Este documento analiza la auditoría continua como una herramienta de control gubernamental aplicable a la evaluación de la gestión fiscal de la Secretaría de Administración y Finanzas de la Gobernación del estado Yaracuy. Se caracteriza la auditoría continua y se evalúa el sistema de control interno de la secretaría, identificando debilidades en las técnicas organizativas a pesar de contar con avanzada tecnología de información. Se recomienda aplicar la auditoría continua mediante el establecimiento de lineamientos organizativos que me
DESIGUALDAD PERMANENTE: EL ESTANCAMIENTO DE LA DISTRIBUCIÓN DE LA RIQUEZA.
Auditoria continua fccpv
1. Información Financiera, Gerencia y Control, Año 1
hhttttpp::
Información Financiera, Gerencia y Control, Año 1- Numero 3, Julio-Diciembre 2011
::////aauuddiittrriibbuuttaarriiaa..bbllooggssppoott..ccoomm
130
130
2. Información Financiera, Gerencia y Control, Año 1- Numero 3, Julio-Diciembre 2011
131
Auditoría continua herramienta de control en la
Gobernación del estado Yaracuy
Cruz, Jesús E.* y Gutiérrez, Rafael E.**
• Resumen:
En este trabajo se analiza la auditoría continua como herramienta
de control gubernamental aplicable a la evaluación de la gestión de la
Secretaría de Administración y Finanzas de la Gobernación del Estado
Yaracuy. La investigación se enmarcó dentro del tipo descriptiva y su
respectivo diseño de campo, no experimental y transaccional. Se
diseñó un instructivo de recolección de datos en forma de cuestionario
contentivo de 32 ítems. Una vez obtenida la información requerida, el
análisis permitió concluir que la secretaría de administración y finanzas
carece de técnicas fundamentales de organización, aunque posee
avanzada tecnología de información, por lo que se indicaron
recomendaciones organizativas tendientes a la futura aplicación de la
auditoría continua..
• Palabras Clave:
Auditoría Continua, Control Interno, Gestión Fiscal.
______________
* Contador Público, Magister en Gerencia de las Finanzas, especialista en Derecho Tributario.
jesuscruz2008@gmail.com
** Contador Público, Especialista en Auditoría. Auditor Interno de la Gobernación del estado
Yaracuy.
3. Información Financiera, Gerencia y Control, Año 1- Numero 3, Julio-Diciembre 2011
132
Continuous audit control tool in Yaracuy state
Government
Cruz, Jesús E.* y Gutiérrez, Rafael E.**
• Abstract:
This paper analyzes the continuous audit of government control as a
tool for assessment of the management of the Secretariat for
Administration and Finance, State Government Yaracuy. The
reserarch is part of the descriptive and the respective field design,
experimental and not transeccional. We designed and instructional
data collection which containing questionnaire of 32 items. Once the
required information, the analysis concluded that the administration
and finance secretariat lacks fundamental techniques of organization,
although information technology has advanced, so that organization
recomendations intended to indicate future implementation of
continuous auditing.
• Keywords:
Continuous auditing, internal control, fiscal management.
______________
* Contador Público, Magister en Gerencia de las Finanzas, especialista en Derecho Tributario.
jesuscruz2008@gmail.com
** Contador Público, Especialista en Auditoría. Auditor Interno de la Gobernación del estado
Yaracuy.
4. Información Financiera, Gerencia y Control, Año 1- Numero 3, Julio-Diciembre 2011
133
1. Introducción:
Tradicionalmente, el trabajo de los auditores sigue un patrón de análisis
retrospectivo, basado en una planificación de pruebas de las
transacciones. Por lo general las evaluaciones se hacen mucho después
de la ocurrencia efectiva de los hechos objeto de estudio. Sin embargo,
cada vez es más evidente que esta forma de trabajar ofrece un alcance
limitado, además tardío para proporcionar verdadero valor al desempeño
de la organización y al cumplimiento de metas y objetivos.
