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DESENVOLVIMENTO INTERPESSOAL NA PROFISSÃO DE SECRETARIADO EXECUTIVO BILÍNGUE
Trabalho de conclusão de curso de graduação em Secretariado Executivo Bilíngue, apresentado em 2009.

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  1. 1. INSTITUTO PAULISTA DE ENSINO SUPERIOR – IPESU FACULDADES INTEGRADAS DE SÃO CARLOS – FADISC CURSO DE SECRETARIADO EXECUTIVO BILINGUE TCCDESENVOLVIMENTO INTERPESSOAL NA PROFISSÃO DE SECRETARIADO EXECUTIVO BILÍNGUE JOSIANA APARECIDA FAZANI LÍLIAN ROTTA SÃO CARLOS 2009
  2. 2. INSTITUTO PAULISTA DE ENSINO SUPERIOR – IPESU FACULDADES INTEGRADAS DE SÃO CARLOS – FADISC CURSO DE SECRETARIADO EXECUTIVO BILINGUE DESENVOLVIMENTO INTERPESSOAL NA PROFISSÃO DE SECRETARIADO EXECUTIVO BILÍNGUE Josiana Aparecida Fazani Trabalho de Conclusão de Curso (TCC) apresentada ao Departamento de Secretariado Executivo Bilíngue das Faculdades Integradas de São Carlos, como parte dos requisitos para obtenção do Título de Bacharel em Secretariado Executivo Bilíngue. Orientadora: Profª. Drª. Lílian Rotta. São Carlos 2009 2
  3. 3. Dedico este trabalho a DEUS,a toda minha família e amigos, ao meu namorado Vitor Montes, ao meu irmão Alex Fazani, em especial a minha orientadora Lílian Rotta. 3
  4. 4. O homem tem um vazio no coração, Esse vazio é do tamanho de DEUS Agostinho dos Santos 4
  5. 5. Agradecimentos Agradeço à Professora Doutora Lílian Rotta, que orientou meu trabalho commuita dedicação, cooperação, amizade, incentivo, determinação, paciência e motivação. Ao corpo docente das Faculdades Integradas de São Carlos, que durante opercurso da graduação, sempre me motivou e depositou fé no trabalho que podia serrealizado. À Professora Doutora Juliana Zantut Nutti, que cooperou através das aulas depesquisa com toda a estrutura do trabalho. À Professora Aline Biancchi, pelo auxilio de condução do objetivo do trabalho. Ao Professor Daniel Mill que me deu a primeira oportunidade de trabalho naárea de Secretariado. Aos alunos do segundo e oitavo períodos de Secretariado Executivo Bilíngüe dasFaculdades Integradas de São Carlos que participaram da aplicação do questionárioutilizado para o desenvolvimento deste trabalho. Aos amigos e a todos que de forma direta ou indireta cooperaram para arealização deste trabalho. 5
  6. 6. 1 Sumário1 Sumário...........................................................................................................................62 Índice de Figuras............................................................................................................73 Resumo...........................................................................................................................84 Abstract...........................................................................................................................95 Introdução.....................................................................................................................106 Surgimento da Profissão de Secretário.........................................................................13 6.1 Competências e qualificações do Secretário(a).....................................................15 6.2 Os valores que podem ser despertados ao curso de Secretariado Executivo.........15 6.3 Comunicação eficaz...............................................................................................18 6.4 As informações e seu gerenciamento....................................................................18 6.5 Tecnologias no trabalho.........................................................................................19 6.6 Ética no exercício da profissão..............................................................................20 6.7 Utilização da argumentação...................................................................................217 O Desenvolvimento interpessoal, uma competência importante que um secretário deveobter.................................................................................................................................22 7.1 O Aprendizado ao longo da vida. .........................................................................22 7.2 Inteligência Emocional..........................................................................................22 7.3 Estilos Interpessoais..............................................................................................23 7.4 Personalidades e perfis psicológicos.....................................................................25 7.5 Feedback: A comunicação bilateral.......................................................................27 7.6 Competência Interpessoal......................................................................................29 7.7 Relações Interpessoais...........................................................................................308 Metodologia da Pesquisa Utilizada..............................................................................32 8.1 Questionário...........................................................................................................33 8.2 Gráficos:................................................................................................................34 8.3 Conclusão do questionário.....................................................................................399 Conclusão.....................................................................................................................4110 Referências Bibliográficas:.........................................................................................43 6
  7. 7. 2 Índice de FigurasFigura 1 - Questão 1, segundo período............................................................................34Figura 2 - Questão 1, oitavo período...............................................................................34Figura 3 - Questão 2, segundo período............................................................................35Figura 4 - Questão 2, oitavo período...............................................................................35Figura 5 - Questão 3, segundo período............................................................................35Figura 6 - Questão 3, oitavo período...............................................................................36Figura 7 - Questão 4, segundo período............................................................................36Figura 8 - Questão 4, oitavo período...............................................................................36Figura 9 - Questão 5, segundo período............................................................................37Figura 10 - Questão 5, oitavo período.............................................................................37Figura 11 - Questão 6, segundo período..........................................................................37Figura 12 - Questão 6, oitavo período.............................................................................38Figura 13 - Questão 7, segundo período..........................................................................38Figura 14 - Questão 7, oitavo período.............................................................................38 7
  8. 8. 3 Resumo O exercício da profissão de Secretariado Executivo Bilíngüe necessita deinteração entre os membros da organização e não somente das competências técnicaspara que seja realizado um trabalho eficaz. As relações interpessoais nas empresas dependem da interação eficiente de seusmembros. Desenvolver-se nesse sentido é algo que requer disposição psicológica equebra de paradigmas para agregação de conhecimentos. O trabalho aborda brevemente requisitos para o desenvolvimento pessoal einterpessoal do profissional de Secretariado Executivo Bilíngüe, uma vez que esseprofissional é elo entre as partes da organização e, por essa razão, as relaçõesinterpessoais são presentes no seu cotidiano.Palavras chave: Secretário (a) Executivo (a) Bilíngüe, competências da profissão,competência desenvolvimento pessoal e interpessoal. 8
