Arquivologia aula 01

8.709 visualizações

Publicada em

1 comentário
4 gostaram
Estatísticas
Notas
Sem downloads
Visualizações
Visualizações totais
8.709
No SlideShare
0
A partir de incorporações
0
Número de incorporações
2
Ações
Compartilhamentos
0
Downloads
295
Comentários
1
Gostaram
4
Incorporações 0
Nenhuma incorporação

Nenhuma nota no slide

Arquivologia aula 01

  1. 1. E L A N E A L V E S S A N T O S D A R O C H A , C P F : 0 0 2 4 6 4 5 1 5 0 5 Ponto dos Concursos www.pontodosconcursos.com.br Atenção. O conteúdo deste curso é de uso exclusivo do aluno matriculado, cujo nome e CPF constam do texto apresentado, sendo vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação e distribuição. É vedado, também, o fornecimento de informações cadastrais inexatas ou incompletas – nome, endereço, CPF, e-mail - no ato da matrícula. O descumprimento dessas vedações implicará o imediato cancelamento da matrícula, sem prévio aviso e sem devolução de valores pagos - sem prejuízo da responsabilização civil e criminal do infrator. Em razão da presença da marca d’ água, identificadora do nome e CPF do aluno matriculado, em todas as páginas deste material, recomenda-se a sua impressão no modo econômico da impressora.
  2. 2. E L A N E A L V E S S A N T O S D A R O C H A , C P F : 0 0 2 4 6 4 5 1 5 0 5 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Introdução ........................................................................................ 01 Conceitos Fundamentais de Arquivologia (parte 1) .................................. 03 Lista de questões ............................................................................... 33 Bibliografia ........................................................................................ 39 Introdução Prezado Aluno, É com muita satisfação que ministraremos para você, a quatro mãos, a disciplina de Arquivologia para o cargo de Técnico Administrativo do MPU. Antes de darmos início a nossa primeira aula, permitam-nos falar um pouco sobre nós. Meu nome é Davi Barreto, sou cearense, me graduei em engenharia eletrônica pelo Instituto Tecnológico de Aeronáutica (ITA). Atualmente, sou Auditor Federal de Controle Externo do Tribunal de Contas da União (TCU), tendo obtido o 1° lugar no concurso de 2007, e mestrando em economia na UNB. Meu nome é Fernando Graeff, sou Gaúcho de Caxias do Sul. Sou formado em Administração de Empresas e, antes de entrar no serviço público, trabalhei mais de 15 anos na iniciativa privada. Sou ex-Auditor Fiscal da Receita Federal do Brasil, trabalhei nas Unidades Centrais deste Órgão. Atualmente, exerço o cargo de Auditor Federal de Controle Externo do Tribunal de Contas da União. No serviço público, exerci ainda os cargos de Analista de Finanças e Controle da Secretaria do Tesouro Nacional - área contábil – em Brasília e de Analista de Orçamento do Ministério Público Federal em São Paulo. Feitas as apresentações, vamos apresentar o nosso cronograma: Aula Tópicos abordados Aula 01 Conceitos fundamentais de arquivologia (parte 1). Conceitos fundamentais de arquivologia (parte 2). Aula 02 O gerenciamento da informação e a gestão de documentos (parte 1). Aula 03 O gerenciamento da informação e a gestão de documentos (parte 2). Aula 04 Tipologias documentais e suportes físicos. Aula 05 Simulado e Revisão Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 1
  3. 3. E L A N E A L V E S S A N T O S D A R O C H A , C P F : 0 0 2 4 6 4 5 1 5 0 5 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Outra coisa, caso você queira resolver as questões antes de ver os comentários, vá diretamente ao final deste arquivo, lá você encontrará a lista de todas as questões tratadas durante a aula. E, por último, participem do Fórum de dúvidas, que é um dos diferenciais do Ponto. Lá, você poderá tirar suas dúvidas, auxiliar outras pessoas e nos ajudar no aprimoramento dos nossos cursos. Dito isto, mãos à obra... Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 2
  4. 4. E L A N E A L V E S S A N T O S D A R O C H A , C P F : 0 0 2 4 6 4 5 1 5 0 5 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Conceitos Fundamentais de Arquivologia (parte 1). (CESPE – MMA - Agente Administrativo – 2009) - Determinada organização instalada em Brasília enviou um documento a funcionário do Ministério do Meio Ambiente - MMA, a fim de que fossem resolvidos problemas entre as duas instituições. No MMA, o setor que recebeu o documento coletou algumas informações deste, incluindo-as em uma base de dados. Em seguida, o documento foi enviado para o destinatário, tramitando, posteriormente, em vários setores até que os problemas fossem resolvidos. Depois de arquivado por determinado período no último setor para onde havia sido enviado, o documento foi encaminhado a outro espaço, onde deve ser mantido até ser eliminado. Considerando a situação hipotética acima, julgue os itens 1 a 3, acerca de arquivo. 1. Enquanto tramitava nos vários setores, o documento em questão fez parte dos arquivos correntes do MMA. 2. Na situação considerada, o documento, antes de ser eliminado, deve ser mantido no arquivo permanente. 3. O arquivo intermediário deve ser subordinado técnica e administrativamente ao arquivo permanente, para que seja evitada a proliferação de depósitos e mantida uniforme a política arquivística da instituição. Resolução: Vamos iniciar nosso curso falando sobre um assunto muito recorrente nas provas do Cespe, e que de certa forma, nos dá uma boa base para entendermos arquivologia: a teoria das três idades. Antes de resolver as questões, vamos conceituar essa teoria. Nas instituições, sejam públicas ou privadas, para que os arquivos possam desempenhar suas funções, torna-se indispensável que os documentos estejam dispostos de forma a servir ao usuário com precisão e rapidez. Hoje em dia, mais do que nunca, não só o acesso à informação, mas a agilidade com que é feito, é imprescindível para o sucesso de qualquer organização. Assim, a metodologia de gestão dos documentos a ser adotada deverá atender as necessidades das instituições a que serve, como também a cada estágio de evolução por que passam os arquivos. Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 3
  5. 5. E L A N E A L V E S S A N T O S D A R O C H A , C P F : 0 0 2 4 6 4 5 1 5 0 5 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Jean-Jacques Valette (1973) definiu essas fases como as três idades dos arquivos – definição esta, utilizada até hoje: corrente, intermediária e permanente. 1. Arquivo de primeira idade ou corrente, constituído de documentos em curso ou consultado frequentemente, conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso. São os documentos mais utilizados, que frequentemente são consultados. Por documentos em curso entenda-se que, nesta fase, os documentos tramitam bastante de um setor para outro, ou seja, podem ser emprestados a outros setores para atingirem a finalidade para a qual foram criados. Uma definição mais sintética seria a de que os arquivos de primeira idade são o “Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração”. Aguarde, veremos o que significa valor primário mais adiante nesta aula. 2. Arquivo de segunda idade ou intermediário, constituído de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los, para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado. Não há necessidade de serem conservados próximos aos escritórios. Então, são aqueles documentos que não são consultados frequentemente, mas que podem, eventualmente, serem necessários. A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória. Por isso, são também chamados de “limbos” ou “purgatórios”, onde os documentos ficam aguardando sua destinação final. Ou, mais simplificadamente, os arquivos de segunda idade são o “conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguarda destinação”. E, finalmente: 3. Arquivo de terceira idade ou permanente, constituído de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa, que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução. Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 4
