La Conservazione Sostitutiva e la normativa di riferimento.

1. La conservazione sostitutiva e la
normativa di riferimento
Daniele Polidori – it Consult

2. Archiviazione Documentale e
Conservazione Sostitutiva: premessa
• Processo di raccolta ordinata e sistematica dei documenti
secondo determinati criteri e procedure
• Facoltativa e propedeutica alla Conservazione Sostitutiva
• Non soggetta a particolari modalità operative
• Obiettivo: migliorare l’efficienza lavorativa
Archiviazione Documentale
• Processo che permette di conservare i documenti in modo che
non si deteriorino e che risultino disponibili nel tempo nella loro
integrità e autenticità
• A norma di legge
• Sostitutiva: al termine del processo di conservazione è
consentito eliminare il cartaceo
Conservazione Sostitutiva
Archiviazione Documentale ≠ Conservazione Sostitutiva

3. Alcuni concetti «progettuali»
 L’archiviazione documentale è la porta di ingresso
preferita dai clienti che intraprendono progetti di
digitalizzazione dei processi amministrativi. Il beneficio
principale evidenziato è la presa di coscienza di quanto la
«Conservazione Digitale» dei documenti fiscali aiuti nella
definizione di processi e procedure efficaci e rigorose,
altrimenti impossibili da attuare.
 Essenziale per la riuscita del processo di digitalizzazione
del ciclo documentale dell’azienda è disporre di strumenti
software adeguati, che rendono semplice e immediata
l’integrazione dei documenti con i dati. Superata la
percezione di «complessità» della digitalizzazione,
l’azienda percepisce i vantaggi organizzativi derivati dalla
disponibilità immediata dei documenti oltre che dai
risparmi «fisici» (Carta, Archivi, Tempo…) e
semplicemente non tornerebbe più indietro.

4. Fonte Politecnico di Milano - School of Management
I benefici della digitalizzazione
• Workflow approvativi per le fatture
passive
• Gestione elettronica documentale
con WF a supporto dei processi di
acquisto
• Conservazione sostitutiva Fatture
Attive
• Fatturazione attiva con multidelivery
• Ricezione di un documento in
formato digitale strutturato
Risparmio € /ciclo
0,9 € 3,6 €
0,4 € 2,8 €
1,1 € 2,3 €
4,1 € 12,6 €
2,7 € 6,4 €
min max

5. I tipi di documento
DOCUMENTO
ANALOGICO
ORIGINALE
UNICO NON UNICO
COPIA
INFORMATICO
rappresentazione informatica o in
formato analogico di atti, fatti e dati
intelligibili direttamente o attraverso un
processo di elaborazione elettronica;(*)
Documento formato utilizzando
una grandezza fisica che assume
valori continui, come le tracce su
carta, le immagini su film, le
magnetizzazioni su nastro. Si
distingue in originale e copia (*)
documento analogico che può essere
unico oppure non unico se, in
questo secondo caso, è possibile
risalire al suo contenuto attraverso
altre scritture o documenti di cui sia
obbligatoria la conservazione, anche
se in possesso di terzi (*)
rappresentazione
informatica di atti, fatti
o dati giuridicamente
rilevanti (*)
(*) Definizioni tratte da Deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004 “Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti
agli originali”, Articolo 1 - Definizioni

6. Un documento è originale non
unico quando ...
Deve essere emesso per legge in duplice esemplare
e la relativa annotazione e conservazione sono
obbligatorie per almeno un soggetto
Deve essere annotato e conservato per legge da
almeno un soggetto in libri o registri obbligatori
Il suo contenuto è riprodotto in altri documenti, ovvero il
suo contenuto riproduce quello di altri documenti che
devono essere obbligatoriamente conservati, anche
presso terzi

7. Un documento è originale non
unico quando ...
Deve essere emesso per legge in duplice esemplare
e la relativa annotazione e conservazione sono
obbligatorie per almeno un soggetto
Deve essere annotato e conservato per legge da
almeno un soggetto in libri o registri obbligatori
Il suo contenuto è riprodotto in altri documenti, ovvero il
suo contenuto riproduce quello di altri documenti che
devono essere obbligatoriamente conservati, anche
presso terzi
NON UNICI
• Fatture
• Ricevute Fiscali
• Scontrini Fiscali
• DDT
• Libro Giornale
• Libro degli
Inventari
UNICI
• Titoli di credito
(assegni, cambiali)
• Libri sociali (Libro
Adunanze del
CDA) se non
depositati negli
archivi notarili

