Summarny Agenda 3 Workshop PKP Provinsi Sulawesi Selatan 2020

1. 1
SUMMARY
Oleh : Drs. ACHMAD ILHAM , M.Si
Program Pelatihan : Pelatihan Kepemimpinan Pengawas
Agenda Pembelajaran : Pengendalian Pekerjaan
Mata Pelatihan : Manajemen Mutu
KOMPONEN DESKRIPSI/URAIAN
Deskripsi Mata Pelatihan : Mata Pelatihan ini membekali peserta dengan pengetahuan tentang
manajemen mutu dan kemampuan untuk menerapkan teknik-teknik
pengendalian mutu yang relevan dengan pelaksanaan tugas peserta
(pejabat Pengawas) di instansinya. Materi yang dibahas meliputi
perkembangan dan ruang lingkup manajemen mutu, sistem manajemen
mutu, standar mutu menurut ISO dan SNI, kebijakan Sistem Pengendalian
Intern Pemerintah (SPIP) sebagai pengendalian mutu pelaksanaan tugas
instansi pemerintah, dan teknik-teknik pengendalian mutu. Mata pelatihan
ini disajikan secara interaktif melalui metoda ceramah interaktif, menonton
film pendek, diskusi kelompok dan presentasi hasil diskusi kelompok
tentang masalah manajamen mutu. Keberhasilan peserta dinilai dari
kemampuannya memahami manajemen mutu dan mampu menerapkan
teknik-teknik pengendalian mutu yang relevan dengan pelaksanaan tugas
peserta di instansinya.
Tujuan/Hasil Belajar : Setelah mengikuti mata pelatihan ini, peserta diharapkan mampu
memahami manajemen mutu dan menerapkan teknik-teknik pengendalian
mutu yang relevandenganpelaksanaantugas peserta(pejabatPengawas)
di instansinya.
Indikator Hasil Belajar : Setelah mengikuti pembelajaran ini, peserta diharapkan mampu:
1. Menjelaskan Substansi Ceramah Manajemen Mutu yang disampaikan
oleh Narasumber.
2. Menjelaskan Perkembangan dan ruang lingkup manajemen mutu.
3. Menjelaskan Standar mutu menurut ISO dan SNI
4. Menjelaskan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) sebagai
pengendalian mutu pelaksanaan tugas instansi pemerintah.
5. Menjelaskan Teknik-teknik pengendalian mutu dan teknik-teknik yang
relevan dengan tugas peserta di instansinya.
6. Menjelaskan Cara menganalisas masalah manajemen mutu
Materi Pokok 1 : Ceramah Manajemen Mutu
Subtansi isi ceramah, yang sesuai dan relevan dengan mata pelatihan
Manajemen Mutu, utamanya penerapan manajemen mutu di instansi
pemerintah pusat dan daerah, dan dapat pula dengan membandingkan
manajemen mutu di birokrasi negara lain dan badan usaha.
Materi Pokok 2 : Perkembangan dan ruang lingkup manajemen mutu
1. Sejarah Manajemen Mutu
 Era tanpa mutu (sebelum tahun1920)
 Era Inspeksi (Inspection,1920-1949)

2. 2
 Era Pengendalian Mutu (QualityControl,1930-1959)
 Era Jaminan Mutu (QualityAssurance; 1960-1979)
 Era Manajemen Terpadu (total quality management TQM 1980 -
sekarang).
2. Pengertian dan ciri (kriteria, karateristik) mutu
a. Pengertian: “derajat karakteristik yang melekatpada produk yang
mencukupi persyaratan/keinginan”.
b. Kriteria/ciri: performa (performance), keistimewaan (featuresi),
keandalan (conformance), daya tahan (durabilityi), kemampuan
pelayanan (service ability),estetika(aesthetics),dan kualitas yang
dipersepsikan (perceived quality).
