Gestão de Documentos:
Classificação, Ordenação e
Protocolo
Jovem Candango
2º Encontro
Instrutor: Jader Windson
Abril 2015
Reflexão
O idiota e a moeda
O idiota e a moeda
Conta-se que numa cidade do
interior um grupo de pessoas
se divertia com o idiota da
aldeia. Um pobre c...
O idiota e a moeda
Perguntas:
1. Por que o rapaz se fazia de idiota?
2. Quem eram os verdadeiros idiotas?
3. Que aprendiza...
O idiota e a moeda
Reflexão:
A percepção de que podemos estar bem,
mesmo quando os outros não têm uma boa
opinião a nosso ...
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Desde o momento em que a arquivologia
tornou-se ciência, a partir da segunda
metade do século XIX, po...
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• Para Lawrence Burnet, a gestão de
documentos é uma operação arquivística "o
processo de reduzir sel...
Gestão de Documentos
A Gestão Documental é uma solução de
arquivo, organização e consulta de
documentos em formato eletrôn...
LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE
1991. (Arquivos Públicos e Privados)
Capítulo II Art. 7º - Arquivos
Públicos
“Os arquivos...
Gestão de Documentos
• A gestão de documentos faz parte de toda
instituição, seja na organização de seus
documentos em arq...
Áreas de Atuação – Gestão de
Documentos
• Administrativa e Financeira (documentos financeiros);
• Qualidade (normas, proce...
Vantagem de informatizar o sistema de gestão
de documentos em uma organização
Reduzem a quantidade de documentos em
papel,...
Vantagem de informatizar o sistema de gestão
de documentos em uma organização
• Redução de documentos impressos, de tempo ...
Teoria das Idades
Há uma necessidade de que os documentos
desempenhem suas funções de forma
indispensável nos arquivos e q...
Teoria das Idades
Arquivo de 1ª idade ou
Corrente
Documentos de
consulta frequente,
produzidos ou
recebidos, conservados
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Arquivo de 3ª idade ou Permanente
Documentos que perderam o total valor de
natureza administrativa e que...
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ordenação e protocolos
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ordenação e protocolos
Tanto a classificação quanto a ordenação
estão a serviço da o...
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Classificação é o agrupamento de elementos de
acordo com as suas diferenças e semelha...
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• Em suma, é dar visibilidade às funções e às
atividades do organismo produtor do
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Exemplo 1:
• Classe: 1 Administrativo Financeiro
• Subclasses: 1.1 Controle orçamentá...
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Abaixo apresentamos alguns objetivos que são alcançados com a
utilização da classific...
Documentos de arquivo: Ordenação
A ordenação é a disposição dos documentos
dentro das Pastas e destas dentro do
Arquivo. A...
Documentos de arquivo: Ordenação
• Ordenação Alfabética: disposição dos documentos ou
pastas de acordo com a sequência das...
Documentos de arquivo: Ordenação
É importante no Arquivo que os documentos
de uma mesma função sejam guardados
juntos, par...
Documentos de arquivo: Protocolos
• O procedimento de protocolo também é essencial
para a organização do arquivo de docume...
Documentos de arquivo: Protocolos
Documentos de arquivo: classificação,
ordenação e protocolos
Atividade
Julgue os itens em certo ou errado
1) (Cespe/UNB – TRT/TO 2005) Atualmente,
com a evolução arquivística, o ciclo...
Atividade
3) (Cespe/UNB – PRG 2005) Uma das finalidades
dos arquivos é servir de base para o
conhecimento da história. A f...
Atividade
5) (Cespe/UNB – TDJF 1997) Em arquivo os documentos
de relativa importância e que após sua tramitação
devem aind...
Atividade
6) (Cespe/UNB – PRG 2005) Todos os
documentos de terceira idade possuem valor
histórico.
7) (Cespe/UNB – TRT 6a ...
Atividade
8) (PRG 2005) É de competência do setor de
protocolo o empréstimo de documentos.
9) (ESAF – Aneel 2004) Assinale...
Atividade
10) (SESPA 2004) O método geográfico de
arquivamento tem como elemento principal
a procedência ou o local.
11) (...
Atividade
12) (ANP 2005) Indique a opção em que o
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arquivamento.
a) Santa Cruz, Sé...
