Aula 03 secretariado

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Aula 03 secretariado

  1. 1. 38 3 MÓDULO 3 – RECURSOS INSTRUMENTAIS 3.1 Introdução O sistema de documentação de uma empresa (cópias, impressões, digitalização de imagens, transmissão de documentos, etc), ocupa uma boa parte do tempo do profissional de secretariado. É importante conhecer os equipamentos que realizam estes trabalhos e o que há de mais avançado no mercado. A nova tendência no mercado de equipamentos para escritório é a integração de vários componentes em um único equipamento: telefone, fax, impressora, copiadora e scanner, permitindo redução de custos, aproveitamento de espaço e racionalização de uso. 3.2 Impressora As principais impressoras em uso são as matriciais, jato de tinta, laser e multifuncionais, que utilizam para impressão tonner, cartuchos ou fitas. 3.3 Fac-Símile ou Fax É o equipamento que reproduz documentos à distância, através da linha telefônica. Consiste em um aparelho capaz de gerar a imagem digital do documento a ser reproduzido e transmiti-la a outro aparelho similar, que imprime uma cópia em papel. Seu processo de transmissão é tão rápido quanto uma ligação telefônica. 3.4 Scanner É um equipamento periférico ao computador capaz de capturar imagens impressas, podendo gravá-las em um arquivo do computador e deixá-lo em condições de ser editado, transferido ou modificado.
  2. 2. 39 3.5 Máquinas de Calcular A história da máquina de calcular começou há aproximadamente 4.000 a.C., com um aparelho chamado ÁBACO – formado por uma placa de argila e, por volta de 200 a.C. Foi constituído por moldura retangular de madeira com varetas paralelas e pedras deslizantes. Movidas a energia elétrica, energia solar ou bateria, as máquinas de calcular ainda são bastante usadas para operações matemáticas rápidas e pequenas, apesar de terem perdido um pouco sua importância, devido a existência de softwares que apresentam os cálculos prontos. As calculadoras de bolso são pequenas, com poucos recursos, para simples operações. As calculadoras de mesa são mais robustas, precisas e potentes. Podem ser com ou sem impressão, facilitando a conferência dos cálculos. As calculadoras financeiras apresentam vários recursos e geralmente é preciso fazer um curso para saber usar todos os recursos disponíveis. 3.6 Máquinas de Escrever A datilografia é a arte de escrever à máquina. É uma palavra derivada das palavras gregas daktylos (dedo) e graphein (escrever) e significa “escrita feita por meio dos dedos”, isto é, através do teclado da máquina de escrever.
  3. 3. 40 As máquinas de escrever já foram uma ferramenta essencial de trabalho. Hoje, elas ainda não são consideradas totalmente obsoletas, porque são utilizadas para preenchimento de formulários, como, por exemplo, os utilizados por alguns Órgãos Governamentais. 3.6.1 Tipos de Máquinas de Escrever Mecânicas ou Manuais: são as mais utilizadas nas empresas e usam fitas, geralmente pretas e vermelhas. Elétricas: facilitam e agilizam a datilografia, pois somente necessitam de toques muito suaves nas teclas, uniformidade de impressão no papel, o toque dos tipos podem ser mais leves, proporcionando impressões com a mesma intensidade de cor, possuem teclas de correção automática, possibilitam variar o tipo de letra, pois utilizam esferas (ou margaridas) removíveis para imprimir os caracteres. Eletrônicas: possuem retorno automático do carro, fazem sublinhado/negrito, teclado ajustável, reverso, tabulação alfabética, decimal e com relação a um ponto, alinhamento na margem direita, utilização direta dos números, ponto-e-vírgula, mesmo com o teclado em maiúsculo. 3.7 Fragmentadora São usadas para destruir rapidamente documentos confidenciais, e podem também ser utilizadas na reciclagem de papel. De fácil manuseio, é só colocar o papel e a fragmentadora picota (ou fragmenta) o documento.
  4. 4. 41 3.8 Guilhotina Servem para cortar papel e variam bastante de tamanho. Podem se pequenas para quantidades menores de papel, e grandes, para um grande volume de papel. Seu manuseio é fácil, mas requer um pouco de precisão na hora de baixar a alavanca que corta o papel. 3.9 Encadernadora Servem para organizar os documentos em cadernos, e variam de acordo com o número de documentos a serem encadernados. Ao optar pela aquisição da encadernadora, é importante saber que deve-se adquirir também as capas e os espirais. 3.10 Copiadora ou Máquina de Xerox Representa a solução para reproduzir a informação – a uma velocidade maior e na quantidade prevista para cada modelo – a um custo menor do que o oferecido pela impressora. 3.11 Microcomputador / Notebook Equipamento projetado para ser utilizado por uma pessoa de cada vez, seja em casa ou
  5. 5. 42 na empresa. Sua principal utilização é executar programas (softwares) que permitem criar, guardar, organizar, recuperar e manipular dados. O notebook é um modelo de microcomputador portátil, mas possui todos os recursos de um microcomputador padrão, porém custa muito mais caro, mas devido a sua praticidade compensa o investimento. 3.12 Acessórios e Suprimentos A seguir veremos os mais simples e úteis acessórios e suprimentos utilizados em uma empresa. Papel Hoje encontramos grande variedade de cores, gramaturas e embalagens funcionais de papéis. De acordo com a Associação Nacional dos Fabricantes de Papel e Celulose, os papéis recebem a seguinte classificação: Acetinado: com brilho em ambas as faces Boufant: para impressão de livros Couché: para impressão de qualidade Jornal: utilizado para impressos comerciais e blocos de rascunho Os formatos de papel cortado são os seguintes: A3 A4 Carta (letter) Ofício (legal) 297 X 420 mm 210 X 297 mm 216 X 279 mm 216 X 356 mm Além do papel, existem outros suprimentos importantes, sem os quais não podemos exercer nossas atividades.Abaixo encontramos os mais importantes: Bobinas para o fax, canetas, carimbos, clips, cola em bastão, corretivos: em fita, bastão ou líquido, caixas para correspondência, extrator de grampos, grampeador, lápis, lapiseiras, perfurador, furador, organizador de mesa, porta lápis, suporte para fita adesiva, tesouras, revisteiros, risque-rabisque, entre outros.
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