  6. 6. E L A N E A L V E S S A N T O S D A R O C H A , C P F : 0 0 2 4 6 4 5 1 5 0 5 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Estes são os arquivos propriamente ditos. Pois, nas duas fases anteriores os documentos ainda tramitavam, ou seja, iam de um setor para outro, eram consultados, na primeira idade mais frequentemente, na segunda idade, com pouca frequência. Os arquivos de terceira idade, resumidamente, são o “Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor”. Importante salientar desde já que a cada uma dessas fases – que são complementares – corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos. Veremos isso mais profundamente nas próximas aulas. A teoria das 3 idades encontrou amparo em nossa legislação arquivística, a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados define no art. 8º que os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes. Segundo a referida lei, consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes. Os documentos intermediários são aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Por sua vez, documentos permanentes, são os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. Em virtude da importância documental, da preservação do patrimônio histórico e cultural, o art. 9º da referida Lei determinou que a eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência. Já, o art. 10 dispõe que os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis. Bom, com está pequena base teórica podemos responder as questões. O enunciado das questões 1 a 3 faz uma breve contextualização do ciclo vital dos documentos. Uma Determinada organização envia um documento a funcionário do Ministério do Meio Ambiente - MMA, a fim de que fossem resolvidos problemas entre as duas instituições. Aqui se inicia o ciclo de vida do documento. Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 5
  7. 7. E L A N E A L V E S S A N T O S D A R O C H A , C P F : 0 0 2 4 6 4 5 1 5 0 5 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 01 No MMA, o setor que recebeu o documento (=protocolo) coletou algumas informações deste, incluindo-as em uma base de dados. (Veremos nas próximas aulas os procedimentos de protocolo) Em seguida, o documento foi enviado para o destinatário, tramitando, posteriormente, em vários setores até que os problemas fossem resolvidos. Depois de arquivado por determinado período no último setor para onde havia sido enviado (Atenção: até este momento o documento é corrente), o documento foi encaminhado a outro espaço, onde deve ser mantido até ser eliminado. (Atenção: agora o documento está no arquivo intermediário) Entendendo o enunciado e com os conceitos aprendidos até o momento, fica fácil responder os itens: 1. Enquanto tramitava nos vários setores, o documento em questão fez parte dos arquivos correntes do MMA. Certo. Conforme vimos, enquanto o documento está em curso ou é consultado frequentemente, ele faz parte dos arquivos correntes. 2. Na situação considerada, o documento, antes de ser eliminado, deve ser mantido no arquivo permanente. Errado. O item afirma que na situação considerada, o documento, antes de ser eliminado, deve ser mantido no arquivo permanente, na verdade, antes de ser eliminado o documento é mantido no arquivo intermediário, onde aguarda a sua efetiva eliminação ou recolhimento para guarda permanente. No arquivo permanente os documentos são preservados em caráter definitivo. 3. O arquivo intermediário deve ser subordinado técnica e administrativamente ao arquivo permanente, para que seja evitada a proliferação de depósitos e mantida uniforme a política arquivística da instituição. Certo. Realmente, deve haver subordinação, tanto técnica, quanto administrativa, entre o arquivo intermediário e o arquivo permanente. Pois, um dos problemas que a gestão documental tem que tratar é o acúmulo de documentos. A guarda deve ser feita de maneira lógica e racional, para isso é necessário uma política arquivística uniforme na instituição, evitando a criação de depósitos duplicados. Aprofundaremos esse assunto, quando estudarmos gestão documental em nossas próximas aulas. Então, tudo bem até agora. É simples não é? Vamos ver outras questões: Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 6
  8. 8. E L A N E A L V E S S A N T O S D A R O C H A , C P F : 0 0 2 4 6 4 5 1 5 0 5 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 01 4. (Cespe – Ministério da Integração – Assistente Técnico- Administrativo – 2009) - Enquanto tramitam pelas unidades político- admininistrativas, os processos fazem parte dos arquivos ativos ou correntes do órgão ao qual pertencem. Resolução: Os documentos que estão em curso, ou seja, aqueles que tramitam de um setor para outro são considerados correntes. Portanto, item correto. 5. (CESPE – STJ -Técnico Judiciário – Área: Administrativa 2008) - Os arquivos correntes de um órgão são formados pelas correspondências recebidas e expedidas, diferentemente do arquivo intermediário, que é responsável pela guarda de processos administrativos. Resolução: Fácil, não é? Não é o tipo de documento que caracteriza o arquivo em corrente, intermediário ou permanente, e sim, a fase do ciclo de vida em que se encontra definida pela frequência de uso por suas entidades produtoras e pela identificação de seus valores, primário e secundário. Portanto, o item está errado. 6. (CESPE – STJ -Técnico Judiciário – Área: Administrativa 2008) - Os documentos dos arquivos correntes representam um ponto de partida para a tomada de decisões no órgão/instituição. Resolução: Os arquivos correntes são constituídos de documentos em curso ou frequentemente consultados como ponto de partida ou prosseguimento de planos, para fins de controle, para tomada de decisões das administrações etc. Portanto, o item está certo. 7. (CESPE – STJ -Técnico Judiciário – Área: Administrativa 2008) - Os documentos consultados com pouca freqüência fazem parte do arquivo corrente. Resolução: Você não pode errar esse tipo de questão! É básica. O item está completamente errado, afirma exatamente o contrário do conceito de arquivo corrente. No arquivo corrente ficam os documentos consultados frequentemente. Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 7
  9. 9. E L A N E A L V E S S A N T O S D A R O C H A , C P F : 0 0 2 4 6 4 5 1 5 0 5 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 01 8. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - Os documentos de valor permanente podem ser alienáveis, mas são imprescritíveis. Resolução: O item está errado, pois o art. 10 da Lei nº 8.159, de 1991, dispõe que os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis. Portanto, o comando está errado ao afirmar que os documentos de valor permanente são alienáveis e imprescritíveis, pois, conforme nossa legislação eles são inalienáveis e imprescritíveis. 9. (CESPE – Anvisa – 2007) - Arquivos intermediários, também denominados limbos ou purgatórios, são constituídos de documentos em curso ou consultados freqüentemente, conservados em escritórios ou em dependências próximas de fácil acesso. Resolução: A questão está incorreta ao dar a definição de arquivo corrente para o arquivo intermediário. A primeira parte do enunciado está correta, ao afirmar que arquivos intermediários, também são denominados limbos ou purgatórios. A segunda parte é que está errada, pois a definição dada é dos arquivos correntes. Repetindo, para você gravar: o arquivo intermediário é constituído de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los, para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado Agora, vamos aumentar um pouco o nível de dificuldade. 10. (CESPE – TRE/GO – Técnico Judiciário/Administrativo – 2009 - Adaptada) - A teoria das três idades é aquela que afirma que os documentos passam por diferentes fases, determinadas, por um lado, pela frequência de uso dos documentos pela entidade produtora ou acumuladora e, por outro lado, pela identificação dos valores primário e secundário presentes ou não nos documentos. Resolução: Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 8
