Diverse actoren aan zet om te komen van ingevulde Archief-KPI's naar daadwerkelijk verbeterd gemeentelijk informatiebeheer. In Westland heeft de gemeenteraad het Verslag Informatiebeheer gecheckt. De Raad heeft unaniem het college van B&W verzocht de aanbevelingen over te nemen.

1. R A A D
verzameling 2015
nummer
datum 11 juni 2015
agendapunt
MğřTff'íí "NB"flĩe-R-8ňW
GEMEENTE WESTLAND
R A A D S V O O R S T E L
telefoon 0174-673042
nbroekema@gemeente-
westland.nl
documentnr. 1G15-001032
onderwerp initiatief-Raadsvoorstel met betrekking tot de door de Raad uitgevoerde
check op het Verslag Informatie- en Archiefbeheer 2013
bijlage(n) « conceptraadsbesluit (documentnr. G15-001033)
« conceptbrief van de Raad aan het college met de aanbevelingen,
gedaan naar aanleiding van de check op het Verslag Informatie- en
Archiefbeheer 2013 (documentnr. G15-001034)
» het Verslag Informatie- en Archiefbeheer 2013 van mei 2014
(documentnr. G15-001035)
» de aanbiedingsbrief van B&W bij het Verslag archief- en
informatiebeheer 2013 d.d. 10-07-2014 (documentnr. G15-001036)
» de verslagen van de in oktober en december 2014 gevoerde
gesp rekken (documentnr. G15-001037)
Status Openbaar
1. In te stemmen met de check op het Verslag Informatie- en Archiefbeheer 2013,
2. Verzoekt het college van B&W de aanbevelingen over te nemen, daarover de Raad te
informeren en ingeval aanbevelingen niet overgenomen worden, dienaangaande zijn
overwegingen kenbaar te maken aan de Raad;
3. Verzoekt het college van B&W op korte termijn het Verslag Informatie- en Archiefbeheer
2014 aan de Raad ter beschikking te stellen.
EXEMPLAAR
PAGINA 1 VAN 5

2. verzameling 2015
datum 11 juni 2015
agendapunt
GEMEENTE WESTLAND
R A A D S V O O R S T E L
ORGANISATIE
afd./team GR F
teamleider NBroekema
telefoon 0174-673042
e-mail nbroekema@gemeente-
westland nl
documentnr. G15-001032
ONDERWERP
Het college informeren over de door de Raad uitgevoerde check op het Verslag Informatie- en
Archiefbeheer 2013 en een tijdige start van de vervolg-check bevorderen
AANLEIDING EN DOEL VAN DE CHECK OP HET VERSLAG INFORMATIE- EN ARCHIEFBEHEER 2013
Met ingang van de Jaarstukken 2013 bevat het Jaarverslag ook een paragraaf met de "Staat van
de Gemeente" (51.7). In deze paragraaf staat de informatie die de provincie nodig heeft om te
toetsen of de gemeente haar taken goed heeft uitgevoerd, het zogeheten interbestuurlijk toezicht.
Hierbij is de Wet Revitalisering generiek toezicht belangrijk, die in 2012 in werking is getreden.
De wet betekent vooral een "herbevestiging" van de positie van de gemeenteraad als
eerste orgaan dat toezicht houdt op het college. De wet zet nadrukkelijk in op het
versterken van de horizontale verantwoording (die van B&W aan de Raad) en op een
afbouw van de verticale toezichtslast vanuit rijk en provincie. Dat kan omdat de wet uitgaat
van vertrouwen. Het is de Raad die als eerste aan zet is, met de Provincie of het Rijk met
terughoudendheid en op afstand in de tweede lijn. Dit past bij het duale stelsel.
("Jaarstukken 2013 gemeente Westland" d.d. 15 juli 2014, p.19)
Een onderdeel van de paragraaf "Staat van de Gemeente" is het Informatie- en Archiefbeheer
Dit heeft de kleurcode Orange gekregen, wat betekent dat sprake zal zijn van een gematigde vorm
van provinciaal toezicht.