En la visión moderna las organizaciones públicas y privadas se enfrentan
a nuevos retos; entre ellos a clientes, proveedores, empleados y
relacionados más exigentes, lo cual les obliga a mantenerse en constante
renovación, para lograr una gestión basada en principios de eficacia,
eficiencia y economía. Surge entonces la necesidad de evaluar las
decisiones adoptadas en los distintos niveles jerárquicos, respecto de los
objetivos, metas, planes, políticas, estructuras, presupuesto, canales de
comunicación, sistemas de información, entre otros. A tal efecto se
presenta la auditoría continua como la herramienta de control que puede
ser integrada en diferentes funciones de la gestión de una organización.
La auditoría continua es el método utilizado para realizar verificaciones de
los controles y procedimientos de manera automática y frecuente. Este
esquema de trabajo solo es posible con el apoyo tecnológico y en
especial con las herramientas de análisis de datos. A través de este
sistema es posible realizar verificaciones en tiempo real o casi tiempo
real.
La auditoría continua funciona como una herramienta de gran utilidad
para las organizaciones, ya que es una forma eficaz de evitar posibles
irregularidades y malas praxis, observando en el área a evaluar, la
descripción de la deficiencia encontrada, las causas del problema, las
consecuencias de la debilidad y de ser posible su cuantificación, como
también los correctivos pertinentes de manera oportuna, en un breve
5. Información Financiera, Gerencia y Control, Año 1- Numero 3, Julio-Diciembre 2011
134
plazo. Otra perspectiva valiosa de la auditoría continua, es que brinda
seguridad a las organizaciones, ya que reciben respuestas rápidas de las
incidencias que tienen las operaciones en su gestión, como también sirve
de fuente para prevenir y descubrir errores y fraudes oportunamente.
Así mismo, su importancia radica en que sirve como base para realizar
una revisión óptima de los procesos de acuerdo con las normas de la
organización, lo que brindará una mejor distribución del trabajo. En lo
referente a los sistemas de información, ofrece sugerencias para mejorar
los procedimientos de trabajo para un adecuado uso de la información,
que a su vez, simplifica el tiempo y se logran resultados más eficaces.
En principio, la auditoría se orientaba hacia las necesidades internas de
las organizaciones, en cuanto a asegurar el manejo del dinero con
seguridad y el registro exacto de las transacciones; así como la revisión
de la precisión financiera y de los resultados de las operaciones que se
indican en los estados financieros, evitando o descubriendo los fraudes o
irregularidades en los mismos. Al día de hoy, la auditoría sigue en
evolución, por lo que además de dar fe sobre las operaciones pasadas, se
orienta a mejorar operaciones futuras a través de la formulación de
recomendaciones constructivas tendentes a aumentar la eficacia,
eficiencia y economía en el manejo de los recursos de la organización. Lo
que ha permitido a la auditoría a diversificarse en diferentes campos para
adaptarse a los cambios del entorno con la finalidad de satisfacer las
necesidades de la organización.
Actualmente, las organizaciones reconocen la función de auditoría, en
cualquiera de sus modalidades, como una actividad profesional asesora
de la alta dirección, en procura de garantizar la implementación oportuna
del sistema de control. La función de auditoría, es eminentemente
evaluativa. Esto explica por qué siempre debe entenderse como una
actividad de control a posteriori y selectiva. Cumple una función de control
preventivo a partir de la aceptación de la gerencia de las
recomendaciones de mejoramiento del sistema operativo y de vigilancia
de las actividades de la organización. Persistentemente engendra control
detectivo. Pero no se ocupa del control correctivo. Los procedimientos de
6. Información Financiera, Gerencia y Control, Año 1- Numero 3, Julio-Diciembre 2011
135
corrección de errores o inconsistencias, en general, deben ser realizados
por personal de línea y no de staff.
El objetivo general de esta investigación es analizar la auditoría continua
como herramienta de control gubernamental aplicable a la evaluación de
la gestión fiscal en la Secretaría de Administración y Finanzas de la
Gobernación del estado Yaracuy. Para lograrlo primero se caracteriza a la
auditoría continua como mecanismo de control, a efectos del análisis de
su aplicabilidad. Seguidamente, se evalúa el sistema de control interno
en la secretaría de administración y finanzas, con el propósito de la
determinación de debilidades y fortalezas. Posteriormente se Identifican
los soportes informáticos que utiliza para el procesamiento de la
información, en relación a su auditoría en tiempo real. Finalmente la idea
es el establecimiento de lineamientos para la aplicación de la auditoría
continua en la referida secretaría de la Gobernación del Estado Yaracuy.