  10. 10. E L A N E A L V E S S A N T O S D A R O C H A , C P F : 0 0 2 4 6 4 5 1 5 0 5 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 01 A questão trata dos critérios adotados pela teoria das três idades para classificar os arquivos em corrente, intermediário e permanente. Para resolver a questão precisamos saber o que é valor primário e secundário. O valor primário é atribuído ao documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais, fiscais etc. Já, o valor secundário é atribuído a um documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora e outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido. Atenção: O valor histórico do documento enquadra-se na definição de valor secundário. Ou seja, os documentos de 3ª idade têm valor histórico, portanto, tem valor secundário. Assim, uma definição possível para a teoria das três idades é: “Teoria segundo a qual os arquivos são considerados arquivos correntes, intermediários ou permanentes, de acordo com a frequência de uso por suas entidades produtoras e a identificação de seus valores: primário e secundário”. Portanto, correta a questão. 11. (CESPE – TRE/GO – Técnico Judiciário/Administrativo – 2009 - Adaptada) - A legislação determina que todos os documentos produzidos e acumulados por órgãos públicos e instituições de caráter público devem ser identificados como correntes, intermediários ou permanentes e devem receber tratamento adequado. Resolução: Já vimos que a teoria das 3 idades foi incorporada a nossa legislação através da Lei nº 8.159, de 1991. Segundo o art. 8º “Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes”. Então, se os documentos são produzidos e acumulados por órgãos públicos e instituições de caráter público, devem ser identificados, conforme a lei, em uma das três categorias. A última parte da questão é lógica, o documento em cada uma das etapas do ciclo de vida tem um tratamento especial, mais tarde, veremos mais a fundo o que constitui esse tratamento especial. Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 9
  11. 11. E L A N E A L V E S S A N T O S D A R O C H A , C P F : 0 0 2 4 6 4 5 1 5 0 5 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Portanto, correto o item. 12. (CESPE – TRE/GO – Técnico Judiciário/Administrativo – 2009 - Adaptada) - Chama-se ciclo vital o sistema de registro de documentos que permite controlar a produção e a tramitação na fase corrente e a passagem para a intermediária por meio de listagens, repertórios, índices e planos de arquivamento. Resolução: O ciclo vital consubstancia a teoria das três idades. Ele representa as sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, da sua produção à guarda permanente ou eliminação. Portanto, a questão está errada, o ciclo vital não é um sistema de registro de documentos, muito menos, serve para controlar a produção e a tramitação dos documentos na fase corrente e a passagem para a intermediária. O ciclo vital engloba as três idades por que passam os documentos: corrente, intermediária e permanente. 13. (CESPE – TRE/GO – Técnico Judiciário/Administrativo – 2009 - Adaptada) - Os documentos considerados correntes são caracterizados por estarem ativos, ou em curso; em muitos casos, mesmo quando não há mais a movimentação dos documentos, eles são alvo de consultas frequentes. Resolução: Ora, essa está facílima. O enunciado traz a definição de arquivo corrente. Correta a questão. 14. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – adaptada) - Os documentos do arquivo intermediário são mantidos por conta dos prazos prescricionais e precaucionais e aguardam a destinação final: eliminação ou guarda permanente. Resolução: Já vimos que o arquivo intermediário contém os documentos que aguardam a eliminação, se não tiverem mais valor, ou a guarda permanente, se tiverem valor secundário. Mas, temos um elemento novo nessa questão. Trata-se do prazo de guarda dos documentos. Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 10
  12. 12. E L A N E A L V E S S A N T O S D A R O C H A , C P F : 0 0 2 4 6 4 5 1 5 0 5 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Prazo de guarda é o período em que o documento deve ser mantido nos arquivos correntes e intermediário. Lembre-se que não existe prazo no arquivo permanente, a guarda é definitiva. O prazo de guarda vincula-se à determinação do valor do documento, de acordo com os seguintes fatores: 1) frequência de uso das informações contidas nos documentos; 2) existência de legislação que determine a prescrição legal de documentos (=prazos prescricionais); 3) existência de outras fontes com as mesmas informações (=documentos recapitulativos); e 4) necessidade de guarda dos documentos por precaução, em virtude das práticas administrativas (=prazos precaucionais). Então, a questão está correta. Os documentos são mantidos no arquivo intermediário, justamente para aguardar o termo dos prazos prescricionais e precaucionais e após ocorridos terão sua destinação final: eliminação ou guarda permanente, conforme tenham ou não valor secundário. 15. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – adaptada) - Os arquivos intermediários são formados por documentos que perderam a vigência administrativa, mas são providos de valor histórico- cultural. Resolução: Gente, não dá para errar uma questão como esta. Os documentos que são providos de valor histórico-cultural são mantidos nos arquivos permanentes e não no intermediário. No arquivo intermediário são mantidos os documentos que aguardam o termo dos prazos prescricionais e precaucionais para ter sua destinação final: eliminação ou guarda permanente. Agora que já conhecemos a teoria das três idades, que já sabemos o que são os arquivos correntes, intermediários e permanentes, bem como, o que são valores primário e secundário, vamos abordar outros conceitos básicos de arquivologia. 16. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) - A legislação brasileira define arquivo como sendo o conjunto Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 11
  13. 13. E L A N E A L V E S S A N T O S D A R O C H A , C P F : 0 0 2 4 6 4 5 1 5 0 5 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 01 formado exclusivamente por documentos textuais oficiais, produzidos e recebidos por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, em suas funções administrativas, legislativas e judiciárias, ou por instituições de caráter público, ou ainda por entidades privadas, encarregadas da gestão de serviços públicos. Resolução: A Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. O art. 1º dispõe que: “É dever do Poder Público a gestão documental e a de proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação”. Já, o art. 2º considera arquivo (de maneira geral) os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. (não se preocupe, veremos mais adiante em nossas aulas o que é suporte e natureza) Por sua vez, o art. 7º define o que é arquivo público: “Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias”. Por último, o art. 11 trata do arquivo privado, dispondo: “Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades”. Então, de acordo com nossa legislação, o arquivo quanto à sua natureza pode ser de dois tipos: público e privado. Encontramos na literatura técnica, várias definições de arquivo, que com palavras diferentes, dizem a mesma coisa. Assim, fique atento ao que é importante: as palavras ou expressões chaves que negritamos ou sublinhamos. O arquivo, doutrinariamente, pode ser definido como a acumulação ordenada de documentos, em sua maioria, textuais (portanto, os documentos podem ter outras naturezas, além da textual), criados por uma instituição ou pessoa, no curso de suas atividades, e preservados para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que poderão ter no Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 12
  14. 14. E L A N E A L V E S S A N T O S D A R O C H A , C P F : 0 0 2 4 6 4 5 1 5 0 5 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 01 futuro (poderão, pois, alguns documentos ter utilidade no futuro; outros não e, nesse caso, serão descartados). Ou, ainda, conforme o Conselho Nacional de Arquivos – Conarq, o arquivo pode ser definido como a designação genérica de um conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, caracterizado pela natureza orgânica de sua acumulação e conservado por essas pessoas ou por seus sucessores, para fins de prova ou informação. Fique tranquilo, nós iremos repetir diversas vezes essas características para você não esquecer nunca mais... Dos conceitos de arquivo vistos até agora, podemos deduzir três características básicas: 1 – Exclusividade de criação e recepção por uma repartição, firma, instituição ou pessoa. Assim, não se considera arquivo, por exemplo, uma coleção de manuscritos históricos, reunidos por uma pessoa. 2 – Origem no curso de suas atividades. Os documentos devem servir de prova de transações realizadas. 3 – Caráter orgânico que liga o documento aos outros do mesmo conjunto. Um documento, destacado de seu conjunto, do todo à que pertence, significa muito menos do que quando em conjunto. Atenção: Não há possibilidade de coleção nos arquivos genuínos porque, em se tratando de fundos (=conjunto de documentos de uma mesma proveniência), é fundamental a relação orgânica entre seus elementos. Não se compreende o documento de arquivo fora do meio genético que o produziu. Os documentos de arquivo surgem obrigatoriamente dentro das funções e atividades de uma administração. A questão cita ainda o termo “documento oficial”, vamos aproveitar para conhecer sua definição. Documento oficial é aquele emanado do poder público ou de entidades de direito privado capaz de produzir efeitos de ordem jurídica na comprovação de um fato. Ou seja, qualquer entidade, seja pública ou privada, pode emitir um documento oficial, que serve de prova das transações realizadas. Voltando à questão, você achou o erro? Bem, vamos lá. Para confundir o candidato, a banca misturou os conceitos contidos nos três artigos que definem o que são arquivos em nossa legislação: Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 13
