MATERIAL 5 - Como Organizar uma Reunião

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MATERIAL 5 - Como Organizar uma Reunião

  1. 2. Instruções <ul><li>Pegue papel e caneta, isso é importante para que você anote idéias e possa fazer anotações sobre o conteúdo; </li></ul><ul><li>No fim deste módulo existe uma atividade, por favor, faça e a envie no prazo estabelecido; </li></ul><ul><li>Em caso de dúvidas nos envie um e-mail: </li></ul><ul><ul><li>[email_address] </li></ul></ul>
  2. 3. Organizando uma reunião
  3. 4. A disciplina é a mãe do êxito. (Ésquilo)
  4. 5. Objetivo <ul><li>Instruir os Mestres Conselheiros sobre como organizar uma reunião de sucesso e em conformidade com o Manual da Ordem do Dia. </li></ul>
  5. 6. O que é uma reunião? <ul><li>Antes de começarmos vamos expor, de maneira bem clara, o que é uma reunião: </li></ul><ul><li>Reunião é o encontro de duas ou mais pessoas com propósito de discutir algum tema ou realizar alguma atividade. </li></ul>
  6. 7. O que é Ordem do Dia? <ul><li>Chama-se de Ordem do Dia todos os assuntos que farão parte da reunião, como por exemplo, a leitura de atas, expedientes, aprovação de relatórios e suas leituras, decisões do capítulo como campanhas filantrópicas, pagamento de contas, aprovações de candidatos a ingresso à Ordem, entre outros. </li></ul><ul><li>Para compreender e executar corretamente a Ordem do Dia, por favor, consulte o Manual da Ordem do Dia que está no fim do seu ritual. </li></ul>
  7. 8. Condução dos Trabalhos e Quorum <ul><li>A palavra “quorum” quer dizer a quantidade mínima de pessoas que devem estar presentes para que qualquer decisão tomada seja considerada válida. </li></ul><ul><li>Para tomar decisões em uma reunião você precisa de, no mínimo, 8 membros presentes com direito a voto. </li></ul>
  8. 9. O malhete <ul><li>O malhete é o instrumento usado pelo Presidente da sessão para comandar e, por isso, ficará sob a guarda do Mestre Conselheiro e somente deverá ser passado dele: </li></ul><ul><li>1 - Para o Grande Mestre (Estadual ou Nacional), quando se realizar a Cerimônia de recepção do Grande Mestre; </li></ul><ul><li>2 - Para o Oficial Instalador, quando da posse do Conselho Consultivo; </li></ul><ul><li>3 - Do Oficial Instalador (Mestre Conselheiro Instalador, na posse dos oficiais) para o Mestre Conselheiro Instalado; </li></ul><ul><li>Os Mestre Conselheiro Nacional/Estadual possui o direito de presidir qualquer sessão quando estiver presente e, para isso, deverá ocupar o cargo de Mestre Conselheiro realizando toda a reunião. </li></ul>
  9. 10. Uso da Palavra <ul><li>O Mestre Conselheiro é o único Oficial responsável por conceder a palavra aos presentes. </li></ul><ul><li>Não existe uma ordem estabelecida para o seu uso, a palavra é livre e passada somente por ele, ou seja, uma pessoa que está no Leste pode ser a primeira a falar e, depois dela, alguém que está no Sul. Não existe precedência como praticado nas lojas maçônicas. </li></ul><ul><li>Aquele que deseja fazer o uso da palavra deve ficar de pé e aguardar que o Mestre Conselheiro a conceda, para mais detalhes leia o item “reconhecimento” no ritual. </li></ul>
  10. 11. Abertura dos Trabalhos <ul><li>Para abrir os trabalhos você precisa de: </li></ul><ul><li>Todo o material obrigatório que está no ritual; </li></ul><ul><li>No mínimo um membro do Conselho Consultivo; </li></ul><ul><li>No mínimo 12 Oficiais: Mestre Conselheiro, Primeiro Conselheiro, Segundo Conselheiro, Primeiro Diácono, Segundo Diácono, Primeiro Mordomo, Segundo Mordomo, Mestre de Cerimônias, Capelão, Porta Bandeira, Escrivão e Sentinela; </li></ul><ul><li>Ter a Ordem do Dia estabelecida e saber claramente quais as decisões que deverão ser tomadas na reunião; </li></ul><ul><li>Criar a cultura da PONTUALIDADE, ou seja, assim que reunir a quantidade mínima de pessoas comece a reunião. </li></ul>
  11. 12. Pontualidade
  12. 13. Dica de quem entende do assunto:
