Plano de activação de Uma Instalação Desportiva 2ºcidyr

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2ºCongresso da Associação Ibero Americana de Instalações Desportivas e de Lazer-S.Paulo Brasil CONTATE-ME josealfredo.lopes@gmail.com

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Plano de activação de Uma Instalação Desportiva 2ºcidyr

  1. 1. José Alfredo de Sousa Lopes PORTUGAL“Plano de Activação ou Abertura, como fase a considerar no planeamento e organização de uma Instalação josealfredo.lopes@gmail.com Desportiva” 965085464 1
  2. 2. A importância de planear com antecedência O Contexto Organizativo Interno de uma Instalação, é sempre o resultado da forma como esta foi planeada e projetada. josealfredo.lopes@gmail.com 965085464 2
  3. 3. A importância de planear com antecedência As instalações desportivas correm o risco de não cumprirem correctamente as finalidades da sua criação. josealfredo.lopes@gmail.com 965085464 3
  4. 4. A importância de planear com antecedência “A gestão de um equipamento tem que ser o resultado de um processo de planificação que começa com o estudo de viabilidade prévio e que continua com o projecto de gestão. Estando o equipamento ou instalação construído, deve concretizar-se o plano de gestão que coincida com a exploração plena da mesma.” josealfredo.lopes@gmail.com 965085464 4
  5. 5. Quanto custa a sua construção e quanto custa o seu funcionamento •Grande concentração de energias e interesses no seu processo de programação e construção com menor projeção da qualidade da usa estrutura organizativa de funcionamento; •Incorreta projeção dos custos e possibilidades de rentabilização anteriores ao seu funcionamento O estudo da sua viabilidade é muitas vezes centralizado nos custos de construção e financiamento, descurando um estudo realista dos custos de gestão do seu funcionamento futuro. josealfredo.lopes@gmail.com 965085464 5
  6. 6. Quanto custa a sua construção e quanto custa o seu funcionamento Simplificação de questões na Análise Prévia à Viabilidade O que necessito e posso fazer? Quanto me vai custar em cada momento? Como tenho de o fazer? -minimizando custos; -optimizando recursos; -optimizando serviços; Que rendimentos espero obter? Que custos estamos dispostos a assumir? josealfredo.lopes@gmail.com 965085464 6
  7. 7. As decisões organizativas começam no momento da sua projeção QUAL O MODELO DE GESTÃO A ADOPTAR? Gestão Directa do titular, Gestão Indirecta ou Gestão mista, por outras entidades? josealfredo.lopes@gmail.com 965085464 7
  8. 8. As decisões organizativas começam no momento da sua projeção o modelo de gestão é fundamental pelo tipo de decisões que cada entidade poderá tomar, segundo as perspectivas de rentabilidade social, económica, ou desportiva que vier a privilegiar. Sector Sector Sector Associativo Privado Comercial Público -Estratégia de Curto Prazo; -Busca do lucro, -Variabilidade nos modelos -Poucos Conhecimentos e maximizando de gestão; Capacidades; investimentos; VOCAÇÃO RENTABILIDADE VOCAÇÃO RENTABILIDADE VOCAÇÃO RENTABILIDADE DESPORTIVA ECONÓMICA SOCIAL josealfredo.lopes@gmail.com 965085464 8
  9. 9. As decisões organizativas começam no momento da sua projeção Interessa de forma muito atempada definir a estrutura organizativa especialmente em áreas específicas e seus níveis de responsabilidade. O futuro director ou gerente directo das Instalações, deve participar desde muito cedo nas decisões relacionadas com a projecção da construção e do seu funcionamento josealfredo.lopes@gmail.com 965085464 9
