Manual para Modelagem
       de Processos

 Alice Gonçalves Santos, Fernanda Garcia Santos, Filipe Antonio Teles
Mendes, G...
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                      Motivação
• A Residência – idéia inicial

• Modelagem de Processos de Negócio – BPM1
...
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                 Plano de Projeto


• Padronização

• Escolha de Ferramenta

• Metodologia




            ...
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                    Padronização


• Objetivo: apoiar a equipe de modelagem na
  definição de padrões a sere...
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           Escolha de Ferramenta


• Objetivo: apoiar a organização na avaliação e
  escolha de uma ferramen...
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Metodologia - Etapas




                                6
Emoldurar Processos
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         Etapa 1 – Emoldurar Processos
•   Objetivo: entender o contexto dos processos através de
    uma document...
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               Modelo de Objetivos


• Objetivo: descrever os objetivos da empresa e
  todas as questões associad...
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             Modelo de Objetivos
  O modelo de objetivos está dividido em duas
  etapas:

• Diagrama: mostra os ob...
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    Construir o Mapa Geral do Processo
• Descrição: obter um esboço dos processos da
  organização e seus relacion...
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          Mapa Geral de Processos


• Descrição: mapear as atividades de negócio da
  organização.

• Mapear os pr...
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          Mapa Geral de Processos


• O mapeamento de processos define claramente
  como funciona os macros e sub-...
Compreender Processo AS IS
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          Etapas do Processo AS-IS
•   Preparação da modelagem;

•   Descrição da equipe envolvida no proce...
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           Preparação da Modelagem
• Objetivo: obter os subsídios         necessários      ao
  processo de...
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         Preparação da Modelagem
• Documentos Gerados
  – Documento de Preparação
    • Utiliza o Template ...
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     Descrição da Equipe Envolvida no
                 Processo
• Objetivo: Escolher os participantes dos pro...
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    Descrição da Equipe Envolvida no
                Processo
• Documentos Gerados
  – Documento de descrição...
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             Construção de Diagramas

• Objetivo: Construir diagramas que representem o
  processo da empre...
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               Diagrama Handoff

• Objetivo: Possibilitar uma visão geral dos
  processos envolvidos em uma...
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               Diagrama Handoff

• Componentes(continuação):
  – Representação em raias dos participantes d...
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                Diagrama Handoff
• Construção do Diagrama de Handoff
  – 1ª Abordagem
     • Identificar os...
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               Diagrama Handoff
• Construção do Diagrama de Handoff
  – 2ª Abordagem
     • Identificar Pro...
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               Diagrama de Fluxo
• Objetivo: Detalhar a execução das principais
  partes do processo, tendo...
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                Diagrama de Fluxo
• Questionamentos
  –   O que faz esse passo prosseguir?
  –   Quem mais ...
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            Diagrama de Atividades
• Objetivo: Descrever partes do processo que são
  confusas e/ou problem...
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           Avaliação do Modelo Obtido
• Objetivo: Garantir a consistência dos modelos
  gerados para trabal...
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          Avaliação do Modelo Obtido
• Documentos Gerados
  –   Termo de validação de diagrama;
  –   Termo...
Projetar o Processo Desejado (TO BE )
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        Projetar o Processo Desejado
• Objetivo:

   Definir a decisão a ser tomada em relação aos
   processos id...
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       Projetar o Processo Desejado
• Melhorar o processo: prever alterações
  estruturais nos processos identific...
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       Projetar o Processo Desejado
• Abandonar e criar um novo processo: visa
  alteração radical ao criar proces...
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      Decidir quanto a uma abordagem
• Objetivo:

   Orientar a organização na decisão a respeito da melhor
      ...
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     Decidir quanto a uma abordagem

• Documentos gerados:
    Utiliza o Template 08 (Reunião);
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  Definir características do processo desejado

• Objetivo:
      Analisar a criação de novos processos, tendo
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  Definir características do processo desejado

• Características:

    Geração e documentação de idéias;

    Esc...
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  Definir características do processo desejado

• Documentos gerados:
    Utiliza   o   Template   02   (Entrevist...
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     Viabilidade do Processo Desejado

• Objetivo:
 Verificar a viabilidade da implantação do processo.



