Arquivologia aula 02

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Arquivologia aula 02

  1. 1. E L A N E A L V E S S A N T O S D A R O C H A , C P F : 0 0 2 4 6 4 5 1 5 0 5 Ponto dos Concursos www.pontodosconcursos.com.br Atenção. O conteúdo deste curso é de uso exclusivo do aluno matriculado, cujo nome e CPF constam do texto apresentado, sendo vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação e distribuição. É vedado, também, o fornecimento de informações cadastrais inexatas ou incompletas – nome, endereço, CPF, e-mail - no ato da matrícula. O descumprimento dessas vedações implicará o imediato cancelamento da matrícula, sem prévio aviso e sem devolução de valores pagos - sem prejuízo da responsabilização civil e criminal do infrator. Em razão da presença da marca d’ água, identificadora do nome e CPF do aluno matriculado, em todas as páginas deste material, recomenda-se a sua impressão no modo econômico da impressora.
  2. 2. E L A N E A L V E S S A N T O S D A R O C H A , C P F : 0 0 2 4 6 4 5 1 5 0 5 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 02 Introdução ........................................................................................ 01 Conceitos Fundamentais de Arquivologia (parte 2) .................................. 02 O gerenciamento da informação e a gestão de documentos (1) ................ 16 Lista de questões ............................................................................... 26 Bibliografia ........................................................................................ 31 Introdução Prezado Aluno, Bem vindo à nossa segunda aula, hoje iremos tratar de mais alguns conceitos fundamentais de arquivologia e iremos iniciar a gestão de documentos. Não esqueça, caso você queira resolver as questões antes de ver os comentários, vá diretamente ao final deste arquivo, lá você encontrará a lista de todas as questões tratadas durante a aula. E, por último, participem do Fórum de dúvidas, que é um dos diferenciais do Ponto. Lá, você poderá tirar suas dúvidas, auxiliar outras pessoas e nos ajudar no aprimoramento dos nossos cursos. Dito isto, mãos à obra... Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 1
  3. 3. E L A N E A L V E S S A N T O S D A R O C H A , C P F : 0 0 2 4 6 4 5 1 5 0 5 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 02 Conceitos Fundamentais de Arquivologia (parte 2). 01. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) - O cidadão brasileiro tem o direito de receber dos órgãos públicos informações relativas a seus direitos e deveres, exclusivamente particulares, contidas em documentos de arquivo, quando autorizado pelo judiciário. Outras informações são originariamente consideradas sigilosas, a fim de garantir a segurança do Estado e a inviolabilidade da intimidade, da honra e da imagem de outras pessoas. Resolução: Continuando a aula anterior, vamos tratar de outros assuntos ligados aos conceitos básicos de arquivologia. Essa questão versa sobre o acesso aos arquivos públicos. Para responder a esta questão, vamos primeiro dar uma passada pela Constituição da República Federativa do Brasil de 1988 – CF/88 (não se preocupe, cai direito constitucional na prova também): O Art. 5º da CF/88 trata dos direitos e das garantias fundamentais, dentre esses direitos está o acesso à informação. Primeiro temos que conhecer o teor do inciso X, do referido artigo: “são invioláveis a intimidade, a vida privada, a honra e a imagem das pessoas, assegurado o direito a indenização pelo dano material ou moral decorrente de sua violação”. Por sua vez, o inciso XIV dispõe que “é assegurado a todos o acesso à informação e resguardado o sigilo da fonte, quando necessário ao exercício profissional”. Por último, o inciso XXXIII reza que “todos tem direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do estado”. Dica: Você já deve saber que nenhum direito ou garantia é absoluto. Na aplicação ao caso concreto, eles são relativizados. Por exemplo, o seu direito à informação pode esbarrar no direito à inviolabilidade da intimidade de outra pessoa, e por aí vai. Nem o direito à vida é absoluto, lembre-se da exceção (guerra). Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 2
  4. 4. E L A N E A L V E S S A N T O S D A R O C H A , C P F : 0 0 2 4 6 4 5 1 5 0 5 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 02 Voltando ao assunto. Esses dispositivos constitucionais dão fundamento à legislação infraconstitucional que trata do acesso à informação. Assim, a nossa conhecida Lei nº 8.159, de 1991, dispõe no art. 4º que “Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas”. Por sua vez, o capítulo V trata do acesso e do sigilo aos documentos públicos. Dentro do capítulo V, o art. 22 assegura a todos o direito de acesso pleno aos documentos públicos. Porém, o art. 23, delega ao Poder Executivo, por meio de Decreto, fixar as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na classificação dos documentos por eles produzidos. (já vimos essa classificação na aula passada) Por sua vez, o art. 24 faculta ao Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte. O Poder Executivo Federal, regulamentando o art. 23, da Lei nº 8.159 de 1991, editou o Decreto nº 4.553, de 27 de dezembro de 2002, que dispõe sobre a salvaguarda de dados, informações, documentos e materiais sigilosos de interesse da segurança da sociedade e do Estado, no âmbito da Administração Pública Federal. O art. 5º do referido Decreto dispõe que “Os dados ou informações sigilosos serão classificados em ultra-secretos, secretos, confidenciais e reservados, em razão do seu teor ou dos seus elementos intrínsecos”. Por sua vez, o art. 37 delimita em seus incisos, o acesso a dados ou informações sigilosas em órgãos e entidades públicos e instituições de caráter público. Assim, segundo esse artigo é admitido o acesso a dados ou informações sigilosas: “I - ao agente público, no exercício de cargo, função, emprego ou atividade pública, que tenham necessidade de conhecê-los; e Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 3
  5. 5. E L A N E A L V E S S A N T O S D A R O C H A , C P F : 0 0 2 4 6 4 5 1 5 0 5 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 02 II - ao cidadão, naquilo que diga respeito à sua pessoa, ao seu interesse particular ou do interesse coletivo ou geral, mediante requerimento ao órgão ou entidade competente”. Agora que temos uma boa noção sobre o acesso à informação contida nos arquivos públicos, vamos responder a questão. Para isso vamos dividir a questão em duas partes: 1) O cidadão brasileiro tem o direito de receber dos órgãos públicos informações relativas aos seus direitos e deveres, exclusivamente particulares, contidas em documentos de arquivo, quando autorizado pelo judiciário. 2) Outras informações são originariamente consideradas sigilosas, a fim de garantir a segurança do Estado e a inviolabilidade da intimidade, da honra e da imagem de outras pessoas. A primeira parte da questão trata das informações não sigilosas Já, a segunda da questão trata das informações sigilosas. O erro da questão se encontra na primeira parte. Em primeiro lugar, ao afirmar que o cidadão brasileiro somente tem o direito de receber dos órgãos públicos informações relativas a seus direitos e deveres exclusivamente particulares. Na verdade, se a informação não é sigilosa, que é o caso da primeira parte, o cidadão tem o direito de acesso a documentos referente à sua pessoa, ao seu interesse particular ou do interesse coletivo ou geral. Em segundo lugar, ao dizer que para ter acesso a informação não sigilosa é necessária autorização judicial. Ora, ao cidadão, naquilo que diga respeito à sua pessoa, ao seu interesse particular ou do interesse coletivo ou geral, pode ter acesso a informação sigilosa mediante requerimento administrativo. A autorização judicial de que trata o art. 24, da Lei nº 8.159 de 1991, só é necessária para o acesso a documento sigiloso que não diga respeito à própria pessoa, ao seu interesse particular ou ao interesse coletivo ou geral, mas que seja, indispensável à defesa de seu direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal. Portanto, a questão está errada. Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 4
