Mutualisation droit de sols

Réunion Bureau 22/01/15 – Document de travail Page 1
Bureau thématique
Mutualisation - Gestion du Droit des Sols
Jeudi 22 janvier 2015
Salle du Grand Léjon – Saint-Brieuc Agglomération

Sommaire
1– Cadre de travail : missions du service commun et cadre juridique
2 – Propositions d'organisation du service commun ADS
2 - 1 Dimensionnement et proposition organisation géographique
2 - 2 Coût prévisionnel du service
2 - 3 Proposition de clés de répartition
2 - 4 Perspectives d'évolution de dimensionnement
3 – Ressources humaines : Fiches de poste
4 – Projet de convention
5 - Aspects matériels
6 – Dialogue social

Préambule : Décisions de la Conférence
des Maires du 04/12/14 et suites données
• La Conférence des Maires s’est positionnée sur les points suivants :
1. Le nombre de pôles validé est de 3 basé sur les pôles existants : Plérin, Ploufragan et
Saint-Brieuc.
2. La répartition géographique des communes est validée
3. Le principe de tarification : maintien de l’existant pour les 3 communes dotées d’un
service droit des sols (année de référence 2014) et validation d’un nouveau tarif pour les 11
communes (année de référence 2014).
4. Le principe de répartition des coûts : Validation d’une répartition mixte : part fixe-
population / part variable-actes (50% / 50%, ou 70% / 30%).
5. La position de chaque commune sur la prise en charge des CUa et DP sans création
de surface : à préciser par chaque commune.
• Suites à donner réalisées ou en cours :
- Courrier au Pays afin de bénéficier du logiciel RADS instruction droit des sols.
- Courrier au Préfet afin de solliciter un délai supplémentaire de mise en œuvre effective.
- Définition des modalités de mise en œuvre lors de l’échange avec les DG/SG des 14
communes :
- travail avec les 3 services instructeurs existants,
- travail avec les partenaires sociaux,
- etc…

1 - Missions du service commun ADS
Numérotation
des voies
- Réception
- Enregistrement
- Récépissé
- Affichage
- Transmission service
ADS
Gestion
de la demande
Projet de schéma d'instruction d'un Permis de construire
Service commun
commune
Accueil
Renseignements
Pré-instruction
Instruction
Notification
décision
Post-décision
Conformité
(en option)
- Mise en signature arrêté
- Rédaction courrier
d'accompagnement
-Notification décision au
pétitionnaire
- Transmission décision au
Préfet + dossier (contrôle
de légalité).
- Affichage
Pour mémoire :
- Instruction dossier
enseignes
- AT sans PC
Légende :
*au cas par cas
Suivi recours*- Consultation des
personnes publiques,
services ou commissions
extérieures intéressés
- Rédaction lettre de
notification (délais,
incomplets, …) + envoi
Mairie
-Rédaction projet de
décision
- Transmission projet
décision
- AT valant PC
- Pour tous les actes
générant de la surface,
transmission Etat DDTM,
pour la liquidation des taxes
- Mise en signature et
envoi lettre de notification
AT : Autorisation de travaux
PC : Permis de construire
DP : Déclaration préalable

Quelles modalités de mise en œuvre ?
Article L 5211-4-2 du CGCT
- Délibération du conseil d’agglomération pour créer le service commun et
autoriser le Président à signer les conventions avec les communes
- Délibérations des communes membres qui le souhaitent pour autoriser les Maires
à conventionner avec la communauté afin de charger le service de l’instruction de
leurs actes d’urbanisme.
- Les modalités de remboursement sont fixées par voie conventionnelle.
Situation des agents :
- S’ils exercent leurs missions en totalité dans un service commun, ils sont
transférés de plein droit, après avis de la CAP ou commission consultative
paritaire (pour les agents non titulaires) à la communauté. L’autorité hiérarchique
est exercée par le Président de la Communauté.
- S’ils n’exercent pas la totalité de leurs missions dans un service commun, ils sont
mis à la disposition de la communauté. L’autorité hiérarchique est partagée.
1 - Le cadre juridique du service commun