  13. 14. Dicas sobre Pontualidade <ul><li>Organize o necessário com antecedência; </li></ul><ul><li>Deixe claro aos Oficiais que as sessões começarão na hora; </li></ul><ul><li>Ser pontual não é chegar na hora, é chegar com antecedência; </li></ul><ul><li>Esteja pronto para iniciar no horário marcado; </li></ul><ul><li>Para quem é pontual esperar, por qualquer motivo, é puro desrespeito. Os maçons, por exemplo, não gostam de atrasos; </li></ul><ul><li>Atrasar não é uma atitude de quem não sabe respeitar quem está envolvido no evento. </li></ul><ul><li>Maus hábitos são contagiosos. Se o Mestre Conselheiro permitir que um ou dois Oficiais não sejam pontuais o mau hábito fazer escola entre os demais. </li></ul>
  14. 15. A Ordem do Dia
  15. 16. Ordem dos Trabalhos <ul><li>Abertura dos Trabalhos; </li></ul><ul><li>Chamada dos Oficiais e membros ativos; </li></ul><ul><li>Cerimônia de Iniciação (ou Elevação); </li></ul><ul><li>Leitura das atas; </li></ul><ul><li>Relatório do Hospitaleiro; </li></ul><ul><li>Relatório do Tesoureiro; </li></ul><ul><li>Doentes e Acidentados; </li></ul><ul><li>Leitura de Expedientes; </li></ul><ul><li>Relatório da Comissão de Sindicância; </li></ul><ul><li>Votação de Candidatos a Iniciação; </li></ul><ul><li>Contas do Capítulo; </li></ul><ul><li>Relatório das Comissões; </li></ul><ul><li>Assuntos não terminados; </li></ul><ul><li>Novos assuntos; </li></ul><ul><li>Procedimentos para eleições do Capítulo; </li></ul><ul><li>Cerimônia das Nove Horas; </li></ul><ul><li>Bem da Ordem; </li></ul><ul><li>Encerramento dos Trabalhos; </li></ul><ul><li>Entretenimento e lanche; </li></ul>
  16. 17. Chamada dos Oficiais e Membros Ativos <ul><li>A chamada é o momento da reunião em que o Escrivão registra a presença dos Oficiais e membros ativos. Para isso o Capítulo deverá: </li></ul><ul><li>Providenciar um livro de chamadas; </li></ul><ul><li>Conseguir uma lista de membros regulares; </li></ul><ul><li>Livros de presença poderão ser abertos para que os maçons e DeMolays visitantes o assinem; </li></ul><ul><li>Os membros do quadro somente responderão a chamada; </li></ul>
  17. 18. Cerimônia de Iniciação ou Cerimônia de Elevação <ul><li>Quando uma Cerimônia de Iniciação/Elevação for realizada, ela deverá acontecer logo após a “Chamada dos Oficiais e Membros Ativos”. </li></ul><ul><li>Aconselha-se que os outros tópicos da Ordem do Dia sejam cortados e que, após o término da Cerimônia, o Mestre Conselheiro continue com a partir do tópico “Bem da Ordem”. </li></ul><ul><li>Para mais detalhes consulte o Manual da Ordem do Dia </li></ul>
  18. 19. Leitura das Atas <ul><li>Cada Capítulo deverá possuir três livros ata: um para reuniões do Grau Iniciático; um para reuniões do Grau DeMolay; outro para reuniões do Conselho Consultivo. </li></ul><ul><li>As atas do Grau Iniciático terão como tema somente as cerimônias de iniciação, realização de palestras, assuntos da palavra ao bem da ordem e outros fatos que tenham ocorrido no Grau Iniciático. </li></ul><ul><li>As atas do Grau DeMolay terão como tema, tudo que for tratado neste grau, ou seja, expediente, aprovação de atas deste grau, assuntos burocráticos, eleições, decisões etc... </li></ul><ul><li>Já as atas do Conselho Consultivo são de responsabilidade do Consultor Secretário e do Presidente do Conselho. </li></ul>
  19. 20. Relatório do Hospitaleiro <ul><li>O Hospitaleiro fará um breve relato das atividades sociais e assistenciais do Capítulo. O relatório deverá conter a data da atividade, membros presentes, resultados alcançados e gastos. </li></ul><ul><li>O relatório lido deverá obrigatoriamente ser entregue para o Escrivão para que seja devidamente arquivado. </li></ul>
  20. 21. Relatório do Tesoureiro <ul><li>O Tesoureiro fará um breve relatório de todos os recebimentos e pagamentos feitos entre uma reunião e outra, e informará o saldo financeiro total do Capítulo. </li></ul><ul><li>O relatório deverá conter a data dos pagamentos e recebimentos, os recibos e demais documentos necessários para a contabilidade. </li></ul><ul><li>O relatório lido deverá obrigatoriamente ser entregue para o Escrivão, juntamente com todos os comprovantes para que seja devidamente arquivado. </li></ul>
  21. 22. Doentes e Acidentados <ul><li>Neste tópico o Mestre Conselheiro dará a oportunidade para que os membros relatem informações a respeito da saúde dos membros da família DeMolay. Visitas aos doentes poderão ser marcadas pelo Hospitaleiro. </li></ul><ul><li>Alguma visita realizada deverá ter seu relatório lido no item “Relatório do Hospitaleiro”. </li></ul>
