alterar as metodologias administrativas, e hábitos deAlterar as metodologias administrativas, e hábitos de trabalho tradicionaistrabalho tradicionais Implementar um único arquivo corrente geral atravésImplementar um único arquivo corrente geral através da pré-arquivagemda pré-arquivagem Ligação entre todas as aplicações informáticasLigação entre todas as aplicações informáticas
  31. 31. 17 de Maio de 2006 Conferência - Gestão Electrónica de Documentos31 Implementar de acordo com as directrizes comunitárias aImplementar de acordo com as directrizes comunitárias a assinatura electrónicaassinatura electrónica Dotar os serviços de atendimento de aplicações deDotar os serviços de atendimento de aplicações de informação ao munícipe on-line (em curso)informação ao munícipe on-line (em curso) Utilizar o Web site da CMS para troca de correspondênciaUtilizar o Web site da CMS para troca de correspondência com o públicocom o público Informatizar as reuniões de CâmaraInformatizar as reuniões de Câmara Avaliação da Aplicação actual com vista a melhora-la -2ªAvaliação da Aplicação actual com vista a melhora-la -2ª versão ou nova aplicação com base nas actuaisversão ou nova aplicação com base nas actuais metodologias de trabalhometodologias de trabalho O futuro do SGIIAO futuro do SGIIA PropostasPropostas
  32. 32. 17 de Maio de 2006 Conferência - Gestão Electrónica de Documentos32 AgradecimentosAgradecimentos ObrigadoObrigado Fernanda RodriguesFernanda Rodrigues daf_damgd@mun-sesimbra.ptdaf_damgd@mun-sesimbra.pt José Carlos NunesJosé Carlos Nunes jcnunes@mun-sesimbra.ptjcnunes@mun-sesimbra.pt

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