  10. 10. Equipamento e Serviços realizados em simultâneo EQUIPAMENTO SERVIÇO Planos Plano Geral Desportivo Estratégicos Plano de Plano deESTRATÉGICO Equipamentos Actividades e Serviços •Estudo Viabilidade e Planos •de Programação Técnica. Específicos TÁCTICOS Projecto Projecto Arquitectónico de Gestão Planos Equipamento em Funcionamento SectoriaisOPERATIVOS -Plano de Gestão;-Programa de Manutenção;-Plano de Marketing; -Estudo de Mercado;-Programa de Qualidade;-Outros. josealfredo.lopes@gmail.com 965085464 10
  11. 11. O Funcionamento deve viabilizar a construção anteriores-Estudo de viabilidade Algumas etapas-Projecto de Gestão do mesmo processo que vão progressivamente-Plano de Gestão actualizando as estimativas prévias-Memórias de Gestão posteriores josealfredo.lopes@gmail.com 965085464 11
  12. 12. Interligar a projeção com o funcionamento real Projecto de Gestão ajudou a estimar a futura gestão e funcionamento em todas as áreas Serão necessários procedimentos de forma a interligar o projecto de gestão com o plano de gestão, introduzindo neste, dados mais actualizados Plano de Gestão transmite a realidade da acção organizativa do equipamento em pleno funcionamento josealfredo.lopes@gmail.com 965085464 12
  13. 13. Principais dados a atualizar ao longo do tempo1-GESTÃO FUNCIONAL .Organização; .Recursos; .Imagem/Promoção.2-GESTÃO DE ACTIVIDADES .Act.Desportivas; .Eventos; Programação; .Previsão de Utentes nas actividades; .Avaliação Impacto Ambiental3-GESTÃO DA MANUTENÇÃO .Manutenção; .Previsão Consumos.4-ESTUDO .Previsão Receitas;ECONÓMICO-FINANCEIRO .Previsão Despesas; .Programação Resultados. josealfredo.lopes@gmail.com 965085464 13
  14. 14. Planificar o momento de abertura e o ano zero Projecto de Gestão a planificação e periodização das ações necessárias para poder colocar em funcionamento todas as áreas de trabalho e elementos que intervêm ou virão a intervir no momento de abertura e ATIVAÇÃO PLANO DE funcionamento de uma instalação. Plano de Gestão josealfredo.lopes@gmail.com 965085464 14
  15. 15. Planificar o momento de abertura e o ano zero o trabalho a realizar com vista à abertura e funcionamento das instalações, atualiza o projecto de gestão e concretiza o plano de gestão que estará em vigor para o médio e longo prazo o plano de ativação é o ponto de equilíbrio imediatamente anterior ao funcionamento propriamente dito josealfredo.lopes@gmail.com 965085464 15
  16. 16. A Ativação está incluída no ciclo de vida da instalação Período 1- de CONCEPÇÃO 1.APRECIAÇÃO Fase de Diagnóstico Decisão Positiva 2.VALORIZAÇÃO DE POSSIBILIDADES Período 2- de DESENHO 3.CONFIGURAÇÃO Proposta de Modelo 4.DETERMINAÇÃO Aprovação Período 3- de CONSTRUÇÃO 5.MATERIALIZAÇÃO Entrega da Obra Período 4- de Funcionamento Ponto de Equilíbrio 6.Activação Satisfação dos Objectivos 7.Funcionamento Natural/Exploração Sobrevivência, adaptação e 8.Adaptação/ Transformação melhoria Fecho, Demolição ou 9.Caducidade Reutilização josealfredo.lopes@gmail.com 965085464 16
  17. 17. A Ativação está incluída no ciclo de vida da instalação O Plano de Activação é assim umtrabalho que para além de preparar todas asações necessárias ao próprio ato oucerimónias de inauguração, deve concentrar-se em quatro ÁREAS fundamentais: A-ÁREA ECONOMICO-FINANCEIRA; B-ÁREA DE RECURSOS HUMANOS; C-ÁREA DE GESTÃO TÉCNICA; D-ÁREA DE IMAGEM E COMUNICAÇÃO. josealfredo.lopes@gmail.com 965085464 17
  18. 18. Áreas para operacionalizarA-ÁREA ECONOMICO-FINANCEIRA Deve concretizar-se a análise e aprovação de um orçamento que vise a aquisição do material necessário no edifício, na qual assume especial atenção o contato e a gestão de fornecedores, que deverá incluir como mínimo as seguintes rubricas: -Material para as actividades Desportivas a desenvolver; -Material de recheio do edifício: .Salas de exercício; .Ginásio; .Interior da Piscina; .Secretaria e gabinetes; Atualizar Plano Contabilístico e .Sala Médica; .Zona de espera e recepção; Definir a organização da Conta . (…) De Exploração. -Equipamento informático e de gestão administrativa; -Software de Gestão; -Mobiliário; -Material e produtos de Limpeza e Manutenção; -Elementos Decorativos e Sinalética; -Outros/Vários; josealfredo.lopes@gmail.com 965085464 18
