Este documento proporciona una introducción a las bases de datos, incluyendo definiciones de términos clave como datos, campos, registros, tablas, formularios, consultas e informes. Explica los tipos de datos en Access y conceptos como clave primaria y relaciones. También describe el propósito de un sistema de gestión de bases de datos y el lenguaje SQL, dando ejemplos de su uso.

1. Aprendiz: Jhon Mario Osorio Presentado a : Instructor Edison Morales Regional Norte de Santander SENA ADSI 151193

2. TEMA: Base de datos OBJETIVOS Conocer los conceptos básicos sobre las bases de datos Crear bases de datos para almacenar información en tablas. Crear formularios e informes por medio de los asistentes de diseño. Desarrollar consultas a la base de datos de acuerdo a criterios determinados.

3. TABLA DE CONTENIDO Defina los siguientes términos Dato Tipos de datos Información Sistema de información Archivo Carpeta Campo Registro Clave principal (Llave primaria) Entidad/Relación Qué es una base de datos? Donde se usan bases de datos? Ejemplos Que es un SGBD o DBMS? Ejemplos Que es una Tabla? Ejemplo Qué es un Formulario? Ejemplo Qué es una Consulta? Ejemplo Qué es in Informe? Ejemplo Qué es SQL? Comandos más usados. Ejemplos

4. A-Dato El dato es una representación simbólica (numérica, alfabética, algorítmica etc.), un atributo o una característica de una entidad, Puede significar un numero, una letra, o cualquier símbolo que representa una palabra, una cantidad, una medida o una descripción. En programación, un dato es la expresión general que describe las características de las entidades sobre las cuales opera un algoritmo.

5. B-Los diferentes tipos de datos de Access2000 son: Texto: cuando en el campo vamos a introducir texto, tanto caracteres como dígitos. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud máxima de 255 caracteres. Memo: se utiliza para textos extensos como comentarios o explicaciones. Tiene una longitud fija de 65.535 caracteres. Numérico: para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. Fecha/Hora: para la introducción de fechas y horas desde el año 100 al año 9999. Moneda: para valores de moneda y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo. Autonumérico: número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumérico no se pueden actualizar. Sí/No: valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado). Objeto OLE: Objeto (como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, gráficos, sonidos u otros datos binarios). Hipervínculo: Texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada como dirección de hipervínculo. Una dirección de hipervínculo puede tener hasta tres partes: Texto: el texto que aparece en el campo o control. Dirección: ruta de acceso de un archivo o página. Subdirección: posición dentro del archivo o página. Sugerencia: el texto que aparece como información sobre herramientas.Existeotra posibilidad que es la Asistente para búsquedas que crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Al hacer clic en esta opción se inicia el Asistente para búsquedas y al salir del Asistente, Microsoft Access establece el tipo de datos basándose en los valores seleccionados en él.

6. C-Información La información es un conjunto organizado de datos procesados, que constituyen un mensaje que cambia el estado de conocimiento del sujeto o sistema que recibe dicho mensaje.

7. D-Sistemas de información es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información, organizados y listos para su posterior uso, generados para cubrir una necesidad (objetivo). Todos estos elementos interactúan entre sí para procesar los datos dando lugar a información más elaborada y distribuyéndola de la manera más adecuada posible en una determinada organización en función de sus objetivos.

8. E-Archivo Un archivo o fichero informático es un conjunto de bits almacenado en un dispositivo. Un archivo es identificado por un nombre y la descripción de la carpeta o directorio que lo contiene, Los archivos informáticos facilitan una manera de organizar los recursos usados para almacenar permanentemente datos en un sistema informático. Un archivo de datos informático normalmente tiene un tamaño, que generalmente se expresa en bytes; en todos los sistemas operativos modernos, el tamaño puede ser cualquier número entero no negativo de bytes hasta un máximo dependiente del sistema.