  9. 9. 4 Abstract The exercise of the Bilingual Executive Secretariat profession requires theinteraction between members of a organization, and not only the technical competences,for a effective work to be accomplished. The interpersonal relationships on companies depend on a efficient interactivitybetween its members. To develop oneself for such tasks requires psicologicaldisposition and breaking of paradigms for knowledge aggregation. This paper breafely presents requirements for personal and interpersonaldevelopment of the professional of Bilingual Executive Secretariat, given that thisprofessional is the link between parts of organizations and the interpersonalrelationships are present in their everyday life.Keywords: Bilingual Executive Secretariat, profession competence, personal andinterpersonal competence development. 9
  10. 10. 5 Introdução Há 500 anos a.C, surgiu a profissão de Secretário, nessa época a profissão eraespecificamente desempenhada por homens. Houve a invenção da máquina de escrever,o que levou uma mulher a iniciar o desempenho de manusear a máquina. Muitas mudanças ocorreram desde o surgimento e além da profissão ganharprofissionais de ambos os sexos, ela, através de seus profissionais, conquistou seuespaço nas empresas. No desempenho das tarefas que o secretário (a) realizava, foramsurgindo necessidades de mudanças no trabalho do profissional. Algumas tarefasperdem a necessidade de serem realizadas pelo profissional de Secretariado, comoapenas servir café, atender o telefone e redigir cartas. Então outros trabalhos, trabalhosesses mais complexos passam a ser desempenhados com eficácia pelo secretário (a). Por demonstrar capacitação, o secretário (a) vem conquistando responsabilidadese por agregação de conhecimentos, transformando o profissional de Secretariado noprofissional de Secretariado Executivo Bilíngue. O profissional dessa área desenvolve ahabilidade de assessorar o executivo. Tarefas que o próprio executivo desempenharia,são desempenhadas pelo secretário (a). O ingresso na profissão não mais acontece sem uma preparação, surgem oscursos superiores para capacitação do secretário (a). O curso preparatório abordacompetências técnicas, as quais o secretário (a) deve exercer com eficiência. Também aborda, de acordo com a pesquisa realizada neste trabalho acompetência Desenvolvimento Pessoal e Interpessoal, uma vez que o trabalho dosecretário (a) interage com os componentes da empresa e deve desenvolver talqualificação para êxito na sua profissão. De acordo com os resultados obtidos através de um questionário contendo setequestões, aplicado no segundo e oitavo períodos de Secretariado Executivo Bilíngüe dasFaculdades Integradas de São Carlos, o assunto “Desenvolvimento Pessoal eInterpessoal” é uma competência que auxilia o profissional dessa área no desempenhoeficaz de suas tarefas e interação no cotidiano empresarial. 10
  11. 11. Embora a formação de Secretariado Executivo Bilíngüe seja eficiente paracapacitação do Secretário (a), o profissional deve atualizar-se constantemente,acompanhando os acontecimentos ao seu redor e os avanços tecnológicos. Assim como atualizar-se para melhor desempenho de suas tarefas, o Secretário(a) deve pontuar-se de que as relações interpessoais devem ser conduzidas de formainteligente e prática entre os integrantes da empresa. A pesquisa neste trabalho focou o Desenvolvimento Pessoal e Interpessoal comocompetência a ser adquirida pelo profissional de Secretariado Executivo Bilíngüe.Considerando que o indivíduo tem a capacidade de aprendizagem por toda a vida, pode-se afirmar que o Desenvolvimento Pessoal e Interpessoal pode ser aprimorado cada vezmais. Através do aprendizado e agregação de conhecimentos o indivíduo deve sepropor à quebra de paradigmas para adquirir mais conhecimentos. O profissional dessaárea pode usufruir, para desenvolver a inteligência emocional, a sua capacidade deconduzir inteligentemente as emoções a favor de relações interpessoais saudáveis. Desenvolvendo habilidades de condução da inteligência na relação interpessoal,o indivíduo adquire maior percepção do outro e conseqüentemente de si mesmo,adquirindo então o autoconhecimento. Através de estudos e testes, encontrados no livro “DesenvolvimentoInterpessoal, treinamento em grupo” com o autor MOSCOVICI, depara-se com algunstipos de personalidades, que podem auxiliar nas relações cotidianas organizacionais. As pessoas se diferem nos comportamentos, mas também apresentamsemelhanças na forma de expressá-los. A expressão de comportamento através deimpessoalidade, dificuldade de usufruir a criatividade, necessidade de auto afirmação,exposição da própria idéia como sendo a melhor, necessidade ou não de receber e darfeedback, relacionamento de forma mais clara com domínio do controle em expor ossentimentos e conseqüentemente o comportamento, essas abordagens do estudo deMOSCOVICI possibilitam a compreensão sobre o assunto. Os indivíduos expressam seu comportamento de acordo com as suasexperiências e conhecimentos adquiridos durante a vida. Há a personalidade que seexpressa através de uma pessoa, sem sensibilidade, não admitindo ser dependente dos 11
  12. 12. outros ou o indivíduo se expressa lutador pelas próprias idéias e com dificuldade com arealidade, ou aquele que se apresenta inconsciente em relação a si e aos outros. Algumas características como apoio; concessão, conservação; apego; liderança;dominação e adaptação; negociação, têm aspectos positivos e aspectos negativos quepodem ser trabalhados para conquista de equilíbrio nos próprios sentimentos. Alguns atributos como simpatia, apatia, afastamento, proximidade, relaçõesconscientes ou inconscientes, influenciam diretamente nos relacionamentos, uma vezque o ser humano age com seu próprio pensamento e não necessariamente de acordocom as necessidades da empresa. No processo de interação entre os membros da organização, o ciclo “atividades-interações-sentimentos”, não se relaciona diretamente com a competência técnica decada pessoa de acordo com José Olímpio. Para que o relacionamento do secretário (a) com os demais componentes daempresa seja agradável a ambos, o profissional deve se atentar em encarar as diferençasde maneira aberta, permitir que a comunicação flua de forma fácil e usufruir dofeedback. Ouvir o outro sem restrições e contendo as próprias opiniões ou expondo-asde forma sutil e respeitosa, atribui em resultados satisfatórios para a relação interpessoaldo secretário (a) com os executivos, funcionários e outros integrantes da organização. Ao alcançar tais resultados, as relações propiciam ao profissional que tem sedesenvolvido pessoal e interpessoalmente, harmonia, prazer, esforços mútuos, tornando-se competente interpessoalmente. Constitui-se a competência interpessoal, de doisintegrantes primordiais: a percepção e habilidades. A percepção deve ser desenvolvida partindo de uma própria percepção, de autoconhecimento, facilitando então a capacitação de percepção quanto ao outro. Naspalavras de ROLLO MAY o auto conhecimento só pode ser obtido com a ajuda dosoutros. O assunto abordado é de extrema abrangência, uma vez que se tratando derelações humanas, a cada período de tempo, devido a mudanças sociais, culturais e doexterno como um todo, o comportamento e atitude dos profissionais nas empresasmudam. Isso deve ser estudado constantemente por especialistas para que osprofissionais possam se adequar aos objetivos da empresa. 12
  13. 13. 6 Surgimento da Profissão de Secretário. Profissões das mais diversas áreas têm suas histórias arquivadas em livros, sites,artigos, na memória de alguém. Assim também a profissão de secretariado apresentauma trajetória com fatos e marcos para preencher desde de sua origem. Segundo Casimiro (1998), o início da carreira do secretário surgiu no Egito há500 anos a.C.. Nessa época tal profissão era desempenhada exclusivamente por homens. A palavra “Secretário” originou-se do latim Secretum que significa lugarretirado, retiro, solidão. Derivam desse vocábulo os termos latinos Secreta (particular,segredo, mistério;) e Secretarium (lugar retirado, conselho privado.). Secretário sm. 1. O que transcreve as atas das sessões duma assembléia. 2. O que se ocupa de determinadas redações, da organização e do funcionamento duma assembléia, sociedade, etc. 3. Emprego a quem cabe classificar, copiar e/ou redigir correspondência, marcar compromissos, etc. 4. Assessor direto do presidente de uma entidade partidária, sindical, religiosa, etc. 5. Aquele que exerce , num Estado, funções equivalentes à de ministro(3). Aurélio Buarque de Holanda Ferreira. A profissão teve no âmbito de seu surgimento, a necessidade de pessoas quecontivessem domínio na escrita e em algumas funções administrativas para atuar nosetor público da idade média. Acrescentavam-se às atribuições de funções do secretário, algumascompetências como: servir café ao chefe e aos visitantes, além de acompanhá-los pelaextensão da empresa. Após a Segunda Guerra Mundial, devido ao chamado pelos homens para oscampos de batalha, a profissão de Secretariado obteve crescimento consideravelmenterápido, dando espaço às profissionais do sexo feminino. Esse acontecimento iniciou-sena Europa e nos Estados Unidos. “Anteriormente, o executivo ditava as cartas”, (MEDEIROS e HERNANDES,2006, p.313). O secretário(a) ouvia, escrevia ou transcrevia os documentos para o seusuperior. 13