  19. 19. Áreas para operacionalizarB-ÁREA DE RECURSOS HUMANOS Levando em conta os conteúdos descritos em projecto de gestão nos quais se divide a gestão integral da instalação, deve: -Previsão de pessoal .Direcção; . .Coordenação de actividades e serviços; .Monitorização de actividades desportivas ou de serviços complementares; .Realização de serviços especiais e pontuais; .Tratamento de água, máquinas, edifício e outros sistemas; .Limpeza e higiene; .Socorrismo, Salvamento e segurança; .Atendimento e administração. Após análise e definição do horário de funcionamento e quadrante de serviços, deve proceder-se: -Descrição dos postos de trabalho; -Funções inerentes ao posto de trabalho; -Perfil profissional desejado para ojosealfredo.lopes@gmail.com 965085464 respectivo posto de trabalho. 19
  20. 20. Áreas para operacionalizarC-ÁREA DE GESTÃO TÉCNICA -Normativas e regulamentos; -Normas Gerais e de utilização das instalações; -Quadrante de actividades; -Definição e caracterização do funcionamento dos diferentes espaços; -Entrevistas e Selecção do pessoal; (…) josealfredo.lopes@gmail.com 965085464 20
  21. 21. Áreas para operacionalizar D-ÁREA DE IMAGEM E COMUNICAÇÃO -Definição de protocolo de atendimento ao público; -Plano de Marketing e difusão das instalações e serviços; -Definição da imagem corporativa; -… josealfredo.lopes@gmail.com 965085464 21
  22. 22. Conclusões 1- Considerando a importância especialmente política no sector público e essencialmente económica no privado donde se destaca o posicionamento no mercado concorrencial, o planeamento e periodização de todas as tarefas inerentes ao Plano de Activação, devem ser preparadas cada vez com maior cuidado e até com alguma antecipação. josealfredo.lopes@gmail.com 965085464 22
  23. 23. Conclusões 2- O planeamento da Ativação, inauguração ou abertura, assume assim um papel crucial na própria imagem da futura instalação, sabendo da necessidade em causar boas percepções aos utentes e clientes desde o primeiro dia. josealfredo.lopes@gmail.com 965085464 23
  24. 24. Conclusões 3- A organização do funcionamento é afinal um sistema complexo de áreas, processos ou acções, ao cuidado de um número alargado de profissionais. 4- Deve ser considerada a previsão de testes a esse mesmo sistema. Este período em que se planeia a activação é o ideal para a realização de testes, simulando com utentes convidados, através de eventos reservados ou mesmo através do próprio programa de inauguração. josealfredo.lopes@gmail.com 965085464 24
  25. 25. Plano de Ativação • Somos assim favoráveis a que se introduza cada vez mais este conceito no longo processo de programação e planeamento de uma instalação desportiva, independentemente da sua dimensão e tipologia. josealfredo.lopes@gmail.com 965085464 25
  26. 26. josealfredo.lopes@gmail.com colocamos o desporto em forma.............................................................................................................................................................................................................................. Hobbyvida - Serviços Desportivos, Lda Praça Marechal Carmona, 7 F - 1º Esq. Tlm.: 965 085 464 hobbyvida@gmail.com Gestão de Instalações e Serviços Desportivos 2330-080 Entroncamento Fax: 249 728 068 www.hobbyvida.pt josealfredo.lopes@gmail.com 965085464 26
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