Managing Director Deltek Benelux over de uitdagingen in projectgestuurde organisaties

1. Integrale project- en resourceplanning succesfactor in dienstensector
Veel dienstverlenende organisaties die projecten uitvoeren, hebben nog steeds problemen met de verdeling
van mensen en middelen over hun project- en lijnactiviteiten. Mensen worden meer dan honderd procent
ingepland doordat de organisatie er niet in slaagt actuele informatie beschikbaar te stellen per afdeling,
vestiging of land. Tegelijkertijd is er geen actueel inzicht in kosten en voortgang. Een werkwijze die vanzelf­
sprekend onvoldoende is voor bedrijven die veel projecten uitvoeren met medewerkers die verschillende
achtergronden hebben en uit verschillende bedrijfsonderdelen moeten komen. Een geïntegreerde project­
en resourceplanning is dan ook een 'must', wil een projectorganisatie succesvol zijn. Softwareondersteuning
helpt daarbij.
n 2010 publiceerde d e Aberd ee n Group d e uitkomst e n lieten ve rd e r een jaa rlijkse stij g ing van 37 proce nt in d e
van ee n o nderzoek I naa r succesfactoren va n projec ten win s tgeve ndh e id van hun projec ten zieh .
in de djenstverlenende sector. De researc ho rgani sa ti e
interviewde vertegenwoordigers van 315 organisaties ove r UL
hun projeclrcsultaten e n d e male waarin zij gebruikmaken De o nd e rzoeke rs van d e Abe rdee n G ro up s te ld e n vast dat
van projectmanagementsoftware. Op basis van d e uitko m­ bijna dri e kwart van de succesvo ll e organisati es so ftwa re
s te n van dit onderzoek s te ld e de Aberdeen Croup ee n inzet voo r de integratie van proj ectplanning e n reso urcc ­
aantal karakte risti e ke n vast van orga ni sa ties di e bovenge ­ planning. Bij 57 proce nt van d eze o rgani sat ies zijn d eze
middeld presteerden op prOj ec tgeb ied. Deze ' bes t in oplossingen verpl aats t van d e desktop (l ees: Excel) na ar
class'-orga nisaties slaagden e rin om 91 proce nt van de het ni vea u van d e organisati e a ls geheel. Verder heeft 53
proj ec te n op tijd of ee rd e r o p te leve ren e n rondden 96 pro ce nt van d e o rga ni sa ti es ze lf bes t practices voor
proce nt vao de projec te n binn e n budge t af. Voor d e projec tm a nage me nt ged e fini ee rd e n ge d oc umentee rd.
pro jecte n di e niet binn e n budget worde n afgerond . was de Deze c ijfers geven aan dat e r du s meerwaarde is te
ge midd e ld e ove rrun zeve n proce nt. Deze organi sa ti es realis e re n d oor h e t in gebruik ne me n van een bed rijfs­
brede applicatie voor plannin g. sc he dulin g. managem e nt
en rappo rtage: e n kostprijsberekening. En dit is nu precies
het te rre in va n Enterpri se Reso urce Planning (ERP) voor
proj ec torga n isa ti es .
E f:.VCEG [W A E
De traditionele bedri jfsin.forillali esystem en zijn voo ral
gericht op d e produ c tie- en logist ie ke activiteiten van
organisaties di e werken me t l)ts ieke produ c te n. Softwaresy­
stemen ter o nd e rsteunin g van onder me er produ ctieplan ­
ning, route rIng van grondstoffen. halffabricaten en
e indprodu c te n, bill -of-materials en MRP-be re ke ningen voor
materia a lb e hoeften, Deze oplossingen zijn vee l minder
AUTEUR "11"
gesc hikt 0111 proj ec tgestuurde orga nisati es te onderste un en
ma naging director van Oeltek Benelux.
bij proj ec tman age ment. Da a ro m zijn e r de afgelopen jaren
ontwikkelaar en leverancier van geïntegreerde
spec ifiek voo r d eze sector o ntwikkeld e sys temen o p de

2. onderstenen van de hele projectcyclus. Voorbeelden van die met één druk op de knop mogelijk is. Alle informatie is
functionaliteit zijn: ondersteuning van projectstructuren immers al in het acquisitieproces verzameld en beschreven
(WBS), projectbudgettering, uren- en onkostenregistratie, en dus eenvoudig om te zetten naar een concreet project­
bepaling van OHW-posities in projecten en project- en plan, inclusief bijhorend budget, projectfasering en andere
resourceplanning die ~olledige geïntegreerd is met de finan­ relevante gegevens. Dit zorgt niet alleen voor tijdwinst maar
ciële administratie van de organisatie. reduceert ook de foutgevoeligheid die onlosmakelijk
verbonden is met niet-geïntegreerde informatiesystemen.