En tal sentido, los informantes clave están integrados por diez personas
que representan parte del personal adscrito a la señalada secretaría:
Cuatro Directores y Seis Coordinadores
2. El Enfoque de la Auditoría Continua
Para Philip, Defliese y otros (1992), las auditorías continuas o periódicas
se presentan cuando el contador público visita a sus clientes con
intervalos frecuentes durante el período fiscal: una vez al mes, o con
mayor o menor frecuencia; y durante su visita pone al corriente todo el
trabajo de auditoría pendiente desde su visita anterior. Zabihollah,
Rezaee; Mcmickle, Peter L.; Sharbatoghlie, Ahmad, y Elam, Rick (2004),
definen la auditoría continua como “un proceso comprensivo de auditoría
electrónica que permite a los auditores dar cierto grado de seguridad en
relación con información continua generada simultáneamente, o muy poco
tiempo después de que dicha información sea revelada” (p. 16).
Según CRM Suite Overview (2000), empresa de auditoría continua de
sistemas, define de forma análoga el concepto, se auditan periódicamente
los sistemas de trabajo establecidos para llevar a cabo el proceso de
mantenimiento, incluyendo la utilización adecuada del software y su
aprovechamiento. Así siguen alcanzando los beneficios obtenidos;
establecen planes de acción específicos si se encuentran desviaciones de
7. Información Financiera, Gerencia y Control, Año 1- Numero 3, Julio-Diciembre 2011
136
sistema; genera reportes a la gerencia sobre la situación real de la función
de mantenimiento.
Para Mantilla (2003), la auditoría continua es un servicio de
aseguramiento en el que se elimina el tiempo entre la ocurrencia de los
eventos subyacentes a la materia sujeto particular de un cliente y la
emisión de la opinión de un auditor sobre la razonabilidad de las
representaciones que el cliente hace sobre la materia sujeto (p 662).
Además señala el autor que en una auditoría continua, los datos que
fluyen a través del sistema de un cliente se monitorean y analizan de
manera continua usando mecanismos integrados dentro del sistema. Las
excepciones a las reglas definidas por el auditor provocarán alarmas,
proveyendo comunicación al auditor en relación con cualesquier deterioro
o anomalía potencial dentro del sistema.
2.1. Beneficios de la Auditoría Continua.
Dentro de los beneficios que nos presenta la auditoría continua, podemos
mencionar los siguientes:
A. Introduce las prácticas más avanzadas en contabilidad.
B. Presenta reportes y auditorías con uso intensivo de la tecnología de la
información más desarrollada, sobre todo por el interés que existe
ahora en relación con la distribución electrónica de reportes de
negocios.
C. Los datos que fluyen a través del sistema de un cliente se monitorean
y analizan de manera continua usando mecanismos integrados dentro
del sistema.
D. Provoca un sistema de alarmas, proveyendo al auditor de cualquier
deterioro o anomalía potencial dentro del sistema.
E. Provee seguridad sobre la calidad y la credibilidad de la información
presentada.
F. Reduce significativamente el tiempo entre la ocurrencia de los hechos
económicos en el cliente y la opinión del auditor sobre estos hechos.
G. Reduce los costos de auditoría al permitir a los auditores hacer
pruebas aleatorias a una muestra más grande de las transacciones y
examinar los datos de una manera rápida y eficiente.
8. Información Financiera, Gerencia y Control, Año 1- Numero 3, Julio-Diciembre 2011
137
H. Mejora la calidad de las auditorías al permitir a los auditores
concentrarse más en el entendimiento de la organización y su
estructura de control interno.
I. Hace énfasis en los controles de carácter financiero.
J. La administración da mayor importancia a los controles internos.
2.2. Efectos del proceso de la auditoría continua en la
tradicional
La auditoría continua afecta el proceso tradicional de auditoría en diversas
formas. En primer lugar, es razonable esperar que el conocimiento del
auditor de los proceso de la organización debe incrementarse, para
asegurar la confiabilidad y relevancia de los documentos electrónicos,
registros contables y datos. El conocimiento de la estrategia de la
organización resulta importante para entender sus metas y objetivos y
para evaluar los riesgos relacionados y las actividades de control interno.