8. Conservazione Sostitutiva
• Conservazione omogenea per tipologia di documento entro la
data prevista
• Relativamente ad un periodo di imposta
Principio di omogeneità
Ordine cronologico e continuità per
periodo di imposta
• Denominazione, Ragione Sociale, Codice Fiscale, Partita IVA,
Data
Funzionalità di ricerca
• Anche in caso di outsourcing del servizio
Esibizione dei documenti

9.  Definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in
funzione della tipologia dei documenti (analogici o informatici) da conservare,
della quale tiene evidenza. Organizza conseguentemente il contenuto dei
supporti ottici e gestisce le procedure di sicurezza e di tracciabilità che ne
garantiscono la corretta conservazione, anche per consentire l’esibizione di
ciascun documento conservato;
 Svolge le attività di conservazione (appone firma e marca temporale, richiede
la presenza del Pubblico Ufficiale nei casi in cui è necessaria, comunica
l’impronta dei documenti conservati alla Agenzia delle Entrate)
 Verifica costantemente il funzionamento tecnico dei processi di conservazione
 Verifica nel tempo disponibilità e accessibilità dei supporti di memorizzazione
nonchè la leggibilità dei documenti conservati
 Definisce le azioni da compiere a fronte di richieste di esibizione dei documenti
conservati (da parte degli organi competenti)
 Gestisce il sistema di conservazione in accordo con il responsabile del
trattamento dei dati personali e, ove previsto, il responsabile del protocollo
informatico.
 Può avvalersi di soggetti (pubblici o privati) con idonee garanzie, anche esterni
all’amministrazione, per la conservazione dei documenti informatici e la
certificazione dei processi di conservazione.
Responsabile della Conservazione
Sostitutiva Art.5 comma 1 Delibera CNIPA n.11/2004

10. Leggi dello Stato
 DPR 28 dicembre 2000 n. 445
Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di
documentazione amministrativa
 DPCM 13 gennaio 2004
Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la
duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti
informatici
 DLGS 07 luglio 2005 n. 82
Codice dell’amministrazione digitale e succ. modifiche - DLGS n. 235 del 2010
 DPCM 30 marzo 2009 - DPCM 22 febbraio 2013 Novità!!
Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle
firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali.

11. Delibere, risoluzioni e circolari
 Delibera CNIPA n. 11 del 19/02/2004
Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a
garantire la conformità dei documenti agli originali - Art. 6, commi 1 e 2, del testo unico delle
disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, di cui al
decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445. (Deliberazione n. 11/2004)
 Risoluzione 161/E del 2007
D.M. 23 gennaio 2004, articolo 21 d.p.r. 26 ottobre 1972, n. 633 Fatturazione elettronica e
modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro
riproduzione su diversi tipi di supporto
 Risoluzione N. 196/E del 30/7/2009
Interpello ai sensi dell’articolo 11 della legge n. 212 del 2000 – D.M. 23 gennaio 2004 –
conservazione sostitutiva delle fatture analogiche – tempistica per l’acquisizione dell’immagine –
assenza di vincoli legati all’opzione per la conservazione sostitutiva.
 Risoluzione 158/e del 15/6/2009
Consulenza giuridica Associazione e Ordini Professionali – D.M. 23 gennaio 2004 e fatturazione
elettronica – risposta a quesiti.
 Circolare 12/E del 3 maggio 2013
Commento alle novità fiscali – Fattura elettronica. Primi chiarimenti.