  14. 14. Muitas atribuições e responsabilidades mudaram desde o início da carreira dosecretário(a), cooperando para essa mudança, ocorreu a chegada de invenções parafacilitação do trabalho do profissional. Inventadas e desenvolvidas na segunda metade do século XIX, as máquinas de escrever deram grande impulso às comunicações da época e, também, à entrada das mulheres no mundo dos negócios –elas tinham mais paciência que os homens para ficar horas e horas sentadas lidando com o complexo artefato. (Artigo de Humberto Mandaro) A invenção da máquina de escrever, por exemplo, representou um grandeavanço para a carreira do secretário(a). Quando inventada, a tarefa de manuseá-la foidesignada à mulher, uma vez que ela demonstrava habilidades para o trabalho com amáquina. Depois disso, tanto o profissional do sexo masculino quanto do sexo feminino,começaram a demonstrar interesses em outras áreas das empresas. Tal interesse fez com que, aos poucos, o secretário conquistasse o espaço naempresa, adquirindo mais responsabilidades nas funções exercidas pelos profissionais.Muitas áreas da empresa começam a ser compreendidas pelos profissionais desecretariado. Algumas funções como, servir café, transcrever cartas, como menciona Carvalho(2001), começam a perder espaço na carreira do profissional pelo fato de que outrasfunções ganham espaço e importância na profissão. Funções como liderar, auxiliar os funcionários da empresa, redigir cartas e e-mails, enviá-los de forma coerente e correta, são atualizações das atividadesdesenvolvidas pelos secretários(as). Estes remetem a empresa suas competências ehabilidades ao desempenhar seu trabalho com atualização. Em meio à constante atualização, ao qual o secretário começou a equiparar-se,concluiu-se que o desenvolvimento da profissão poderia estar ligado a alguns padrões,assim como outras profissões. Então, o surgimento de necessidade de cursospreparatórios para os secretários(as). 14
  15. 15. 6.1 Competências e qualificações do Secretário(a) No decorrer do tempo o profissional de secretariado se transformou em assessor,capaz de delegar tarefas, tomar decisões importantes e respeitáveis. Segundo Medeiros & Hernandes (2006, p. 313) no Manual da Secretária, osecretário “transformou-se, no mundo moderno dos negócios e nessa era deglobalização da economia, em assistente executivo”. Como na ocasião em que, o chefenão podendo comparecer, delega ao Secretário a função substitutiva. Para exercer talfunção ele deverá ter preparo e competência. Sua atuação em relação ao meio empresarial deve ter discernimento, tendo emvista que se tratam pessoas com alto potencial tanto financeiro quanto cultural. Osecretário(a) deve conhecer seu contexto de trabalho, se atualizando e sendo coerentecom a estrutura, tanto da empresa quanto de seus líderes. No Secretário Executivo deve haver a constante preocupação em agregarconhecimentos, uma vez que se depara freqüentemente com novas e desafiadorassituações.6.2 Os valores que podem ser despertados ao curso de Secretariado Executivo Competências e qualificações conquistadas pelo secretário(a), são necessáriasnas empresas que estão em busca de profissionais com conhecimentos em sua área.Nesse âmbito, os cursos de Técnico de Secretariado deveriam atuar com funcionalidadena vida dos secretários(as). Já os cursos superiores de Secretariado Executivo Bilínguepoderiam contribuir na vida profissional, oferecendo ferramentas para que o alunodomine pelo menos uma língua estrangeira, além de outras habilidades mencionadasmais a frente. O curso de Secretariado Executivo Bilíngüe deve buscar, ao compor sua gradecurricular, atingir o conhecimento condizente com as expectativas da empresa. Alémdas competências técnicas, é importante que o secretário adquira algumas competênciascomportamentais, necessárias para o desenvolvimento de um trabalho estratégico para o 15
  16. 16. meio empresarial, entre eles, a ética, lealdade e discrição, eficiente relacionamento comos integrantes da organização, figuram entre os mais importantes. O Secretário deve ter conduta discreta e sigilosa quanto ao que ouve e fala narelação interpessoal empresarial, isso manterá a comunicação de “baixo para cima” etambém de “cima para baixo” segura e harmoniosa. Comunicação de “baixo para cima”pode ser identificada nas ocasiões em que pessoas do nível hierárquico mais baixodentro da empresa se manifestam aos seus superiores, a comunicação de “cima parabaixo” ocorre quando pessoas do nível hierárquico mais alto se dirigem aos seussubordinados. Condutor de informações sigilosas e relator de fatos, o profissional deveapresentar habilidades de coligação entre as relações empresariais. Ele deve atuar comoponte segura permitindo o caminho das informações. O Secretário atuará muitas vezescomo elo entre as partes hierárquicas da empresa, colocando em prática a “comunicaçãomediana”. Nessas ocasiões, o secretário(a), ao receber as informações, deveráinterpretá-las e selecioná-las se, necessário, para destina-las. Para o secretário(a) entender os aspectos gerais de uma empresa é preciso queele adquira conhecimentos em várias áreas. Levando em consideração que há pessoascom especialidades diferenciadas dentro da empresa, as profissionais devemcompreender de que modo se estrutura a empresa e como se desenvolvem nela, asatividades de todos os setores, para conseguir conduzir sua tarefa com eficiência. O curso superior de Secretariado Executivo Bilíngüe deve ser condizente comessa necessidade e contemplar os conteúdos básicos nas áreas de economia,contabilidade, psicologia, administração, marketing, recursos humanos, sociologia,filosofia, matemática e estatística, introdução ao direito público e privado e metodologiacientífica. Além dos conhecimentos básicos adquiridos durante a formação acadêmica, oaluno pode ter também a oportunidade de aprofundar os seus conhecimentos emportuguês, inglês, espanhol e técnicas secretariais e ainda realizar estágiosupervisionado no montante de cento e oitenta horas para que se habilite a exercerproficientemente sua profissão. A seleção das disciplinas da grade curricular de curso superior, a qual estádescrita no parágrafo acima é apenas uma breve apresentação sobre conteúdos quepodem ser desenvolvidos nas Universidades, cujo foco é a capacitação do profissional 16
  17. 17. de Secretariado Executivo Bilíngüe, para que esteja apto a desempenhar as atribuiçõesde uma empresa em seu cotidiano. Doravante, vale ressaltar que em cada estado,acompanhado de culturas diferentes, os cursos podem apresentar poucas divergênciasrelativas às disciplinas. O curso superior em Secretariado surge então para suprir a necessidade domercado de profissionais qualificados para atuar como Secretários Executivos. SegundoMedeiros & Hernandes (2006), o curso deve oferecer condições para que se conheça ofuncionamento geral de uma empresa, a abordagem em assuntos como administração,comércio exterior, contabilidade, finanças, processamento de dados, línguas estrangeirase muitos outros requisitos necessários ao papel do secretário. O aprendizado que o estágio acadêmico desperta ao Secretário Executivo,possibilita a aplicação dos conhecimentos gerais do curso em harmonia com a práticaoperacional da empresa, desse modo ele poderá desfrutar da oportunidade deaperfeiçoamento para que seja um profissional de Secretariado Executivo Bilíngüe comêxito. Tendo noção geral da organização, o secretário(a) deverá aprimorar seusconhecimentos em áreas referentes à empresa, em seu cotidiano e no modo de aplicarseus conhecimentos. Sendo assim, observará quais as áreas onde a empresa mais atua eassim poderá discernir as atualizações que deverão ser realizadas, para se submeter anovos cursos para desenvolvimento de competências e qualificações que a organizaçãonecessita. O Secretário Executivo deve ser preparado, em sua graduação, paraprincipalmente falar e escrever bem. Redigir textos, artigos, organizar palestras ereuniões, dar entrevistas. Sendo assim, o Secretário se torna o representante da empresa. Cabe ainda mencionar que o secretário(a) representa a empresa nas ocasiões emque, ao interagir com outras empresas, transmite informações a diversos setores. Umprofissional que não se prepara, ao ingressar na área profissional de secretariado, podetransmitir de sua empresa uma imagem equivocada, uma vez que, se não atuar comprecisão desde as tarefas mais simples como, enviar um e-mail comunicativo para osfuncionários, ou até mesmo redigir um e-mail para o proprietário de outra empresa, elepode caracterizar a empresa inadequadamente. 17