Die integratie heeft in alle fasen van een project potentiële
meerwaarde. Dat begint al in de acquisitiefase. Iedere
projectorganisatie onderkent het belang van een goede Integralie met resourceplanning van de staande organisatie
budgettering tijdens de acquisitie. Er zijn echter weinig is een ander wezenlijk onderdeel van een ERP-systeem voor
organisaties die gebruikmaken van de kennis die ze eerder projectorganisaties. Projecten staan of vallen met voldoende
op dit vlak hebben opgebouwd. Een specifiek ERP-systeem beschikbaarheid van de juiste medewerkers op het juiste
voor projectondersteuning helpt hierbij. door eerdere moment. Het maken van een juiste toekenning van de juiste
budgetten en werkelijk gerealiseerde gegevens besch ikbaar mensen aan een groot aantal trajecten is een complexe
te stellen. Uiteraard is dit een uitstekend hulpmiddel bij het puzzel en het onvolledig oplossen van deze puzzel kan een
maken van scherpe en tevens realistische begrotingen. organisatie veel geld kosten. Een verhoging van de gemid­
delde bezettingsgraad met één procent leidt in een bedrijf
UITVOE NG met honderd factureerbare medewerkers al gauw tot een
In veel bedrijven ligt er een duidelijke scheiding tussen de toename van de omzet met tenminste honderdduizend euro.
acquisitie en de uitvoering van een project. In veel gevallen Bij gelijkblijvende kosten is eenzelfde effect op de winst
moet een financiële administratie een project na gunning voor belasting te verwachten.
aanmaken, voordat medewerkers hun uren en kosten De impact van resourceplanning gaat overigens nog verder.
kunnen boeken. Bij sommige organisaties gaan daar dagen Bij de projectmanager is immers op elk moment bekend of
en soms zelfs weken overheen. Dat is onwenselijk en ook er voldoende medewerkers 7.ijn om het project conform
onnodig, omdat dit met een geïntegreerd systeem feitelijk afspraak uit te voeren. Hij of zij wordt dus niet achteraf >

3. r---------.-------------------.--------------------------------,----------------------------, ~
PRESSURES ACTIONS CAPABILITIES ENABLERS
- Projectplanning
- Projectbeheer en projectuitvoering geïntegreerd
- Projectmanagement en rapportering
en gecoördineerd met klantenservice- en
- Meer - Vaststellen en implemente ­ - Projectkostencalculatie
delivery-organisatie
concurrentie Jen van standaard project­ - Samenwerkingstools
- Business development en projectmanagers
- Lagere methodologie op basis van - Offertetraject
werken samen aan reële klantverwachting
prijzen best practices - Contractmanagement
- Beslissers worden in realtime op de hoogte
- Lagere - Investeren in technologie - Workflow-automatisering
! gehouden van voortgang en kunnen meteen
marges voor het olldersteunen van - Onderaannemerbeheer
ingrijpen bij verstoringen
projecten - Documentmanagement
- Realtime inzicht in alle kosten
- Change management en controle
- Continue monitoring van klanttevredenheid
- Servicemanagement
I 1
P/CE-raamwerk: samenh.3Ilg 11(1 overzicht van mogrlijke actl~ L'n potenUele voordelen van tedJnulogl lruel hij liet (1.].lr e 'n i oger niveau til! n Voln d
projeclactlvlleiten. (Bron: Ah, e<n Group, 2010)
> verrast omdat te weinig voortgang is geboekt als gevolg van ERP-oplossing is dit door de proje c tmedewerkers zelf te
te weinig medewerkers. En mocht de planning aantonen dat sturen op basis van voortgangsrapportages. Wanneer alle
er behoefte is aan extra capaciteit, dan biedt de resource ­ activiteiten van een fase gereed zijn, krijgt de projectmana ­
planning uitkomst door aan te geven welke andere mede ­ ger de melding dat de factuur verstuurd kan worden en leidt
werkers wel beschikbaar zijn. een worknow tot het informeren van de financiële afdeling.