  6. 6. E L A N E A L V E S S A N T O S D A R O C H A , C P F : 0 0 2 4 6 4 5 1 5 0 5 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 02 02. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - Os documentos de arquivo existem em vários exemplares, não tendo limitação quanto ao número de cópias. Resolução: A questão trata dos documentos de arquivo. Já vimos que os arquivos são formados por conjuntos de documentos de arquivo. Portanto um documento de arquivo é aquele que, produzido e/ou recebido por uma instituição pública ou privada, no exercício de suas atividades, constitua elemento de prova ou de informação. Ainda, aquele produzido e/ou recebido por pessoa física do decurso de sua existência, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros de pesquisa e/ou prova. As características dos documentos de arquivo se confundem, na sua maioria, com as características do próprio arquivo. Assim, são aqueles: • Produzidos e recebidos por uma entidade no decurso das atividades; • Tem um fim administrativo, jurídico ou legal; • Constituem prova das transações passadas; • Possuem um caráter orgânico; e • Único exemplar ou limitado número de cópias. Quanto a esta última característica cabe uma explicação. Ao contrário dos livros, onde a informação é reproduzida em ilimitado número de cópias, podendo-se adquirir outro exemplar se o primeiro for danificado, os documentos são produzidos em um único exemplar ou em limitado número de cópias. Exigem, desta forma, cuidados especiais, pois, além da informação, há que se preservar o suporte. Conforme suas características, forma e conteúdo, os documentos podem ser classificados segundo o gênero e a natureza do assunto. Quanto ao gênero, os documentos podem ser: • Escritos ou textuais: documentos manuscritos, datilografados ou impressos; Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 5
  7. 7. E L A N E A L V E S S A N T O S D A R O C H A , C P F : 0 0 2 4 6 4 5 1 5 0 5 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 02 • Cartográficos: documentos em formato e dimensões variáveis, contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia (mapas, plantas, perfis); • Iconográficos: documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, contendo imagens estáticas (fotografias, desenhos, gravuras); • Filmográficos: documentos em película cinematográfica e fitas magnéticas de imagens (tapes), conjugados ou não a trilhas sonoras, com bitolas e dimensões variáveis, contendo registros fonográficos (discos e fitas audiomagnéticas); • Micrográficos: documentos em suporte fílmico resultantes de microrreprodução de imagens, mediante utilização de técnicas específicas (rolo, microficha, jaqueta, cartão-janela); e • Informáticos: documentos produzidos, tratados e armazenados em computador (disquetes, disco rígido, disco óptico). A classificação quanto à natureza já foi vista, está lembrado? Mas, para refrescar a memória, resumidamente, quanto à natureza, os documentos de arquivo se dividem em ostensivo e sigiloso, este último, por sua vez, se subdivide em: reservado, confidencial, secreto e ultra-secreto. Voltando à questão.   Conforme estudamos, os documentos de arquivo são produzidos em um único exemplar ou em um limitado número de cópias. Portanto, o enunciado está errado ao afirmar que os documentos de arquivo não têm limitação quanto ao número de cópias.    03. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - Os documentos textuais, audiovisuais e cartográficos são gêneros documentais encontrados nos arquivos. Resolução: Perfeito, de acordo com a classificação quanto ao gênero, os documentos de arquivo podem ser de vários tipos, inclusive, textuais, cartográficos e audiovisuais (ou, filmográficos). 04. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - Os arquivos são reconhecidos, cada vez mais, como um capital informacional importante para as organizações públicas e privadas. Eles estão Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 6
  8. 8. E L A N E A L V E S S A N T O S D A R O C H A , C P F : 0 0 2 4 6 4 5 1 5 0 5 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 02 situados em um contexto administrativo e organizacional em que a informação deve ser considerada, organizada e tratada como um recurso tão importante quanto os recursos humanos, materiais ou financeiros. Jean-Yves Rousseau e Carol Couture. Os fundamentos da disciplina arquivística. Lisboa: Dom Quixote, 1998 (com adaptações). Tendo o texto acima como referência inicial, julgue o item a seguir, relativo aos arquivos. A significação do acervo documental arquivístico independe da relação que os documentos estabelecem entre si. Resolução: Ora, esse tipo de questão já está bem “batido”. A banca adora testar o candidato quanto ao conhecimento da organicidade dos documentos de arquivo. Portanto, fique atento. Lembre-se que o documento isolado do conjunto a que pertence, perde parte de seu significado, de seu valor. O conjunto de documentos deve formar um todo orgânico. Portanto, ao contrário do que diz o enunciado, a significação do acervo documental arquivístico depende da relação que os documentos estabelecem entre si. Pois, sem essa relação, isoladamente, o documento perde o significado. O item está errado. 05. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - Os documentos de arquivo são provas de transações realizadas nas organizações. Resolução: Os documentos de arquivo surgem por motivos funcionais, administrativos, jurídicos e legais. Tratam, sobretudo, de provar, de testemunhar os fatos que os originaram. A questão está correta. 06. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - Um documento de arquivo, mesmo destacado do todo ao qual pertence, tem o mesmo significado do conjunto no qual está inserido. Resolução: Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 7
