Forstå Stephen Coveys modell for balansen mellom produksjon og produksjonskapasitet. Hva utgjør din produksjonskapasitet? Hvordan påvirkes elementene i denne kapasiteten? På hvilken måte kan og bør en rådgivende ingeniør være kreativ? Hvilke forutsetninger må på plass for at kreativiteten skal bli utnytte og tatt vare på? Behovspyramiden i organisering av digitalt og analogt kontormiljø.

1. Kreativ og strukturert
– en bedre arbeidshverdag
COWI Bergen, 15.oktober 2015
Jørn Kippersund
Foredragsholder, allmennlege, legevaktsjef
Volda/Ålesund
www.innbokskontroll.no

2. produksjon
kapasitet
= P/K-ratio
Modifisert etter Stephen Covey,
7 habits of highly effective people

3. det du gjør
din evne til å gjøre
ting
= P/K-ratio
Modifisert etter Stephen Covey,
7 habits of highly effective people

4. hvor du kjører
tilstanden til bilen du
kjører
= P/K-ratio
Modifisert etter Stephen Covey,
7 habits of highly effective people

5. ta oppvasken
fikse oppvaskmaskina
= P/K-ratio
Modifisert etter Stephen Covey,
7 habits of highly effective people

6. være til
trene, helse
= P/K-ratio
Modifisert etter Stephen Covey,
7 habits of highly effective people

7. lage ost
utvikle meieriet
= P/K-ratio
Modifisert etter Stephen Covey,
7 habits of highly effective people

8. P/K-ratio

9. P/K-ratio

10. P/K-ratio
Hva produserer
COWI-ansatte?

11. Produksjon
Faglige råd
- Beregninger (hvor mye av hva)
- Anbefalinger (hvliken type løsning)
- ??

12. P/K-ratio

13. P/K-ratio

14. P/K-ratio
Hva utgjør din kapasitet i
COWI?

15. Kapasitet
Kvantitet
Kvalitet
Spisskompetanse
Bredde

16. Kapasitet
Kvantitet – hvor mye?
Kvalitet
Spisskompetanse
Bredde

17. Kapasitet
Kvantitet – hvor mye?
Kvalitet – hvor bra?
Spisskompetanse
Bredde

18. Kapasitet
Kvantitet – hvor mye?
Kvalitet – hvor bra?
Spisskompetanse – på hvilket nivå?
Bredde

19. Kapasitet
Kvantitet – hvor mye?
Kvalitet – hvor bra?
Spisskompetanse – på hvilket nivå?
Bredde – på hvilke områder?

20. produksjon
kapasitet
= P/K-ratio
Modifisert etter Stephen Covey,
7 habits of higly effective people

21. produksjon
= P/K-ratio
Modifisert etter Stephen Covey,
7 habits of higly effective people
Kvantitet Kvalitet
Spissing Bredde

22. Påvirke kapasitet?
Kvantitet – hvor mye?

23. Kvantitet – hvor mye?

24. Kvantitet – hvor mye?
• Tidseffektivitet
– Fokus (ref. Sisyfos)
– Å jobbe med de oppgavene som faktisk er uløste
– At verktøyene fungerer
– Gyldne øyeblikk
• ??
Hva betyr noe for disse faktorene?
- den fysiske arbeidsplass? Tiltalende arb.miljø?
- den digitale arbeidplass?
- arbeidsvaner, tidsbruk?

25. Kvantitet – hvor mye?
• Svinge pisken?
• Være superflink?

26. Kvantitet – hvor mye?
• Svinge pisken?
• Være superflink?
Vær lat! Unngå å gjøre
samme jobben to ganger

28. Gyldne øyeblikk
Ørliten produksjonsforsinkelse gir bedret
kapasitet
Investert tid i dag gir avkastning i form av
mindre tidsbruk i morgen?

29. Gyldne øyeblikk
- hva du kaller en fil (søkbarhet)
- hvor du lagrer den
- versjon
- tilgjengelighet for andre (P/K for _hele_ COWI)
- kontekstuell plassering
Investert tid i dag gir avkastning med mindre
tidsbruk i morgen?

30. Gyldne øyeblikk
- hva du skriver i emnefeltet på en e-post
(søkbarhet)
- å lage ny tråd for nytt tema
- om lenke, i stedet for vedlegg
- om den i det hele tatt skal sendes?
Investert tid i dag gir avkastning med mindre
tidsbruk i morgen?