Tegelijk met de Jaarstukken 2013 verzond de gemeente Westland het Verslag Informatie- en
Archiefbeheer 2013 naar de provincie. Omdat dit verslag beschikbaar is en vanwege de kleurcode
Oranje, zagen enkele raadsleden reden om het gesprek aan te gaan met de gemeentearchivaris
en met de teamleider Documentaire Informatievoorziening (DIV) over dat verslag.
De doelen van de gesprekken waren:
1. onduidelijkheden wegnemen en zich een goed beeld van de situatie vormen;
2. zodat de Raad kan inschatten of de gemeente, vanwege de kleurcode Oranje, op het
gebied van het informatiebeheer bijzondere risico's loopt;
3 en hiermee het bovengenoemde horizontaal toezicht ook daadwerkelijk vorm te geven.
Hieronder volgen de uit de gesprekken getrokken conclusies:
« Welke zaken gaan goed
» Welke zaken geven de raadsleden aanleiding tot zorg
« Aanbevelingen
Omdat in een brief van december 2014 het college slechts twee verbeteracties noemt, maar de
Raadsleden duidelijk meer aandachtspunten signaleren volgt na het voorstel om te besluiten van
één en ander kennis te nemen het verzoek aan het college van B&W het Verslag Informatie- en
Archiefbeheer 2014 dat inmiddels gereed is op korte termijn aan de Raad ter beschikking te
stellen
PAGINA 2 VAN 5

3. verzameling 2015
nummer
datum 11 juni 2015
agendapunt
GEMEENTE WESTLAND
R A A D S V O O R S T E L
ORGANISATIE
afd ./team GR F
teamleider NBroekema
telefoon 0174-673042
e-mail nbroekema@gemeente-
westland.nl
documentnr. G15-001032
Het plannen van de gesprekken, het verkrijgen van opgevraagde informatie en het uitwerken van
deze verslaglegging, hebben vrij veel tijd gevergd. Als het volgende traject vlot kan starten -
waarschijnlijk kan het voorspoediger verlopen - zijn de aanbevelingen eerder bekend. Zodat deze
ook effect kunnen hebben in eventuele verbeteringen.
WELKE ZAKEN GAAN GOED
S dat voorzieningen worden aangeschaft om een betere (digitale) dienstverlening te
realiseren;
Z dat gewerkt wordt aan een Historisch Informatie Punt (HIP) Het Historisch Archief
Westland (HAW) wil daar een "klankbordgroep" omheen zetten van mensen met veel
kennis van lokale historie en bijzonderheden;
s dat met diverse buurgemeenten wordt samengewerkt in de ontwikkeling van een
kwaliteitssysteem informatiebeheer;
4 dat de gemeente laatst weer een stap heeft gezet in de uitwerking van het Masterplan
Digitalisering; de succesvolle koppeling tussen het informatiesysteem Corsa en GWS4all
van Centric - zie www.kinqqemeenten.nl/kinq/nieuws/westland-bereikt-miilpaal-
praktiikbeproevinq-zaak-en-documentservices
* dat het HAW deelneemt aan een pilotproject regionaal e-depot, samen met de gemeenten
Delft en Schiedam;
Z dat om de 2/3 weken, samen met de archiefinspectie, overleg plaatsvindt tussen het HAW,
afdeling Documentaire Informatievoorziening (DIV) en afdeling ICT.