9. F-Carpeta o directorio En informática un directorio es un contenedor virtual en el que almacenar una agrupación de archivos de datos y otros subdirectorios, atendiendo a su contenido, a su propósito o a cualquier criterio que decida el usuario.Técnicamente el directorio almacena información acerca de los archivos que contiene En el entorno gráfico de los sistemas operativos modernos, el directorio se denomina metafóricamente carpeta y de hecho se representa con un icono con esta figura. Esta imagen se asocia con el ambiente administrativo de cualquier oficina, donde la carpeta de cartón encierra las hojas de papel (representando a los archivos de datos) de un expediente.

10. G. Campo En informática, un campo es un espacio de almacenamiento para un dato en particular. En las bases de datos, un campo es la mínima unidad de información a la que se puede acceder; un campo o un conjunto de ellos forman un registro, donde pueden existir campos en blanco, siendo éste un error del sistema. En las hojas de cálculo los campos son llamados celdas. La mayoría de los campos tienen atributos asociados a ellos. Por ejemplo, algunos campos son numéricos mientras otros almacenan texto, también varía el tamaño de estos. Adicionalmente, cada campo tiene un nombre.

11. H. Registro En informática, o concretamente en el contexto de una base de datos relacional, un registro (también llamado fila o tupla) representa un objeto único de datos implícitamente estructurados en una tabla. En términos simples, una tabla de una base de datos puede imaginarse formada de filas y columnas o campos.También Un registro es un conjunto de campos que contienen los datos que pertenecen a una misma repetición de entidad. Se le asigna automáticamente un número consecutivo (número de registro) que en ocasiones es usado como índice aunque lo normal y práctico es asignarle a cada registro un campo clave para su búsqueda.

12. I. Clave principal (Llave primaria) La clave o llave principal es una manera de identificar de forma única a cada registro de una tabla, así que Access verificará que no se repitan los valores de los campos de la clave principal. La clave principal puede formarse con uno o más campos, generalmente no más tres.

13. J.Entidad/Relación La entidad y la relación permiten mantener la integridad de la base de datos y evitar la redundancia de los datos, también es para q la información sea clasificada en diferentes tablas según sea la información q la contenga, Una entidad puede ser un objeto con existencia física como: una persona, un animal, una casa, etc. (entidad concreta); o un objeto con existencia conceptual como: un puesto de trabajo, una asignatura de clases, un nombre, etc. (entidad abstracta). Una relación tiene sentido al expresar las entidades que relaciona. En el ejemplo anterior, un huésped (entidad), se aloja(relación) en una habitación (entidad).

14. 2.Qué es una base de datos?

15. Se entiende por una base datos a una colección de datos que al manipularlos o analizarlos nos dará como resultado cierta información importante para los usuarios de la misma. Las bases de datos permiten organizar la información en tablas y relacionarlas de forma lógica con la idea de poder formular preguntas para obtener información, las cuales son llamadas consultas.

16. 3.Donde se usan bases de datos? Ejemplos Imaginémonos que tenemos una empresa y nuestros clientes se registran para comprar nuestros productos, ¿dónde guardamos los datos de nuestros clientes? Pues la respuesta es una base de datos. Ahora imaginémonos más que eso, imaginémonos que los productos de nuestra empresa van variando, y que cada cliente puede elegir uno de esos productos, pues ahora además de guardar nuestros clientes necesitaremos poder guardar nuestros productos, que podamos poner o quitar productos con un panel de administración, y que se relacionen con los clientes.

17. 4.Que es un SGBD o DBMS? SGBD: Sistemas de Gestión de Bases de Datos. Los sistemas de Gestión de Bases de Datos, son aplicaciones que permiten a los usuarios definir, crear y mantener la base de datos y proporciona un acceso controlado a la misma. Los SGBD es la aplicación que interactúa con los usuarios de los programas de aplicación y la base de datos.