2 - Dimensionnement du service commun ADS
Pour rappel : Scénarios basés sur le nombre d'actes traités en 2014, rapportés à 2013,
en vue de prendre en compte le contexte actuel de la construction (soit une baisse de
12% entre les 10 premiers mois de 2014 / même période 2013)
= 2 504 actes / an (après appliquant le ratio de pondération "PAN" DDTM : nCUa x
0,2 + nCUb x 0,4 + nDP x 0,7 + nPA x 1,2 + nPC x1+ nPD x 0,8)
= 1 593 actes / an en supprimant les certificats d'urbanisme informatif (CUa) et 50%
des déclaration préalables (DP) (représentant les DP sans surface), laissés à
l'instruction des communes
⇒ L'instruction des certificats d'urbanisme informatif (CUa) et des
déclarations préalables (DP) sans surface reviendrait à la charge des
services communaux
= choix retenu par les 11 communes consultées mi-décembre 2014

2 – 1 Dimensionnement du service commun ADS
Existant
Besoins
nouveaux
Base calcul :
300 dossiers / agent pour
les 11 communes
Nb d'actes / an
projection année 2014
(ratio DDTM)
ETP
instruction
existants
et besoins
Nb d'actes / an
moins CUa et 50% DP
(ratio DDTM)
ETP instruction
existants
et besoins
3 communes 71 427 1 138 4,05 640
Ploufragan 11 234 238 0,80 156
Plérin 14 020 347 1,50 218
St-Brieuc 46 173 553 1,75 266
11 communes 43 631 1 366 4,55 953 3,18
La Méaugon 1 298 34 22
Plédran 6 053 209 144
St-Donan 1 463 42 30
St-Julien 2 074 58 36
Tréméloir 761 30 22
Trémuson 1 957 64 48
Pordic 6 001 191 131
Hillion 4 063 116 79
Langueux 7 243 215 152
Trégueux 7 955 237 172
Yffiniac 4 763 170 116
TOTAL AGGLO 115 058 2 504 8,60 1 593
scénario 2 25/11/14
Proposition de scénario
(300 dossiers / agent)
Nombre
d'habitants
(population légale
INSEE au
01/01/2014)
scénario 1 25/11/14

 Dimensionnement besoins nouveaux
scénario 1 (300 dossiers / agent) - 2 504 actes annuels (projection 2014 - ratio DDTM)
Postes (besoins) Catégorie Coût annuel estimatif *
0,5 ETP responsable -
encadrement - coordination
cat. A/B 27 978 €
4,5 ETP instructeurs cat. B/C 180 000 €
0,45 ETP
assistance administratif
cat. C 17 106 € coût estimatif / habitant population
225 084 € 5,16 € 43 631
scénario 2 (300 dossiers / agent) - 1 593 actes annuels (projection 2014 moins CUa et 50% DP)
Postes (besoins) Catégorie Coût annuel estimatif *
encadrement - coordination
cat. A/B 22 382 €
3, 2 ETP instructeurs cat. B/C 128 000 €
0,3 ETP
assistance administratif
cat. C 11 404 € coût estimatif / habitant population
161 786 € 3,71 € 43 631
cat. A 55 955 €
cat. B / C 40 000 €
cat. C 38 014 €
ratio retenu : 0,1 ETP C assistance-secrétariat pour 1 ETP instructeur et
1 encadrant pour 10 instructeurs (base DDTM)
soit 0,5 ETP A encadrement (+ coordination des pôles)
pour 4 instructeurs
**coût moyen cadre FPT filières technique et
administrative (coût chargé, frais de
fonctionnement et de gestion, …)

 Proposition d'organisation géographique
Dimensionnement du
service conçu sur une
instruction de la
totalité de actes pour
les 3 communes déjà
instructrices (Plérin,
Ploufragan et St-
Brieuc) et une
instruction partielle
des actes (moins CUa
et DP et 50% DP)
pour les 11
communes
= 2 091 actes
Proposition
d'organisation
géographique
Nombre d'habitants
(population légale INSEE au
01/01/2014)
Nb d'actes / an
moins CUa et 50% DP
(ratio DDTM)
ETP instruction existants
et besoins
Pôle Sud 28 779 621 2,08
St-Donan 1 463 30
Trégueux 7 955 172
Plédran 6 053 144
St-Julien 2 074 36
Ploufragan 11 234 238 0,80
Pôle Nord-Ouest 24 037 570 2,24
Plérin 14 020 347 1,50
Tréméloir 761 22
Trémuson 1 957 48
Pordic 6 001 131
La Méaugon 1 298 22
Pôle Centre-Est 62 242 900 2,91
Langueux 7 243 152
Hillion 4 063 79
Yffiniac 4 763 116
St-Brieuc 46 173 553 1,75
TOTAL AGGLO 115 058 2 091 7,23
base 300 dossiers / agent
0,74
1,16
1,28