WELKE ZAKEN GEVEN DE RAADSLEDEN AANLEIDING TOT ZORG
» dat wat betreft archiefinspectie slechts passief gebruik gemaakt wordt van capaciteit van
gemeente Delft, zodat de gemeente niet zelf kan toezien op het informatiebeheer van voor
Westland belangrijke verbonden partijen, zoals de Omgevingsdienst Haaglanden (ODH) en
de Gemeentelijke Gezondheidsdienst Haaglanden (GGD); te meer omdat de Raadsleden
niet de indruk hebben gekregen dat het archieftoezicht op de ODH, prioriteit heeft bij het
Haags Gemeentearchief, die deze taak vervuld namens de gemeenschappelijke regeling:
» dat pas bij de overbrenging van de informatie, het HAW het informatiebeheer met de ODH
afstemt; afstemming heeft dan geen zin meer; het HAW moet het dan doen met de info -
en in die vorm - die door de ODH wordt aangeleverd;
» dat het bij de organisatie onduidelijk is in welke applicaties archiefwaardig materiaal wordt
beheerd; van die informatie is evenmin de ordening of het onderlinge verband in beeld, of
de authenticiteit, toegankelijkheid, raadpleegbaarheid na lange tijd ^25 jaar);
* dat op diverse plaatsen binnen de organisatie afdelingsarchieven aanwezig zijn en/of
digitale informatie ontstaat die meestal met door de afdeling Documentaire Informatie-
voorziening (DIV) beheerd worden; daardoor is de achterstand in bewerking onduidelijk en
wordt mogelijk de Archiefwet op die plaatsen niet nageleefd:
PAGINA 3 VAN 5

4. GRIFFIE
verzameling 2015
nummer
datum 11 juni 2015
agendapunt I
GEMEENTE WESTLAND
R A A D S V O O R S T E L
ORGANISATIE
afd ./team GR F
teamleider NBroekema
telefoon !
0174-673042
e-mail nbroekema@gemeente-
westland.nl
documentnr. G15-001032
dat de twee zojuist gemaakte opmerkingen ertoe kan leiden dat essentiële informatie die
na een ramp nodig is om besluiten te nemen, niet volledig, betrouwbaar of bruikbaar is of
niet tijdig kan worden geleverd; de oranje kleurcodering voor dit informatierisico achten de
Raadsleden reëel wanneer er een concreet verbeterplan is; maar als niet op korte termijn
verbetering zal worden gerealiseerd, vinden de Raadsleden de kleur rood aan de orde;
AANBEVELINGEN
1. capaciteit inhuren bij Gemeentearchief Delft om archiefinspecties uit te voeren bij voor
Westland belangrijke verbonden partijen, bijvoorbeeld de ODH en de GGD, dan wel
tenminste het Haags Gemeentearchief te vragen prioriteit te geven aan het archieftoezicht
op deze organisaties;
2. het HAW zich een beeld laten vormen van het informatiebeheer bij de ODH en met deze af
te stemmen welke informatie, hoe en in welke vorm t.z.t. naar het HAW wordt
overgebracht;
3. nadrukkelijk in de evaluatie van de asbestbrand in Wateringen mee te nemen of meteen na
de brand essentiële managementinformatie kon worden geleverd die volledig, betrouwbaar
en bruikbaar was;
4. zich, wat betreft de digitale informatiehuishouding, niet alleen te richten op de toekomst
(e-depot) maar juist prioriteit te geven aan het stroomlijnen van de reeds aanwezige
digitale informatie; en dat niet alleen technisch op te lossen, maar ook door het gedrag
van medewerkers te laten veranderen;
5. de relevante managementinformatie uit het Verslag Informatie- en Archiefbeheer 2014
opnemen in de aanbiedingsbrief van het college bij dat verslag; Raadsleden mogen
aannemen dat zo'n brief alle belangrijke punten bevat die het college bij de Raad onder de
aandacht wil brengen;
6. in het Verslag Informatie- en Archiefbeheer 2014 opsommen welke verbeteringen op de
planning stonden, welke resultaten zijn bereikt en welke aandachtspunten voor het
volgende jaar op de planning staan en ook wat de resultaten zijn van de diverse
overleggen waar het HAW bij betrokken is;
7. de nog te organiseren "klankbordgroep" rond het Historisch Informatie Punt inzetten om
die informatie te benoemen die van lokaal historisch belang is; daarbij ook samen te
werken met musea, andere (culturele) partijen en particulieren, deze informatie
daadwerkelijk door het HAW te verwerven en voor het publiek toegankelijk te maken
! SCHRIJVEN COLLEGE B&W RESULTATEN INTERBESTUURLIJK TOEZICHT PROVINCIE ZUID HOLLAND, QEC.2014
Met de Jaarstukken 2013 verzond het college van B&W de "Staat van de Gemeente" (51.7) naar
het college van GS Tegelijk verzond de gemeente Westland het Verslag Informatie- en
Archiefbeheer 2013.
