Módulo 15 Oficinas de Planejamento Estratégico  Gestão Estratégica no DAEE – Fase 1 Programa de Capacitação Gerencial
<ul><li>Sumário </li></ul>Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico Sumário 1. O conceito de oficina 2. A preparação ...
O conceito da oficina Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico O conceito da oficina
O que é a oficina? “ Oficinas de trabalho (também chamadas do  workshops ) são eventos especiais envolvendo a alta e média...
Por que fazer uma oficina? <ul><li>Construção  compartilhada  do propósito da instituição; </li></ul><ul><li>As grandes es...
Participantes das oficinas <ul><li>Quem deve participar das oficinas? </li></ul><ul><ul><li>- Quem participa do processo d...
Duração <ul><li>Entre 1 a 4 dias </li></ul><ul><li>Em tempo integral </li></ul><ul><li>Depende:  </li></ul><ul><ul><li>- d...
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O instrutor <ul><li>Sem envolvimento direto com os negócios ou atividades da instituição </li></ul><ul><li>Distanciamento ...
Vantagens de ter duas funções <ul><li>Melhor funcionamento das oficinas </li></ul><ul><li>Separa aspectos instrucionais e ...
A preparação das oficinas Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico A preparação das oficinas
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Tópicos da oficina <ul><li>Apresentações conceituais </li></ul><ul><li>Trabalhos em equipes </li></ul><ul><li>Apresentaçõe...
O funcionamento das oficinas Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico O funcionamento das oficinas
Principais características  (1) <ul><li>usar uma dinâmica interativa e participativa </li></ul><ul><li>alternar, cuidadosa...
Principais características  (2) <ul><li>delinear os pontos mais relevantes, porém sem a preocupação de esgotar a matéria <...
Principais características  (3) <ul><li>valorizar o  processo  tanto quanto o  produto  final dos trabalhos </li></ul><ul>...
As exposições conceituais <ul><li>Em reuniões plenárias, com todos presentes </li></ul><ul><li>usando-se as melhores técni...
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Características da equipe de síntese <ul><li>Ter conhecimento dos conceitos e da metodologia </li></ul><ul><li>Serem isent...
Os próximos passos Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico Os próximos passos
Acabou a oficina... e agora?  <ul><li>Antes de terminar a oficina, é preciso ‘amarrar o sino no pescoço do gato’... </li><...
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Providências para os próximos passos  (1) <ul><li>Designação formal do facilitador de gestão estratégica </li></ul><ul><li...
Providências para os próximos passos  (2) Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico Os próximos passos <ul><li>Detalh...
Questões para reflexão e debates <ul><li>1.  Quais as principais motivações para a realização de uma oficina de planejamen...
<ul><li>2. Que características pessoais e profissionais devem ter e como se deve escolher o facilitador e o instrutor para...
<ul><li>3. Como assegurar que uma oficina não acabe sendo ‘mais uma boa idéia’ que não teve acompanhamento nem resultados ...
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MóDulo 15 Workshop De Planejamento EstratéGico 14jul08 Ok

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MóDulo 15 Workshop De Planejamento EstratéGico 14jul08 Ok

  1. 1. Módulo 15 Oficinas de Planejamento Estratégico Gestão Estratégica no DAEE – Fase 1 Programa de Capacitação Gerencial
  2. 2. <ul><li>Sumário </li></ul>Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico Sumário 1. O conceito de oficina 2. A preparação das oficinas 3. O funcionamento das oficinas 4. Os próximos passos
  3. 3. O conceito da oficina Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico O conceito da oficina
  4. 4. O que é a oficina? “ Oficinas de trabalho (também chamadas do workshops ) são eventos especiais envolvendo a alta e média direção da instituição para pensar e formular um projeto para o futuro da organização que geram as bases do plano estratégico da empresa ou entidade trabalhando em equipes e buscando consenso e unificando visão, missão, princípios e valores” Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico O conceito da oficina
  5. 5. Por que fazer uma oficina? <ul><li>Construção compartilhada do propósito da instituição; </li></ul><ul><li>As grandes estratégias, os objetivos, metas e desafios para a empresa ou entidade; </li></ul><ul><li>De uma forma estruturada, rápida e consensual. </li></ul>Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico O conceito da oficina
