Continuación de la presentación http://www.slideshare.net/isidro/ple-decisiones-digitales-y-entorno-de-trabajo en el curso de formación de Equipos Directivos de Prest Gara B23.

1. GTD
Organízate con eficacia
Getting Things Done
Isidro Vidal

3. http://blog.davidtorne.com/es/2015/04/gtd-como-gestionar-lo-que-no-tienes-que-hacer/
GTD me aporta algo
que ningún sistema
antes me había
dado.

4. Una gestión eficiente de lo que no tengo
que hacer en este mismo momento.
http://blog.davidtorne.com/es/2015/04/gtd-como-gestionar-lo-que-no-tienes-que-hacer/

5. Canalizo mi actividad
recopilando todo lo que se
genera durante el día.
http://blog.davidtorne.com/es/2015/04/gtd-como-gestionar-lo-que-no-tienes-que-hacer/

6. Lo proceso al final de
la jornada enviando
lo imprescindible a
la lista de próximas
acciones.
http://blog.davidtorne.com/es/2015/04/gtd-como-gestionar-lo-que-no-tienes-que-hacer/

7. Distribuyendo el resto entre la agenda y las otras
listas permitiéndome así focalizar la atención.
http://blog.davidtorne.com/es/2015/04/gtd-como-gestionar-lo-que-no-tienes-que-hacer/

8. recopilar
procesar
organizar
hacer
revisar
fases

9. 1.Recopilar

10. Almacenar
todas las
tareas en un
inbox o
bandeja de
entrada

11. la recopilación es
un proceso para
descubrir lo que
tenemos
pendiente y que
muchas veces
queda en
segundo plano.

12. Debemos procurar
integrar la
recopilación a nuestra
actividad, de tal
manera que cada idea
no represente una
interrupción en
nuestro flujo de
trabajo.

13. Conseguirlo es encontrar
herramientas que se adapten a
nuestra forma de hacer.

14. Crea tu propia colección de utilidades para
recopilar.

15. Ten siempre a mano
una buena
herramienta de
captura

16. 2. Procesar

17. Procesar es vaciar tus bandejas de
entrada rápida y regularmente
http://www.optimainfinito.com/2008/11/procesar-en-gtd-el-arte-de-pensar-por-
elementos.html

18. Esquema para
procesar
tareas

21. ¿qué es?
¿requiere acción?

22. Si no requiere acción
1. El elemento es desechable, innecesario, no te sirve
para nada y lo mejor que puedes hacer es
deshacerte de ello lo antes posible, borrarlo.
2. No necesitas hacer nada ahora pero quizás habría
que hacer algo algún día. Incubar: Algún día/tal vez
3. Es información útil que podría ser necesaria como
referencia en el futuro pero que por ahora está
mejor fuera de tu vista. Guardarla

23. Si requiere acción
1. ¿Cuál es el resultado deseado?
2. ¿Cuál es la próxima acción?

24. Toda próxima acción debe comenzar por
un verbo que exprese una actividad física
real que tienes que hacer.
Si hace falta más de una acción para obtener el resultado deseado se debe añadir a la lista de
Proyectos

25. “Terminar la presentación” no es una
próxima acción; es un proyecto.
Por el contrario “Enviar la presentación a Juan” sí es una próxima acción.

26. Procesar no debe convertirse nunca en
hacer, excepto en los casos en que la
acción requiera menos de dos minutos.

27. Cuando procesas identificas cada una de
las cosas que has ido echando al cesto,
decides qué es exactamente y qué vas a
hacer con ella.
http://www.optimainfinito.com/2009/09/gtd-procesar-es-vaciar-el-
cesto.html

28. Si por ejemplo tomas un elemento de la
bandeja de entrada y ves que es una
llamada que tienes que hacer el jueves,
porque es el día que esa persona vuelve
de vacaciones, lo normal es que aplaces
la acción y lo apuntes en tu agenda para el
jueves.

29. Echar un vistazo a tu bandeja de entrada
para buscar lo más urgente, lo más
divertido o lo más interesante está bien,
pero no tiene nada que ver con procesar.