PAGINA 4 VAN 5

5. GRIFFIE ORGANISATIE
verzameling 2015 afd./team GRF
nummer teamleider N Broekema
datum GEUEEN TE™datum 11 juni 2015 telefoon 0174-673042
agendapunt
R A A D S V O O R S T E L
e-mail
documentnr
nbroekema@gemeente-
westland.nl
G15-001 032
VOORSTEL
Per brief van 13 nov. 2014 informeerde de provincie het college van de gemeente Westland over
de staat van de Zuid-Hollandse gemeenten en de resultaten van het uitgevoerde interbestuurlijk
toezicht.
Het college van B&W informeerde de Raad daarover per brief van 23 dec. 2014
In de laatstgenoemde brief geeft het college de Raad een actueel beeld van de situatie op de
domeinen waar Westland in de "Staat van de Gemeente" een 'oranje' score had behaald. Op het
gebied van het Archief- en Informatiebeheer beschrijft het college de situatie daarin als volgt:
Informatie- en archiefbeheer: is 'oranje' omdat de gemeente op het brede terrein van het
informatiebeheer nog diverse verbeteracties moet doorvoeren. De verbeterpunten worden
doorgevoerd, waarbij afronding van de verbeteracties is voorzien in het eerste kwartaal
van 2015.
Uitzondering hierop zijn een tweetal verbeteracties, die langer doorlopen.
Dit betreft het kwaliteitszorgsysteem en de archiefwaardigheid van de gegevens. Voor het
kwaliteitszorgsysteem geldt dat er nog geen (landelijke) bepalingen zijn waar een
kwaliteitssysteem aan dient te voldoen en naar de archiefwaardigheid van de gegevens in
de applicaties dient nog nader onderzoek te worden verricht.
In de paragraaf hierboven heeft de Raad zeven aanbevelingen geformuleerd en deze gaan meer
onderwerpen aan dan de twee verbeteracties die het college noemt in zijn brief van 23 dec 2014
Dus de Raad zal met interesse kennis willen nemen van het Verslag Informatie- en Archiefbeheer
2014 Daarom verzoekt zij het college dit aan de Raad ter beschikking te stellen wanneer het
gereed is. Dus niet pas bij de aanbieding van de Jaarstukken 2014
R A A D ~
3 0 JUNI 2015
G E M E E N T E W E S T L A N D
A R C H I E F
E X E M P L A A R
dą griffier
4 )
;
:
N roekem D van der Meer
'AGI M

6. R a a d s b e s l u i t
A g e n d a p u n t
GEMEENTE WESTLAND
RAADSBESLUIT
verzameling 2015
nummer
datum 30 juni 2015
documentnr. G15-001033
RAADSBESLUIT
De raad van de gemeente Westland;
gelezen het voorstel van het Presidium van 11 juni 2015, betreffende de door de Raad
uitgevoerde check op het Verslag Informatie- en Archiefbeheer 2013 (documentnummer
G15-001032), met de volgende bijlage(n) :
A. conceptbrief van de Raad aan het college met de aanbevelingen, gedaan naar aanleiding
van de check op het Verslag Informatie- en Archiefbeheer 2013 (documentnummer
G15-001034);
B. het Verslag Informatie- en Archiefbeheer 2013 van mei 2014 (documentnummer
G15-001035);
