Imprimir o no imprimir esa no es la cuestión

Haciendo que funcionen las cosas que hacen que las cosas funcionen
Making work the things that make things work
Imprimir o noImprimir o noImprimir o noImprimir o no imprimir. Esa NO es la cuestiónimprimir. Esa NO es la cuestiónimprimir. Esa NO es la cuestiónimprimir. Esa NO es la cuestión
iSecPrint: Una aproximación inteligente a la impresión en
entornos corporativos
Haciendo que funcionen las cosas que hacen que las cosas funcionen
Making work the things that make things work

JoséLuis Medina
Experto en Tecnología
Tabla de Contenidos
Introducción .............................................................................................................. 1
Impacto de la impresión en el entorno corporativo................................................. 1
Aspectos relativos a la seguridad de la información....................................................... 1
Aspectos relativos a la economía de la empresa............................................................. 2
Aspectos relativos al departamento de TI. ...................................................................... 2
Aspectos relativos a la operatividad del usuario. ............................................................ 3
Aspectos relativos a las operaciones de la compañía...................................................... 3
Movilidad. ........................................................................................................................ 4
La impresión centralizada. ¿La solución?.................................................................. 4
¡El entorno perfecto!........................................................................................................ 4
¿Qué nos ofrece el mercado? ................................................................................... 5
iSecPrint. Una aproximación inteligente................................................................... 6
Elementos iSecPrint. ........................................................................................................ 6
Servidor de impresión................................................................................................... 6
Software de gestión y administración........................................................................... 6
Módulo de autenticación.............................................................................................. 7
Driver único................................................................................................................... 7
Dispositivo de Autenticación de Usuario. (DAU)........................................................... 7
Independencia.................................................................................................................. 8
Versatilidad. ..................................................................................................................... 8
Las políticas: El quiz de la cuestión. ................................................................................. 8
El control. ......................................................................................................................... 9
Características avanzadas. ............................................................................................. 10
Delegación de impresión............................................................................................. 10
Enrutado de impresión................................................................................................ 10
Follow me.................................................................................................................... 10
Resumen......................................................................................................................... 11
Sobre el autor.......................................................................................................... 11

JoséLuis Medina
Experto en Tecnología
Confidencialidad.
Este documento contiene propiedad intelectual o información confidencial de José Luis
Medina para el uso exclusivo del receptor y su compañía. Así mismo, esta información ha sido
generada con un único objeto y a un solo efecto, quedando limitada la difusión de la misma a
este objeto y efecto. El presente documento debe ser considerado como propiedad intelectual
de José Luis Medina y tratado como tal de acuerdo con la legislación vigente. No podrá ser
reproducido total o parcialmente sin autorización por escrito de José Luis Medina.

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JoséLuis Medina Imprimir o no imprimir. Esa NO es la cuestión.
Introducción
Si algo hay que ha cambiado poco, al menos conceptualmente, en el entorno tecnológico de
cualquier actividad, es sin duda la impresión. La impresión es, por definición y junto con la
pantalla, el método por el cual los resultados de la
actividad informática trascienden al ser humano.
Mientras que otros aspectos de la tecnología han
cambiado conceptualmente, adaptándose a los
tiempos y medios actuales, la impresión ha
continuado, silenciosamente, mantenida en ese
mismo plano que la vio nacer, pero extendiéndose de
manera proporcional a los avances y mejoras en la
presentación de la información, sin que hasta el momento haya destacado ninguna tecnología
más o menos universal que permita el control de quién, cuándo, cómo y sobre qué se imprime.
Impacto de la impresión en el entorno corporativo.
La impresora siempre ha sido (y será) un elemento fundamental en la compañía. Por mucho
que limitemos su uso, siempre será necesario transferir a papel datos, ideas o documentos de
forma que sean manejables físicamente. Frente a una visión más simplista de la impresión,
ésta afecta a los siguientes aspectos.
Aspectos relativos a la seguridad de la información.
La seguridad de la información y la impresión tiene mucho que ver. De nada vale el mejor de
los firewalls o UTM si un usuario malintencionado simplemente tiene que imprimir un
documento, meterlo en su portafolio y salir por la puerta, sabiendo que su acción no es
controlable. Si ir al más extremo (y holliwoodiense de los casos), basta con que el responsable
de RRHH se deje en la impresora departamental una
nómina o un parte de baja para que, de inmediato, esa
información esté al alcance de cualquiera, con las
implicaciones (LOPD, por ejemplo) que este
comportamiento pueda tener. Lo mismo es aplicable a
documentos sensibles (contratos, ofertas, etc.), como
a confidenciales (memorándums, diseños, informes
financieros, etc.).
Curiosamente el aspecto de la confidencialidad ha sido
uno de los contribuyentes natos en la atomización de
la impresión, esto es, la proliferación de impresoras locales sin control, pero que por su
naturaleza (y a veces el puesto jerárquico del usuario en la organización) hacen necesario un
soporte continuo de estas impresoras.