  9. 9. E L A N E A L V E S S A N T O S D A R O C H A , C P F : 0 0 2 4 6 4 5 1 5 0 5 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 02 De novo, o Cespe cobrando conhecimento sobre o caráter orgânico dos documentos. Você tem que guardar bem esse conceito. Aposto que vai cair uma questão desse assunto na sua prova!!! Lembre-se: o caráter orgânico representa a ligação do documento aos outros do mesmo conjunto. Um documento, destacado de seu conjunto, do todo à que pertence, significa muito menos do que quando em conjunto. Portanto, o item está errado. 07. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - Documentos de arquivo devem ser primeiramente organizados, mantidos e usados ativamente por seus criadores, depois devem ser armazenados por um período adicional de uso não-freqüente e, finalmente, quando seu uso operacional termina completamente, devem ser recolhidos como documentos de valor ou destruídos como documentos sem valor. Resolução: Essa é para você recordar. Ao abordarmos o assunto documentos de arquivo, essa questão também retoma um assunto já visto, ou seja, a teoria das três idades, ou ainda, o ciclo vital dos documentos. O enunciado espelha exatamente o ciclo de vida dos documentos de arquivo. Lembrando: Documentos de arquivo devem ser primeiramente organizados, mantidos e usados ativamente por seus criadores (arquivo corrente), depois devem ser armazenados por um período adicional de uso não-frequente (arquivo intermediário) e, finalmente, quando seu uso operacional termina completamente, devem ser recolhidos como documentos de valor (arquivo permanente) ou destruídos como documentos sem valor. Portanto, o item está correto. 08. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - O documento de arquivo é fonte de prova e esse potencial probatório advém das seguintes características desse tipo de documento: autenticidade, naturalidade, imparcialidade, interrelacionamento e unicidade. Resolução: Já vimos que o documento de arquivo é fonte de prova, não temos dúvida disto. Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 8
  10. 10. E L A N E A L V E S S A N T O S D A R O C H A , C P F : 0 0 2 4 6 4 5 1 5 0 5 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 02 Quanto às características apontadas, elas decorrem do caráter orgânico (inter- relacionamento), do fato do documento ser produzido em um único exemplar ou limitado número de cópias (unicidade e autenticidade) e no decorrer das atividades da entidade, de onde os documentos são colhidos naturalmente e representam prova autênticas dessas atividades (naturalidade e imparcialidade). Portanto, a questão está correta. 09. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - Os documentos são meios naturais, imparciais, interdependentes, únicos resíduos e prova das atividades do seu criador/acumulador. Resolução: Ora, essa questão tem o mesmo sentido da anterior, os documentos de arquivo são meios naturais, imparciais, são resíduos e prova das atividades, pois, decorrem das atividades da entidade e são interdependentes, em virtude do caráter orgânico que possuem. Portanto, a questão está correta. 10. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - Uma base de dados desenvolvida em uma instituição pública com vistas a atender, racionalizar e implementar uma de suas funções deve ser considerada como parte dos arquivos dessa instituição. Resolução: Os arquivos são constituídos por um conjunto de documentos produzidos e/ou recebidos por uma instituição, em decorrência do exercício de atividades específicas, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. Portanto, o item está correto. 11. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - O meio, o suporte e a função limitam o conceito de documento de arquivo. Resolução: A questão trata do conceito de documento de arquivo. O meio realmente limita o conceito de documento, pois não se compreende o documento de arquivo fora do meio genético que o produziu. (organicidade) Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 9
  11. 11. E L A N E A L V E S S A N T O S D A R O C H A , C P F : 0 0 2 4 6 4 5 1 5 0 5 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 02 A função também limita o conceito de documento de arquivo, pois, ele serve para servir de elemento de prova ou de informação. No entanto, o suporte não é limitador do conceito. Pois o material sobre o qual as informações são registradas, como papel, filme, disco ótico, disco magnético etc., não servem para determinar se um documento é de arquivo ou não. Portanto, a questão está errada. 12. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - O método de classificação dos arquivos exige conhecimento a respeito da relação entre as unidades, a organização e o funcionamento dos órgãos. Resolução: Os métodos de classificação de arquivos serão vistos na próxima aula. No entanto, essa questão envolve outro conceito já conhecido, o da organicidade (de novo). É necessário o conhecimento da relação entre as unidades, da organização e do funcionamento dos órgãos, pois o documento de arquivo, como já falado diversas vezes, tem um caráter orgânico, faz parte de um conjunto, e, fora dele, perde muito de seu valor. Portanto, a questão está correta. 13. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - Os documentos de arquivo são aqueles produzidos por uma entidade pública ou privada ou por uma família ou pessoa no transcurso das funções que justificam sua existência como tal. Os documentos são, em geral, manuscritos, impressos ou audiovisuais, reproduções ou referências virtuais. Resolução: A primeira parte do enunciado está perfeita. O erro da questão está na segunda parte, reproduções e referências visuais são tipos de documentos dos centros de documentação e não documentos de arquivo. 14. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - O documento orgânico pode ser produzido ou Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 10
  12. 12. E L A N E A L V E S S A N T O S D A R O C H A , C P F : 0 0 2 4 6 4 5 1 5 0 5 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 02 recebido pela organização da mesma forma que o documento não orgânico, pois o que os diferencia é o gênero documental. Resolução: O gênero documental não tem nada a ver com a organicidade dos documentos. O documento é considerado orgânico ou não, de acordo com a relação que guarda com o conjunto de documentos que formam o arquivo. Os documentos não-orgânicos não são considerados documentos de arquivo. Portanto, a questão está errada. 15. (CESPE – ANTAQ - Analista Administrativo/Arquivologia – 2009) - A instituição — como sujeito produtor de documentos —, o documento de arquivo — como produto da atividade da instituição — e o arquivo são elementos que possibilitam o enunciado teórico do princípio da proveniência. Resolução: O enunciado está perfeito. O Princípio da proveniência determina que o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. Então para a definição teórica desse princípio é necessário o conhecimento dos conceitos de instituição, de documentos de arquivo e por último de arquivo. Portanto, o item está correto. 16. (CESPE – ANTAQ - Analista Administrativo/Arquivologia – 2009) - Os arquivos de uma instituição são formados a partir da informação registrada orgânica, interna ou externa, dessa instituição. Resolução: Já vimos que os arquivos de uma instituição têm origem em documentos de arquivo, produzidos pela própria instituição e/ou recebidos de outra instituição, portanto, podem ser de origem interna ou externa; e, para serem considerados documentos de arquivo devem ser orgânicos. Portanto, o item está correto. 17. (CESPE – ANTAQ - Analista Administrativo/Arquivologia – 2009) - É possível distinguir dois níveis dos postulados fundamentais do princípio da proveniência: um primeiro nível, que consiste em não se misturar a documentação de diferentes fundos, e um segundo nível, que se baseia em Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 11