  18. 18. 6.3 Comunicação eficaz Comunicar-se é o ato de transmitir uma ou mais mensagens de maneirasvariadas a um ou mais destinatários. Comunicar. 1. Tornar comum; fazer saber. 2. Por em contato ou relação; ligar, unir. 3. Comunicar. 4. Transmitir, difundir. 5. Prover passagem a. 6. Estabelecer comunicação, atendimento, convívio. 7. Comunicar. 8. Tornar-se comum; transmitir-se; propagar-se. 9. Travar ou manter entendimento; entender-se. 10. Pôr-se em contato; em relação com. A interação com eficaz comunicação com os membros da organização se faznecessária, o trabalho que deve ser realizado não dependerá somente de um indivíduo,mas depende do trabalho em equipe, a qual deve desenvolver a habilidade decomunicação entre si. Estratégias de comunicação são a chave de êxito profissional. O secretário devedesenvolver formas adequadas de comunicação para cada setor, respeitando ecooperando com cada um deles, desde a parte produtiva da empresa até os executivos eproprietários. Ser objetivo, breve, usar termos compreensíveis por todos é eficaz para queocorra a boa comunicação. Em uma reunião, por exemplo, o emprego de termostécnicos e de vocabulário mais abrangente serão melhor aceitos pelos executivos. Outra habilidade importantíssima a ser adquirida pelo Secretário é a capacidadede solucionar problemas. Cotidianamente apresentam-se problemas e dificuldades naempresa, que cabe ao secretário(a) ter discernimento e conduzir as situações de modoapropriado para resolução dos fatos ocorridos.6.4 As informações e seu gerenciamento Segundo Abreu (2003), em pesquisa recentemente realizada nos Estados Unidos,chegou-se à conclusão de que, entre as competências necessárias para que o paíscontinue líder mundial no próximo século, está a de gerenciamento da informação pormeio da comunicação oral ou escrita. 18
  19. 19. O gerenciamento da informação é de extrema importância no trabalho dosecretário. Com grande volume de informações em uma organização, se faz necessário oaprendizado em gerenciamento das mesmas. Informações são dados que chegam e saem da empresa constantemente, essemovimento precisa ser organizado de forma cautelosa e segura. Se faz necessário aoprofissional de Secretariado Executivo Bilíngüe, que siga as normas que a empresacomporta a respeito desse processo e até mesmo que desenvolva métodos eficazes parao movimento das mesmas. Para gerenciar as informações pode-se transformá-las em conhecimentoestruturado, dados organizados e codificados, arquivados de forma ágil para serem,posteriormente, encontradas. Criação de um sistema de informações contribui para quenão sejam consideradas ruídos. Os ruídos são informações em movimento, que sãotransmitidas ineficientemente aos seus destinatários, podendo gerar, além de informaçãoequivocada, conflitos interpessoais. A relação entre o chefe (líder) e o secretário, entre os subordinados e osecretário, enfim entre o meio empresarial e o secretário, precisa ser gerenciada deforma sábia, com informações precisas e verdadeiras, com discernimento por ambas aspartes. Há situações em que as relações precisam ser gerenciadas de forma objetiva. Já,em outras ocasiões, a relação necessita ser gerenciada de maneira amigável, sincera eagradável, com um visitante de outra empresa que aguarda o chefe (líder), comoexemplo. A leitura de livros e artigos sobre habilidades comunicativas ajudará muito nesseâmbito, pois o auto-conhecimento e apreciação em conhecer são eficazes para que sedesenvolvam as relações e para gerenciá-las.6.5 Tecnologias no trabalho Acreditando que o hábito da leitura e o conhecimento de novos recursos damídia possam ser deflagradores da competência profissional e do aumento da bagagemcultural, é preciso buscar constantemente alternativas de trabalho conjugadas com asmodernas tecnologias. 19
  20. 20. Fator importante é o desenvolvimento de habilidades operacionais commáquinas, desde o computador e outras máquinas de tecnologia. Cabe ao secretário(a)acessar essas novas tecnologias e conhecer os seus mecanismos, atualizando-seconstantemente no seu trabalho. O computador tornou-se uma ferramenta facilitadora para que o secretárioorganize todos os documentos e procedimentos de seu local de trabalho, nãoacumulando assim papéis sobre a mesa. Cabe ao secretário se empenhar no aprendizadoligado a informática para apresentar eficiência no desenvolvimento de suas tarefas e seadequar ao sistema com que sua empresa trabalha. Para qualquer lugar onde ele vá, nasreuniões, palestras, aparelhos evoluídos cooperam para que seu desempenho tenhaêxito.6.6 Ética no exercício da profissão No âmbito ético empresarial, o secretário deve ter em mente sempre o código deética relacionado a sua profissão e além disso o código de ética da empresa em quetrabalha. Esse é um instrumento de trabalho que auxilia no excelente desempenho dosecretário, desde que usado corretamente o código de ética, êxito deve ser o objetivoalcançado pelo profissional. No código de ética do profissional de secretariado executivo bilíngüe,encontramos: Os princípios fundamentais da profissão; dos direitos relacionados ao profissional de secretariado executivo bilíngüe; dos deveres que o secretário deve exercer no ato da profissão; do sigilo profissional, que nesse âmbito já claro no nome da profissão, SECRETÀRIO (secretum, segredo); das relações entre profissionais de secretariado; das relações com a empresa; das relações com entidades da categoria e da obediência, aplicação e Vigência do código de ética. Relacionado a seu comportamento no ato da profissão, está o respeito mútuoentre os indivíduos integrantes da empresa. Cada indivíduo deve ser considerado únicocom seus conhecimentos, cultura, diferença individual, social, política e religiosa, sendorespeitado e delegado a exercer cargo e tarefas que lhe competem. 20
  21. 21. 6.7 Utilização da argumentação Sob a responsabilidade do secretário, os funcionários devem ser monitorados deforma coerente com cada setor da empresa. O secretário deve desenvolver técnicas quesensibilizem e facilitem as relações interpessoais e também intragrupais dentro daempresa. As relações empresariais surgem sem aviso e para obter um local de trabalhosaudável e tranqüilo, o secretário deve dominar linhas de raciocínios diferentes, sempreusando a razão e pouca emoção, na resolução dos possíveis problemas. Obter êxitonesse âmbito não é difícil, embora na maioria das vezes o que falta aos profissionais é odesenvolvimento e domínio de argumentar. Argumentar é a conciliação de convencer e persuadir. Ao aprofundarmos nossignificados dessas palavras segundo ANTÔNIO SUÁREZ ABREU, conseguiremosvisualizar com clareza tal afirmação. Ao gerenciar informação, vencendo juntamente uma discussão com o outro, aesse ato se atribui o convencimento, nesse âmbito não se joga contra o outro, mas sejoga com intenção de ganho por ambas as partes, construindo no campo das idéias algode um ser para o outro, mostrando e provando para convencer. Ao gerenciar relação, ao tocar e falar ao emocional do outro, conseguir quealguém faça algo que se espera que ele faça, a esse ato se atribui à persuasão. No cotidiano empresarial é mais importante persuadir e convencer. O objetivo éconciliar ambos, convencer e persuadir, gerenciando informação juntamente comrelação, conseguir isso depende de além do conhecimento sobre o assunto, a práticacomo treino constante. 21