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Aspectos relativos a la economía de la empresa.
Otra característica de la impresión corporativa suele ser lo nebuloso de sus costes. El coste de
impresión global suele ser siempre una estimación, normalmente extraída de los contadores
de páginas de las impresoras de mayor capacidad de la compañía, sin tener en cuenta que,
cuanto menor es la capacidad de la impresora, mayor
suele ser su coste por página. Por otro lado, y dada la
facilidad y bajo coste de adquisición de una impresora,
puede darse el caso de que la compañía no tenga
demasiado claro cuántas impresoras tiene instaladas.
Por poner un caso extremo, participé en un proyecto
donde el coste de consumibles de las impresoras
“descontroladas” (adquiridas e instaladas por el
usuario), suponía un 20% del coste previamente
estimado de la impresión. ¿Cómo es posible que el
departamento de compras no lo detectase?... Pues
básicamente porque de ese 20%, un 80% del importe se pasaba por nota de gastos.
Por otro lado, la atomización de la impresión hace que se adquieran muchas impresoras que
no son capaces de gestionar el volumen de impresión que se les exige, suponiendo constante
fuente de incidencias con las mismas, con los consecuentes impactos económicos e
incomodidad del usuario.
¿Y qué decir del pago por uso? No es extraño que una conversión al modelo de pago por uso
desborde las previsiones (tanto del cliente como del proveedor) por el simple hecho de que las
estimaciones iniciales no tuvieron en cuenta la “impresión oculta”, obligando tras las primeras
facturas a un recorte total de la impresión, “mentalizando” al usuario por la vía del control
exhaustivo de la necesidad de racionalizar el uso de los dispositivos de impresión, generando
un choque frontal con las costumbres de los usuarios y los hábitos de la organización
Aspectos relativos al departamento de TI.
Otro impacto silencioso, que ha hecho que muchos departamentos de sistemas renieguen de
la impresión, es la relación entre la funcionalidad y el esfuerzo técnico: En Román paladino, “La
lata que da y para lo que sirve”. En un mundo donde aún el papel es necesario, y donde la
consecución de un contrato depende de una oferta impresa, esa actitud puede que no sea la
adecuada.
A pesar de la generalización de los servidores de impresión, tanto basados en Windows, Unix o
appliances, la gestión de un parque de impresoras más
o menos extenso dista mucho de ser simple de
implementar y menos de gestionar. Los permisos, las
características por defecto de impresión (que obligan
en más de un caso a crear tres o más impresoras de red
por cada impresora física, atendiendo a la calidad, el
color, el dúplex, etc.) y la desgraciadamente conocida
gestión de drivers desde un servidor de impresión y el equipo local (de lo que los fabricantes son
altamente responsables), pueden absorber gran parte del tiempo dedicado por los
administradores de sistemas, hasta el punto que, en muchos casos, la dirección de IT o blien
decide recortar tanta facilidad para el usuario, o “externaliza” hacia Helpdesk/CAU la gestión de
las impresoras, que suelen caer en un tacticismo que si bien hace que el usuario mejore su