30. Nos envían el acta de una reunión
celebrada ayer.
Acción con ella menos de dos minutos:
leerla
Archivarla o eliminarla
Procesar - caso práctico

31. Realizar una llamada telefónica:
se necesita realizar una actividad
Se necesita menos de dos minutos.
Realizarla inmediatamente.
Procesar - caso práctico

32. 3. Organizar

33. Consiste en asignar una carpeta con la tarea que
necesite realizar una acción.
próximo: tareas a realizar cuanto antes. Elaborar un
documento para la reunión de esta tarde.
proyecto: tareas que implican realizar más de una acción.
Organizar unas jornadas educativas
en espera: tareas que necesitan de la intervención de otra
persona para ser realizada. Comprar un nuevo ordenador
algún día: tareas que debemos o queremos hacer pero no
son prioritarias. Hacer un curso de formación sobre GTD

34. Construir el sistema de organización
La lista de proyectos
El material de apoyo para proyectos
Las próximas acciones con fecha fija
La lista, o listas, de próximas acciones sin fecha
fija
La lista de acciones “a la espera”
El material de consulta
La lista, o listas, de acciones “algún día/tal vez”
http://www.optimainfinito.com/2009/11/gtd-organizar-es-despejar-el-
horizonte.html

35. Para organizar las cosas que son accionables, necesitas:
una Lista de Proyectos,
un lugar donde almacenar el material de apoyo para
esos proyectos,
una Agenda,
una lista de recordatorios de Próximas acciones y
una lista de recordatorios de cosas que tienes En
Espera (acciones delegadas).
facilethings, “la guía definitiva de GTD”: http://goo.gl/DJVzU3

36. Cuando difieres una acción, debes
colocarla o bien en tu Agenda, si
debe ocurrir en un día o momento
concreto, o bien en tu lista de
Próximas Acciones, si debe
hacerse cuanto antes.

37. La mejor manera de organizar las
Próximas acciones es asignándoles el
contexto en el que se deben de hacer (en
el trabajo, en casa, con un ordenador, con
internet, etc.), de modo que puedas
saber siempre qué acciones puedes
hacer bajo un determinado contexto.

38. contextos
Es la herramienta,
situación o persona que
se necesita para llevar a
cabo una próxima
acción.

39. Contextos típicos son: @casa, @oficina,
@teléfono, @off-line o @desconectado….

40. A modo de referencia porque no existe receta única, unos
contextos para organizar las próximas acciones podrían
ser:
Lugares: oficina, casa, de compras, Ikea, planta de
producción y laboratorio.
Personas: María que es mi pareja, Juanmi que es mi jefe
y Andrés que es el compañero de trabajo con el que
más colaboro.
Herramientas: ordenador, tableta y teléfono.

41. Para averiguar qué
contextos necesitas,
examina tu actividad
cotidiana.
En qué situaciones
sueles encontrarte
habitualmente y qué
herramientas utilizas
de manera frecuente.

42. No existe una receta única sobre cuántos o qué
contextos utilizar, sino que tendrás que aplicar
el método de prueba y error.

43. Una vez tengas tu sistema
de contextos en marcha,
revísalo de cuando en
cuando para asegurarte de
que sigue siendo funcional.

44. Más información sobre los contextos
El poder de los contextos en GTD:
http://enfoquecarnot.com/2015/01/10/el-poder-de-los-contextos-en-gtd/
Cómo organizar por contextos:
http://www.optimainfinito.com/2009/11/gtd-como-organizar-por-contexto.html
Qué es organizar por contextos:
http://www.optimainfinito.com/2009/11/gtd-que-es-organizar-por-contexto.html

45. 4. Hacer

46. Para decidir qué hacer en un momento
no debemos mirar ni la lista de proyectos,
ni la lista de “algún día/quizá”; sólo la lista
de “Acciones siguientes” (o Próximo) y,
quizá, la lista de tareas “A la espera”.
http://vidaenpositivo.org/index.php/gtd-parte-4-hacer/

47. Para el día a día tened en cuenta
los hábitos para la productividad
personal.

48. 4. Revisar

49. Es fundamental revisar una vez al día para:
eliminar las tareas finalizadas.
reorganizar las tareas si han cambiado
nuestras prioridades.
http://vidaenpositivo.org/index.php/gtd-revisar/

50. https://goo.gl/3SuPJu
continua…………