  13. 13. E L A N E A L V E S S A N T O S D A R O C H A , C P F : 0 0 2 4 6 4 5 1 5 0 5 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 02 não se misturar a documentação das diferentes unidades que compõem o fundo, mantendo sua estrutura orgânica original. Resolução: Com o que aprendemos até agora, já temos condições de responder essa questão. O enunciado diz respeito aos 2 graus distintos do Princípio da Proveniência (lembra-se): o princípio de respeito aos fundos (que consiste em não se misturar a documentação de diferentes fundos) e o princípio de respeito à ordem original (que se baseia em não se misturar a documentação das diferentes unidades que compõem o fundo, mantendo sua estrutura orgânica original). Portanto, o item está correto. 18. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - O princípio da santidade defende que se deve respeitar o órgão de origem, não deixando que seus documentos se misturem com os de outro órgão. Resolução: Brincadeira não é? Princípio da santidade? O enunciado, na verdade, traz o conceito do princípio da proveniência. Portanto, o item está errado. 19. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - A ordem original dos documentos de um arquivo é o fluxo natural com que eles foram produzidos e não os detalhes de ordenação do arquivamento nos setores de trabalho. Resolução: Perfeito o enunciado, trata-se do princípio de respeito à ordem original, ele determina que a estrutura orgânica original deve ser respeitada. Portanto, o item está correto. 20. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) - Arquivos correntes são formados, basicamente, por documentos com valor informativo. Resolução: Completamente errado, não é mesmo?! Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 12
  14. 14. E L A N E A L V E S S A N T O S D A R O C H A , C P F : 0 0 2 4 6 4 5 1 5 0 5 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 02 Os arquivos correntes são formados por documentos com valor primário, ou seja, com função administrativa, legal e fiscal. 21. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) – Arquivos correntes devem ser mantidos próximos dos usuários diretos em razão da frequência com que são consultados ou da grande possibilidade de uso que os documentos dessa idade têm. Resolução: Para responder essa questão, basta lembrar que os arquivos correntes são aquelas frequentemente acessados. Ora, se você precisar acessar um documento com muita frequência, provavelmente vai querer ele perto de você, não é mesmo? Idade do Valor Frequência de Localização arquivo predominante uso Próximo aos Corrente Primário Alta escritórios Distante dos Intermediário Primário Média escritórios Distante dos Permanente Secundário Baixa escritórios Logo, o item está correto. 22. (CESPE – ANTAQ - Analista Administrativo/Arquivologia – 2009) - A adoção do sistema descentralizado de arquivos correntes é mais adequada para pequenas organizações, ao passo que o sistema centralizado é compatível com as organizações mais complexas e fisicamente grandes. Resolução: A questão trata da centralização ou descentralização dos arquivos correntes. Para tratarmos desse assunto temos que ter consolidado os conceitos de arquivo corrente, intermediário e permanente. Primeiro aspecto que temos que esclarecer: a descentralização se aplica apenas à fase corrente dos arquivos. Em suas fases, intermediária e permanente, os arquivos devem ser centralizados, embora possam existir depósitos de documentos fisicamente separados. Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 13
  15. 15. E L A N E A L V E S S A N T O S D A R O C H A , C P F : 0 0 2 4 6 4 5 1 5 0 5 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 02 Centralização – por sistema centralizado entende-se não apenas a reunião de documentação em um único local, como também todas as atividades de controle – recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição – de documentos de uso corrente em um único órgão de estrutura organizacional. Dentre as várias vantagens que um sistema centralizado oferece, citam-se: • treinamento mais eficiente de pessoal de arquivo; • maiores possibilidades de padronização de normas e procedimentos; • nítida delimitação de responsabilidades; • constituição de conjuntos arquivísticos mais completos; • redução dos custos operacionais; e, • economia de espaço e equipamentos. A despeito dessas vantagens, não se pode ignorar que uma centralização rígida seria desaconselhável e até mesmo desastrosa como no caso de uma instituição de âmbito nacional, em que algumas de suas unidades administrativas desenvolvem atividades praticamente autônomas ou específicas, ou ainda em que tais unidades estejam localizadas fisicamente distantes umas das outras, às vezes em áreas geográficas diferentes – agências, filiais, delegacias – carecendo, portanto, de arquivos próximos para que possam se desincumbir, com eficiência, de seus programas de trabalho. Descentralização – recomenda-se prudência ao aplicar esse sistema. Se a centralização rígida pode ser desastrosa, a descentralização excessiva surtirá efeitos iguais ou ainda piores. O bom senso indica que a descentralização deve ser estabelecida levando-se em consideração as grandes áreas de atividades de uma instituição. Suponha-se uma empresa estruturada em departamentos como Produção, Comercialização e Transportes, além dos órgãos de atividades-meio ou administrativos, e que cada um desses departamentos se desdobre em divisões e/ou seções. Uma vez constatada a necessidade de descentralização para facilitar o fluxo de informações, esta deverá ser aplicada em nível de departamento, isto é, deverá ser mantido um arquivo junto a cada departamento, onde estarão reunidos todos os documentos de sua área de atuação, incluindo os produzidos e recebidos pelas divisões e seções que o compõem. Para completar o sistema, deverá ser mantido também um arquivo para a documentação dos órgãos administrativos. A descentralização dos arquivos correntes obedece basicamente a dois critérios: Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 14
  16. 16. E L A N E A L V E S S A N T O S D A R O C H A , C P F : 0 0 2 4 6 4 5 1 5 0 5 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 02 • centralização das atividades de controle (protocolo) e descentralização de arquivos; • descentralização das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos. Quanto se fala em atividades de controle está se referindo àqueles exercidos em geral pelos órgãos de protocolo e comunicação, isto é: recebimento, registro, classificação, distribuição, movimentação e expedição de documentos correntes. Centralização das atividades de controle (protocolo) descentralização de arquivos. Neste sistema, todo o controle da documentação é feito pelo órgão central de protocolo e comunicações, e os arquivos são localizados junto aos órgãos responsáveis pela execução de programas especiais ou funções específicas, ou ainda junto às unidades administrativas localizadas em áreas fisicamente distantes dos órgãos a que estão subordinadas. Quando o volume de documentos é reduzido, cada órgão deverá designar um de seus funcionários para responder pelo arquivo entregue à sua guarda e por todas as operações de arquivamento decorrentes, tais como abertura de dossiês, controle de empréstimos, preparo para transferência etc. Se a massa documental for muito grande, é aconselhável que o órgão conte com uma ou mais arquivistas ou técnicos de arquivo em seu quadro de pessoal para responder pelos arquivos. Esses arquivos descentralizados denominam-se núcleos de arquivo ou arquivos setoriais. Descentralização das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos. Este sistema só deverá ser adotado quando puder substituir com vantagens relevantes os sistemas centralizados tradicionais ou os parcialmente descentralizados. O sistema consiste em descentralizar não somente os arquivos, como as demais atividades de controle já mencionadas anteriormente, isto é, os arquivos setoriais encarregar-se-ão, além do arquivamento propriamente dito, do registro, da classificação, da tramitação dos documentos etc. Nesse caso, o órgão de protocolo e comunicações, que também deve integrar o sistema, funciona como agente de recepção e expedição, mas apenas no que se refere à coleta e à distribuição da correspondência externa. Não raro, além dessas tarefas, passa a constituir-se em arquivo setorial da documentação administrativa da instituição. A opção pela centralização ou descentralização não deve ser estabelecida ao sabor de caprichos individuais, mas fundamentada em rigorosos Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 15