  15. 15. E L A N E A L V E S S A N T O S D A R O C H A , C P F : 0 0 2 4 6 4 5 1 5 0 5 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 01 - O art. 2º que trata dos arquivos em geral; - O art. 7º que trata do tipo arquivo público; e, - O art. 11 que trata do tipo arquivo privado. E nesse Frankenstein, o examinador afirma que o arquivo é formado exclusivamente por documentos textuais, o que não é verdade. Na maioria das vezes o arquivo é formado por documentos textuais, mas nem sempre. O arquivo pode ser formado por documentos de qualquer gênero (=a configuração que assume um documento; dependendo do sistema de signos utilizados na comunicação de seu conteúdo, o documento pode ser textual, iconográfico, sonoro, audiovisual, informático etc.). Lembre-se que o suporte (=material sobre o qual as informações são registradas, como papel, filme, disco ótico, disco magnético etc.) também não importa para a definição de arquivo. Portanto, nesse caso, a palavra exclusivamente invalida a questão, pois, os documentos, além de textuais, podem ser: audiovisuais, sonoros, informáticos etc. Dica: O concurseiro de plantão sabe que devemos ter cuidado redobrado com termos fortes, tais como: somente, exclusivamente, todo, nenhum, invariavelmente, absolutamente etc., pois, para quase toda regra, existe uma exceção. Outro cuidado que você deve ter é quanto às questões que, apesar de incompletas, não estão erradas. O Cespe poderia ter misturado os artigos e dito o seguinte: “Considera-se arquivo o conjunto formado por documentos textuais oficiais, produzidos e recebidos por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, no exercício de suas atividades”. E aí, certo ou errado? Está certo. A questão refere-se genericamente a “arquivo”, pois, não explicitou se ele é do tipo “público” ou “privado”. Considerando que o arquivo “público” é um tipo de “arquivo”, o enunciado apesar de incompleto, já que define apenas uma das inúmeras variações de arquivo (no caso, de natureza pública, formado por documentos de natureza textual), está certo, pois, não está restringindo o conceito à somente essa variação. Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 14
  16. 16. E L A N E A L V E S S A N T O S D A R O C H A , C P F : 0 0 2 4 6 4 5 1 5 0 5 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Agora, se tivesse um “somente”, ou algo parecido, no meio do enunciado, aí sim, o item poderia estar errado. Veja: “Considera-se arquivo o conjunto formado por documentos textuais oficiais, produzidos e recebidos, somente por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, no exercício de suas atividades”. Nesse caso, o item está negando que existam arquivos de outro tipo, além do “público”. Aí, sim, estaria errado. Ok. Então, vamos em frente. 17. (CESPE – ANVISA -Técnico Administrativo – 2007) - O caráter orgânico é uma das características básicas dos arquivos. Resolução: Ficou fácil essa, não é? Você já encontrou a palavra chave: orgânica (o), sublinhada ou negritada? Encontrou não é. Então é importante, fique ligado. A organicidade é uma das características básicas dos arquivos, ou seja, um arquivo é formado por documentos que possuem um valor de conjunto, o documento separado significa menos que no conjunto, eventualmente, pode perder por completo o significado. O arquivo é caracterizado pela natureza orgânica da acumulação dos documentos. Portanto, o item está certo. 18. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - O tamanho do acervo documental e a sua complexidade definem se o fundo de arquivo de uma instituição pública ou privada é um fundo fechado ou aberto. Resolução: Um fundo nada mais é do que o conjunto de documentos de uma mesma proveniência (=origem). O fundo é aberto se podem ser acrescentados novos documentos em função do fato de a entidade produtora continuar em atividade; e, fechado se não recebe acréscimos de documentos, em função de a entidade produtora não se encontrar mais em atividade. Portanto, o item está errado. 19. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - As informações contidas nos documentos de arquivo são produzidas no ambiente interno da organização ou são recebidas do ambiente externo e têm uma relação direta ou indireta com a missão dessa organização. Resolução: Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 15
  17. 17. E L A N E A L V E S S A N T O S D A R O C H A , C P F : 0 0 2 4 6 4 5 1 5 0 5 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Os arquivos são constituídos por um conjunto de documentos produzidos e/ou recebidos por uma organização. Eles só tem sentido se relacionados com o meio que os produziu, devem atestar e comprovar as atividades do órgão ou instituição que os produziu. Derivam da atividade-meio e da atividade-fim da organização, a última é desenvolvida em decorrência da finalidade da instituição, da sua razão de existir, ou seja, de sua missão. Assim, direta ou indiretamente, as informações contidas nos documento de arquivo têm relação com a missão dessa organização. Portanto, o item está correto. 20. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) - Os documentos podem servir como objeto de prova de transações realizadas. Resolução: A questão está corretíssima. Lembre-se do art. 1º da Lei nº 8.159, de 1991. Só com o conhecimento dele você responde esta questão. Os documentos de arquivo surgem por motivos funcionais, administrativos, jurídicos ou legais, tratam, sobretudo, de provar ou de testemunhar alguma coisa. Essa é uma característica básica dos documentos de arquivo, por terem origem no curso das atividades de uma entidade pública ou privada ou por uma família ou pessoa a que pertencem, servem de prova das transações realizadas. 21. (CESPE – ANVISA -Técnico Administrativo – 2007) - Os arquivos são constituídos pelos documentos produzidos pela própria organização. Quando recebidos de outras organizações, os documentos são registrados nos serviços de protocolo, mas não são considerados arquivísticos. Resolução: Os arquivos são constituídos por um conjunto de documentos produzidos E recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, ou seja, os documentos de arquivo podem ter origem interna ou externa à organização, assim, os documentos recebidos de outras organizações são registrados nos serviços de protocolo (veremos nas próximas aulas) e, portanto, são considerados arquivísticos. Portanto, a questão está errada. Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 16