C. de aanbiedingsbrief van B&W bij het Verslag archief- en informatiebeheer 2013 d.d.
10-07-2014 (documentnummer G15-001036);
D. de verslagen van de in oktober en december 2014 gevoerde gesprekken (documentnummer
G15-001037),
gelet op de artikelen 108, eerste lid en 147 en 147a van de Gemeentewet;
gehoord de beraadslagingen in de vergadering van de raadscommissie Maatschappelijke
Omgeving van 8 juni 2015;
b e s l u i t :
1. In te stemmen met de check op het Verslag Informatie- en Archiefbeheer 2013;
2. het college van B&W te verzoeken de aanbevelingen over te nemen, daarover de Raad te
informeren en ingeval aanbevelingen niet overgenomen worden, dienaangaande zijn
overwegingen kenbaar te maken aan de Raad;
3 het college van B&W te verzoeken op korte termijn het Verslag Informatie- e R A A D
Archiefbeheer 2014 aan de Raad ter beschikking te stellen.
Aldus besloten door de raad in zijn openbare
vergadering van 30 juni 2015,
de voorzittere griffifer
Nľ 4
Briekema
3 0 JUNI 2015

7. 0 ^ v C
y v e e V u t v ļ ^ ^ c
•iiCi-lIEF
X E M P L A A R
GEMEENTE WESTLAND
College van B&W van de gemeente Westland
Postbus 150
2670 AD Naaldwijk
GRIFFIE
Postadres:
Postbus 150
2670 AD Naaldwijk
Bezoekadres:
Stokdijkkade 2
2671 GW Naaldwijk
T 14 0174
F (0174) 673 600
E griffie@gemeentewestland.nl
I www.gemeentewestland.nl
UW BRIEF UW KENMERK ZAAK-/PROJECTNR DOCUMENTNR.
G15-001034
CONTACTPERSOON AFDEL ING/TEAM DOORKI ESNUMMER
N. Broekema GR 0174-673042
ONDERWERP
Aanbevelingen Raad n.a.v. Verslag
Informatie- en Archiefbeheer 2013
Geacht college,
Een onderdeel van de paragraaf "Staat van de Gemeente" in het Jaarverslag 2013 betreft het
Informatie- en Archiefbeheer. In het "Verslag Informatie- en Archiefbeheer 2013" had dit de
kleurcode Orange gekregen, wat betekent dat sprake zal zijn van gematigd toezicht door de
provincie Zuid-Holland.
Omdat dit verslag beschikbaar is en vanwege de kleurcode Oranje, zagen enkele raadsleden
reden om daarover het gesprek aan te gaan met de gemeentearchivaris en met de teamleider
Documentaire Informatievoorziening (DIV).
De doelen van de gesprekken waren:
1. onduidelijkheden wegnemen en zich een goed beeld van de situatie vormen;
2. zodat de Raad kan inschatten of de gemeente, vanwege de kleurcode Oranje, op het
gebied van het informatiebeheer bijzondere risico's loopt;
3. en hiermee het bovengenoemde horizontaal toezicht ook daadwerkelijk vorm te geven.
Uit de gesprekken zijn conclusies getrokken welke zaken goed gaan en welke zaken de Raad
aanleiding tot zorg geven. Aan de tweede categorie kunnen aanbevelingen worden ontleend.
Met deze brief brengt de Raad de aanbevelingen onder uw aandacht.