  22. 22. 7 O Desenvolvimento interpessoal, uma competência importante que um secretário deve obter.7.1 O Aprendizado ao longo da vida. O ser humano tem a capacidade de aprendizado por toda a vida, embora comnecessidades específicas em cada etapa de sua vida. Nas palavras de M. Knowles (1973), autoconceito, experiência, prontidão,perspectiva temporal e orientação de aprendizagem são características a seremconsideradas. A busca de ensinamentos que lhes convenha, diferencia os adultos das crianças,em sua forma de aprendizagem, pois as experiências durante a vida são aprendizado edevem ser consideradas a cada novo passo de aprendizagem. Buscar conhecimentos requer do indivíduo disposição e quebra de paradigmas.A relação com o aprendizado diante do desconhecido pode entrar em contradição comas informações já obtidas pelo indivíduo, isso o leva a quebrar paradigmas e estar apto areceber novas informações e assim agregar novos conhecimentos. Desenvolver-se na teoria tal assunto, pode ou não ser aplicável com êxito naprática. Será abordado esse contexto na conclusão do trabalho.7.2 Inteligência Emocional O ser humano nasce e juntamente com o crescimento físico, ele se desenvolveintelectualmente, adquirindo inteligência como uma faculdade natural de sua espécie. Aemoção manifestada pode ser percebida ao longo das experiências do indivíduo, sãosentimentos que se apresentam de diversas formas, com mais ou menos intensidade deacordo com a identificação de cada pessoa. Inteligência- 1. Faculdade ou capacidade de aprender, apreender, compreender ou adaptar-se facilmente, intelecto, intelectualidade. 2. Destreza mental, agudeza, perspicácia. 3. Pessoa inteligente. 22
  23. 23. Emoção- 1. Ato de mover-se moralmente. 2. Perturbação de espírito provocadas por situações diversas e que se manifesta como alegria, tristeza, raiva, etc; comoção. 3. estado de ânimo despertado por sentimento estético, religioso, etc; emocional. Nas palavras de ALBERTO MONTALVÃO, do nascimento até por volta dedois anos de idade, o ser humano não se distingue muito de animais mamíferos. É apartir de dois anos aproximadamente que o bebê começa desenvolver a individualidadeem si mesma. Tal fato na vida do ser humano, constitui o nascimento da pessoa no animalhumano, de acordo com GREGORY BATESON. Agregando à individualidade, acapacidade de autoconsciência do homem se manifesta na capacidade de viverdeterminada situação e através das lembranças vividas juntamente com os sentimentosdegustados na situação, aprender com o passado e planejar seu futuro. A capacidade de identificação do outro diante de si, leva o indivíduo a perceber-se, compreendendo sua existência e desenvolver o auto conhecimento. A descoberta doeu se dá com o relacionamento com outros indivíduos, que mediante a sociedade é algosemelhante a ser criado por ela e por si mesmo. A união de inteligência emocional constitui na forma inteligente de conduzir aemoção no trabalho, no cotidiano empresarial. A inteligência emocional auxilia oprofissional na condução de faculdades eficazes no relacionamento interpessoal noambiente de trabalho.7.3 Estilos Interpessoais. Na área de psicologia costuma-se dividir estilos interpessoais de acordo comestudos e estatísticas realizadas no livro Desenvolvimento Interpessoal: Treinamento emGrupo de MOSCOVICI. A expressão de sentimentos pelo ser humano ao ser analisada e estudada, podedirecionar alguns padrões de comportamentos, aos quais ajudam o indivíduo a seconhecer mais. 23
  24. 24. Nas palavras de MOSCOVICI, o estilo interpessoal “Eu Desconhecido”, épercebido pela pessoa que não usufrue de sua criatividade e potencial. Essa pessoa égeralmente impessoal em seus relacionamentos, é observadora, não se exibe, é retraída enão gosta de se arriscar. Tais atos podem impedir o indivíduo de se auto descobrir e até mesmo de obtercrescimento pessoal e profissional, diante de relações interpessoais dentro daorganização. As relações interpessoais no trabalho implicam em atitudes de colegas detrabalho, as quais por vezes não agradam a todos, lidar com isso pode requerercapacitação interpessoal. Geralmente, por não interagir com outras pessoas, se isola e é isolada pelosoutros, uma vez que os outros sentem necessidade de interação. O “Eu Secreto” de acordo com MOSCOVICI no livro DesenvolvimentoInterpessoal: Treinamento de grupo, insiste em perguntar as outras pessoas a respeito desi e de suas idéias, como na situação que quando essa pessoa tem uma proposta de algonovo para o trabalho, ela insiste com os colegas de trabalho que precisam aceitar suaidéia e que é a melhor. Não se expõe muito, embora goste de se relacionar, o que diferedo “Eu Desconhecido”. É válido para esse estilo interpessoal, a opinião do outro, resultando assim anecessidade interior de receber do colega de trabalho a opinião dele a respeito de suasatitudes e se seu trabalho está sendo aceito, ou seja receber feedback. O medo daexposição de seu jeito, pensamentos e idéias, é o de ser rejeitado, tornando-se meiodependente do feedback, do outro. Diferente do “Eu Secreto”, o “Eu Cego” se auto expõe, gosta de expor suasidéias e pensamentos e em grupo, é falante. Não faz questão de receber feedback e asvezes se apresenta insensível ao feedback recebido de outros, de modo que não tomaatitudes como no caso de recebimento de críticas. Pode ser considerado pelos outroscomo sendo insensível, egocêntrico, autoritário. Normalmente é seguro ao dizer aosoutros o que pensa deles, tende a ser sincero, crítico em sua concepção. Sem intenção,causa caos na comunicação interpessoal no ambiente de trabalho, conseqüentemente oresultado no outros é a improdutividade, mágoas, falta de confiança. O último estilo interpessoal é o “Eu Aberto” que se relaciona de forma maisclara com equilíbrio na busca de feedback e também de auto exposição. Esse estilo é 24
  25. 25. bem sucedido nas relações, uma vez que sana a necessidade do outro no âmbito deempatia. A permissão de auto exposição e feedback, ajuda a movimentação depensamentos e idéias do “Eu Secreto” e do “Eu Cego” serem transmitidos para o “EuAberto”.7.4 Personalidades e perfis psicológicos Cada pessoa expressa seu comportamento de acordo com sua personalidade eaprendizado durante toda a vida. Personalidade 1.Caráter ou qualidade do que é pessoal. 2. O que determina a individualidade duma pessoal moral; o que a distingue de outra. 3. Personagem. Nas palavras de RICHARD W. WALLEN (1963), podem ser identificados trêstipos de personalidades no ambiente empresarial. A presença de afeto, consideraçãopelo outro, agressividade, luta para resolução dos problemas, precisão, conscientização,firmeza, objetividade e outras características podem ser apresentadas pelo profissionalde acordo com sua personalidade. Preponderam-se características próprias em cada estilo de personalidade, asquais serão abordadas a partir do próximo parágrafo. De acordo com JOSÉ OLÍMPIO no livro Desenvolvimento Interpessoal na áreade psicologia, os três tipos de personalidades são: O indivíduo batalhador durão; oauxiliador amistoso e o crítico lógico. O batalhador durão se manifesta sem sensibilidade e consideração e jamaisadmite ser dependente dos outros. O auxiliador amistoso é pouco determinado em lutar por benefícios e idéiaspróprias, evita conflitos e tem dificuldade com a realidade. O critério lógico se demonstra indiferente quanto a seus sentimentos e tambémos sentimentos dos outros. Algumas características como apoio; concessão, conservação; apego; liderança;dominação e adaptação; negociação, têm efeitos positivos e efeitos negativos quepodem ser trabalhados para conquista de equilíbrio. 25