12. Documenti che si possono portare
in conservazione
 libro giornale e libro degli inventari;
 libro unico del lavoro, libro dei cespiti, registro dei corrispettivi, libro
mastro;
 registro di carico e scarico, scritture ausiliarie nelle quali devono essere
registrati gli elementi patrimoniali e reddituali;
 lettere, fax, solleciti di pagamento, estratti conto bancari;
 verbali del consiglio di amministrazione, collegio dei sindaci revisori;
 libri sociali in genere;
 scritture ausiliarie di magazzino, documento di trasporto, bolle di
accompagnamento, bollette;
 bilancio d’esercizio;
 registri prescritti ai fini dell’IVA;
 fatture, le ricevute e gli scontrini fiscali, i documenti di trasporto ed altri
documenti simili
 le dichiarazioni fiscali, dichiarazione dei redditi, IRAP;
 la modulistica inerente i pagamenti (modelli F24, F23, bollettini C/C).

13. Documenti che non si possono
portare in conservazione
 scritture e documenti rilevanti ai fini tributari nel settore doganale, delle
accise e delle imposte di consumo competenti l’agenzia delle dogane;
 bolle doganali, fatture con accise (alcolici, carburante, …..);
 schede carburante, scontrini fiscali e altri documenti che hanno
impressi timbri a secco o firme autografe.

14. Iter relativo alla conservazione
@
+ + =
Archivi Firma Marca EntratelImpronta

15. Impronta dei documenti informatici
 I soggetti che hanno effettuato la conservazione sostitutiva di documenti
informatici o i responsabili della conservazione oppure i soggetti
eventualmente delegati da quest’ultimi sono tenuti all’invio della
comunicazione dell’impronta dei documenti informatici rilevanti ai fini
tributari.
 Questa comunicazione deve essere prodotta in formato xml, seguendo
lo schema pubblicato nelle specifiche tecniche e secondo quanto
dettato dal Provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle entrate del
25/10/2010.
 Le comunicazioni dovranno essere inviate utilizzando i servizi telematici
dell’Agenzia entro il quarto mese successivo alla scadenza del termine
di presentazione della dichiarazione dei redditi.
 Prima dell’invio telematico le comunicazioni devono essere sottoposte a
verifica mediante la relativa procedura di controllo.

16. Impronta
 Decreto del 23 gennaio 2004 - Ministero Economia e Finanze
– Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla
loro riproduzione in diversi tipi di supporto
 Provvedimento del 25/10/10
– Provvedimento attuativo della comunicazione dell’impronta relativa ai documenti
informatici rilevanti ai fini tributari, ai sensi dell’articolo 5 del decreto 23 gennaio 2004
(Pubblicato il 27/10/10 ai sensi dell'articolo 1, comma 361, della legge 24 dicembre
2007, n° 244)
 Circolare n° 5 del 29/02/2012
– Quesiti riguardanti la comunicazione dell’impronta relativa ai documenti informatici
rilevanti ai fini tributari, ai sensi dell’articolo 5 del decreto 23 gennaio 2004 e del
provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle Entrate del 25 ottobre 2010
 Circolare n° 36 del 06/12/2006
– Decreto ministeriale 23 gennaio 2004 - Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali
relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto
 Circolare n° 45 del 19/10/2005
– Decreto legislativo 20 febbraio 2004, n° 52 - attuazione della direttiva 2001/115/CE che
semplifica ed armonizza le modalità di fatturazione in materia di Iva

17. Le recenti emanazioni….
…… e quelle che ancora mancano
Le recenti emanazioni…..
...e le «prossime uscite»
Recepimento direttiva 2010/45 UE
Circolare 12e del 5 maggio 2013
Regole tecniche generazione e verifica
firme elettroniche avanzate, qualificate e
firme digitali – DPCM 22-2-13
Decreto attuativo in tema di obbligo di
fatturazione elettronica alle PA
DMEF n° 55 del 3-4-2013
Regole tecniche in materia di conservazione
Regole tecniche su formazione, copia,
trasmissione, duplicazione di documenti
informatici
DMEF che sostituisce il DMEF del 23-1-2004
in tema di conservazione sostitutiva dei
documenti fiscali

18. Circolare 12e del 5 maggio 2013
Recepimento della direttiva 45/2010/UE in materia di Iva
Per fattura elettronica si intende la fattura che è stata emessa e
ricevuta in un qualunque formato elettronico
Trasmissione telematica fatture
Accordo tra le parti
Conservazione sostitutiva fatture
Rispetto dei 15 gg
(per la conservazione)