  6. 6. Participantes das oficinas <ul><li>Quem deve participar das oficinas? </li></ul><ul><ul><li>- Quem participa do processo decisório </li></ul></ul><ul><ul><li>- Quem tem algo a contribuir </li></ul></ul><ul><ul><li>- Quem vai participar da implantação </li></ul></ul><ul><ul><li>- Os formadores de opinião </li></ul></ul><ul><ul><li>- Os líderes, gerentes e supervisores </li></ul></ul>Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico O conceito da oficina
  7. 7. Duração <ul><li>Entre 1 a 4 dias </li></ul><ul><li>Em tempo integral </li></ul><ul><li>Depende: </li></ul><ul><ul><li>- do tipo e do porte da instituição </li></ul></ul><ul><ul><li>- da situação e da prontidão </li></ul></ul><ul><ul><li>- do estágio de implantação da gestão estratégica </li></ul></ul><ul><ul><li>- do nível de intervenção recomendado </li></ul></ul>Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico O conceito da oficina
  8. 8. O facilitador <ul><li>É o coordenador geral da oficina </li></ul><ul><li>Cuida dos aspectos de aplicação prática das metodologias e dos exercícios e dos trabalhos em equipe </li></ul><ul><li>Coordena a montagem das equipes e acompanha os seus trabalhos </li></ul><ul><li>Administra o tempo </li></ul><ul><li>Zela pela produção escrita das conclusões das equipes de trabalho e de síntese </li></ul><ul><li>Tem continuidade depois das oficinas </li></ul>Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico O conceito da oficina
  9. 9. O instrutor <ul><li>Sem envolvimento direto com os negócios ou atividades da instituição </li></ul><ul><li>Distanciamento quanto ao mérito das matérias discutidas </li></ul><ul><li>Tem o papel de expor a conceitual e a metodológica </li></ul><ul><li>Esclarece dúvidas, reforço e revisão dos conceitos </li></ul><ul><li>Não entra no julgamento da qualidade das conclusões das equipes de trabalho </li></ul>Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico O conceito das oficinas
  10. 10. Vantagens de ter duas funções <ul><li>Melhor funcionamento das oficinas </li></ul><ul><li>Separa aspectos instrucionais e de facilitação </li></ul><ul><li>Cada tarefa requer conhecimentos, habilidades e perfis psicológicos e profissionais diferentes </li></ul><ul><li>O papel do instrutor se extingue ao final das oficinas </li></ul><ul><li>O trabalho do facilitador continua... </li></ul>Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico O conceito das oficinas
  11. 11. A preparação das oficinas Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico A preparação das oficinas
  12. 12. O compromisso da direção “ Garantir a compreensão, o apoio e o comprometimento firme da mais alta direção da organização com o evento e com suas conseqüências” Caso isto não seja garantido e não se consiga caracterizar a prontidão necessária para se assegurar um alto grau de sucesso neste esforço, recomenda-se adiar a realização das oficinas ! Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico A preparação das oficinas
  13. 13. Alguns conselhos <ul><li>Uma oficina eficaz deve ser concentrada no tempo </li></ul><ul><li>Pessoas-chave devem estar desde o começo </li></ul><ul><li>Retardatários atrapalham, pois querem discutir matéria vencida </li></ul><ul><li>Saídas no meio prejudicam menos que entradas no meio! </li></ul><ul><li>Evitar domingos e feriados </li></ul><ul><li>Sugestão: quinta, sexta e sábado </li></ul><ul><li>Evento de congraçamento e aquecimento na noite anterior </li></ul>Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico A preparação das oficinas
  14. 14. Escolha do local <ul><li>Longe do local de trabalho </li></ul><ul><li>Ambiente sossegado e inspirador </li></ul><ul><li>Evitar possibilidades de interferências e ‘entradas e saídas’ </li></ul><ul><li>Sem celular e sem internet </li></ul><ul><li>Refeições no local, simples e leves </li></ul><ul><li>É bom dormir no local, se possível </li></ul><ul><li>Vestimentas informais, sem terno e gravata </li></ul>Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico A preparação das oficinas
  15. 15. Convocação e convites <ul><li>Variedade e diversidade: </li></ul><ul><ul><li>- mulheres e homens </li></ul></ul><ul><ul><li>- jovens promissores, gerentes e dirigentes </li></ul></ul><ul><ul><li>- técnicos, vendedores e produção </li></ul></ul><ul><ul><li>- pessoal da sede e das regionais </li></ul></ul><ul><ul><li>- pessoal da infra-estrutura: finanças, recursos humanos, sistemas, qualidade, </li></ul></ul><ul><ul><li>- administração geral </li></ul></ul>Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico A preparação das oficinas
  16. 16. Escolha do facilitador <ul><li>A posição do facilitador é muito delicada: </li></ul><ul><li>não pode ser autoritário a ponto de inibir a livre manifestação dos participantes </li></ul><ul><li>não pode perder o controle do processo como um todo </li></ul><ul><li>controla o tempo e o conteúdo </li></ul><ul><li>zela pelo bom clima entre participantes </li></ul><ul><li>zela pelo trabalho da equipe de síntese: </li></ul><ul><li> ela não pode se desviar do material recebido ! </li></ul>Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico A preparação das oficinas