  17. 17. E L A N E A L V E S S A N T O S D A R O C H A , C P F : 0 0 2 4 6 4 5 1 5 0 5 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 02 critérios técnicos, perfeito conhecimento da estrutura da instituição à qual o arquivo irá servir, suas atividades, seus tipos e volume de documentos, a localização física de suas unidades administrativas, suas disponibilidades em recursos humanos e financeiros, enfim, devem ser analisados todos os fatores que possibilitem a definição da melhor política a ser adotada. Vamos voltar a nossa questão. (CESPE – ANTAQ - Analista Administrativo/Arquivologia – 2009) - A adoção do sistema descentralizado de arquivos correntes é mais adequada para pequenas organizações, ao passo que o sistema centralizado é compatível com as organizações mais complexas e fisicamente grandes. Ora, conforme vimos a centralização não é aconselhável em um instituição de âmbito nacional, complexa e fisicamente grande, pois, além de suas unidades administrativas desenvolvem atividades praticamente autônomas ou específicas, estarão localizadas fisicamente distantes umas das outras, e, portanto, necessitarão de arquivos próximos para que possam se desincumbir, com eficiência, de seus programas de trabalho. Já, a utilização de um arquivo centralizado em uma pequena organização traria todos os benefícios inerentes a um arquivo deste tipo. Então, normalmente, organização pequena = arquivo centralizado, organização complexa e grande = arquivo descentralizado. Ou seja, o enunciado da questão dispôs o inverso. Portanto, a questão está errada. 23. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) – A economia na gestão dos arquivos justifica a descentralização do arquivo intermediário. Resolução: Acabamos de discutir que a descentralização dos arquivos implica um maior custo, portanto, a questão já estaria errada somente por falar que a descentralização é motivada pela “economia”. Além disso, vimos que os arquivos intermediários e permanentes geralmente estão centralizados. Logo, o item está incorreto. Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 16
  18. 18. E L A N E A L V E S S A N T O S D A R O C H A , C P F : 0 0 2 4 6 4 5 1 5 0 5 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 02 O gerenciamento da informação e a gestão de documentos (1) 24. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - O diagnóstico da situação arquivística pelo alto custo deve ser adotado apenas quando o órgão público tem uma massa documental acumulada de grandes proporções. Resolução: Antes de responder a questão, vamos dar um passo para trás e falar um pouco sobre um assunto que vem antes da gestão de documentos: organização e administração de arquivos. A organização de arquivos consiste no desenvolvimento de quatro etapas de trabalho: 1- Levantamento de dados: atividades de exame e coleta de informações acerca da documentação do arquivo. Nessa etapa, são coletadas as informações sobre o gênero dos documentos (textuais, iconográficos, informáticos etc.), as espécies documentais (cartas, faturas, projetos etc.), o tamanho e estado de conservação do acervo, os recursos humanos da instituição, enfim, todos os dados relevantes para o arquivo da instituição. 2- Análise dos dados: a partir dos dados coletados na etapa anterior, será feita uma análise objetiva da real situação dos serviços de arquivo e um diagnóstico que permita propor alterações no sistema a ser implantado. Ou seja, o diagnóstico consiste em uma constatação das falhas existentes na administração que impedem o correto funcionamento do arquivo. 3- Planejamento: elaboração de um plano arquivístico que leve em consideração tanto as disposições legais quanto as necessidades da organização. Esse plano deve levar em consideração os seguintes elementos: a) posição do arquivo na estrutura organizacional da administração – recomenda-se que seja a mais alta possível; Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 17
  19. 19. E L A N E A L V E S S A N T O S D A R O C H A , C P F : 0 0 2 4 6 4 5 1 5 0 5 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 02 b) centralização ou descentralização dos serviços de arquivo em fase corrente (Lembra que falamos sobre isso na aula passada?); c) criação de uma coordenação central dos serviços de arquivo, nos casos de descentralização; d) definição dos métodos de arquivamento; e) estabelecimentos das regras e normas de funcionamento; f) necessidades de recursos humanos; g) escolha das instalações e equipamentos; h) constituição de arquivos intermediários e permanentes. 4- Implantação e acompanhamento: implementação do plano de arquivo na instituição em conjunto com testes de procedimentos, rotinas, normas, formulários etc. A implantação deve ser procedida por um acompanhamento constante dos resultados, a fim de corrigir e/ou adaptar eventuais impropriedades ou falhas no sistema arquivístico. Bom... vamos voltar, agora, à nossa questão. Na realidade, não era preciso saber tudo o que falamos acima para respondê-la. Contudo, foi bom poder aproveitar a oportunidade para tratar, com um pouco mais de detalhes, da organização de arquivos. O enunciado fala que o diagnóstico deve ser adotado apenas em instituições com massa documental acumulada de grandes proporções. Como vimos, o diagnóstico faz parte da organização do arquivo e permite apontar, a partir dos dados coletados, as impropriedades que impedem o correto funcionamento do arquivo. Dessa forma, realizar um diagnóstico não está relacionado à quantidade de documentos acumulados em uma instituição (isso provavelmente seria o resultado do diagnóstico). Ou seja, mesmo organizações que não tenham grande quantidade de documentos acumulados, podem e devem passar por um diagnóstico, de forma a permitir que as eventuais falhas sejam identificadas e seja possível propor melhorias no sistema arquivístico. Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 18