Principaux projets
économiques ou
structurants (perspectives)
Moyenne annuelle actes
ADS (2008-2013)
recalculés / ratio DDTM
Pôle instructeur existant
75
50
12
18
10
200
73 22
175
10
57
209
15
100
x Objectif annuel
logements PLH
1
2,75
1
X
4,6
1,45 1,5
0.02
0,5
?
1
1.5
1
?
?
Agents dédiés à l'ADS
Projet de pôle instruction
Pôle Sud
2.08 ETP
instruction
Pôle Nord - Ouest
2.24 ETP instruction
Pôle Centre-Est
2.91 ETP
instruction
Scénario géographique
base 2 091 actes / an
34722
48
553
152
22
131
238
172
79
144
30
116
26

Pour mémoire, ratios retenus : 0,1 ETP C assistance-secrétariat pour 1 ETP instructeur
et 1 encadrant pour 10 instructeurs (base DDTM)
soit 0,4 ETP A encadrement + coordination des pôles pour 3 instructeurs
Postes (création) Catégorie
Pôle Nord Ouest 0,13 ETP responsable -encadrement cat. A
Plérin 0,74 ETP instructeur cat. B/C
0,1 ETP assistance secrétariat cat. C
Pôle Sud 0,13 ETP responsable -encadrement cat. A
Ploufragan 1,28 ETP instructeurs cat. B/C
Pôle Centre Est 0,13 ETP responsable -encadrement cat. A
St-Brieuc 1,16 ETP instructeurs cat. B/C
0,4 ETP responsable -encadrant -
coordinateur
cat. A
3 ETP instructeurs cat. B/C
0,3 ETP
assistance administratif cat. C
Proposition d'organisation géographique
scénario = 300 dossiers / agent - actes (projection 2014 - ratio DDTM)
moins les CU a et 50% DP
TOTAL

Calcul du coût à l’acte (base année 2014) :
ETP pour 300
dossiers
Catégorie Coût annuel estimatif
1ETP instructeur cat. B/C 40 000,00 €
0,1 ETP assistance -
secrétariat
cat. C 3 801,43 €
0,125 ETP responsable-
encadrement -
coordination
cat. A/B 6 994,38 €
TOTAL 50 795,81 €
Soit pour 1 dossier 169,50 €
Ratio de pondération Coût / acte
CUa 0,2 33,90 €
CUb 0,4 67,80 €
DP 0,7 118,65 €
PA 1,2 203,40 €
PD 0,8 135,60 €
PC 1 169,50 €
2 - 2 – Coût prévisionnel du service commun ADS

2 – 3 Clés de répartition - Coût prévisionnel du service
Proposition de Clé de répartition (retenue en conférence des Maires)
Basée sur le coût actuel des 3 communes instructrices (Plérin, Ploufragan et Saint-Brieuc)
restant à leur charge
+ le coût estimé pour les 11 communes qui est réparti entre elles. La simulation comprend une
part fixe liée à la population et une part variable liée à l’acte.
Pour les 3 communes instructrices :
le coût appliqué pour chacune est le coût actuel (valeur 2014), pour l’instruction de leurs
propres dossiers
Par contre pour l’instruction des dossiers des 11 communes, application du nouveau
tarif commun calculé sur la base de la clé de répartition validée.
Mais à priori, pas de temps d’instruction dégagé par les 3 communes.