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Abordagem sobre a gestão de documentos e a preocupação que se tornou uma importante ferramenta logo após o período pós-segunda guerra mundial. Leitura e compreensão do que a constituição define sobre arquivos públicos e privados na Lei 8.159; explanação da teoria das idades; vantagem de informatizar o sistema de gestão de documentos em uma organização; classificação; ordenação e protocolo.

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Gestão de documentos: Classificação, Ordenação e Protocolo, Tipos de Arquivo: Corrente, Intermediário e Permanente

  1. 1. Gestão de Documentos: Classificação, Ordenação e Protocolo Jovem Candango 2º Encontro Instrutor: Jader Windson Abril 2015
  2. 2. Reflexão O idiota e a moeda
  3. 3. O idiota e a moeda Conta-se que numa cidade do interior um grupo de pessoas se divertia com o idiota da aldeia. Um pobre coitado, de pouca inteligência, vivia de pequenos biscates e esmolas. Diariamente eles chamavam o idiota ao bar onde se reuniam e ofereciam a ele a escolha entre duas moedas: uma grande de 400 RÉIS e outra menor de 2.000 RÉIS. Ele sempre escolhia a maior e menos valiosa, o que era motivo de risos para todos. Certo dia, um dos membros do grupo chamou-o e lhe perguntou se ainda não havia percebido que a moeda maior valia menos. – Eu sei, respondeu o tolo. “Ela vale cinco vezes menos, mas no dia que eu escolher a outra, a brincadeira acaba e não vou mais ganhar minha moeda”. Autor desconhecido
  4. 4. O idiota e a moeda Perguntas: 1. Por que o rapaz se fazia de idiota? 2. Quem eram os verdadeiros idiotas? 3. Que aprendizado se tira desse texto?
  5. 5. O idiota e a moeda Reflexão: A percepção de que podemos estar bem, mesmo quando os outros não têm uma boa opinião a nosso respeito. Preocupe-se mais com sua CONSCIÊNCIA do que com sua REPUTAÇÃO. Porque sua consciência é o que você é, e sua reputação é o que os outros pensam de você. E o que os outros pensam… é problema deles!
  6. 6. Gestão de Documentos Desde o momento em que a arquivologia tornou-se ciência, a partir da segunda metade do século XIX, pouco tenha acrescentado tanto quanto concepção teórica e as aplicabilidades práticas da gestão de documentos estabelecidos após a Segunda Guerra Mundial.
  7. 7. Gestão de Documentos • Para Lawrence Burnet, a gestão de documentos é uma operação arquivística "o processo de reduzir seletivamente a proporções manipuláveis a massa de documentos, que é característica da civilização moderna, de forma a conservar permanentemente os que têm um valor cultural futuro sem menosprezar a integridade substantiva da massa documental para efeitos de pesquisa".
  8. 8. Gestão de Documentos A Gestão Documental é uma solução de arquivo, organização e consulta de documentos em formato eletrônico, ou físico, onde se encontra informação de natureza documental cambiada entre os utilizadores da aplicação. Esta solução permite a colaboração numa organização através da partilha de documentos, beneficia e facilita os processos de transação de uma empresa.
  9. 9. LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991. (Arquivos Públicos e Privados) Capítulo II Art. 7º - Arquivos Públicos “Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.” Capítulo III Art. 11 – Arquivos Privados “Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades.”
  10. 10. Gestão de Documentos • A gestão de documentos faz parte de toda instituição, seja na organização de seus documentos em arquivo de papel ou em forma eletrônica. Ela pode ser aplicada em diferentes áreas, vejamos algumas:
  11. 11. Áreas de Atuação – Gestão de Documentos • Administrativa e Financeira (documentos financeiros); • Qualidade (normas, procedimentos, auditorias e fichas de não conformidade); • Produção (desenhos técnicos, normas e procedimentos operacionais e controle de produção); • Jurídica (contratos, propostas, concursos públicos e cadernos de encargos); • Serviços a Cliente (informações, apoio técnico e documentos de Cliente); • Marketing (estudos de mercado, brochuras e especificações de produtos); • Desenvolvimento (memórias descritivas, pesquisa e desenvolvimento); • Recursos Humanos (contratos de pessoal, fichas técnicas e regulamento).
