1. Unified Communications 2011
meer met minder
Wij Nederlanders doen zaken overal ter Internetverbinding genoeg. Je kunt bellen via
wereld. We vliegen overal naar toe, we Internet, je kunt mailen via Internet, je kunt
kunnen iedereen telefonisch bereiken en we video vergaderen via Internet etc. Voordeel
doen ook nog conference calls on the go. van dit medium is dat je telefoonkosten
Vergaderen doen we graag (en lang), onze omlaag kunnen. Geen veel te dure
service aan klanten is doorgaans vergaand buitenlandcalls meer via een vaste telefoon
en goed en we hebben nog steeds de of mobiel, maar via een Skype-achtige
neiging om onszelf van negen tot vijf te
verzamelen in grote (luxe) kantoorgebouwen. verbinding via Internet. Je behoudt je
Leuk allemaal, maar het speelveld verandert. telefoonnummer voor diegenen die jou willen
Sterker nog, een groot deel van de nieuwe bereiken, maar bellen en beantwoorden doe
generatie Nederlanders doet graag meer met je voortaan voor het overgrote deel via
minder. Waarom niet een videoconference in Internet op je pc, laptop of zelfs met je
plaats van een 2x 6 uur durende vliegreis smartphone.
naar de klant in New York? Of werken
wanneer het jou uitkomt op tijden die soms Reizen duurt vaak lang en is vermoeiend.
ver weg staan van negen tot vijf op een Daarbij is het vele reizen niet altijd efficiënt
locatie naar keuze, onderweg of thuis, omdat en is het een zware belasting op onze
dat nu eenmaal beter uitkomt? En het is nog infrastructuur én milieu. De mogelijkheden
efficiënter ook. De huidige Unified om je reistijd en reiskosten te reduceren door
Communications (UC) oplossingen maken bijvoorbeeld meer te gaan video vergaderen
het mogelijk om anytime, any where, any zijn inmiddels legio. Je bent dan in beeld en
device te werken. Het vergt discipline, geluid aanwezig, waar ook ter wereld, op elk
jazeker! Maar het bespaart ook enorm veel gewenst tijdstip, vanaf je eigen pc. Je hoeft
kosten. Laten we de kansen en bedreigingen niet meer voor alles naar de klant en de klant
eens op een rijtje zetten. hoeft niet perse naar jou toe te komen. Een
offerte bespreken kan namelijk online. Met
de nieuwste UC software van Microsoft Lync
kun je bijvoorbeeld je desktop- of
beamerscherm online delen en er samen
naar kijken en er in werken. Het is ook heel
gemakkelijk om even online een collega uit te
nodigen in een gesprek om een specifiek
onderdeel toe te lichten.
kansen Vergaderen en vergaderruimtes zitten in ons
bloed. Maar waarom staan ze dan relatief
We willen bijna allemaal zakelijk en privé vaak leeg? Lege vierkante meters kosten
100% bereikbaar zijn. Maar bereikbaarheid geld, terwijl je met videovergaderen niet
kost geld. Tot nog niet zo lang geleden meer in dezelfde ruimte hoeft te zitten.
behoorde in het pakket bereikbaarheid; de Bijkomend voordeel is dat niet iedereen van
vaste telefoonlijn, een snelle start tot finish bij de vergadering hoeft te
Internetverbinding en een mobiele telefoon. zitten. Je kunt per onderwerp en per tijdsblok
Tegenwoordig heb je aan een met de betrokken personen online

2. e-office bv T +31(0)88-00 18 300
Duwboot 20 F +31(0)88-00 18 399
3991 CD Houten www.e-office.com
The Netherlands info@e-office.com
overleggen. Je kunt zelfs klanten, Maar ook ex-collega’s kun je beperkt
specialisten of een collega aan de andere toegang geven om een probleem op te
kant van de wereld erbij vragen om een lossen. Iedereen kan in hetzelfde document
onderwerp toe te lichten. De notulen worden werken. Documentstatussen en auteurs zijn
online bijgehouden en iedereen kan online direct in beeld met wederom hun
naar dezelfde documenten kijken en er beschikbaarheidsstatus. Dus, zit je op een
dingen in veranderen. Zaken die in een offerte te wachten of wil je weten hoe een
normale vergaderzaal inmiddels wel kunnen, project ervoor staat, dan kun je snel contact
maar enorm veel investeringen kosten, terwijl opnemen met de betrokken personen die
UC software zoals Microsoft Lync alles aan verantwoordelijk zijn voor die stukken of
elkaar knoopt via het internet. onderdelen van het project.