  18. 18. E L A N E A L V E S S A N T O S D A R O C H A , C P F : 0 0 2 4 6 4 5 1 5 0 5 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 01 22. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - Documentos de arquivo produzidos ou recebidos por uma instituição pública ou privada, com valor administrativo, legal ou fiscal, considerados como parte do arquivo intermediário dessa instituição, são também considerados de valor secundário. Resolução: O arquivo intermediário é constituído de documentos que ainda conservam seu valor primário, mas deixaram de ser consultados frequentemente, e aguardam sua destinação final. O valor primário é atribuído ao documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais. Portanto, o item está errado. 23. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - A função secundária dos arquivos é inerente aos próprios documentos. É a conseqüência da ação deliberada de pessoas, famílias, comunidades, governos e nações em acrescentar os arquivos à sua memória coletiva. Resolução: O arquivo é formado por um conjunto de documentos. Como já visto, o documento, na sua fase inicial, apresenta um valor primário, vinculado a consecução dos fins explícitos a que se propõe; depois, pode apresentar um valor secundário, que, embora já implícito no tempo em que é gerado, avulta com o correr dos anos. (ou seja, o documento passa a possuir um valor histórico ou cultural) Assim, o documento não é criado deliberadamente para, no futuro, ter um valor histórico ou cultural. Esse valor adquirido não é decorrente da finalidade para a qual o documento foi criado. A função secundária dos arquivos de recolher, preservar e dar acesso aos documentos que possuem um valor histórico não é uma consequência da ação deliberada dos seus produtores, nem inerente aos próprios documentos. Portanto, a questão está errada. 24. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - A função de herança cultural é, às vezes, atribuída aos arquivos que não foram criados deliberadamente como lembrança de um passado ilustre. Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 17
  19. 19. E L A N E A L V E S S A N T O S D A R O C H A , C P F : 0 0 2 4 6 4 5 1 5 0 5 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Resolução: Mais uma questão que trata do valor secundário (cultural ou histórico), que os arquivos podem vir a ter. Como comentado na questão anterior, os conjuntos de documentos que compõem o arquivo não são criados deliberadamente para terem um valor histórico ou cultural. Inicialmente, os fins dos arquivos são administrativos, jurídicos ou funcionais, vinculados ao exercício das atividades de seu emissor ou recebedor, passando, no longo prazo, a ter um fim “histórico” ou “cultural”. Portanto, a questão está correta. 25. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) - Os documentos de arquivo podem ser acumulados pelas atividades-meio e fim do órgão público ou instituição. Resolução: Sabemos que os documentos de arquivo só têm sentido se relacionados ao meio que os produziu. Eles atestam e comprovam as atividades do órgão ou instituição que os produziu. Seu conjunto tem de retratar a infraestrutura e as funções do órgão gerador. Em outras palavras, os documentos refletem as atividades-meio e as atividades-fim, do órgão ou instituição que os produziu. Portanto, o item está correto. 26. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - Os arquivos funcionam como a memória dos produtores de documentos e da sociedade em geral e servem, em primeira instância, para apoiar o gerenciamento operacional. Resolução: Realmente, os arquivos permanentes são formados por conjunto de documentos com valor histórico, funcionam como memória de seus produtores e da sociedade em que estão inseridos. Mas em primeira instância, os arquivos correntes e intermediários têm a função primordial, como afirma a parte final do enunciado, de apoiar a administração à qual pertencem. Só em um segundo momento os arquivos passam a funcionar como memória histórica e cultural. Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 18
  20. 20. E L A N E A L V E S S A N T O S D A R O C H A , C P F : 0 0 2 4 6 4 5 1 5 0 5 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Portanto, item correto. 27. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - Arquivo é o conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta. Resolução: Para resolvermos esta questão precisamos conhecer o campo de delimitação das instituições: arquivo e biblioteca; e aproveitando o gancho, vamos ver também: museu e centro de documentação. Inicialmente temos que lembrar que a forma/função pela qual o documento é criado é que determina seu uso e seu destino de armazenamento futuro. É a razão de sua origem e de seu emprego, e não o suporte sobre o qual está constituído, que vai determinar sua condição de documento de arquivo, de biblioteca, de centro de documentação ou de museu. As distinções entre essas instituições surgem, portanto, a partir da própria maneira pela qual se origina o acervo (=documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade custodiadora) e também do tipo de documento a ser preservado: • pela biblioteca, são preservados os impressos ou audiovisuais resultantes de atividades cultural e técnica ou científica, seja ela criação artístico- literária, pesquisa ou divulgação; • pelo arquivo, são preservados o material de uma gama infinitamente variável, oriundo de atividade funcional ou intelectual de instituições ou pessoas, e produzido no decurso de suas funções; e • pelo museu, são preservados os objetos que tanto podem ter origem artística quanto funcional. Os fins, em se tratando de bibliotecas e museus, serão didáticos, culturais, técnicos ou científicos; e de arquivos, como já visto, administrativos, jurídicos e legais, passando, a longo prazo, a históricos e culturais. Enquanto o documento de biblioteca instrui, ensina; o de arquivo, prova. Os centros de documentação, por sua vez, no que se refere à origem, à produção e aos fins do material que armazenam (ou referenciam), representam um somatório das instituições anteriormente indicadas. Isto porque, definido o centro de documentação como a “transposição das informações primárias para outros recursos”, ele acaba assimilando as Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 19
  21. 21. E L A N E A L V E S S A N T O S D A R O C H A , C P F : 0 0 2 4 6 4 5 1 5 0 5 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 01 características daquelas instituições. Sua finalidade é informar, com o objetivo cultural, científico, funcional ou jurídico, conforme a natureza do material reproduzido ou referenciado. Os documentos de biblioteca são resultado de uma criação artística ou de uma pesquisa; e podem ainda objetivar a divulgação técnica, científica, humanística, filosófica etc. É material que trata de informar para instruir ou ensinar. São os documentos mais acessíveis e os mais conhecidos do grande público. Já vimos que os documentos de arquivo são aqueles produzidos por uma entidade pública ou privada ou por uma família ou pessoa no transcurso das funções que justificam sua existência como tal, esses documentos guardam relações orgânicas entre si. Os documentos de arquivo surgem por motivos funcionais, administrativos e legais. Eles tratam, sobretudo, de provar, de testemunhar alguma coisa. Sua apresentação pode ser manuscrita, impressa ou audiovisual; são em geral exemplares únicos e sua gama é variadíssima, assim como sua forma e suporte. Os documentos de museu, por sua vez, originam-se de criação artística ou da civilização material de uma comunidade. Testemunham uma época ou atividade, servindo para informar visualmente, segundo a função educativa, científica ou de entretenimento que tipifica essa espécie de instituição. Por último, os documentos dos centros de documentação (considerado em sua definição estrita, como entidade que reúne em torno de uma especialidade bem determinada, qualquer tipo de documento) são em geral reproduções (em microforma ou não) ou referências virtuais, que originariamente poderiam ser tipificados como documentos de biblioteca, arquivo ou museu. As formas de entrada do material na biblioteca e no museu são, em geral, a compra, a doação e a permuta. O arquivo, porém, recebe os documentos através de passagem natural, dentro do esquema de três idades do documento: da produção à tramitação, desta ao arquivo corrente, deste, por transferência, ao intermediário e daí, por recolhimento, ao permanente. (falaremos sobre transferência e recolhimento mais a frente, guarde bem esses termos) A partir dessas considerações é possível estabelecer que: • a biblioteca é órgão colecionador (reúne artificialmente o material que vai surgindo e interessando à sua especialidade), em cujo acervo as unidades estão reunidas pelo conteúdo (assunto); que os objetivos dessa Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 20