1. capaciteit inhuren bij Gemeentearchief Delft om archiefinspecties uit te voeren bij voor
Westland belangrijke verbonden partijen, bijvoorbeeld de ODH en de GGD, dan wel
tenminste het Haags Gemeentearchief te vragen prioriteit te geven aan het archieftoezicht
op deze organisaties,
2 het HAW zich een beeld laten vormen van het informatiebeheer bij de ODH en met deze af
te stemmen welke informatie, hoe en in welke vorm t z t naar het HAW wordt
overgebracht
3 nadrukkelijk in de evaluatie van de asbestbrand m Wateringen mee te nemen of meteen na
de brand essentiële managementinformatie kon worden geleverd die volledig betrouwbaar
en bruikbaar was
4 z ch /vat betreft de ďgitaie informatiehuishouding n-e' alleen te richten op de toekomst
(e-deoot; maar ļuist prïâritŵit te geven aan net stroomlijnen van de reeds aanwezige
BIJLAGE(N)
DATUM VERZONDEN

8. GEMEENTE I
PAGINA 2
digitale informatie; en dat niet alleen technisch op te lossen, maar ook door het gedrag
van medewerkers te laten veranderen;
5. de relevante managementinformatie uit het Verslag Informatie- en Archiefbeheer 2014
opnemen in de aanbiedingsbrief van het college bij dat verslag; Raadsleden mogen
aannemen dat zo n brief alle belangrijke punten bevat die het college bij de Raad onder de
aandacht wil brengen;
6. in het Verslag Informatie- en Archiefbeheer 2014 opsommen welke verbeteringen op de
planning stonden, welke resultaten zijn bereikt en welke aandachtspunten voor het
volgende jaar op de planning staan en ook wat de resultaten zijn van de diverse
overleggen waar het HAW bij betrokken is;
7. de nog te organiseren "klankbordgroep" rond het Historisch Informatie Punt inzetten om
die informatie te benoemen die van lokaal historisch belang is; daarbij ook samen te
werken met musea, andere (culturele) partijen en particulieren, deze informatie
daadwerkelijk door het HAW te verwerven en voor het publiek toegankelijk te maken.
In uw brief van 23 dec. 2014 gaf uw college de Raad een actueel beeld van de situatie op de
domeinen waar Westland in de "Staat van de Gemeente" een 'oranje' score had behaald
Op het gebied van het Archief- en Informatiebeheer beschrijft u de situatie daarin als volgt:
Informatie- en archiefbeheer: is 'oranje' omdat de gemeente op het brede terrein van het
informatiebeheer nog diverse verbeteracties moet doorvoeren. De verbeterpunten worden
doorgevoerd, waarbij afronding van de verbeteracties is voorzien in het eerste kwartaal
van 2015.
Uitzondering hierop zijn een tweetal verbeteracties, die langer doorlopen.
Dit betreft het kwaliteitszorgsysteem en de archiefwaardigheid van de gegevens. Voor het
kwaliteitszorgsysteem geldt dat er nog geen (landelijke) bepalingen zijn waar een
kwaliteitssysteem aan dient te voldoen en naar de archiefwaardigheid van de gegevens in
de applicaties dient nog nader onderzoek te worden verricht.
In de paragraaf hierboven heeft de Raad zeven aanbevelingen geformuleerd en deze gaan meer
onderwerpen aan dan de twee verbeteracties die het college noemt in zijn brief van 23 dec. 2014.
Het plannen van de gesprekken, het verkrijgen van opgevraagde informatie en het uitwerken van
de verslaglegging, hebben vrij veel tijd gevergd. Als het volgende traject vlot kan starten -
waarschijnlijk kan het ook voorspoediger verlopen - zijn de aanbevelingen eerder bekend en
kunnen deze ook effect hebben in eventuele verbeteringen
Dus de Raad is bijzonder geïnteresseerd in het Verslag Informatie- en Arch
Daarom verzoekt zij het college dit aan de Raad ter beschikking te stellen wįnneer het
Dus niet pas bij de aanbieding van de Jaarstuk k en 2014
•ftiĩĩhair
?ni4
Hoogachtend
Namens de raad van de gemeente Westland
3 0 JUNI 2015
GEËNTE W E S T L A N D
de voorzitter
r T 3 K
E X E M P L A A R