Kurze Checkliste für die Planung einer Tagung. Mit der Checkliste zur Tagungsplanung des Hotel Sonnengarten werden die wichtigsten Punkte, die bei der Organisation einer Tagung beachtet werden sollten, in drei Schritten übersichtlich dargestellt. Das Hotel Sonnengarten in Bad Wörishofen im Allgäu hilft selbstverständlich auch gerne bei der Planung und Durchführungen von Tagungen in einem der zahlreichen Tagungsräume des Hotels.

1. Checkliste: Tagungen & Seminare
richtig organisieren
Hotel Sonnengarten
Bad Wörishofen

2. Schritt 1: Planung
WER
o Referenten: Welche Referenten sind einzuladen? Sind besondere Absprachen mit den Referenten notwendig?
o Teilnehmer: Stehen die Teilnehmer bereits fest? Sind Einladungen zu verschicken? Existiert eine Liste mit
Bestätigungen/Absagen?
o Weitere Beteiligte: Wer ist sonst an der Tagung direkt/indirekt beteiligt (Hotelmanager, Servicekräfte, Transportunternehmen
etc.)? Existiert eine Liste mit allen Aufgabenbereichen und Kontaktdaten? Wer übernimmt welche Aufgaben (Durchführung
Rahmenprogramm, Catering etc.)
WIE
o Referenten: Welche Medien/Hilfsmittel/allgemeine Ausstattung benötigen die Referenten? Sind Anfahrt, Verpflegung und
Unterkunft für die Referenten geklärt?
o Teilnehmer: Ist eine besondere Bestuhlung vor Ort für die Teilnehmer notwendig? Sind Anfahrt, Verpflegung und Unterkunft
für die Teilnehmer geklärt?
o Weitere Beteiligte: Benötigen bestimmte Beteiligte Unterstützung/Informationen vorab (Rahmenprogramme etc.)?
o Sind Alternativen im Falle personeller Engpässe vorbereitet?
o Sind alle Materialien (Unterlagen etc.) für die Veranstaltung vorbereitet/versendet?
WO
o Welche Regionen/Orte eignen sich besonders für die jeweilige Veranstaltung (Distanz für Teilnehmer, Referenten, lokale
Besonderheiten, spezielle Rahmenprogramme, Verpflegung, Ambiente etc.)?
o Welche Ausstattungsmerkmale sollte das Tagungszentrum vorweisen können (Übernachtungsmöglichkeiten, technische
Ausstattung, Rahmenprogramme, Tagungspauschalen, Betreuung etc.)?
WANN
o Wie ist der zeitliche Ablauf bis zur Tagung/während der Tagung (Projektskizze angefertigt, Projektplan erstellt etc.)?
o Eignen sich bestimmte Zeiträume besonders für die Veranstaltung (Sind Urlaube, Ferien, Feiertage etc. berücksichtigt)?
o Ist der Zeitplan vollständig erarbeitet (Redezeiten, Pausezeiten, Arbeitszeiten etc.)?

3. Schritt 2: Durchführung
o Sind alle Punkte der Planung reibungslos abgearbeitet worden, oder gab es Schwierigkeiten? Wenn ja, welche? Sind besondere
Maßnahmen diesbezüglich zu treffen?
o Ist eine Liste mit einer Vergleichsmöglichkeit von SOLL-/IST-Werten (z.B. anhand eines vereinfachten Ablaufplans) vorhanden?
Sind alle Werte für eine spätere Evaluation eingetragen?
o Wurden Evaluationsbögen/Feedbackbögen sowohl für die Teilnehmer, als auch für die Referenten erstellt und ausgeteilt?

4. Schritt 3: Evaluation
o Wurden alle Evaluationsbögen ausgewertet und eine Ergebnisübersicht erstellt?
o Sind aus den Ergebnissen Verbesserungsmöglichkeiten für künftige Veranstaltungen ersichtlich?
o Wurde ein Dankesschreiben an alle Beteiligten verschickt (evtl. mit Hinweisen auf weitere Veranstaltungen)?

5. Wir wünschen Ihnen eine schöne,
reibungslose und produktive Tagung!
Ihr Team des 4****-Tagungshotels Sonnengarten in
Bad Wörishofen (www.hotelsonnengarten.de)