  20. 20. E L A N E A L V E S S A N T O S D A R O C H A , C P F : 0 0 2 4 6 4 5 1 5 0 5 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 02 Portanto, o item está errado. 25. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - O principal dado a ser coletado em um diagnóstico da situação arquivística de um órgão público é a quantificação de seu acervo documental. Resolução: Essa questão também trata sobre diagnóstico do arquivo. O enunciado afirma que o principal dado a ser coletado em um diagnóstico é a quantificação de seu acervo documental. Vimos que o diagnóstico é realizado a partir de diversos dados coletados, tais como: gêneros e espécies documentais, tamanho e estado de conservação do acervo, recursos humanos, funções e atividades afetas à instituição etc. Dessa forma, está incorreto afirmar que o principal dado é o tamanho do acervo, pois é apenas uma das inúmeras informações necessárias para a realização do diagnóstico. Portanto, o item está errado. 26. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - Uma das funções do diagnóstico da situação arquivística é reunir informações suficientes para a elaboração do código de classificação e da tabela de temporalidade de documentos de arquivo. Resolução: O diagnóstico consiste em uma constatação das falhas existentes na administração que impedem o correto funcionamento do arquivo. Ainda não falamos sobre “tabela de temporalidade” e “código de classificação” (discutiremos isso nas próximas aulas). Por enquanto nos basta saber que são instrumentos utilizados, respectivamente, em processos de destinação e protocolo. Desta forma, pode-se dizer que ao se fazer o diagnóstico obtém-se informações que servirão também para a elaboração do código de classificação e da tabela de temporalidade. Uma vez que não foi afirmado que essa é a única função do diagnóstico, o item está correto. Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 19
  21. 21. E L A N E A L V E S S A N T O S D A R O C H A , C P F : 0 0 2 4 6 4 5 1 5 0 5 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 02 27. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) - Chama-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas realizados na fase corrente e na intermediária e que abrangem produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos, estabelecendo sua destinação, isto é, determinando a eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Resolução: O conceito fundamental de gestão de documentos é dado pela Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991. “Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.” Perceba que, apenas com a leitura da legislação, já seria possível responder a questão. Isso é uma dica muito importante! Leiam a Lei nº 8.159/91 – são apenas quatro páginas, das quais o CESPE adora retirar suas questões. Voltando ao conceito de gestão de documentos, podemos traduzir a definição acima como sendo todas as atividades que envolvem os documentos de arquivo nas fases corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Podemos destacar três fases básicas da gestão de documentos: produção, utilização e destinação. Produção de documentos: refere-se à elaboração dos documentos em decorrências das atividades de um órgão ou setor. Nessa fase, o arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas os documentos essenciais à administração, evitando duplicação e emissão de vias desnecessárias. Utilização de documentos: inclui as atividades de protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição e tramitação), expedição, organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária. Além disso, nessa fase, são elaboradas as normas de acesso à documentação e à recuperação de informações. Avaliação e destinação de documentos: compreende a análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 20
  22. 22. E L A N E A L V E S S A N T O S D A R O C H A , C P F : 0 0 2 4 6 4 5 1 5 0 5 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 02 prazos de guarda, determinando quais serão objeto de arquivo permanente e quais serão eliminados por terem perdido o seu valor para a instituição. Voltando à nossa questão, temos que: “Chama-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas realizados na fase corrente e na intermediária e que abrangem produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos, estabelecendo sua destinação, isto é, determinando a eliminação ou recolhimento para guarda permanente.” Ou seja, a questão é, praticamente, uma cópia literal da definição trazida pela Lei nº 8.159/91. O único conceito diferente é “destinação” que, como vimos, significa definir quais documentos serão eliminados ou recolhidos para guarda permanente. Portanto, o item está correto. É muito importante que o aluno guarde o conceito de gestão de documentos e suas fases (produção, utilização e destinação), pois isso é muito cobrado pelo CESPE. Veremos, nas próximas questões, como esse assunto é abordado nas mais diversas formas... 28. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) - A política arquivística brasileira não reconhece a gestão de documentos como parte dos esforços necessários para a organização dos arquivos. Resolução: Vimos que a gestão de documentos está expressamente prevista no art. 3º da Lei nº 8.159/91. Logo, o item está errado. 29. (CESPE – TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 – Adaptada) - Com a gestão eficaz de documentos, impede-se que os documentos com valor secundário sejam conservados permanentemente. Resolução: Para responder essa questão, basta lembrarmos-nos do conceito de valor secundário dos documentos e ter em mente a definição de gestão de documentos. Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 21
  23. 23. E L A N E A L V E S S A N T O S D A R O C H A , C P F : 0 0 2 4 6 4 5 1 5 0 5 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 02 Como vimos na aula passada, o valor secundário é atribuído a um documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora e outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido (valor histórico, cultural, informativo etc.). Dessa forma, a gestão de documentos não impede que os documentos de valor secundário sejam conservados de forma permanente. É exatamente o oposto disso. Uma gestão eficaz avalia os documentos e determina quais serão objeto de arquivo permanente, justamente em face do seu valor secundário. Portanto, o item está errado. 30. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - Não é objetivo da gestão de documentos racionalizar a produção dos documentos, mas, sim, eliminar os documentos de valor secundário. Resolução: Essa questão contém dois erros, também diretamente ligados ao conceito de gestão de documentos. O primeiro está em afirmar que não é objetivo da gestão de documentos racionalizar sua produção. Ora, já vimos que uma das principais características da fase de produção de documentos é contribuir para que sejam criados apenas os documentos essenciais à administração, evitando duplicações desnecessárias. Ainda nessa fase, cabe ao arquivista propor a consolidação de atos normativos alterados ou atualizados com certa frequência, sugerir a criação ou extinção de modelos de formulários, apresentar estudos sobre adequação e aproveitamento de recursos reprográficos e informáticos, contribuir para a difusão de normas e informações, opinar sobre a escolha de equipamentos. Enfim, desempenhar atividades visando sempre à racionalização da criação de documentos. Já, o segundo erro é o mesmo que constatamos na questão anterior: o objetivo da gestão de documentos não é eliminar os documentos de valor secundário. Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 22