En segundo lugar, el auditor necesita entender el flujo de transacciones y
actividades de control relacionadas, que aseguren la validez y
confiabilidad de la información a través de un sistema de contabilidad en
tiempo real. En este sistema las transacciones son transmitidas,
procesadas y evaluadas electrónicamente y por lo tanto, el auditor debe
tener la seguridad de que esas transacciones no están siendo alteradas.
En tercer lugar, bajo la auditoría continua, el auditor debe utilizar un plan
de auditoría orientado hacia el control del riesgo, que busque
primordialmente la eficiencia y la efectividad de los controles internos del
sistema de contabilidad en tiempo real.
Finalmente, la auditoría continua exige que el auditor desarrolle sus
propias herramientas de auditoría de software, con capacidad para auditar
a través del computador o alternativamente adquirir paquetes de software
comercialmente disponibles. Estas herramientas y técnicas de auditoría
continua permiten al auditor valorar riesgos, evaluar controles internos y
llevar a cabo de manera electrónica una serie de procedimientos de
auditoría que incluyen: la extracción de datos, la obtención de información
para revisión analítica, extractos de libros mayores y registros contables,
selección de pruebas aleatorias de control y pruebas sustantivas para
9. Información Financiera, Gerencia y Control, Año 1- Numero 3, Julio-Diciembre 2011
138
identificar excepciones y transacciones inusuales y llevar a cabo
confirmaciones.
Adicionalmente, estas herramientas permiten al auditor salir de la visión
retrospectiva de auditoría para pasar a la visión de auditoría continua de
sistemas de contabilidad confiables e integrados, así como también de
controles internos adecuados y efectivos.
El desarrollo de una auditoría continua exige disponer de una
infraestructura tecnológica de información para acceder y obtener los
datos con formatos de diversos tipos y para archivar documentos a partir
de diferentes sistemas y plataformas. La toma de decisiones acertadas
depende en gran parte de la calidad y oportunidad de la información.
La información electrónica y digital es más oportuna, flexible, accesible,
transferible, transparente y puede ser más fácilmente organizada,
almacenada, sintetizada y recuperada que la información documental. Por
ello es que documentos de fuentes tradicionales como las órdenes de
compra, facturas y cheques están siendo reemplazados por datos
electrónicos. Los datos subyacentes a la contabilidad están en formatos
electrónicos, tales como las bases de datos, que pueden ser
substancialmente diferentes, en su estructura básica, a los libros diarios y
mayores convencionales y a otros informes.
2.3. Metodología de la Auditoría Continua
El desarrollo efectivo de una metodología de auditoría continua exige
crear una infraestructura tecnológica de información para acceder y
obtener los datos con formatos de diversos tipos y para archivar formatos
a partir de diferentes sistemas y plataformas. Este procedimiento conlleva
la estandarización de los datos obtenidos de una variedad de fuentes y
sistemas de datos. La estandarización de los datos constituye el aspecto
más complejo y retador en la construcción de una capacidad de auditoría
continua ya que los costos, complejidades y riesgos de que se
introduzcan errores y se duplique la información pueden crear grandes
obstáculos para el desarrollo de un análisis, tanto de la auditoría como de
las posibles soluciones.
10. Información Financiera, Gerencia y Control, Año 1- Numero 3, Julio-Diciembre 2011
139
Obtención de
definiciones de
Identificación de
elementos de los
Establecimiento de
acceso y
autorización de
datos.
Extracción de
datos con base a
Creación de
bancos de datos
Carga de datos y
creación de
Ejecución de
pruebas de
auditoría y
producción de
Definición de objetivos de
auditoría y descripción
Entendimiento
de los procesos
de la
Identificación de
los datos claves.
1 2 3
7 8 9
6 5 4
10
Figura Nº 1: Proceso de la Auditoría Continua
Fuente: Zabihollah, Rezaee; Mcmickle, Peter L; Sharbatoghlie, Ahmad, y Elam, Rick (2004).