18. 5.Que es una Tabla? Ejemplo

19. Tabla en las bases de datos, se refiere al tipo de modelado de datos, donde se guardan los datos recogidos por un programa. Su estructura general se asemeja a la vista general de un programa de Hoja de cálculo. Las tablas se componen de dos estructuras: Registro: es cada una de las filas en que se divide la tabla. Cada registro contiene datos de los mismos tipos que los demás registros. Ejemplo: en una tabla de nombres y direcciones, cada fila contendrá un nombre y una dirección. Campo: es cada una de las columnas que forman la tabla. Contienen datos de tipo diferente a los de otros campos. En el ejemplo anterior, un campo contendrá un tipo de datos único, como una dirección, o un número de teléfono, un nombre, etc.A los campos se les puede asignar, además, propiedades especiales que afectan a los registros insertados. El campo puede ser definido como índice o autoincrementable, lo cual permite que los datos de ese campo cambien solos o sean el principal indicar a la hora de ordenar los datos contenidos. Cada tabla creada debe tener un nombre único en la cada Base de Datos, haciéndola accesible mediante su nombre o su seudónimo (Alias) (dependiendo del tipo de base de datos elegida). La estructura de las tablas viene dado por la forma de un archivo plano, los cuales en un inicio se componían de un modo similar.

20. Ejemplo: Tenemos una empresa pública donde los puestos de trabajo están regulados por el Estado, de modo que las condiciones salariales están determinadas por el puesto. Se ha creado el siguiente esquema relacional EMPLEADOS(nss, nombre, puesto, salario, emails) con nss como clave primaria.

21. 6.Qué es un Formulario? Ejemplo

22. Un formulario permite al usuario introducir datos los cuales son enviados para ser procesados. Los formularios se parecen a los formularios de papel porque los internautas llenan dichos formularios usando casillas de selección, botones de opción, o campos de texto.Por ejemplo, los formularios pueden ser usados para introducir datos de envío o datos de una tarjeta de crédito con el objetivo de solicitar un producto o bien ser utilizada para solicitar datos (p. ej., al buscar en un motor de búsqueda).Además de servir como plantillas para nueva información, los formularios también pueden ser usados para consultar y mostrar información existente en forma similar a los formularios de combinación de correspondencia, incorporando las mismas ventajas. La separación entre la estructura y los datos subyacentes de un mensaje permite a ambos variar independientemente. El uso de formularios para este propósito evita los problemas asociados con la creación explícita de páginas web separadas para cada registro en una base de datos.

23. 7.Qué es una Consulta? En base de datos, una consulta es el método para acceder a los datos en las bases de datos. Con las consultas se puede modificar, borrar, mostrar y agregar datos a una base de datos. Para esto se utiliza un lenguaje de consultas. El lenguaje de consultas más utilizado en bases de datos es el SQL (StructuredQueryLanguage).Técnicamente hablando, las consultas a una base de datos se realizan a través de un lenguaje de manipulación de datos (DML – Data ManipulationLanguage). SQL es un lenguaje DML, pero además posee otras características de otros lenguajes. Por ejemplo, permite también crear bases de datos.

24. 8.Qué es in Informe? Ejemplo Los informes nos sirven para realizar listados por impresoras de los datos de una tabla. Estos listados se pueden personalizar o bien utilizar un asistente (parecido al de los formularios)De hecho, la función de los informes y los formularios es muy parecida: mejorar el aspecto de la tabla con colores, fondos, etc. La única diferencia, prácticamente, es que los formularios se utilizan para trabajar con la tabla en pantalla y los informes para realizar listados en la impresoraEjemplo:Para analizar los datos o presentarlos de cierta manera al imprimirlos, cree un informe. Por ejemplo, puede imprimir un informe que agrupe datos y calcule totales, y otro informe de datos diferentes con formato para imprimir etiquetas postales.

25. 9.Qué es SQL? Comandos más usados. El lenguaje de consulta estructurado o SQL (por sus siglas en inglés structuredquerylanguage) es un lenguaje declarativo de acceso a bases de datos relacionales que permite especificar diversos tipos de operaciones en éstas. Una de sus características es el manejo del álgebra y el cálculo relacional permitiendo efectuar consultas con el fin de recuperar de una forma sencilla información de interés de una base de datos, así como también hacer cambios sobre ella.

26. Comandos más usados

27. Fin