31. Gyldne øyeblikk
- filtrere en type mail for fremtiden heller
enn å bare slette
Investert tid i dag gir avkastning med
mindre tidsbruk i morgen?

32. Gyldne øyeblikk
Ivareta skillet mellom løst og uløst i det
du legger fra deg et stykke informasjon

33. Påvirke kapasitet?
Kvalitet – hvor bra?

34. Kvalitet – hvor bra?

35. Kvalitet – hvor bra?
• Fokus i utførelsen
• Tilgang på referanseinformasjon
• Tilgang til kvalitetskontroll og eller veiledning,
kollegastøtte
• ???
Hva betyr noe for disse faktorene?
- den fysiske arbeidsplass?
- den digitale arbeidplass?
- arbeidsvaner, tidsbruk?

36. Påvirke kapasitet?
Spisskompetanse – på hvilket nivå?
Bredde – på hvilke områder?

37. Spisskompetanse – på
hvilket nivå?

38. Breddekompetanse – på
hvilke områder?

39. Spiss – og bredde?

40. Kunnskap –
spiss- og bredde-?
• Tilegnet kunnskap, formell og uformell
• Interesse, motivasjon?
• Fullmakter, internt og eksternt
• Trygghet i rollen
• ??
Hvordan påvirkes disse faktorene? Av..
- den fysiske arbeidsplass?
- den digitale arbeidplass?
- arbeidsvaner, tidsbruk?

41. Kan/bør en rådgivende
ingeniør være kreativ?

42. Kan/bør en rådgivende
ingeniør være kreativ?
• Hvordan løser vi dette problemet?
• Hvordan løser vi at jeg mangler bredde- eller
spisskompetanse?

43. Kan/bør en rådgivende
ingeniør være kreativ?
”Denne saken kan jeg ikke løse”
• En mulighet for å øke kapasitet?
• Kan kreativitet og nysgjerrighet brukes?

44. Kan/bør en rådgivende
ingeniør være kreativ?
Tenke løsninger innenfor det som fins av kunnskap
i verden – ikke nødvendigvis finne opp en ny
ostehøvel, men finne en vei gjennom
informasjonsjungelen.
VÆRE NYSGJERRIG – UTFORSKENDE!

48. Bredde og spissing
• Målretta søk: Dette vil jeg vite mer om!!!
– stille spørsmål
– hvem/hva er riktig person – riktig ressurs?
– oppsøke grupper/fagfellesskap, i eller utenfor
COWI
• ”Her har vi et hull” – avdekkes i fellesskap
• Serendipity
– henge ut på puben

50. Def: The accident of finding something good or
useful while not specifically searching for it.
(Wikipedia)

53. Serendipity – ikke flaks!
• Hva er myldrearenaer, hva er
produksjonsarenaer? OBS balanse!
• Hvor kan nysgjerrigheten leve?
• Større variasjonsbredde i meninger og
kunnskap øker sannsynligheten for ”happy
accidents”

57. Gyldne øyeblikk
På hvilken arena stiller du et spørsmål?
- i en mail, én person svarer
- i en community-gruppe, folk du ikke
visste om kan svare

58. Gyldne øyeblikk
Ukeplanlegging
- tid til kapasitetsøkning? Faglig
fordypning, myldring?

59. haster
haster
ikke
viktig
rute 1 rute 2
ikke
viktig
rute 3 rute 4
Modifisert etter Stephen Covey, ”7 habits of highly effective people”,
s 160, 2013-utgaven, RosettaBooks

60. Hvor mye tid tilbringer du i de ulike
rutene?
Hvilke oppgaver har du som ligger
ugjort i rute 2?

61. Samme oppgave kan utføres enten som rute 1 eller som rute 2
aktivitet.
Skrive et svar. Å gi svaret haster, og er viktig. Å skrive svaret
ordentlig er også viktig, men haster ikke.
«Å bare gi et svar» (reply) = rute 1 aktivitet
Å gi svaret på en delt plattform, med riktig tittel og riktig
plassering = rute 2. Noen flere tastetrykk i starten, gir færre
tastetrykk i fremtiden
Mer arbeid i starten, gir mindre arbeid senere

62. - Alt du gjør er
prosjekt
Scott Belsky
(forfatter av ”Making Ideas Happen”)

63. ARBEIDSPLATTFORM
Oppgaver Verktøy

69. Nudge – lite dult, stor kraft!

75. Nudge – lite dult, stor kraft!

76. Nudge – a powerfull force
Hvordan får jeg de dultene
jeg trenger?

77. Inboks - dult
Å fjerne noe fra innboksen gir en følelse av å ha
fått gjort noe  vil du ha noe gjort, sørg for at
det havner i innboksen