  17. 17. Escolha do instrutor <ul><li>Articulação e flexibilidade para contornar obstáculos e emergências </li></ul><ul><li>Evitar que problemas pré-existentes aflorem durante as oficinas </li></ul><ul><li>Uma pessoa externa terá vantagens para operar com isenção e neutralidade </li></ul><ul><li>Deve ser visto como não-comprometido com “esquemas” ou com eventuais disputas políticas internas </li></ul>Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico A preparação das oficinas
  18. 18. Material de leitura prévia <ul><li>Resultados de diagnósticos </li></ul><ul><li>Relatórios de levantamento de satisfação de clientes </li></ul><ul><li>Levantamentos e estudos de mercado </li></ul><ul><li>Resultados de benchmarking </li></ul><ul><li>“ Cases ”, análises, balanços, posicionamentos </li></ul><ul><li>Artigos e outros documentos úteis para aquecimento prévio dos participantes </li></ul>Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico A preparação das oficinas
  19. 19. Material didático <ul><li>Distribuir, no início, apostila com cópia de todas as transparências </li></ul><ul><li>contendo também os enunciados dos exercícios que serão executados durante as oficinas </li></ul><ul><li>e recomendações aos participantes sobre como se comportar nos trabalhos em equipes </li></ul><ul><li>Projeção e debates sobre filmes didáticos e motivacionais, antes ou durante as oficinas </li></ul>Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico A preparação das oficinas
  20. 20. Tópicos da oficina <ul><li>Apresentações conceituais </li></ul><ul><li>Trabalhos em equipes </li></ul><ul><li>Apresentações em plenário </li></ul><ul><li>Síntese dos trabalhos </li></ul><ul><li>Comentários por escrito </li></ul><ul><li>Filmes inspiradores </li></ul><ul><li>Momentos de descontração </li></ul>Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico A preparação das oficinas
  21. 21. O funcionamento das oficinas Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico O funcionamento das oficinas
  22. 22. Principais características (1) <ul><li>usar uma dinâmica interativa e participativa </li></ul><ul><li>alternar, cuidadosamente, exercícios práticos com exposições conceituais e metodológicas </li></ul><ul><li>usar exercícios e trabalhos em equipes para analisar a própria entidade em questão </li></ul><ul><li>empregar mais tempo “fazendo” do que “ouvindo” </li></ul><ul><li>trabalhar tudo em equipe e, praticamente, nada sozinho </li></ul>Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico O funcionamento das oficinas
  23. 23. Principais características (2) <ul><li>delinear os pontos mais relevantes, porém sem a preocupação de esgotar a matéria </li></ul><ul><li>envolver e comprometer a direção, a média gerência e o pessoal-chave da organização </li></ul><ul><li>ter um formato flexível </li></ul><ul><li>adaptar seu conteúdo e roteiro, considerando-se o porte, complexidade, diagnóstico e prontidão da instituição </li></ul>Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico O funcionamento das oficinas
  24. 24. Principais características (3) <ul><li>valorizar o processo tanto quanto o produto final dos trabalhos </li></ul><ul><li>valorizar as pessoas, suas atitudes e suas contribuições </li></ul><ul><li>evitar que posições hierárquicas, históricos de amizades ou de desavenças, e características de personalidade prejudiquem </li></ul><ul><li>evitar críticas que inibam participações, especialmente nos trabalhos em equipes </li></ul>Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico O funcionamento das oficinas
  25. 25. As exposições conceituais <ul><li>Em reuniões plenárias, com todos presentes </li></ul><ul><li>usando-se as melhores técnicas de comunicação audiovisual disponíveis </li></ul><ul><li>projeções multimídia, de slides coloridos, em PowerPoint, animadas, com mouse sem fio... </li></ul><ul><li>Cuidado: a tecnologia e a “pirotecnia” podem ajudar, mas não devem “ofuscar” o conteúdo!!! </li></ul>Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico O funcionamento das oficinas
  26. 26. Os trabalhos em equipe <ul><li>Os exercícios serão executados por quatro a seis equipes, de quatro a seis pessoas cada </li></ul><ul><li>Exercícios pré-formatados: análise externa, análise interna, visão, missão, princípios, valores, portfólio, estratégias, objetivos e metas... </li></ul><ul><li>O facilitador roda as equipes para orientar e esclarecer eventuais dúvidas, </li></ul>Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico O funcionamento das oficinas
