Ma com-001 manual de normas y procedimientos para administración de inventario

Manual de Normas y Procedimientos para
Administración de Inventario
Código:
MA-COM-001
Página: 1 de 17
Administración de Inventario, Actualizado al 8-May-2014
Fecha de
Vigencia 8-May-2014
Fecha Próxima
Revisión 8-May-2015 Versión 1
Documentos
relacionados Política de Compras
Contenido
Descripción Página
Presentación del Manual
Objetivo, alcance, definiciones, responsables, normas
Descripción del Procedimiento para Administración de Inventario
Descripción del Procedimiento para Hacer Inventario Selectivo o por Letras
Diagrama de flujo para administración de Administración de Inventario
Diagrama de flujo para Hacer Inventario Selectivo o por Letras
Anexo 1: Orden de Compra
Anexo 2: Reporte de Productos que deben Salir del Inventario
1
2
4
5
14
16
17
17
Responsables de Elaboración, Revisión y Autorización
Autorizado/
Revisado
Nombre / Puesto Fecha Firma
Autorizado
Teddy Lemcke
Gerente General
Revisado
Byron Santandrea
Gerente Financiero
Autorizado
Gerardo Alvarado
Jefe de Compras
Revisado
Pablo Fuentes
Gerente de Tiendas Mostrador
Revisado
Sergio Luna
Auxiliar de Contabilidad Inventarios
Editado por
Mario Cojulún Hass
Gerente de OyM
Certifico que he leído y aprobado el presente documento para su implementación y
vigencia a partir de la fecha de última revisión.
 Prohibida su reproducción total o parcial sin la autorización expresa y por escrito de FFACSA.

Código:
MA-COM-001
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1. Objetivo
Definir los lineamientos para administrar de forma eficiente y eficaz los niveles
de existencia de los productos que son parte del inventario de cada tienda
que incluye bodegas grande y pequeña. La documentación y ejecución de
este proceso se considera estratégica pues está orientada a reducir costos,
mejorar tiempos de movimientos de producto, mejorar el servicio al cliente y
ser más competitivos.
2. Alcance
Este documento es de aplicación directa para el Gerente de Compras, el
personal que se encarga de llevar a cabo el proceso de compras,
Administradores de Tiendas, Jefe y Auxiliares de bodegas grande y pequeña
Cajero y/o Cómputo y Jefe y Auxiliar de Inventarios del Departamento de
Contabilidad, Auditor y Auxiliares de Auditoría Interna.
3. Definiciones
3.1. Control de Inventario:
Proceso que integra operaciones orientadas planificar la compra de
productos, registro de entradas, salidas y ajustes al inventario, análisis de
límites máximos y mínimos de cantidad de productos.
4. Responsables:
Las disposiciones descritas en esta política son de cumplimiento obligatorio
para los siguientes puestos de trabajo, su desconocimiento no exime de
responsabilidad a los puestos implicados en su cumplimiento:
4.1. Gerente de Compras,
4.2. Compradores,
4.3. Gerente de Finanzas,
4.4. Jefe y Auxiliar de Inventarios del Departamento de Contabilidad,
4.5. Administrador de Tienda,
4.6. Jefe y Auxiliar de Bodega,
4.7. Cajero y/o Cómputo,
4.8. Auditoría Interna.
5. Normas
Planificación Anual
5.1. La Gerencia de Compras es responsable de establecer el presupuesto
anual de compras que debe ser autorizado por Gerencia General y
Junta Directiva. Debe ser presentado en el mes de diciembre e incluir las
compras de enero a diciembre del siguiente año.
5.2. La Gerencia Financiera es responsable de registrar y controlar la
ejecución mensual distribuyendo los gastos por centro de costo. Debe
asegurar que el monto presupuestado mensual puede llevarse a cabo