  26. 26. Os aspectos positivos como apoio, concessão, são demonstrados pelo indivíduocom confiança no próximo, satisfaz-se ajudando, aconselhando e se dedicando ao outro.As mesmas atitudes que realizam para as pessoas, as espera de volta. Por demasiada concessão e utilidade ao próximo, assume uma culpa diante deuma situação de relação desconfortável com objetivo a amenizar qualquer conflito, pornão expressar as próprias idéias e sim aceitar constantemente a idéia do outro, tornam-seessas características negativas. O comando da situação tende a ficar com o indivíduo que apresenta poder deliderança e dominação. A pessoa não tem facilidade a receber ordens, seus planos eidéias o levam a tomar iniciativas no grupo, tentando influenciar a todos a o seguir. Aspectos como se manifestar de forma tudo ou nada é característica forte napessoa do estilo liderança e dominação. Tende a ser considerado agressivo pela formade lutador por não permitir ser passado para trás e por medir forças com outrosindivíduos intelectualmente. O cuidado e precaução são evidentes no estilo conservador com presença fortede apego. O homem precavido analisa minuciosamente uma situação e ou outroindivíduo, aceita novas idéias depois de constatar veracidade. O indivíduo com esseestilo é muito atento e ao analisar demasiadamente as situações a seu próprio interesse,é visto como pessoa indiferente, teimoso e frio. Ele apresenta dificuldade na quebra deparadigmas para obtenção de novos conhecimentos. Adaptação, negociação é o estilo que se apresenta no indivíduo com habilidadeem adaptação ao outro, gosta de se sentir importante para o outro e por isso éespirituoso e muito amigável para que tenha boas relações interpessoais. Por gostar deagradar, acaba se submetendo as idéias dos outros e deixando as próprias de lado. Nãogosta de conflitos a qualquer custo. Tende a esconder os reais sentimentos paraapaziguar uma situação desconfortável. De acordo com JOSÉ OLÍMPIO no livro Desenvolvimento Interpessoal, aidentificação dos estilos de personalidades nos profissionais, pode ajudar na eficazrelação interpessoal profissional. Pode-se ressaltar que o equilíbrio de sentimentos eatuações é eficiente para que uma relação interpessoal tenha êxito. 26
  27. 27. 7.5 Feedback: A comunicação bilateral A palavra feedback significa retroalimentação, partindo da idéia de que umainformação pode ser transmitida ou recebida, mas que o objetivo do feedback pode serprodutivo ou negativo. Engenheiros utilizam a palavra feedback na máquinas que projetam, onde umaparte da energia de saída da máquina retorna como entrada. Eles utilizam também apalavra feedback de forma mais restrita, no controle de margem de erro, para que nassaídas não haja ultrapassagem de energia e que essa seja corrigida. No comportamento de integrantes de uma organização, nas relaçõesinterpessoais, o feedback pode ser utilizado com objetivos, assim como nas máquinas,inclusive com direcionamentos de informações de saída e de entrada. Para eficácia do feedback e para que objetivos determinados sejam alcançados,pode-se desenvolver competências e estratégias nas relações interpessoais dentro daempresa incluindo o secretário. O feedback descrito ao em vez de avaliativo não apresenta juiz, mas um narradorde fatos, com objetivo de transmitir ao receptor a redução de defensividade e tambémliberdade na utilização da conversa. Dizer a um integrante de uma equipe uma palavra ou fato isolado a faz refletirmais intensamente, assim então será um feedback específico e não geral, o profissionalpode refletir em vários âmbitos, que não necessariamente seja o foco no trabalho. Já, autilização de frases taxativas em relação a um indivíduo generaliza a situação de formaa dificultar a visualização do fato. Proporcionar um feedback compatível tanto com as necessidades docomunicador quanto com as do receptor, onde ambos tenham o direito de expor suasidéias pode ser eficiente nos relacionamentos profissionais. No feedback dirigido, a fala do comunicador a respeito de um fato direto aoreceptor, deve ser expressado com domínio sobre o assunto abordado, ao contrário, oreceptor, profissional da organização pode se frustrar e a situação ficar ainda maisincontrolável. Feedback solicitado ao em vez de imposto: Formulação de perguntas, as quaislevem ao receptor a mesma resposta que o comunicador. 27
  28. 28. Geralmente o feedback alcança eficácia quando proporcionado oportunamente,quanto antes for exposto após o fato ocorrido. O comunicador precisa se certificar de que o receptor compreendeu a mensagemtransmitida, principalmente em grupos de treinamentos, esse é o Feedback esclarecidopara assegurar comunicação precisa. Uma maneira de efetuar esse ato com eficiência épedindo que o receptor repita a mensagem, abordando formas estratégicas para solicitarisso. Nas relações interpessoais é difícil tanto dar como receber feedback. Quando ointegrante da organização se propõe a dar feedback, se sente mais importante, útil ecompetente. O que deve ser avaliado é a utilidade da mensagem do feedback para oreceptor, o que a mensagem e a expressão da mensagem podem causar no receptor. Deve-se cuidadosamente dar feedback, uma vez que é natural a demonstraçãodas próprias convenções e idéias na tentativa de motivar o outro com as própriasmotivações. Precaver-se de que a cultura brasileira nas organizações, o feedback ainda éconsiderado como crítica, assim, ao em vez de causar o impacto objetivado noindivíduo, pode-se causar frustração. No ambiente empresarial, há pessoas não preparadas para receber feedback,além de por vezes não o querer receber. Aceitar e admitir os próprios erros, fracassos,ineficiências e a crítica diante de outros, é muito difícil. Por isso a tendência do serhumano é se privar da exposição com receio de afeto a sua imagem. É comum a defensividade diante do ato do feedback, por orgulho do integranteda organização e dificuldade do mesmo de aceitação em relação aos próprios erros. Analisar as situações, considerando racionalmente os fatos, pode-se ajudar aalcançar resultados satisfatórios dos objetivos estipulados. Confiança recíproca é eficiente para que em um exame conjunto, onde ocomunicador e o receptor ouçam e falem. Para que possa manter os acertos e objetivos conquistados, para que se repare oserros, necessita-se tanto de feedback positivo quanto negativo, ou seja, entrada e saídade informações que causem impactos diferenciados nos profissionais. O feedback necessita do emocional do integrante da empresa para sertransmitido, podendo então causar mudanças no comportamento do outro, embora paradefinição de objetivos de feedback é necessário a racionalização. 28
  29. 29. 7.6 Competência Interpessoal O indivíduo, ao longo de sua vida, se relaciona o tempo todo com outrosindivíduos, seja em sua casa, nas ruas, no trabalho. Refletindo na condição que fica-se mais tempo no trabalho do que com osfamiliares e outras pessoas, é natural que a relação interpessoal no trabalho podeintensificar algumas dificuldades de relação. Considerando que cada integrante de uma empresa tem suas idéias e que querexpô-las, colocá-las em prática e que não é possível que a idéia de todos sejam acatadaspela organização, isso gera alguns desconfortos e é necessário que sejam organizadas astarefas de cada integrante de forma hierárquica, para que cada indivíduo seja útilpraticando um determinado trabalho. Comunicar-se dentro da organização de forma a se fazer entender é difícil, entãoantes mesmo da relação profissional com o outro, surge a relação pessoal emocional,que engloba simpatia, antipatia, proximidade, afastamento, relações com atitudesconscientes ou inconscientes como o simples gesto de virar a cabeça. A capacidade que o indivíduo tem de se comunicar vai além das linguagensverbal e não verbal, o corpo pode informar tanto quanto qualquer outra linguagem. No primeiro impacto com os colegas de trabalho, mesmo que inconsciente, ointegrante da organização atua considerando seus aspectos psicológicos e experiênciasanteriores. Assim, conviver com os outros, pode ser agradável ou não. Situações podem ser geradas nas relações interpessoais, que desgastem as duaspartes pela tensão e preocupação diante dos fatos relacionados ao dia-a-dia. Geralmente a primeira impressão é positiva na relação, quando os indivíduosestabelecem simpatia. Já a antipatia precoce pode ser utilizada facilmente por uma pessoa, diante dasatitudes do outro. Pode-se afirmar que a relação interpessoal sempre abrangerá a integração deduas ou mais pessoas, nesse sentido assumir as parcelas de responsabilidadesigualmente é complicado. 29