En la figura Nº 1, se muestran las diversas fases en el desarrollo de una
capacidad de auditoría continua. Las fases están interrelacionadas y no
necesariamente en un orden lineal.
3. La Auditoría Interna en el Sector Público
De acuerdo con la Ley Orgánica de la Administración Financiera del
Sector Público en su artículo. 135 se define a “la auditoría interna como
un servicio de examen posterior, objetivo, sistemático y profesional de las
actividades administrativas y financieras de cada ente u órgano, realizado
con el fin de evaluarlas, verificarlas y elaborar el informe contentivo de las
observaciones, conclusiones, recomendaciones y el correspondiente
dictamen. Dicho servicio se prestará por una unidad especializada de
auditoría interna de cada ente u órgano, cuyo personal, funciones y
actividades deben estar desvinculadas de las operaciones sujetas a su
control”.
11. Información Financiera, Gerencia y Control, Año 1- Numero 3, Julio-Diciembre 2011
140
4. Conclusiones:
En relación con la caracterización de la auditoría continua como
mecanismo de control en la Secretaría de Administración y Finanzas de la
Gobernación del estado Yaracuy, a efectos del análisis de su
aplicabilidad, se pudo conocer lo siguiente:
• La Secretaría de administración y finanzas de la gobernación, no ha
sido objeto de evaluación mediante la aplicación de la auditoría
continua.
• El personal de la mencionada secretaría está convencido de que los
procedimientos llevados a cabo en la dependencia gubernamental
llevan al cumplimiento oportuno de las metas y objetivos programados.
• Un considerable número de empleados, opinan que no hay
parámetros para medir la eficacia y eficiencia de las actividades y
procesos ejecutados en la secretaría.
Respecto a la evaluación del sistema de control interno, con el propósito
de la determinación de debilidades y fortalezas, arrojó los siguientes
resultados:
• La misión y visión de la secretaría no se encuentran publicadas; a
pesar de estar formuladas, no están a la vista de empleados ni del
público en general, tal como lo recomiendan las tendencias actuales
en administración y gerencia.
• Carencia de herramientas fundamentales de organización, tales como
manuales de normas, cargos y procedimientos que orienten la
ejecución de las actividades en la secretaría.
• Se determinó la existencia de planes, proyectos, presupuestos o
programas en los cuales la Secretaría define y cuantifica sus objetivos.
En cuanto a la identificación de los soportes informáticos que utiliza la
Secretaría de Administración y Finanzas de la Gobernación del estado
Yaracuy para el procesamiento de la información, en relación a su
auditoría en tiempo real, los resultados indican que:
12. Información Financiera, Gerencia y Control, Año 1- Numero 3, Julio-Diciembre 2011
141
• La plataforma tecnológica existente cuenta con procesos adecuados
que permiten la operatividad de las aplicaciones en forma integrada,
esto proporciona información pertinente de manera oportuna para la
toma de decisiones y, a la vez, sirve de apoyo al proceso de la
auditoría continua.
• La secretaría de administración y finanzas trabaja con el denominado
Sistema Integrado Administrativo (SIA), el cual fue concebido en
función de un proceso deductivo que parte de la consideración del
“todo” de la administración financiera y se establecen módulos de
información que operan en forma coordinada, para lograr un sistema
integrado que permita elaborar por agregación los diferentes informes
que se requieran.
Por último, en lo relativo al establecimiento de lineamientos para la
aplicación de la auditoría continua en la dependencia gubernamental
analizada, se obtuvo lo siguiente:
• La gestión de la secretaría de administración y finanzas se evalúa a
través de la aplicación de auditorías que siguen un patrón de análisis
retrospectivo, basada en una planificación de pruebas de las
transacciones y tiempo después de la ocurrencia efectiva de los
hechos. Esta forma de evaluación ofrece un alcance limitado y tardío
para proporcionar verdadero valor al desempeño de la organización.
• Se observó que existe una disposición del personal de implementar
medidas o acciones correctivas y preventivas, que permitan lograr
mejoras en las herramientas de control utilizadas en el desarrollo de
sus actividades y funciones.