3. Pengertian Manajemen Mutu
a. Manajemen mutu adalah proses manajemen yang bertujuan
menjaga mutu dari suatu produk atau pelayanan yang diberikan
perusahaan/ /organisasi.
b. Manajemen mutu terpadu (total quality management, TQM)
adalah “cara mengorganisasi dan mengerahkan seluruh
organisasi, setiap departemen, setiap aktivitas dan setiap individu
di semua tingkatan untuk mencapai kualitas. TQM berkaitan
denganmasalah strategis,masalah pemasaran,dan aspek-aspek
manusia dari organisasi tersebut.
c. Sistem Manajemen Mutu (SMM, quality managemen system)
adalah sebuah sistem yang bertujuan untuk meningkatkan
kepuasaan pelanggan dan memungkinkan perbaikan yang
berkelanjutan.
4. Prinsip Manajemen Mutu Terpadu (TQM)
a. Hensler dan Brunell, 4 prinsip: kepuasan pelanggan, respek
terhadap setiap orang, manajemen berdasarkan fakta, dan
perbaikan berkesinambungan.
b. Prinsip ISO9001- 2015: Costumer Focus, Leadership,
Engagement of People, Process Approach, Improvement,
Evidence-Based dan Relationship Management.
5. Tahapan/Proses Manajemen Mutu: tahap perancangan, tahap
pelaksanaann (merencanakan dan melaksanakan), dan tahap
penilaian.
6. Komponen Manajemen Mutu: perencanaan mutu (quality plan),
jaminan mutu (quality assurance), pengendalian mutu (quality controll),
dan peningkatan mutu (quality improvement).
Materi Pokok 3 : Standar Mutu: ISO dan SNI
1. ISO adalah organisasi nirlaba, didirikan 1947 dan berpusatdi Geneva,
Swiss.
2. ISO diadopsi banyak negara, dan menjadi standar baku secara
internasional.
3. Badan Standarisasi Nasional (BSN) adalah wakil Indonesia di ISO,
karena itu BSN mengadopsi standar yang ditetapkan ISO. Adopsi
dapat dilakukan sepenuhnya (tidak ada perubahan) dan adopsi

3. 3
sebagian, sebagian lagi diadopsi dengan beberapa penyesuaian
dengan memperhatikan kondisi Indonesia.
4. Ada beberapa ISO/SNI yang relevan dan dapat digunakan atau
diadopsi dan relevan dengan tugas dan fungsi instansi pemerintah
antara lain: SNI-ISO 90001, SNI-ISO 14001, SNI ISO 31000, dan SNI
ISO 50001.
Materi Pokok 4 : Sistem pengendalian internal pemerintah (spip) sebagai
pengendalian mutu pelaksanaan tugas di instansi pemerintah
1. Sistem Pengendalian Intern Pemerintah atau SPIP. Menurut PP ini,
SPIP adalah proses yang integral pada tindakan dan kegiatan yang
dilakukan secara terus menerus oleh pimpinan dan seluruh pegawai
untuk memberikan keyakinan memadai atas tercapainya tujuan
organisasi melalui kegiatan yang efektif dan efisien, keandalan
pelaporankeuangan,pengamananasetnegara, dan ketaatan terhadap
peraturan perundang-undangan.
2. Tujuan SPIP adalah untuk memberikan keyakinan yang memadai bagi
tercapainya efektivitas dan efisiensi: pencapaian tujuan
penyelenggaraan pemerintahan negara, keandalan pelaporan
keuangan,pengamanan asetnegara, dan ketaatan terhadap peraturan
perundang-undangan.
3. Prinsip umum dalam penerapan SPIP: a) SPIP sebagai proses yang
integral dan menyatu dengan instansi atau kegiatan secara terus
menerus dalam semua tahapan manajemen; b) Sistem pengendalian
intern dipengaruhi oleh manusia; dan c) Sistem pengendalian intern
diterapkan sesuai dengan kebutuhan ukuran kompleksitas, sifat, tugas
dan fungsi instansi pemerintah.
4. Tiga tahapan besar penyelenggaran SPIP: a) tahap persiapan, terdiri
dari pemahaman dan pemetaan; b) tahap pelaksanaan, mencakup
pembangunan infrastruktur, pelaksanaan kegiatan dalam
penyelenggaraan SPIP, dan c) tahap pelaporan,mencakup
penyusunan laporan atas seluruh kegiatan dalam penyelenggaraan
SPIP.