Répartition 2 bis
base 1 593 actes
Répartition
estimative
Proposition de
scénario
Nb d'actes / an
projection année
2014
moins CUa et
50% DP
(ratio DDTM)
coût annuel /
commune
(base : 1,85€ /
habitant)
50% population
coût annuel /
commune
(base : 84,88€/ nb.
d'actes annuels)
50 % nb. actes
coût annuel /
commune
total
coût annuel /
commune
(base : 2,6 € /
habitant)
70% population
coût annuel /
commune
(base : 50,93 €/ nb.
d'actes annuels)
30 % nb. actes
coût annuel /
commune
total
3 communes 640 101 195 € 101 195 €
Ploufragan 156 15 952 € 15 952 €
Plérin 218 19 908 € 19 908 €
St-Brieuc 266 65 566 € 65 566 €
11 communes 953 80 717 € 80 894 € 161 786 € 113 441 € 48 538 € 161 786 €
La Méaugon 22 2 401 € 1 867 € 4 269 € 3 375 € 1 120 € 4 495 €
Plédran 144 11 198 € 12 250 € 23 448 € 15 738 € 7 350 € 23 088 €
St-Donan 30 2 707 € 2 540 € 5 246 € 3 804 € 1 524 € 5 328 €
St-Julien 36 3 837 € 3 062 € 6 899 € 5 392 € 1 838 € 7 230 €
Tréméloir 22 1 408 € 1 867 € 3 275 € 1 979 € 1 120 € 3 099 €
Trémuson 48 3 620 € 4 033 € 7 654 € 5 088 € 2 420 € 7 508 €
Pordic 131 11 102 € 11 129 € 22 231 € 15 603 € 6 678 € 22 281 €
Hillion 79 7 517 € 6 722 € 14 239 € 10 564 € 4 034 € 14 597 €
Langueux 152 13 400 € 12 922 € 26 322 € 18 832 € 7 754 € 26 585 €
Trégueux 172 14 717 € 14 640 € 29 357 € 20 683 € 8 784 € 29 467 €
Yffiniac 116 8 812 € 9 860 € 18 671 € 12 384 € 5 916 € 18 300 €
TOTAL AGGLO 1 593 80 717 € 80 894 € 263 038 € 113 441 € 48 538 € 263 405 €
simulation 1 : coût annuel / commune
base mixte 50 % population - 50 % actes
1 593 actes
simulation 2 : coût annuel / commune
base mixte 70 % population - 30 % actes
1 593 actes
2.3 – Simulation financière retenue

3 communes de Quintin Communauté seront concernées par l'instruction des ADS à
partir du 1er
juillet 2015 (Quintin, St-Brandan et Plaine Haute) et seraient intéressées
pour bénéficier du service commun de Saint-Brieuc Agglomération (prestation de
services).
Une réunion de présentation a été organisée le 15 janvier 2015 à Quintin
Communauté, élargie aux communes de Centre Armor Puissance 4.
2 – 4 Perspectives d'évolution de dimensionnement
Par ailleurs, 5 communes de la Communauté de Communes du Pays de Montcontour
concernées également par l'instruction des ADS à partir du 1er
juillet 2015 (Hénon,
Quessoy, St-Carreuc, Plémy et Trédaniel).
Ces 5 communes sont en train de se positionner sur le choix de l'EPCI avec lequel
chacune conventionnerait pour l'instruction de leurs actes : délibérations attendues
pour début février.
A ce jour, St-Carreuc a retenu le service commun de Saint-Brieuc Agglomération.

- Projet de fiche de poste Instructeur ADS
- Projet de fiche de poste Responsable – coordinateur
3 - Ressources humaines
Missions proposées Temps de travail projeté
1. Mise en place, gestion administrative et
financière du service commun
0.44 ETP
2 . Coordination et suivi des 3 pôles d'instruction
des autorisations d'occupation des sols
3. Encadrement du service
4. Veille juridique
5. Planification (suivi PLU, SCOT, …)
dont 0.1 ETP assistance technique à l'élaboration,
modification et révision des documents d'urbanisme
0.36 ETP
6. Urbanisme opérationnel (suivi opérations avec
participation Agglo : AEU, …)
0.2 ETP

Projet de convention Agglo - commune, reposant sur un tableau des missions relevant
des communes et du service instructeur
4 - Convention

Conditions matérielles souhaitées auprès des 3 communes d’accueil :
- locaux adaptés
• pour le personnel nouvellement recruté
• pour l’archivage (50 mètres linéaires ?)
- mobilier adapté
• meubles de bureaux
• meuble d’instruction
• rayonnages pour les archives à récupérer auprès de la DDTM 22 une fois le service ADS arrêté.
- mise à disposition de véhicule
- mise à disposition du matériel informatique
NB : Les ratios de coûts moyens utilisés pour le dimensionnement financer du service commun (40
000 € pour un instructeur de catégorie B/C, filière technique ou administrative,) intègrent les frais
d’équipements, matériels et locaux supportés par la collectivité hébergeant, représentant 5% du
coût chargé (ces 5 %, soit 2 000€, étant refacturés à Saint-Brieuc Agglomération par la commune
d'accueil du pôle).
5 - Aspects matériels

-18/12/14 : Réunion avec le Pays sur les modalités techniques du logiciel RADS
- 08/01/2015 : consultation des communes par mail sur la base d'un tableau récapitulant
les pré-requis et les principales étapes de mise en œuvre du logiciel
⇒ réponse souhaitée pour le 30/01/2015
- autres points sur l'organisation et les éléments de paramétrage du logiciel = groupe de
travail restreint mututualisation ADS
-12 et 13/01/2015 : formation sur l’utilisation du logiciel (référent par pôle en charge de
l’instruction des nouveaux agents)
- 22 janvier 2015 : réunion de présentation du logiciel (formation "allégée" pour les
communes en charge de la pré-instruction)
5 - Aspects matériel : informatique/ logiciel