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operatividad, no hace sino hacer crecer la bola de nieve, ya que ante la falta de flexibilidad de la
gestión centralizada de la impresión, el CAU opta por la configuración de la impresión en el PC,
lo que genera una excesiva personalización del puesto de trabajo, con el consecuente dolor de
cabeza para los administradores.
Aspectos relativos a la operatividad del usuario.
Tengamos una cosa clara: El usuario quiere imprimir, no entretenerse entre menús y pestañas
para conseguir que el trabajo salga por la impresora como el desea. Y si el usuario quiere eso,
hay que darle eso. No hay más discusión. Podemos mentalizar al usuario sobre el uso racional
de la impresión, y eso está bien, pero no culpabilizarle (y menos
perseguirle) por no usar el “eco mode” de la impresora, o sacar
un listado contable en color. Por otra parte, ningún usuario
(incluido al técnico) puede estar permanentemente cerca de una
impresora para “interceptar” su trabajo de impresión justo
cuando la impresora termina de imprimir, con objeto de evitar
que el documento ultraconfidencial que acaba de enviar no sea a
su vez “interceptado” o traspapelado por otro usuario.
Otro aspecto vinculado a la operativa es el hecho de que en un entorno tradicional, el usuario
tiene un con junto limitado de impresoras a las que puede acceder. En un mundo móvil
(empresas con múltiples trabajadores externos, usuarios remotos, usuarios móviles) esta
configuración suele ser bastante problemática, y el portátil o el puesto de trabajo asignado
suele acabar con todos los drivers necesarios y con las impresoras conectadas directamente y
no a través del servidor de impresión.
Aspectos relativos a las operaciones de la compañía.
Frente a modelo más habitual, donde los usuarios suelen tener asignadas más o menos un
grupo de impresoras, hay perfiles de compañías donde esto no es así. En los entornos
educativos, suele existir el servicio de reprografía digital, donde tanto el personal como el
alumnado se dirigen a imprimir trabajos o documentos. En estos entornos el control de la
impresión se torna crítico, ya que esta actividad suele requerir la intervención de personal que
gestione el proceso de impresión: Recogida del
material digital, introducción en el sistema de
impresión, entrega al usuario y posterior facturación
al mismo. La impresión centralizada permite el envío
por parte del usuario directamente del trabajo al
sistema de impresión, y el control de recursos
consumidos. Adicionalmente este sistema permite
una monetización de los recursos de impresión,
pudiendo ofrecer al personal docente y alumnado un
servicio de impresión de alto volumen sin necesidad de dedicar personal a la función
facturadora.
En el entorno de Salud, los sistemas de impresión pueden ser securizados mediante un sistema
centralizado de gestión, evitando que información sensible quede desperdigada por las
impresoras de un hospital o centro de salud.

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En otros entornos donde la impresión es un valor añadido (Consultoras, abogados,
arquitectos), el control de impresión permite una imputación de costes precisa a clientes o
proyectos, así como a unidades de negocio o personal individual.
En un entorno atomizado, la disponibilidad de las impresoras se vuelve crítica. Una impresora
dedicada a la impresión de recibos de nóminas, por ejemplo, ha de estar disponible,
necesariamente, en el periodo de tiempo dedicado a la impresión de las mismas. Si esa
impresora se rompe, el trabajo no puede ser redirigido a una impresora común o ubicada en
otro departamento, convirtiéndose en una incidencia crítica a solucionar mediante el
reemplazo urgente e inmediato de la misma, con el consiguiente impacto en la programación
de trabajos y prioridades del departamento de soporte.
Movilidad.
¿Y qué decir de usuarios móviles o entornos dinámicos
(como VDI)? Tradicionalmente el usuario móvil suele
encontrarse con un batiburrillo de drivers de impresión
instalados en su portátil, y con la obligatoriedad de instalar
nuevos drivers o nuevas versiones cada vez que se
actualicen estos. Este tipo de escenarios pueden
entorpecer, dependiendo de la actividad, las operaciones
de la compañía, y suponen un sobreesfuerzo para el
personal de soporte y requieren conocimientos muchas
veces técnicos por parte del usuario móvil.
La impresión centralizada. ¿La solución?
Sin duda todos conocemos el concepto de impresión centralizada. Basta con un servidor de
impresión, conectar (ya sea por USB o vía TCPIP) las impresoras, asignarlas a los usuarios y
listo…. ¿o no? Una concepción básica de la impresión
centralizada tal y como acaba de ser descrita sin duda
simplifica el entorno de impresión. Pero… ¿Cómo
impedimos el uso del color para ciertos usuarios?,
¿Cómo evitamos que ciertos usuarios usen
determinadas impresoras?, ¿Cómo contabilizamos las
páginas impresas?, ¿Cómo identificamos los mayores
consumidores de papel?, ¿Cómo establecemos cuotas
de impresión, basadas no sólo en las páginas impresas sino además por sus características
(Color, calidad)?, ¿Cómo aseguramos la confidencialidad de una impresión, esto es,
asegurarnos de que el trabajo se imprime SOLO cuando el usuario que lo ha enviado está ante
la impresora?, ¿Cómo conseguimos que todas estas características sean aplicables a la
totalidad de las impresoras y usuarios de la compañía?
¡El entorno perfecto!
Vamos a soñar un poco. El entorno perfecto es aquél que permite controlar el número de
impresoras, el modo de funcionamiento de las mismas, la asignación dinámica de estas a los
usuarios o grupos, que permita controlar los consumos y se asegure que el que ha ordenado
una impresión es el único capaz de recogerla. En el aspecto técnico, el sistema perfecto sólo
VDI