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sin riesgo de afectar el flujo de caja y bancos necesarios para cumplir
con los gastos de operación.
Niveles de Inventario
5.3. La Gerencia de Compras es responsable de establecer la frecuencia de
análisis y el período de tiempo del pronóstico que dependerá del
comportamiento del producto en cuanto a su rotación, estacionalidad,
vencimiento, espacio físico que ocupe, volatilidad de precios, etcétera.
El análisis trimestral de rotación de inventario para fijar los valores de
existencia mínima, ideal y máxima que puede tener un producto de
acuerdo a la ubicación geográfica o regional de cada tienda y a la
temporada o estacionalidad y de esta manera asegurar niveles de
inventario adecuados para cada bodega en todo momento,
adicionalmente, debe verificar diariamente los niveles de inventario de
cada bodega y llevar a cabo todas las actividades necesarias para
asegurar que las tiendas tienen la cantidad de productos necesarios
para la venta y cuentan con cantidades suficientes de producto para
atender las ventas del período para el que se pronostica. La Gerencia
de Compras debe también verificar si el pronóstico se está cumpliendo y
retroalimentarse de la Gerencia de Ventas de Tiendas para tomar
acciones que ajusten el comportamiento, ya sea manipulando variables
como precio, promoción, capacitación o si aplica incrementar los
pedidos.
5.4. Los compradores deben considerar los tiempos de entrega que son
requeridos por los proveedores para asegurar la disponibilidad oportuna
de los productos y/o servicios en tiendas.
5.5. La Gerencia de Ventas de Tiendas debe dar a conocer mensualmente
a la Gerencia de Compras el Informe de Rotación de Productos y
proporcionar información sobre las tendencias del mercado.
5.6. Los Administradores de Tiendas son responsables de verificar que los
niveles de inventario de productos no lleguen al mínimo. Si los productos
llegan a estar en sus cantidades mínimas los Administradores son
responsables de coordinar la compra de los productos en conjunto con
la Gerencia de Compras en donde se debe atender este tipo de
requerimientos de manera urgente.
5.7. La Gerencia de Compras es responsable de coordinar la compra y
entrega de productos a las tiendas con énfasis en aquellos que se
consideren de mayor demanda. Para asegurar la calidad del proceso
de abastecimiento de las bodegas establecerá índices de
productividad por comprador para poder medir:

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 Compras realizadas y pendientes,
 Eficiencia de compradores,
 Compromiso de los proveedores,
 Órdenes de compra por antigüedad y cantidad,
 Mínimos que no han sido abastecidos por tienda y por antigüedad.
Cada índice debe ser revisado semanalmente por Gerente de Compras
quien debe tomar las acciones correctivas que garanticen que las
tiendas tienen productos suficientes y se reduzca el gasto administrativo
por traslados por falta de producto. Adicionalmente, debe entregarse
un informe quincenal a la Gerencia General que detalle la gestión de
indicadores de productividad.
5.8. El comprador es responsable de llevar a cabo análisis de niveles de
existencia mínima y máxima de los productos del inventario por tienda y
bodega y de esta manera establecer la cantidad que debe comprar,
adicionalmente debe notificar al Administrador de la Tienda sobre la
compra que se está planificando y obtener retroalimentación de los
productos que se estarán comprando y planificar las fechas de entrega.
5.9. Los compradores son responsables de contactar a los proveedores y
hacer análisis comparativo de precios, eligiendo los más convenientes
para estar de condiciones de ofrecer costos de venta competitivos
manteniéndolos lo más bajo posible a través de la eficiencia en su
gestión, así mismo, el Gerente de Compras debe tiene la responsabilidad
de hacer las mejores negociaciones para que los costos se mantengan
en niveles óptimos.
5.10. El hecho de que alguna tienda llegue a quedarse sin producto será
causal para que el Gerente de Compras llame la atención por escrito al
Comprador responsable y de reincidir tomar medidas para aplicar las
sanciones que corresponden de acuerdo al Reglamento Interno de
Trabajo.
5.11. Los administradores de Tienda son responsables de solicitar la compra de
productos a la Gerencia de Compras en los siguientes casos:
 Cuando el producto esté por llegar a su existencia mínima,
 Cuando por alguna venta inusual se lleve el nivel de inventario al
mínimo,
 Cuando surjan ventas excepcionales no contempladas en los
pronósticos de la demanda,
 Cuando el producto solicitado por el cliente no exista en el inventario.