  27. 27. A montagem das equipes (1) <ul><li>Evitar que chefe e subordinados diretos, irmãos, marido e mulher, pais e filhos... fiquem na mesma equipe </li></ul><ul><li>Dar preferência, na escolha de relatores e moderadores, àqueles que ainda não exerceram aquela função </li></ul><ul><li>Nas equipes não há hierarquia, só a do moderador e do relator </li></ul><ul><li>Opiniões devem ser acatadas ou recusadas “pelo seu próprio mérito” </li></ul>Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico O funcionamento das oficinas
  28. 28. Os resultados dos trabalhos <ul><li>Os resultados dos trabalhos das equipes serão transcritos, a mão, resumidamente, em transparências (somente os resultados!) </li></ul><ul><li>Opiniões irreconciliáveis devem ser registradas </li></ul><ul><li>Serão apresentadas, pelo relator da equipe, a todos os participantes, em plenário </li></ul><ul><li>Durante as apresentações dos relatores, não serão feitos debates </li></ul><ul><li>No máximo, esclarecimentos de dúvidas </li></ul>Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico O funcionamento das oficinas
  29. 29. A equipe de síntese <ul><li>Trabalhando simultaneamente </li></ul><ul><li>Não tem liberdade para criar! </li></ul><ul><li>Só trabalha com material recebido </li></ul><ul><li>Identifica os pontos mais citados </li></ul><ul><li>Busca dar um sentido de unidade aos resultados </li></ul><ul><li>Produz um documento que, é copiado e distribuído aos participantes, para opinarem por escrito </li></ul>Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico O funcionamento das oficinas
  30. 30. Características da equipe de síntese <ul><li>Ter conhecimento dos conceitos e da metodologia </li></ul><ul><li>Serem isentos e reconhecidos como tal pelos participantes </li></ul><ul><li>Pessoas imparciais, justas, capazes de colocar de lado suas paixões, preferências ou convicções </li></ul><ul><li>Não colocar pessoas-chave da organização na equipe de síntese </li></ul>Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico O funcionamento das oficinas
  31. 31. Os próximos passos Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico Os próximos passos
  32. 32. Acabou a oficina... e agora? <ul><li>Antes de terminar a oficina, é preciso ‘amarrar o sino no pescoço do gato’... </li></ul><ul><li>Lista de providências urgentes e imediatas decorrentes da oficina </li></ul><ul><li>Com um Plano de Ação, deve-se responder às perguntas: o que, quem , como, até quando... </li></ul><ul><li>Em princípio, tudo que deve ser feito nos próximos 90 dias precisa ser listado e planejado </li></ul><ul><li>Facilitador precisa ser designado neste ponto </li></ul>Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico Os próximos passos
  33. 33. Avaliação da oficina <ul><li>Sugere-se o método ‘plus-delta’ </li></ul><ul><li>Cada participante anota, num papel, até três coisas das quais gostou na oficina e até três coisas das quais não gostou </li></ul><ul><li>O facilitador,alternando, pede que as pessoas leiam , uma de cada vez, o que escreveram </li></ul><ul><li>Duas pessoas escrevem, no quadro, em duas colunas </li></ul><ul><li>Matéria já falada não deve ser repetida </li></ul><ul><li>A avaliação fará parte do documento final </li></ul>Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico Os próximos passos
  34. 34. Providências para os próximos passos (1) <ul><li>Designação formal do facilitador de gestão estratégica </li></ul><ul><li>Finalização do documento, com as conclusões da oficina </li></ul><ul><li>Complementação e compatibilização quantitativa e qualitativa dos objetivos e metas </li></ul>Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico Os próximos passos
  35. 35. Providências para os próximos passos (2) Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico Os próximos passos <ul><li>Detalhamento e compatibilização dos planos de ação, dos planos de capacitação, dos orçamentos de investimentos e do orçamentos estratégico </li></ul><ul><li>Apresentação e aprovação do documento final pela Direção </li></ul><ul><li>Marcar data, local e condições para a próxima reunião geral, para divulgação e conhecimento do que foi aprovado pela Direção </li></ul>
  36. 36. Questões para reflexão e debates <ul><li>1. Quais as principais motivações para a realização de uma oficina de planejamento estratégico? </li></ul>Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico
  37. 37. <ul><li>2. Que características pessoais e profissionais devem ter e como se deve escolher o facilitador e o instrutor para uma oficina de planejamento estratégico numa organização? </li></ul><ul><li>Dê exemplos </li></ul>Questões para reflexão e debates Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico
  38. 38. <ul><li>3. Como assegurar que uma oficina não acabe sendo ‘mais uma boa idéia’ que não teve acompanhamento nem resultados práticos para a organização? </li></ul>Questões para reflexão e debates Módulo 15 Oficinas de planejamento estratégico

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