5. Pengawas diberi tugas melaksanakan sistem pengendalian intern
sesuai tingkatannya terhadap pelaksanaan tugas dan tanggung jawab
Pengawas dalam mengendalikan pelaksanaan kegiatan yang
dilakukan pejabat pelaksana di baw ahnya. Dalam hal, pejabat
pengawas melaksanakan manajemen mutu, untuk menjamin
tercapainya mutu atau kualitas pelaksanaan kegiatan bawahannya
yaitu para pelaksana.
6. SOP AP adalah adalah standar operasional prosedur dari berbegai
proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan yang sesuai
dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
7. Prinsip penyusunan SOP AP adalah kemudahan dan kejelasan,
efisiensi dan efektivitas, keselarasan prosedur, keterukuran, dinamis,
berorientasi pada pengguna, kepatuhan hukum dan kepastian hukum
8. Format SOP AP dengan menggunakan diagram alir dan hanya
menggunakan 5 simbol flowchart

4. 4
Materi Pokok 5 : Teknik-teknik pengendalian
1. Berdasarkan masa perkembangannya:
a. Tradisional, antara lain: Laporan statistik (statistical reports),
analisa Seimbang (breakeven analysis), pengendalian anggaran
(budgetary control), Laporan keuangan (financial statement), dan
pengamatan, inspeksi, observasi, personal observation.
b. Teknik Pengendalian Modern, antara lain: Return on Investment,
Ratio Analysis, Responsibility Accounting, Management Audit,
Programme Evaluation and Review Technique (PERT) and
Critical Path Method (CPM), dan Management Information
System.
2. Berdasarkan substansinya, yaitu teknik pengendalian yang bersifat
statistik (kuantitatif), dan teknik non statsistik (kualitatif), dan
3. Ishikawa’2 Seven Basic Tools Mengingattugas instansi pemerintah di
bidang pelayanan publik, maka tidak semua teknik pengendalian yang
dapat diterapkan di instansi pemerintah. Semua teknik pengendalian
yang non statistik (non kuantitatif ) dapat digunakan, sedangkan yang
bersifat statistik hanya beberapateknik saja.
Materi Pokok 6 : Analisa permasalahan manajemen mutu dan solusinya
Berdasarkan hasil analisa sebab akibat, selanjutnya dilakukan analisa
solusinya,darisudutpandang manajemenmutu. Setelah diskusikelompok
selesai, dan setiap kelompok menuliskan hasil diskusinya pada flipchart,
selanjutnya setiap kelompok mempresentasikannya. Selama presentasi,
dilakukan tanya jawab antar peserta/kelompok. Kemudia, pada akhir
presentasi semua kelompok,fasilitator/widyiaswara menyimpulkan hal-hal
penting dari hasil presentasi dan pembelajaran materi Manajemen Mutu.
Keterkaitan Mata Pelatihan
dalam Agenda
: Manajemenmutu secarasingkatdapatdiartikan sebagaimanajemenuntuk
mengendalikan mutu pelaksanaan tugas, mutu produk atau hasil kerja di
bidang pelayanan publik, administrasi pemerintahan dan pembangunan.
Oleh karenanya mata pelatihan Manajemen Mutu saling berkaitan dengan
mata pelatihan lainnya yang ada padapelatihan kepemimpinanpengawas;
kaitan dari masing-masing mata pelatihan tersebut dapat dijelaskan
sebagai berikut:
a. Keterkaitan dengan mata pelatihan Manajemen Mutu dengan Teknik
komunkasi Publik
Hakikat Komunikasi publik adalah proses penyampaian pesan atau
informasi yang ditujukan kepada banyak orang. Kaitannya dengan
manajemen mutu adalah bahwa setiap pelaksanaan kegiatan atau
program pelayanan public harus berjalan sesuai dengan rencana
yang telah ditentkan. Salah salah yang sangat memiliki peran dalam
mewujudkan pelaksanaan manajemen adalah adalah Teknik
berkomunikasibaik olehpelaksanamaupunstakeholderlainnya.Oleh
karena itu guna mencapai mutu dari produk layanan public perlu
memperhatikan Teknik komunikasi yang baik, dan benar.