• Carac...
Conclusão
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                 Aprendizado
• Consolidando os conceitos de modelagem de
  processos de negócio

• Base for...
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                  Dificuldades
• Lidar com pessoas, trabalhar em equipe

• Gerenciar as versões

• Falta de...
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              Trabalhos futuros
• Aplicar a metodologia para os estudos de caso
  DCC/CPD.

• Extender a me...
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Manual ou Metodologia para Modelagem de Processos Usando Business Process Management BPM

  1. 1. Manual para Modelagem de Processos Alice Gonçalves Santos, Fernanda Garcia Santos, Filipe Antonio Teles Mendes, Gisélia Magalhães Cruz, Jaguaraci Silva, João Vitor Vilas Boas de Freitas, Menandro Ribeiro Santana e Saulo Oliveira Pastor
  2. 2. 20:25 18:21 Motivação • A Residência – idéia inicial • Modelagem de Processos de Negócio – BPM1 • Importância do uso de metodologia – Reformulação da idéia inicial • Generalizando (Metodologia, padronização, plano de projeto) 2
  3. 3. 20:25 18:21 Plano de Projeto • Padronização • Escolha de Ferramenta • Metodologia 3
  4. 4. 20:25 18:21 Padronização • Objetivo: apoiar a equipe de modelagem na definição de padrões a serem seguidos durante determinadas etapas definidas na Metodologia base para o processo de modelagem de processos. • A padronização visa apoiar os seguintes aspectos: – Nomenclatura; – Notação dos elementos a serem usados na modelagem; – Posicionamento dos elementos ; – Nível de detalhamento para a modelagem e quantidade de passos para um processo específico. 4
  5. 5. 20:25 18:21 Escolha de Ferramenta • Objetivo: apoiar a organização na avaliação e escolha de uma ferramenta de modelagem de processos que esteja de acordo com o escopo do projeto definido pela organização. 5
  6. 6. 20:25 18:21 Metodologia - Etapas 6
  7. 7. Emoldurar Processos
  8. 8. 18:21 Etapa 1 – Emoldurar Processos • Objetivo: entender o contexto dos processos através de uma documentação detalhada da organização, possibilitando uma visão geral dos seus processos e atividades. • Atividades: 1. Documentar a missão, estratégia, metas e objetivos da organização; 2. Preparação da Modelagem; 3. Descrever as metas dos processos e o ambiente; 3.1. Modelo de Objetivos 4. Construir o Mapa Geral do Processo 4.1. Estrutura Organizacional 4.2. Mapa Geral de Processos
  9. 9. 18:21 Modelo de Objetivos • Objetivo: descrever os objetivos da empresa e todas as questões associadas para atingi-los. • Preocupa-se com os seguintes aspectos: 1. Quais os objetivos mais importantes e as prioridades desses objetivos; 2. Como cada objetivo é relacionado aos outros e quais problemas dificultam a realização das metas.
  10. 10. 18:21 Modelo de Objetivos O modelo de objetivos está dividido em duas etapas: • Diagrama: mostra os objetivos hierarquicamente, focando nos relacionamentos e prioridades além de identificar os problemas associados aos mesmos ; • Documento: descreve detalhadamente os objetivos identificando além dos problemas, os atores e processos associados, finalidade e grau de criticidade.
  11. 11. 18:21 Construir o Mapa Geral do Processo • Descrição: obter um esboço dos processos da organização e seus relacionamentos. • Estrutura Organizacional Organização da empresa é a ordenação e o agrupamento de atividades e recursos, visando o alcance de objetivos e resultados estabelecidos. (Djalma, 1990).
  12. 12. 18:21 Mapa Geral de Processos • Descrição: mapear as atividades de negócio da organização. • Mapear os processos internos é uma atitude que permite que a empresa se torne mais competitiva, otimizando o tempo e alcançando melhores resultados.