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Registro de productos del Inventario
5.12. La Gerencia de Compras es responsable de registrar los productos
nuevos en el catálogo de productos debiendo completar la información
que describa al producto según los campos que tiene el sistema. En el
caso de productos sujetos a garantía como los eléctricos o electrónicos
debe registrarse el número de serie y modelo que identifica a cada uno
con el objetivo de tener información suficiente en el caso de
devoluciones también deben registrarse las fechas de caducidad de
productos perecederos y números de lote para su debida
administración, así mismo deben registrarse los sub productos en códigos
independientes de acuerdo a la forma en que se venden según
medidas de peso o longitud o promociones. Es importante que los
códigos de proveedor se registren en las fichas de cada producto para
hacer más eficiente los procesos de compra / despacho y evitar así
errores de interpretación.
5.13. Los productos de una misma línea que son similares pero de marca
diferente deben ser registrados en SAP con códigos independientes y de
esta manera poder identificar preferencias de los clientes y mayor
clasificación de los productos.
5.14. El Administrador de la Tienda y los Jefes de Bodega son responsables de
registrar en el sistema los productos que son recibidos y verificar que se
reciben en buen estado además de comparar la cantidad que reciben
contra la cantidad que indica la orden de compra, también son
responsables de verificar que la cantidad que indica el envío o la
factura coinciden con la orden de compra. De no coincidir deben
registrar en el sistema en el registro de entrada de mercadería
únicamente lo que se está recibiendo.
5.15. El Administrador de la Tienda y los Jefes de Bodega son responsables de
registrar en el sistema el producto que reciben el mismo día en que
lleguen a la tienda, salvo que se reciba en la tienda después de las
cinco de la tarde, sábado después once de la mañana o el último día
hábil del mes en cuyo caso pueden ser ingresados el siguiente día hábil.
5.16. Los Compradores son responsables de verificar diariamente las órdenes
de compra que aún siguen abiertas estableciendo comunicación
eficiente con Administradores de Tienda y proveedores para dar el
seguimiento que corresponde y de esta manera asegurar que el
producto sea entregado a las tiendas, adicionalmente deben cerrar
todas aquellas órdenes de compra que ya no tienen razón de ser.
5.17. Cuando se deba registrar entrada de un producto por devolución por
parte del cliente debe verificarse que esté indicado en la factura original

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y que se encuentra en buen estado. Si el producto se encuentra en mal
estado debe solicitarse autorización al Administrador de la tienda para
que se emita una nota de crédito, en este caso se podrá cambiar por
otro producto similar, se prohíbe reintegrar el efectivo, debe ofrecerse
otras opciones al cliente en compensación. Si el cliente insiste en que
desea que se le devuelva el dinero se solicitará emisión de cheque.
Traslado de Productos Entre Tiendas
5.18. Los requisitos que deben cumplirse para solicitar un traslado de
productos de una tienda a otra son:
 Verificar la existencia,
 Solicitar Administrador de la otra Tienda que autorice en SAP el
traslado de productos.
 Coordinar el transporte, que puede ser de camiones asignados a las
tiendas o de Transflesa. Si es necesario solicitar un transporte de
Transflesa se enviá correo de solicitud al Abastecedor de Tiendas en la
Gerencia de Compras para que emita la orden de traslado y solicitud.
Consumo Interno de Productos
5.19. Se autoriza que se utilicen productos para consumo interno siempre que
se cumpla con los requisitos siguientes:
 Completar formato Presupuesto de Autoconsumo,
 Solicitar autorización del Administrador de la Tienda,
 Solicitar autorización del Supervisor,
 Enviarlo al Auxiliar de Inventario en el Departamento de Contabilidad
quien tramitará la autorización de la Gerencia General.
Inventario de Block
5.20. Se admite que mensualmente pueda quebrarse sin responsabilidad para
el personal hasta el 1% del total de block que se tengan registrados en el
inventario mensual de cada tienda. El block que se quiebre en las
tiendas es responsabilidad del Jefe y Auxiliares de Bodega Grande por lo
cual deben reembolsar el monto de lo perdido cuando supere uno por
ciento en block.
5.21. El Administrador de la tienda debe registrar la cantidad de block
quebrado en el Reporte de Productos que deben Salir del Inventario. Ver
Anexo II. Debe registrar también el block que llegue quebrado a la
tienda supervisando cuando se está llevando a cabo la descarga de
producto.
5.22. Cuando la cantidad del block quebrado supera lo indicado en el
numeral anterior en un mes en una tienda, el Supervisor y el
Administrador de la Tienda son responsables de registrar un control que
detalle a los responsables y las cantidades quebradas y reportar los