Honderd Klachten, vragen, suggesties, ….
werknemers, Klantcontact en service kosten tijd, maar zijn
honderd stoelen waardevol. Doe je het als bedrijf richting de
en bureaus!? Met klant niet goed, dan kan dat verstrekkende
de nieuwste UC gevolgen hebben. Met de laatste
software van ontwikkelingen op UC gebied zorg je ervoor
Microsoft Lync hoef je niet meer elke dag dat je online je telefoontjes binnenkrijgt. Je
fysiek te ‘prikklokken’ om te zien of iemand neemt de telefoon dus op middels een
wel of niet aanwezig en beschikbaar is. Je headset gekoppeld aan je pc. In je scherm
hoeft niet eens meer te bellen naar deze zie je direct of een collega bereikbaar is, in
persoon omdat je zijn status met een klik op vergadering, even niet storen is, of weer
de knop kunt bekijken vanaf elke toestel, pc, bereikbaar vanaf een bepaald tijdstip. Dit
smartphone, I-pad, etc. Dit betekent dat er maakt dat je de klant beter van dienst kunt
fors bespaard kan worden op het aantal m2 zijn en gericht kunt helpen. Van vraag naar
kantoor, omdat mensen makkelijk plaats- en oplossing gaat zo sneller. Klanten die ook
tijdsonafhankelijk kunnen werken. Thuis, werken met Microsoft Lync kunnen zelf ook
onderweg of bij de klant. Ze geven zelf hun jouw status zien en op basis daarvan
status aan: beschikbaar, bezet, alleen mobiel besluiten wanneer en op welke manier ze jou
bereikbaar, in vergadering, enzovoort. willen contacten.
Wie kent het niet? Files, tandartsafspraken, bedreigingen
kinderen naar school brengen,...Tijd ‘van de
baas’ die zeer ineffectief is. Door verantwoordelijkheid en vertrouwen
plaatsonafhankelijk te werken zijn de files in De kritiek op de steeds verder gaande UC
veel gevallen geen issue meer. Het Nieuwe oplossingen is dat we nog sneller gaan
Werken vraagt ook verantwoordelijkheid van werken, dat we nog sneller antwoord
werknemers. Ze krijgen de ruimte, dus verwachten, dat we hierdoor meer stress
tandarts- en doktersafspraken kunnen in de zullen hebben en dat we de neiging hebben
eigen tijd gemaakt worden en hoeven niet om 24 uur per dag te werken, met alle
meer op de conto van de baas te komen. gevolgen van dien voor de balans tussen
Maar ook de integratie van sociale media werk en privé. Maar ook dat het steeds
binnen het eigen netwerk en daarmee de makkelijker is om je snor te drukken, om
automatische koppeling van externe andere dingen te doen dan werken, omdat je
contacten in bijvoorbeeld Outlook verhogen toch niet meer fysiek gecontroleerd wordt.
de snelheid en effectiviteit van werknemers. Een ander kritiekpunt is dat we elkaar steeds
Collega’s kun je gemakkelijk even mee laten minder fysiek gaan zien, dat we ons sociaal
kijken in documenten en om input vragen. isoleren en dat het klantcontact

3. e-office bv T +31(0)88-00 18 300
Duwboot 20 F +31(0)88-00 18 399
3991 CD Houten www.e-office.com
The Netherlands info@e-office.com
verdigitaliseerd en dus verarmd. Al deze auto in. De oplossing voor een dergelijk
kritiek is deels waar en terecht. Excessen probleem is er inmiddels. Doordat je online
zullen er altijd zijn, want let wel, van negen gaat telefoneren via je PC kun je gemakkelijk
tot vijf achter je bureau ingeklokt op kantoor van ‘device’ wisselen op het moment dat je
zitten zegt ook niet alles over persoonlijke mobiel moet zijn. Zo ben je altijd flexibel en
effectiviteit. Het zal neerkomen op plaatsonafhankelijk.
