1. CHƯƠ NG 4
TỔ CHỨ C QUẢ N LÝ VÀ GIẢ I
QUYẾ T VĂN BẢ N NỘ I BỘ
VÀ VĂN BẢ N MẬ T

2. TỔ CHỨC VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN NỘI BỘ
I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN
NỘI BỘ
II. THỦ TỤC BAN HÀNH, CHUYỂN
GIAO VÀ QUẢN LÍ VĂN BẢN NỘI BỘ

3. TỔ CHỨC VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN NỘI BỘ
I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN
NỘI BỘ
1 . Khái niệm
2. Các loại văn bản nội bộ
3. Đặc điểm

4. I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN NỘI BỘ
Văn bản nội bộ là các văn bản do
chính cơ quan, đơn vị trong cơ quan
ban hành, gửi cho các đơn vị trong
nội bộ nhằm ghi lại, truyền đạt
thông tin nội bộ và để trao đổi công
việc

5. I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN NỘI BỘ
- Phân loại: Quyết định nhân sự, chỉ
thị, thông báo, giấy mời, sổ sao văn
bản…
- Yêu cầu: giải quyết nhanh chóng,
đúng thủ tục.

6. I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN NỘI BỘ
- Thủ tục ban hành như đối với văn
bản đi.

7. TỔ CHỨC VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN NỘI BỘ
II. THỦ TỤC BAN HÀNH, CHUYỂN
GIAO VÀ QUẢN LÍ VĂN BẢN NỘI BỘ
1. Thủ tục ban hành
2. Thủ tục chuyển giao và quản lí văn
bản nội bộ

8. II. THỦ TỤC BAN HÀNH, CHUYỂN GIAO
VÀ QUẢN LÍ VĂN BẢN NỘI BỘ
- Bộ phận chuyên môn soạn thảo, lãnh
đạo cơ quan kí.
- Văn thư làm thủ tục ban hành.

9. II. THỦ TỤC BAN HÀNH, CHUYỂN GIAO
VÀ QUẢN LÍ VĂN BẢN NỘI BỘ
- Các bước chuyển giao văn bản nội bộ:
+ Khi tiếp nhận, văn thư kiểm tra tình
trạng văn bản, địa chỉ và kí nhận vào sổ
chuyển giao văn bản.
+ Đăng kí văn bản nội bộ vào sổ đăng kí
nhằm quản lý chặt chẽ văn bản của cơ
quan và tra cứu nhanh chóng.

10. II. THỦ TỤC BAN HÀNH, CHUYỂN GIAO
VÀ QUẢN LÍ VĂN BẢN NỘI BỘ
- Khi đăng kí cần ghi đầy đủ các thông tin
cần thiết theo mẫu có sẵn trong sổ.
- Theo dõi việc giải quyết văn bản nội bộ:
thư kí hoặc cán bộ văn thư đơn vị theo
dõi sổ đăng kí và đôn đốc thủ trưởng giải
quyết văn bản đúng thời hạn.

11. II. THỦ TỤC BAN HÀNH, CHUYỂN GIAO
VÀ QUẢN LÍ VĂN BẢN NỘI BỘ
Ngày Số Tên Nội Thời Đơn Ký Ghi
loại dung hạn vị nhận chú
và
trích
y ếu

12. TỔ CHỨC VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN MẬT
I. KHÁI NIỆM CHUNG
II. TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ GIẢI
QUYẾT VĂN BẢN MẬT

13. TỔ CHỨC VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN MẬT
I. KHÁI NIỆM CHUNG
1. Khái niệm
2. Phạm vi nội dung bí mật của nhà
nước

14. I. KHÁI NIỆM CHUNG
Là các văn bản mang tính bí mật
không thể tiết lộ.

15. I. KHÁI NIỆM CHUNG
• Những thông tin thuộc mức độ “tuyệt
mật”: Chính phủ, bộ, cơ quan cấp trung
ương, chủ tịch nước
- Kế hoạch chiến lược phòng thủ đất nước.
- Kế hoạch động viên đối phó với chiến tranh
và các phương tiện chiến tranh.
- Chủ trương, chính sách đối nội, đối ngoại
của đất nước chưa hoặc không công bố.

16. I. KHÁI NIỆM CHUNG
- Những tin tức của nước ngoài chuyển giao
cho Việt Nam mà theo yêu cầu của bên giao
hoặc Chính phủ xác định ở mức độ “tuyệt
mật”.
-Thông tin về các tổ chức và hoạt động tình
báo, phản gián.