  13. 13. 18:21 Mapa Geral de Processos • O mapeamento de processos define claramente como funciona os macros e sub-processos, seus relacionamentos, quem realiza cada atividade e quando. • Relacionamento: 1:M - M:1, M:M - M:1 ou 1:M - M:M.
  14. 14. Compreender Processo AS IS
  15. 15. 20:25 18:21 Etapas do Processo AS-IS • Preparação da modelagem; • Descrição da equipe envolvida no processo; • Construção de diagramas; • Avaliação do modelo obtido. 15
  16. 16. 20:25 18:21 Preparação da Modelagem • Objetivo: obter os subsídios necessários ao processo de modelagem. • Atividades: – Coletar documentos; – Definir sala dos consultores da modelagem; – Definir equipe de entrevistadores; – Definir número de entrevistadores; – Definir número de entrevistados por entrevista; – Definir local e duração das entrevistas. 16
  17. 17. 20:25 18:21 Preparação da Modelagem • Documentos Gerados – Documento de Preparação • Utiliza o Template 07 – Documento de Recursos • Utiliza o Template 11 17
  18. 18. 20:25 18:21 Descrição da Equipe Envolvida no Processo • Objetivo: Escolher os participantes dos processos da empresa que serão colaboradores da equipe de modelagem. • Atividades: – Coletar informações referentes a cada um dos participantes dos processos; – Analisar as informações coletadas; – Designar funções aos escolhidos. 18
  19. 19. 20:25 18:21 Descrição da Equipe Envolvida no Processo • Documentos Gerados – Documento de descrição da equipe • Utiliza o Template 06. 19
  20. 20. 20:25 18:21 Construção de Diagramas • Objetivo: Construir diagramas que representem o processo da empresa de forma detalhada. • Diagramas Gerados – Handoff; – Fluxo; – Atividades. 20
  21. 21. 20:25 18:21 Diagrama Handoff • Objetivo: Possibilitar uma visão geral dos processos envolvidos em uma determinada tarefa, dando ênfase aos envolvidos (atores) no procedimento. • Componentes: – Evento Inicial; – Evento Final; 21
  22. 22. 20:25 18:21 Diagrama Handoff • Componentes(continuação): – Representação em raias dos participantes do processo; – Operadores Lógicos: • Fluxos alternativos; • Fluxos concorrentes; – Decisões de processo; – Loops significantes; 22
  23. 23. 20:25 18:21 Diagrama Handoff • Construção do Diagrama de Handoff – 1ª Abordagem • Identificar os atores do processo; • Identificar evento inicial; • Identificar a seqüência de interação dos atores com o processo; • Validar o diagrama a partir da criação de cenários. 23
  24. 24. 20:25 18:21 Diagrama Handoff • Construção do Diagrama de Handoff – 2ª Abordagem • Identificar Processos (brainstorming); • Identificar e criar diagrama com a seqüência de execução dos processos; • Agrupar, no diagrama, os passos executados seqüencialmente por um mesmo ator em um único passo; • Validar o diagrama a partir da criação de cenários. 24
  25. 25. 20:25 18:21 Diagrama de Fluxo • Objetivo: Detalhar a execução das principais partes do processo, tendo como base o diagrama Handoff. • Componentes: – Componentes do diagrama de Handoff; – Mecanismos de Handoff; – Fluxo de Dados; – Mídia Usada. 25
  26. 26. 20:25 18:21 Diagrama de Fluxo • Questionamentos – O que faz esse passo prosseguir? – Quem mais está envolvido nesse passo? – O nome desse passo reflete o seu resultado? – Todas as saídas são representadas? – No caso de um Handoff, como o trabalho é passado adiante? 26
  27. 27. 20:25 18:21 Diagrama de Atividades • Objetivo: Descrever partes do processo que são confusas e/ou problemáticas. • Componentes: – Recursos; – Custos; – Sistemas; – Etc. 27
  28. 28. 20:25 18:21 Avaliação do Modelo Obtido • Objetivo: Garantir a consistência dos modelos gerados para trabalhar com modelos mais próximos do real. Essa avaliação é feita a partir da interação com os envolvidos nos processos modelados. • Etapas – Validação dos Diagramas/Documentos; – Homologação dos Diagramas/Documentos; 28