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requiere drivers específicos en los servidores de impresión, no requiere constantes
reinstalaciones de drivers en los PC de usuario, permite facilitar a los departamentos de
compras y financieros un informe real de consumo de recursos, debe integrarse con directorio
activo o LDAP, y para más inri, no debe obligarnos a adquirir un determinado modelo de
impresora.
¿Qué nos ofrece el mercado?
El mercado ofrece múltiples soluciones para controlar y asegurar la impresión, pero,
lamentablemente, suelen ir vinculadas no sólo a un fabricante de impresoras, sino a modelos
de gama media-alta cuyo precio no es fácilmente abordable o imputable a una actividad en
concreto. Por ejemplo, dedicar una impresora de alto coste a actividades como la impresión de
listados, nóminas, formularios por la necesidad de control no siempre es justificable. Por otro
lado, decidirnos por un fabricante o modelo puede llevarnos a establecer una relación de
dependencia con el fabricante que no siempre es deseable.

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iSecPrint. Una aproximación inteligente.
Con todo lo dicho, queda claro que sin el control extremo a extremo del ciclo de impresión, es
decir, desde que el usuario envía su trabajo a la impresora hasta que lo recoge, la impresión
centralizada no es realmente aplicable.
iSecPrint es una solución de gestión centralizada nacida de la colaboración Nartex Software,
empresa de capital español 100%, la Universidad Carlos II de Madrid y SmartAccess, empresa
dedicada a la autenticación, que combina dos aspectos que considero fundamentales: En
primer lugar, un único driver de impresión en el puesto de trabajo del usuario (éste sólo tiene
UNA impresora por la que imprimir), y en segundo, un dispositivo independiente que controla
el acceso a las impresoras.
Elementos iSecPrint.
Servidor de impresión.
Basado en el rol de servicio de impresión de Windows Server, este es el componente que
permite ofrecer a los usuarios las impresoras gestionadas. Al ser componentes estándar no
necesita de configuraciones específicas ni en el servidor Windows ni en los clientes.
Software de gestión y administración.
Este componente mantiene y gestiona tanto los datos de configuración de las impresoras
como las reglas y políticas aplicables, junto con los usuarios y grupos gestionados, ofreciendo
una interface Web al administrador y al usuario. Este componente gestiona los siguientes
elementos:
Gestión:
Gestión remota de impresión.
Paso y reenvío de trabajos de impresión.
Visualización de trabajos pendientes.
Delegación de impresión.
Información de recursos disponibles.
Liberación de trabajos pendientes.

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Administración:
Gestión de usuarios.
Gestión de grupos.
Restricciones y políticas de uso.
Búsqueda y exploración de entidades.
Generación de informes.
Notificaciones y alertas.
Reglas y enrutamiento de la impresión.
Actualización de firmware.
Módulo de autenticación.
Este módulo gestiona las identidades de directorio activo y los mecanismos de autenticación
de iSecPrint ofrecidos por el DAU (Dispositivo de Autenticación de Usuario). No es necesaria la
instalación de servidores de certificados (tarjeta inteligente) módulos RFID o frameworks
biométricos, por lo que no es necesario alterar la estructura del directorio activo, lo que
permite su integración sin requerir permisos de administración del dominio.
Driver único.
Mediante la tecnología de impresión del Servidor Universal de impresión de Citrix (Citrix UPS),
iSecPrint requiere de un solo driver (y consecuentemente una sola impresora configurada) en
el dispositivo de escritorio del usuario, lo que permite por un lado simplificar el uso de la
solución al usuario (clic e imprimir), y por otro facilita enormemente la gestión del entorno por
parte del administrador de sistemas (un solo driver y totalmente gestionable mediante
mecanismos estándar, como los Objetos de Políticas de Grupo, GPO)
El UPS se integra perfectamente con el sistema de impresión nativo de Windows, permitiendo
el uso de las características avanzadas de cada impresora desde una interface única y
fácilmente reconocible por el usuario. La operación del UPS se resume en la siguiente imagen:
Dispositivo de Autenticación de Usuario. (DAU)
Una vez en usuario ha enviado el trabajo a la cola de impresión, la impresión de este vendrá
condicionada por la identificación del usuario en el DAU, un dispositivo físico localizado cerca
de las impresoras, donde el usuario, tras autenticarse, obtendrá el trabajo impreso.