5. 5
b. Perencanaan Kegiatan Pelayanan Publik
Dalam mewujudkan tingkat capaian dari suatu kegiatan atau program,
sektor perenanaan diperlukan sejak perencanaan kegiatan public
berawal rancana dan target capaian yang dituangkan dalam dokumen
perencanaan. Kualitas dan mutu dari jenis produk layanan sudah harus
dicamtumkan dalam dokumen perencanaan sehingga memudahkan
dalam mengontrol tingkat capaiannya
c. Rencana Kerjadan Anggaran (RKA) merupakandokumenperencanaan
dan penganggaran yang berisi rencana pendapatan, rencana belanja
program dan kegiatan SKPD dan K/L serta rencana pembiayaan serta
prakiraan maju untuk tahun berikutnya. Pada bagian rencana kerja
berisikaninformasi mengenaivisi,misi,tujuan, kebijakan,program,hasil
yang diharapkan, kegiatan, serta output yang diharapkan. Sedangkan
pada bagian anggaran berisikan informasi mengenai biaya untuk
masing-masing program dan kegiatan untuk tahun yang direncanakan
yang dirinci menurut jenis belanja, prakiraan maju untuk tahun
berikutnya, serta sumber dan sasaran pendapatan SKPD. Kaitannya
dengan Manajemen mutu adalah bahwa dalam menentukan besaran
harga, nilai dalam penganggaran sudah dipastikan jenis kualitas atau
mutu dari out put daripada kegiatan tersebut baik dari segi jumlah
(kuntitatif) maupun dari kualitas mutu yang menjadi saran tujuan dari
kegiatan yang akan dilakukan sebagai dasar penyusunan RKA.
d. Pelayanan Publik Digital
Penerapan e-government dalam penyelenggaraan negara akan
bermuara pada peningkatan kualitas layanan publik seperti yang
diidamidamkan oleh masyarakat.. Salah satu upaya dalam
meningkatkan mutu dan kualitas layanan kepadapublic adalah melalui
sistem digitalisasi.
Dengan perkembangan teknologi dan informasi maka kualitas dan
mutu pelayanan kepada masyarakat terutama berkaitan dengan
tingkat kecepatan layanan dapat diwujudkan.
e. Pengendalian pelaksanaan Kegiatan
Guna mencapai sasaran dari sebuah kegiatan sesuai dengan yang
diencankan terutama berkaitan dengan capaian program dan kegiatan
apakah jenisnya barang maupun jasa maka perlu dikendalikan.
Pengendalian ini terutama pada saat pelaksanaan kegiatan dengan
maksud jika terjadi kesalahan dalam pelaksanaannya maka dilakukan
perbaikan agar target baik dari segi kualitas maupun ketepatan waktu
dapat terwujud. Pengendalian pelaksanaan kegiatan terutama
dimaksudkan mengetahui apakah pelaksanaan kegiatan tersbutsudah
melalui prosrs yang telah direncakan guna mewujudkan tingkatkualitas
dan mutu layanan yang akan dihasilkan
f. Kaitan antara mata pelatihan Manajemen Pengawasan dengan mata
Pelatihan Manajemen Mutu
Pencapaian sasaran dari sebuah kegiatan sesuai dengan yang
diencankan terutam berkaitan dengan aspek mutu atau kualitas dari
kegiatan apakah jenisnya barang maupun jasa maka perlu dilakukan
pengawasan. Pengawasan dilakukan mulai dari awal atau pada saat

6. 6
merencakan, mengorganisr, melaksanakan, memmantau hingga pada
pelaksanaan evaluasi kegiatan ini terutama diperuntukkan agar mutu
dapat dicapai.
Issu disekitar Manajemen
Mutu
1. Belum optimalnya pelaksanaan analisis permasalahan manajemen
mutu di setiap kementerian/lembaga.
2. Rendahnya teknik-teknik pengendalian manajemen mutu di setiap
kementerian/lembaga.
3. Belum optimalnya solusi terhadap analisis permasalahan
manajemen mutu di setiap kementerian/lembaga.
4. Belum optimalnya implementasi pencapaian standar mutu ISO dan
SNI di setiap kementerian/lembaga
5. Belum maksimalnya sistem pengendalian internal pemerintah (SPIP)
sebagai pengendalian mutu pelaksanaan tugas di instansi
pemerintah.