  22. 22. E L A N E A L V E S S A N T O S D A R O C H A , C P F : 0 0 2 4 6 4 5 1 5 0 5 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 01 coleção são culturais, técnicos e científicos; e que seus fornecedores são múltiplos. • o arquivo é receptor (recolhe naturalmente o que produz a administração pública ou privada à qual serve) e em seu acervo os conjuntos documentais estão reunidos segundo sua origem (princípio da proveniência) e função, isto é, suas divisões correspondem ao organograma da respectiva administração; que os objetivos primários do arquivo são jurídicos, funcionais e administrativos (podemos incluir legais, também) e que os fins secundários serão culturais e de pesquisa histórica, quando estiver ultrapassado o prazo de validade jurídica dos documentos (ou seja, quando cessarem as razões para que foram criados); e que a fonte geradora é única, ou seja, é a administração ou é a pessoa à qual o arquivo é ligado. • o museu é órgão colecionador, isto é, a coleção é artificial (não decorre do exercício natural) e classificada segundo a natureza do material e a finalidade específica do museu a que pertence; e que seus objetivos finais são educativos e culturais, mesmo custodiando alguns tipos de documentos originariamente de cunho funcional. • o centro de documentação é órgão colecionador ou referenciador (não armazena documentos como as demais entidades obrigatoriamente o fazem, só referencia dados em forma física ou virtual). Seus objetivos são fundamentalmente científicos, já que a coleção é formada de originais ou de reproduções referentes à determinada especialidade; incluem-se nessa categoria as bases de dados. Muito bem, voltando à questão, vamos fazer um resuminho do conceito de arquivo, biblioteca e museu: Tabela 01 Arquivo Biblioteca Museu É a acumulação É o conjunto material, É uma instituição de ordenada de em sua maioria interesse público, criado documentos, em sua impresso, dispostos com a finalidade de maioria textual, criados ordenadamente para conservar, estudar e por uma instituição ou estudo, pesquisa e colocar à disposição do pessoa, no curso de consulta. público conjuntos de suas atividades, e peças e objetos de valor preservados para a cultural. consecução de seus objetivos, visando à utilidade que poderão ter no futuro. Voltando à resolução da questão. Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 21
  23. 23. E L A N E A L V E S S A N T O S D A R O C H A , C P F : 0 0 2 4 6 4 5 1 5 0 5 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 01 (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - Arquivo é o conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta. Perceba que a definição dada no enunciado é de biblioteca e não de arquivo. Portanto, o item está errado. 28. (CESPE – TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 - Adaptada) - As características que distinguem os arquivos das bibliotecas incluem: o fato de a exclusividade de criação e recepção ser atribuída a um órgão, uma empresa ou uma instituição; a organicidade, de forma que um documento se ligue a outros do mesmo conjunto; e, o caráter probatório dos documentos nas transações realizadas pelo órgão, pela empresa ou pela instituição responsável por eles. 29. (CESPE – TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 - Adaptada) - As características que distinguem os arquivos das bibliotecas não incluem o fato de os documentos de arquivo se originarem no curso das atividades de um órgão, uma empresa ou uma instituição. Resolução: Vamos resolver estas duas questões, utilizando as definições dadas na questão anterior, e fazendo um paralelo entre o arquivo e a biblioteca, quanto à aquisição ou custódia dos documentos: Tabela 02 Biblioteca Arquivo a) Os documentos são 1) Os documentos não são objeto colecionados de fontes diversas, de coleção; provêm tão-só das adquiridos por compras, doação atividades públicas ou privadas, ou permuta servidas pelo arquivo b) Os documentos podem existir 2) Os documentos são produzidos em numerosos exemplares num único exemplar ou em limitado número de cópias c) A significação do acervo documental não depende da 3) Há um significado orgânico relação que os documentos entre os documentos tenham entre si Tendo por base a tabela 02, vamos analisar as duas questões: O enunciado da primeira elenca três características que diferenciam o arquivo da biblioteca: Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 22
  24. 24. E L A N E A L V E S S A N T O S D A R O C H A , C P F : 0 0 2 4 6 4 5 1 5 0 5 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 01 1) o fato de a exclusividade de criação e recepção ser atribuída a um órgão, uma empresa ou uma instituição; Correto: compare os itens “a” e 1 da tabela. 2) a organicidade, de forma que um documento se ligue a outros do mesmo conjunto; e, Correto: compare os itens “c” e 3 da tabela. 3) o caráter probatório dos documentos nas transações realizadas pelo órgão, pela empresa ou pela instituição responsável por eles. Correto: essa característica também decorre dos itens “a” e 1 da tabela. Portanto, as três características elencadas no enunciado, realmente, diferenciam o arquivo da biblioteca. Já, o enunciado da segunda questão afirma que o fato de os documentos de arquivo se originarem no curso das atividades de um órgão, uma empresa ou uma instituição não distingue os arquivos das bibliotecas. Por tudo que vimos até agora, sabemos que o principal traço distintivo entre as instituições citadas é a razão da origem dos documentos e de seu emprego. O fato dos documentos se originarem no curso das atividades de um órgão, uma empresa ou uma instituição, é característica dos arquivos. Os documentos de biblioteca têm as mais variadas fontes: doação, permuta, compra de diversos fornecedores (livraria, editoras, gráficas...), etc. Portanto, a característica trazida no enunciado diferencia sim arquivo de biblioteca, como a questão diz que não, o item está errado. 30. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - O arquivo é criado e recebido por um órgão, empresa ou instituição exclusivamente no desenvolvimento de suas atividades, não sendo colecionado por motivos culturais. Resolução: Já vimos que não há possibilidade de coleção nos arquivos. Essa é uma característica das bibliotecas e museus, que são instituições colecionadoras. O arquivo é uma instituição receptora. Recebe naturalmente os documentos, de acordo com o desenrolar das atividades da instituição a que pertence. Portanto, o item está correto. Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 23
  25. 25. E L A N E A L V E S S A N T O S D A R O C H A , C P F : 0 0 2 4 6 4 5 1 5 0 5 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 01 31. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - Em relação à natureza do assunto, os documentos de arquivo podem ser classificados em arquivo especial e arquivo especializado. Resolução: Para responder está questão precisamos conhecer a classificação dos arquivos segundo a natureza dos documentos. Arquivo especial - é aquele que tem sob sua guarda documentos de formas físicas diversas (=tipos) – iconográficos, cartográficos, audiovisuais – ou de suportes específicos – documentos em CD, documentos em DVD, documentos em microfilme – e que, por esta razão, merecem tratamento especial não apenas no que se refere ao seu armazenamento, como também ao registro, acondicionamento, controle, conservação etc. Arquivo especializado - é aquele que tem sob sua custódia os documentos de determinado assunto, resultado da experiência humana num campo específico, independentemente da forma física que apresentem, como, por exemplo, os arquivos médicos ou hospitalares, os arquivos de imprensa e os arquivos de engenharia. Também precisamos conhecer a classificação dos documentos com relação à natureza do assunto. Nesse aspecto, eles se dividem em: • Documento ostensivo: trata de assunto sem qualquer restrição legal de acesso, cuja divulgação não prejudica a administração. • Documento sigiloso: aquele que, pela natureza de seu conteúdo informativo, deva ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação. Por sua vez, o documento sigiloso, segundo a necessidade do sigilo e quanto à extensão do meio em que pode circular, se subdivide em quatro graus de sigilo: Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 24