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montos que corresponde reintegrar para llevar a cabo los descuentos al
personal. El informe será trasladado mensualmente al Jefe del
Departamento de Contabilidad para que sea validado y entregado a la
Gerencia de Recursos Humanos para que se registre el descuento en
nómina y monto sea pagado a FFACSA. Para establecer la cantidad de
block quebrado el Supervisor debe visitar las tiendas y solicitar que se
llevar a cabo un inventario físico para determinar los montos exactos y
enviar un informe al Auxiliar de Inventarios que indique: La cantidad de
block quebrado por cada tamaño y tipo, además de indicar
recomendaciones que eviten o reduzcan la pérdida de los productos.
Una copia del informe debe ser trasladada a la Gerencia de Ventas de
Tiendas.
5.23. El block quebrado no debe permanecer más de dos semanas en las
tiendas razón por la cual el Supervisor debe sugerir al Gerente de Ventas
de Tiendas el procedimiento y destino del block quebrado, buscando en
todo momento la transparencia necesaria y minimizar los costos para
llevarlo a cabo esta actividad.
Resguardo de Productos
5.24. Es responsabilidad del Jefe y Auxiliares de Bodega apilar, ordenar
clasificar y asegurar que los productos se encuentran ubicados en las
posiciones que les corresponde de acuerdo a especificaciones técnicas
y conveniencia de uso del espacio.
5.25. Cada producto debe ser ubicado en el lugar que le corresponde de
acuerdo a la letra que indica el código que tienen asignado. El Jefe y
Auxiliares de bodega son responsables de poner los productos en
lugares en donde no tengan riesgo de perderse, descomponerse,
romperse o quebrarse, notificando al Administrador de Tienda los
recursos que sean necesarios para garantizar que están seguros.
5.26. Los productos que no deben venderse por estar en malas condiciones
deben ser ubicados en un lugar independiente, el Jefe de Bodega es
responsable de notificar al Administrador de Tienda acerca del detalle
de productos para que se notifique al Auxiliar de Inventarios en el
Departamento de Contabilidad. Adicionalmente debe completar el
Reporte de Productos que deben Salir del Inventario firmado por el
Administrador de la Tienda y el Supervisor. Ver Anexo II. Es
responsabilidad del Jefe y Auxiliar de Bodega tomar las medidas
necesarias para preservar de la mejor manera no solo los productos sino
sus respectivos empaques, además se debe implementar una
adecuada rotación de muestras para que permanezcan en buen
estado, llamen positivamente la atención de los clientes y puedan ser
vendidas.

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5.27. El Jefe y los Auxiliares de Bodega son responsables de ubicar los
productos de tal manera que al hacer los despachos a los clientes se
entreguen los productos más antiguos.
5.28. El Jefe y los Auxiliares de Bodega son responsables de limitar el acceso a
la bodega a todo el personal. El Cajero puede pasar por la bodega
únicamente para llegar al área de caja y tiene prohibido permanecer el
área de bodega pequeña. Las personas que deseen entrar al área de
Caja o Bodega deben completar un libro de registro y tener autorización
del Administrador de la Tienda. Esta norma no aplica para el personal de
Auditoría Interna o Departamento de contabilidad quienes deben
presentar una notificación firmada por el Auditor Interno o Gerente
Financiero para llevar a cabo arqueos de Caja o Inventarios Físicos.
5.29. Con el objetivo de identificar posibles robos o acceso ilícito al área de
bodega al inicio del día el Jefe y Auxiliares deben llevar a cabo una
inspección general para verificar que los productos en general se
encuentran completos y que posibles accesos no han sido forzados. De
establecer un acto ilícito deben notificarlo a la brevedad al
Administrador de la Tienda para que notifique al Jefe de Seguridad y al
Supervisor.
Inventarios Físicos
5.30. El Supervisor y el Administrador de Tienda son responsables de planificar
semanalmente los inventarios físicos selectivos que deben llevarse a
cabo.
5.31. El Jefe y los Auxiliares de Bodega son responsables de llevar a cabo
inventario físico de al menos dos letras cada semana y en dos meses
haber concluido todo el inventario.
5.32. Durante el inventario físico selectivo se debe verificar lo siguiente: Que la
cantidad de productos contados sea igual a la cantidad se reflejada en
el sistema, identificar aquellos productos que tienen fechas de
caducidad menores de tres meses, identificar productos que estén
quebrados, descompuestos, rotos o productos faltantes.
5.33. Se prohíbe al personal de tiendas encubrir variaciones de inventario,
todo hallazgo debe ser reportado al Auxiliar de Inventarios en el
Departamento de Contabilidad quien llevará a cabo las medidas
correctivas haciéndolas del conocimiento del Jefe del Departamento
de Contabilidad.