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El DAU gestiona totalmente la
autenticación de usuario por el
método elegido, sin requerir la
instalación de drivers o sistemas de
autenticación en los PC clientes o
configuraciones específicas en las
impresoras. El DAU permite el uso de
múltiples modos de autenticación:
RFID, Smartcard o huella digital.
Mediante la combinación de estos dos elementos, se consigue que el usuario imprima como
siempre lo ha hecho (impresora por defecto), añadiendo el paso adicional de tener que
autenticarse. El trabajo de impresión quedará retenido en el servidor o servidores de
impresión hasta que el usuario se autentique exitosamente. El trabajo será impreso de
acuerdo con las políticas aplicadas a ese usuario que permiten establecer el modo de
interacción de este con la impresora.
Independencia.
No importa qué impresora use ni como se conecte. iSecPrint es aplicable a cualquier tipo de
impresora: Desde una impresora de consumo vía USB hasta la más avanzada imprenta digital
entran dentro del entorno iSecPrint, lo que permite escoger el dispositivo adecuado a cada
momento sin la limitación que supone la compatibilidad de un dispositivo dado con la
plataforma de gestión de impresión.
Versatilidad.
No hay correlación entre el número de DAUs y el número de impresoras. El DAU sólo gestiona
el acceso a las impresoras, por lo cual es posible aplicarlo a salas de impresión o a plantas
completas de edificios, con independencia del número de impresoras. El usuario sólo necesita
saber dónde está la impresora que desea usar, identificarse en el DAU más cercano e ir a por el
resultado de la impresión.
Las políticas: El quiz de la cuestión.
Una política es un conjunto de reglas que modelan las capacidades del usuario respecto a la
impresora. Esto incluye, entre otras, limitaciones respecto a la calidad, el color o la
disponibilidad de la impresora, lo que se traduce de manera inmediata en una reducción de
coste de consumibles, o de páginas “penalizadas” en sistemas de pago por uso.

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Así mismo es posible el establecimiento de cuotas de impresión, en base tanto a la cantidad de
páginas como las características de las mismas, pudiendo delimitar el uso de, por ejemplo, el
color o la impresión en alta calidad.
El control.
iSecPrint ofrece un módulo de reporte que ofrece al administrador del entorno una visión 360
de las actividades de impresión de la compañía, permitiendo obtener estadísticas de consumo
de manera individualizada (usuarios o impresoras) como grupales (grupos de usuarios, por
ejemplo), permitiendo un seguimiento al milímetro de cómo, qué, cuándo y quién imprime.

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Todos estos datos son exportables en formato Excel, y consecuentemente importables en
cualquier aplicación de control o facturación.
Características avanzadas.
iSecPrint ofrece entre sus características dos que, por su versatilidad, merece la pena
distinguir:
Delegación de impresión.
Un usuario puede delegar a otro sus características de impresión para un trabajo determinado,
es decir, impreso bajo las políticas del usuario delegador. Esto permite que de manera
excepcional, un usuario con acceso a la una imprenta digital pueda facilitar el acceso a la
misma a otro usuario que no tenga acceso de manera excepcional para un trabajo
determinado.
Enrutado de impresión.
¿Qué pasa si la laser grande se ha “roto” o el servidor de impresión está apagado? iSecPrint es
capaz de establecer rutas de impresión, permitiendo independizar la impresión de un
documento de los servidores o impresoras, ofreciendo un mecanismo automático de re-
enrutado de la impresión a otro dispositivo asociado al primero.
Follow me.
Imprimir y olvidarse. iSecPrint permite la asociación de un conjunto de impresoras a un DAU
determinado, por lo cual el usuario siempre obtendrá el documento impreso a través del
dispositivo físicamente más cercano.

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Resumen.
iSecPrint ofrece una solución extremo a extremo que consigue unificar el control de la
impresión, tanto en recursos como en costes mientras garantiza la confidencialidad y la
seguridad de la documentación impresa, garantizando que el documento sólo será impreso
cuando el usuario esté en disposición de recogerlo físicamente.
Sobre el autor
José Luis Medina es un profesional con más veinte años de experiencia en el
mundo IT, y pionero en la introducción de la virtualización de servidores en
España. Siempre focalizado en tecnologías de centro de datos, sus áreas de
interés y conocimiento se extienden por todas las tecnologías relacionadas con
el centro de datos: Redes de área local, almacenamiento, comunicaciones y
seguridad. Combina su experiencia como integrador de tecnología con la adquirida en puestos
de responsabilidad en departamentos de IT de un gran abanico de sectores empresariales. Así
mismo fue el fundador del Grupo de Usuarios de VMware en España. Periódicamente ofrece
charlas y conferencias sobre tecnología de virtualización y es el autor y mantenedor del blog
“Be virtual, My Friend” (http://bevirtual.blogspot.com) donde comparte sus reflexiones y
conocimientos sobre el mundo de la virtualización.

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