  24. 24. E L A N E A L V E S S A N T O S D A R O C H A , C P F : 0 0 2 4 6 4 5 1 5 0 5 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 02 Pelo contrário, deve-se avaliar o valor de prova e de informação para instituição (=avaliação) para determinar quais vão para o arquivo permanente e quais serão eliminados (=destinação). Portanto, o item está errado. 31. (CESPE – TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 - Adaptada) - A criação, o arquivamento e a eliminação de documentos são as três fases básicas da gestão de documentos. Resolução: Outra questão sobre as fases da gestão de documentos. Como vimos, as fases da gestão de documentos são três: produção, utilização e destinação. O arquivamento faz parte da fase de utilização. Falaremos, mais adiante, sobre essa atividade, em especial, sobre os métodos de arquivamento (na próxima aula). Por enquanto, basta saber que arquivamento constitui os procedimentos necessários para guardar (=arquivar) os documentos correntes, de forma a permitir que as informações sejam eficientemente recuperadas de acordo com as necessidades da administração. Voltando à questão, arquivamento não é uma fase da gestão de documentos, somente pertence à fase de utilização. Portanto, o item está errado. 32. (CESPE – MMA - Agente Administrativo – 2009) - A fase da gestão de documentos em que são feitas a análise e a avaliação de documentos acumulados em arquivos é conhecida como preservação de documentos. Resolução: Essa questão, por sua vez, trata da fase de destinação de documentos. Já falamos também sobre essa fase. Trata-se das atividades de análise (=avaliação do valor dos documentos) e seleção (=decidir quais os Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 23
  25. 25. E L A N E A L V E S S A N T O S D A R O C H A , C P F : 0 0 2 4 6 4 5 1 5 0 5 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 02 documentos serão preservados no arquivo permanente e quais serão eliminados). Olhando para o enunciado da questão, é possível constatar o erro: não existe a fase “preservação” na gestão de documentos. Preservar documentos de valor secundário no arquivo permanente é apenas uma das consequências das atividades da fase de destinação. Portanto, o item está errado. 33. (CESPE – MMA - Agente Administrativo – 2009) - Na gestão de documentos, as atividades de protocolo, a recuperação de informações e a elaboração de normas de acesso à documentação são desenvolvidas na fase de utilização de documentos. Resolução: Finalmente essa questão trata da fase de utilização de documentos. Como vimos, refere-se ao fluxo de atividades que os documentos percorrem para dar cumprimento de sua função administrativa. Essa fase envolve métodos de protocolo, de classificação, de organização e de arquivamento durante a idade corrente e intermediária. Além disso, são também desenvolvidas as normas de acesso à documentação e à recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou científicas das instituições. Voltando à questão, podemos ver que todas as atividades descritas no enunciado fazem parte da fase de utilização de documentos. Portanto, o item está certo. Enfim, podemos resumir os pontos mais importantes sobre o conceito e as fases da gestão de documentos no quadrinho abaixo. Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 24
  26. 26. E L A N E A L V E S S A N T O S D A R O C H A , C P F : 0 0 2 4 6 4 5 1 5 0 5 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 02 • elaboração dos documentos em decorrências das atividades da instituição Produção • criação de documentos essenciais à administração, evitando duplicação e emissão de vias desnecessárias • protocolo, classificação, organização e Gestão de arquivamento durante a idade corrente e Documentos Utilização intermediária • normas de acesso à documentação e à recuperação de informações • análise e avaliação dos documentos (valor) Destinação • definição de quais serão objeto de arquivo permanente e quais serão eliminados 34. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) - A gestão de documentos não está fundamentada no ciclo vital dos documentos de arquivo. Resolução: A gestão de documentos está intimamente ligada ao ciclo vital e à teoria das 3 idades. Ora, vimos que gestão de documentos começa com produção (“nascimento”) e termina com a destinação (“morte”) dos documentos de um arquivo, ou seja, logicamente essa ligação é muito clara. Logo, o item está errado. Com isso terminamos nossa aula de hoje, vemos você na próxima aula, até lá e bons estudos... Davi e Fernando. Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 25
  27. 27. E L A N E A L V E S S A N T O S D A R O C H A , C P F : 0 0 2 4 6 4 5 1 5 0 5 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 02 Lista de Questões 01. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) - O cidadão brasileiro tem o direito de receber dos órgãos públicos informações relativas a seus direitos e deveres, exclusivamente particulares, contidas em documentos de arquivo, quando autorizado pelo judiciário. Outras informações são originariamente consideradas sigilosas, a fim de garantir a segurança do Estado e a inviolabilidade da intimidade, da honra e da imagem de outras pessoas. 02. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - Os documentos de arquivo existem em vários exemplares, não tendo limitação quanto ao número de cópias. 03. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - Os documentos textuais, audiovisuais e cartográficos são gêneros documentais encontrados nos arquivos. 04. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - Os arquivos são reconhecidos, cada vez mais, como um capital informacional importante para as organizações públicas e privadas. Eles estão situados em um contexto administrativo e organizacional em que a informação deve ser considerada, organizada e tratada como um recurso tão importante quanto os recursos humanos, materiais ou financeiros. Jean-Yves Rousseau e Carol Couture. Os fundamentos da disciplina arquivística. Lisboa: Dom Quixote, 1998 (com adaptações). Tendo o texto acima como referência inicial, julgue o item a seguir, relativo aos arquivos. A significação do acervo documental arquivístico independe da relação que os documentos estabelecem entre si. 05. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - Os documentos de arquivo são provas de transações realizadas nas organizações. 06. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - Um documento de arquivo, mesmo destacado do todo ao qual pertence, tem o mesmo significado do conjunto no qual está inserido. 07. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - Documentos de arquivo devem ser primeiramente organizados, mantidos e usados ativamente por seus criadores, depois devem ser armazenados por um período adicional de uso não-freqüente Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 26