  29. 29. 20:25 18:21 Avaliação do Modelo Obtido • Documentos Gerados – Termo de validação de diagrama; – Termo de validação de documento; – Diagramas Retificados; – Termo de homologação de documento; – Termo de homologação de diagrama; – Termo de homologação de processo. 29
  30. 30. Projetar o Processo Desejado (TO BE )
  31. 31. 18:21 Projetar o Processo Desejado • Objetivo: Definir a decisão a ser tomada em relação aos processos identificados em consonância com os objetivos e estratégias da organização; • Possíveis decisões: Manter o processo como ele está; Melhorar o processo; Abandonar e criar novo processo.
  32. 32. 18:21 Projetar o Processo Desejado • Melhorar o processo: prever alterações estruturais nos processos identificados. • Alguns aspectos importantes: Melhoria é realizada de forma contínua; Mudança cultural na organização; Ampla participação para que as mudanças se tornem efetivas; Um processo por vez deve ter sua melhoria pensada e executada.
  33. 33. 18:21 Projetar o Processo Desejado • Abandonar e criar um novo processo: visa alteração radical ao criar processos novos. • Alguns aspectos importantes: Mudança geral nos processos da organização; Mudanças culturais e estruturais dentro da organização; Processos criados do “Zero”; Mudanças implementadas em períodos distintos, com base na necessidade e urgência da organização.
  34. 34. 18:21 Decidir quanto a uma abordagem • Objetivo: Orientar a organização na decisão a respeito da melhor abordagem a ser seguida a partir dos processos identificados. • Características: Baseia-se na identificação de passos ou aspectos chave que afetam o modelo (gargalos, redundância entre processos, ociosidade de execução, qualidade e objetividade do fluxo de atividades).
  35. 35. 18:21 Decidir quanto a uma abordagem • Documentos gerados: Utiliza o Template 08 (Reunião); Utiliza o Template 10 (Avaliação do Processo Atual);
  36. 36. 18:21 Definir características do processo desejado • Objetivo: Analisar a criação de novos processos, tendo como base a identificação das características ligadas aos vários habilitadores relacionados com os processos específicos. • Habilitadores: Tecnologia da Informação; Medidas de Qualidade; Pessoas Envolvidas; Recursos Necessários.
  37. 37. 18:21 Definir características do processo desejado • Características: Geração e documentação de idéias; Escolha da idéia; Criação dos Diagramas de Handoff.
  38. 38. 18:21 Definir características do processo desejado • Documentos gerados: Utiliza o Template 02 (Entrevista); Utiliza o Template 08 (Reunião); Utiliza o Template 10 (Avaliação do Processo Atual); Utiliza o Template 11 (Recursos).
  39. 39. 18:21 Viabilidade do Processo Desejado • Objetivo: Verificar a viabilidade da implantação do processo. • Características: Utilização de simulações e reuniões de verificação com os envolvidos diretos na mudança do processo.
  40. 40. Conclusão
  41. 41. 20:25 18:21 Aprendizado • Consolidando os conceitos de modelagem de processos de negócio • Base forte para aplicação de modelagem de processos de negócio • Gerência de Projeto • Lidar com pessoas, trabalhar em equipe 41
  42. 42. 20:25 18:21 Dificuldades • Lidar com pessoas, trabalhar em equipe • Gerenciar as versões • Falta de material • Falta de experiência 42
  43. 43. 20:25 18:21 Trabalhos futuros • Aplicar a metodologia para os estudos de caso DCC/CPD. • Extender a metodologia para Sistemas de Software. • Revisar a metodologia agregando outros materiais, qualidade, padrões e erros encontrados. 43

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