17. I. KHÁI NIỆM CHUNG
- Các mật mã của quốc gia về kho tiền, hàng,
phòng thủ. Dự trữ chiến lược quốc gia, các
số liệu dự toán, quyết toán ngân sách nhà
nước.
- Kế hoạch phát hành tiền tệ.
- Thông tin về các khu vực cấm được Chính
phủ xác định ở mức độ “tuyệt mật”.

18. I. KHÁI NIỆM CHUNG
- Tổ chức, trang bị, phương tiện tác chiến của
các đơn vị vũ trang, phương tiện vận chuyển
và cất giữ vũ khí, công trình quan trọng phòng
thủ biên giới, vùng trời, vùng biển, hải đảo.
- Tài liệu về đường biên giới chưa công bố, bản
đồ quân sự, tọa độ, vị trí và tỉ số cao độ các
mốc chính của trạm khí tượng thủy văn, hải
văn.

19. I. KHÁI NIỆM CHUNG
• Những thông tin thuộc mức độ “tối
mật”:
- Các cuộc đàm phán về chính trị, quốc
phòng, an ninh quốc gia, kinh tế, khoa học,
công nghệ và các lĩnh vực khác giữa nước ta
với nước ngoài.

20. I. KHÁI NIỆM CHUNG
- Số liệu tuyệt đối về thu chi ngân sách Nhà
nước chưa công bố; số lượng tiền in, phát
hành, tiền dự trữ, số liệu về bội chi, lạm phát
tiền tệ và phương án giá chưa công bố.
- Nơi lưu giữ kim loại quý hiếm, ngoại hối và
vật quý hiếm khác của Nhà nước; địa điểm,
trữ lượng các mỏ kim loại, phi kim loại, chất
phóng xạ.

21. I. KHÁI NIỆM CHUNG
- Phát minh, sáng chế, giải pháp đặc biệt quan
trọng của quốc gia chưa công bố.
- Kế hoạch xuất nhập khẩu các mặt hàng giữ
vị trí trọng yếu trong sự phát triển của đất
nước.

22. I. KHÁI NIỆM CHUNG
• Những thông tin thuộc mức độ “mật”:
- Các bí mật Nhà nước trong lĩnh vực công
tác của các cơ quan nhà nước, đơn vị lực
lượng vũ trang, các đoàn thể nhân dân, tổ
chức xã hội, kinh tế ngoài phạm vi “tuyệt mật,
tối mật”.

23. II. TỔ CHỨC QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT
VĂN BẢN MẬT
1. Quy định về soạn thảo, đánh máy, in ấn,
sao chụp văn bản mật
2. Vận chuyển, chuyển giao tài liệu mật
3. Nhận và phân phối tài liệu mật
4. Thống kê, lưu giữ, bảo quản tài liệu mật

24. II. TỔ CHỨC QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT
VĂN BẢN MẬT
- Người soạn thảo phải đề xuất và người ký
văn bản có trách nhiệm xác định mức độ mật
và nơi nhận đối với tài liệu mật. Khi thay đổi
mức độ mật phải báo cáo thủ trưởng.
- Đánh máy: người được đánh máy chính là
người soạn thảo hoặc do văn thư thực hiện.
+ Yêu cầu: có trách nhiệm bảo vệ, giữ gìn bí
mật thông tin.

25. II. TỔ CHỨC QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT
VĂN BẢN MẬT
- In ấn: Tài liệu in ấn sao chụp được quy định
chặt chẽ, bản thảo của văn bản mật được in
ra không sử dụng phải nhanh chóng tiêu hủy
ngay sau khi chỉnh sửa xong.
- Đối với VB sao chụp phải chụp đúng số
lượng, không được chụp thừa. Mọi tài liệu
liên quan tới văn bản mật không được lưu tại
cơ quan (chỉ lưu bản gốc).

26. II. TỔ CHỨC QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT
VĂN BẢN MẬT
Các loại dấu do Bộ công an quy định, gồm:
- Dấu chỉ mức độ mật:
+ Đóng trong văn bản: MẬT, TỐI MẬT, TUYỆT MẬT.
▪ Đóng ngay dưới số và kí hiệu, tên loại văn bản
(đối với VB có tên loại)
▪ Đóng dưới trích yếu nội dung đối với VB không
có tên loại.
▪ Khi vừa có mức độ khẩn và mật thì đóng MẬT
trên KHẨN dưới.

27. II. TỔ CHỨC QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT
VĂN BẢN MẬT
+ Đóng ngoài bì văn bản: gồm 3 dấu: A, B, C
▪ Đóng ngay dưới số và kí hiệu, giữa bì thư
chếch về bên trái; nếu văn bản vừa có mức
độ khẩn và mật thì đóng MẬT trên KHẨN
dưới.