  30. 30. Livra-se da culpa, transferindo-a para outro, tentando sentir a situação mais livree cômoda. É consciente para o ser humano, que mesmo no trabalho, muitas vezespredomina o pensamento egoísta e nem sempre as condições objetivas que a empresanecessita. Nesse aspecto é importante que o secretário (a) desenvolva tal competência,encontrando o equilíbrio nos consensos e idéias.7.7 Relações Interpessoais. É indispensável que o secretário (a) compartilhe de relações interpessoais. Emconseqüência disso, torna-se necessário que o profissional de Secretariado ExecutivoBilíngüe desenvolva a competência Desenvolvimento Interpessoal. Na profissão de Secretariado Executivo Bilíngüe, o relacionamento positivo,abrangendo capacitações como: comunicação, cooperação, respeito, amizade de faznecessário, mantendo a alta produtividade organizacional. O que ocorre é que no processo de interação, nem sempre os sentimentosdesenvolvidos são de simpatia, repercutindo assim, em sentimentos de antipatia erejeição, ocasionando automaticamente a queda da produtividade. Nas palavras de José Olímpio, o ciclo “atividades-interações-sentimentos”, nãose relaciona diretamente com a competência técnica de cada pessoa. Um profissional competente não necessariamente terá rendimentos positivos,uma vez que o ambiente e sua situação podem influenciar na qualidade do trabalho doprofissional. Considerando que no ambiente de trabalho, cada indivíduo apresenta diferençasem relação aos próprios conhecimentos, informações, atitudes, experiência anterior,valores, estilo em cada comportamento, opiniões. São essas diferenças e a forma comque são encaradas que determinam o estilo de relacionamento entre os membros daorganização. Para que o relacionamento do secretário (a) com os demais componentes daempresa seja agradável a ambos, o profissional deve se atentar em encarar as diferenças 30
  31. 31. de maneira aberta, permitir que a comunicação flua de forma fácil e usufruir dofeedback. O hábito ouvir o outro sem restrições e contendo as próprias opiniões ouexpondo-as de forma sutil e respeitosa, culmina em resultados satisfatórios para arelação interpessoal do secretário (a) com os executivos, funcionários e outrosintegrantes da organização. Ao alcançar tais resultados, as relações propiciam ao profissional que tem sedesenvolvido pessoal e interpessoalmente, harmonia, prazer e satisfação pessoal eprofissional. Quando o resultado é apatia, a proporção é de um relacionamento árduo, tenso,conflituoso, isso é notado primordialmente na queda da qualidade nas atividades quesão geralmente exercidas pelo indivíduo na empresa. A liderança e a participação eficaz em grupo dependem essencialmente da competência interpessoal do líder e dos membros. ( Desenvolvimento Interpessoal, José Olímpio) Além de competências técnicas, o profissional de Secretariado ExecutivoBilíngüe deve desenvolver a competência de relacionamento interpessoal, sendo osignificado dessa competência, a habilidade eficaz e adequada de lidar com osintegrantes da organização. Constitui a competência interpessoal, dois integrantes primordiais: a percepção ehabilidades. A percepção deve ser desenvolvida partindo de uma própria percepção, de autoconhecimento, facilitando então a capacitação de percepção quanto ao outro. O desenvolvimento do auto-conhecimento não é fácil e nem rápido de seralcançado. Para tanto é imprescindível que haja a aspiração, aceitação, o feedback edisponibilidade psicológica para tal. Nas palavras de ROLLO MAY o auto conhecimento só pode ser obtido com aajuda dos outros. Habilidades como: flexibilidade, significando a capacidade de enxergar váriosângulos em uma situação, podendo então, agir de maneira diferenciada em cada ocasião, 31
  32. 32. criando soluções diversificadas com mais chance de eficácia, dar e receber feedback ,conscientiza-se da existência eu-tu, onde eu falo e tu ouves e vice-versa. O desenvolvimento das habilidades de dar e receber feedback amplia apercepção do eu e também do outro. O desafio do desenvolvimento dessas habilidades,é além de despertá-las , mantê-las duradouras nas relações. Deve-se analisar, após algum tempo de aplicação das habilidades adquiridas, seo comportamento dos indivíduos, a qualidade e quantidade das atividades realizadas notrabalho, se mantém como no início. Tal análise ajudará mais na percepção e capacitação do indivíduo de alcançar oobjetivo de harmonia e eficácia na relação interpessoal.8 Metodologia da Pesquisa Utilizada Foi utilizado o resultado adquirido na aplicação de um questionário contendosete questões objetivas, com intuito de comparação entre o segundo período deSecretariado Executivo Bilíngüe e o oitavo período do mesmo curso, SecretariadoExecutivo Bilíngüe. As questões foram desenvolvidas com objetivo de identificação nosparticipantes, do conhecimento sobre o assunto desta pesquisa que é “DesenvolvimentoPessoal e Interpessoal” e a perspectiva juntamente com a importância do tema para osintegrantes que cooperaram respondendo as questões. Outro intuito focal é de através dos resultados obtidos, identificar se asFaculdades Integradas de São Carlos abrangem o assunto “Desenvolvimento Pessoal eInterpessoal”, uma vez que a pesquisa realizada nesse trabalho, apresenta oDesenvolvimento Pessoal e Interpessoal como competência essencial para o bomdesempenho do profissional de Secretariado Executivo Bilíngüe. A aplicação do questionário foi realizada no dia dezoito de setembro do ano2009, na Fadisc (Faculdades Integradas de São Carlos), com a presença da aluna dooitavo período de Secretariado Executivo Bilíngüe, Josiana Aparecida Fazani, paraexposição do assunto escolhido para sua pesquisa e sanar as possíveis dúvidas emrelação às questões estipuladas. 32
  33. 33. Participaram da aplicação do questionário dez pessoas pertencentes ao curso deSecretariado Executivo Bilíngüe do segundo período e dez pessoas do mesmo curso dooitavo período.8.1 Questionário 1. Você tem conhecimento sobre o assunto “Desenvolvimento Pessoal e Interpessoal”? ( ) sim ( )não. Justificativa 2. Você tem curiosidade a respeito deste assunto? ( ) sim ( )não. Justificativa 3. Você acha importante desenvolver-se pessoal e interpessoalmente, para bom resultado das relações profissionais? ( ) sim ( )não. Justificativa 4. O Curso de Secretariado Executivo Bilíngüe das Faculdades Integradas de São Carlos abordou o assunto “Relação Pessoal e Interpessoal”, por meio de alguma disciplina contida no curso? Obs. Em qual semestre? ( ) sim ( )não. Justificativa 5. Considerando que a comunicação é uma competência primordial do Secretário(a), pode-se afirmar que o “Desenvolvimento Pessoal e Interpessoal”, são fundamentais para a concretização dessa competência? ( ) sim ( )não. Justificativa 6. Sem o Desenvolvimento Pessoal e Interpessoal, poderíamos afirmar que o desempenho do Secretário(a), ficaria aquém do seu papel na empresa? ( ) sim ( )não. Justificativa 33
  34. 34. 7. Sendo o profissional de Secretariado Executivo, elo entre as partes da organização, desenvolvendo-se Pessoal e Interpessoalmente, o Secretário(a) teria habilidades mais eficazes ao lidar com conflitos possíveis entre os membros da empresa?8.2 Gráficos: Questão 01 2º Período 1 50% 50% 2 Figura 1 - Questão 1, segundo período Questão 01 8º Período 10% 1 2 90% Figura 2 - Questão 1, oitavo período 34
  35. 35. Questão 02 2º Período 30% 1 2 70%Figura 3 - Questão 2, segundo período Questão 02 8º Período 1 2 Figura 4 - Questão 2, oitavo período Questão 03 2º Período 0% 1 2 100%Figura 5 - Questão 3, segundo período 35
  36. 36. Questão 03 8º Período 0% 1 2 100% Figura 6 - Questão 3, oitavo período Questão 04 2º Período 20% 1 2 80%Figura 7 - Questão 4, segundo período Questão 04 8º Período 0% 1 2 100% Figura 8 - Questão 4, oitavo período 36
  37. 37. Questão 05 2º Período 0% 1 2 100%Figura 9 - Questão 5, segundo período Questão 05 8º Período 0% 1 2 100% Figura 10 - Questão 5, oitavo período Questão 06 2º Período 40% 1 60% 2Figura 11 - Questão 6, segundo período 37
  38. 38. Questão 06 8º Período 10% 1 2 90% Figura 12 - Questão 6, oitavo período Questão 07 2º Período 0% 1 2 100%Figura 13 - Questão 7, segundo período Questão 07 8º Período 0% 1 2 100% Figura 14 - Questão 7, oitavo período 38
  39. 39. 8.3 Conclusão do questionário. Seguem nos próximos parágrafos as conclusões obtidas a partir da análise doresultado do questionário aplicado no segundo e oitavo períodos de SecretariadoExecutivo Bilíngüe: Analisando as respostas da questão de número um: Você tem conhecimentosobre o assunto “Desenvolvimento Pessoal e Interpessoal?”, fornecidas pelo segundoperíodo de Secretariado Executivo Bilíngüe, pode-se concluir que pelo menos metadedas pessoas que ingressam no curso de Secretariado Executivo Bilíngüe, não têm oconhecimento sobre o assunto “Desenvolvimento Pessoal e Interpessoal”. Já, no que concerne ao resultado da mesma questão obtido pelos alunos dooitavo período de Secretariado Executivo Bilíngüe, verificou-se que noventa por centodos integrantes do curso apresentam conhecimento sobre o assunto DesenvolvimentoPessoal e Interpessoal com variação de aprofundamento. Na questão número dois: Você tem curiosidade a respeito deste assunto? ,setenta por cento dos participantes do segundo período, mostraram-se interessados emsaber mais a respeito do assunto “Desenvolvimento Pessoal e Interpessoal”. No oitavo período, cem por cento dos participantes, sentem vontade ecuriosidade em saber mais sobre o assunto. Em resposta à terceira questão: Você acha importante desenvolver-se pessoal einterpessoalmente, para bom resultado das relações profissionais? , cem por cento dosparticipantes tanto do segundo período como do oitavo período responderam que éimportante desenvolver-se pessoal e interpessoalmente para bom resultado nas relaçõesprofissionais. O Curso de Secretariado Executivo Bilíngüe das Faculdades Integradas de SãoCarlos abordou o assunto “Relação Pessoal e Interpessoal”, por meio de algumadisciplina contida no curso? Obs. Em qual semestre? , essa foi a quarta questãopertencente ao questionário, que demonstrou através de seu resultado que oitenta porcento dos participantes do segundo período, já ouviram falar pouco intensamente, nasaulas de “Técnicas Secretariais” sobre o assunto “Desenvolvimento Pessoal eInterpessoal”, e cem por cento dos participantes do oitavo período tiveram o assunto 39