  26. 26. E L A N E A L V E S S A N T O S D A R O C H A , C P F : 0 0 2 4 6 4 5 1 5 0 5 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 01 - • Documento reservado: trata de assunto que não deva ser do conhecimento do público em geral. • Documento confidencial: é o assunto que, embora não requeira alto grau de segurança, seu conhecimento por pessoa não-autorizada Grau de sigilo pode ser prejudicial a um indivíduo ou criar embaraços administrativos. • Documento secreto: assunto que requer alto grau de segurança e cujo teor ou características podem ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio, sejam autorizadas a deles tomar conhecimento, funcionalmente. • Documento ultra-secreto: assunto que requer excepcional grau de segurança e cujo teor ou características só devam ser do + conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. Bom, com esse conhecimento temos condições de responder a questão. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - Em relação à natureza do assunto, os documentos de arquivo podem ser classificados em arquivo especial e arquivo especializado. Seu enunciado diz o seguinte: “Em relação à natureza do assunto, os documentos de arquivo podem ser classificados em arquivo especial e arquivo especializado.” Ora, esse tipo de questão é muito comum, tome cuidado, a banca misturou as classificações de arquivo e documento de arquivo. Perceba, arquivo especial e arquivo especializado dizem respeito à classificação dos arquivos em relação à natureza do documento. Portanto, o item está errado. 32. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - Quanto à abrangência da atuação, os arquivos são classificados em correntes e intermediários. Resolução: Mais uma questão que trata da classificação dos arquivos. Para respondê-la vamos ver a classificação dos arquivos quanto à sua abrangência: Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 25
  27. 27. E L A N E A L V E S S A N T O S D A R O C H A , C P F : 0 0 2 4 6 4 5 1 5 0 5 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 01 • Arquivos setoriais – são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais, cumprindo funções de arquivo corrente. • Arquivos gerais ou centrais – são os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição, centralizando, portanto, as atividades de arquivo corrente. Ou seja, quanto à abrangência da atuação, os arquivos são classificados em setoriais e gerais ou centrais. A classificação trazida pelo enunciado diz respeito à idade dos arquivos, que você deve lembrar, são três: correntes, intermediários e permanentes. Portanto, o item está errado. 33. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) - Os arquivos podem ser divididos em: correntes, semipermanentes e permanentes. Resolução: Essa ficou muito fácil, você não pode errar. Quanto às “idades” os arquivos classificam-se em: correntes, intermediários e permanentes. Ora, como se já não bastasse esse “tanto” de classificações, o Cespe inventou mais uma: semipermanente. O item está errado. 34. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - O contexto arquivístico é formado por todos os fatores ambientais que determinam como os documentos são gerados, estruturados, administrados e interpretados. Resolução: A questão trata do conceito de contexto arquivístico. Estão incluídos no contexto arquivístico, todos os fatores ambientais que determinam como documentos são gerados, estruturados, administrados e interpretados. Os fatores ambientais que determinam diretamente os conteúdos, formas e estrutura dos registros, são diferenciados em: contexto de proveniência, contexto administrativo e contexto de uso. Estes fatores são, cada um ao seu tempo, determinados pelo contexto sócio- político, cultural e econômico. Ou seja, a situação da sociedade no tempo e que os documentos foram gerados. Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 26
  28. 28. E L A N E A L V E S S A N T O S D A R O C H A , C P F : 0 0 2 4 6 4 5 1 5 0 5 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Portanto, a questão está certa. 35. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) - A pessoa que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerados como de interesse público e social ficará sujeita à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor. Resolução: O examinador nesta questão está cobrando do candidato o conhecimento literal da Lei nº 8.159, de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. O art. 25 da referida Lei, dispõe: “Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social”. Esse dispositivo visa proteger o patrimônio histórico-cultural da sociedade. Portanto, o item está certo. 36. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) - É correto afirmar que o princípio teórico-metodológico fundamental da teoria arquivística é o respeito à proveniência. 37. (CESPE – ANVISA -Técnico Administrativo – 2007) - O princípio da naturalidade dos arquivos é a lei que rege as intervenções arquivísticas. 38. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - O princípio da reversibilidade, que é o segundo nível de aplicação do princípio da proveniência, determina que o arquivo deva conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pela pessoa ou pela família que o produziu. Resolução: As questões 42, 43 e 44 tratam de alguns dos princípios que norteiam a arquivística. Antes de resolvê-las vamos fazer uma breve conceituação teórica. Primeiro temos que saber o que são “princípios”. Em poucas palavras, princípios são os mandamentos básicos e fundamentais nos quais se alicerça uma ciência. São as diretrizes que orientam uma ciência e dão subsídios à aplicação das suas normas. Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 27
  29. 29. E L A N E A L V E S S A N T O S D A R O C H A , C P F : 0 0 2 4 6 4 5 1 5 0 5 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Quanto aos princípios ligados à Arquivística, inicialmente, vamos dar uma passada rápida sobre as definições dos mais importantes: • Princípio da proveniência - Princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família (=fundo de arquivo) não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. Também chamado princípio do respeito aos fundos. Ou ainda: “Princípio segundo o qual os arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter sua individualidade, não sendo misturados aos de origem diversa”. • Proveniência territorial ou princípio territorial - Conceito derivado do princípio da proveniência e segundo o qual arquivos deveriam ser conservados em serviços de arquivo do território no qual foram produzidos, excetuados os documentos elaborados pelas representações diplomáticas ou resultantes de operações militares. • Princípio de manutenção da ordem original - A ordem original seria aquela em que os documentos de um mesmo produtor estão agrupados conforme o fluxo das ações que os produziram ou receberam. Se o documento é a corporificação de ações que ocorrem em um fluxo temporal, a ordem original, ou melhor, a ordem dos documentos em correspondência com o fluxo das ações torna-se indispensável para a compreensão dessas ações e, consequentemente, para a compreensão do significado do documento. • O princípio de indivisibilidade ou integridade – Apesar de que sempre esteve implícito ao princípio de respeito aos fundos (=1º grau da proveniência), encontra, na doutrina, a definição própria de que os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida. Assim, considerando-se o respeito à proveniência do conjunto documental e à ordem original (proveniência de cada documento) como imprescindíveis para o tratamento dos arquivos, fica evidente que a dispersão de documentos pode comprometer a inteligibilidade do arquivo. • Princípio da reversibilidade - Princípio segundo o qual todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido, se necessário. Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 28