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5.34. Es responsabilidad del Administrador de la Tienda hacer inventario
general cuando se presente el caso de cambio de Jefe de Bodega y
entregar el inventario cuadrado.
5.35. Si el Jefe o Auxiliar de bodega se retiran de la empresa debe llevarse a
cabo inventario físico y establecer si existen diferencias en la existencia
de productos. Esta actividad es responsabilidad del Administrador de la
Tienda y llevada a cabo por Auditoría Interna, el Jefe de Bodega nuevo
asumirá el puesto con un inventario cuadrado.
5.36. Auditoría Interna y el Departamento de Contabilidad son responsables
de llevar a cabo inventarios parciales o totales rutinarios o que pueden
ser solicitados por Gerencia General para que se investigue sobre la
administración de Inventarios de los Administradores de Tienda o Jefes
de Bodega.
5.37. Auditoría Interna debe presentar a la Gerencia General su plan anual de
actividades en el mes de enero de cada año detallando las fechas en
que se llevarán a cabo los inventarios en las tiendas.
5.38. Auditoría Interna es responsable de llevar a cabo por lo menos dos
veces al año inventarios físicos en todas las tiendas que permitan
identificar lo siguiente: Falta de productos, productos vencidos, en mal
estado o descompuestos, incompletos, rotos o quebrados y a partir de
estos hallazgos debe presentar a la Gerencia General un informe de que
detalle recomendaciones para mejorar la gestión de inventarios y
recomendar los ajustes necesarios para cuadrar el inventario. El informe
de Auditoría Interna debe detallar como mínimo los siguientes datos:
Código y nombre de producto, cantidad perdida, tienda, bodega, el
nombre de cada uno de los responsables de pagar por el producto que
se detalle en el informe.
5.39. El registro de ajustes al inventario debe estar sustentado en el acta de
Auditoría Interna en la que se detalla la cantidad de producto que debe
ser registrada como cruces, faltantes o sobrantes, siendo responsable de
esta actividad el Auxiliar de Inventarios en el Departamento de
Contabilidad.
6. Descripción del Procedimiento para administración del inventario y registro de
entradas
No. Descripción Responsable
1
Establece análisis sobre niveles de inventario por bodega de acuerdo
a los productos que le corresponde comprar.
Comprador
1.1
Establece cantidades adecuadas de producto a comprar e informa al
Administrador de Tienda sobre los productos que le llegarán.
Comprador

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Traslada orden de copra al Jefe de Compras de acuerdo a monto y
tipo de producto.
2
Verifica orden de compra y revisa: Cantidades, montos, tipos de
producto, calidades y cualidades y autoriza o solicita cambios a la
orden de compra. De acuerdo al procedimiento de compra solicita
autorización al Gerente de Compras.
Jefe de Compras
1.2
Si se autoriza orden de compra lleva a cabo proceso de compra,
registra orden de compra en SAP, en caso contrario registra
correcciones y repite el pasos 1.1 y 2.
Comprador
2
Recibe orden de compra y notifica al comprador aspectos de la
compra tales como: Disponibilidad, fecha de entrega, almacén de
entrega o forma de pago, etcétera.
Proveedor
3
Comunica al Administrador de Tienda sobre las fechas y horarios de
entrega.
Comprador
3.1 Registra formatos de indicadores de productividad. Comprador
3.2
Semanalmente se reúne con el Gerente de Compras para presentar
sus indicadores y discutir sobre áreas de mejora.
Comprador/
Gerente de
Compras
4
Entrega pedido con orden de envío y orden de compra y envía
factura a Gerencia de Compras por escáner
Proveedor
5
Recibe nota de envío del proveedor y da instrucciones al Jefe de
Bodega para recibir el producto de acuerdo a la orden de compra
enviada por el Comprador.
Administrador
de Tienda
6 Recibe orden de envío o factura, además recibe el producto. Jefe de Bodega
6.1
Cuenta los productos físicamente y verifica que sea la misma
cantidad que está en la factura u orden de compra y de no ser las
mismas cantidades lo anota en la factura para notificar al Comprador
de enviar una cantidad mayor la solicitada no deberá recibirse.
Jefe de Bodega
6.2 Registra en entrada de mercadería en SAP la cantidad que recibe. Jefe de Bodega
7
Verifica el estado del producto que recibe. Si el producto se recibe
en buen estado lo ingresa a la bodega y lo ubica en el lugar que le
corresponde. Si producto se recibe en mal estado o incompleto
registra en Ingreso de Mercadería la cantidad de producto en buen
estado y se aparta el que está en mal estado, se saca copia de la
factura con las anotaciones que corresponden y se notifica al
comprador para informar que se recibe el producto en mal estado.
Administrador de
la Tienda/Jefe de
Bodega/Auxiliares
de Bodega
8
Emite reporte de Entrada de mercadería, lo firma y sella y envía al
Comprador junto con la nota de envío y/o la factura.
Administrador
de la
Tienda/Jefe de
Bodega
9
Informa al proveedor sobre el producto faltante o en mal estado y
solicita que se emita una nota de crédito sobre la compra o
reposición del producto para compensar el producto faltante o en
mal estado.
El Comprador
10 Visita la tienda para verificar el producto en mal estado.
Supervisor de
Tiendas /
Auxiliar de