19. Recepimento direttiva 2010/45 UE
La fattura elettronica dal 1° gennaio 2013
 Parità di trattamento tra fatture cartacee e fatture elettroniche
 Fattura elettronica «trasmessa elettronicamente» o «messa a
disposizione»
 Fatture cartacee e fatture create in digitale ma che non sono fatture
elettroniche possono essere conservate in digitale
 Per tutte le fatture deve essere garantita l’autenticità dell’origine,
l’integrità del contenuto e la loro leggibilità, dalla emissione sino al
termine del periodo di conservazione.
 L’autenticità e l’integrità possono essere garantite con i controlli di
gestione (workflow), con la firma digitale, con l’EDI, oppure con
altre tecnologie (concetto di neutralità tecnologica)
 Il luogo di conservazione digitale delle fatture, dei documenti e dei
registri rilevanti ai fini fiscali, può essere anche in un altro Stato,
purché con questo esista uno strumento giuridico di reciproca
assistenza.

20. Fatturazione Elettronica – PA
Decreto Ministero Economia e Finanze n° 55 del 3-4-2013 (G.U.118 - 22-5-13)
La fattura elettronica trasmessa alle amministrazioni attraverso il
Sistema di Interscambio deve riportare obbligatoriamente tutta una
serie di informazioni che sono indicate nell’allegato A del Decreto
che definisce il formato della fattura elettronica.
Le regole tecniche relative alle modalità di emissione della fattura
elettronica, nonché alla trasmissione e al ricevimento della stessa
attraverso il Sistema di interscambio, sono indicate nell'allegato B
del regolamento.
La stessa fattura elettronica si considera trasmessa per via
elettronica, solo a fronte del rilascio della ricevuta di consegna, come
indicato nell'allegato B del decreto, da parte del Sistema di
Interscambio.
Inoltre le linee guida per la gestione della fattura elettronica da parte
delle amministrazioni sono contenute nel documento che costituisce
l'allegato C del decreto.

21. L’obbligo di fatturazione
elettronica verso la P.A.
Ambito di
applicazione
Formato
Modalità di
trasmissione
al Sistema di
Interscambio
Amministrazioni Pubbliche
Amministrazioni centrali: Ministeri, Agenzie Fiscali,
Enti produttori servizi economici, Enti ed Istituzioni
di Ricerca,…
Amministrazioni locali: Regioni, Province, Comunità
Montane, ASL,..
XML (Pubblicazione delle specifiche tecniche)
Posta elettronica certificata o analogo sistema
Cooperazione applicativa con protocollo HTTPS
Cooperazione applicativa tramite SPC
Trasmissione con protocollo FTP
Trasmissione con protocollo HTTPS

22. P.A. fatturazione elettronica
SdIEmittente P.A.
Livello P.A. Entro
Tutte le P.A. (Su base volontaria ) dicembre 2013
Ministeri, Agenzie Fiscali, Enti Naz. Previd. giugno 2014
Tutte le PA (tranne quelle locali ) giugno 2015
Amm.ni Locali  Sarà definito il calendario
entro il dicembre 2013

23. josh Archive!: caratteristiche
ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE
• Produzione - Ricezione - Scansione
• Integrazione con gestionale
• Valorizzazione proprietà
• Funzionalità di ricerca
• Visualizzazione fascicolo
CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
• Creazione Archivio documenti conservati
• Apposizione Firma Digitale e Marca Temporale
• Creazione dell’Impronta per l’Agenzia delle Entrate
WORKFLOW
• Processi a supporto del Responsabile della
Conservazione
• Processi di validazione del documento

24. La natura dei documenti
Cartacei
Elettronici
E-mail .doc .xls…….
Elettronici con
metadati
DDT – Ordini – Fatture……
@

25. In sintesi….
@

26. Archiviazione documentale
Intranet
Site A Site B Site C

27. Search
Site A
Ordini
Site B
DDT
Site C
Fatture

28. L’invio dell’impronta

29. L’invio dell’impronta

30. josh Archive!
Daniele Polidori
dpolidori@itconsult.it