  40. 40. abordado nas aulas de “Psicologia” ao longo do curso, além de assuntos relacionados aoDesenvolvimento Pessoal e Interpessoal, em disciplinas como: “Técnicas Secretariais”. Cabe salientar, porém, que em quatro anos de curso, tal competência nãonecessariamente é desenvolvida pelo contexto teórico e sim pela disposição doindivíduo em desenvolvê-la. O resultado obtido na quinta questão: Considerando que a comunicação é umacompetência primordial do Secretário(a), pode-se afirmar que o “DesenvolvimentoPessoal e Interpessoal”, são fundamentais para a concretização dessa competência? , foide cem por cento nos dois períodos de Secretariado Executivo Bilíngüe, responderamque sim, o Desenvolvimento Pessoal e Interpessoal ajuda na eficácia da comunicação. Sem o Desenvolvimento Pessoal e Interpessoal, poderíamos afirmar que odesempenho do Secretário(a) ficaria aquém do seu papel na empresa? . Questão denúmero seis referente ao questionário aplicado, revelou que no segundo período deSecretariado Executivo bilíngüe, sessenta por cento dos participantes acham que oSecretário (a) ficaria aquém do seu papel na organização sem desenvolver-se pessoal einterpessoalmente. No oitavo período, o resultado da sexta questão revela que, noventa por centodos participantes afirmam que sem o Desenvolvimento Pessoal e Interpessoal odesempenho do secretário (a) ficaria aquém de seu papel na empresa. Sendo o profissional de Secretariado Executivo, elo entre as partes daorganização, desenvolvendo-se Pessoal e Interpessoalmente, o Secretário(a) teriahabilidades mais eficazes ao lidar com conflitos possíveis entre os membros daempresa? Essa foi a sétima questão pertencente ao questionário aplicado, que revelouatravés da resposta dos participantes, cem por cento de ambos os períodos, segundo eoitavo de Secretariado Executivo Bilíngüe das Faculdades Integradas de São Carlos,que sim, desenvolvendo-se pessoal e interpessoalmente, o profissional dessa áreadesempenha-se mais habilmente mais eficazes nos possíveis conflitos entre os membrosda organização. 40
  41. 41. 9 Conclusão. Esse trabalho focou-se em uma pesquisa sobre as competências desenvolvimentopessoal e interpessoal como sendo eficientes nas relações interpessoais na organização,e também para desempenho eficiente do secretário (a) na realização de suas tarefas.Além da pesquisa teórica, privilegiou-se a análise do modo como as informaçõesconcernentes ao assunto em questão são adquiridas pelos graduandos durante o cursoSecretariado Executivo Bilíngüe das Faculdades Integradas de São Carlos. Os resultados do questionário de sete questões, aplicadas nos períodos segundo eoitavo do curso de Secretariado Executivo Bilíngüe, explicitaram que metade dosalunos ingressantes no curso não têm conhecimento sobre o assunto, e a outra metadeconhece o tema com pouca intensidade. Já ao longo da graduação, no oitavo período,todos têm consciência acerca do assunto com mais ou menos profundidade. A partir da pesquisa teórica realizada neste trabalho, o assunto desenvolvimentopessoal e interpessoal deve ser considerado uma competência a ser desenvolvidaconstantemente pelo profissional de Secretariado Executivo Bilíngüe, uma vez que otrabalho do mesmo é interagir com os membros da empresa, desde seu chefe, oexecutivo aos diversos funcionários, além do relacionamento por e-mail, telefone,cartas, ofícios e pessoas de outras empresas. A interação cotidiana no trabalho ocupa emmédia oito horas por dia do tempo de todos os profissionais, e considerando essainformação, deve-se atentar que o integrante da organização passa mais tempo com oscolegas de trabalho do que com a própria família. A teoria desenvolvida neste trabalho deve ser aplicada no dia a dia doprofissional de Secretariado Executivo, embora não haja uma fórmula definida quepossa garantir êxito ao indivíduo. Situações controversas acontecerão no ambiente detrabalho que poderão requerer tomadas de decisões para proporcionar relações maisagradáveis e eficazes, coerentes com o objetivo de trabalho visado pela empresa. Considerando a necessidade de tomadas de decisões no auge da impulsão dossentimentos e emoções, a análise dos fatos, com controle, de emoções deve serprioridade. Analisar uma situação requer equilíbrio de emoções, juntamente com autoconhecimento, e coerência na conclusão. 41
  42. 42. Buscar o auto conhecimento, e também a aptidão de análise própria e do outronão é fácil. Deve ser treinado constantemente, pelo profissional de SecretariadoExecutivo, o auto-controle emocional, de forma a atingir e demonstrar de maneiracoerente, a razão na análise realizada. O profissional deve considerar a necessidade da quebra de paradigmas paraobtenção de novos conhecimentos. Que todas as situações são passivas de resolução,cada uma com características diferentes. Sensibilizar-se racionalmente na identificaçãode diferenças de situações ajudará no desenvolvimento pessoal e interpessoal. Cada situação vivida pelo indivíduo será parte de um treinamento constante emhabilidades interpessoais que podem ser adquiridas, sendo importante para osprofissionais de Secretariado Executivo. Ao longo da vida, paradigmas são criados pelo indivíduo. Quebrá-los e manter oaprendizado por toda vida profissional é sempre uma escolha. 42
  43. 43. 10 Referências Bibliográficas:ABREU, Antônio Suárez. A Arte de Argumentar. Cotia (SP): Ateliê Editorial, 2003.CARVALHO, Antônio Pires. GRISSON, Diller ( Orgs.). Manual do secretariadoExecutivo. São Paulo: D’ livros editora, 2001.CHUN, Wei Choo; ROCHA Eliana. A organização do conhecimento. Sao Paulo:Editora SENAC 2003.FERREIRA, Aurélio Buarque de Holanda. Mini Aurélio, O Dicionário da LínguaPortuguesa. Curitiba: Editora Positivo, 6ª edição revista e atualizada, 4ª impressão,janeiro de 2005.GOLEMAN, Daniel. Inteligência Emocional. Rio de Janeiro: Objetiva, 1995.MAY, Rollo. O Homem à Procura de Si Mesmo. Vozes, Petrópolis: 11ª edição, 1985.MEDEIROS, João Bosco, HERNANDES Sonia. Manual da Secretária, Técnicas deTrabalho. São Paulo: Editora Atlas, 10ª edição, 2006.MONTALVÂO, Alberto. O Homem em Busca de Si Mesmo. São Paulo, Egéria, 4ªedição, 1975.MOSCOVICI, Felá: Desenvolvimento Interpessoal: Treinamento em Grupo. Rio deJaneiro: José Olympio, 2001.WALTON, Richard E.. Pacificação Interpessoal: Confrontações e Consultoria deuma terceira parte. São Paulo: Edgard Blucher LTDA, 1976, 1ª edição.WEISINGER, Hendrie. Inteligência Emocional no Trabalho. (EmotionalIntelligence at work). Rio de Janeiro: Objetiva, 1997..COM, ARTIGOS. A Secretária Executiva no processo de inteligência emocional.Disponível em: http://www.artigos.com/artigos/sociais/administracao/a-secretaria- 43
  44. 44. executiva-no-processo-de-inteligencia-emocional-319/artigo/ (Acessado 28 de agosto de2009)FENASEC, Código de ética do Profissional de secretariado, 1989. Disponível em:http://www.fenassec.com.br/codigo.htm, (Acessado em: 18 de março de 2009).UFBA, escola de administração. Disponível em:http://www.dasecretariado.ufba.br/histórco_da_profissão.htm, (Acessado em 15 de abrilde 2009).UNAMA, Universidade da Amazônia. Proposta de competências e qualificações pré-destinadas ao profissional de secretariado, 2009. Disponível em:http://www.unama.br/graduacao/cursos/SecretariadoExecutivo/downloads/guiaAcademicoSecretariadoExecBilingue2007.pdf, (Acessado em: 15 de março de 2009). 44

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