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Inventarios
10.1 Genera reporte de verificación y lo entrega al Jefe Contabilidad
Supervisor de
Tiendas /
Auxiliar de
Inventarios
11
Verifica reporte y coordina con Gerencia de Compras si el producto
es devuelto al proveedor o se almacena en bodega de productos en
mal estado.
Jefe de Depto.
Contabilidad
12
Al tener completo el expediente de compra que debe estar integrado
por: Factura, orden de compra, entrada de mercadería y/u nota de
crédito, lo envía al Auxiliar de Cuentas por Pagar en el Departamento
de Contabilidad.
El comprador
13
Recibe expediente de compra y registra partida contable de la
compra. Queda a la espera del voucher firmado de recibido por el
proveedor.
Auxiliar de
Cuentas por
Pagar
13.1
Verifica que expediente de compra se encuentre completo y lo
traslada al Gerente Financiero. Si expediente no está completo
solicita los documentos faltantes y lo deja pendiente de ser atendido.
Auxiliar de
Cuentas por
Pagar
14
De acuerdo a prioridades y criterios de pago establece un calendario
para llevar cabo el pago que corresponde a cada proveedor.
Gerente
Financiero
14.1
Traslada calendario de pagos al Tesorero con instrucciones de
prioridades de pago, montos o facturas a pagar.
Gerente
Financiero
15
Emite cheques de pago a proveedores y genera registro automático
de partida contable del pago.
Tesorero
15.1
Emite reporte de cheques emitidos y lo entrega al Gerente
Financiero junto con los cheques.
Tesorero
16.
Verifica reporte de entrega de cheques contra los cheques físicos
para confirmar que recibe.
Gerente
Financiero
16.1
Verifica que la información de los cheques se encuentre de acuerdo
a la documentación del expediente. Solicita firmas para los cheques.
Gerente
Financiero
16.2
Verifica la autenticidad de cada factura emitida por los proveedores
en sitio web de la SAT. Si una factura no fuera válida el pago se
detiene hasta contar con una factura válida.
Gerente
Financiero
16.3
Firma el voucher del cheque para indicar que el expediente fue
verificado y lo entrega al Jefe de Cuentas por Cobrar.
Gerente
Financiero
17.
Recibe expediente de compra, cheques y reporte de entrega de
cheques y verifica que los cheques que recibe son los que indica el
reporte y firma el reporte.
Jefe de Cuentas
por Cobrar
17.1
Entrega cheques a los proveedores y solicita que firmen el voucher
para indicar que lo recibieron.
Jefe de Cuentas
por Cobrar
17.2 Traslada el expediente de compra al Auxiliar de Cuentas por Pagar.
Jefe de Cuentas
por Cobrar
18
Recibe el expediente, verifica que contenga los documentos descritos
en el paso 12 de este procedimiento.
Auxiliar de
Cuentas por
Pagar
18.1
Si expediente está completo lo archiva, en caso contrario solicita los
documentos faltantes y lo deja pendiente de ser archivado hasta
completar.
Auxiliar de
Cuentas por
Pagar