28. II. TỔ CHỨC QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT
VĂN BẢN MẬT
- Nhóm về phạm vi sử dụng
+ Dấu “CHỈ NGƯỜI CÓ TÊN MỚI ĐƯỢC BÓC
BÌ ”: đóng ngoài bì thư, ở góc bên phải.
+ “TÀI LIỆU THU HỒI”, “THỜI HẠN” và “ĐỌC
XONG TIÊU HỦY”: đóng trong văn bản,
ngay dưới dấu chỉ mức độ mật.
+ Dấu niêm phong: đóng ở mép dán của bì
thư văn bản mật.

29. II. TỔ CHỨC QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT
VĂN BẢN MẬT
- Mọi văn bản mật phải do văn phòng quản lí
và việc chuyển giao được tổ chức tại văn
phòng theo đúng quy định về thủ tục.
- Đăng kí văn bản mật:
+ Đăng kí vào sổ văn bản mật đi riêng.
+ Mẫu sổ giống văn bản đi, khác tên và thêm
cột chỉ mức độ mật sau cột trích yếu nội
dung.

30. II. TỔ CHỨC QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT
VĂN BẢN MẬT
- Lập phiếu gửi: chỉ lập phiếu gửi mà không
dùng sổ chuyển giao văn bản đi.
- Vào bì:
+ Bì ngoài: trình bày giống văn bản thường. Khi
chuyển giao qua đường bưu điện không được
đóng dấu, chỉ đóng khi chuyển giao trực tiếp.
+ Bì trong: thêm một số chi tiết, không có tem,
thay vào dấu “CHỈ NGƯỜI CÓ TÊN MỚI ĐƯỢC
BÓC BÌ”.

31. Tên cơ quan gửi CHỈ NGƯỜI CÓ TÊN
9 1 MỚI ĐƯỢC BÓC BÌ
2 Địa chỉ
3 Số điện thoại, số fax
4 Địa chỉ email, website
Biểu 5
tượng
6 7 Tên CQ nhận
Số, kí hiệu
8 Địa chỉ
Dấu mật…

32. II. TỔ CHỨC QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT
VĂN BẢN MẬT
+ Lưu ý:
▪ Bì trong được dán bằng hồ hoặc niêm
phong bằng chỉ, giấy niêm phong.
▪ Bì ngoài cũng được niêm phong nhưng đơn
giản hơn bì trong.
VD: dùng chỉ xi dán với lớp keo hoặc giấy
niêm phong.

33. II. TỔ CHỨC QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT
VĂN BẢN MẬT
▪ Phải có chữ kí lên tờ giấy niêm phong. Nếu
không dùng chữ kí có thể dùng giấy niêm
phong.

34. II. TỔ CHỨC QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT
VĂN BẢN MẬT
- Chuyển giao: có thể dùng nhiều cách khác
nhau.
+ Chuyển giao trực tiếp
+ Chuyển qua đường bưu điện: ít sử dụng
+ Chuyển qua thư điện tử

35. II. TỔ CHỨC QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT
VĂN BẢN MẬT
- Lưu ý:
+ Khi vân chuyển tài liệu mật cần có các phương
tiện bảo mật, bảo vệ như: hòm sắt, cặp có
khóa và nhiều phương tiện khác.
+ Không được buộc sau xe.
+ Giao văn bản đến đúng địa chỉ nơi nhận, không
được nhờ người khác thực hiện.
+ Khi chuyển giao phải kí xác nhận giữa hai bên
để lưu giữ chứng cứ.

36. II. TỔ CHỨC QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT
VĂN BẢN MẬT
- Lưu ý:
+ Văn bản đến bằng cách chuyển giao nào
vẫn phải qua văn thư để nhận.
+ Văn thư chỉ được bóc bì ngoài, nếu ghi rõ
chức danh thì không được bóc.
+ Xem xét bì ngoài để xác định nhiệm vụ của
mình.

37. II. TỔ CHỨC QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT
VĂN BẢN MẬT
- Đăng kí văn bản mật: chỉ được sử dụng
một sổ đăng kí, có thể dùng cho nhiều năm.
- Phân phối văn bản mật: lập sổ chuyển giao
văn bản mật phải gọi người liên quan tới
tận nơi nhận và kí tên xác nhận.

38. II. TỔ CHỨC QUẢN LÍ VÀ GIẢI QUYẾT
VĂN BẢN MẬT
- Văn thư có nhiệm vụ đưa văn bản mật vào
kho lưu trữ trong tủ kín, hòm sắt… và bảo
đảm an toàn về độ mật.