vertrouwen. Je zult ook per werknemer
moeten differrentiëren welke Nog zo’n handigheidje. Je hebt een klant aan
verantwoordelijkheden je geeft en wat je van de lijn, maar op een bepaald moment wil je
ze vraagt. Feit blijft dat sommige branches, even wat input van je collega. Normaal is dit
maar meer nog sommige personen, het lastig met een vast telefoontoestel, maar met
gewoon prettig vinden om van negen tot vijf online conferencing tools kun je iemand er zo
op kantoor te zijn. Geef dus het vertrouwen even bijroepen in een online meeting. Je kunt
aan iedereen, Nieuwe Werkers, Oude aan de status zien (kleur van de status en de
werkers, mixvormen, etc. En spreek elkaar omschrijving) in jouw overzicht of iemand
aan op elkanders verantwoordelijkheid. bereikbaar is. Ideaal voor als je met
Resultaten zullen nog steeds behaald bijvoorbeeld een klant aan het overleggen
moeten worden, dus maak afspraken, eis bent en je wilt even wat extra input op een
verantwoordelijkheid en geef vertrouwen. onderwerp van een collega of
Reken je werknemers niet meer af op businesspartner aan de andere kant van de
aanwezigheid, maar op resultaat! wereld.
Je hoeft nooit meer met een mond vol tanden
discipline te staan als je op een onverwacht moment
Omgaan met de mogelijkheid om 24 uur per wordt doorverbonden met een klant. De
dag bereikbaar te zijn, vraagt om discipline. telefoniste kan namelijk de klantvraag al in
Het gevaar van de huidige en waarschijnlijk een chatbericht doorgeven bij het telefoontje
toekomstige UC-ontwikkelingen is dat je je dat ze aan jou wil doorverbinden. Als bij jou
laat leiden door de techniek. Dat je anderen de telefoon overgaat zie je dus direct welke
laat bepalen wanneer jij bereikbaar bent. In klant er aan de lijn is en wat de vraag is. Je
het begin zal hebt dus een paar seconden de tijd om je
het wennen voor te bereiden of om de telefoniste te laten
zijn, maar weten dat je de klant later terugbelt als je wat
uiteindelijk zul beter voorbereid bent.
je de discipline Doormiddel van Social Collaboration kun je
moeten hebben sociale media koppelen aan bijvoorbeeld
om je status op Outlook. Je LinkedIn contacten komen zo
afwezig, automatisch onder contacten te staan en als
aanwezig, alleen mobiel bereikbaar, etc, te je vervolgens op een naam gaat staan, of je
zetten. Eén voordeel, Microsoft Lync helpt je krijgt een email van een van deze contacten,
hierbij. Dus ben je lunchen of anderszins weg dan zie je direct zijn of haar foto, plus zijn of
van je plek, in gesprek met een collega, dan haar laatste activiteiten op LinkedIn.
doet de techniek de rest. Hetzelfde geldt voor Facebook en andere
bekende netwerksites.
handigheidjes
Nog een herkenbare situatie. Je zit middenin tot slot
een belangrijk telefoongesprek, maar
eigenlijk wil je naar huis of moet je de auto in Hoe gemakkelijk en hoe effectief UC ook is,
op weg naar een klant. Maar je kunt de laten we het belang van fysiek, face-to-face
telefoon op je kantoor niet meenemen de contact nooit onderschatten. Heel veel

4. e-office bv T +31(0)88-00 18 300
Duwboot 20 F +31(0)88-00 18 399
3991 CD Houten www.e-office.com
The Netherlands info@e-office.com
processen kunnen efficiënter, kunnen sneller
en vooral makkelijker, maar een gevoel is
maar moeilijk digitaal uit te drukken. Er zal
altijd behoefte blijven aan het ruiken, horen
voelen en proeven aspect van persoonlijk
contact. Het ‘diep in de ogen kijken’, de ‘gut-
feeling’, mogen en kunnen niet onderschat
worden. Iets simpels als een
verjaardagskaartje sturen aan de klant kan
prima via UC geregeld worden, maar verliest
zijn kracht als het gestandaardiseerd en
gedigitaliseerd is. Kortom UC 2011 is weer
een grote stap vooruit richting persoonlijke
effectiviteit en kosten besparing, ofwel meer
met minder. Het legt ons tegelijkertijd de druk
op om verantwoordelijkheid te nemen en om
openheid te creëren en vertrouwen te geven.