Código:
MA-COM-001
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Fin del Procedimiento
7. Descripción del Procedimiento para Hacer Inventario Selectivo o por Letras
No. Descripción Responsable
1
Emite el reporte de Stock de Almacén que genera en SAP y lo
entrega al Jefe de Bodega con instrucciones de llevar a cabo
Inventario selectivo indicando la letra a verificar.
Administrador
de la Tienda
2
Sobre la base del reporte verifican: Cantidades indicadas por
producto en la columna Stock, las fechas de caducidad del producto
(si aplica) y estado del producto.
Jefe y Auxiliar
de Bodega
2.1
Anota en el reporte las diferencias encontradas y observaciones de
las fechas de caducidad próximas o productos en mal estado y lo
entrega al Administrador de La Tienda.
Jefe y Auxiliar
de Bodega
3
Si existe faltante de productos solicita al Jefe de Bodega que se
asegure que los faltantes son reales y si se confirma debe emitir una
factura cambiaria a favor del Administrador de la Tienda. Envía
reporte con las indicaciones al Auxiliar de Inventarios del
Departamento de Contabilidad.
Administrador
de la Tienda
3.1
Si se detecta que el producto tiene tres meses para llegar a su fecha
de caducidad informa a la Gerencia de Compras.
Administrador
de la Tienda
4
Recibe reporte de productos por caducar y contacta al proveedor
para solicitar que se cambie el producto.
Gerencia de
Compras
5
Si producto está en malas condiciones: Registra traslado en SAP a un
almacén de tránsito de productos dañados y solicita autorización al
Auxiliar de Inventarios del Departamento de Contabilidad.
Administrador
de la Tienda
6
Registra en SAP autorización de traslado al almacén de tránsito y al
tener el producto físicamente registra traslado del almacén de
tránsito al de productos dañados.
Auxiliar de
Inventarios del
Departamento
de Contabilidad
7
Acumula diariamente la cantidad de faltantes o en mal estado y
registrar el Reporte de Productos que deben Salir del Inventario.
Jefe y Auxiliar
de bodega
7.1
Ubica el producto en mal estado en lugares en donde no haga
estorbo y que permita su conteo.
Jefe y Auxiliar
de bodega
7.2
Mensualmente enviar el Reporte de Productos que deben Salir del
Inventario al Auxiliar de Inventarios en el Departamento de
Contabilidad.
Jefe y Auxiliar
de bodega
8
Verifica el reporte recibido y planifica mensualmente una visita a las
bodegas para comparar el reporte contra la cantidad de producto.
Auxiliar de
Inventarios
8.1
Si encuentra diferencias entre el reporte y el conteo físico realizado
registra los ajustes que corresponden y emite reporte de cobro por
producto dañado o perdido.
Auxiliar de
Inventarios
8.2
Acuerda con el Supervisor y el Administrador de la Tienda la salida
de los productos de la tienda indicando por escrito el lugar a donde
pueden ser trasladados.
Auxiliar de
Inventarios
8.3 Envía el reporte de cobro al Jefe del Departamento de Contabilidad. Auxiliar de

Código:
MA-COM-001
Página: 13 de 17
Inventarios
9
Verifica el reporte, autoriza ajuste en el inventario de la bodega y
envía el reporte a Gerencia de Recursos Humanos para llevar a cabo
los descuentos que corresponden.
Jefe del Depto.
de Contabilidad
10
Registra en SAP el ajuste al inventario de la bodega que indica el
reporte.
Auxiliar de
Inventarios
Fin del Procedimiento

Manual de Normas y Procedimientos para Administración de Inventario Código:
MA1-CON-002
Página: 14 de 17
8. Diagramas de flujo
Procedimiento para Administración del Inventario y Registro de Entradas
Comprador
Jefe/Gerente
de Compras
Inicio
A
Verifica orden de
compra
Autoriza?
No
Administrador
de Tienda
Da instrucciones al
Jefe de Bodega
para recibir el
producto
Cantidad<a lo
solicitado
No
Cuenta los
productos y
verifica que sea la
misma cantidad
que está en la
factura u orden de
compra
Jefe/Auxiliar de
Bodega
B
Tramita con el
proveedor el
producto faltante
o en mal estado
Envía solicitud de compra al
Jefe de copras según monto
y/o tipo de producto
A
Si
C
Recibe nota de
envío del
proveedor
Si
Informa al
Administrador
fecha y hora de
entrega
Establece
productos y
cantidades a
comprar
Analisa niveles
de inventario
por bodega
Lleva a cabo
proceso de
compra
Registra índice de
productividad
Recibe producto y
lo ingresa a la
bodega
Recibe producto y
anota diferencias
en la factura para
notificar al
Comprador
Recibe únicamente
lo indicado en la
Orden de compra
Cantidad>a lo
solicitado
No
Si
B
Verifica que el
producto se
encuentre en buen
estado
Producto en
buen estado?
No
Si
Registra entrada
de producto en
SAP
Lo aparta y anota
en factura para
informar al
comprador
Comprador
C
Supervisor de
Tiendas / Auxiliar de
Inventarios
Genera informe de
producto en mal
estado
Verifica producto
en mal estado
Envía informe al Jefe de
Depto. de Contabilidad
Emite reporte de
Entrada de
mercadería, lo
firma y sella
Envía al Comprador reporte
de entrada junto con la nota
de envío y/o la factura al
Comprador
Envía expediente de compra
al Auxiliar de Cuentas por
Pagar en Depto. Conta.
2