  28. 28. E L A N E A L V E S S A N T O S D A R O C H A , C P F : 0 0 2 4 6 4 5 1 5 0 5 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 02 e, finalmente, quando seu uso operacional termina completamente, devem ser recolhidos como documentos de valor ou destruídos como documentos sem valor. 08. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - O documento de arquivo é fonte de prova e esse potencial probatório advém das seguintes características desse tipo de documento: autenticidade, naturalidade, imparcialidade, interrelacionamento e unicidade. 09. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - Os documentos são meios naturais, imparciais, interdependentes, únicos resíduos e prova das atividades do seu criador/acumulador. 10. (CESPE – Policia Federal – Escrivão – 2009) - Uma base de dados desenvolvida em uma instituição pública com vistas a atender, racionalizar e implementar uma de suas funções deve ser considerada como parte dos arquivos dessa instituição. 11. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - O meio, o suporte e a função limitam o conceito de documento de arquivo. 12. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - O método de classificação dos arquivos exige conhecimento a respeito da relação entre as unidades, a organização e o funcionamento dos órgãos. 13. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - Os documentos de arquivo são aqueles produzidos por uma entidade pública ou privada ou por uma família ou pessoa no transcurso das funções que justificam sua existência como tal. Os documentos são, em geral, manuscritos, impressos ou audiovisuais, reproduções ou referências virtuais. 14. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - O documento orgânico pode ser produzido ou recebido pela organização da mesma forma que o documento não orgânico, pois o que os diferencia é o gênero documental. 15. (CESPE – ANTAQ - Analista Administrativo/Arquivologia – 2009) - A instituição — como sujeito produtor de documentos —, o documento de arquivo — como produto da atividade da instituição — e o arquivo são elementos que possibilitam o enunciado teórico do princípio da proveniência. 16. (CESPE – ANTAQ - Analista Administrativo/Arquivologia – 2009) - Os arquivos de uma instituição são formados a partir da informação registrada orgânica, interna ou externa, dessa instituição. Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 27
  29. 29. E L A N E A L V E S S A N T O S D A R O C H A , C P F : 0 0 2 4 6 4 5 1 5 0 5 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 02 17. (CESPE – ANTAQ - Analista Administrativo/Arquivologia – 2009) - É possível distinguir dois níveis dos postulados fundamentais do princípio da proveniência: um primeiro nível, que consiste em não se misturar a documentação de diferentes fundos, e um segundo nível, que se baseia em não se misturar a documentação das diferentes unidades que compõem o fundo, mantendo sua estrutura orgânica original. 18. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - O princípio da santidade defende que se deve respeitar o órgão de origem, não deixando que seus documentos se misturem com os de outro órgão. 19. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - A ordem original dos documentos de um arquivo é o fluxo natural com que eles foram produzidos e não os detalhes de ordenação do arquivamento nos setores de trabalho. 20. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) - Arquivos correntes são formados, basicamente, por documentos com valor informativo. 21. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) – Arquivos correntes devem ser mantidos próximos dos usuários diretos em razão da frequência com que são consultados ou da grande possibilidade de uso que os documentos dessa idade têm. 22. (CESPE – ANTAQ - Analista Administrativo/Arquivologia – 2009) - A adoção do sistema descentralizado de arquivos correntes é mais adequada para pequenas organizações, ao passo que o sistema centralizado é compatível com as organizações mais complexas e fisicamente grandes. 23. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) – A economia na gestão dos arquivos justifica a descentralização do arquivo intermediário. 24. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - O diagnóstico da situação arquivística pelo alto custo deve ser adotado apenas quando o órgão público tem uma massa documental acumulada de grandes proporções. 25. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - O principal dado a ser coletado em um diagnóstico da situação arquivística de um órgão público é a quantificação de seu acervo documental. 26. (CESPE – Policia Federal – Escrivão – 2009) - Uma das funções do diagnóstico da situação arquivística é reunir informações suficientes para a elaboração do código de classificação e da tabela de temporalidade de documentos de arquivo. Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 28
  30. 30. E L A N E A L V E S S A N T O S D A R O C H A , C P F : 0 0 2 4 6 4 5 1 5 0 5 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 02 27. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) - Chama-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas realizados na fase corrente e na intermediária e que abrangem produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos, estabelecendo sua destinação, isto é, determinando a eliminação ou recolhimento para guarda permanente. 28. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) - A política arquivística brasileira não reconhece a gestão de documentos como parte dos esforços necessários para a organização dos arquivos. 29. (CESPE – TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 – Adaptada) - Com a gestão eficaz de documentos, impede-se que os documentos com valor secundário sejam conservados permanentemente. 30. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - Não é objetivo da gestão de documentos racionalizar a produção dos documentos, mas, sim, eliminar os documentos de valor secundário. 31. (CESPE – TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 - Adaptada) - A criação, o arquivamento e a eliminação de documentos são as três fases básicas da gestão de documentos. 32. (CESPE – MMA - Agente Administrativo – 2009) - A fase da gestão de documentos em que são feitas a análise e a avaliação de documentos acumulados em arquivos é conhecida como preservação de documentos. 33. (CESPE – MMA - Agente Administrativo – 2009) - Na gestão de documentos, as atividades de protocolo, a recuperação de informações e a elaboração de normas de acesso à documentação são desenvolvidas na fase de utilização de documentos. 34. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) - A gestão de documentos não está fundamentada no ciclo vital dos documentos de arquivo. Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 29
  31. 31. E L A N E A L V E S S A N T O S D A R O C H A , C P F : 0 0 2 4 6 4 5 1 5 0 5 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 02 GABARITO: 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 E E C E C E C C C C 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 E C C E C C C E C E 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 C E E E E C C E E E 31 32 33 34 E E C E Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 30
  32. 32. E L A N E A L V E S S A N T O S D A R O C H A , C P F : 0 0 2 4 6 4 5 1 5 0 5 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 02 Bibliografia BRASIL. Conarq - Conselho Nacional de Arquivos. Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística. BELLOTO, Heloisa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2004. Decreto nº 4.553, de 27 de dezembro de 2002. Decreto nº 1.171/1994 (e suas atualizações). Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991. PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2002. SCHELLENBERG, T.R. Arquivos modernos, princípios e técnicas. Rio de Janeiro, Ed. FGV, 2005. Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 31

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