Esta conferencia reflexiona sobre la situación actual de la gestión documental en relación con las necesidades a las que debe dar respuesta. Se analiza este posicionamiento desde cuatro factores: la sociedad, las organizaciones, la tecnología, y la profesión, y dentro de este último factor se contemplan cinco variables: la crisis de la gestión documental tradicional, las nuevas oportunidades en el marco de la gobernanza de la información, las novedades en el contexto normativo, los modelos de servicio de gestión documental, y la evolución del perfil profesional. This conference analyzes the current state of records management in relation to the needs faced today. This state is analyzed from four factors: society, organizations, technology, and the profession, and within the last factor five variables are considered: the crisis of traditional records management, new opportunities in the framework of information governance, new developments in regulatory context, service models for records management, and the evolution of the professional profile.

1. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
“La archivística líquida”
El contexto actual de la profesión
en el ámbito de la
gestión documental
Jordi Serra Serra
Máster de Gestión Documental
e Información en las Empresas (MGDIE)
Universidad de Barcelona
Conferencia inaugural del II ciclo de la Sección de Archivística (Escuela de Historia)
con motivo de la celebración del 75 aniversario de la Universidad de Costa Rica
26 de Agosto de 2015

2. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
Gestionar la incertidumbre
 El rasgo característico del pensamiento actual es la indefinición. El
pensador actual admite trabajar con límites difusos (espaciales,
conceptuales, cronológicos, competenciales…). Este planteamiento
se traslada al diseño de sistemas de gestión documental, que se
convierten en sistemas:
 Orgánicos: modifican estructuras, y crean otras nuevas, a
partir de los usos vigentes, nunca absolutamente previsibles.
 Híbridos: combinan elementos de distintas disciplinas, e
incorporan innovaciones sin distinción en función de la
disciplina que las genera.
 En constante evolución: nunca se acaban, siempre están
adaptándose a los cambios en la organización y el entorno.

3. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
Dos preguntas
¿Qué demanda
la sociedad a la
gestión
documental?
¿Puede la
profesión
satisfacer estas
demandas?

4. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
Factores

5. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
Factores

6. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
La sociedad
 Inmediatez (si no está en línea no existe)
 Nuevos derechos relacionados con la
información
 Mayor rendición de cuentas (publicidad)
 Dilución de la propiedad de la información
(reutilización)
 Reforzamiento de las identidades (memoria
histórica)

7. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
Factores de impulso al cambio
 Inmediatez (si no está en línea no existe)
 Nuevos derechos relacionados con la información
 Mayor rendición de cuentas
(publicidad)
 Dilución de la propiedad de la
información (reutilización)
 Reforzamiento de las identidades (memoria
histórica)

8. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
Nuevas dimensiones
del acceso y el uso
Acceso reactivo
Acceso proactivo
(publicidad)
Uso en el
contexto original
Uso en un
contexto distinto
(reutilización)
TRANSPARENCIA

9. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
Nuevas dimensiones del acceso
y el uso: principales retos
Interoperabilidad
e integración
(sistemas/CRM)
Acceso proactivo
(publicidad)
Tratamiento
semántico
(open/linked/big)
Uso en un
contexto distinto
(reutilización)

10. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
Factores

11. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
Las organizaciones
 Multiformes
 Compuestas
 Ubicuas
 Agiles

12. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
Conflicto de dinámicas
+ Valor
(más usabilidad para los
usuarios)
- Riesgo
(más seguridad para la
organización)

13. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
Impacto en la gestión documental
 Incremento del volumen de datos a gestionar
 Usuarios más libres, empresas más seguras
 De la gestión nominal a la gestión efectiva
 De la seguridad formal a la seguridad real
 No es el patrimonio, es el servicio
 Sistemas integrados (conectados) con
implantación descentralizada
 Colaboración e invisibilidad (clientes prestadores)

14. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
Factores

15. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
La tecnología
 Nuevo software (open & free)
 Nuevos formatos (datos y más datos,
estructurados y enlazados)
 Nuevas formas de distribución (cloud
computing y pago por uso)
 Nuevas formas de interacción (federación,
consumerización, movilidad)

16. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
Tendencias estratégicas en IT
1. Commit to the cloud
2. Mobilize everything
3. Make the business social
4. Digitize anything that moves
5. Extreme Information Management
OccupyIT (2015)

17. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
Cloud computing
On
premise IaaS PaaS SaaS
Aplicación
Plataforma
Infraestructura
 Adaptación
 Continuidad
 Coste a largo plazo
 Rapidez de despliegue
 Actualización
 Coste a corto plazo

18. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
Una nueva oportunidad
On
premise
IaaS
PaaS
SaaS
Esfuerzo de desarrollo
Esfuerzo de análisis y
gestión del cambio
IT IT

19. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
El panorama de entidades a gestionar
se ha hecho más complejo...
Documento
Correo
electrónico
Documento
born digital
Datos
estructurados
(transaccionales)
Contenidos
Web
Redes
sociales
Datos
estructurados
(abiertos)
Datos
estructurados
(enlazados)

20. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
...o quizás no
Documento
Correo
electrónico
Documento
born digital
Datos
estructurados
(transaccionales)
Contenidos
Web
Redes
sociales
Datos
estructurados
(abiertos)
Datos
estructurados
(enlazados)
Datos
interoperables
IT IT

21. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
Factores

22. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
La profesión
La crisis del
RM
Del RM a la
IG
El entorno
normativo
El modelo de
servicio
El pefil
profesional

23. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
La profesión
La crisis del
RM
Del RM a la
IG
El entorno
normativo
El modelo de
servicio
El pefil
profesional

24. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
Records Management
is death… as we know it!
J. Mancini, 2015

25. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
Un ejemplo
0% 20% 40% 60% 80% 100%
Records storage
EDRMS
Business S.
eMail?

26. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
… Otro ejemplo

27. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
… Y otro ejemplo
 Dilema de la propiedad de la información
 Duplicación extensiva de la información
 Contexto amplio asociado a la
información
 Habilidad para registrar aspectos
sensibles de los procesos de negocio

28. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
Dos esferas
Comunicaciones
(correspondencia)
Documentos
(capturados)
+ Confianza -

29. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
Limitaciones del modelo tradicional
 Excesivamente formal y autoexigente
(perfeccionista)
 Perspectiva discreta (focus on small-data)
 Planteado en base a fronteras
(custodialista)
 Concepción centralista del Sistema
29

30. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
Consecuencias del modelo tradicional
 Bajo porcentaje de cobertura real
 Poca fiabilidad/seguridad efectivas
 Con poca aportación de valor al usuario
 Con un ROI a (demasiado) largo plazo

31. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
Consecuencia: no se utiliza
Iron Mountain Survey (2015)
¿Las técnicas de gestión
documental les inspiran
confianza ante los riesgos de
la información, y satisfacen
sus necesidades?
¿Conoce usted el
sistema de gestión
documental de su
organización, y quienes
son sus responsables?
¿En caso afirmativo,
mantiene usted un
contacto regular con
dichos responsables
(formación, etc.)?
Sí
15%
No
85%
Sí
58%
No
42%
Sí
31%
No
69%

32. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
La profesión
La crisis del
RM
Del RM a la
IG
El entorno
normativo
El modelo de
servicio
El pefil
profesional

33. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
Factores promotores del cambio
 Consumerización
 Movilidad y renuncia a la propiedad
 Cambio en la naturaleza del trabajo
 Requisitos de seguridad reales, no
formales

34. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
Evolución hacia un nuevo modelo
 Excesivamente formal y
autoexigente
 Planteado en base a fronteras
 Centralista
 Con poca aportación de valor
 Poco fiable
 Buena fe + capacidad de control
 Tratamiento transversal de la
información, con integración y
agregación de fuentes diversas
 Pautas a IT en el diseño de
sistemas
 Captura instantánea y tareas
automatizadas (Dropbox model):
guardar, buscar, compartir
 Control transversal + 0 papel +
preservación digital de serie

35. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
Ejemplos de esta evolución
 Obama’s 2011 Presidential Directive on Managing
Government Records
 CAPSTONE approach (NARA)
 eMail accounts
 Pre-accessioning
 Big Buckets y variantes
 Políticas BYOD (Bring Your Own Device)
 AILM Model

36. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
La gobernanza de la información
 Information Governance is a framework
of people, principles, processes and
tools, that defines why, when and how
information is managed within an
organisation, in order to maximise its
value, fulfil obligations, reduce costs and
reduce risk.
George Parapadakis, 2014

37. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
¿Revolución o evolución?
Records
management
Information
governance
Information
governance
Records
management

38. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
Qué actividades forman parte de la
gobernanza de la información
Fuente: eDiscovery Journal

39. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
Qué ámbitos forman parte de la
gobernanza de la información
Gestión
documental
(RIM)
Auditoría
(compliance)
Tecnologías de
la Información
Legal
(eDiscovery)
Privacidad
Y gestión
de
procesos!

40. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
Un ejemplo de evolución:
la valoración documental
 Pocos referentes metodológicos, demasiado
abstractos y relativamente poco actuales.
 Dudas crecientes por el incremento continuado
de la capacidad de almacenamiento y
procesamiento de información.
 Replanteamientos en la aplicación por la baja
eficiencia y eficacia del procedimiento actual.

41. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
Cambio de paradigma:
evaluar para proteger
• “The traditional media-centric space-reduction
paradigm has been augmented by another
paradigm, one that organizations today believe is
even more important. It is content-centric and
its focus is risk reduction.”
Cohasset Associates

42. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
Evaluar por…
Valores/usos
• Primarios
• Secundarios
Condicionantes
• Riesgo
• Coste/beneficio

43. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
Otro ejemplo: diseño del sistema
Mapeo de
series
documentales
Mapeo de
sistemas
Mapeo de
datos

44. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
La profesión
La crisis del
RM
Del RM a la
IG
El entorno
normativo
El modelo de
servicio
El pefil
profesional

45. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
Una oportunidad:
la familia ISO 30300
 Orientación al cliente y a los usuarios
(resultados)
 Liderazgo, responsabilidad, implicación y
responsabilización de los agentes
 Orientación a procesos
 Integración en los sistemas globales de
gestión de la organización
 Mejora continua

46. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
Otra oportunidad:
la revisión de la ISO 15489
 Inclusión del análisis de procesos como fuente básica
de identificación de requisitos documentales.
 Consideración de los documentos dinámicos, de los
sistemas basados en datos, y de la relatividad de las
fronteras del sistema.
 Consideración explícita de los vínculos con otras
normas.
 Previsión de la conexión con sistemas orientados a la
conservación a largo plazo.

47. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
Y otra oportunidad:
la nueva ISO 9001:2015
 Refuerzo de la necesidad de planificar con concreción y
estableciendo métricas de consecución de objetivos, que
queden documentadas y que sean auditables.
 Refuerzo del enfoque a procesos, y especialmente de la
integración del sistema de gestión de la calidad con la gestión
general de los procesos de negocio.
 Refuerzo de un enfoque basado en riesgos y oportunidades.
 De los procedimientos documentados se pasa a la
información documentada. Flexibiliza la documentación
requerida, y lo transfiere a la necesidad de mantener (control
de documentos) y retener (control de registros) la
información de los procedimientos.

48. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
La profesión
La crisis del
RM
Del RM a la
IG
El entorno
normativo
El modelo de
servicio
El pefil
profesional

49. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
SGD OAISPolíticas
Entender el papel del Sistema
dentro de la organización

50. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
SGD OAIS
Políticas
Entender el papel del Sistema
dentro de la organización

51. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
SGD
OAIS
Políticas
Entender el papel del Sistema
dentro de la organización

52. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
SGD
OAISPolíticas
Entender el papel del Sistema
dentro de la organización

53. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
La arquitectura del sistema:
cuestión de modelo
 In place RM
 Internal RC
 External RC
Document
center
Document
center
Records
center
Document
center
Records
center

54. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
Modelo organizativo para el
mantenimiento del Sistema
Prestador
de servicios
Dirección
Directrices
Herramientas
Servicios prestados por un órgano propio con recursos total o
parcialmente propios, o plenamente externalizado.
Siempre propia. Obligatoria de acuerdo con la ISO 30300.
Emitidas por un órgano propio, u obtenidas externamente por
consultoría, incluyendo el mantenimiento periódico.
Herramientas propias del sistema de gestión (on premise o
como servicio), o reglas embebidas en el resto de sistemas.

55. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
Modelos organizativos para el
mantenimiento del Sistema
Prestador
de servicios
Dirección
Directrices
Herramientas
Prestador
de servicios
Dirección
Directrices
Herramientas
Prestador
de servicios
Dirección
Directrices
Herramientas
Prestador
de servicios
Dirección
Directrices
Herramientas
Prestador
de servicios
Dirección
Directrices
Herramientas

56. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
El futuro es nómada: la consultoría
Efectividad Eficiencia
ContinuidadConformidad
Voluntad
Necesidad

57. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
Oportunidades para proyectos
de gestión documental
Proyectos
Nivel operativo
Nivel estratégico
Diseño de un
sistema de gestión
documental
Compartido:
actuaciones
puntuales
Soluciones
orientadas a
procesos o trámites
concretos
Soluciones de
colaboración y
trabajo en grupo
Liderado:
actuaciones
transversales
Soluciones para el
trabajo autónomo
de los usuarios
finales
Soluciones de
gestión documental
y / o archivo digital

58. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
Integrando tres tipos de proyectos
Proyecto de
gestión
documental
Proyecto de
desarrollo
tecnológico
Proyecto de
reingeniería
de procesos

59. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
Y el servicio indispensable:
la preservación digital
REPOSITORY
Replicación
(disponibilidad)
Recopiado
(refreshing)
TRUSTED REPOSITORY
Verificación de
integridad
Control de
acceso
PRESERVATION REPOSITORY
Caracterización y
encapsulado
Migración
Emulación y
virtualización

60. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
La profesión
La crisis del
RM
Del RM a la
IG
El entorno
normativo
El modelo de
servicio
El pefil
profesional

61. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
Volvemos al debate eterno…
¿Que es un “Especialista
de gestión documental”?

62. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
Tradicionales barreras
 Imaginario social
 Ubicación orgánica
 Distribución competencial
 Formación y habilidades colaborativas
 Patrimonialización de los sistemas
 Falta de disposición para la acción

63. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
Factores de impulso al cambio
 Difuminación de fronteras: colaboración entre
colectivos en proyectos conjuntos.
 Aceptación de la invisibilidad, respeto a la
distribución de competencias y concesión de
autonomía a los sistemas.
 Solidez conceptual y metodológica, y disponibilidad
de herramientas solventes y eficaces.
 Diferenciación entre la gestión documental y la
competencia patrimonial, como ámbitos claramente
especializados.

64. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
Perfil
focalizado
Auditoría
Consultoría
Desarrollo
Gestión de procesos
Gestión
documental
Análisis y
explotación
RM

65. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
Perfil
ampliado
Auditoría
Consultoría
Desarrollo
Gestión de procesos
Gestión
documental
Análisis y
explotación
RM

66. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
Perfil
híbrido
Auditoría
Consultoría
Desarrollo
Gestión de procesos
Gestión
documental
Análisis y
explotación
RM
BPM
ERP

67. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
Perfil
híbrido
Auditoría
Consultoría
Desarrollo
Gestión de procesos
Gestión
documental
Análisis y
explotación
RM
BPM
ERP

68. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
Perfil
híbrido
Auditoría
Consultoría
Desarrollo
Gestión de procesos
Gestión
documental
Análisis y
explotación
RM
BPM
ERP
CRM
BI

69. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
Primera línea
Segunda línea
Tercera línea
La mutación del profesional
Records
manager
Records auditor
Records controller
Records quality manager
Records architect
Records capture officer
Records preservation officer
Records accessibility officer
Frans Smit, 2013
“Cloud”
“Onpremise”

70. Conferencia inaugural – Universidad de Costa Rica – Jordi Serra Serra – Agosto de 2015
Muchas gracias
Jordi Serra Serra
serra@ub.edu
http://www.mgdie.net/es/
http://bd.ub.es/pub/serra/