  30. 30. E L A N E A L V E S S A N T O S D A R O C H A , C P F : 0 0 2 4 6 4 5 1 5 0 5 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Dentre todos esses princípios, o da Proveniência é considerado, na literatura internacional, como a base teórico-metodológica do fazer arquivístico. É o princípio fundamental da arquivística. Esse princípio é a base teórica, a lei que rege todas as intervenções arquivísticas, ao se respeitar este princípio, o arquivista garante a existência do fundo de arquivo (ou seja, não mistura arquivos oriundos de entidades diversas), e é a partir deles que o arquivista pode realizar suas intervenções, sempre reconhecendo o fundo de arquivo como sendo a unidade central nestas operações. Alguns autores consideram 2 graus distintos no Princípio da Proveniência ou, ainda, o subdivide em dois princípios diferentes, mas que se encontram implícitos e são intimamente relacionados: o princípio de respeito aos fundos e o princípio de respeito à ordem original. O primeiro princípio (ou, segundo alguns, o 1º grau do Princípio da Proveniência) consiste em dizer que os arquivos ou fundos de arquivo de determinada procedência não deve misturar-se com os de outra procedência, ou seja, não mesclar com outros documentos de qualquer natureza. Então, basicamente o princípio do respeito aos fundos é o próprio Princípio da Proveniência. Já o segundo princípio, de respeito à ordem original (ou, segundo alguns, o 2º grau do Princípio da Proveniência), estabelece que os documentos que compõem estes arquivos ou fundos de arquivo devem manter a classificação e a ordem dada pela própria instituição de origem, dessa forma, refletindo a organização interna da instituição. Agora que você sabe tudo sobre princípios para encarar uma prova do Cespe, vamos resolver as questões: (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) - É correto afirmar que o princípio teórico-metodológico fundamental da teoria arquivística é o respeito à proveniência. Essa questão afirma que o princípio teórico-metodológico fundamental da teoria arquivística é o respeito à proveniência. Perfeito, como vimos, a proveniência é o princípio fundamental da arquivística, é considerada como a base teórico-metodológica do fazer arquivístico. Portanto, item correto. (CESPE – ANVISA -Técnico Administrativo – 2007) - O princípio da naturalidade dos arquivos é a lei que rege as intervenções arquivísticas. Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 29
  31. 31. E L A N E A L V E S S A N T O S D A R O C H A , C P F : 0 0 2 4 6 4 5 1 5 0 5 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Nós vimos que o Princípio da Proveniência é a lei que rege todas as intervenções arquivísticas, pois, ao se respeitar este princípio, o arquivista garante a integridade do fundo de arquivo. O princípio da naturalidade diz que os documentos de arquivo têm sua origem na atividade natural da organização a que pertencem. Portanto, item errado. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - O princípio da reversibilidade, que é o segundo nível de aplicação do princípio da proveniência, determina que o arquivo deva conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pela pessoa ou pela família que o produziu. Ora, o enunciado misturou os princípios da reversibilidade com o Princípio de manutenção da ordem original. Não esqueça que o princípio de manutenção da ordem original é considerado por alguns autores como o segundo grau ou nível, de aplicação do princípio da proveniência, e que este, por sua vez, é o princípio fundamental da arquivística. A definição dada no enunciado é do princípio de manutenção da ordem original e não do princípio da reversibilidade. Portanto, item errado. Tudo bem até aqui? Vamos ver mais algumas questões. 39. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010) O princípio de respeito à ordem original (A) estabelece que todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido. (B) refere-se à ordem física que os documentos tinham no arquivo corrente. (C) relaciona-se à separação de um fundo de arquivo de outros fundos. (D) determina que os documentos devem ser classificados por assunto. (E) refere-se ao respeito à organicidade e ao fluxo natural e orgânico com que os documentos foram produzidos. Resolução: Sabemos que o princípio de manutenção da ordem original afirma que os documentos de um mesmo produtor estão agrupados conforme o fluxo das ações que os produziram ou receberam. Logo, o gabarito é o item E. Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 30
  32. 32. E L A N E A L V E S S A N T O S D A R O C H A , C P F : 0 0 2 4 6 4 5 1 5 0 5 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 01 40. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - Um dos critérios para que uma instituição pública ou privada constitua um fundo de arquivo é possuir atribuições precisas e estáveis, definidas por um texto com valor legal ou regulamentar. Resolução: Não se compreende o documento de arquivo fora do meio genético que o produziu. Os documentos de arquivo surgem obrigatoriamente dentro das funções e atividades de uma administração, que tem suas funções definidas em uma lei, estatuto, contrato social etc. Por sua vez, um fundo nada mais é do que o conjunto de documentos de uma mesma proveniência. Portanto, o item está correto. 41. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - O princípio de respeito aos fundos é fundamental para a ordenação dos acervos arquivísticos de terceira idade, o que torna evidente que a estrutura e o funcionamento da administração são os elementos que guiam o arranjo dos documentos. Resolução: Ao se tratar de arquivo permanente (=terceira idade), deve-se sempre levar em consideração o princípio da proveniência, ou seja, o respeito aos fundos. O arranjo, por sua vez, consiste na reunião e ordenação adequada dos documentos no arquivo permanente. Desta forma, respeitando-se o princípio da proveniência, o arranjo feito deverá espelhar a estrutura e a administração do órgão que os produziu. Portanto, o item está certo. 42. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - A instabilidade institucional, uma das principais características da administração pública brasileira, geralmente motivada pela fusão, separação, extinção e criação de órgãos públicos, enseja uma série de problemas para a gestão dos arquivos desses órgãos. Para lidar com esses problemas, o princípio da pertinência é o conceito adequado. Resolução: O princípio da proveniência é a base teórica, a lei que rege todas as intervenções arquivísticas, ao se respeitar este princípio, o arquivista garante a Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 31
  33. 33. E L A N E A L V E S S A N T O S D A R O C H A , C P F : 0 0 2 4 6 4 5 1 5 0 5 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 01 existência do fundo de arquivo. Desta forma, este é o princípio que deve ser seguido para garantir a consistência dos arquivos em meio à instabilidade citada na questão. O princípio citado no enunciado, da pertinência, praticamente não é mais utilizado, segundo ele os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em conta a proveniência e a classificação original. Desta forma, o item está incorreto. Então caro aluno, por enquanto é isso, vemos você na próxima aula, até lá e bons estudos... Davi e Fernando. Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 32
  34. 34. E L A N E A L V E S S A N T O S D A R O C H A , C P F : 0 0 2 4 6 4 5 1 5 0 5 Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Lista de Questões (CESPE – MMA - Agente Administrativo – 2009) - Determinada organização instalada em Brasília enviou um documento a funcionário do Ministério do Meio Ambiente - MMA, a fim de que fossem resolvidos problemas entre as duas instituições. No MMA, o setor que recebeu o documento coletou algumas informações deste, incluindo-as em uma base de dados. Em seguida, o documento foi enviado para o destinatário, tramitando, posteriormente, em vários setores até que os problemas fossem resolvidos. Depois de arquivado por determinado período no último setor para onde havia sido enviado, o documento foi encaminhado a outro espaço, onde deve ser mantido até ser eliminado. Considerando a situação hipotética acima, julgue os itens 1 a 3, acerca de arquivo. 1. Enquanto tramitava nos vários setores, o documento em questão fez parte dos arquivos correntes do MMA. 2. Na situação considerada, o documento, antes de ser eliminado, deve ser mantido no arquivo permanente. 3. O arquivo intermediário deve ser subordinado técnica e administrativamente ao arquivo permanente, para que seja evitada a proliferação de depósitos e mantida uniforme a política arquivística da instituição. 4. (Cespe – Ministério da Integração – Assistente Técnico- Administrativo – 2009) - Enquanto tramitam pelas unidades político- admininistrativas, os processos fazem parte dos arquivos ativos ou correntes do órgão ao qual pertencem. 5. (CESPE – STJ -Técnico Judiciário – Área: Administrativa 2008) - Os arquivos correntes de um órgão são formados pelas correspondências recebidas e expedidas, diferentemente do arquivo intermediário, que é responsável pela guarda de processos administrativos. 6. (CESPE – STJ -Técnico Judiciário – Área: Administrativa 2008) - Os documentos dos arquivos correntes representam um ponto de partida para a tomada de decisões no órgão/instituição. 7. (CESPE – STJ -Técnico Judiciário – Área: Administrativa 2008) - Os documentos consultados com pouca freqüência fazem parte do arquivo corrente. Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 33

×