MA1-CON-002
Página: 15 de 17
Procedimiento para Administración del Inventario y Registro de Entradas
Jefe Depto.
Contabilidad
Aux.Cuentas
por Pagar
Fin
Gerente
Financiero
Tesorero
Envía calendario de pagos
con instrucciones de montos
o facturas a pagar al
Tesorero
Solicita los
documentos
faltantes y lo deja
pendiente de ser
atendido.
Comprador
Verifica reporte
de producto en
mal estado
Solicita a
Gerencia de
Compras que el
producto sea
devuelto al
proveedor o se
almacene en
bodega de
productos en
mal estado
Recibe
expediente de
compra
Registra partida
contable de la
compra
Verifica que
expediente de
compra se
encuentre
completo
Expediente
completo?
No
Si
Establece
calendario de
pago a
proveedores
Emite cheques y
reporte de
cheques emitidos
Entrega cheques y reporte al
Gerente Financiero
Verifica reporte de
entrega de
cheques contra
los cheques
físicos para
confirmar que
recibe
Verifica que la
información de los
cheques se
encuentre de
acuerdo a la
documentación del
expediente.
Solicita firmas
para los cheques
Verifica la
autenticidad de
facturas en sitio
web de la SAT. Si
alguna factura no
fuera válida el
pago se detiene
hasta contar con
una factura válida
Firma el voucher
del cheque para
indicar que el
expediente fue
verificado y lo
entrega al Jefe de
Cuentas por
Cobrar
Recibe expediente
de compra,
cheques y reporte
de entrega de
cheques
Entrega cheques a
los proveedores y
solicita que firmen
el voucher para
indicar que lo
recibieron
Verifica que los
cheques que
recibe son los que
indica el reporte y
firma el reporte
A
A
B
B
Recibe el
expediente,
verifica que esté
completo
Expediente
completo?
No
Si
Archiva
expediente
1
Solicita
documentos
faltantes

MA1-CON-002
Página: 16 de 17
Procedimiento para Hacer Inventario Selectivo o por Letras
Administrador
de Tienda
Jefe/Auxiliar
de Bodega
Inicio
Gerente
Compras
Auxiliar de
Inventarios
Entrega Reporte al Jefe de
Bodega con instrucciones de
llevar a cabo Inventario selectivo
indicando la letra a verificar
Jefe Depto.
Contabilidad
Verifica:
Cantidades
indicadas por
producto, las
fechas de
caducidad del
producto y
estado del
producto.
Existe
diferencia?
Si
No
Anota en el
reporte las
diferencias
encontradas y
estado de cada
producto
Entrega informe al
Administrador de La
Tienda
Recibe reporte de
productos por caducar
y contacta al
proveedor para
solicitar que se cambie
el producto
solicita al Jefe de
Bodega que se
asegure que los
faltantes son
reales y si se
confirma debe
emitir una factura
cambiaria a favor
del Administrador
de la Tienda
Al detectar que el
producto tiene
tres meses para
llegar a su fecha
de caducidad
informa a la
Gerencia de
Compras
A
Fin
Emite el reporte
de Stock de
Almacén
A
Recibe reporte de
productos en mal
estado
Envía reporte con las
indicaciones al Auxiliar de
Inventarios del Departamento
de Contabilidad
A
Producto en
mal estado?
Si
No
Registra en SAP
traslado al almacén
de tránsito
Coordina y registra
en SAP traslado del
almacén de tránsito
al de productos
dañados
Acuerda con el
Supervisor y el
Administrador la
salida producto de
la tienda
Verifica reporte de
productos en mal
estado, autoriza ajuste
en el inventario de la
bodega
Envía el reporte a Gerencia de
Recursos Humanos para llevar a
cabo los descuentos que
corresponden

Código:
MA1-CON-002
Página: 17 de 17
9. Anexo 1: Orden de Compra
Anexo 2:
Código de
Producto
Descripción/Nombre Marca Tipo/Clasificación Cantidad
Fecha de
Compra
Reporte de Productos que deben Salir del Inventario

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