84. prosjektmapping
+
dult
+
arbeidsplattform
=
prosjektkontroll

87. Kreativitet x organisering = Gjennomslagsevne
(impact)

88. Ny idé
Energiogbegeistring
Tid Modifisert etter Scott Belsky,
Making Ideas Happen
Penguin Books, 2010

89. Ny idé
Prosjekt-platåfase
Energiogbegeistring
Tid Modifisert etter Scott Belsky,
Making Ideas Happen
Penguin Books, 2010

90. Ny idé Ny idé
Prosjekt-platåfase
Energiogbegeistring
Tid Modifisert etter Scott Belsky,
Making Ideas Happen
Penguin Books, 2010

91. Ny idé Ny idé
Prosjekt-platåfase
Energiogbegeistring
Tid Modifisert etter Scott Belsky,
Making Ideas Happen
Penguin Books, 2010

92. Ny idé Ny idé
Prosjekt-platåfase
Energiogbegeistring
Tid Modifisert etter Scott Belsky,
Making Ideas Happen
Penguin Books, 2010

97. Gyldne øyeblikk
Hvordan fanger du og tar vare på gode
idéer?
Hvordan sørger du for at en god idé
dukker opp igjen på et relevant tidspunkt?

98. Kontororganisering
Samme prinsipp for analog og digital
organisering

100. Skille uløst og løstNivå 1

101. Skille uløst og løst
Organisere løst:
- verktøy, rekvisitter
- referanse/oppslag
- dokumentasjon/arkiv
Nivå 2
Nivå 1

102. Skille uløst og løst
Organisere løst:
- verktøy, rekvisitter
- referanse/oppslag
- dokumentasjon/arkiv
Oppgaver som ikke kan løses i dag
- organiseres under løst, skilles ut
- prosjektmapper m/eget skille uløst og løst
- sikre dult for overføring til uløst i riktig tid
Nivå 3
Nivå 2
Nivå 1

103. Skille uløst og løst
Organisere løst:
- verktøy, rekvisitter
- referanse/oppslag
- dokumentasjon/arkiv
Oppgaver som ikke kan løses i dag
- organiseres under løst, skilles ut
- prosjektmapper m/eget skille uløst og løst
- sikre dult for overføring til uløst i riktig tid
Bonus – serendipity
- definere arenaer
- sikre dult
Nivå 4
Nivå 3
Nivå 2
Nivå 1

104. Skille uløst og løst
Organisere løst:
- verktøy, rekvisitter
- referanse/oppslag
- dokumentasjon/arkiv
Oppgaver som ikke kan løses i dag
- organiseres under løst, skilles ut
- prosjektmapper m/eget skille uløst og løst
- sikre dult for overføring til uløst i riktig tid
Bonus – serendipity
- definere arenaer
- sikre dult
Nivå 4
Nivå 3
Nivå 2
Nivå 1

105. Skille uløst og løst
Organisere løst:
- verktøy, rekvisitter
- referanse/oppslag
- dokumentasjon/arkiv
Oppgaver som ikke kan løses i dag
- organiseres under løst, skilles ut
- prosjektmapper m/eget skille uløst og løst
- sikre dult for overføring til uløst i riktig tid
Bonus – serendipity
- definere arenaer
- sikre dult
Nivå 4
Nivå 3
Nivå 2
Nivå 1

106. Kontororganisering – nivå 1
Uløst Løst

107. Kontororganisering – nivå 2
Uløst Løst
Det du trenger for å kunne
gjøre noe med oppgavene:
• Verktøy
• Referanseinformasjon
• Arkivinformasjon/dokumen
tasjon
Det du skal gjøre noe med
• oppgaver klar til å bli løst i
dag

108. Kontororganisering – nivå 3
Uløst Løst
Det du trenger for å kunne
gjøre noe med oppgavene:
• Verktøy
• Referanseinformasjon
• Arkivinformasjon/dokumen
tasjon
Det du skal gjøre noe med
• oppgaver klar til å bli løst i
dag
Oppgaver som ikke kan løses i dag,
men som må løses i fremtiden.
Prosjektmapper