  12. 12. Vantagem de informatizar o sistema de gestão de documentos em uma organização Reduzem a quantidade de documentos em papel, aumentam a produtividade devido a uma uniformização dos processos e facilitam a implementação de normas de qualidade.
  13. 13. Vantagem de informatizar o sistema de gestão de documentos em uma organização • Redução de documentos impressos, de tempo na procura, no reencaminhamento de documentos e redução do espaço de arquivo; • Descentralização e liberação do espaço físico, isto é, os documentos e processos estão sempre disponíveis, independente do local onde o utilizador aceda aplicação; • Com o auxilio de um browser (navegador de internet) a pesquisa da informação dos documentos é facilitada e ágil; • Formação de um backup (cópia de segurança) que permite a recuperação da informação em caso de incêndio ou inundação do seu arquivo físico; • Há mecanismos de controle de acessos e segurança protegendo os seus documentos de acessos não autorizados.
  14. 14. Teoria das Idades Há uma necessidade de que os documentos desempenhem suas funções de forma indispensável nos arquivos e que dispostos de forma a atender e servir o usuário com precisão e rapidez no ato da consulta. A metodologia a ser adotada deverá atender as necessidades da instituição, como cada estágio da evolução porque passam os arquivos.
  15. 15. Teoria das Idades Arquivo de 1ª idade ou Corrente Documentos de consulta frequente, produzidos ou recebidos, conservados próximos e de fácil acesso; Arquivo de 2ª idade ou Intermediário Documentos não consultados com frequência, mas podem ser utilizados, não precisam ser conservados próximos e tem característica de permanência transitória;
  16. 16. Teoria das Idades Arquivo de 3ª idade ou Permanente Documentos que perderam o total valor de natureza administrativa e que conservam em razão de seu valor histórico (probatório ou informativo) os meios de conhecer o passado e sua evolução. Estes são os arquivos propriamente ditos.
  17. 17. Documentos de arquivo: classificação, ordenação e protocolos
  18. 18. Documentos de arquivo: classificação, ordenação e protocolos Tanto a classificação quanto a ordenação estão a serviço da organização dos documentos. Do ponto de vista arquivístico, convém que ambas estejam articuladas, para que a organização possa resultar eficiente.
  19. 19. Documentos de arquivo: Classificação Classificação é o agrupamento de elementos de acordo com as suas diferenças e semelhanças, determinando um local de referência própria a cada grupo de elementos. A classificação de documentos de arquivo refere-se à criação de um sistema representativo do funcionamento e o desenvolvimento de determinada instituição, segundo o qual os documentos por ela produzidos ou recebidos são agrupados conforme seus elementos semelhantes ou diferentes, dispostos em determinada ordem de classes e subdivisões.
  20. 20. Documentos de arquivo: Classificação • Em suma, é dar visibilidade às funções e às atividades do organismo produtor do arquivo, deixando claras as ligações entre os documentos. A classificação é lógica onde, a partir de uma análise, são criadas categorias, classes genéricas, que dizem respeito às funções/atividades detectadas.
  21. 21. Documentos de arquivo: Classificação Exemplo 1: • Classe: 1 Administrativo Financeiro • Subclasses: 1.1 Controle orçamentário geral; 1.2 Receita; 1.3 Despesa; 1.4 Movimentação bancária. Exemplo 2: • Classe: 2. Departamento Financeiro • Subclasses: 2.1 Contabilidade; 2.2 Tesouraria.
  22. 22. Documentos de arquivo: Classificação Abaixo apresentamos alguns objetivos que são alcançados com a utilização da classificação dos documentos de arquivo: • Conservar os documentos de maneira ordenada e acessível; • Recuperar a informação de forma ágil e segura; • Reduzir a proliferação indiscriminada de fotocópias, por meio do aumento da confiança no arquivo e seus instrumentos; • Facilitar a avaliação e seleção documental, agilizando o processo de identificação e triagem dos documentos para preservação ou eliminação; • Redução de recursos materiais, financeiros e a otimização dos recursos humanos e de informática, por meio da racionalização dos procedimentos, atividades e serviços de arquivo; • Preservar a memória institucional, tornando os arquivos importantes instrumentos de prova das ações governamentais e de proteção de direitos dos servidores e do cidadão, uma vez que o plano de classificação reflete as funções e atividades desempenhadas pela instituição.