En resumen, la secretaría de administración y finanzas estudiada carece
de técnicas fundamentales de organización, por lo que se recomienda
establecer manuales de cargos, normas y procedimientos que sirvan de
apoyo técnico al personal para la ejecución de las funciones o tareas, al
igual que parámetros o indicadores que faciliten la evaluación de la
eficacia y eficiencia en el desarrollo de sus procesos. Igualmente, la
dependencia gubernamental debe implementar la auditoría continua o
periódica como mecanismo de control para evaluar la gestión fiscal, y de
esta forma aplicar correctivos pertinentes a corto plazo y de manera
13. Información Financiera, Gerencia y Control, Año 1- Numero 3, Julio-Diciembre 2011
142
oportuna, en tal sentido dispone con avances metodológicos como lo es la
tecnología de información para su aplicabilidad.
Referencias Bibliográficas:
Arens, Alvin & Loebecke, James K. (1996), Auditoria: un enfoque integral;
Prentice-Hall, 6ª. Ed. México.
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (2000). Gaceta
Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 5.453. Marzo 24.
Caracas, Venezuela.
Contraloría General de la República. (1996). Normas Generales de
Contabilidad del Sector Público. Gaceta Oficial Nº 36.100,
Resolución Nº 01-00-00-032.
_____. (1997). Normas Generales de Control Interno. Gaceta Oficial Nº
36.229, Resolución No. 01-00-00-015.
_____. (1997). Normas Generales de Auditoria de Estado. Gaceta Oficial Nº
36.229, Resolución No. 01-00-00-016.
_____. Informe de Gestión 2006 y 2007.
CRM Suite Overview (2000). Administración de Personal. Compañía
Editorial Continental, S.A. México.
Effy Oz. (2001). Administración de Sistemas de Información. Segunda
Edición. Editorial Thompson. México. .
Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela.
(1996).Principios de Contabilidad y las Normas y Procedimientos de
Auditoria de Aceptación General en Venezuela y Otras Publicaciones
Técnicas. Venezuela. Fondo Editorial del Contador Público.
Heffes, Ellen M. (2006). Financial Executive. Morristows Sept.. Tomo 22, Nº
7; Pág. 17.
Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público (2000).
Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela No. 37.029,
Septiembre 05, Caracas, Venezuela.
Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema
Nacional de Control Fiscal. (2001). Gaceta Oficial de la República
Bolivariana de Venezuela No. 37.347, Diciembre 17. Caracas.
14. Información Financiera, Gerencia y Control, Año 1- Numero 3, Julio-Diciembre 2011
143
Mantilla B. Samuel A. (2003), Auditoria 2005. Ecoe Ediciones, 2003.
Bogotá.
Mas, Jordi y Ramio Charles (1997). La Auditoria Operativa en la Práctica.
Ed. Alfa Omega.
Philip L, Defliese y otros. (1992). Auditoría. Montgomery. Ed. Limusa,
México.
Pricewaterhouse Coopers. (2006). Segundo Informe de 2006.
Sader (2003), Auditoria del Servicio: cómo medir y satisfacer las
necesidades del cliente. Ram Editores. Bogotá.
Shing-Han Li, Shi-Ming Huang, Yuah-Chiao G. Lin. (2007). The Journal of
Computer Information Systems. Stillwater. Tomo 48, Nº 1; Pag. 2 ..
Whittington, O. R y Pany, Kurt. (2000). Auditoria Un Enfoque Integral, 12ª.
Ed. Bogotá.
Yin, Robert K. (1994). Case Study Research: Desing and Methods. Sage
Publications, Thousand Oaks.
Zabihollah, Rezaee; Mcmickle, Peter L; Sharbatoghlie, Ahmad, y Elam,
Rick (2004). Auditoria continua: Construyendo Capacidades para una
auditoria automatizada. Revista Internacional Legis de Contabilidad &
Auditoría Nº 18, abril-junio. Bogotá. Documento publicado en inglés
como: “Continuous auditing: Building Automated Auditing Capability” en
Auditing: A Journal of Practice and Theory , march 2002, Vol. 21, Nº 1.