109. Kontororganisering – nivå 3
Uløst Løst
Det du trenger for å kunne
gjøre noe med oppgavene:
• Verktøy
• Referanseinformasjon
• Arkivinformasjon/dokumen
tasjon
Det du skal gjøre noe med
• oppgaver klar til å bli løst i
dag
Oppgaver som ikke kan løses i dag,
men som må løses i fremtiden.
Prosjektmapper
Dult i riktig tid

110. Kontororganisering – nivå 4
Uløst Løst
Det du trenger for å kunne
gjøre noe med oppgavene:
• Verktøy
• Referanseinformasjon
• Arkivinformasjon/dokumen
tasjon
Det du skal gjøre noe med
• oppgaver klar til å bli løst i
dag
Oppgaver som ikke kan løses i dag,
men som må løses i fremtiden.
Prosjektmapper
Dult i riktig tid
- Bonusoppgaver: Må ikke løses,
men hadde vært fint
- Myldring - SERENDIPITY

111. Kontororganisering – nivå 4
Uløst Løst
Det du trenger for å kunne
gjøre noe med oppgavene:
• Verktøy
• Referanseinformasjon
• Arkivinformasjon/dokumen
tasjon
Det du skal gjøre noe med
• oppgaver klar til å bli løst i
dag
Oppgaver som ikke kan løses i dag,
men som må løses i fremtiden.
Prosjektmapper
Dult i riktig tid
- Bonusoppgaver: Må ikke løses,
men hadde vært fint
- Myldring - SERENDIPITY
Dult i passelig tid

114. Gruppeoppgaver, Kreativ og strukturert - ditt fysiske kontor
Vurder alle elementer på kontoret, både fast møblement og løse elementer: Kan alle
elementene fra pyramiden gjenfinnes på kontoret? Begynn på nivå 1 og jobb deg
oppover nivå for nivå. Er elementene blandet? Er samme kategori spredd utover flere
steder? Hvordan sikres dult? Trengs det digitale verktøy for å sikre dult til riktig tid? Er
det en tiltalende arbeidsflate å jobbe på?
Har du et manuelt opplegg for idé-/tankefangst? Å ha et manuelt system tankefangst,
beskytter deg mot å bli fanget av distraksjoner på internett.

115. Gruppeoppgaver, Kreativ og strukturert - ditt digitale kontor
Vurder alle jobbrelaterte elementer du har tilgang til i det digitale rom (= både fra PC og
mobiltelefon). Kan alle elementene fra pyramiden gjenfinnes i det digitale rom? Begynn
på nivå 1 og jobb deg oppover nivå for nivå. Er elementene blandet? Er samme kategori
spredd utover flere steder? Hvordan sikrer du deg dult? Har du noen direkte koblinger
fra det digitale rom til det fysiske kontor, for eksempel i prosjekthåndtering? (uløste
oppgaver på e-post, referanseinformasjonen blandet digitalt og fysisk?)
Har du digital løsning for å ta vare på gode idéer? Kan du enkelt fange dem, og sikre
kobling til riktig prosjekt slik at de blir tatt videre der – når prosjektet er relevant å
jobbe med?

116. Gruppeoppgaver, Kreativ og strukturert – dine arbeidsvaner og din
tidsbruk
Hvilke oppgaver vil du kalle ”viktige, men haster ikke”? Hvordan sikrer du deg tid til
disse? Hvordan kan du sikre deg avbruddsfrie lommer for fokusert arbeidstid?
Hvordan oppnår du økt kompetanse i bredden? Hvordan oppnår du mer spisset
kompetanse?
- fokustid?
- Myldrearenaer?
- Bonusoppgaver? Fagtidsskrift? Fagbøker?
- Serendipity. Forum internt? Eksternt?
Hvordan fremmer du kompetanse internt? Sikrer du deling av både spørsmål og svar i
kunnskapsutvekslingen?
Hvordan ivaretas de gyldne øyeblikk når…
- en epost skrives og sendes?
o Antall tema per e-post
o Emnefelt
o Relevante mottagere
o Bruke delingsplattform i stedet?
- En fil lagres?
o Hvor legges den? Fellesområde? Prosjekportal?
o Hvordan navngis den? (hvorfor ikke bruke ”#” i navn på filer?)
- Et spørsmål stilles?
o På delt plattform? Internt, eksternt? Andre enn du tenkte på kan ha
svaret?
- Et spørsmål besvares?
o Flytte diskusjonen ut på delt plattform? Nyttig for flere? Motta evt.
korreksjoner? Dele?

117. www.innbokskontroll.no/p
resentasjoner

118. facebook.com/i
nnbokskontroll
(quick-fix)
twitter.com/jkip
pers