För snart två år sedan började Försäkringskassan titta på hur man skulle kunna modernisera sitt handläggningsstöd. Försäkringskassan berättar om sin resa mot ett moderniserat handläggningsstöd med BPM, hur det sett ut hittills och hur det kommer att se ut i framtiden.
2. Drivkrafter
• Bättre arbetsmiljö för handläggarna
• Effektivisera handläggarnas arbete
• Öka rättssäkerheten
• Minska tiden för att utveckla handläggningsstöd
• Nuvarande system är gammalt och behöver
förnyas
BPM@FK • oktober 2014 • Sida 2
3. Varför BPM
• Lång erfarenhet av att arbeta med processer
• Verksamhetens processer är kartlagda
BPM@FK • oktober 2014 • Sida 3
5. Arbetssätt - BPM
BPM@FK • oktober 2014 • Sida 5
Produktionsstyrning osv
Analyserar mätetal, statistik osv
för att kunna optimera processen
Detaljerad processdesign
Integrationer
Övergripande processdesign
Handläggare
Hanterar uppgifter
Chef
Analytiker
Utvecklare
Verksamhet-specialist
6. Pilotprojekt
• Grundtanke
– Liten förmån, Graviditetspenning
– Från verksamhet till drift
• Varför lyckades vi
– Stöd från leverantör
– Engagerad handläggare och processexperter
– Litet projekt
– Kompetenta resurser
– Stöd från ledningen
BPM@FK • oktober 2014 • Sida 6
Think big -
start small!
7. Resultat
• Ny plattform för att hantera
verksamhetsprocesser
• Ny handläggningsportal
BPM@FK • oktober 2014 • Sida 7
BPM
Handläggningsportal
9. Feedback från användarna
• Det gick snabbt att komma igång med det nya
systemet
– Användarna med i framtagandet, fantastiska
ambassadörer
– Utbildning
– IT var på plats vid driftsättning
• Användarna är nöjda med systemet, har gett
förenklingar i handläggningen
• Vi måste tillsammans jobba vidare med att
förbättra produktionsstyrning/-uppföljning
BPM@FK • oktober 2014 • Sida 9
10. Drivkrafter
• Bättre arbetsmiljö för handläggarna
• Effektivisera handläggarens arbete
• Öka rättssäkerheten
• Minska tiden för att utveckla handläggningsstöd
• Nuvarande system är gammalt och behöver
förnyas
BPM@FK • oktober 2014 • Sida 10
12. Jobba vidare med
• BPM Competence Center
• Kompetensförsörjning
• Koppling till Självbetjäning/Kund
• Generella processkomponenter
• Processanalys/förbättringar
• Arbetssätt
• Parallell utveckling
• Leveranser
• Information/utbildningar
BPM@FK • oktober 2014 • Sida 12
Notas do Editor
- Processerna modelleras i ett grafiskt verktyg, ger tydlighet och överblickbarhet.
- Grafiska modellering och verktyg för detta gör det lättare för verksamheten och IT att arbeta tillsammans
Även samarbete inom verksamhet respektive IT förenklas
- Ett agilt arbetssätt stödjs genom att det är enkelt att förändra och driftsätta en verksamhetsprocess
Detta gäller under förutsättning att organisationen/processer kan hantera ett ändrat arbetssätt
Det är enkelt att simulera effekterna av en ny eller förändrad verksamhetsprocess
----------
Verksamheten och IT jobbar i samma processmodell. Ägandeskap, förvaltningsansvar måste hanteras.
Vi blir beroende av en leverantör och en specifik produkt
Lätt att göra det produkten är bra på, svårare att göra det den är mindre bra på
Licenskostnader
Kan vi inte anpassa organisation och arbetssätt så de stödjer BPM-konceptet kommer införandet inte ge så stora positiva effekter
Det man modellerar är det som körs i produktion,
Få steg för överlämning behövs, mindre dokumentationsdrivet arbetssätt
Verktyg för uppföljning och analys av processerna ingår produkten
Operativ uppföljning, produktionsplanering
Strategisk uppföljning och analys med syfte att förbättra processen
Startades som ett IT-initiativ oktober 2012
Konceptstudie
Mars 2013 startade pilotprojektet för Graviditetspenning
Piloten gick i drift mars 2014
Genomförandeprojektet startade juni 2014
Syftet är att erbjuda generell funktionalitet i den nya handläggningsportalen och BPM för kommande projekt