  23. 23. Documentos de arquivo: Ordenação A ordenação é a disposição dos documentos dentro das Pastas e destas dentro do Arquivo. A escolha da forma de ordenação depende muito da natureza dos documentos. Apresentamos abaixo os métodos básicos:
  24. 24. Documentos de arquivo: Ordenação • Ordenação Alfabética: disposição dos documentos ou pastas de acordo com a sequência das letras do alfabeto. Pode ser classificada em enciclopédico e dicionário quando se trata de assuntos. • Ordenação Cronológica: disposição dos documentos ou pastas de acordo com a sucessão temporal. • Ordenação Geográfica: disposição de acordo com as unidades territoriais (países, estados, municípios, distritos, bairros e outras). • Ordenação Temática: disposição de acordo com temas ou assuntos. • Ordenação Numérica: disposição de acordo com a sequência numérica atribuída aos documentos. Depende de um índice auxiliar para busca de dados.
  25. 25. Documentos de arquivo: Ordenação É importante no Arquivo que os documentos de uma mesma função sejam guardados juntos, para que se perceba como começou a ação e como terminou, formando assim os dossiês de fácil compreensão para quem pesquisa.
  26. 26. Documentos de arquivo: Protocolos • O procedimento de protocolo também é essencial para a organização do arquivo de documentos. Estão contidas nestes serviços, todas as atividades de recebimento de documentos, registro, controle de tramitação e expedição de correspondências, pois o andamento desses documentos dentro da empresa é controlado e, só após cumprirem suas finalidades, é que são arquivados. Muitos deles até podem aguardar decisões e prazos já nos arquivos. E dependendo das normas da empresa e da natureza dos documentos arquivados, eles podem ser emprestados ou consultados no próprio local do arquivo.
  27. 27. Documentos de arquivo: Protocolos
  28. 28. Documentos de arquivo: classificação, ordenação e protocolos
  29. 29. Atividade Julgue os itens em certo ou errado 1) (Cespe/UNB – TRT/TO 2005) Atualmente, com a evolução arquivística, o ciclo vital dos documentos passa por 4 fases: arquivos setoriais, correntes, inativos e permanentes. 2) (Cespe/UNB - MMA/2003) Os arquivos são constituídos apenas por documentos em suporte de papel.
  30. 30. Atividade 3) (Cespe/UNB – PRG 2005) Uma das finalidades dos arquivos é servir de base para o conhecimento da história. A função básica dos arquivos é possibilitar ao usuário o acesso rápido e preciso às informações deixadas sob sua responsabilidade de guarda. 4) (Cespe/UNB – STM 2004) Os arquivos podem ser formados a partir de documentos que sejam acumulados por pessoas físicas e jurídicas, públicas ou privadas.
  31. 31. Atividade 5) (Cespe/UNB – TDJF 1997) Em arquivo os documentos de relativa importância e que após sua tramitação devem ainda ser mantidos, em lugar apropriado, por um período mais longo, em função de razões legais ou administrativas, são chamados de: a) permanentes; b) públicos; c) correntes; d) privados; e) intermediários.
  32. 32. Atividade 6) (Cespe/UNB – PRG 2005) Todos os documentos de terceira idade possuem valor histórico. 7) (Cespe/UNB – TRT 6a Região 2002) Serão preservados, em caráter permanente, todos os documentos que provam como a instituição foi organizada.
  33. 33. Atividade 8) (PRG 2005) É de competência do setor de protocolo o empréstimo de documentos. 9) (ESAF – Aneel 2004) Assinale a opção que não implica em restrição de acesso. a) documento secreto b) documento ostensivo c) documento confidencial d) documento reservado e) documento sigiloso
  34. 34. Atividade 10) (SESPA 2004) O método geográfico de arquivamento tem como elemento principal a procedência ou o local. 11) (STM 2004) Os documentos de arquivo obedecem a um método de arquivamento único.
  35. 35. Atividade 12) (ANP 2005) Indique a opção em que o nome está registrado incorretamente para arquivamento. a) Santa Cruz, Sérgio (Ministro). b) Etchevarren Diaz, Esteban de. c) Andrade Júnior, Ricardo da Silva. d) Santo, Leontina de Monte.

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