  22. 23. Leitura de Expedientes <ul><li>O Escrivão lerá as cartas recebidas na íntegra e providenciará, de acordo com a instrução do Mestre Conselheiro que elas sejam respondidas e arquivadas. </li></ul><ul><li>As correspondências que requererem alguma deliberação deverão ter seus comentários e decisões realizadas no tópico “novos assuntos” da Ordem do Dia. </li></ul>
  23. 24. Relatório da Comissão de Sindicância <ul><li>O Mestre Conselheiro passará a palavra à comissão de sindicâncias para que essa dê o seu parecer ao Capítulo a respeito das informações levantadas acerca dos candidatos à iniciação na Ordem. </li></ul>
  24. 25. Votação de Candidatos para Iniciação <ul><li>A eleição para receber o título de membro é obrigatória e consta nas Regras e Regulamentos do Supremo Conselho, a votação deverá ser feita da maneira conforme descrita no Manual da Ordem do Dia e o voto é obrigatoriamente secreto. </li></ul>
  25. 26. Contas do Capítulo <ul><li>Todas as contas (exceto as taxas devidas ao Grande Conselho e ao Supremo Conselho) só poderão ser pagas após a aprovação da assembléia capitular e a ratificação do Conselho Consultivo. </li></ul>
  26. 27. Relatório das Comissões <ul><li>O Mestre Conselheiro dará a palavra às Comissões do Capítulo que tenham algo a relatar. O presidente da comissão ou algum membro falará ao Capítulo sobre atividades realizadas ou que a comissão pretende realizar. </li></ul><ul><li>Os relatórios referentes a atividades realizadas pelas comissões deverão ser entregues ao Escrivão e arquivados. </li></ul>
  27. 28. Assuntos não terminados <ul><li>O Mestre Conselheiro anunciará a discussão de assuntos que ficaram pendentes ou que foram adiados de outras reuniões. </li></ul>
  28. 29. Cerimônia das Nove Horas <ul><li>Todas as reuniões do Capítulo, sejam públicas ou secretas, requerem a realização da Cerimônia das Nove Horas, caso a reunião alcance às nove horas da noite (vinte e uma horas). </li></ul><ul><li>ATENÇÃO </li></ul><ul><li>Se a sua reunião chegar até as 21h você deverá fazer 3 orações: abertura dos trabalhos, Cerimônia das Nove Horas, encerramento dos trabalhos; </li></ul><ul><li>Se a reunião não chegar até as 21h você deverá fazer 2 orações: abertura dos trabalhos e, no lugar da oração do encerramento, colocar a oração da Cerimônia das Nove horas; </li></ul>
  29. 30. Bem da Ordem <ul><li>Assuntos administrativos não poderão ser trazidos ao Capítulo nesse momento, mas sim assuntos que engrandeçam o Capítulo DeMolay, como por exemplo, poemas, pensamentos, boas noticias da ordem e etc... </li></ul><ul><li>Nesse momento da Ordem do Dia é indicado que o Mestre Conselheiro peça para que o Hospitaleiro, ou outro oficial designado, passe a sacola para coleta de fundos para a caridade. Também nesse momento, o Mestre Conselheiro, ou alguém por ele designado poderá saudar os visitantes, a fim de abreviar o tempo dos discursos. </li></ul>
  30. 31. Encerramento dos Trabalhos <ul><li>O encerramento dos trabalhos deverá ser realizado conforme descrito no Ritual. A Cerimônia de Encerramento é a mesma estando o Capítulo aberto no Grau Iniciático ou no Grau DeMolay. Não existe nenhuma forma resumida de encerramento, e ela deverá ser totalmente realizada. </li></ul><ul><li>Após os oficiais terem se retirado, todos os presentes na Sala Capitular deverão se retirar informalmente. </li></ul>
  31. 32. Entretenimento e Lanche <ul><li>Os Capítulos são encorajados a realizar lanches e confraternizações após as reuniões, um clube de mães se sentiria muito feliz em ajudar. </li></ul>
  32. 33. Atividade <ul><li>Você deve explicar para todos os membros do Capítulo como funciona a Ordem do Dia. Esta explicação deve ter formato de palestra, portanto use a sua criatividade. </li></ul><ul><li>Não se esqueça de firmar um acordo de pontualidade com o seu time. </li></ul><ul><li>Faça um relatório da palestra e assine juntamente com um membro do Conselho Consultivo. Faça uma cópia digital (scaner) e envie para o e-mail: </li></ul><ul><ul><ul><li>[email_address] </li></ul></ul></ul><ul><li>No campo assunto do e-mail coloque “Ordem do Dia” o seu estado e o seu nome, como por exemplo: </li></ul><ul><ul><li>Ordem do Dia – GO – Thiago Augusto; </li></ul></ul><ul><ul><ul><ul><ul><li>PRAZO : 30/09/2010 – quinta-feira; </li></ul></ul></ul></ul></ul>

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