Projectplanning kan dus niet zonder resourceplanning en MWE k
anderso m. Het is niet mogelijk een goede resourceplanning Is een specifiek voor projectorganisaties bedoeld ERP­
op te stellen zonder te weten welke activiteiten in welke systeem zaligmakend? Nee, maar het is wel een heel goede
projecten een organisatie moet faciliteren. Ook kan een stap in de juiste richting. Het maakt projecten inzichtelijk
onderneming geen goede activiteitenplanning maken als zij en zorgt ervoor dat de juiste informatie besc hikbaar is om
niet weet of medewerkers van het juiste niveau beschikbaar tijdig beslissingen te kunnen nemen. Het helpt bij het
zijn om die planning ook te realiseren. De beschikbaarheid eenduidig vastleggen van alle informatie en zorgt voor
van een module voor de resourceplanning binnen ERP biedt rappo rtage aan belanghebbenden. Het is een noodzakelijke,
hiervoor de vereiste informatie. maar geen allesbepalende voorwaarde voor succes. In het
eerder aangehaalde onderzoeksrapport van Aberdeen
BIJZONDE. E UITO GINGfN Group pres enteert het onderzoeksbureau een raamwerk
In bijzondere si tuaties, zoals het huidige ec ono mische voor organisaties die hun projectactiviteiten naar een hoger
klimaat, wordt het belang van ERP voor het projectmanage ­ plan willen brengen. Dit PACE-raamwerk (zie tabel) biedt
ment nog eens extra onderstreept. De marges staan onder een samenhangend overzicht van de acties die mogelijk zijn
druk, waardoor professionele dienstve rleners extra scherp en de potentiële voordelen van de in ze t va n technologie.
moeten zi jn in hun projectuitvoering. Kleine marges laten
immers weinig ruimte voor het maken van fouten . In zo'n ·oeus EN ~lICHT
situatie is het van belang dat een organisatie voortdurend Om een optimaal presterende projectenorganisatie te
op de hoogte is van de actuele financiële stand van zaken in realiseren, zijn focus en inzicht onmisbaar. Het is dus altijd
elk van de projecten. zaak om heldere doelstellingen te formuleren en te zorgen
voor inzicht in de planning en resources. Dit is vooral voor
UP-TO OA E INFORMA~JEVOO JENI G grotere organisaties een uitdaging, omdat hier toch vaak in
Dit voorbeeld is nog verder door te voeren. Een effect van kleine koninkrijkje s wordt gewerkt waarin lokale managers
het huiçlige economische klimaat is de teruggelopen zich richten op lokale resultate n. Met een omvattend
beschikbaarheid van kredietruimte. Het is daarmee voor ERP-systeem is dit te voorkomen. Een ERP-systeem specifiek
organisaties extra belangrijk om op hun werkkapitaal te voor projectenorganisaties helpt organisaties om sneller
letien. In het geval van projecten op basis van nacalculatie is beslissingen te nemen op basis van actuele gegevens e n
het beschikken over up-to-date inzicht in gewerkte uren en stuurinformatie. Afwachten hoe een project verlopen is en
gemaakte onkosten essentieel voor een snelle en accurate of er daadwerkelijk geld mee verdiend is, is daarmee
facturatie aan de klanten. verleden tijd. Realtime inzicht in de projecten komt hiervoor
in de plaats en daarmee een ma ximale kans op een
Een ERP-systeem zorgt voor een directe koppeling tussen succesvol project. <
deze uren en onkosten en de facturatie aan de klanten . In
een project op basis van een vaste prijs geldt dat het
afronden van een bepaalde projectfase reden is voor
facturatie aan de klant. Zonder ERP-oplossing moet een NOT[
;;;1 i h· 1 n ;, ; I~