Modalités retenues en réunion des DG/SG du 14/01/2015 :
1) Rencontre avec les agents des communes (fin janvier 2015)
- 1er
temps : rencontre avec les agents de l’ensemble des communes pour présenter l’état
d’avancement de la mise en place du service commun et les interactions avec les communes
(concernées / phases d’accueil, pré-instruction et instruction CUa et DP notamment).
- 2ème
temps : échanges avec les agents des 3 communes pôles d’instruction sur les situations de
mise à disposition et de transfert (selon les temps de travail dédiés au service commun) à SBA. Ce
temps d’échanges collectif pourra être poursuivi de rencontres individuelles avec la Direction des
Ressources humaines de SBA (en collaboration avec les DRH des 3 communes).
2) 1ère
rencontre avec les représentants des organisations syndicales des 14 communes et
de Saint-Brieuc Agglomération (représentants des CTP au niveau communal et départemental)
(fin janvier – début février 2015) :
Il est demandé à chaque Maire de convier ses représentants syndicaux à cette réunion. Cette
rencontre a pour objectif de leur présenter l’état d’avancement de la mise en place du service
commun et de l’organisation travaillée + d’avoir un 1er temps de débat (qui sera poursuivi lors de la
2ème
rencontre).
3) 2ème
rencontre avec les partenaires sociaux permettant de répondre à l’ensemble des questions
(fin février 2015).
6 - Dialogue social

7 – Calendrier prévisionnel
Janvier 2015 - Février 2015
- 22/01 : Bureau communautaire élargi aux Maires
- Dialogue social avec les organisations syndicales (de janvier à juin 2015 à définir avec les
collectivités)
- Rédaction des conventions de mises à disposition et des délibérations
- 10/02 : réunion des DG/SG
Mars 2015 – Juin 2015
- Début mars : Comité Technique SBA
- 12/03/15 : passage en conseil d’agglomération (date prévisionnelle)
- Passage en conseil municipal des communes
- Parution des offres et recrutement(s)
- Organisation d’une CAP (au niveau de SBA)
Juillet 2015 :
- 01/07/15 : Mise en œuvre prévisionnelle

ÉCHANGES

ANNEXES
Synthèse de l'activité "Autorisations au titre du Droit
des Sols"(ADS) des 3 communes instructrices

 Contexte actuel de l'instruction ADS :
- DDTM - Mission territoriale Unité ADS = 3,5 ETP dont 3,3 ETP "instruction" pour
11 communes – mais 1 poste vacant ⇒ 4,3 ETP "instruction" - 1 553 actes annuels (ratio DDTM)
base Ministère : 400 dossiers / agent / an selon le ratio de pondération, revu récemment à 300
+ une dizaine d'agents dans les communes (cf. diapo ultérieurement) assurant la mission accueil – renseignement,
consultation, conformité, … complétant aujourd'hui l'action de la DDTM, et sur lesquels pourront s'appuyer les
futurs pôles instructeurs.
Synthèse de l'activité "Autorisations au titre du Droit des
Sols" (ADS) des communes de St-Brieuc Agglomération
- 3 communes
-"autonomes" :
*dont 64 % de CUa
à St-Brieuc
** dont beaucoup
de "gros" dossiers liés
à l'activité tertiaire à Plérin
Composition services Ploufragan St-Brieuc Plérin TOTAL
responsable - encadrement 0,1 cat. A 0,05 cat. A 0,05 cat. A
encadrement
instructeurs + missions
administratives liées à
l'instruction
0,8 cat . C
1,05 cat. B
0,3 cat. C
+ 0,4 cat. C
1,50 cat. B
(dont 0,20
encadrant)
4,05 ETP instructeurs (dont
1 encadrant)
TOTAL (ETP) 0,9 1,8 1,55 4,25
Nombre moyen d'actes / an 470 1572* 760** 2 802
Nombre moyen d'actes / an
(ratio pondération DDTM)
270 628* 395** 1 293
dossiers / instructeur/ an
(selon ratio DDTM)
338 359 263 320
population 11 234 46 173 14 020 71 427
nb. d'ETP pour 1000
habitants
0,08 0,04 0,11 0,06

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